Sistema de Compras
Sistema de Compras
Sistema de Compras
Introducción
En este apartado conoceremos la definición de un sistema y cómo podemos aplicarlo en las
diferentes áreas de la empresa, específicamente en el Departamento de Compras así como
también su interrelación con otros departamentos de la empresa.
Debemos de darnos cuenta que todos los departamentos de la misma se relacionan entre sí por lo
que se forma un sistema es decir se convierten en un conjunto de elementos para lograr un fin o
un objetivo en común que es producir con buena calidad, cumplir con las especificaciones
del cliente así como también entregar en tiempo y forma.
Si nos damos cuenta el acción de comprar lo realizamos cotidianamente sin darnos cuentas pues
ya se convirtió en algo normal para nosotros, pero en una empresa es de gran importancia pues
implica costos, requerimientos, material, stock, presupuestos, almacén, producción es decir la
mayor parte de la empresa se relaciona con compras.
Comprar
Comprar es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después
de ello lograr sus objetivos en forma eficiente.
• Materiales que componen el pedido. Una vez realizado el pedido, se muestra información de:
• Inclusión de avisos respecto a plazo y cantidad, junto a certificados de calidad en los informes.
INFLUYENTES; son las personas que explícita o implícitamente ejercen alguna influencia en la
decisión y las encontramos en:
Distribución cuyo objetivo es lograr que los compradores encuentren el producto en el lugar
adecuado.
El precio se determina de acuerdo a todas y cada una de las características del producto.
Pagar precios razonablemente bajos por los mejores productos obtenibles negociando y
ejecutando todos los compromisos de la economía.
Mantener los inventarios lo más bajo posible sin perjudicar la producción.
Encontrar fuentes de subministro y satisfactorias y mantener buenas relaciones con las
mismas.
Asegurar la buena actuación del proveedor en lo que se refiere al rápida entrega de los
materiales y una calidad aceptable.
Localizar nuevos materiales y productos a medida que se vallan requiriéndose.
Introducir buenos procedimientos además de controles adecuados y una buena política de
compras.
Implantar programas como análisis de valores y análisis de costo y decidir si deben
comprarse o hacerse los materiales para reducir el costo de las compras.
Conseguir empleados de alto calibre y permitir que cada uno desarrolle su calidad.
Mantener un departamento lo más económico posible sin desmejorar la actuación
Mantener informada a la alta gerencia de los nuevos materiales que van saliendo que
puedan efectuar la utilidad o el buen funcionamiento de la compañía.
Programas. Es una herramienta administrativa en la cual nos indica las cantidades de artículos
que deberán comprarse, así como el tiempo en que deberá suministrarse al almacén para la
producción de la que se dedique la empresa.
Dirección. Si sabemos que dirigir es el arte de vincular estrechamente a los hombres unos
con otros, nos está indicando que en un departamento de compras debe existir ese vínculo
dinámico y evolutivo, gracias al cual, los gerentes comunican constantemente lo que desean en la
forma que esperan que motiven a los subalternos a apoyar planes y objetivos de la empresa.
Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada
operación o grupo de operaciones la participación de sectores de la empresa y del exterior
interesado.
Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los
pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras:
El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión, pero nunca variará su
objetivo: hacer la solicitud de algún bien o servicio.
En nuestra materia de adquirir bienes y servicios que requiere la organización hicimos unas
preguntas sobre una compra.
Esto nos sirvió para saber lo que tenemos que hacer cuando vamos a comprar
DEFINIMOS SISTEMA
PROCESO DE COMPRAS
Lo importante a resaltar en esta parte de la norma es que dependiendo del rol que desempeñe el
producto a comprar dentro del bien que elabora nuestra empresa, así de acucioso será el control
que debemos ejercer tanto del proveedor como del producto a comprar, por ejemplo si nuestra
organización fabrica automóviles, será muy diferente el control que ejerceremos sobre las
pastillas para frenos que el ejercido sobre las manijas internas de las puertas que permiten
levantar sus vidrios.
"La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para
suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los
criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de
los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas".
PRECIOS
Estabilidad financiera
Credibilidad en el mercado
Como deben mantenerse registros de los resultados de estas evaluaciones sugiero diseñar una
lista de chequeo por proveedor con filas y columnas que incluyan los ítems anteriormente
Relacionados y columnas de si cumple o no cumple, esto permite realizar cuadros comparativos
por proveedor y seleccionar el que más se adecue a los requisitos de nuestra organización.
En caso de ocurrir divergencias de tipo legal o de otro tipo con algún proveedor, deben
registrarse en algún formato adecuado al caso, esto permite evitar cometer este tipo de errores en
el futuro.
1) cuando las mercancías se compran con efectivo, el siguiente asiento es necesario: debitar
compras, acreditar Efectivo (llamada también Caja).
Mercadería xxx
Crédito fiscal xxx
Caja xxx
3) cuando las mercancías se compran a crédito, pero se pagan antes debido a un incentivo, y si se
paga en efectivo, el siguiente asiento es necesario: debitar cuentas por pagar, acreditar efectivo y
acreditar descuentos sobre las compras.
DESCRIPCIÓN
El descuento por pronto pago es un descuento financiero que nos aplica el proveedor cuando
acordamos el pago de la factura emitida en un periodo de tiempo inferior al habitual del mercado
en el que estamos comprado.
En este supuesto realizamos una compra por valor de 696 euros. (IVA incluido) y nuestro
proveedor emite la factura correspondiente.
Una vez emitida la factura el proveedor nos comunica que por pronto pago nos va a hacer un
descuento del 5% sobre el importe de dicha compra.
Asiento
Por la compra:
Crédito fiscal 78