SEMINARIO Analizar - Datos - 2

Seminario de Excel
Análisis de Datos
(Tabla Dinámica)
Parte III
Análisis de Datos a Través de Tablas Dinámicas
Tabla dinámica
Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que
combina y compara rápidamente grandes volúmenes de
datos. Podrá girar las filas y las columnas para ver diferentes
resúmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles de
determinadas áreas de interés.
Se necesitan datos de origen que son la fuente para construir
el informe. Esta información se puede resumir o totalizar
agrupando elementos en la sección fila y en la sección
columna para obtener un cruce de datos.
¿Cuándo conviene utilizar un informe de tabla dinámica?
Utilice un informe de tabla dinámica cuando desee comparar

totales relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de
números para resumir y desea realizar comparaciones
distintas con cada número. En el informe anterior, puede ver
fácilmente cómo se comparan las ventas de golf del tercer
trimestre en la celda F3 con las ventas de cualquier otro
deporte o trimestre, o con los totales generales. Puesto que los informes de tabla dinámica son
interactivos, puede cambiar la presentación de los datos para ver más detalles o calcular
diferentes resúmenes, como recuentos o promedios.
¿Cómo se organizan los datos?
En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte
en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información. En el ejemplo anterior,
la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un
sólo elemento Golf.
Un campo de datos, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. La
celda F3 del informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de
origen para la cual la columna Deporte contiene Golf y la columna Trimestre contiene Trim3.
¿Cómo se crea un informe de tabla dinámica?
Para crear un informe de tabla dinámica, ejecute el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.
En el asistente, seleccione los datos de origen que desee en la lista de hojas de cálculo o la base
de datos externa. A continuación, el asistente proporciona un área de hoja de cálculo para el
informe y una lista de los campos disponibles. A medida que va arrastrando los campos desde
la ventana de lista hasta las áreas de colocación, Microsoft Excel resume y calcula el informe
automáticamente.
Si utiliza una conexión de datos de Office para recuperar datos externos para el informe, puede
devolver los datos directamente a un informe de tabla dinámica sin ejecutar el Asistente para
tablas y gráficos dinámicos. Las conexiones de datos de Office son el método recomendado
para recuperar datos externos para los informes si no tiene que combinar datos de más de una
Elaborado por: Ing. Izael Urieta M. Pag. 1

tabla de la base de datos externa ni filtrar los datos para seleccionar registros específicos antes
de crear el informe, y para recuperar datos de las bases de datos OLAP 1 .
Después de crear un informe de tabla dinámica, puede personalizarlo para destacar la
información que desee, cambiando el diseño o formato o mostrando datos más detallados.
No hace falta que sea un experto en Excel, para crear un informe de tabla dinámica. Sólo tiene
que:
Decidir qué preguntas desea que respondan los datos.

Usar el Asistente para informes de tabla dinámica para preparar los datos para el informe.
Diseñar el informe arrastrando y colocando datos en el área de diseño y ¡listo!, ya tiene un
informe de tabla dinámica.
Antes de usar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos para crear un informe de tabla
dinámica, compruebe en sus datos de origen lo siguiente:
La primera fila debe tener un encabezado para cada columna. El asistente usará estos
encabezados de columna como nombres para los campos (término referido a los agrupamientos
de datos) que puede arrastrar y soltar en el área de diseño de la tabla dinámica.
No debe haber filas o columnas vacías dentro del rango de datos utilizado para el informe. Por
ejemplo, deberá quitar las filas vacías utilizadas para separar los bloques de datos entre sí.
Cada columna debe contener sólo un tipo de datos. Por ejemplo, incluya texto en una columna
y valores numéricos en otra distinta.
1
OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de
de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de
tablas

Partes de una Tabla Dinámica
Datos de origen: Registros de filas o bases de datos

subyacentes que proporcionan los datos para un informe de tabla
dinámica. Puede crear un informe de tabla dinámica a partir de
una lista de Microsoft Excel, una base de datos externa, varias
hojas de cálculo de Excel u otro informe de tabla dinámica.
Campo: en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico,
categoría de datos que se deriva de un campo de los datos de
origen. Los informes de tabla dinámica tienen campos de fila,
columna, página y datos. Los informes de gráfico dinámico tiene
campos de serie, categoría, página y datos. El campo Deporte, por ejemplo, puede provenir de
una columna de la lista de origen con el rótulo Deporte y contiene los nombres de varios
deportes (golf, tenis) para los que la lista de origen tiene cifras de ventas.
Campo de Datos: campo de una lista, tabla o base de datos de origen que contiene datos que se
resumen en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Un campo de datos suele
contener datos numéricos, como estadísticas o índices de ventas. Los campos de datos
proporcionan los valores de los datos que van a resumirse. Habitualmente, los campos de datos
contienen números que se combinan mediante la función de resumen Suma, pero también
pueden contener texto, en cuyo caso el informe de tabla dinámica utiliza la función de resumen
Contar. Si un informe tiene más de un campo de datos, en el informe de acceso a todos los
campos de datos aparece un único botón de campo, denominado Datos.
Áreas de Colocación: Regiones con el contorno en azul que se observan al finalizar los pasos
del Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Para diseñar un informe de tabla dinámica,
arrastre los campos desde la ventana de la lista de campo y póngalos en las áreas de colocación.

Campo de Fila: campo asignado a una orientación de fila en un informe de tabla dinámica.
Los elementos asociados a un campo de fila se muestran como rótulos de fila. Un informe de
tabla dinámica que contenga más de un campo de fila
tiene un campo de fila interior (Deporte, en el ejemplo a
continuación) que es el más próximo al área de datos. El
resto de los campos de fila son exteriores (Región, en el
ejemplo). Los elementos situados en la parte más exterior
del campo de fila se muestran sólo una vez, pero los
elementos del resto de los campos de fila se repiten tantas
veces como sea necesario.
Campo de Columna: campo asignado a una orientación de columna en un informe de tabla
dinámica. Los elementos asociados a un campo de columna se muestran como rótulos de
columna.
Campo de Página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla
dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un
campo de página o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los demás elementos.
Area de datos: parte de un informe de tabla dinámica que contiene datos de resumen. Los
valores de cada celda del área de datos representan un resumen de los datos de los registros o
filas de origen.
Función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla
dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista
o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.
Elemento: subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por
ejemplo, el campo "Mes" podría tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.

Lista de campos: Ventana que muestra todos los campos disponibles en los datos de origen
para utilizarlos en el informe de tabla dinámica. Si un campo
está organizado en niveles de detalle, puede hacer clic en o
en para mostrar u ocultar los niveles inferiores. Para
mostrar los datos de un campo en un informe de tabla
dinámica, arrastre el campo desde la lista de campos hasta
una de las áreas de colocación.
Campo Calculado: campo de un informe de tabla dinámica
o de gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree.
Los campos calculados pueden realizar cálculos utilizando el
contenido de otros campos del informe de tabla dinámica o
de gráfico dinámico.
Elemento Calculado: elemento de un campo de tabla dinámica o gráfico dinámico que utiliza
una fórmula que usted cree. Los elementos calculados pueden realizar cálculos utilizando el
contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinámica o gráfico
dinámico.
Cálculo Personalizado: método para resumir valores del área de datos de un informe de tabla
dinámica utilizando los valores de otras celdas del área de datos. Utilice la lista Mostrar datos
como del cuadro de diálogo Campo de tabla dinámica para un campo de datos con el fin de
crear cálculos personalizados.
Excel crea automáticamente subtotales y totales generales en un informe de tabla dinámica. Si
los datos de origen contienen subtotales y totales generales automáticos creados con el
comando Subtotales del menú Datos, use dicho comando para quitarlos antes de crear el
informe.
Los datos con subtotales y totales generales automáticos creados con el comando Subtotales se
organizan de manera que pueda ver su estructura.
Crear un informe de tabla dinámica

1. Abra el libro en que desee crear el informe de tabla dinámica.
Si el informe se basa en una consulta Web 2 , una consulta de parámetros 3 , una plantilla
de informe 4 , un archivo de conexión de datos de Office o un archivo de consulta,
2
Consulta Web: consulta que recupera datos almacenados en una intranet o en Internet.
3
Consulta de parámetros: tipo de consulta que, cuando se ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarán para
seleccionar los registros para el conjunto de resultados, de modo que una misma consulta puede utilizarse para
recuperar diferentes conjuntos de resultados.
4
Plantilla de informe: plantilla de Excel (archivo .xlt) que incluye una o más consultas o informes de tabla
dinámica basados en datos externos. Cuando se guarda una plantilla de informe, Excel guarda también la
definición de la consulta, pero no los datos consultados en la plantilla.

recupere los datos al libro y, a continuación, haga clic en una celda en la lista de
Microsoft Excel que contenga los datos recuperados. Si los datos recuperados
provienen de una base de datos OLAP o la conexión de datos de Office devuelve los
datos como un informe de tabla dinámica en blanco, continúe con el paso 6 más abajo.
Si basa el informe en una lista o en una base de datos de Excel, haga clic en una celda de
la lista o de la base de datos.
2. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.
3. En el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, siga las instrucciones y haga
clic en Tabla dinámica en ¿Qué tipo de informe desea crear?
4. Siga las instrucciones en el paso 2 del asistente.
5. Siga las instrucciones en el paso 3 del asistente y, a continuación, decida si desea diseñar el
informe en pantalla o en el asistente. Normalmente puede diseñar el informe en pantalla;
es el método recomendado. Utilice el asistente para diseñar el informe si cree que la
recuperación de un origen de datos externos grande va a ser lenta o si tiene que establecer
campos de página para recuperar los datos página a página. Si no está seguro, intente
diseñar el informe en pantalla. Si es necesario, puede volver al asistente.
6. Siga uno de estos procedimientos:
Diseñar el informe en pantalla
1. Desde la ventana Lista de campos de tabla dinámica, arrastre los campos con datos que
desea mostrar en filas hasta el área de colocación con el rótulo: Coloque campos de fila
aquí.
Si no puede ver la lista de campos, haga clic dentro de los contornos de las áreas de
colocación de la tabla dinámica y asegúrese de que Mostrar lista de campos está
presionado.
Para ver qué niveles de detalle están disponibles en los campos con niveles, haga clic en
el junto al campo.
2. Arrastre los campos con datos que desee mostrar en las columnas al área de colocación
con el rótulo: Coloque campos de columna aquí.
3. Arrastre los campos que contienen los datos que desea resumir al área con el rótulo:
Coloque datos aquí.
Sólo se pueden arrastrar a esta área los campos que tengan el o el .

Si agrega más de un campo de datos, coloque los campos en el orden que desea: Haga clic
con el botón secundario del mouse (ratón) en un campo de datos, elija Ordenar en el
menú contextual y utilice los comandos del menú Ordenar para mover el campo.

4. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al área con el rótulo:
Coloque campos de página aquí.
5. Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra. Para quitar un campo,
arrástrelo fuera del informe de tabla dinámica.
Para ocultar los contornos de las áreas de colocación, haga clic en una celda situada fuera
del informe de tabla dinámica.
Nota Si los datos tardan en parecer cuando diseña el informe, haga clic en Mostrar
siempre elementos en la barra de herramientas Tabla dinámica para desactivar la
presentación inicial de datos. Si la recuperación sigue siendo lenta o aparecen mensajes
de error, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos en el menú Datos y
diseñe el informe en el asistente.
Diseñar el informe en el asistente
Si ha salido del asistente, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos en el menú
Datos para volver a él.
1. En el paso 3 del asistente, haga clic en Diseño.
2. Desde el grupo de botones de campo de la derecha, arrastre los campos que desee a las
áreas de FILA y de COLUMNA del diagrama.
3. Arrastre los campos que contienen los datos que desee resumir al área DATOS.
4. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al área PÁGINA.
Si desea que Excel recupere los datos página a página para poder trabajar con grandes
cantidades de datos de origen, haga doble clic en el campo de página, haga clic en
Avanzadas y en Consultar origen de datos externo al seleccionar cada elemento y, a
continuación, haga clic dos veces en Aceptar. (Esta opción no está disponible para
algunos tipos de datos de origen, incluidas las bases de datos OLAP y las conexiones de
datos de Office.)
5. Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra. Algunos campos sólo
pueden utilizarse en áreas concretas; si coloca un campo en un área en la que no se puede
utilizar, el campo no aparecerá en ella.
6. Para quitar un campo, arrástrelo fuera del diagrama.
7. Cuando esté satisfecho con el diseño, haga clic en Aceptar y, luego, haga clic en
Finalizar.
Datos de origen de tabla dinámica y gráfico dinámico

Al crear un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, puede utilizar cualquiera de
varios tipos de datos de origen.

