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    Manual Procedimientos Bodega Municipal

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    Mauricio Lara Guzman
    Este documento presenta los procedimientos para la recepción, almacenamiento y salida de materiales en la Bodega Central. Describe los pasos para ingresar los materiales verificando la documentación y correspondencia con las órdenes de compra, registrarlos en el sistema, y notificar a las unidades solicitantes. Explica también el almacenamiento ordenado de los productos y los controles de existencias, así como el proceso para la salida de materiales incluyendo la generación de comprobantes.

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    Este documento presenta los procedimientos para la recepción, almacenamiento y salida de materiales en la Bodega Central. Describe los pasos para ingresar los materiales verificando la documentación y correspondencia con las órdenes de compra, registrarlos en el sistema, y notificar a las unidades solicitantes. Explica también el almacenamiento ordenado de los productos y los controles de existencias, así como el proceso para la salida de materiales incluyendo la generación de comprobantes.

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    Este documento presenta los procedimientos para la recepción, almacenamiento y salida de materiales en la Bodega Central. Describe los pasos para ingresar los materiales verificando la documentación y correspondencia con las órdenes de compra, registrarlos en el sistema, y notificar a las unidades solicitantes. Explica también el almacenamiento ordenado de los productos y los controles de existencias, así como el proceso para la salida de materiales incluyendo la generación de comprobantes.

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    Este documento presenta los procedimientos para la recepción, almacenamiento y salida de materiales en la Bodega Central. Describe los pasos para ingresar los materiales verificando la documentación y correspondencia con las órdenes de compra, registrarlos en el sistema, y notificar a las unidades solicitantes. Explica también el almacenamiento ordenado de los productos y los controles de existencias, así como el proceso para la salida de materiales incluyendo la generación de comprobantes.

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    MANUAL DE

    PROCEDIMIENTO

    BODEGA CENTRAL

































    PROCEDIMIENTO VERSIN PROPIETARIO FECHA
    RECEPCIN Y SALIDA DE
    MATERIALES
    1.0 BODEGA CENTRAL ABRIL 2013

    ELABORADO POR

    REVISADO POR COLABORADORES


    2






    NDICE




    INTRODUCCIN. . . .. ....3

    OBJETIVOS . .......3

    DEFINICIONES . .3

    ALCANCE ...... .3

    NORMATIVA.3

    DESCRIPCIN PROCEDIMIENTO ENTRADA .. ... .4

    DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .. ..5

    DESCRICPION PROCEDIMIENTO ALMACENAMIENTO....6

    DESCRIPCION PROCEDIMIENTO SALIDAS.7

    DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO8



























    PROCEDIMIENTO VERSIN PROPIETARIO FECHA
    RECEPCIN Y SALIDA DE
    MATERIALES
    1.0 BODEGA CENTRAL ABRIL 2013

    ELABORADO POR

    REVISADO POR COLABORADORES


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    INTRODUCCIN:



    La Unidad de Bodega Central es la encargada de recepcionar, almacenar y
    efectuar la salida correspondiente a los distintos materiales que llegan por
    medio de orden de compra generada por Chile Compra, Convenio de suministro
    o Licitacin de Secplan, se reciben segn corresponda a lo solicitado.


    OBJETIVOS

    Unificar criterios y elementos que permitan la realizacin del proceso de
    recepcin, almacenamiento y salida de materiales correctamente





    DEFINICIONES


    CHILE COMPRA : Portal de Compras para todo servicio pblico del Pas

    CAS CHILE : Empresa proveedora de Sofware que d a soluciones a
    los municipios, el cual permite llevar un control
    detallados de los insumos ingresados a bodega

    LICITACION : Nombre que se da a las compra superiores a 100 UTM, por
    ende son cantidades grandes en lo general



    ALCANCE

    Este procedimiento es aplicado a los funcionarios que desempean labores dentro
    de la Unidad de Bodega.


    NORMATIVA :

    Manual de Funciones












    PROCEDIMIENTO VERSIN PROPIETARIO FECHA
    RECEPCIN Y SALIDA DE
    MATERIALES
    1.0 BODEGA CENTRAL ABRIL 2013

    ELABORADO POR

    REVISADO POR COLABORADORES


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    DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE ENTRADA A BODEGA


    1. La entrada de materiales a bodega se efectuara previo aviso de la unidad
    de compra (adquisiciones, convenio suministro o Secplan licitacin), la
    que debe informar por telfono o va e-mail con un plazo no mayor a 24
    horas, la creacin de orden de compra con productos que demanden, por
    sus caractersticas resguardar el debido espacio para su almacenamiento,
    excepto cuando la compra sea de Emergencia calificada
    2. La llegada de productos debe venir acompaada de la documentacin
    soportante, Factura o Gua de Despacho y la correspondiente Orden de
    Compra (sin estos antecedentes no hay recepcin), el horario de atencin
    ser de Lunes a Viernes de 08:00 14:00 y de 15:00 a 17:00 hrs.
    3. El funcionario encargado debe verificar que lo recepcionado corresponda
    a lo solicitado en la Orden de Compra, esto es en marca, genero, calidad y
    cantidad y solo entonces se le colocara VB a las copias, ya sean facturas
    o guas de despacho del proveedor, si el pedido fuese rechazado , se
    informa a la unidad solicitante el porqu., adems si lo solicitado fuese
    muy especifico, se llama a la persona encargada de la unidad solicitante
    para que revise y verifique los productos antes de recibirlos
    4. Si los materiales llegaran en forma parcializada, se informa a la unidad
    solicitante si acepta esta metodologa, entonces se cotejara su ingreso de
    igual forma que en el punto anterior, dejando pendiente VB hasta que la
    recepcin este completa
    5. Por cada ingreso parcial de materiales se deber confeccionar un Entrada
    a Bodega en sistema Bodega Cas Chile, los que se adjuntara a la
    correspondiente factura hasta completar el total de la orden.
    6. Datos del registro de ingreso a Bodega:
    Nombre y Rut del proveedor
    N Factura, Gua Despacho
    N de Orden de Compra
    Detalle completo de materiales (lo asume Cas Chile), solo se digitan las
    cantidades recepcionadas
    Unidad y/o proyecto para lo cual fueron requeridos los productos
    Grabar datos y sistema otorga un folio, luego se imprime
    7. Una vez ingresado y registrados todos los productos en Bodega Central, se
    debe despachar la documentacin soporte: Factura con gua de despacho,
    orden de compra y el ingreso a Bodega a la unidad de compra. Este
    procedimiento obliga a un registro por escrito con datos como: N factura,
    fecha, hora, timbre, nombre y firma de quien recpeciona.
    8. Una vez terminado el proceso del punto anterior se procede a dar aviso a
    la unidad solicitante, para que retire los materiales




