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Deteccion de Necesidades DNC
Deteccion de Necesidades DNC
Deteccion de Necesidades DNC
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Contenido
INTRODUCCIN ......................................................................................................................................................3
GLOSARIO ..................................................................................................................................................................4
BAS E TERICA.........................................................................................................................................................5
FINALIDAD DE LA DNC............................................................................................................................................5
A NTECEDENTES.........................................................................................................................................................5
OBJETIVOS DE LA DNC ............................................................................................................................................6
CONSIDERACIONES PRELIMINARES ........................................................................................................................7
METODOLOGA .......................................................................................................................................................8
DETECCIN INDIVIDUAL DE REQUERIMIENTOS DE CAPACITACIN..................................................................8
CARACT ERIZACIN DE NECESIDADES DE CAPACIT ACIN POR PROYECT O......................................................9
SNT ESIS DE NECESIDADES DE CAPACITACIN POR PROYECTO ........................................................................9
CONSOLIDADO DE NECESIDADES GLOBALES DE CAPACITACIN....................................................................10
ES TRATEGIAS PARTICIPATIVAS .................................................................................................................11
CONFERENCIA DE BSQUEDA................................................................................................................................11
TKJ ...........................................................................................................................................................................12
CUEST IONARIO........................................................................................................................................................13
ESCALA ESTIMATIVA DE ACTIT UDES....................................................................................................................14
ENT REVISTA.............................................................................................................................................................14
APLICACIN ...........................................................................................................................................................17
PLANIFICACIN DE LA DNC..................................................................................................................................17
ENT REVISTA CON LOS DIRECTORES DEL PROYECTO ..........................................................................................17
ENT REVISTA CON FUNCIONARIOS.........................................................................................................................18
DISEO DEL PLAN PRELIMINAR............................................................................................................................18
PRESENTACIN DEL PLAN PRELIMINAR ..............................................................................................................18
A JUSTES AL PLAN PRELIMINAR............................................................................................................................19
REVI SIN DEL PLAN A JUSTADO CON LOS DIRECT ORES.....................................................................................19
DISEO CURRICULAR.............................................................................................................................................19
SIST EMATIZACIN DE LA METODOLOGA............................................................................................................20
DOCUMENTOS........................................................................................................................................................21
FORMULARIOS.........................................................................................................................................................21
REPORTE PLAN PRELIMINAR.................................................................................................................................21
REPORTE PLAN FINAL............................................................................................................................................22
DISEO CURRICULAR.............................................................................................................................................22
HERRAMIENTAS ...................................................................................................................................................23
FORMULARIO INST ITUCIONAL...............................................................................................................................23
FORMULARIO PERSONAL .......................................................................................................................................24
M AT RIZ DE CONSOLIDACIN POR PROYECTO ....................................................................................................26
M AT RIZ DE CONSOLIDACIN GLOBAL ................................................................................................................27
CONCLUS IONES Y RECOMENDACIONES ................................................................................................28
BIB LIOGRAFA.......................................................................................................................................................29
Introduccin
La presente gua metodolgica es el producto de la
sistematizacin de los pasos previos que se tomaron al disear
la planificacin de la capacitacin a proyectos TICs financiado
por el Instituto Internacional para la Comunicacin y el
Desarrollo. Este trabajo cobra mayor relevancia, pues el IICD,
considera a la capacitacin, un factor clave dentro de su
estrategia de intervencin.
Este trabajo lo llev adelante Nuevared.org, quien es el socio
de capacitacin del IICD en el Ecuador y tiene como
compromiso y misin transferir los conocimientos y destrezas
en el manejo de las TICs aplicadas a proyectos de desarrollo.
Al igual que cualquier gua metodolgica, este reporte no tiene
ninguna obligatoriedad de aplicacin. Slo es una propuesta
orientada, en especial, a los proyectos financiados por el IICD y
a quienes requieran planificar estrategias de capacitacin y
entrenamiento coherentes.
Los formularios fueron diseados por Roberto Roggiero,
principal de Nuevared.org y en la sistematizacin de la gua
metodolgica particip Hugo Carrin colaborador de esta
organizacin.
Glosario
Capacitacin
Toda actividad formal, que se realice para dotar a un funcionario, participante de un
evento de nuevos conocimientos o herramientas necesarias para mejor sus
competencias laborales.