Listas o bases de datos de Microsoft Excel
Puede utilizar los datos de una hoja de cálculo de Excel como base de un informe. Los datos
deben estar en formato de lista, con rótulos de columna en la primera fila, elementos similares
en las filas restantes y sin filas o columnas en blanco dentro del rango de datos. Excel utiliza los
rótulos de columna como nombres de campo en el informe.
Seleccionar los datos automáticamente Haga clic en una celda en la lista o en la fila
situada debajo de la lista antes de ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. El
asistente introducirá una referencia para toda la lista.
Utilizar un rango con nombre Para facilitar la actualización del informe, asigne un nombre
al rango de origen y utilice dicho nombre al crear el informe. Si se amplía el rango con nombre
para incluir más datos, puede actualizar el informe para que incluya los datos nuevos.
Utilizar datos filtrados Excel pasa por alto los filtros aplicados a las listas con los
comandos del submenú Filtro del menú Datos. Si desea crear un informe que incluya
solamente los datos filtrados, utilice el comando Filtro avanzado para extraer los datos a otra
ubicación en la hoja de cálculo y, a continuación, base el informe en el rango extraído.
Incluir totales Excel generará subtotales y totales generales automáticamente en el informe
de tabla dinámica. Si la lista de origen contiene subtotales y totales generales automáticos
creados con el comando Subtotales del menú Datos, utilice dicho comando para eliminarlos
antes de crear el informe.
Orígenes de datos externos
Para resumir y analizar datos de fuera de Microsoft Excel, como los registros de ventas de la
base de datos de su organización, puede recuperar datos de orígenes externos procedentes de
bases de datos, archivos de texto y sitios de Internet.
Requisitos previos para la recuperación de datos Para recuperar datos de un sitio Web, es
necesario estar conectado a una intranet o a Internet.
Para recuperar otros tipos de datos externos, debe instalar Microsoft Query y los controladores
de conectividad abierta de bases de datos (ODBC) adecuados o controladores de origen de
datos. Microsoft Query proporciona controladores para numerosos tipos de datos externos,
incluidos Microsoft SQL Server, Microsoft Access y las bases de datos de archivos de texto.
Utilizar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos Por lo general, es posible recuperar
los datos que desee desde el asistente. Desde el asistente, puede crear orígenes de datos,
ejecutar consultas guardadas y crear consultas nuevas.
En el paso 2 del asistente, al obtener los datos externos, se inicia Microsoft Query. Tendrá
acceso a todas las funciones de Query: seleccionar un origen de datos, una consulta o un origen
de datos de cubo OLAP que ya existe, o bien definir uno nuevo. Puede seguir las indicaciones
del Asistente para consultas para seleccionar los datos que desea y, a continuación, volver al
Asistente para tablas y gráficos dinámicos en el último paso del Asistente para consultas, o bien
personalizar la consulta directamente en Microsoft Query. Cuando termine de trabajar

directamente en Query y devuelva los datos a Excel, volverá al Asistente para tablas y gráficos
dinámicos.
Utilizar otros métodos de Excel En las siguientes situaciones, primero recupere los datos
en Excel, antes de crear el informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico:
• Consultas Web Si desea utilizar una consulta Web para obtener datos de Internet,
cree o ejecute la consulta Web y base el informe en el rango de la hoja de cálculo
correspondiente a la consulta.
• Consultas de parámetros Si desea utilizar una consulta de parámetros para obtener
los datos, cree o ejecute la consulta de parámetros y base el informe en el rango de la
hoja de cálculo que la consulta recupere.
• Plantillas de informe y archivos de consulta Para abrir un archivo de consulta
(.dqy) o utilizar una plantilla de informe (.xlt) que no incluya ya un informe de tabla
dinámica, abra primero el archivo de consulta o la plantilla en Excel. Base el informe en
el rango de hoja de cálculo que la consulta o la plantilla han recuperado.
• Archivos de conexión de datos de Office Si desea utilizar un archivo .odc para
obtener datos de una tabla de una base de datos externa, abra el archivo .odc en Excel.
Tiene dos opciones: puede importar los datos directamente en un informe de tabla
dinámica, o bien importarlos en una hoja de cálculo y basar el informe en el rango de la
hoja de cálculo.
Datos de origen OLAP Si recupera datos de origen de una base de datos OLAP o de un
archivo de cubo, únicamente puede devolver estos datos a Excel como un informe de tabla
dinámica. A continuación, puede crear informes de gráfico dinámico a partir de este informe de
tabla dinámica. Puede utilizar Microsoft Query para configurar un origen de datos para tener
acceso a la base de datos.
Varios rangos de consolidación
Cuando hay varias listas de Microsoft Excel con categorías similares de datos y se desea
resumir los datos de las listas en una sola hoja de cálculo, una de las opciones consiste en
utilizar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Excel también proporciona otras
maneras de consolidar, como las fórmulas con referencias 3D y el comando Consolidar del
menú Datos, que funcionan con listas en toda clase de formatos y diseños.
Configurar los datos de origen Cada rango de datos debe tener un formato de lista, con
rótulos de columna en la primera fila, rótulos de fila en la primera columna, con elementos
similares en la misma fila y columna de las demás filas, y sin espacios ni columnas en blanco
dentro del rango. Las listas u hojas de cálculo deben tener los mismos nombres de fila y
columna para los elementos que desee resumir juntos. Al especificar los datos para el informe,
no incluya filas ni columnas de totales de los datos de origen.
Utilizar rangos con nombre Para facilitar la actualización del informe, asigne un nombre a
cada rango de origen y utilice dichos nombres al crear el informe de tabla dinámica o de gráfico

dinámico. Si se amplía un rango con nombre para que incluya más datos, puede actualizar el
informe para que incluya los datos nuevos.
Campos de página en las consolidaciones Las consolidaciones utilizan campos de página
personalizados que contienen elementos que representan uno o varios rangos de origen. Por
ejemplo, si consolida los datos del presupuesto de los departamentos de Marketing, Ventas y
Producción, un campo de página podría incluir un elemento para mostrar los datos de cada
departamento y un elemento adicional que muestre los datos combinados.
Tras hacer clic en Rangos de consolidación múltiples en el paso 1 del Asistente para tablas y
gráficos dinámicos, podrá seleccionar el tipo de campos de página que desee.
• Un único campo de página Para incluir un campo de página con un elemento para
cada rango de origen además de un elemento que consolide todos los rangos, haga clic
en Crear un sólo campo de página en el paso 2a del asistente.
• Varios campos de página Puede crear hasta cuatro campos de página y asignar sus
propios nombres de elemento a cada rango de origen, lo cual le permite crear
consolidaciones parciales o completas. Por ejemplo, un campo de página podría
consolidar Marketing y Ventas sin Producción y otro podría consolidar los tres
departamentos. También puede simplemente combinar los datos de todos los rangos y
crear una consolidación sin campos de página. Haga clic en Campos de página
personalizados en el paso 2a del asistente y, a continuación, utilice el paso 2b para
crearlos campos de página y asignarles los rangos como elementos.
Otro informe de tabla dinámica
Siempre que cree un nuevo informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, Microsoft Excel
almacena una copia de los datos del informe en la memoria y guarda esta área de
almacenamiento como parte del archivo de libro. Por tanto, cada nuevo informe requiere
memoria y espacio en disco adicionales. Sin embargo, si utiliza un informe de tabla dinámica
existente como origen de un nuevo informe en el mismo libro, ambos informes comparten la
misma copia de los datos. Al volver a utilizar la misma área de almacenamiento, se reduce el
tamaño del archivo de libro y se conservan menos datos en la memoria.
Requisitos de ubicación Para utilizar un informe de tabla dinámica como origen de otro
informe, ambos deben formar parte del mismo libro. Si el informe de tabla dinámica de origen
está en un libro diferente, cópielo en el libro donde desee que aparezca el nuevo informe. Los
informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico de distintos libros son informes separados,
cada uno con su propia copia de los datos en la memoria y en los archivos de libro.
Configuración de los campos de página El informe de tabla dinámica de origen no puede
contener ningún campo de página que esté configurado para consultar datos externos al
seleccionar cada elemento. Los informes con esta configuración no aparecen en el paso 2 del
asistente. Para comprobarlo, haga doble clic en cada campo de página, haga clic en Avanzadas
y asegúrese de que Recuperar datos externos para todos los elementos está seleccionado.
Los cambios afectan a ambos informes Al actualizar los datos del nuevo informe, Excel
también actualiza los datos del informe de origen y viceversa. Cuando se agrupan o desagrupan

los elementos de un informe, ambos informes se ven afectados. La creación de campos

calculados o elementos calculados afecta a ambos informes.
Informes de gráfico dinámico Puede basar un nuevo informe de tabla dinámica o de
gráfico dinámico en otro informe de tabla dinámica, pero no directamente en otro informe de
gráfico dinámico. No obstante, como Excel crea un informe de tabla dinámica asociado a partir
de los mismos datos siempre que se crea un informe de gráfico dinámico, puede basar un nuevo
informe en el informe asociado.
Los cambios introducidos en un informe de gráfico dinámico afectan al informe de tabla
dinámica asociado, y viceversa. Si desea poder cambiar el diseño o mostrar diferentes datos sin
que los cambios afecten a ambos informes, cree un nuevo informe de tabla dinámica basado en
los mismos datos de origen que el informe de gráfico dinámico, en lugar de basarlo en el
informe de tabla dinámica asociado.
Listas de tabla dinámica de páginas Web Puede exportar una lista de tabla dinámica a
Excel desde el explorador Web, además de ver y guardar la lista como un informe de tabla
dinámica. El nuevo informe de tabla dinámica y la lista de tabla dinámica utilizan los mismos
datos de origen, pero no se mantiene ningún vínculo entre la lista y el informe.
Cambiar los datos de origen de un informe existente
Los cambios realizados en los datos de origen pueden hacer que estén disponibles diferentes
datos para analizar. Puede actualizar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico con
datos nuevos que cumplan la especificación original de los datos de origen, actualizando el
informe.
Para incluir datos adicionales o diferentes, puede volver a definir los datos de origen del
informe. Si los datos son considerablemente diferentes, con muchos campos nuevos o
adicionales, tal vez sea más fácil crear un informe nuevo.
Mostrar los datos nuevos que la actualización ha generado La actualización de un
informe también puede cambiar los datos disponibles para su visualización. Para los informes
basados en listas de hoja de cálculo, Excel recupera los campos nuevos del rango de origen o
del rango con nombre que indique. Para los informes basados en datos externos, Excel recupera
datos nuevos que cumplan los criterios de la consulta subyacente o que estén disponibles en un
cubo OLAP. Podrá ver los campos nuevos en la lista de campos y agregarlos al informe.
Incluir otros datos de origen de Excel Para los informes basados en datos de Excel, puede
ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, volver al paso 2 y volver a definir el
rango de origen para incluir otros datos.
Consultas de otros datos externos Conforme se queden disponibles nuevos campos de una
base de datos externa o si desea seleccionar otros registros para el informe, puede ejecutar el
Asistente para tablas y gráficos dinámicos, volver al paso 2 y utilizar el botón Obtener datos
para iniciar Microsoft Query. En Microsoft Query, puede modificar la consulta para seleccionar
otros datos.

