Instructivo de Recepción de MP en GC

Instructivo de recepción de materias primas Importadas
1. Recepción de Documentación
Se reciben los documentos de la importación que contienen:
 Número de importación
 “BL” (Bill of Landing)
 Declaración de importación de la DIAN
 Certificado de origen
 Certificado ICA “Certificado fitosanitario para nacionalización”
 Certificado de expedición INVIMA
2. Pesaje del vehículo
El vehículo debe ser pesado inicialmente lleno (bascula de Zona franca) y

proceder con la verificación de número de contenedor, placa y número de sello,
con la información que contienen los documentos de importación, si todo esta
correcto se toma una fotografía del contenedor y el sello antes de proceder con
el descargue, si existe alguna irregularidad deberá notificada a Colcafe y
esperar la instrucción de descargue.
Gestión Cargo ingresa los pesos en SAP que vienen registrados en el BL.
3. Descargue del vehículo
Al momento de la apertura del contenedor debe tomarse una foto del estado en
que llego el café, y verificar visualmente que no se observen anormalidades, de
olor, humedad, posible faltante y/o presencia de insectos, de ser así debe
informarse tanto al área de importaciones de SN como a Colcafe (Compras y
Calidad) y proceder a separar este café a la espera de una decisión de control
Calidad de Colcafe
Al momento del descargue de un vehículo con Materias primas importadas se

debe tomar una muestra del producto (ver Numeral 4), la cual será enviada al
área de aseguramiento de la calidad, a la ciudad correspondiente según
definición.
Durante el descargue de manera espaciada, se debe hacer un muestreo

Chuzando entre 30 y 40 sacos de un contenedor de 20 Pies, y si el conteendor
es de 40 Pies cúbicos se debe ampliar el muestreo a 70 u 80 sacos, utilizando
una sonda o chuzo para café, esto con el fin de verificar la homogeneidad de la
materia prima que se está descargando y de este muestreo sacar la parte
correspondiente para Control calidad Calidad(ver numeral 4), se cuentan la
cantidad de sacos y se verifica que coincida con los datos de remisión y
entrega, finalmente volver a pesar el vehículo vacío (bascula de Zona Franca) y
con el peso lleno menos el este último se obtiene el peso neto de la mercancía,
a este dato se le descuenta el peso de los empaques, multiplicando el número
de sacos por de 0,5 kg., si este último dato no presenta una diferencia superior
al 0,5% con respecto a lo reportado en el BL se ingresa al sistema, de lo
contrario debe informarse a Compras de colcafe.
El lote descargado bien sea en estibas o arrumes, se rotula con los datos de la
referencia, lote e importación, asegurando que no se pierda la trazabilidad.
Si al momento apertura o durante el descargue se detecta Café Húmedo o

sacos Rotos, se deben separados y si el Café esta infestado (presencia de
insectos), no se debe descargar el contenedor y se informara de estas
novedades a Aseguramiento de la Calidad y Compras de Colcafe, así como al
área de Importaciones de Servicios Nutresa.
4. Muestreo:
El total de la muestra obtenida al momento de chuzar el café en el descargue

(numeral 3) se homogeniza y se deben separan dos bolsas c/u con 500 gr.
aproximadamente para el análisis de control Calidad de Colcafe, las cuales
deben ser identificadas con Tipo de café, Código SAP, proveedor, pedido, lote,
# de Contenedor, Numero de la Migo, y enviadas a la ciudad que se
especifique según tipo de producto (ver Numeral 6).
Ejemplo de la Etiqueta con que debe rotularse cada muestra
MUESTRAS DE CAFÉ DE GESTION CARGO

Tipo de café:________________________
Código SAP: ________________________
Proveedor: ________________________
Importación:________________________
Lote: _______________________
N° del contenedor:____________________
N° de la MIGO:_____________________
5. Envió de Muestras a aseguramiento de la Calidad