Competencia
Habilidades, destrezas y actitudes que disponen los funcionarios para desempear su
rol en una organizacin.
Evento de capacitacin
Se consideran como evento de capacitacin a seminarios, cursos, talleres, programas
que tengan objetivos de entrenamiento, formacin o educacin continua.
Funcionario
Persona que trabaja en una organizacin, empresa, institucin o proyecto que cumple
un rol especfico y participa en ellos a travs del ejercicio de responsabilidades y
cumplimiento de funciones. En este gua se entiende adems como las personas que
participan en un proyecto de desarrollo en el rol de promotores, facilitadores y
beneficiarios.
Plan de Capacitacin
Matriz que consolidad los eventos de capacitacin de una organizacin, para un
perodo determinado de tiempo. Comnmente se preparan planes anuales.
Rapport
El rapport se refiere a la relacin armoniosa entre el entrevistado y el entrevistador.
Significa desarrollar un sentido bsico de confianza lo cual permite el flujo de
informacin desde el informante a su interlocutor. Podra decirse que es un espacio
que hay entre la indiferencia y la "amistad profunda de los amigos".
TKJ
Mtodo de exploracin de ideas. Se basa en el arte japons de formular problemas. La
T es de team o grupo o equipo y KJ de Jiro Kawakita, antroplogo japons inventor
de sto, usado primero para integrar datos de antropologa y actualmente usado
ampliamente en gerencia.
Base terica
Finalidad de la DNC
El proceso de Deteccin de Necesidad de Capacitacin DNC, tiene como finalidad
descubrir, integrar y priorizar necesidades de capacitacin a partir del anlisis de las
capacidades que le son requeridas a las personas para desempear adecuadamente
las distintas actividades y roles laborales y especficamente para este trabajo su rol en
un proyecto TIC.
Antecedentes
Muchos autores, directrices y tratados reconocen cuatro etapas relativas a la gestin
de la capacitacin:
1.
2.
3.
4.
Deteccin de
Necesidades
Diseo y
Planificacin
Ejecucin
E valuacin
Necesidades de
Capacitacin
(Carencia de
competencias)
Competencias
iniciales
Competencias
deseadas
La primera conclusin de este concepto es que se trata de la prim era etapa del
proceso y, por lo mismo, la calidad de sus resultados impactan directamente en todas
las otras fases de la gestin de la capacitacin, en cualquier tipo de organizacin.
Una deteccin realizada de manera inorgnica o no sistematizada, as c omo la
ausencia de un proceso de anlisis y reflexin, llevar a la ejecucin de acciones de
capacitacin que no se basan en un trabajo objetivo y comparado respecto de otros
intereses y necesidades organizacionales, y muchas veces, probablemente implicarn
una subutilizacin de recursos y la prdida de oportunidades para alcanzar niveles de
desempeo en sintona con estndares de calidad y lineamientos estratgicos de
mediano y largo plazo.
Objetivos de la DNC
La DNC es un proceso continuo que se orienta a los siguientes objetivos generales:
1. Identificar las principales tareas que realizan los funcionarios, detectando las
principales debilidades que impidan o afecten a la calidad de su cumplimiento.
2. Involucrar a los directores, jefes y autoridades de una organizacin, para afinar
la visin acerca de las brechas de competencias asociadas a los productos o
resultados actuales de sus equipos de trabajo y, adems, lograr una
perspectiva de futuro respecto de las nuevas materias o mtodos de trabajo
que se precisarn en la respectiva organizacin.
3. Transparentar la gestin de capacitacin, de manera que todos los funcionarios
se vean reflejados en los anlisis que se realicen. De esta forma, junto con
mejorar su motivacin por perfeccionar sus competencias laborales y
compromiso con las metas de la organizacin, asumirn con mayores
elementos de juicio que las capacitaciones recibidas obedecen a criterios
objetivos e iguales para todos los funcionarios.
4. Justificar las inversiones realizadas en capacitacin, en cuanto se fortalece la
posibilidad de apreciar los impactos logrados con tales acciones, en la medida
que las evaluaciones se realizan a partir de diagnsticos previos.
La metodologa de DNC, de acuerdo al nuevo enfoque participativo en materia de
capacitacin debe ser compartido en diferentes niveles, para que se valide el
instrumento, es por ello que esta gua propone algunas estrategias de participacin en
el proceso.