Cambiar los cubos OLAP que cree Los informes basados en datos OLAP siempre tienen
acceso a todos los datos del cubo. Si ha creado un archivo de cubo sin conexión que contiene un
subconjunto de los datos de un cubo de servidor, puede utilizar el comando OLAP sin
conexión del menú Tabla dinámica y modificar el archivo de cubo para que contenga otros
datos del servidor. Si ha utilizado el Asistente para cubos OLAP en Microsoft Query para
definir un cubo de otra base de datos, no puede agregar más campos de la base de datos
original, pero puede utilizar el asistente para eliminar campos o reorganizar el cubo. Para
actualizar ambos tipos de cubos con los datos más recientes del cubo de servidor o la base de
datos original, puede actualizar un informe basado en el cubo.
Cambiar el modo de resumir datos de tabla dinámica o gráfico

dinámico
En un informe de tabla dinámica , haga clic en el campo de datos o en una celda en el área de
datos.
Para un informe de gráfico dinámico , trabaje en el informe de tabla dinámica asociado 5 .
1. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Configuración de campos .

2. En el cuadro Resumir por, haga clic en la función de resumen que desee utilizar.
Para algunos tipos de datos de origen y para los campos calculados y campos con
elementos calculados , no es posible cambiar la función de resumen.
3. Si desea utilizar un cálculo personalizado , haga clic en Opciones y en el cálculo que desee
en la lista Mostrar datos como y, a continuación, seleccione un Campo base y un
Elemento base, si dichas opciones están disponibles para el cálculo elegido, para
proporcionar los datos para el cálculo. El campo base no debe ser el mismo elegido en el
paso 1.
Nota Al configurar Mostrar datos como en Normal se desactiva el cálculo
personalizado.
4. Si el informe contiene varios campos de datos, repita estos pasos para cada campo que
desee cambiar.
5. Si los datos de origen permiten cambiar la función de resumen, puede utilizar más de un
método de resumen para el mismo campo. Arrastre el campo desde la ventana Lista de
campos de tabla dinámica hasta el área de datos por segunda vez y repita los pasos
anteriores para una segunda instancia del campo.
Nota Al cambiar el método de resumen en un informe de gráfico dinámico o en el informe de
tabla dinámica asociado, es posible que se pierda parte del formato del gráfico.
5
Informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un informe
de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se
cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también.

Métodos para personalizar informes de tabla dinámica

Puede personalizar el aspecto y el contenido de un informe de tabla dinámica para conseguir la
presentación que desee. En un nuevo informe, muestre en primer lugar los datos que desea ver
y, a continuación, trabaje en el aspecto.
Agregar y quitar campos
Cuando haga clic en un informe de tabla dinámica, aparecerán guías de área de colocación en
azul, además de la barra de herramientas Tabla dinámica y la ventana Lista de campos de
tabla dinámica, para que pueda personalizar el informe.
Para agregar un campo, puede arrastrarlo desde la lista de campo al área del informe en el lugar
que desee o utilizar el botón Agregar a y la lista desplegable en la lista de campo. Para quitar
un campo, arrástrelo fuera del informe o arrástrelo de nuevo a la lista de campo. Los campos
que se han quitado permanecen disponibles en la lista de campo.
Puede utilizar campos con iconos en la lista de campo únicamente como campos de fila,
columna o página, y campos con iconos sólo como campos de datos. Si los campos
contienen estos iconos, cada campo puede utilizarse en el informe únicamente una vez.
Si los campos contienen los iconos , puede utilizar cualquier campo en cualquier área y
puede agregar un campo al área de datos y al de la fila, columna o áreas de página o mostrarlo
más de una vez en el área de datos, siempre y cuando el informe no contenga elementos
calculados.
Puede modificar el orden en el cual aparecen los campos arrastrándolos o, en el caso de campos
de datos múltiples, utilizando los comandos Orden del menú Tabla dinámica.
Cambiar el diseño
Cuando mueve un campo, éste mantiene la mayoría de las configuraciones que haya realizado
utilizando la flecha en el campo o el comando Configuración de campo, incluidas las
opciones de campo de página y los valores de diseño. Por ejemplo, si fija la configuración del

campo de página, mueve el campo al área de fila y, posteriormente, mueve el campo de nuevo
al área de página, la configuración sigue teniendo efecto.
Formatos con y sin sangría
Puede mostrar un informe de tabla dinámica con formato de sangría similar a los informes de
bases de datos con formato tradicional en el cual los datos resumidos de cada campo de datos
aparezcan en una única columna. Los nuevos informes se muestran en un formato sin sangría o
de tabulado cruzado, con los valores de campo de datos en una cuadrícula. Si cambia a un
formato de sangría, puede que se modifique el diseño del informe y se aplique un autoformato
al informe.
Utilice Dar formato al informe en la barra de herramientas Tabla dinámica para

seleccionar un formato de sangría o sin sangría. Los autoformatos disponibles para otras áreas
de la hoja de cálculo no lo están en los informes de tabla dinámica.
Formatos con sangría Los formatos de Informe 1 a Informe 10 tienen formato de sangría.
Si aplica estos formatos se moverán todos los campos de columna del informe al área de fila.
Los campos de datos se mueven a la derecha de los campos de fila y los nombres de campo
cambian para omitir el nombre de la función de resumen. Por ejemplo, Suma de las ventas se
convierte en Ventas. Después de aplicar un formato, puede volver a organizar los campos como
en cualquier informe de tabla dinámica.
Aplicar formato de sangría manualmente Si no desea aplicar un autoformato, puede
mover todos los campos de columna al área de fila. Haga doble clic en cada campo de fila, haga
clic en Diseño y, a continuación, haga clic en Mostrar elementos en formulario esquemático.
Esta opción se mantiene si se mueve el campo a otra área, pero el campo se muestra en un
formato con sangría únicamente cuando está en el área de fila.
Formatos sin sangría Los formatos de Tabla dinámica clásica y Tabla 1 a Tabla 10 no
tienen sangría y se utilizan en informes de tabla dinámica que tengancampos de columna. De
Tabla 1 a Tabla 10 mueven el campo de fila situado más a la izquierda del área de columna.
De Tabla 1 a Tabla 5 y Tabla 7 también agregan una línea en blanco después de cada
elemento situado en el campo de fila más externo.
Formatos de carácter, celda y número
Puede cambiar formatos de celda de un informe de tabla dinámica, por ejemplo, la fuente, el
color de fondo y la alineación, tal y como lo hace con otras celdas de las hojas de cálculo.
Puede establecer un número de formatos para celdas individuales o para todas las celdas del
campo de datos.
La mayor parte del formato se conserva cuando se actualiza un informe o se cambia su diseño,
siempre que esté activada la casilla de verificación Mantener formato en el cuadro de diálogo
Opciones de tabla dinámica. Los cambios en el borde de la celda, sin embargo, no se
conservan.

Cambiar lo que se muestra en el caso de error y celdas vacías En lugar de mostrar

valores de error, como #¡REF! o #N/A y de mostrar espacios en blanco para las celdas vacías,
puede especificar valores distintos para estas celdas en un informe de tabla dinámica.
Utilizar celdas combinadas De manera predeterminada, los rótulos de los elementos de los
campos de fila y columna exteriores aparecen justificados a la izquierda en la parte superior del
grupo de elementos. Puede centrar los elementos horizontal y verticalmente activando la casilla
de verificación Combinar rótulos en el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica.
Agregar filas en blanco entre grupos de elementos Para campos de fila exteriores, puede
agregar una línea en blanco después de cada elemento o del total de la fila.
Quitar formatos Para quitar todos los formatos de carácter y celda en un informe, utilice el
formato Ninguno en el comando Dar formato al informe.
Ordenar
En un informe nuevo, los elementos de cada campo aparecen bien en el orden recibido desde la
base de datos de origen, o bien en orden ascendente. La actualización de un informe coloca
nuevos elementos al final de las filas o las columnas.
Microsoft Excel utiliza el siguiente orden ascendente de elementos: números, texto, valores
lógicos, valores de error como #REF y #VALOR y celdas en blanco. Cuando se sigue un orden
descendiente, Excel ordena en orden inverso, excepto en las celdas en blanco, que siempre se
colocarán las últimas. Si desea una secuencia de orden como Ene, Feb, Mar y así
sucesivamente, podrá utilizar un orden personalizado y también podrá definir su propia
secuencia de orden.
Si el informe contiene campos organizados en niveles, puede colocar juntos los elementos del
nivel inferior ocultando los niveles superiores antes de ordenar. Por ejemplo, si muestra los dos
niveles País y Ciudad, las ciudades se ordenarán independientemente bajo cada país, pero si
oculta el nivel País, podrá ordenar las ciudades de diferentes países juntas.
Puede ordenar manualmente elementos haciendo clic y arrastrando las etiquetas del elemento.
Ocultar y mostrar detalle
Las opciones para variar el número de detalles mostrados en un informe dependen del tipo de
datos de origen en los que se basa el informe.
Para los datos de origen OLAP (los iconos de la lista de campo y ), los campos se
organizan en niveles de detalle y podrá mostrar u ocultar tanto elementos individuales como
niveles completos. Los valores de resumen se calculan habitualmente en el servidor OLAP, por
lo que los registros de detalle subyacentes de los datos no se suelen mostrar. Sin embargo, la
base de datos puede contener más información disponible para los elementos, que se puede
mostrar y ocultar y que se denomina campos de propiedad. Por ejemplo, si la base de datos
contiene un campo Ciudad, podrá mostrar las cifras de población o clima de cada ciudad.
En otros tipo de datos de origen (los iconos en la lista de campo ), puede mostrar y ocultar
elementos individuales y también mostrar los registros de detalle subyacentes para los valores

de los datos y elementos, siempre que no se haya desactivado esta opción. No es posible
seleccionar directamente varios elementos en un campo de página, pero puede mover el campo
temporalmente al área de la fila o columna, ocultar parte de los elementos y mover el campo de
nuevo al área de página, para que el elemento (Todas) muestre un resumen que omita los
elementos ocultos.
Para ambos tipos de datos de origen, puede mostrar automáticamente los elementos superiores
o inferiores de un campo, por ejemplo, los diez mejores representantes o los cinco productos
más baratos. Si establece este tipo de presentación para un campo OLAP, la configuración
afectará únicamente al nivel actual y a los niveles inferiores de la dimensión, y permanecerá
efectiva sólo si no oculta el nivel para el que la estableció.
Agrupar elementos
Puede agrupar para ver resúmenes menos detallados, por ejemplo, para ver datos por trimestre
en lugar de semanalmente. Puede agrupar fechas, horas o números y elementos seleccionados
de un informe. Esta opción funciona de modo diferente según los distintos tipos de datos de
origen.
Cuando se seleccionan y agrupan elementos individuales en el origen de datos OLAP (los
iconos de la lista de campo e ), el resto de los elementos del campo aparecen en un grupo
denominado Otro. El nuevo grupo y el grupo Otro obtienen otro nivel de detalle que se puede
mostrar u ocultar, de modo que seguirá pudiendo mostrar los elementos individuales que ha
agrupado. Para agrupar los elementos de un campo de página, puede mover el campo
temporalmente al área de fila o columna, agrupar los elementos y, finalmente, mover el campo
de nuevo al área de página. También puede seleccionar varios elementos del campo de página
para mostrarlos como un resumen combinado.
Para otros tipos de datos de origen (iconos de la lista de campo ), al seleccionar y agrupar
elementos individuales, los elementos se combinan en un nuevo elemento denominado Grupo1
(puede cambiar el nombre). No podrá mostrar los elementos individuales a menos que los
desagrupe. El resto de los elementos del campo no cambiarán al agregar el grupo. Mientras los
elementos de un campo estén agrupados, no se puede agregar elementos calculados al campo.
Para agrupar los elementos de un campo de página, puede mover el campo temporalmente al
área de fila o columna, agrupar los elementos y, finalmente, mover el campo de nuevo al área
de página.
Totals, calculations, and formulas
Los informes de tabla dinámica y gráfico dinámico proporcionan varios tipos de cálculos. Los
campos de datos utilizan funciones de resumen para combinar valores de los datos de origen
subyacentes. Puede utilizar cálculos personalizados para comparar valores de datos o agregar
sus propias fórmulas que empleen elementos del informe o datos de otras hojas de cálculo.
Dar formato a un informe de tabla dinámica

