ANEXO 4

PROTOCOLO DE TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES ELECTRÓNICAS

PLAN DE PRESERVACIÓN DIGITAL A LARGO PLAZO

GD01-F30
Grupo de Trabajo de Gestión Documental y Archivo

Bogotá, diciembre 2021

Versión 1

Elaboró: John Jairo Gutiérrez Garzón – Contratistas Especializados GTGDA

Revisó: Viviana Andrea Rodriguez Flórez – Coordinadora GTGDA
Aprobó: Viviana Andrea Rodriguez Flórez – Coordinadora GTGDA

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 CONTENIDO

1. OBJETIVO...........................................................................................................3
1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS........................................................................3
2. ALCANCE...........................................................................................................3
3. GLOSARIO..........................................................................................................3
4. REFERENCIAS NORMATIVAS..........................................................................7
5. GENERALIDADES..............................................................................................9
6. REPRESENTACIÓN ESQUEMÁTICA DEL PROTOCOLO.............................10
6.1. REQUISITOS PREVIOS............................................................................10
6.2. CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES
ELECTRÓNICOS PARA EL PROCEOS DE TRANSFERENCIA PRIMARIA.....10
6.3. REPRESENTACIÓN ESQUEMÁTICA DEL PROTOCOLO......................11
6.4. DESCRIPCIÓN DE PASOS DEL PROTOCOLO DE TRANSFERENCIAS
PRIMARIAS ELECTRÓNICAS............................................................................12
7. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS 13
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS..................................................................14

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1. OBJETIVO

Establecer un protocolo para realizar las Transferencias Documentales

Electrónicas, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención
Documental - TRD, para que los expedientes que cuentan con tipologías
documentales en formato electrónico cumplan con su ciclo vital.

1.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Establecer los criterios que permitan verificar que series y/o subseries son
válidas para iniciar con el proceso de Transferencia Documental
Electrónica.

- Identificar los pasos para realizar la Transferencia Documental Electrónica

en la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. ALCANCE

Este protocolo está dirigido al Grupo de Trabajo de Gestión Documental y Archivo

de la Superintendencia de Industria y Comercio, así como a los coordinadores de
área y jefes de oficina que tengan a su cargo la responsabilidad de las
transferencias documentales.

3. GLOSARIO

ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados por la Superintendencia de Industria y Comercio, en el
transcurso de la gestión, conservados respetando el orden para servir como
testimonio e información para la SIC y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.

ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos

transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad
respectiva, una vez finalizado su trámite, y que siguen siendo vigentes y objeto de
consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su

documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.

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ARCHIVO ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos producidos y
tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del

archivo de gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente
Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también
puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito
voluntario, adquisición o expropiación.

ÁREA: Sección de la descripción archivística que comprende datos de una

categoría o un conjunto de categorías.

AUTENTICIDAD: Entendida como “la persistencia a lo largo del tiempo de las

características originales del documento respecto al contexto, la estructura y el
contenido”, es decir que un documento sea lo que pretende ser.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN – AGN: Desde el punto de vista

institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el
establecimiento público, del orden nacional, creado por la Ley 8 de 1989, adscrito
al Ministerio de Cultura, mediante decreto 1126 del 29 de junio de 1999.
Encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel nacional.
Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.

DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración

hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la Tablas
de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de la información

generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o
entidad debido a sus actividades y debe tratarse conforme a los principios y
procesos archivísticos.

DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los

rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL: Actividad resultante de la disposición final

señalada en las tablas de retención Documental o de tablas de valoración
documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

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EXPEDIENTE: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que
constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto
de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora
en la resolución de un mismo asunto.

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: Conjunto de documentos electrónicos de archivo

relacionados entre sí.

FIABILIDAD: Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él. Es

una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir
a él para demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser creados en el
momento o poco después en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan,
por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o
automáticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar las
operaciones

INTEGRIDAD: Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento

electrónico. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones
no autorizadas. Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos
deben decir qué posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el
mismo después de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar. No
obstante, cualquier modificación que se realiza debe dejar constancia para hacerle
su seguimiento. Propiedad de salvaguardar la exactitud y estado completo de los
documentos.

PLAN DE TRANSFERENCIAS: Es la programación preparada por el Archivo

Central, para realizar las transferencias de documentos de los archivos de gestión
al archivo central, y que debe ser difundida y acatada por los responsables del
proceso para la correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental-TRD.

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO: Conjunto de acciones y estándares

aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en
el tiempo, independientemente de su medio o forma de registro o almacenamiento.

RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo en que los

documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal
como se consigna en la TRD.

SIC: Abreviatura de Superintendencia de Industria y Comercio.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: Disposición final señalada en las tablas de

retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de

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escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su
conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida
o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD: Listado de series y subseries

documentales en el cual se establece: Tiempo de retención en cada una de las
etapas de archivo: archivo de gestión, archivo central. Disposición final:
Conservación Total (CT - (archivo Histórico) Eliminación (E - picado, reciclado).
Selección: (S – conservación % en archivo histórico) M (medio técnico –
digitalización microfilmación). La TRD puede ser general o específica de acuerdo
con la cobertura de esta. Las generales se refieren a documentos administrativos
comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos
característicos de cada organismo.

TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de

gestión al central y de éste al histórico, de conformidad con la TRD adoptada.

UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.

VALOR ADMINISTRATIVO: Aquel que posee un documento para la

administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de
sus procedimientos y actividades.

VALOR CIENTÍFICO: Calidad de los documentos que registran información

relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

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 VALOR CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos
económicos de una entidad pública o privada.

VALOR CULTURAL: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,

entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores,
modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos
propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

VALOR FISCAL: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública.