Consideraciones preliminares
La acuciosidad con que se realice esta recoleccin de antecedentes contribuir a
establecer programas de capacitacin que trasciendan el horizonte de la planificacin
anual, por ejemplo- y, por lo mismo, permitir ir monitoreando el cierre de las brechas
a lo largo del tiempo, en una perspectiva estratgica.
El principio implcito es que la capacitacin es ms valiosa en la medida que se inserta
en procesos de mediano plazo que, si bien podra tener un referente anual, se pueden
entender y explicar en una mirada de mayor tiempo y de mayor integralidad.
Si bien, para aplicar el proceso de DNC se debe contar con perfiles de competencias,
o al menos descripciones de cargos, actualizadas y completas, es razonable esperar
que en muchas instituciones esta realidad no sea tal. En esos casos, se deber
trabajar a partir del conocimiento concreto que se alcanza como resultado de la
experiencia en el cargo as como de la observacin de los resultados que se logran
con diversos niveles de conocimientos y/o habilidades. Este tipo de opiniones se suele
denominar juicio experto y, si bien, puede provocar errores, permite al menos lograr
algn tipo de aproximacin respecto al capital humano que se posee y lo que falta,
para desempear de manera integral y eficiente una determinada funcin laboral.
Metodologa
En la siguiente seccin se encuentra una propuesta de instrumentos para identificar
las principales brechas de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes que
existan al interior de una organizacin, a partir de las cuales, una vez priorizadas y
conciliadas con las disponibilidades presupuestarias, definirn el correspondiente Plan
de Capacitacin.
La metodologa que se sugiere comprende la siguiente secuencia:
1.
2.
3.
4.
El instrumento propuesto debe ser muy breve con la finalidad de asegurar una alta
tasa de respuestas que, al no demandar mucho tiempo, implique un adecuado anlisis
de cada consulta sobre la que se deba pronunciar el funcionario.
3 puntos
2 puntos
1 punto
10
Estrategias Participativas
A continuacin se describen cinco estrategias participativas que podran ser utilizadas
dentro del proceso de la DNC, para facilitar el relevamiento de informacin, la revisin
de las necesidades o la identificacin de problemas o carencias de capacitacin. Est
por dems sealar que estas estrategias no son las nicas, pero son las ms usuales
dentro del contexto que nos ocupa.
Conferencia de bsqueda
Objetivo
Alcanzar una dimensin ms concreta del problema o caso a analizar y generar
opciones novedosas que permitan entablar relaciones ms estrechas entre quienes, a
causa de una aparente incompatibilidad o conocimiento parcial, no han podido llegar a
un acuerdo.
Caractersticas
Los participantes comparten sus puntos de vista sobre los principales problemas y
tendencias derivadas del pasado y que consideran seguirn influyendo sobre un
futuro predeterminado. Se sugiere tomar como referencia de 1 a 5 aos,
dependiendo de las tendencias de cambio que se presentan en el entorno.
Identificar nuevos problemas y tendencias que puedan surgir durante este perodo.
Enfocar el problema especfico, los participantes deben elaborar una imagen o una
descripcin que represente la situacin actual.
Elaborar un cuadro del futuro deseable.
Retomar al presente y plantear las limitaciones para el logro del futuro delineado o
situacin ideal.
Formular objetivos o situaciones concretas que servirn de plataforma alcanzar la
situacin ideal.
Considerar las estrategias de accin que pueden apoyar el logro del futuro
delineado y aquellas que pueden amortiguar o eliminar las situaciones limitantes.
11
Aplicaciones
Limitaciones
TKJ
Objetivo
Obtener una aproximacin cientfica y sistemtica de informacin que oriente la
solucin de problemas.
Sntesis del procedimiento
Aplicaciones
Anlisis de la realidad.
Determinacin inicial de estrategias de trabajo.
Formulacin de objetivos generales y particulares, as como los planes y acciones
a seguir para su logro.
12
Limitaciones
El conductor debe estar ubicado o ser uno ms de los conocedores de la situacin a
analizar y comportarse con imparcialidad al seleccionar la informacin que emane de
las participaciones.