    PROCEDIMIENTO VERSIN PROPIETARIO FECHA
    RECEPCIN Y SALIDA DE
    MATERIALES
    1.0 BODEGA CENTRAL ABRIL 2013

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    FLUJOGRAMA DE INGRESO A BODEGA
















































    INICIO
    FACTURAS O
    GUIA DESPACHO Y
    ORDEN COMPRA
    DESCARGA
    MATERIALES
    INICIO
    PROVEEDOR
    MATERIALES
    DOCUMENTOS

    MATERIALES

    MATERIALES
    COINCIDEN
    CON ORDEN DE
    COMPRA
    INGRESO BODEGA
    SISTEMA CAS-CHILE
    ENVIO FACTURA
    O/C INGRESO
    BODEGA A
    UNIDAD COMPRA
    SE ARCHIVA
    DOCUMENTACION
    DE RESPALDO
    INGRESO SOLO
    MATERIALES LLEGO
    CAS-CHILE
    ARCHIVO
    DOCUMENTOS
    CON PRODUCTOS
    PENDIENTE
    LLEGAN
    MATERIALES
    PENDIENTE
    FIRMA RECIBO
    CONFORME
    FIN PROCESO
    PROCEDIMIENTO VERSIN PROPIETARIO FECHA
    RECEPCIN Y SALIDA DE
    MATERIALES
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    DESCRIPCIN DE ALMACENAMIENTO


    El encargado de Bodega es el responsable de la custodia, proteccin y seguridad
    de los materiales o especies, para ello se deber:

    1. Habilitar un espacio para almacenar los materiales solicitados por los
    diferentes departamentos
    2. Ordenar y almacenar al interior del recinto los materiales de tal manera
    de hacer fcil su acceso, toma de existencia y control.
    3. El mtodo de almacenamiento de los productos debe ser PEPS o FIFO
    (primero en entrar, primero en salir)
    4. Para control de mermas, la bodega debe llevar un registro que permita la
    identificacin, las causas y a travs de este proponer las correcciones.
    5. Bodega dispone en el Sistema Bodega Cas Chile registros y estadsticas
    que permiten conocer en forma permanente la existencia de materiales.
    bajo los siguientes rubros:

    Recepciones Completas
    Recepciones Parciales
    Recepciones Pendientes
    Cantidad y/o Stock

    6. Para la recepcin de productos perecibles no se bebe aceptar con fecha de
    vencimiento menor a 3 meses





























    PROCEDIMIENTO VERSIN PROPIETARIO FECHA
    RECEPCIN Y SALIDA DE
    MATERIALES
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    DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE BODEGA



    Este procedimiento tiene como objetivo establecer los parmetros para una
    correcta entrega de los materiales.

    1. Posterior al aviso de bodega a la unidad solicitante de productos; sta
    indicar el momento y quien retirara, indicando va telefnica o correo
    electrnico.
    2. Con la informacin del punto anterior se genera un comprobante
    denominado Salida de Bodega (2 copias), con fecha y numeracin pre-
    impresa, el que contiene lo siguiente datos:

    a. Unidad o persona destino
    b. Firma encargado bodega
    c. Observaciones.
    d. Nombre y Firma Persona que retira Productos.

    3. El comprobante de Salida de Bodega se distribuye de la siguiente forma:
    El original con copia de Factura se entrega a la persona autorizada para
    retirar los materiales
    Copia para archivo Bodega por unidad o departamento, y
    Registro computacional en Sistema Bodega Cas Chile.
    4. Cabe sealar que tanto los comprobantes de ingresos, como los de salidas
    de bodega no pueden sufrir enmendaduras, caso contrario se anula de
    inmediato. Y dicha anulacin queda registrada en Sistema Bodega Cas
    Chile.
    5. Termino proceso cuando retiran productos y se archiva comprobante de
    salida.

























    PROCEDIMIENTO VERSIN PROPIETARIO FECHA
    RECEPCIN Y SALIDA DE
    MATERIALES
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    FLUJOGRAMA SALIDA DE BODEGA
    INICIO
    SE AVISA A UNIDAD
    LLEGADA MATERIALES
    FONO O MAIL
    UNIDAD SOLICITANTE
    INFORMA DIA Y PERSONA
    RETIRO
    CREA SALIDA DE
    BODEGA CAS-CHILE
    PREPARAR
    MATERIALES
    PARA SALIDA
    FIRMA SALIDA BODEGA
    Y TRASLADO POR
    UNIDAD SOLICITANTE
    SE ARCHIVA DOCUMENTO
    SALIDA DE BODEGA
    FIN PROCESO

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