UNIDAD 3

METODOLOGIA DE LOS ESTUDIOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Para realizar un trabajo de organización y métodos en cualquier tipo de empresa o institución, se

deben prever, por anticipado, tantos problemas como sea posible, y elaborar los planes necesarios
para resolverlos a medida que surjan.
Toda la información debe ser considerada con un criterio realista y, además el analista de O y M
debe decidir las normas generales de conducta a seguir durante el estudio.
Asimismo es necesario ponerse de acuerdo con las personas interesadas en el trabajo, sobre los
objetivos del mismo, para evitar que un programa sea desechado antes de que tenga la oportunidad
de demostrar su utilidad.

3.1. Etapa 1- Preparación del estudio

Para que un consultor o asesor de O y M lleve a cabalidad su trabajo debe:
a) Realizar una inspección preliminar que servirá para familiarizarse con la organización de
la empresa, o del sector donde realizara sus actividades.
b) Debe realizar reuniones y entrevistas preliminares con los directivos, jefes y empleados.
c) Debe descomponer el trabajo por realizar en fracciones o etapas, si su extensión así lo
aconseja.
d) Debe determinar con cierta exactitud la duración de la investigación, y el plan general por
seguir, buscando de este modo una mejor utilización del tiempo.

3.1.1. Definición de los objetivos de estudio

Una vez que se han detectado los factores que requieren atención, es necesario determinar con
claridad el objetivo de estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a las condiciones que la
organización espera como resultado de sus acciones internas y de la interacción con el medio
ambiente.
En cualquier tipo de trabajo es importante la fijación, por anticipado, del objetivo que se persigue.
Una vez que haya efectuado una inspección preliminar, el analista de O y M deberá determinar:
a) El tipo de resultado que busca, es decir la finalidad del estudio. Para esto, deberá
preguntarse: ¿Qué es lo que voy a hacer?, ¿Por qué lo voy a hacer?, ¿Para qué lo voy a
hacer?, ¿Cómo lo haré?, ¿A dónde quiero llegar?, etc.
b) Para que sectores o para quienes está destinado el trabajo. Es decir que sectores o quienes
solicitaron los servicios de O y M y que resultados se esperan.
 c) Cuanto tiempo necesitará para realizar el trabajo.
d) Quien o quienes serán sus colaboradores. O sea, quienes serán las personas que
trabajen con él en la realización del proyecto.

Examen preliminar o pre-diagnostico

Definida la orientación y los factores de calidad esperados del estudio, la secuencia lógica para su
desarrollo requiere de una investigación preliminar o “reconocimiento” para determinar la situación
administrativa de la organización.
Esto implica tanto la revisión de la literatura técnica y legal, como el primer contacto con la realidad
que se va a estudiar.
Este arranque puede provocar una reformulación del factor de estudio en términos más objetivos,
dar una idea de la magnitud de la tarea por realizar, perfilar algunos de los problemas que podrían
surgir durante la investigación, así como perfilar otra perspectiva e incluir nuevos aspectos a
considerar.
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los siguientes criterios:
• Determinación de las necesidades especificas que existen dentro del campo de estudio y
la identificación de los factores que requieren de atención.
• La jerarquización de prioridades en función del fin que se persigue.
• La descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del factor estudio.
• La especificación del tipo de conocimientos técnicos y/o habilidades que se requieren
para aportar elementos de apoyo al estudio.

3.1.2.1. Efectuar la búsqueda de antecedentes

Para realizar una investigación preliminar se debe:
a) Tomar conocimiento de la existencia de leyes, decretos, resoluciones de la empresa, u otras
disposiciones que se relacionen con la empresa y/ o sectores de la misma que serán
estudiados.
b) Revisar y estudiar los manuales, reglamentos, memorandos e informes, que se sabe o se
cree que contienen algunos datos que pueden ser de utilidad.
c) Elaborar organigramas de la empresa en conjunto y de cada uno de los sectores principales,
indicando las personas responsables de los mismos.
d) Obtener y analizar los datos estadísticos de que se dispusiere. De esta manera podrá
determinar el posible volumen de trabajo que deberá afrontar.
 e) Averiguar si anteriormente se había realizado algún estudio sobre organización o métodos
de trabajo, en la empresa o institución.
f) Discutir con las personas responsables de la empresa o del sector, el lugar donde será
realizado el trabajo y cuales serán los objetivos del mismo.