Siga uno o varios de estos procedimientos:
Aplicar un formato con o sin sangría

1. Haga clic en el informe.
2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Formato del informe .

Para aplicar un formato con sangría, haga clic en una de las opciones Informe 1 a
Informe 10. Estas opciones aplican el formato y mueven los campos de columna
incluidos en el informe al área de fila.
Para aplicar un formato sin sangrías (de tabla de referencias cruzadas), haga clic en una
de las opciones Tabla 1 a Tabla 10 o en Tabla dinámica clásica, el formato
predeterminado para los informes nuevos. Las opciones Tabla 1 a Tabla 10 también
desplazan el primer campo de fila de la izquierda hasta el área de columna.
Nota Para restaurar el formato anterior del informe, haga clic en Deshacer inmediatamente
después de aplicar un formato nuevo.
Mostrar subtotales encima o debajo de los elementos correspondientes
1. Haga doble clic en el campo de fila exterior donde desee cambiar la posición de los
subtotales.
2. Si los subtotales no están activados, haga clic en Automático o en Personalizado.
3. Haga clic en Diseño y, a continuación, en Mostrar elementos en formulario
esquemático.
4. Para mostrar los subtotales encima de los elementos con subtotales, active la casilla de
verificación Mostrar subtotales en la parte superior del grupo.
Para mostrar los subtotales debajo de los elementos, desactive la casilla de verificación.
Mostrar u ocultar las filas en blanco después de los elementos de campo de fila
1. Haga doble clic en el campo de fila exterior donde desee agregar o quitar filas en
blanco entre los elementos .
2. Haga clic en Diseño.
3. Para agregar o quitar las filas en blanco, active o desactive la casilla de verificación
Insertar línea en blanco después de cada elemento.
Nota Puede aplicar formatos de carácter y celda a las filas en blanco, pero no introducir datos
en ellas.
Utilizar celdas combinadas o normales como elementos de fila y columna exteriores

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica y, a

continuación, haga clic en Opciones de tabla.
3. Para utilizar celdas combinadas como elementos de fila y columna exteriores, active la
casilla de verificación Combinar rótulos.
Para utilizar celdas normales, desactive la casilla de verificación.
Cambiar el formato numérico del área de datos
1. Haga clic en una celda en el área de datos.

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Configuración de
campo .
3. Haga clic en Número.
4. En la lista Categoría, haga clic en la categoría de formato que desee.
5. Seleccione las opciones de formato que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar
dos veces.
6. Si el informe contiene más de un campo de datos , repita estos pasos para cada uno.
Cambiar cómo se muestran los errores y las celdas vacías

continuación, haga clic en Opciones de tabla.
3. Siga uno o varios de estos procedimientos:
Cambiar el modo en que se muestra el error Active la casilla de verificación Para
valores erróneos, mostrar en Opciones de formato. En el cuadro, introduzca el valor
que desee mostrar en lugar de los errores. Para mostrar los errores como celdas en
blanco, elimine los caracteres del cuadro.
Cambiar el modo en que se muestran las celdas vacías Active la casilla de
verificación Para celdas vacías, mostrar. En el cuadro, escriba el valor que desee
mostrar en las celdas vacías. Para mostrar las celdas en blanco, elimine los caracteres
del cuadro. Para mostrar los ceros, desactive la casilla de verificación.
Cambiar otras opciones de formato de los caracteres y las celdas
1. Asegúrese de que el formato se va a mantener si actualiza (actualizar: renovar el contenido

de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el
origen de datos subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización
ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.) el informe o
cambia su diseño: haga clic en el informe y en Tabla dinámica en la barra de

herramientas Tabla dinámica, haga clic en Opciones de tabla y, a continuación, active

la casilla de verificación Mantener formato.
2. Seleccione la parte del informe de tabla dinámica a la que desee dar formato.
Si desea aplicar un formato a todas estas zonas, de forma que los cambios de formato
también se apliquen a las zonas no visibles en pantalla, haga clic en el elemento (Todos)
en las listas desplegables de los campos de página y, a continuación, asegúrese de que el
puntero del mouse (ratón) cambia a o antes de hacer clic en la parte seleccionada.
3. Para aplicar los cambios de formato que desee, utilice los botones de la barra de
herramientas Formato y los comandos del menú Formato.
Nota El formato condicional (formato (por ejemplo, un sombreado de celda o un color de fuente)
que Excel aplica automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es cierta.) y los
bordes de celda no se conservan al actualizar o cambiar el formato.
Restaurar el formato predeterminado de un informe
1. Haga clic en Tabla dinámica en la barra de herramientas Tabla dinámica.

2. Haga clic en Opciones de tabla.
3. Active la casilla de verificación Autoformato de tabla y haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Formato del informe en la barra de herramientas Tabla dinámica.

5. Haga clic en el formato Tabla dinámica clásica.
Quitar todo el formato de un informe
1. Haga clic en Tabla dinámica en la barra de herramientas Tabla dinámica.

2. Haga clic en Opciones de tabla.
3. Desactive la casilla de verificación Autoformato de tabla y haga clic en Aceptar.
4. Haga clic en Formato del informe en la barra de herramientas Tabla dinámica.

5. Haga clic en el formato Ninguno.
Nota Al cambiar el formato de un informe de tabla dinámica, es posible que se pierda parte del
formato de los informes de gráfico dinámico basados en él.
Cambiar el diseño de un informe de tabla dinámica

2. Si existen varios campos de página, colóquelos en filas o columnas.
continuación, en Opciones de tabla.

2. En la lista Diseño de página, haga clic en el orden en que desee que aparezcan
los campos de página.
3. En los cuadros Campos por fila o Campos por columna, escriba el número de
campos de página que desee incluir en cada fila o columna.
3. Decida si desea hacer variaciones de diseño en pantalla o en el asistente. Generalmente
puede realizar cambios en la hoja de cálculo. Si los cambios producen retrasos a la hora
de recuperar o mostrar datos, utilice el asistente.
Si trabaja en pantalla, siga uno o varios de estos procedimientos:
Cambie el diseño de la hoja de cálculo
1. Si no se ve el contorno azul de las área de colocación, haga clic en Mostrar lista

de campos en la barra de herramientas Tabla dinámica para que se muestre
la lista de campos.
2. Para mover un campo desde su posición actual a la fila, la columna o el área de
datos, arrastre el botón de campo a una nueva posición.
Los campos con iconos en la ventana Lista de campos de tabla dinámica se

pueden utilizar únicamente en las áreas de página, fila y columna. Los campos
con iconos sólo se pueden utilizar en el área de datos. Los campos con iconos
se pueden ser utilizar en todas las áreas.
3. Para crear un campo de página, arrastre el campo al área de página en la parte
superior del informe.
Si el área de página no aparece (la fila o la columna comienzan en la fila 1),
utilice el asistente para cambiar el diseño y crear campos de página.
4. Para cambiar el orden de los elementos dentro de un campo de fila o de
columna, haga clic en el rótulo del elemento y, a continuación, sitúe el puntero
sobre el borde inferior de la celda. Cuando el puntero se convierta en una flecha,
arrastre el elemento a otra posición.
5. Para cambiar el orden de los campos de datos, haga clic con el botón secundario
del mouse (ratón), elija Ordenar en el menú contextual y utilice los comandos
del menú Ordenar para mover el campo.
También puede hacer clic en un campo de datos y después situar el puntero en el
borde inferior de la celda. Cuando el puntero se convierta en una flecha, arrastre
el campo de datos a otra posición.

Agregar o quitar un campo de una hoja de cálculo
Agregar un campo Arrastre el campo desde la ventana Lista de campos de tabla

dinámica al área del informe del tipo de campo que desea crear.
Los campos con iconos en la ventana Lista de campos de tabla dinámica se pueden
utilizar únicamente en las áreas de página, fila y columna. Los campos con iconos
sólo se pueden utilizar en el área de datos. Los campos con iconos se pueden ser
utilizar en todas las áreas.
Quitar un campo Arrastre el botón de campo fuera del informe.
Si no puede trabajar en pantalla:
Utilizar el asistente para cambiar el diseño y agregar y quitar campos
6. En el menú Datos, haga clic en Informe de Tabla y Gráfico dinámicos.

8. Para volver a organizar campos, arrástrelos de un área a otra en el diagrama de la
izquierda.
9. Para agregar campos, arrástrelos desde la lista de campos de la derecha al
diagrama.
Algunos campos sólo se pueden utilizar en determinadas áreas. Si coloca un
campo en un área donde no puede ser utilizado, el campo no aparecerá en el
área.
10. Para quitar un campo, arrástrelo fuera del diagrama.
11. Cuando finalice con los cambios en el diseño, haga clic en Aceptar y, luego,
haga clic en Finalizar.
Notas
• Dar formato al informe también puede afectar al diseño del informe.

• Si cambia el diseño de un informe de tabla dinámica también modificará los informes de
gráfico dinámico basados en el informe y puede que se pierda parte del formato del
gráfico.
Cambiar el nombre de un campo o un elemento de una tabla

dinámica
1. Haga clic en el campo o en el elemento que desee cambiar de nombre.
2. Introduzca un nuevo nombre.

3. Presione ENTRAR.
Notas
• Si oculta y, a continuación, vuelve a mostrar niveles de informes de tabla dinámica
basados en datos de origen OLAP, todos los campos o elementos cuyo nombre se ha
cambiado recuperan su nombre original.
• Si cambia el nombre a los elementos numéricos, los convertirá en texto, de forma que se
ordenarán independientemente de los valores numéricos y no podrán agruparse junto a
los elementos numéricos.
Seleccionar distintos datos de origen para un informe de tabla o de

gráfico dinámico
Si ha devuelto datos de un archivo de conexión de datos de Office (extensión .odc)
directamente a un informe de tabla dinámica o si el informe se basa en datos de origen OLAP,
no puede utilizar datos de origen diferentes en el informe.
1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. Para un informe de gráfico dinámico, haga
clic en el informe de tabla dinámica asociado.
2. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.
3. En el paso 3 del asistente, haga clic en Atrás.
Si el botón Atrás no está disponible, el informe se basa en datos OLAP y no podrá
cambiarlo para utilizar unos datos de origen diferentes. Si desea un informe basado en
un cubo OLAP diferente, cree un nuevo informe.
4. En el paso 2 del asistente, observe si el informe se basa en un rango de Microsoft Excel
(el paso tiene un cuadro de edición con el rótulo Rango:) o si se basa en datos externos
(el paso tiene un botón Obtener datos). A continuación, siga uno de estos
procedimientos:
Especificar un rango de Excel diferente
1. Si los datos que desea están en una hoja de cálculo diferente, haga clic esa la
hoja de cálculo.
2. Seleccione el nuevo rango de datos de origen.
Especificar datos externos distintos
3. Elija Obtener datos.

