Aplicacion de Ped A La Contabilidad

CUARTA UNIDAD
APLICACINES DE PED A LA CONTABILIDAD
Llamamos Software al conjunto de instrucciones que dirige al Hardware. Un

conjunto de instrucciones que realizan una tarea especifica se denomina Programa.
Categoras de Software
Los programas que se han realizado para distintos propsitos, pueden clasificarse
de la siguiente manera:
SOFTWARE DEL SISTEMA
Este software controla y coordina la operacin del equipo que existe en un sistema
computacional.
El tipo ms importante de software de sistema es un conjunto de
programas llamado Sistema Operativo. El ncleo de cualquier sistema de computacin

es su sistema operativo. Este supervisa y controla todas las actividades de entrada/salida
y procesamiento de un sistema de computacin. Adems, todo el hardware y el software
se controla por medio del sistema operativo.
SOFTWARE DE APLICACIONES
Una vez que un sistema computacional tiene instalado el software del sistema
entonces se le puede agregar el software de aplicaciones.
Este software es el que nos
permite aplicar la computadora para resolver un problema especfico o desempear una

tarea especfica. Hoy en da, adems de las herramientas de productividad como son
procesadores de palabras, hojas de clculo y programas de bases de datos, estn
disponibles miles de aplicaciones de distintos tipos, para satisfacer a una amplia variedad
de problemas y tareas de rutina en reas como negocios, gobierno, ciencia, medicina,

ingeniera, leyes, educacin, etc.
PAQUETES DE SOFTWARE DE APLICACIN
Como ya hemos mencionado antes, el software de aplicacin es aquel que nos
permite aplicar la computadora a la resolucin de problemas o tareas especficas. Existen
dos tipos de software de aplicacin: Software diseado a la medida y paquetes de
aplicacin general. El software elaborado a la media se elabora especialmente para
satisfacer alguna necesidad particular de un negocio. En cuanto a los paquetes de
aplicaciones, en la actualidad se han desarrollado un gran nmero de stos y satisfacen
las necesidades de un amplio rango de usuarios. Estos paquetes los podemos encontrar
en distintos tipos de establecimiento comerciales.
Con el auge de las microcomputadoras, se han desarrollado paquetes de aplicacin
que ayudan a los usuarios a efectuar su trabajo en forma ms productiva. Paquetes de
contabilidad, de hojas de calculo, procesadores de palabras son claros ejemplos de estos
productos.
SOFTWARE POR EL USUARIO
Se le conoce como este nombre porque su origen es de acuerdo a las
caractersticas necesarias que requiera la empresa para su automatizacin en el
procesamiento de la informacin.
VENTAJAS
No existen restricciones con el uso del nmero de empresas a trabajar.
No tienen ningn costo adicional la actualizacin de los sistemas.
Tiene caractersticas para poder a las normas vigente en el pas.
Se puede disear con las caractersticas del usuarios necesitan.
DESVENTAJAS
Crean pasivo laborales por el rea de programacin ya que es necesario la

contratacin de tcnicos.
Se necesitan un tiempo mayor para el desarrollo del programa.
Depende de una o varias personas para su realizacin y su desarrollo ellos juegan un

papel preponderante en el mismo.
El anlisis de los programas y software relacionados tambin debe abarcar los
siguientes objetivos:
Documentacin los programas que procesan la informacin contable.
Asegurar que el anlisis y diseos y desarrollo de los programas se realiza

bajo alguna metodologa formalmente establecida.
Verificar la existencia de pistas de auditora que ayuden a detectar problemas

en los programas y el procesamiento de la informacin.
Comprobar la existencia de alguna metodologa para la evaluacin y seleccin

de software administrativo.
Comprobar la existencia de controles sobre los programas que permitan

asegurar la integridad de la informacin.
Verificar la existencia de polticas establecidas para el procesamiento de datos

que sirvan para el entrenamiento de nuevos usuarios.
SOFTWARE POR EL FABRICANTE

Son sistemas que estn diseado y desarrollado por expertos en informtica, y
permite la automatizacin de los sistema de informacin de una empresa.
VENTAJAS
No crean pasivo laboral por el rea de programacin ya que no es necesario la

contratacin de tcnicos en el rea.
Informacin inmediata: le ofrece informes instantneos, ya que su estructura modular

integrado cuenta con los datos necesarios para que usted obtenga cualquier informe
que necesite.
Estn diseados para que personas con poco entrenamiento puedan sentarse frente a
una computadora y produzcan informacin inmediata.
Se vende por medio de mdulos en una forma lineal como por ejemplo: Contabilidad,
Bancos, Manejo de Inventarios, Cuentas por Cobrar, Proveedores, compras, Nominas,
Control de Activos Fijos, Produccin, Punto de Ventas, Mdulos de IVA.
DESVENTAJAS
El usuario se tiene que adaptar a los programas.
Tiene restricciones con el uso de nmero de empresas a trabajar.
Cualquier actualizacin de los sistemas tiene un costo a parte al valor de compra