Ventajas
Cuestionario
Objetivo
Obtener informacin, en trminos de opinin, sobre un asunto o tema determinado,
con datos que permitan identificar las medidas de tendencia central: media (promedio),
mediana y moda y la relacin matemtica de sus variables.
Sntesis del procedimiento
Aplicaciones
Limitaciones
Tiempo para la elaboracin de los reactivos y su piloteo. Requiere el apoyo de un
conocedor de la aplicacin de pruebas estadsticas y la interpretacin de los
resultados.
13
Ventajas
Entrevista
Cuando hablamos de identificar necesidades para la capacitacin es indispensable
poder contar con la mayor informacin posible que nos permita delimitar de una
manera ms congruente los cursos y programas a ofrecer. No olvidemos que en la
medida en que tengamos ms claridad de lo que necesitan los participantes, mayor
ser xito en la implementacin del Plan de Capacitacin.
14
Es en este contexto que cobra especial atencin la entrevista como una herramienta
que precisamente permite optimizar el trabajo a desarrollar en el mbito de la
identificacin de necesidades. Para este fin, se requiere contar con bases
metodolgicas para llevar a cabo una entrevista amena, atinada y que deje en el
entrevistado la sensacin de haber recibido a un entrevistador sensible que le orient
para analizar e identificar sus necesidades de capacitacin o actualizacin profesional,
en un marco de respeto en cuanto a sus puntos de vista y conocimientos previos. La
entrevista suele ser muy socorrida en los mtodos informales para la identificacin de
necesidades.
En una entrevista, -incluso en alguna que dure slo unos cuantos minutos- se deben
considerar una serie de aspectos para fortalecer el cumplimiento de los objetivos y
metas del personal responsable de llevar a cabo la identificacin de necesidades.
A continuacin, se presentan cinco elementos a considerar desde el trabajo previo
hasta el cierre de la entrevista misma- para la realizacin de una entrevista en el
marco de la identificacin de necesidades de capacitacin, considerando que las fases
de esta tcnica son: El rapport, el desarrollo, la cima y el cierre.
Trabajo previo a la entrevista
Los aspectos que el entrevistador debe considerar antes de iniciar el trabajo de la
entrevista, toda vez que reflejan la importancia y compromiso- con el proceso de
identificacin de necesidades son:
El objetivo de la entrevista
Centrar la atencin en su entrevistado
Considerar los apoyos vs. las limitaciones en antesala
La idea principal
El producto final
La amistad
Empata (saber ponerse en el lugar del otro y que el otro se ponga en mi lugar)
Confort emocional (confianza)
Identidad del entrevistado
La transferencia
15
La autoestima de la persona
La necesidad de logro
La retroalimentacin y comunicacin bilateral
El reforzamiento diferencial y,
El cierre
16
Aplicacin
En esta seccin se describen los pasos que deben darse al aplicar la metodologa de
la DNC, se incluye la lista de involucrados, el objetivo de la actividad y algunas
recomendaciones.
Planificacin de la DNC
Participantes
Objetivo de la actividad
Recomendaciones
Participantes
Objetivo de la actividad
Recomendaciones
17
Participantes
Objetivo de la actividad
Recomendaciones
cargo
Participantes
Equipo coordinador
Objetivo de la actividad
Recomendaciones
el momento, aspectos
Participantes
Objetivo de la actividad
Recomendaciones
18
Participantes
Equipo coordinador
Objetivo de la actividad
Recomendaciones
Participantes
Objetivo de la actividad
Recomendaciones
Diseo Curricular
Participantes
Equipo coordinador
Objetivo de la actividad
Recomendaciones
19
Sistematizacin de la metodologa
Participantes
Equipo coordinador
Objetivo de la actividad
Recomendaciones
20
Documentos
Los documentos producidos a lo largo de la DNC, son los siguientes:
Formularios
Dirigido a
Directores de proyecto, y
Participantes de los cursos
Objetivo
Autor-Responsable
Coordinador General
Directores de proyecto
Objetivo
Autor-Responsable
Equipo Coordinador
21
Directores de proyecto
Director General
Objetivo
Autor-Responsable
Equipo Coordinador
Diseo Curricular
Dirigido a
Directores de proyecto
Participantes de los cursos
Objetivo
Autor-Responsable
Equipo Coordinador
22
Herramientas
Se desarrollaron dos formularios, para el relevamiento de informacin institucional y pers onal y
dos matrices para la consolidacin de datos.
