Soportes Contables

Todos los asientos contables deben tener un

soporte contable para su justicacion con los
siguientes datos:
• Nombre o razón social de la empresa que lo
emita y NIT.
• Nombre y numero de fecha del comprobante.
• Descripción del contenido del documento.
Espacio para imágenes • Firmas de los responsables de elaborar, revisar,
o gráficos aprobar, y contabilizar los comprobantes.
Norma: el art 619 E.T. En los membrete de
correspondencia, facturas, recibos y demas
documentos de toda empresa, persona natural o
entidad de cualquier naturaleza junto con el
nombre de la empresa se debe imprimir o indicar el
NIT.
SOPORTES
CONTABLES
EXTERNOS
Recibo de caja o comprobante
de ingreso
• El recibo de caja es un soporte de contabilidad en
el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y
otras formas de recaudo. El original se entrega al
cliente y las copias se archivas así: una para el
archivo consecutivo y otra para el comprobante
diario de contabilidad.
• Se contabiliza con debito a la caja y el crédito de
acuerdo con su contenido o concepto del pago
recibido .
• Generalmente es un soporte de los abonos o
pagos totales de los clientes de una empresa por
concepto de ventas
 Recibo de consignación
bancaria
• Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a su
cuentahabientes, para que lo diligencien al consignar, el original queda al
banco y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la
maquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la
empresa que consigna.
• Hay dos tipos de formularios : uno para consignar en efectivo y el otro
para consignar remesas o cheques de otras plazas.
• Se contabiliza con debito al banco y crédito a la caja.
 Comprobante de deposito y
retiro de cuenta de ahorros
• Las entidades financieras suministran a sus clientes de cuentas de
ahorro además de la tarjeta debito, libretas que sean diligenciadas al
depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros.
• Este soporté tiene dos opciones para elegir solo una: deposito en
efectivo o en cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque
de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.
• Para depositar remesas o cheques de otras plazas se utiliza un formato
especial.
• Se contabiliza en la cuenta bancos debito y caja crédito.
 Factura de Venta

• La factura de venta es el documento que expide quien vende bienes o presta

servicios. La factura es el soporte esencial para la contabilidad del
empresario, deben expedir los comerciantes, los profesionales liberales y
quienes están obligados.
• La factura cambiaria es un titulo valor que tiene efectos jurídicos y que
además puede tener efectos fiscales, si además cumple con los requisitos
establecidos en las normas tributarias.
 Requisitos de la Factura

• La factura debe expedirse en original y copia( el original debe entregarse al comprador) debe reunir los
siguientes, deben reunir los siguientes requisitos. Art. 617 E.T
• Estar denominada expresamente como factura de venta (preimpreso) .
• Apellidos y nombre o razón social y NIT de quien venda o presta el servicio (preimpreso).
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y servicios junto con la
descriminacion del IVA pagado ( Art. 64 ley 788 de 2002) .
• Llevar un numero que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.(
preimpreso)
• Fecha de su expedición.
• Descripción especifica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.
• El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura (impreso).
• Indicar la calidad del retenedor del impuesto sobre la ventas.
• Numeración autorizada.
 Documentos equivalentes a la factura

• Los tiquetes de maquinas registradoras.

• Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
• Los tiquetes de transporte.
• Los recibos de pago de matricula y pensiones expedidos por establecimientos de
educación reconocidos por el gobierno.
• Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
• Extractos expedidos por sociedades fiduciarios, fondos de inversión, fondos de
inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de
pensiones y cesantías.
• Factura electrónica: documento computacional que soporta una transacción de venta
de bienes o prestación de servicios transferido bajo un lenguaje estándar universal
denominado EDIFACT de un computador a otro.
 Quienes están obligados a Facturar

• Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.

• Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas.
• Quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, cuando el valor supere el
monto establecido por el gobierno nacional para cada vigencia fiscal.
• Los importadores.
• Los prestadores de servicios.
• En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el mandatario. Si el
mandatario adquiere bienes o servicios , las facturas deben ser expedidas a nombre del
mandatario.
• Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común.
• En general quienes realicen habitualmente ventas a consumidores finales.
• Quienes presten el servicio de elaboración de facturación, aunque pertenezcan al régimen
simplificado.
• Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opción de que lo hagan a nombre propio y en
representación de sus miembros, o en forma separada o en conjunta cada uno de ellos.
 Quienes NO están obligados a Facturar

• Los bancos, las entidades financieras, las compañías de financiamiento comercial.