Las muestras para análisis de Calidad deberán ser distribuidas de la siguiente
manera.
1. Muestras con destino a Medellín.
Las muestras de café correspondientes a las siguientes referencias de café

para solubles deberán ser enviadas a la fábrica de Medellín para su
análisis:
a. 7006739 Café P. Catadoras Brasil Soluble

b. 7006749 Café P. Catadoras Brasil UTZ Soluble
c. 7006714 Cafe P. Catadoras Honduras Soluble
d. 7006763 Cafe P. Maquinas Brasil Molido
2. Las muestras de café correspondientes a las siguientes referencias de

café para Molidos deberán ser enviadas a la fábrica de Santa Marta para
su análisis:
a. 7006760 Cafe CM Mezcla 001 Brasil

b. 7006598 Cafe Consumo Honduras Molido
c. 7006397 Café Tipo C 50/50
d. 7006787 Café consumo Brasil molido
e. 7006709 Cafe Consumo Honduras Molido
f. 7006406 Cafe P. Maquinas Honduras Molido
g. 7006441 Cafe Shikaya (peru)
Una vez recibida la muestra Calidad deberá liberarla en SAP, en un máximo de

48 horas.
6. Recepción en SAP
El ingreso a SAP va a estar a cargo de Gestión Cargo, en el Centro GZ27,

donde deben estar autorizados todos los funcionarios de Calidad que
puedan liberar la materia prima analizada, para ello el área de
importaciones de Servicios Nutresa, envía la lista de almacenamiento con
los datos necesarios para dicha recepción en SAP.
7. Estructura de Lote:
Al momento de hacer la recepción en SAP se debe ingresar el lote cafetero

que traen todas las importaciones, tanto en los sacos como en la
documentación de importación así:
XXX-XXXX-XXX
Donde el primer bloque corresponde al país de origen
Brasil inicia con 002. Y Honduras inicia con 13
El siguiente bloque puede ser de 2 a 4 dígitos y corresponden al número del
exportador.
Ej: 97 para Compañía Hondureña de Mercadeo Agricola (COHMASA)
108 para Compañía Hondureña del Café S.A. de C.V.
1848 para Empresa Interagricola (EISA)
111 para Comercial Internacional de granos de Honduras.
Y los últimos dígitos corresponden al número de exportación
Ej: 073 – 034 – 0114 -17 Son importaciones que tenemos en existencias, en
conclusión los lotes cafeteros o ICO N° quedarían así:
ICO N° 002-1848-0114 producto de Brasil del proveedor EISA
LOTE N°: 13-97-034 Producto de Honduras del proveedor COHMAS
LOTE N° 13-108-17 Producto de Honduras del proveedor Compañía
Hondureña del Café.
LOTE N°: 13-111-073 Producto de Honduras del proveedor Comercial
Internacional de granos S.A.S
SAP maneja el campo de lotes de 10 dígitos, por lo que se debe ingresar
solo la parte numérica, sin incluir guiones ni separadores.
218480114 Omitir los ceros iniciales.
1397034
1310817
13111073
Notas:
1. La apertura del Contenedor y revisión de sellos se hace en Gestión

Cargo, cuando no es así debe ser notificado a Colcafe.
2. La muestras a Control Calidad deberán enviarse diariamente a través de
una empresa de paqueteo como parte de los gastos de operación a
cargo de Gestión Cargo.
3. Las muestras liberadas por Aseguramiento de la Calidad de Colcafe
quedarán en libre utilización para ser trasladada a la fábrica que lo
requiera.
4. Los coordinadores logísticos de Colcafe según la planeación de
producción y la necesidad de café se encargará de coordinar con
Gestión Cargo el traslado de las cantidades y calidades de café a las
fábricas, montando un pedido de traslado del Centro GZ27 al Centro que
se requiere.
5. En caso de crearse una nueva referencia de importaciones, se les estará
informando a que fabrica deben enviar las muestras para análisis.
6. Las barreduras resultantes del proceso de cargue y/o descargue deben
ser recogidas e incorporadas al lote de donde se originaron.
7. Deberán enviarse a Gestión cargo desde Colcafe los siguientes
elementos:
I. Chuzo para Café o Zonda