original.
Esta diseados en otros pases y tiene caractersticas del lugar donde fueron creados y
en algunos casos no se adaptan a las normas vigentes en el pas.
En conclusin estos tipos de software se pueden ser funcionales en la empresa, si

la misma es pequea o mediana ya que este tipo se puede adaptar a las caractersticas
establecidas en los programas.
DISEO DE PAQUETE STANDARD
Aunque decidamos adquirir el software, primero tendremos que efectuar un
anlisis y diseo de nuestra situacin, ponemos en contacto con los proveedores de
software y hardaware para ver si existe en el mercado el software que requerimos. En la
ltima dcada con la estandarizacin de computadora como las PC, Macintosh,
minicomputadoras, se han desarrollado miles de programas capaces de llevara la nmina,
planeacin financiera, contabilidad, planeacin de proyectos, y control de manufactura en
las empresas. Estos paquetes son muchos ms baratos y de mejor calidad que los que se
desarrollan a la medida.
Adems se debe tomar en cuentas otras caractersticas para poder desarrollar un
sistema a la medida:
Modularidad
Flexibilidad
Estndar con los PCGA.
Exportacin de datos
Generador de reportes
Automantemiento
Multicompaia
Procesamiento remoto
Multiusuario
Portabilidad
Amigabilidad
Confiabilidad
Generacin de informacin ptima
Rapidez
Mnimo nivel de Soporte tcnico.
Ayuda en Lnea.
PAQUETES MAS UTILIZADO EN GUATEMALA

Dentro de los paquetes ms utilizados en Guatemala se encuentran INTERFLEX,
ASPEL, ASCEND, GBM cada uno de ellos ofrecen ventajas y desventajas que puede
traer consigo la adquisicin de paquetes resulta cuando tengamos que efectuarle tantos
cambios, que sera mejor desarrollarlo nosotros.
PROCESO DE IMPLEMENTACION
La concepcin bsica de los programas es proveer mdulos estndar, que desde el
proceso de la instalacin sean parametrizables, dejando instalados mdulos integrados
que puedan ser totalmente utilizados de acuerdo a sus necesidades particulares.
CARACTERISTICAS Y BENEFICIOS DEL PAQUETE CONTABLE
CARACTERISTICAS
1. Estructuras de cuentas contables definida por el usuarios de hasta 25 caracteres
alfanumricos, que brinda flexibilidad para definir, a conveniencia, el nmero de
niveles deseado.
2. Manejo de contabilidad de mltiples compaas y la correspondientes consolidacin.

3. Los periodos contables son flexibles, totalmente definidos de acuerdo a
requerimientos particulares.
4. Manejo opcional de doble moneda, local y de reporte corporativo, con conversiones
automticas flexibles implementadas con apego al estndar internacional FASB52
(tanto traduccin como remedicin financiera).
5. Capacidad de consolidacin de cuentas contables operativas en cuentas contables
corporativas.
6. No requiere de cierres especiales, salvo el cierre de fin de perodo, caractersticas que
permite la introduccin de asientos retroactivos.
7. Capacidad de efectuar doble cierre contable (local y corporativo) al final de los
perodos fiscales correspondientes.
8. Permite el registro de movimientos en nuevos perodos fiscales an sin haber
realizado el cierre del perodo anterior.
9. Mantiene informacin contable de mltiples aos en lnea sin afectar el rendimiento.
10. Permite la definicin de paquetes de asientos para el registro de movimientos
contables, que pueden revisarse y corregirse antes de aplicarlos definitivamente.
11. Maneja paquetes con asientos predefinidos (recurrentes), para facilitar la confeccin
manual de asientos rutinarios.
12. Permite el almacenamiento digital de imgenes de los documentos que sirven de base
para la confeccin de asientos.
13. Incorpora facilidades de consulta jerrquica de los saldos de cuentas contables,

permitiendo descender de nivel hasta alcanzar las cuentas que aceptan movimientos y
sus respectivas transacciones.
14. Genera el Reporte de Balanza de Comprobacin o Analtico a diferentes niveles para
revisin y documentacin de perodos contables.
15. Integracin con otros mdulos del rea financiera, de ventas y de manufactura para la
recepcin automtica de asientos contables.
16. Extensivos controles de validacin y verificacin de datos que aseguran transacciones
vlidas para las cuentas que aceptan movimientos.
17. Funciones para dejar pistas de auditoria que permiten determinara el origen de las
transacciones as como dar seguimiento a las actividades de registro y modificacin
de datos contables.
BENEFICIOS
1. Capacidad para apoyar la toma de decisiones a travs de la generacin de consultas,
grficos y reportes, en cualquier momento, con informacin completamente al da
acerca de las operaciones de las empresas.
2. Flexibilidad total para realizar consultas de informacin histrica.
3. Facilita las labores de auditoria interna y externa, tanto por lo citado anteriormente
como por la capacidad de consultar instantneamente, en lnea, las pistas de auditoria,
los nmeros e imgenes de los documentos que originaron las transacciones y la
posibilidad de identificar el mdulo.
4. Seguridad y confiabilidad total sobre la informacin contable.
5. Se adeca a los requerimientos de compaas multinacionales debido al manejo de

