Archivo Universitario

SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA UCLM

NDICE 1. Definicin de archivo universitario ........................................................................... 2 2. Funciones ................................................................................................................... 2 3. Sistema de Archivos de la Universidad de Castilla-La Mancha ............................... 3 4. Gestin documental.................................................................................................... 4 5. Servicio y acceso al archivo universitario ................................................................. 5 5.1 Servicio externo ................................................................................................... 5 5.2 Servicio interno .................................................................................................... 5 5.3 Acceso a los documentos ..................................................................................... 6

Altagracia n 50 | 13071 Ciudad Real | Telf.: (+34) 902 204 100 | Fax.: (+34) 902 204 130 http://www.uclm.es/archivo | archivo@uclm.es

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1. Definicin de archivo universitario

Se entiende por archivo universitario el conjunto orgnico de los documentos de cualquier poca, formato o soporte -incluido el informtico- generados, reunidos o recibidos por la Universidad de CastillaLa Mancha, o por los miembros de su comunidad, en el ejercicio de sus funciones, organizados y conservados con el fin de servir para la gestin administrativa, la informacin a los ciudadanos, la investigacin y la cultura. Se integrarn en el archivo universitario los fondos documentales de las instituciones culturales que determinen crear los rganos de gobierno de la Universidad. As mismo se integrarn los fondos documentales que hayan sido incorporados o se incorporen en el futuro por legado, donacin, depsito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurdico. La formalizacin de este tipo de adquisiciones se realizar mediante resolucin del Rector. No formarn parte del archivo universitario aquellos fondos documentales de titularidad pblica o privada que, previo acuerdo del Consejo de Gobierno, sean recibidos por la Universidad en calidad de depsito. No obstante, el proceso tcnico y rgimen de acceso a estos fondos documentales ser el establecido en el presente Reglamento y en su normativa complementaria.

2. Funciones
Las funciones del Archivo Universitario de la Universidad de Castilla-La Mancha son las siguientes: 1. Recoger, seleccionar, organizar, describir, conservar, servir y difundir los fondos del archivo universitario y el Patrimonio Documental de la Universidad con el fin de garantizar su utilidad como salvaguarda de derechos, en la gestin administrativa y en la toma de decisiones, y como fuente de informacin, facilitando su acceso y difusin entre la comunidad universitaria y los ciudadanos en general. 2. Colaborar con los rganos de gobierno y administracin universitarios en el establecimiento de la poltica archivstica de la institucin. 3. Disear, implantar, desarrollar y mantener el Sistema de Archivos de la Universidad de Castilla-La Mancha.

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4. Dirigir, coordinar, asesorar y asistir tcnicamente a los archivos que integran el Sistema de Archivos de la Universidad de Castilla-La Mancha. 5. Desarrollar en su mbito programas de gestin de calidad, planes de evaluacin de servicios y programas de formacin de usuarios. 6. Elaborar y proponer, para su aprobacin o reforma, el Reglamento del Archivo General. 7. Realizar estudios de identificacin y valoracin de series documentales. 8. Elaborar cuantas normas tcnicas sean precisas para la correcta gestin, organizacin, descripcin, conservacin e instalacin de los fondos documentales del archivo universitario. 9. Promover las actividades -cursos, visitas guiadas, seminarios, exposiciones, actos, publicaciones etc.- que se consideren convenientes como apoyo a la docencia y para integrar el servicio de archivo en la vida acadmica y cultural universitaria. 10. Establecer cuantas relaciones de colaboracin con otras instituciones se consideren convenientes, con el fin de fomentar las relaciones de cooperacin y el uso compartido de recursos de todo tipo.