II. Sacos de fique
III. Lazo para coser los empaques
IV. Aguja de Arria.
8. Puntos de Contacto en el Negocio:

I. Colcafe Medellín:
i.Compras
Tomas Yepes Mesa
Correo: tyepes@colcafe.com.co,
Extensión: 44334
Jaime Alberto Moreno Gallego:
Correo: jmoreno@colcafe.com.co,
Extensión: 44211
ii. Logística
Mario Londoño Ramirez:
Correo: mlondono@colcafe.com.co.
Extensión 44240)
Eduar Ferney Benjumea Vanegas:
Correo: ebenjumea@colcafe.com.co
Extensión: 44409
iii. Calidad Medellín.
Paola María Huertas
Correo: pendiente
Extensión: pendiente
Mauricio Ramírez Uribe.
Correo: mramirez@colcafe.com.co
Extensión: 44330
II. Colcafe Bogota

i. Calidad
Jose Alberto Franco Pinzon:
Correo: jafranco@colcafe.com.co
Extensión: 15119
ii. Logística
Juan Carlos Vera
Correo: jcvera@colcafe.com.co
Extensión: 15116
Diana Marcela Ballen Buitrago
Correo: dballen@colcafe.com.co
Extensión: 15133
III. Tropical Coffe.

i. Calidad
Paola Maria Huertas
Correo: pmhuertas@tropicalcoffe.com.co
Telefono: (5) 4228046

Katia Beatriz Varela
Correo: kvarela@tropicalcoffe.com.co
Telefono: (5) 4228046
9. Puntos de Contacto :
I. Servicios Nutresa (Importaciones).
Lina Isabel Cano Aldana
Correo: licano@serviciosnutresa.com
Extensión: 45830
John Alexander Giraldo Cardenas
Correo: agiraldo@serviciosnutresa.com
Extensión: 45906
II. Gestión Cargo
 Coord. De Servicio logísticos: Edgardo Orozco
eorozco@gestioncargo.com
Ext. 52925-3178937964
Programación Gestión Cargo
programaciongc@gestioncargo.com
Ext. 52923
 Calidad Gestión Cargo
calidadsecos@gestioncargo.com
Coord. De calidad: Blanca Rosa Julio
brjulio@gestioncargo.com
Ext.52904

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Se reciben los documentos de la importación que contienen:

2. Pesaje del vehículo

El vehículo debe ser pesado inicialmente lleno (bascula de Zona franca) y

3. Descargue del vehículo

Al momento del descargue de un vehículo con Materias primas importadas se

Durante el descargue de manera espaciada, se debe hacer un muestreo

Si al momento apertura o durante el descargue se detecta Café Húmedo o

El total de la muestra obtenida al momento de chuzar el café en el descargue

Ejemplo de la Etiqueta con que debe rotularse cada muestra

MUESTRAS DE CAFÉ DE GESTION CARGO

5. Envió de Muestras a aseguramiento de la Calidad

1. Muestras con destino a Medellín.

Las muestras de café correspondientes a las siguientes referencias de café

a. 7006739 Café P. Catadoras Brasil Soluble

2. Las muestras de café correspondientes a las siguientes referencias de

a. 7006760 Cafe CM Mezcla 001 Brasil

Una vez recibida la muestra Calidad deberá liberarla en SAP, en un máximo de

El ingreso a SAP va a estar a cargo de Gestión Cargo, en el Centro GZ27,

Al momento de hacer la recepción en SAP se debe ingresar el lote cafetero

1. La apertura del Contenedor y revisión de sellos se hace en Gestión

I. Chuzo para Café o Zonda

8. Puntos de Contacto en el Negocio:

Tomas Yepes Mesa

Jaime Alberto Moreno Gallego:

Mario Londoño Ramirez:

iii. Calidad Medellín.

Paola María Huertas

Mauricio Ramírez Uribe.

II. Colcafe Bogota

Jose Alberto Franco Pinzon:

Juan Carlos Vera

Diana Marcela Ballen Buitrago

III. Tropical Coffe.

Paola Maria Huertas

Telefono: (5) 4228046

Telefono: (5) 4228046

I. Servicios Nutresa (Importaciones).

Lina Isabel Cano Aldana

John Alexander Giraldo Cardenas

II. Gestión Cargo

 Coord. De Servicio logísticos: Edgardo Orozco

Programación Gestión Cargo

 Calidad Gestión Cargo

Coord. De calidad: Blanca Rosa Julio

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