4. En Microsoft Query, introduzca los cambios en la consulta. Para obtener ayuda
acerca de las particularidades de cambiar la consulta, consulte la Ayuda de
Microsoft Query.
5. En el menú Archivo de Query, haga clic en Devolver datos a Microsoft Excel.

5. Haga clic en Finalizar.

6. Arrastre los nuevos campos que desee mostrar desde la ventana Lista de campos de
tabla dinámica al informe.
Nota Después de realizar este cambio en un gráfico dinámico o en su informe de tabla
dinámica asociado, puede que se haya perdido parte del formato del gráfico.
Mostrar una página distinta en un campo de página de tabla

dinámica o gráfico dinámico
1. Haga clic en la flecha de la celda con el elemento mostrado en el campo de página.
Seleccionar un solo elemento Haga clic en el elemento que desee. En unos campos
organizados en niveles, haga clic en el cuadro junto a un nivel para mostrar los
elementos de nivel inferior, o haga clic en el cuadro para mostrar los elementos de
nivel superior hasta que el elemento deseado aparezca en la lista.
Seleccionar varios elementos En los informes basados en datos de origen OLAP,
haga clic en la casilla de verificación Seleccionar varios elementos y, a continuación,
en los elementos que desee. En otros tipos de informes, donde esta casilla de
verificación no está presente, haga clic en Aceptar y, a continuación, haga doble clic en
el campo y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los elementos que
no desee seleccionar en el cuadro Ocultar elementos.
Mostrar el resumen de todos los elementos Haga clic en (Todos), si está
disponible. Esta opción no está disponible para algunas bases de datos de origen o si las
opciones de campo de página se han configurado para consultar los datos de cada
elemento por separado. Para comprobar las opciones de campo de página, haga clic en
Configuración de campo en la barra de herramientas Tabla dinámica y, a
continuación, haga clic en Avanzado.
Nota Al mostrar una página diferente en un informe de gráfico dinámico o en el informe de
tabla dinámica asociado, es posible que se pierda parte del formato del gráfico.
Sugerencia: Para algunos tipos de datos de origen, puede mostrar cada página de tabla
dinámica en una hoja de cálculo distinta. Haga clic en el informe, en Tabla dinámica en la
barra de herramientas Tabla dinámica y, a continuación, en Mostrar páginas. Si el informe
tiene más de una página, haga clic en la que desee.
Cambiar la cantidad de detalle mostrado en un informe de tabla

dinámico
1. Determine el tipo de datos de origen que contiene el informe: haga clic en el informe y,
si no se muestra la lista de campos, haga clic en Mostrar lista de campos en la

barra de herramientas Tabla dinámica y mire la ventana Lista de campos de tabla

dinámica.
Si la lista de campos tiene los iconos y , el informe contiene datos de origen

OLAP.
Si la lista de campos contiene los iconos , el informe no contiene datos de origen

OLAP.
2. Para los informes OLAP, puede mostrar u ocultar diferentes niveles de detalle de un
campo.
1. Haga clic en el campo.
2. Para mostrar u ocultar el detalle de nivel inferior, haga clic en Mostrar detalle
u Ocultar detalle en la barra de herramientas Tabla dinámica.
3. Para ocultar los niveles de detalle superiores, haga clic con el botón secundario
en el botón de campo del primer nivel que desee ocultar y, a continuación, haga
clic en Ocultar niveles en el menú contextual.
El nivel elegido y todos los niveles más altos de la dimensión se ocultan, así
como la flecha desplegable .
Para volver a mostrar los niveles superiores, haga clic con el botón secundario
en cualquier botón de campo de la dimensión y, a continuación, haga clic en
Mostrar niveles en el menú contextual.
Nota Si oculta y vuelve a mostrar los niveles, los elementos cuyo nombre haya
cambiado volverán a recibir sus nombres originales.
Para los informes no OLAP, siga uno o varios de estos procedimientos:
Mostrar u ocultar datos de detalle para un elemento
4. Haga clic en el elemento.
5. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Mostrar detalle u

Ocultar detalle .
6. Si el programa lo solicita, haga clic en el campo que contenga los datos de
detalle que desee mostrar.
Mostrar u ocultar detalle para una celda de datos
7. Haga doble clic en una celda en el área de datos.

Microsoft Excel colocará los datos de detalle resumidos en la celda en una nueva
hoja de cálculo.

8. Para ocultar los datos de detalle, elimine la nueva hoja de cálculo.

Nota Para impedir el acceso a este detalle, haga clic en Tabla dinámica en la barra de
herramientas Tabla dinámica, haga clic en Opciones de tabla y, a continuación,
desactive la casilla de verificación Habilitar información detallada.
3. Para los informes OLAP, puede mostrar u ocultar los campos de propiedad, si están
disponibles en el cubo de servidor.
1. Haga clic en el campo de la dimensión cuyos campos de propiedad desee
mostrar.
continuación, en Campos de propiedad.
3. En la lista Nivel de campos de propiedades, haga clic en cada nivel cuyos
campos de propiedad desee mostrar y, a continuación, haga doble clic en los
campos de propiedad que desee ver.
4. En el cuadro Mostrar campos de propiedades, utilice los botones y para

organizar los campos de propiedad en el orden en el que desee que aparezcan en
el informe.
5. Asegúrese de activar la casilla de verificación Mostrar campos para esta
dimensión en formulario esquemático y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. Si los niveles cuyos campos de propiedad ha seleccionado no se muestran en el
informe, haga clic en el campo y, a continuación, en Mostrar detalle en la
barra de herramientas Tabla dinámica.
Nota En los campos de columna, los campos de propiedad sólo se muestran para los
elementos del nivel de detalle más bajo mostrado en el informe. Para mostrar campos de
propiedad de otros niveles, desplace el campo al área de fila.
Mostrar u ocultar elementos en un campo del informe de tabla o

gráfico dinámico
Cuando se oculta un elemento en un campo de fila o en un campo de columna, el elemento se
quita del informe pero sigue apareciendo en la lista desplegable del campo. Cuando se oculta un
elemento en un campo de página, el elemento se quita tanto del informe como de la lista
desplegable del campo.
Mostrar los elementos superior o inferior de un campo
1. Haga clic en el campo. Para un informe de gráfico dinámico, haga clic en el campo en el
informe de tabla dinámica asociado.
continuación, en Ordenar y las diez mejores.

3. En Las diez mejores de Automostrar, haga clic en Activadas.

4. En el cuadro Mostrar, haga clic en Superiores o Inferiores y, en el cuadro de la
derecha, escriba el número de elementos que desee mostrar.
5. En el cuadro Usar el campo, haga clic en el campo de datos que desee utilizar para
calcular los elementos superiores o inferiores.
Mostrar u ocultar elementos en un campo de fila (categoría) o columna (serie)
1. Haga clic en la flecha en el campo.

2. Active la casilla de verificación de cada elemento que desee mostrar y desactive la
casilla de verificación de cada elemento que desee ocultar.
Para los campos que están organizados en niveles, haga clic en el cuadro para obtener
una lista de los elementos de nivel inferior y poder mostrarlos u ocultarlos de forma
individual. La marca doble indica que se muestran algunos o todos los elementos de
nivel inferior, una marca de verificación sencilla indica que sólo se muestra el elemento
seleccionado y si no hay ninguna marca, no se muestra ni el elemento ni los elementos
de nivel inferior correspondientes.
3. Para mostrar u ocultar los elementos que no tengan datos, haga doble clic en el campo y,
a continuación en el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica, active o desactive
la casilla de verificación Mostrar elementos sin datos. (Algunos tipos de datos de
origen no admiten esta opción.) Por ejemplo, si no había ventas en abril, verá un
elemento para las ventas de abril sólo si muestra los elementos sin datos.
Mostrar u ocultar elementos en un campo de página
1. Haga doble clic en el campo de página.

2. Si está presente el cuadro Ocultar elementos, active los elementos que desee ocultar y
desactive los elementos que desee mostrar.
Si el cuadro Ocultar elementos no aparece, los datos de origen siempre muestran todos
los elementos disponibles en la lista desplegable del campo de página.
3. Para mostrar u ocultar los elementos que no tengan datos, active o desactive la casilla de
verificación Mostrar elementos sin datos. (Algunos tipos de datos de origen no
admiten esta opción.)
Por ejemplo, si no había ventas en abril, verá un elemento para las ventas de abril sólo si
muestra los elementos sin datos.
Volver a mostrar los elementos ocultos de un campo
1. Haga doble clic en el campo.

2. En el cuadro de diálogo Campo de tabla dinámica, haga clic en Avanzado.

3. En Las diez mejores de Automostrar, haga clic en Desactivadas.

4. Haga clic en Aceptar y, si el cuadro Ocultar elementos está presente y tiene elementos
seleccionados, desactive la selección de todos los elementos.
5. Si se trata de un campo de fila (categoría) o de columna (serie), haga clic en la flecha
correspondiente y, a continuación, en (Mostrar todo).
Nota Al mostrar u ocultar elementos en un informe de gráfico dinámico o en el informe de
tabla dinámica asociado, es posible que se pierda parte del formato.
Sugerencia: Al calcular subtotales y totales generales en los informes de tabla dinámica, puede
incluir o excluir los elementos ocultos. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic
en Incluir elementos ocultos en totales . Si este botón no está disponible, los datos de
origen permiten incluir o excluir los elementos ocultos en los campos de página: haga clic en
Tabla dinámica, después en Opciones de tabla y, a continuación, active o desactive la casilla
de verificación Subtotales de elementos ocultos de página.
Mostrar u ocultar totales en un informe de tabla dinámica

Mostrar subtotales de campos individuales
1. Haga doble clic en el campo.

Calcular el subtotal de un campo de fila o columna exterior Haga clic en la
opción Automáticos de Subtotales. Para utilizar otra función de resumen o mostrar más
de un tipo de subtotal, haga clic en la función de resumen que desee en el cuadro a la
derecha de Personalizados (esta opción no está disponible para algunos tipos de datos
de origen).
Calcular el subtotal de un campo de fila o columna interior Haga clic en la
opción Personalizados de Subtotales, si dicha opción está disponible, y haga clic en
una función de resumen en el cuadro de la derecha.
Quitar subtotales Haga clic en Ninguno en Subtotales.
Nota Si un campo contiene un elemento calculado, no es posible cambiar la función de
resumen de subtotales.
Sugerencia: Para los campos de fila exteriores, puede mostrar los subtotales encima o
debajo de sus elementos. Haga doble clic en el campo, haga clic en Diseño, después en
Mostrar elementos en formulario esquemático y, a continuación, active o desactive la
casilla de verificación Mostrar subtotales en la parte superior del grupo.
Mostrar totales generales para todo el informe


Mostrar los totales generales Active la casilla de verificación Totales generales de
columnas, Totales generales de filas o ambas.
Ocultar los totales generales Desactive una de las casillas de verificación o ambas.
Nota Los totales generales de un campo utilizan la misma función de resumen que los
subtotales del campo.
Calcular los totales con o sin elementos ocultos

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Incluir elementos ocultos en
totales . Si este botón no está disponible, los datos de origen permiten incluir o
excluir los elementos ocultos en los campos de página: haga clic en Tabla dinámica,
después en Opciones de tabla y, a continuación, active o desactive la casilla de
verificación Subtotales de elementos ocultos de página.
Nota Al mostrar u ocultar totales, es posible que se pierda parte del formato en los informes de gráfico
dinámico basados en el informe de tabla dinámica.
Cálculos personalizados para campos de datos de tablas y gráficos

dinámicos
Para realizar calculos personalizados en campos de datos dispone de las siguientes funciones.
Función Resultado
Diferencia de Muestra los datos como la diferencia del valor de Elemento base en Campo base.
Muestra los datos como un porcentaje del valor de Elemento base en Campo
% de
base.
% de la Muestra los datos como la diferencia de porcentaje del valor de Elemento base en
diferencia de Campo base.
Total en Muestra los datos de elementos sucesivos en Campo base como un total.
Muestra los datos de cada fila o categoría como un porcentaje del total de la fila o
% de la fila
categoría.
% de la Muestra todos los datos de cada columna o serie como un porcentaje del total de la
columna columna o serie.
Muestra los datos como un porcentaje del total general de todos los datos o puntos
% del total
de datos en el informe.
Calcula datos como se indica a continuación:
Índice ((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) / ((Suma total de fila) x (Suma
total de columna))