• Las cooperativas de ahorro y crédito y los fondos de empleados, en relación con las
operaciones financieras que realizan.
• Los responsables inscritos en el régimen simplificado
• Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo. En lo referente a
estos productos.
• Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad.
• Las personas naturales que enajenan productos agropecuarios, cuando el valor de la
operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional.
• Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta
actividad.
• Las empresas que prestan el servicio de transporte publico urbano o metropolitano de
pasajeros.
 Factura de venta de
mercancías al contado
• Al contabilizar las ventas al contado se debita
caja y se acredita comercio al por mayor y al por
menor, si la mercancía no esta gravada, si esta
gravada se acredita también la cuenta impuesto
sobre las ventas por pagar.
• Al contabilizar las compras al contado se debita
Espacio para imágenes compras si la mercancía no esta gravada se
o gráficos debita además impuesto sobre las ventas por
pagar y se acredita además bancos y caja.
 Factura de venta de
mercancías al Crédito
• El vendedor elabora una factura en original y copias, de acuerdo con su organización
contable así: original para el cliente, una copia para cartera, otra para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante de contabilidad.
• Al contabilizar las compras al contado se debita compras si la mercancía no esta
gravada se debita además impuesto sobre las ventas por pagar y se acredita además
clientes.
• Las empresas que compran mercancías a contado o a crédito, seleccionan los
proveedores que les cotizan los artículos de acuerdo con la calidad, precio y
condiciones de pago que se ajustan a sus necesidades. Después de estudiar las
solicitudes de mercancías de su almacén, efectúan los pedidos de mercancías
mediante una orden de compra para el proveedor elegido, por haber presentado la
mejor cotización.
 TARJETA DE CREDITO

• COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CREDITO: la tarjeta de crédito ( o dinero

plástico) es un medio de pago que utilizas los establecimientos afiliados al sistema. Se
adquiere mediante un contrato de apertura, suscrito entre una entidad financiera y
una persona natural o jurídica.
• Por medio del contrato el tarjetahabiente se compromete a utilizar este documento
en forma personal e intransferible y pagar periódicamente a la entidad financiera los
valores correspondientes a los bienes y servicios comprados a través de este medio.
• El establecimiento comercial para afiliarse al sistema suscribe un contrato con la
entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas
de crédito como un medio de pago de sus clientes, y a su vez la entidad financiera se
compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprobantes firmados por los
tarjetahabientes, deduciendo por el servicio un porcentaje de comisión que oscila
entre el 5 y 10%.
 Tarjetas de Crédito

• CONTABILIZACION PARA EL ESTABLECIMIENTO AFILIADO: Cuando la empresa vende bienes o

servicios con tarjeta de crédito se considera venta de contado, porque el comprobante
firmado por el tarjetahabiente se consigna, utilizando el formato especial que el banco ha
diseñado para este servicio.
• El vendedor recibe la tarjeta de crédito de su cliente , la pasa por la maquina impresora con el
comprobante de venta y luego lo diligencia con los datos de la factura de venta, como el banco
cobra una comisión por el servicio, esta constituye gasto financiero para la empresa cuyo
soporte es el comprobante de venta.
• El comprador además de la copia de la factura recibe la copia del comprobante de pago con
tarjeta de crédito. De acuerdo con el contrato suscrito con la entidad financiera, el comprador
adeuda el valor de la factura, no al comerciante si no al banco o entidad financiera que expide
la tarjeta.
 CHEQUE

• Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador
quien posee una cuenta corriente bancaria ordena a un banco
llamado girado que pague una determinada suma de dinero a la
orden de un tercero llamado beneficiario

Espacio para imágenes

o gráficos
 Comprobante de egreso o
pago
• Llamado también orden de pago o comprobante de
egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el
pago de determinada cantidad de dinero por medio de
un cheque o efectivo.
• Se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el
archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una
copia al beneficiario del pago.
Espacio para imágenes • Para mayor control en el comprobante de pago queda
o gráficos copia del cheque ya que el titulo valor se entrega al
beneficiario.
• Al contabilizar este documento se acredita a la cuenta
de bancos y se debita a la cuenta que corresponda
según el concepto de pago
 LETRA DE CAMBIO

• Este documento negociable o TITULO VALOR es una orden incondicional de pago que da
una persona llamada girador a otra llamado girado, para que pague a la orden o al
portador cierta suma de dinero, a la vista o en fecha determinada.
• En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a
crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras
por cobrar, el comprador acepta letras de cambio a proveedores y se llaman letras por
pagar.