3.1.2.2. Preparar el lugar del trabajo

Antes de la iniciación del estudio, el asesor deberá:
a) Realizar consultas con los directivos y/o sectores interesados en el estudio, considerando
factores como el programa y el horario de trabajo que sea más conveniente tanto para el
asesor como para los funcionarios.
b) Invitar a los directivos de la empresa y a los representantes de los sectores interesados, a
participar en el estudio mediante sus representantes.
c) Seleccionar el sector o sectores de la organización que serán estudiados, y donde se
efectuarán las pruebas de los nuevos procedimientos establecidos.
d) Notificar, por escrito y con anticipación al sector o área seleccionada, estipulando la oficina,
fecha y hora en la que desempeñara su labor.

3.2. Etapa 2 – Relevamiento de información

Esta es la etapa mas amplia de un estudio de O y M, y consiste en recoger toda la información
posible que envuelven un determinado trabajo o procedimiento.
En esta fase el asesor, deberá únicamente registrar los hechos tal como se produzcan.
Este proceso comprende la obtención de las Informaciones de fuentes escritas, de las entrevistas
con los empleados, de las encuestas, de la observación directa y la preparación de notas y
resúmenes de informaciones diversas para su uso posterior.

3.2.1. Importancia y necesidad del relevamiento de información

Para poder llevar a cabo un buen trabajo por parte del asesor de O y M, debe tener mucho cuidado
con la información que obtiene, pues esta, si es verídica y puntual, le permitirá tener una visión
objetiva del problema, por otro lado si el tipo de información que se recoge es ambigua y no tiene
solidez, puede llevar a malas interpretaciones que conlleven a un desarrollo del trabajo mas lento y
con incógnitas.
Por eso es importante que el asesor de O y M, trate de respaldar toda información recibida, ya sea
con documentos o con verificaciones de los ejecutivos correspondientes, llegando incluso a verificar
la validez de la información con los altos niveles de la empresa.

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3.2.2. Errores comunes al relevar la información
No se debe olvidar que el asesor de O y M, está en la empresa para llevar a cabo una resolución de
problema o un cambio, por tanto al momento de relevar la información, debe ser lo mas detallista
posible, en cuanto a las preguntas que realiza en las entrevistas y encuestas y no dejarse llevar por
“comentarios” que no estén debidamente justificados.

3.2.3. Relacionamiento con el personal

Este es el primer contacto que tiene el asesor con los funcionarios de la empresa, por eso es
fundamental para el éxito del trabajo, tratar de ganarse la confianza y simpatía, tanto de los jefes
como de los funcionarios del lugar donde se realizara el trabajo
Para iniciar formalmente el estudio, es indispensable prever que la responsabilidad de las acciones
no se diluya entre varias personas, por lo que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un
equipo técnico, al que se le debe encargar todas las fases de ejecución para lograr homogeneidad
en el contenido y presentación del informe.
Para este tipo de trabajo la organización debe nombrar a una persona que tenga los conocimientos
y la experiencia necesarios.
Una vez integrado el grupo se debe capacitar, no solo en lo que respecta manejo de medios de
investigación que se utilizaran para el levantamiento de la información, sino en todo el proceso que
se seguirá para preparar el estudio.
Para esto se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, las unidades
involucradas, calendarización de actividades, documentos de soporte, etc.

3.2.4. Métodos para el relevamiento de la información

Para proceder a la recolección de datos, el analista de O y M debe considerar, en primer lugar, que
hechos deberá recoger, a estos efectos, deberá determinar cuales son las necesidades que motivan
el estudio de la organización y los procedimientos.
En segundo lugar debe establecer cual es la manera más adecuada para efectuar la recolección de
datos. Para ello debe tener en cuenta todos los sectores que serán estudiados, procurando llegar
hasta los más mínimos detalles.
La elección de técnicas e instrumentos para la recopilación de los datos debe estar en función de las
características del estudio que se pretende realizar.
Para recabar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar una o varias de las siguientes
técnicas:
• Investigación documental.- Se deben seleccionar y analizar aquellos escritos que