Cálculos y fórmulas en informes de tabla dinámica y de gráfico

dinámico
Los informes de tabla dinámica y gráfico dinámico proporcionan varios tipos de cálculos. Los
campos de datos utilizan funciones de resumen para combinar valores de los datos de origen
subyacentes. Puede utilizar cálculos personalizados para comparar valores de datos o agregar
sus propias fórmulas que empleen elementos del informe o datos de otras hojas de cálculo.
Cómo resumen los datos los informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico
Datos de origen
Los valores del área de datos resumen los datos de origen subyacentes del informe.
Informe de tabla dinámica basado en los datos de origen anteriores
El campo de columna Mes proporciona los elementos Marzo y Abril. El campo de fila Región
proporciona los elementos Norte, Sur, Este y Oeste. El valor que está en la intersección de la
columna Abril y la fila Norte corresponde a los ingresos totales de ventas de los registros de los
datos de origen que tengan Abril como valor de Mes y Norte como valor de Región.
Informe de gráfico dinámico basado en el informe de tabla dinámica de ejemplo

En un informe de gráfico dinámico, el campo Región puede ser un campo de categoría que
muestra Norte, Sur, Este y Oeste como categorías. El campo Mes podría ser un campo de serie
que mostrara los elementos Marzo, Abril y Mayo como series representadas en la leyenda. Un
campo de datos denominado Suma de ventas podría contener marcadores de datos que
representaran los ingresos totales de cada región por mes. Por ejemplo, un marcador de datos
representará, por su posición en el eje de valores, las ventas totales correspondientes a Abril y a
la región Norte.
Los valores y cálculos de un informe de gráfico dinámico reflejan los del informe de tabla
dinámica asociado y viceversa.
Cálculos personalizados Un cálculo personalizado muestra los valores basados en otros
elementos o celdas del área de datos. Por ejemplo, podría mostrar los valores del campo de
datos Suma de ventas como un porcentaje de las ventas de marzo o como el total acumulado de
los elementos del campo Mes.
Fórmulas Si las funciones de resumen y los cálculos personalizados no proporcionan los
resultados que desea, puede crear sus propias fórmulas en los campos calculados y elementos
calculados. Por ejemplo, podría agregar un elemento calculado con la fórmula de la comisión
de venta, que podría ser diferente para cada región. Así, el informe incluiría la comisión
automáticamente en los subtotales y en los totales generales.
Cómo el tipo de datos de origen afecta a los cálculos
Los cálculos y las opciones disponibles en un informe dependen de si los datos de origen
proceden de una base de datos OLAP o de otro tipo de base de datos.
Datos de origen OLAP Para los informes basados en cubos OLAP, los valores de resumen
se calculan previamente en el servidor OLAP antes de que Microsoft Excel muestre los
resultados. Por ello, no se puede cambiar la forma de calcular estos valores desde el informe.
No se puede cambiar la función de resumen utilizada para calcular los campos de datos o
subtotales, ni agregar campos calculados o elementos calculados. Si el servidor OLAP
proporciona campos calculados, conocidos como miembros calculados, dichos campos
aparecen en la lista de campos de la tabla dinámica. También aparecen los campos y elementos
calculados creados mediante macros escritas en Visual Basic para Aplicaciones y almacenadas
en el libro, pero no se puede cambiar estos campos y elementos.
Otros tipos de datos de origen En los informes basados en otros tipos de datos externos o
en datos de hoja de cálculo, Microsoft Excel utiliza la función de resumen Suma para calcular
los campos de datos que contienen datos numéricos y la función de resumen Contar para
calcular los que contienen texto. Es posible elegir otra función de resumen, como Promedio,
Max o Min , para seguir analizando y personalizando los datos. También puede crear fórmulas
propias que utilicen elementos del informe o datos de otras hojas de cálculo mediante la
creación de un campo o un elemento calculado dentro de un campo.
Elementos ocultos en los totales En los datos de origen OLAP, puede incluir o excluir los
valores de los elementos ocultos al calcular subtotales y totales generales. Para otros tipos de
datos de origen, los valores de los elementos ocultos se excluyen de forma predeterminada,
pero es posible incluir de forma opcional los elementos ocultos de los campos de página.

Sintaxis de las fórmulas

Sólo se pueden crear fórmulas en los informes que no se basen en datos de origen OLAP.
Las fórmulas están disponibles en los informes de gráfico dinámico y utilizan la misma sintaxis
que las de los informes de tabla dinámica. Para obtener resultados óptimos al trabajar con un
informe de gráfico dinámico, cree y edite las fórmulas en el informe de tabla dinámica
asociado, donde puede ver los distintos valores que componen los datos y, a continuación,
visualice los resultados en el informe de gráfico dinámico.
Elementos de fórmula En las fórmulas que cree para los campos calculados y los elementos
calculados, puede utilizar operadores 6 y expresiones como en cualquier otra fórmula de hoja de
cálculo. Pueden utilizarse constantes 7 y hacer referencia a los datos del informe, pero no
pueden utilizarse referencias de celda o nombres definidos. No es posible utilizar funciones que
requieran referencias de celda o nombres definidos como argumentos, ni funciones matriciales.
Nombres en los informes Microsoft Excel proporciona nombres para identificar los elementos
de un informe en las fórmulas. Los nombres están formados por el nombre de campo y el
nombre de elemento. En el siguiente ejemplo, los datos del rango C3:C9 reciben el nombre
Lácteos.
En un informe de gráfico dinámico, los nombres de campo se muestran en los botones de

campo y los nombres de elemento aparecen en la lista desplegable de cada campo. No confunda
estos nombres con los que aparecen en las sugerencias para gráficos, que reflejan nombres de
series y puntos de datos.
Ejemplos Un campo calculado denominado Previsión puede prever pedidos futuros con una
fórmula como la siguiente:
=Ventas* 1,2
Un elemento calculado en el campo Tipo que calcula las ventas de un nuevo producto
basándose en las ventas de Lácteos puede utilizar una fórmula como la siguiente:
=Lácteos * 115%
Fórmulas que operan sobre el total de la suma, no sobre los registros individuales Las
fórmulas de los campos calculados operan sobre la suma de los datos subyacentes de los
campos de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula =Ventas * 1,2 multiplica por 1,2 la suma de las
ventas de cada tipo y región; no multiplica por 1,2 cada venta individual para luego sumar los
6
Operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay
operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.
7
Constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto
"Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.)

importes multiplicados. Sin embargo, las fórmulas para los elementos calculados operan sobre
los registros individuales. La fórmula de elemento calculado =Lácteos *115% multiplica cada
venta individual de Lácteos por 115%. A continuación, los importes multiplicados se resumen
conjuntamente en el área de datos.
Espacios, números y símbolos en los nombres En los nombres que incluyen más de un
campo, los campos pueden estar en cualquier orden. En el ejemplo anterior, las celdas C6:D6
pueden ser 'Abril Norte' o 'Norte Abril'. Utilice comillas simples para encerrar los nombres que
tengan más de una palabra o que incluyan números o símbolos.
Totales Las fórmulas no pueden referirse a totales (como Total Marzo, Total Abril y Total
general en el ejemplo).
Nombres de campo en referencias a elementos Es posible incluir el nombre de campo en
una referencia a un elemento. El nombre de elemento debe incluirse entre corchetes, por
ejemplo, Región[Norte]. Utilice este formato para evitar los errores #¿NOMBRE? que se
producen cuando dos elementos en dos campos diferentes de un informe reciben el mismo
nombre. Por ejemplo, si un informe tiene un elemento denominado Carne en el campo Tipo y
otro elemento denominado Carne en el campo Categoría, puede evitar los errores #¿NOMBRE?
haciendo referencia a los elementos como Tipo[Carne] y Categoría[Carne].
Referencias a elementos por posición Puede hacer referencia a un elemento por su
posición en el informe tal como esté ordenado y se muestre en ese momento. Tipo[1] es Lácteos
y Tipo [2] es Marisco. El elemento al que se haga referencia de esta forma puede cambiar
siempre que cambien las posiciones de los elementos o se muestren u oculten los distintos
elementos. Los elementos ocultos no se incluyen en este índice.
Pueden utilizarse posiciones relativas para hacer referencia a los elementos. Las posiciones se
determinan relativas al elemento calculado que contenga la fórmula. Si Sur es la región actual,
Región[-1] es Norte; si Norte es la región actual, Región[+1] es Sur. Por ejemplo, un elemento
calculado podría utilizar la fórmula =Región[-1] * 3%. Si la posición que se da es anterior al
primer elemento o posterior al último elemento del campo, la fórmula generará un error #¡REF!
En las fórmulas de los elementos calculados, si hace referencia a los elementos por su posición
o posición relativa, las opciones configuradas en Las diez mejores de Automostrar y
Opciones de autoordenar en los cuadros de diálogo Ordenar tabla dinámica y las diez
mejores y Opciones avanzadas de campo de tabla dinámica se restaurarán a Desactivado o
Manual y dichas opciones no estarán disponibles.
Utilizar fórmulas en informes de gráfico dinámico
Los métodos y las reglas de creación de fórmulas de informe de gráfico dinámico son los
mismos que se utilizan en los informes de tabla dinámica. Al crear un campo calculado o un
elemento calculado en un informe de gráfico dinámico, los cálculos se reflejan en el informe de
tabla dinámica asociado y viceversa. Para obtener resultados óptimos, cree las fórmulas de un
informe de gráfico dinámico en el informe de tabla dinámica asociado, donde puede ver los
distintos valores que componen los datos y, a continuación, visualice los resultados en el
informe de gráfico dinámico.

Por ejemplo, el siguiente informe de gráfico dinámico

muestra las ventas regionales de cada vendedor:
Si desea ver qué aspecto tendrán las ventas si se aumentan

en un diez por ciento, puede crear un campo calculado que
aplique la fórmula siguiente:
=Ventas * 110%
El resultado se reflejará en el gráfico de esta forma:
Por ejemplo, si desea ver un marcador de datos independiente de las ventas de la región Norte,
menos un costo de transporte del ocho por ciento, puede crear un elemento calculado en el
campo Región que aplique la fórmula siguiente:
=Norte - (Norte * 8%)
El resultado sería el siguiente:

Un elemento calculado creado en el campo Vendedor, no obstante, aparecería como una serie
representada en la leyenda y, en el gráfico, como un punto de datos de cada categoría.
Crear su propia fórmula en un informe de tabla dinámica o de

gráfico dinámico
Con los datos de origen de bases de datos OLAP, no se pueden crear fórmulas.
1. Determine si desea un campo calculado o un elemento calculado dentro de un campo.
Utilice un campo calculado si piensa utilizar los datos de otro campo en la fórmula.
Emplee un elemento calculado si desea que la fórmula utilice datos de uno o más
elementos específicos dentro de un campo.
2. Siga uno de estos procedimientos. Para obtener resultados óptimos en un informe de
gráfico dinámico, trabaje en el informe de tabla dinámica asociado, donde podrá ver los
valores de datos individuales que calcula la fórmula.
Agregar un campo calculado

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica o en
Gráfico dinámico, elija Fórmulas y, a continuación, haga clic en Campo
calculado.
3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el campo.
4. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el campo.
Para utilizar los datos de otro campo en la fórmula, haga clic en el campo en el
cuadro Campos y, a continuación, haga clic en Insertar campo. Por ejemplo,
para calcular una comisión del 15% para cada valor del campo Ventas, podría
escribir = Ventas * 15%.
5. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.
Agregar un elemento calculado al campo
6. Si los elementos del campo están agrupados, haga clic con el botón secundario
en cada grupo, elija Agrupar y esquema en el menú contextual y, a
continuación, en haga clic en Desagrupar.
7. Haga clic en el campo donde desee agregar el elemento calculado.
Gráfico dinámico, elija Fórmulas y, a continuación, haga clic en Elemento
calculado.
9. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento calculado.

10. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el elemento.

Para utilizar los datos de un elemento de la fórmula, haga clic en el elemento en
la lista Elementos y, a continuación, en Insertar elemento (el elemento debe
ser del mismo campo que el elemento calculado).
11. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.
12. Si ha desagrupado elementos en el paso 1, vuelva a agruparlos si lo desea.
3. Para los elementos calculados, puede introducir diferentes fórmulas, celda por celda.
Por ejemplo, si el elemento calculado Fresas tiene la fórmula =Naranjas * 0,25 a lo
largo de todos los meses, puede cambiar la fórmula por =Naranjas *0,5 para junio, julio
y agosto.
1. Haga clic en la celda donde desee cambiar la fórmula.
Para cambiar la fórmula en varias celdas, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en las celdas.
2. En la barra de fórmulas, escriba los cambios en la fórmula.
4. Si tiene varios elementos calculados o fórmulas, ajuste el orden de cálculo.
Gráfico dinámico, elija Fórmulas y, a continuación, haga clic en Orden de
resolución.
3. Haga clic en una fórmula y, posteriormente, haga clic en Subir o en Bajar.
4. Continúe hasta que las fórmulas aparezcan en el orden en que desee que se
calculen.
Nota Al agregar una fórmula a un informe de gráfico dinámico o a su informe de tabla
dinámica asociado, puede que se pierda parte del formato.
Sugerencia: Es posible mostrar una lista de todas las fórmulas del informe. Haga clic en el
informe, en Tabla dinámica o Gráfico dinámico en la barra de herramientas Tabla dinámica,
elija Fórmulas y, a continuación, haga clic en Crear lista de fórmulas.
Modificar una fórmula de tabla dinámica o de gráfico dinámico

Para obtener resultados óptimos en un informe de gráfico dinámico, trabaje en el informe de
tabla dinámica asociado, donde podrá ver los valores de datos individuales que calcula la
fórmula.

1. Determine si la fórmula está en un campo calculado o en un elemento calculado. Si la

fórmula está dentro de un elemento calculado, determine si se trata de la única fórmula
del elemento calculado.
2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica, elija
Fórmulas y, a continuación, haga clic en Crear lista de fórmulas.
3. En la lista de fórmulas, localice la fórmula que desee cambiar bajo Campo
calculado o Elemento calculado.
Si hay varias fórmulas para un elemento calculado, la fórmula predeterminada
introducida al crear el elemento contiene el nombre de elemento calculado en la
columna B. Para las demás fórmulas de un elemento calculado, la columna B
contiene tanto el nombre del elemento calculado como los nombres de los
elementos con los que se interseca.
Por ejemplo, tal vez tenga una fórmula predeterminada para el elemento
calculado MiElemento y otra fórmula para este elemento identificado como
MiElemento Enero Ventas. En el informe de tabla dinámica, encontraría esta
fórmula en la celda Ventas de la fila MiElemento y la columna Enero.
Modificar una fórmula de campo calculado

calculado.
3. En el cuadro Nombre, haga clic en el campo calculado en que desee cambiar la
fórmula.
4. En el cuadro Fórmula, modifique la fórmula.
5. Haga clic en Modificar y haga clic en Aceptar.
Modificar una única fórmula para un elemento calculado
6. Haga clic en el campo que contenga el elemento calculado.

Gráfico dinámico, elija Fórmulas y, a continuación, haga clic en Elemento
calculado.
8. En el cuadro Nombre, haga clic en el elemento calculado.
9. En el cuadro Fórmula, modifique la fórmula.

10. Haga clic en Modificar y haga clic en Aceptar.

Modificar fórmulas individuales para celdas específicas de un elemento calculado
Por ejemplo, si el elemento calculado Fresas tiene la fórmula =Naranjas * 0,25 a lo

largo de todos los meses, puede cambiar la fórmula por =Naranjas *0,5 para junio, julio
y agosto.
11. Haga clic en la celda donde desee cambiar la fórmula.
Para cambiar la fórmula en varias celdas, mantenga presionada la tecla CTRL y
haga clic en las celdas.
12. En la barra de fórmulas, escriba los cambios en la fórmula.
3. Si tiene varios elementos o fórmulas calculados, ajuste el orden de cálculo.
Gráfico dinámico, elija Fórmulas y, a continuación, haga clic en Orden de
resolución.
3. Haga clic en una fórmula y, posteriormente, haga clic en Subir o en Bajar.
4. Continúe hasta que las fórmulas aparezcan en el orden en que desee que se
calculen.
Nota Al editar una fórmula en un informe de gráfico dinámico o en el informe de tabla
dinámica asociado, es posible que se pierda parte del formato.
Eliminar una fórmula de tabla dinámica o de gráfico dinámico

Para obtener resultados óptimos en un informe de gráfico dinámico, trabaje en el informe de
tabla dinámica asociado.
1. Determine si la fórmula está en un campo calculado o en un elemento calculado.
Los campos calculados aparecen en la ventana Lista de campos de tabla dinámica. Los
elementos calculados aparecen como elementos dentro de otros campos.
Eliminar un campo calculado

calculado.
3. En el cuadro Nombre, haga clic en el campo que desee eliminar.

4. Haga clic en Eliminar.

Eliminar un elemento calculado
5. Haga clic en el campo que contiene elemento que desee eliminar.

calculado.
7. En el cuadro Nombre, haga clic en el elemento que desee eliminar.
8. Haga clic en Eliminar.
Nota Al eliminar una fórmula de un informe de gráfico dinámico o del informe de tabla
dinámica asociado, es posible que se pierda parte del formato del gráfico.
Sugerencia: Si no desea eliminar una fórmula de forma permanente, puede ocultar el campo o
elemento. Para ocultar un campo, arrástrelo fuera del informe o haga clic en la flecha
desplegable del campo Datos y desactive la casilla de verificación; permanecerá disponible en
la lista de campos. Para ocultar un elemento, haga clic en la flecha desplegable de su campo y
desactive la casilla de verificación correspondiente al elemento.
Agrupar elementos en un campo de tabla dinámica o gráfico

dinámico
1. Si se trata de un campo de página, compruebe la configuración del campo de página y
muévalo temporalmente al área de fila o columna.
Para un informe de gráfico dinámico, trabaje en el informe de tabla dinámica asociado.
1. Haga doble clic en el campo de página.
2. Haga clic en Avanzado.
3. Asegúrese de que la opción Recuperar datos externos para todos los
elementos está seleccionada o no disponible.
4. Haga doble clic en Aceptar.
5. Arrastre el campo de página al área de fila o columna.
Agrupar elementos numéricos
1. Haga clic con el botón secundario en el campo que contiene elementos

numéricos, elija Agrupar y mostrar detalles en el menú contextual y, a
continuación, haga clic en Agrupar.
2. En el cuadro Comenzar en, escriba el primer elemento que desee agrupar.
3. En el cuadro Terminar en, escriba el último elemento que desee agrupar.

4. En el cuadro Por, escriba el número de elementos que desee en cada grupo.

Agrupar fechas u horas
5. Haga clic con el botón secundario en el campo que contiene fechas u horas, elija
Agrupar y mostrar detalle en el menú contextual y, a continuación, haga clic
en Agrupar.
6. Escriba la primera hora o fecha que desee agrupar en el cuadro Comenzar en y
la última en el cuadro Terminar en.
7. En el cuadro Por, haga clic en uno o más períodos de tiempo para los grupos.
Para agrupar los elementos por semana, haga clic en Días en el cuadro Por,
asegúrese de que Días sea el único período de tiempo seleccionado y, a
continuación, haga clic en 7 en el cuadro Número de días. A continuación,
puede hacer clic en otros períodos de tiempo por los que desee agrupar, como
Mes.
Agrupar elementos seleccionados
8. Haga clic o arrastre para seleccionar los elementos que desee agrupar, o bien
mantenga presionada la tecla CTRL o MAYÚS mientras hace clic.
Para un informe de gráfico dinámico, seleccione los elementos en el informe de
tabla dinámica asociado.
9. Haga clic con el botón secundario en los elementos seleccionados, elija
Agrupar y mostrar detalle en el menú contextual y, a continuación, haga clic
en Agrupar.
Nota Para los campos organizados en niveles, sólo pueden agruparse los elementos que
tengan el mismo elemento en el siguiente nivel. Por ejemplo, si el campo tiene los
niveles País y Ciudad, no podrá agrupar ciudades de países diferentes.
Desagrupar elementos
o Haga clic con el botón secundario en el grupo, elija Agrupar y mostrar detalle
en el menú contextual y, a continuación, haga clic en Desagrupar.
En un campo numérico o de fecha/hora, haga clic con el botón secundario en
cualquier grupo. Excel desagrupará todos los grupos del campo.
3. Si anteriormente el campo era un campo de página, vuelva a arrastrarlo hasta el área de
página.
Notas
• La agrupación de elementos numéricos, fechas y horas no está disponible para algunos
tipos de datos de origen.

• Al agrupar o desagrupar elementos en un informe de gráfico dinámico o en el informe

de tabla dinámica asociado, es posible que se pierda parte del formato del gráfico.
Actualizar los datos de un informe de tabla dinámica o gráfico

dinámico
Nota Si el informe se basa en un archivo de cubo sin conexión, la actualización reconstruye
totalmente el archivo de cubo del servidor OLAP y esto puede durar tanto tiempo como la
creación inicial del archivo de cubo.
2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Actualizar datos .

3. Si desea que Microsoft Excel actualice el informe de modo automático cuando abra el
libro, establezca esta opción.
Gráfico dinámico y, a continuación, haga clic en Opciones de tabla o en
Opciones.
2. Active la casilla de verificación Actualizar al abrir.
Nota de seguridad Configurar esta opción puede suponer un riesgo de seguridad ya
que se pueden ejecutar secuencias de comandos SQL arbitrarias al actualizar informes
de forma automática.
4. Si el informe se basa en datos externos y desea que Excel lo actualice a intervalos de
tiempo determinados, establezca esta opción.
Gráfico dinámico y, a continuación, haga clic en Opciones de tabla o en
Opciones.
2. Active la casilla de verificación Actualizar cada y, a continuación, especifique
el intervalo que desea en el cuadro minutos.
Nota Cuando actualiza un informe de gráfico dinámico o su informe de tabla dinámica
asociado, puede que se pierda parte del formato del gráfico.
Sugerencia: Si la base de datos solicita una contraseña cada vez que actualiza, puede hacer que
Excel guarde la contraseña para que no tenga que escribirla repetidamente. En la barra de
herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica o en Gráfico dinámico, haga clic
en Opciones de tabla o en Opciones y, a continuación, active la casilla de verificación
Guardar contraseña. Esta opción guarda la contraseña como texto legible, de modo que si la
seguridad es más importante que la comodidad, es posible que no desee utilizar esta opción.
Consultar datos para un informe de tabla dinámica o gráfico

dinámico en segundo plano o mientras se espera
Esta opción no está disponible en los informes basados en datos de origen OLAP.