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o gráficos
 PAGARE

• Este TITULO VALOR es una promesa incondicional de pagar cierta cantidad de dinero en
una fecha determinada. Generalmente, este documento se utiliza para respaldar los
prestamos bancarios.
• Se contabiliza debito bancos y gastos de intereses contra la cuenta de pagares en el
pasivo crédito.

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o gráficos
 Nota Crédito
• Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que
no están liquidados en la factura o cuando los clientes
haces devoluciones totales o parciales de la mercancía,
para su contabilización se utiliza un soporte que se
denomina nota Crédito.
• Este comprobante generalmente se prepara en original
y dos copias: el original para el cliente, una copia para
el archivo consecutivo y otra copia para registrar y
Espacio para imágenes anexar al comprobante de contabilidad.
o gráficos • Al contabilizar se acredita clientes y se debita la cuenta
que corresponda según el concepto.
 Nota Debito
• es un comprobante que emite las empresas para
cargar a la cuenta de los clientes, valores como
intereses por financiación, por sobregiros, el GMF,
venta de chequeras, comisiones y otros cobros por
conceptos adicionales a las ventas y servicios prestados
de operaciones manejadas por estas entidades.
• Se contabiliza gastos financieros debito contra un
cuenta crédito de bancos
Espacio para imágenes
o gráficos
 Recibo de Caja Menor

• la persona responsable del manejo de caja menor,

elabora un comprobante denominado reembolso de
caja menor, en el cual se relacionan los gastos
efectuados en un periodo determinado, con el fin de
obtener el reintegro del dinero gastado.
• Para reintegrar el valor de los gastos efectuados según
Espacio para imágenes recibos de caja menor, relacionados en el reembolso
o gráficos de caja menor, se elabora un comprobante de pago,
estos documentos deben anexarse al comprobante
diario.
 Recibo de Caja Menor

• El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por

cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un
fondo denominado caja menor, cuyo monto se fija de acuerdo con las necesidades
de la empresa.
• Al contabilizar la constitución del fondo fijo de caja menor se debita caja( cajas
menores) y se acredita bancos.
• Cuando se gasta el dinero de caja menor, debe reintegrarse el valor de los pagos
realizados según recibos para completar el fondo fijo. Al contabilizar se debitan las
respectivas cuentas de gastos y se acredita bancos.
SOPORTES
CONTABLES
INTERNOS
 NOTA DE CONTABILIDAD

• Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un
soporte contable especifico, como es el caso de los asientos de corrección,
depreciaciones, amortizaciones, ajustes y cierres además de las compras al régimen
simplificado.
 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
• Es un documento que debe elaborarse previamente al registro
de cualquier operación y en el cual se indicara el numero,
fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como
de las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante
se anexaran los documentos que lo justifiquen.
• El comerciante conservara archivados y ordenados los
comprobantes de los asientos de sus libros de contabilidad de
manera que en cualquier momento se facilite verificar su
exactitud.
Espacio para imágenes • Los comprobantes de contabilidad deben estar debidamente
o gráficos soportados numerados en forma consecutiva, debe indicar la
fecha, origen, descripción y cuantía de la operación. Los
comprobantes de contabilidad deben pueden elaborarse por
resúmenes periódicos, máximo por operaciones de un mes.
Estos documentos son los soportes de los registros en los
libros.
 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD
PROCEDIMIENTO CONTABLE:
1. Clasificación, análisis y codificación de los soportes.
2. Preparación del comprobante de contabilidad teniendo en cuenta los siguientes pasos :
• Escribir el código de la cuenta principal, en orden consecutivo, en el detalle, el nombre de la cuenta.
• Escribir el código de la subcuenta y el nombre en el detalle, renglón seguido la razón del asiento con el nombre y
el numero del soporte que respalda la transacción. El valor correspondiente al movimiento debito se escribe al
frente de la subcuenta en la columna de parciales .
• Terminando el registro debito con las subcuentas de cada cuenta principal, se continua con el movimiento
crédito
• Al final de cada cuenta principal, se suman los débitos y los créditos de la columna de parciales, los valores se
registran al frente, en la columna de debe o haber que corresponda.
• Al terminar de registrar los valores se cierra el comprobante de contabilidad sumando los débitos y los créditos,
cuyos valores deben presentar sumas iguales, en cumplimiento del principio de la partida doble.
3. Traslado de libros mayores y auxiliares :
• La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares.
• Las columnas debe y haber se trasladan al libro diario columnario.