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 contiene datos de interés relacionados con el estudio, para lo cual se debe revisar: bases
jurídico- administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y toda
aquella documentación que pueda aportar información relevante a la investigación.
• Consulta a sistemas de in formación.- Es necesario tener acceso a sistemas
computacionales que contengan información y recursos de apoyo, lo que permite recabar
interna y/o de sistemas externos al a organización enlazados a través de redes.
• Realización de la entrevista.- Esta herramienta consiste básicamente n reunirse con una
o varias personas y cuestionarlas en forma adecuada para obtener información. Para que
una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:
o La entrevista con el personal debe ser llevada a cabo, de ser posible, en su propio
lugar de trabajo y en el horario de menor actividad.
o Debe tratar de que la entrevista sea lo mas informal y sencilla posible; que haya un
entendimiento reciproco, evitando utilizar términos técnicos que dificulten el trabajo,
la conversación debe ser en términos usuales y comprensivos para el entrevistado.
o Debe tener claro el objetivo, para lo cual se recomienda preparar previamente una
guía de entrevista que contenga los principales puntos a rescatar.
o Clasificar la información que se obtenga sobre la situación real o relativa a
sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos.
• Observación directa.- Este recurso puede ser empleado por los técnicos o analistas, en
el área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, y durante este proceso se
debe:
o Observar cada paso del procedimientos de acuerdo con su orden de ejecución,
obteniendo información de las personas que intervienen en dicho proceso, que
documentos son usados, etc.
o Se puede hacer un número suficiente de preguntas al personal para asegurarse de
que conoce el proceso.
o Obtener un ejemplar de cada formulario que se utiliza, llenado como en un caso
real.
• Utilización de cuestionarios. En un estudio de O y M, en la mayoría de los casos no es
recomendable la utilización de los cuestionarios para la recolección de datos, pues presenta
una serie de desventajas que pueden influir negativamente en el resultado del mismo. Entre
sus desventajas tenemos; Un mismo cuestionario puede ser interpretado de diferente
manera por distintas personas, Existen personas que, aunque entienden el

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 significado de las preguntas, no tienen la suficiente facilidad verbal para expresar sus
ideas; Las contestaciones proporcionadas pueden resultar incompletas e insuficientes.
Sin embargo, a veces se presentan situaciones en que necesariamente debe recurrirse a este
último método, por la imposibilidad de realizar entrevistas directas, ya sea por el escaso tiempo
disponible, por el excesivo número de personal o por que se encuentran en lugares muy lejanos.
En este caso el analista de O y M debe, redactar las preguntas lo más sencillas posibles, explicar
los propósitos del cuestionario y discutir los resultados obtenidos.

3.3. Etapa 3- Diagnóstico de la situación actual

3.3.1. Análisis de los datos

Una vez realizados la recopilación registro de datos, estos deben someterse a un proceso de análisis
o examen critico que permita precisar las causas que llevaron a tomar la decisión de emprender el
estudio y ponderar las posibles alternativas de acción, para su efectiva atención.
Para esto debe partir de un procedimiento general, hasta llegar a un examen minucioso de cada
paso del procedimiento.

Procedimiento de análisis
El análisis provee de una clasificación e interpretación de hechos, diagnóstico de problemas y
empleo de la información para que la organización pueda evaluar y racionalizar los efectos de un
cambio.
Dentro de este proceso se puede distinguir la siguiente secuencia de pasos:
a) Conocer el hecho o situación que se analiza.
b) Describir ese hecho o situación.
c) Descomponerlo para percibir sus detalles y componentes.
d) Examinarlo críticamente para comprender mejor cada elemento.
e) Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación seleccionado, haciendo
comparaciones y buscando analogías o discrepancias.
f) Definir las relaciones que operan entre los elementos, considerándolos individualmente y en
conjunto, sin olvidar que los fenómenos administrativos no se comportan en forma aislada,
sino que son también producto del medio ambiente que los rodea.
g) Identificar y explica su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron
y el camino para su atención.

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Formulación del diagnóstico
Es conveniente no perder de vista que la complejidad y dimensión de las tareas que la organización
se ha fijado requiere de un proceso de acercamiento gradual al conocimiento analítico de hechos o
problemas para destacar los elementos más significativos de su composición y funcionamiento, lo
que le permitirá crear un ambiente favorable para llevar a cabo las mejoras requeridas.
Su contenido quedara definido en función de las variables bajo estudio, así como los instrumentos
técnicos de apoyo que se seleccionen para su atención, pero es necesario considerar como
información base la siguiente:
a) Marco global de análisis.
b) Antecedentes.
c) Normatividad.
d) Objetivos y funciones generales.
e) Estructura orgánica.
f) Análisis de congruencia en programación- organización-operación.
g) Sistemas de apoyo administrativo.