Gráfico dinámico y, a continuación, en Opciones de tabla o en Opciones.
Para esperar durante las consultas hasta que finalice la recuperación, desactive la casilla
de verificación Consulta en segundo plano.
Para ejecutar la consulta en segundo plano y poder continuar trabajando en Microsoft
Excel, active la casilla de verificación Consulta en segundo plano.
4. Para ejecutar la consulta con la nueva opción, haga clic en Actualizar datos en la
barra de herramientas Tabla dinámica.
Para detener una consulta que se esté ejecutando mientras espera, presione ESC. Si
desea comprobar el progreso o detener una consulta que se esté ejecutando en segundo
plano, haga doble clic en el icono en la barra de estado para que aparezca el cuadro
de diálogo Estado de actualización de los datos externos y, a continuación, haga clic
en Detener actualización.
Nota Al grabar una macro que incluya una consulta, Microsoft Excel ejecuta la consulta
mientras espera. Para modificar la macro de modo que realice las consultas en segundo plano,
utilice el Editor de Visual Basic y sustituya la sentencia "BackgroundQuery := False" por
"BackgroundQuery := True".
Ordenar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico

Para ordenar los elementos en orden ascendente, Microsoft Excel utiliza el siguiente orden:
números, texto, valores lógicos, valores de error como #¡REF! y #¡VALOR! y celdas en blanco.
El orden descendente es el inverso salvo las celdas en blanco, que siempre se ordenan al final.
1. Haga clic en el campo con los elementos que desee ordenar.
Para un informe de gráfico dinámico, haga clic en el campo en el informe de tabla
dinámica asociado. Para ordenar los elementos en un campo de serie, haga clic en el
campo de columna correspondiente. Para ordenar los elementos en un campo de
categoría, haga clic en el campo de fila correspondiente.
Ordenar los elementos en orden ascendente o descendente

2. En Opciones de Autoordenar, haga clic en Ascendente o Descendente.
3. En la lista Usar el campo, siga uno de estos procedimientos:

Para ordenar los elementos por sus rótulos, haga clic en el mismo campo que
desee ordenar.
Para ordenar los elementos según sus valores en el área de datos, haga clic en el
campo de datos que proporciona los valores según los cuales desee ordenar.
Nota Al actualizar el informe o cambiar su diseño, Excel vuelve a ordenar el campo en
el orden especificado.
Ordenar los elementos según un determinado valor de datos
4. Haga clic en la celda en el área de datos que contenga el valor según el cual
desee ordenar. Por ejemplo, si desea ordenar unos productos según el valor de
ventas de un mes determinado, haga clic en el valor de ese mes en el área de
datos.
5. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
6. Seleccione las opciones que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Nota Será necesario volver a ordenar si actualiza el informe.
Ordenar los elementos según un orden personalizado
El orden personalizado no se conservará si actualiza el informe.

7. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
8. Haga clic en Opciones.
9. Haga clic en una opción del cuadro Primer criterio de ordenación.
Si no ve la opción que desea, puede crear un orden personalizado haciendo clic
en Opciones en el menú Herramientas y utilizando la ficha Listas
personalizadas.
Nota Para organizar los elementos manualmente con un orden personalizado, puede
seleccionarlos y arrastrarlos.
Detener la ordenación o volver a aplicar el orden original de los elementos

11. En Opciones de Autoordenar, haga clic en Manual para detener la ordenación
automática o en Orden del origen de datos para restablecer el orden original de
los elementos.
Nota Después de ordenar un informe de gráfico dinámico o el informe de tabla dinámica
asociado, es posible que se pierda parte del formato del gráfico.

Sugerencia: En un campo organizado en niveles, puede ordenar todos los elementos de un

nivel inferior juntos. Para ello, oculte los niveles superiores antes de ordenar. Para ello, oculte
los niveles superiores antes de ordenar. Para ocultar un nivel superior, haga clic en él con el
botón secundario y haga clic en Ocultar niveles en el menú contextual.
Imprimir un informe de tabla dinámica

1. Si hay más de un informe de tabla dinámica en la hoja de cálculo, defina un área de
impresión que incluya sólo el informe que desee imprimir.
2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica, elija
Seleccionar y haga clic en Toda la tabla.
3. En el menú Archivo, elija Área de impresión y, a continuación, haga clic en
Establecer área de impresión.
2. En el menú Archivo, haga clic en Configurar página y ajuste los valores de página,
hoja, márgenes y encabezados y pies de página.
3. Si desea repetir los rótulos de fila y columna del informe en cada página como títulos de
impresión, deje en blanco los cuadros Repetir filas en extremo superior y Repetir
columnas a la izquierda y, a continuación, establezca los títulos de impresión de tabla
dinámica.
2. En Opciones de formato, active la casilla de verificación Imprimir títulos.
3. Si el informe contiene más de un campo de fila y también desea repetir los
elementos de campo de fila exterior en cada página, active la casilla de
verificación Repetir rótulos de elementos en cada página impresa.
4. Si el informe contiene más de un campo de fila y desea insertar saltos de página
automáticos después de cada elemento en uno o más campos de fila exteriores,
establezca dichos saltos de página.
1. Haga doble clic en el campo de fila exterior que contenga los elementos que
desee imprimir en páginas separadas.
3. Active la casilla de verificación Insertar salto de página después de cada
elemento.
5. En el menú Ver, haga clic en Vista previa de salto de página y realice los ajustes que
desee en los saltos de página.
Puede insertar nuevos saltos de página manuales y mover y eliminar los automáticos.

6. En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar y compruebe el diseño de

impresión. Para realizar ajustes, puede repetir cualquiera de los pasos anteriores las
veces que desee.
7. Cuando la vista preliminar tenga el aspecto apropiado, haga clic en Imprimir.
Recuperar elementos de campos de página de una tabla dinámica o

de un gráfico dinámico de uno en uno
En algunas bases de datos externas grandes, las consultas de los informes pueden tardar mucho
tiempo en devolver los datos, o Microsoft Excel puede quedarse sin memoria u otros recursos.
Para evitar estos problemas, puede especificar que Excel recupere únicamente los datos de
origen necesarios para la página que se muestra actualmente en el informe y obtenga nuevos
datos al cambiar de página.
Los campos de página permiten trabajar con más datos
Normalmente, Excel recupera todos los datos de un informe, incluidos los de las páginas que no
se muestran en ese momento, cuando se crea o actualiza el informe. Cuando se configura un
campo de página para recuperar datos solamente cuando se muestre una nueva página, se
recuperarán cantidades más pequeñas de datos a medida que sean necesarios. Cada vez que se
muestra otro elemento del campo de página, se recuperará el subconjunto de datos del elemento
nuevo.
Esta opción se establece individualmente para cada página. Si intenta incluir una gran cantidad
de datos en un informe, puede configurar tantos campos de página como sean necesarios de esta
forma.
Cómo afecta al rendimiento
Cuando se configura un campo de página para consultar página a página, el elemento Todo que
resume todo el conjunto de datos y el comando Mostrar páginas no estarán disponibles. Cada
vez que muestre una página diferente, tendrá que esperar a que se recuperen los datos. Si su PC
se desconecta de la base de datos externa, no podrá mostrar otro elemento del campo de página
hasta que vuelva a conectarse a los datos de origen. No obstante, esta configuración no permite
trabajar con cantidades mucho más grandes de datos de origen de las que serían posibles de otra
forma dadas las limitaciones del sistema.
Si realiza una consulta de todas las página a la vez (la opción predeterminada), esta
recuperación inicial puede tardar más, pero después podrá cambiar páginas sin necesidad de
esperar puesto que todos los datos que necesita estarán en la memoria. Puede mostrar un
resumen de todo el conjunto de datos (elemento Todo) y reorganizar el informe para utilizar los
campos de página en otras áreas. Esta configuración proporciona la máxima versatilidad cuando
la cantidad de datos que se van a recuperar está dentro de los límites del sistema.
Qué sucede si se mueve un campo de página
Si arrastra un campo de página configurado para consulta página a página a otra posición, por
ejemplo, si intenta convertirlo en un campo de fila, Excel intentará recuperar los datos de todos
los elementos y puede quedarse sin recursos del sistema.

Cuando la opción de página a página no está disponible
Los informes basados en datos de origen de bases de datos OLAP consultan datos
automáticamente según son necesarios y por tanto no tienen esta opción.
El campo de página no puede tener elementos agrupados; desagrúpelos para que la opción esté
disponible.
Si se utiliza el mismo informe como base de más de un informe de tabla dinámica o gráfico
dinámico (se ha utilizado la opción Otro informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico
del asistente ), la recuperación página a página no estará disponible en ninguno de los informes.
No obstante, para un único informe de gráfico dinámico y su informe de tabla dinámica
asociado, sí estará disponible la opción.
Si el controlador ODBC de la base de datos externa que está consultando no admite consultas
de parámetros, no podrá consultar página a página. Todos los controladores ODBC que se
facilitan con Microsoft Query son compatibles con consultas de parámetros. En cuanto a los
controladores de otros fabricantes, póngase en contacto con los proveedores para informarse de
si son compatibles.

SEMINARIO Analizar - Datos - 2

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Seminario de Excel

Utilice un informe de tabla dinámica cuando desee comparar

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Decidir qué preguntas desea que respondan los datos.

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Partes de una Tabla Dinámica

Datos de origen: Registros de filas o bases de datos

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Crear un informe de tabla dinámica

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Sólo se pueden arrastrar a esta área los campos que tengan el o el .

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Datos de origen de tabla dinámica y gráfico dinámico

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Listas o bases de datos de Microsoft Excel

Elaborado por: Ing. Izael Urieta M. Pag. 8

Elaborado por: Ing. Izael Urieta M. Pag. 9

Elaborado por: Ing. Izael Urieta M. Pag. 10

los elementos de un informe, ambos informes se ven afectados. La creación de campos

Elaborado por: Ing. Izael Urieta M. Pag. 11

Cambiar el modo de resumir datos de tabla dinámica o gráfico

1. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Configuración de campos .

Elaborado por: Ing. Izael Urieta M. Pag. 12

Métodos para personalizar informes de tabla dinámica

Elaborado por: Ing. Izael Urieta M. Pag. 13

Utilice Dar formato al informe en la barra de herramientas Tabla dinámica para

Elaborado por: Ing. Izael Urieta M. Pag. 14

Cambiar lo que se muestra en el caso de error y celdas vacías En lugar de mostrar

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Dar formato a un informe de tabla dinámica

Elaborado por: Ing. Izael Urieta M. Pag. 16

1. Haga clic en el informe.

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Formato del informe .

1. Haga clic en el informe.

Elaborado por: Ing. Izael Urieta M. Pag. 17

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica y, a

1. Haga clic en una celda en el área de datos.

1. Haga clic en el informe.

1. Asegúrese de que el formato se va a mantener si actualiza (actualizar: renovar el contenido

Elaborado por: Ing. Izael Urieta M. Pag. 18

herramientas Tabla dinámica, haga clic en Opciones de tabla y, a continuación, active

1. Haga clic en Tabla dinámica en la barra de herramientas Tabla dinámica.

4. Haga clic en Formato del informe en la barra de herramientas Tabla dinámica.

1. Haga clic en Tabla dinámica en la barra de herramientas Tabla dinámica.

4. Haga clic en Formato del informe en la barra de herramientas Tabla dinámica.

Cambiar el diseño de un informe de tabla dinámica

Elaborado por: Ing. Izael Urieta M. Pag. 19

1. Si no se ve el contorno azul de las área de colocación, haga clic en Mostrar lista

Los campos con iconos en la ventana Lista de campos de tabla dinámica se

Elaborado por: Ing. Izael Urieta M. Pag. 20

Agregar o quitar un campo de una hoja de cálculo

Agregar un campo Arrastre el campo desde la ventana Lista de campos de tabla

6. En el menú Datos, haga clic en Informe de Tabla y Gráfico dinámicos.

• Dar formato al informe también puede afectar al diseño del informe.

Cambiar el nombre de un campo o un elemento de una tabla

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