3. Sistema de Archivos de la Universidad de Castilla-La Mancha

El Sistema de Archivos de la Universidad de Castilla-La Mancha lo forman el conjunto de todos los archivos de gestin, centrales, intermedios e histricos existentes o que se creen en el futuro, junto con los servicios tcnicos y administrativos con ellos relacionados. Atendiendo a la descentralizacin geogrfica de la estructura de la organizacin administrativa y acadmica de la Universidad de Castilla-La Mancha, el Sistema de Archivos se estructurar en cada campus del siguiente modo: 1. Archivos de Gestin o De Oficina: Ubicados y dependientes de las unidades productoras (rganos de gobierno y administracin, unidades administrativas y servicios universitarios, centros docentes, de investigacin y departamentos, etc.). Los forman los documentos administrativos desde su gnesis hasta el final de la tramitacin. Por regla general, estos documentos permanecen en las oficinas durante un perodo de 5 aos por ser documentacin activa objeto de frecuente consulta. Transcurrido dicho plazo, sta

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documentacin ser transferida al Archivo General o al Archivo de Campus que corresponda segn los casos. 2. Archivos de Campus: Dependientes del Archivo General con sede en Ciudad Real, existir un Archivo de Campus en cada uno de los campus de la Universidad. Estos archivos recibirn la documentacin de ms de 5 aos procedente de los archivos de gestin que existan en el campus correspondiente. El conjunto de la documentacin recibida que, con el paso del tiempo adquiera valor histrico, ser conservada permanentemente en los archivos de campus; en consecuencia, estos archivos, desde un punto de vista archivstico, asumirn las funciones de archivo central, intermedio e histrico de cada campus. 3. Archivo Universitario: Cabecera del Sistema de Archivos de la Universidad de CastillaLa Mancha, el Archivo Universitario, con sede en Ciudad Real, tiene asignadas las funciones que quedan recogidas ms abajo y las especficas de un Archivo de Campus en relacin con los fondos documentales conservados en el campus de Ciudad Real. Como caso excepcional, la Escuela Universitaria Politcnica de Almadn, debido a las especiales circunstancias geogrficas que le asisten, conservar de modo permanente la documentacin bajo las directrices tcnicas del Archivo General.

Figura 1. Sistema de Archivos de la Universidad de Castilla-La Mancha.

4. Gestin documental
Las transferencias de documentacin entre los diferentes archivos del sistema se realizarn de acuerdo con el procedimiento, plazos y calendario que se fijen en la normativa especfica elaborada a tales efectos, de acuerdo con la legislacin vigente. Como norma general, todos los documentos que se transfieran se enviarn ordenados y acompaados de su correspondiente relacin de entrega de documentacin.

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En el supuesto de que una unidad productora desaparezca del organigrama institucional sin que sus funciones sean asumidas por otra, la documentacin que haya producido hasta su extincin se transferir al archivo correspondiente en cada campus, sea cual sea su antigedad. El Archivo Universitario realizar estudios de identificacin y valoracin de series documentales de cara a proponer su eliminacin o conservacin, temporal o definitiva, ntegra o por muestreo, a la Comisin Calificadora de Documentos Administrativos de la Universidad de Castilla-La Mancha. La eliminacin de documentos se realizar de acuerdo con el procedimiento y calendario que se fijen en la normativa especfica, elaborada a tales efectos, de acuerdo con la legislacin vigente. Como norma general, en los archivos de gestin, se podr eliminar sin ms trmite que su baja en el inventario, cuando ello sea preciso, la documentacin de apoyo informativo, tanto de elaboracin interna como externa, cuyo valor informativo haya caducado. Asimismo se conservar solamente un ejemplar -original o copia, segn proceda- de cada documento o expediente, eliminando las copias simples o mltiples, fotocopias o duplicados innecesarios, intiles o repetitivos de documentos administrativos, quedando terminantemente prohibida la eliminacin de cualquier otro tipo de documentos.

5. Servicio y acceso al archivo universitario

5.1 Servicio externo
En el Archivo Universitario y los Archivos de Campus se prestarn los siguientes servicios externos: 1. Informacin general sobre el Sistema de Archivos de la UCLM. 2. Informacin especfica sobre fondos y fuentes documentales. 3. Consulta de instrumentos de descripcin y bases de datos. 4. Consulta de documentos. 5. Reproduccin de documentos.