3.4. Etapa- 4 Diseño de solu ciones

Como resultado del análisis de los datos y de la formulación de un diagnóstico de la situación que
origino el estudio, se abre la posibilidad de preparar propuestas concretas de acción y actuación,
evaluando sus ventajas y desventajas, presentándolas a manera de propuestas o recomendaciones.

3.4.1. Tipos de recomendaciones

• De mantenimiento. Conservación general del ambiente de trabajo sin modificaciones o,
en su caso, que los cambios no impliquen más que reformas elementales, preservando, en
términos generales, la misma estructura orgánica, funciones, sistemas, procedimientos,
personal y formas.
• De eliminación. Supresión de un sistema de trabajo, reemplazo de formas, registros e
informes, eliminación de procedimientos o pasos de un procedimiento, bajas de personal,
desaparición de áreas o unidades administrativas, etc.
• De adición. Introducción de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en
un procedimiento o de todo un procedimiento, incorporación de nuevas unidades
administrativas, aumento de personal, programas, formas, etc.

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 • De combinación. Intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo, alternar el
orden las operaciones de un procedimiento, o aplicación de sistemas, compaginar la
utilización de formas de uso generalizado con nuevas formas, entre otras.
• De fusión. Redistribución de funciones mediante la unificación de áreas y/o unidades
administrativas, agrupación de personas de diferentes áreas bajo un mismo mando,
unificación de formas, registros e informes, etc.
• De modificación. Cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicación física de
personal, equipo o instalaciones, redistribución de cargas de trabajo, modificación de
formas, registros, informes, programas, etc.
• De simplificación. Reducción de pasos en un procedimiento, introducción de mejoras en
los métodos de trabajo, agilización de los métodos de trabajo, disminución de formas,
reportes, registros, etc.
• De intercambio. Definición de sistemas de apoyo, redireccionamiento de funciones,
racionalización de recursos, optimización de personal, reestructuración de procedimientos,
flujos de trabajo, etc.

3.4.2. Procedimiento para la elaboración de la propuesta

a) Preparar los gráficos de secuencia del método propuesto; en esta parte del estudio, se
deberá preparar el flujograma y/o demás gráficos del o de los métodos propuestos. Al
elaborar el flujograma es importante considerar e incluir, si es posible, las sugerencias del
personal entrevistado, de esta manera será más fácil lograr la aceptación de los cambios
presentados y el analista de O y M podrá obtener el apoyo deseado de quienes utilicen los
nuevos procedimientos.
b) Lograr la aprobación de las personas interesadas en el estudio; Una vez preparado el
método propuesto, deberá discutirlo con las personas interesadas, esto permitirá, descubrir
algunos puntos oscuros pasados por alto y que pueden hacer variar el método propuesto. Y
efectuar las modificaciones que sean necesarias.
c) Finalmente, de común acuerdo con los directivos y sectores interesados, deberá concretar
las fechas para las pruebas respectivas.

3.4.3. Presentación de resultados del estudio

Finalizada la verificación del documento definitivo tendrá que someterse a discusión para su
aprobación ante las siguientes estancias:
• Al titular de la organización. Como máxima autoridad de la organización, recaerá en

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 él, la responsabilidad de aprobar el estudio, preparar la agenda para su
validación y dictar las medidas conducentes para que se prepare su difusión
hacia todos los niveles de la estructura orgánica.
• A los niveles directivos.
• A niveles jerárquicos.
• A grupos de filiación, corporativos o sectoriales. En caso de que la empresa,
tenga un sindicato.

3.5. Etapa 5- Implantación

El primer paso para determinar la implantación es determinar las actividades que deben
desarrollarse y la secuencia para su realización.
Esta etapa se describe utilizando un diagrama o red de flechas.
El siguiente paso, será estimar los requerimientos en cuanto a personal, instalaciones,
mobiliario, equipo y documentación técnica y normativa de apoyo que serán necesarias
para cumplir con la implantación.
Así mismo deben fijarse el tiempo y las fechas en que habrán de iniciarse y terminar
casa una de las actividades del programa, estableciendo claramente la responsabilidad
de su ejecución.

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