contabilidades paralelas, equivalentes en diferentes monedas, con capacidad para
consolidar y resumir las operaciones financiero contables en cuentas de los entes
corporativos.
6. Gran flexibilidad operacional debido al manejo de perodos contables definidos a
conveniencia, al soporte de doble cierre contable y a la posibilidad de registro de
movimientos sin la necesidad de realizar cierres previos.
REQUERIMIENTOS
DE
HARDAWARE
SOFTWARE
PARA
LA
INSTALACION DE UNA APLICACIN CONTABLE

El anlisis de la tecnologa debe estar enfocado a evaluar y determinar si la
plataforma computacional esta soportando satisfactoriamente los objetivos de
procesamiento de la informacin financiera. Los adelantos tecnolgicos del hardaware
tiene impacto considerable o influencia sobre el procesamiento de las transacciones.
Normalmente el anlisis tecnolgico requiere de cierta experiencia en el rea. El
anlisis
de
la
tecnologa
puede
estar
enfocado
hacia
distintas
plataformas
computacionales; microcomputadoras, minicomputadoras, ambientes de redes, ambientes

de mainframe.
Cualquier tipo de anlisis que se vaya a realizar en los distintos ambientes de
hardware, debe cumplir con ciertos objetivos de seguridad desde el punto de vista
contable:
Acceso a la informacin
Procesamiento de los datos
Emisin de informes.
INFORMACIN MINIMA QUE DEBE PRODUCIR
Consultas e impresin comporativas: Diarias, mensuales y anuales
Consultas e impresin comporativas de saldo de bancos: Diarias, mensuales y

anuales
Impresin de facturas, cheques, nominas, relaciones de inventarios, etc.
Impresin de reportes financieros en moneda local y moneda alterna
Impresin de estados financieros en forma resumida y detallada.
Impresin de formatos de libros legales para autorizacin y habilitacin.
10

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El tipo ms importante de software de sistema es un conjunto de

programas llamado Sistema Operativo. El ncleo de cualquier sistema de computacin

Este software es el que nos

permite aplicar la computadora para resolver un problema especfico o desempear una

de problemas y tareas de rutina en reas como negocios, gobierno, ciencia, medicina,

No existen restricciones con el uso del nmero de empresas a trabajar.

No tienen ningn costo adicional la actualizacin de los sistemas.

Tiene caractersticas para poder a las normas vigente en el pas.

Se puede disear con las caractersticas del usuarios necesitan.

Crean pasivo laborales por el rea de programacin ya que es necesario la

Se necesitan un tiempo mayor para el desarrollo del programa.

Depende de una o varias personas para su realizacin y su desarrollo ellos juegan un

Documentacin los programas que procesan la informacin contable.

Asegurar que el anlisis y diseos y desarrollo de los programas se realiza

Verificar la existencia de pistas de auditora que ayuden a detectar problemas

Comprobar la existencia de alguna metodologa para la evaluacin y seleccin

Comprobar la existencia de controles sobre los programas que permitan

Verificar la existencia de polticas establecidas para el procesamiento de datos

SOFTWARE POR EL FABRICANTE

No crean pasivo laboral por el rea de programacin ya que no es necesario la

Informacin inmediata: le ofrece informes instantneos, ya que su estructura modular

El usuario se tiene que adaptar a los programas.

Tiene restricciones con el uso de nmero de empresas a trabajar.

Cualquier actualizacin de los sistemas tiene un costo a parte al valor de compra

En conclusin estos tipos de software se pueden ser funcionales en la empresa, si

Estndar con los PCGA.

Generacin de informacin ptima

Mnimo nivel de Soporte tcnico.

PAQUETES MAS UTILIZADO EN GUATEMALA

2. Manejo de contabilidad de mltiples compaas y la correspondientes consolidacin.

13. Incorpora facilidades de consulta jerrquica de los saldos de cuentas contables,

5. Se adeca a los requerimientos de compaas multinacionales debido al manejo de

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computacionales; microcomputadoras, minicomputadoras, ambientes de redes, ambientes

Procesamiento de los datos

INFORMACIN MINIMA QUE DEBE PRODUCIR

Consultas e impresin comporativas: Diarias, mensuales y anuales

Consultas e impresin comporativas de saldo de bancos: Diarias, mensuales y

Impresin de facturas, cheques, nominas, relaciones de inventarios, etc.

Impresin de reportes financieros en moneda local y moneda alterna

Impresin de estados financieros en forma resumida y detallada.

Impresin de formatos de libros legales para autorizacin y habilitacin.

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