5.2 Servicio interno

En el Archivo Universitario y Archivos de Campus se prestarn los siguientes servicios internos: 1. 2. 3. Informacin general sobre el Sistema de Archivos de la UCLM. Informacin especfica sobre fondos y fuentes documentales. Asesoramiento tcnico sobre organizacin y conservacin de fondos.

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4. 5. 6. 7. 8.

Consulta de instrumentos de descripcin y bases de datos. Consulta de documentos. Prstamo de documentos. Reproduccin de documentos. Difusin Selectiva de la informacin.

5.3 Acceso a los documentos

Los ciudadanos podrn acceder libremente a los fondos documentales del archivo universitario en los trminos que determina la legislacin vigente y con las restricciones que en ella se contemplan. No obstante, se podr denegar razonadamente el acceso cuando el estado de conservacin u organizacin de los fondos documentales desaconseje su consulta o reproduccin. El acceso se podr realizar sobre reproducciones documentales cuando sea preciso garantizar la conservacin de los documentos originales. Para acceder a los fondos documentales, las personas interesadas debern presentar en el Registro General una solicitud dirigida al Secretario General de la Universidad de Castilla-La Mancha, quien, en su caso, solicitar informe del Director del Archivo Universitario. La resolucin de las solicitudes de acceso a los fondos documentales, y su impugnacin, se realizar de acuerdo con lo establecido en la legislacin vigente. La consulta de documentos se realizar en la sala de consulta previa solicitud por escrito en impreso normalizado. Las reproducciones de documentos se realizarn, previa solicitud en impreso normalizado, en los propios locales del archivo correspondiente, en funcin de los medios tcnicos disponibles, y sern abonadas por el interesado de acuerdo con las tarifas que se aprueben. Las competencias de expedicin de copias autnticas y de certificaciones de los documentos del archivo universitario correspondern, de conformidad con lo establecido en los Estatutos de la Universidad de Castilla-La Mancha, al Secretario General de la misma. El prstamo de documentos originales a las unidades productoras se realizar previa solicitud por escrito del responsable de la unidad en impreso normalizado. La duracin del prstamo ser de 30 das prorrogables atendiendo a las circunstancias extraordinarias que concurran. Los documentos se devolvern

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al archivo en perfecto estado. Se informar peridicamente al Secretario General de la Universidad de todas las incidencias relacionadas con el prstamo de documentos. Los documentos del archivo universitario slo podrn salir de las dependencias de la Universidad de Castilla-La Mancha, previa autorizacin del Rector, cuando sean solicitados para exposiciones o muestras, para ser sometidos a procesos de restauracin o reproduccin seriada o presentados en los Tribunales de Justicia. En este ltimo caso, el archivo correspondiente conservar una copia autorizada. Los instrumentos de informacin, control y descripcin sern de libre consulta no estando permitida su reproduccin por la necesidad de proteger los derechos de Propiedad Intelectual de la Universidad de Castilla-La Mancha quien autorizar, en cualquier caso, su publicacin. El Archivo Universitario establecer los procedimientos de transferencia, eliminacin y acceso a los fondos documentales del archivo universitario, de acuerdo con la legislacin vigente, prestando especial atencin a los documentos en soportes especiales o protegidos por la legislacin de Propiedad Intelectual. El Archivo Universitario determinar la elaboracin, de cuantos registros de consultas, prstamos, reproducciones y salidas temporales de documentos se consideren convenientes a efectos informativos, estadsticos y de control de la gestin. En el Archivo Universitario se confeccionar un registro centralizado de usuarios externos con los datos que le remitan el resto de los archivos del sistema. A tales efectos, el usuario proporcionar los datos personales y sobre el tema de inters o la investigacin en curso; estos datos quedarn protegidos por la legislacin vigente.

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