Formulario institucional
Nombre
1
2
3
10
6. Cuales cree que son los temas o materias relacionadas con TIC que su
equipo necesita manejar para el cumplimiento de las metas del proyecto?:
23
Formulario Personal
Formulario 2: Cuestionario de Informacin y Necesidades de los integrantes del proy ecto TIC
El objetivo de este cuestionario identificar las habilidades, conocimientos y necesidades de los
integrantes de los proyectos TIC con la finalidad de disear y planificar el programa de capacitacin.
1. Informacin general:
1.1 Nombre de la
organizacin:
1.2 Ttulo del Proyecto:
1.3 Nombre:
1.4 Cargo en el Proyecto:
1.5 Formacin / Ocupacin:
1.6 Lugar de trabajo:
1.7 Correo electrnico:
1.8 Telfono:
1.9 Fecha:
2.2 Cuales son sus actividades o tareas espec fic as relacionados a las TIC en el proyecto?
PC-Windows:
Procesador:
Duro:
24
Mac:
Mem Ram:
PC-Linux:
Disco
Temas de TIC
Mantenimiento
preventivo
hardware y software
de
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Manejo de Presentaciones
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Manejo de
Proyectos
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
8
9
10
11
12
13
14
15
16
A dministrador
de
Navegacin y bsquedas en la
Web
Elaboracin
de
boletines
electrnic os
Listas de distribucin de co rreo
electrnic o
Manejo
de
Mensajera
Instantnea y Chat
Desarrollo de contenidos en lnea
(para la Web y el correo
electrnic o)
Manejo
de
Sistema
de
Administracin de Contenidos
(CMS )
Manejo
de
sistema
de
colaboracin de grupos en lnea
(Groupware)
Elaboracin
de
guiones
Multimedia
(Radio,
Video,
Presentaciones, Web)
Capacitacin para Capacitadores
en
TIC
y
metodologas
participativas
17
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
18
Manejo y sitematizacin de
informacin digital (organizacin,
formatos de archivos)
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
19
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
20
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
21
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
22
Edicion
multimedia
(imagen, audio, video).
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
23
Mercadeo electrnic o
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
24
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
25
Linux para
sistemas
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
26
Otro:
Ninguno
Bsico
Intermedio
Avanz ado
digital
administrador
de
25
Organizacin:
Proyecto:
Observacione s:
1.
2.
3.
Ref.(*)
Talleres
Persona s
Hora s
Costo
Hora
Costo
Total
Sub-total (a)
Viticos
Pers.
Orgen
(****)
Sub-total (b)
(****)
Horas Talleres
26
#
Talleres Viticos
Costo
Talleres
Proy. 1 Proy. 2
Part.
Part.
Talleres
Mes 1
27
Mes 2
Mes 3
Proy. n
TOTAL
Part.
Part. Horas
Mes 4
Mes 5 Mes 6
Conclusiones y Recomendaciones
1. La Deteccin de Necesidades de Capacitacin involucra una
serie de etapas y desarrolla herramientas que buscan
determinar objetivamente las demandas reales de
mejoramiento de competencias laborales.
2. La DNC debe ser implementada utilizando herramientas
participativas que tenga validez su aplicacin
3. Para que el resultado de la DNC tenga mayor efectividad,
debe insistir que los proyectos definan lo antes posible al
equipo de personas involucradas. El hecho de variar
continuamente quita consistencia a la herramienta.
4. El ajuste de la versin final del Plan de Capacitacin deber
tomar en cuenta sobre todo limitaciones de tipo
presupuestario, lo que marcar el alance de ste.
5. Debe considerarse que el Plan de Capacitacin en su
versin final, an estar sujeto a cambios dependiendo de la
dinmica propia de cada organizacin y proyecto.
6. Hay que tomar en cuenta que en general las organizaciones
que llevan adelante proyectos de desarrollo tienen
prioridades diferentes y que el cambio de participantes,
fechas y otros datos logsticos debern ajustarse
continuamente.
7. Por todo esto, debe considerar a la DNC como un ejercicio
que facilitar el diseo de un plan que necesariamente
tendr que ser muy flexible en su aplicacin.
28
Bibliografa
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http://unesdoc.unesco.org
Declaration
29
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Learning,
Pars.