VALOR HISTÓRICO: Calidad atribuida a aquellos documentos que deben

conseguirse permanentemente por ser fuente primaria de información, útiles para
la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

VALOR JURÍDICO: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,

regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

VALOR TÉCNICO: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una

institución en virtud de su aspecto misional.

4. REFERENCIAS NORMATIVAS

Jerarquía
Número/
de la Título Artículo Aplicación Específica
Fecha
norma

“El Estado está obligado

a la creación,
organización,
preservación y control de
los archivos, teniendo en
594 de Ley general de archivos y se cuenta los principios de
Ley 11
2000 dictan otras disposiciones procedencia y orden
original, el ciclo vital de
los documentos y la
normatividad
archivística.”

Ley 594 de Ley general de archivos y se 19 Relacionado con la

2000 dictan otras disposiciones implementación de
nuevas tecnologías para
la administración y

7
 conservación de
archivos.
2609 de Por el cual se reglamenta el
Decreto N/A Aplicación total
2012 Título V de la Ley 594 de 200
Por el cual se reglamenta la Ley
80 de 1989 en lo concerniente a
las transferencias secundarias y
de documentos de valor
histórico al Archivo General de
1515 de
Decreto la Nación, a los archivos N/A Aplicación Total
2013
generales de los entes
territoriales, se derogan los
Decretos 1382 de 1995 y 998 de
1997 y se dictan otras
disposiciones.
“Por medio del cual se expide el Preservación de
1080 de 2.8.2.6.
Decreto Decreto Único Reglamentario documentos en
2015 3
del Sector Cultura” ambientes electrónicos
Requisitos para la
“Por medio del cual se expide el preservación y
1080 de 2.8.2.7.
Decreto Decreto Único Reglamentario conservación de los
2015 8
del Sector Cultura” documentos electrónicos
de archivo
Por el cual se reglamenta el
Título VIII de la Ley 594 de 2000
en materia de inspección,
106 de
Decreto vigilancia y control a los N/A Aplicación total
2015
archivos del Estado y los
documentos de carácter privado
declarados de interés cultural.
Criterios de conservación y
Acuerdo 11 de 1996 N/A Aplicación total
organización de documentos.
Por el cual se aprueba la tabla
de Retención Documental
Acuerdo 36 de 2000 presentada por la N/A Aplicación total
Superintendencia de Industria y
Comercio.
Por la cual se establecen los
criterios para la organización de
los archivos de gestión en las
entidades públicas y las
privadas que cumplen funciones
Acuerdo 42 de 2002 N/A Aplicación total
públicas, se regula el Inventario
Único Documental y se
desarrollan los artículos 21, 22,
23 y 26 de la ley General de
Archivos.
Acuerdo 005 de Por el cual se establecen los N/A Aplicación total
2013 criterios básicos para la
clasificación, ordenación y

8
 descripción de los archivos en
las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones
públicas.
Por el cual se reglamentan
parcialmente los Decretos 2578
y 2609 de 2012 y se modifica el
procedimiento para la
elaboración, presentación,
Acuerdo 4 de 2013 15 Aplicación Total
evaluación, aprobación e
implementación de las Tablas
de Retención Documental y las
Tablas de Valoración
Documental.
Por el cual se reglamenta el
procedimiento para la
elaboración, aprobación,
evaluación y convalidación,
implementación, publicación e
004 de
Acuerdo inscripción en el Registro único N/A Aplicación Total
2019
de Series Documentales –
RUSD de las Tablas de
Retención Documental – TRD y
Tablas de Valoración
Documental – TVD
Por la cual se crea el comité de
Resolució 102 de
archivo de la Superintendencia y N/A Aplicación total
n 1996
se asignan funciones.
Por la cual se adopta la Tabla
Resolució 29453 de de Retención Documental para
N/A Aplicación total
n 2001 la Superintendencia de Industria
y Comercio.

5. GENERALIDADES

De conformidad con la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, el Decreto

2609 de 2012, el Acuerdo 004 de 2019, Acuerdo 006 de 2014, y las demás
normas reglamentarias expedidas por el Archivo General de la Nación (AGN) y
específicamente, relacionadas con la Gestión Documental Electrónica. Se
presenta este documento, el cual busca ser una referencia que le facilite al Grupo
de Trabajo de Gestión Documental y Archivo y a los encargados de los procesos
de transferencias del Archivo Central ejecutar las transferencias primarias
documentales de carácter electrónico.

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6. REPRESENTACIÓN ESQUEMÁTICA DEL PROTOCOLO

6.1. REQUISITOS PREVIOS

El proceso de transferencia al archivo central de expedientes electrónicos requiere

que la Entidad haya realizado previamente los siguientes procedimientos
archivísticos:

➢ Contar con los Cuadros de Clasificación Documental actualizados y

aprobados.
➢ Haber realizado el proceso de valoración documental, y, como producto de
lo anterior, contar con una Tabla de Retención Documental (TRD) donde se
especifique la disposición de cada una de las series documentales y su
tiempo de retención. Este instrumento, debe estar actualizado y aprobado.
➢ Los expedientes deben estar cerrados y cumplir con los tiempos de
retención establecidos para estos en el archivo de gestión.
➢ En el caso de transferir expedientes híbridos, la parte que corresponde a
documentos en soporte papel debe cumplir con todos los requisitos de un
expediente físico, incluyendo “Hoja de Control”, “Formato Único de
Inventario Documental – FUID” y foliación. Estos deben transferirse de
acuerdo con el Procedimiento Archivo y Retención Documental Código:
GD01-P01.

6.2. CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

ELECTRÓNICOS PARA EL PROCEOS DE TRANSFERENCIA
PRIMARIA

A continuación, se definen los criterios principales para identificar los expedientes

que de acuerdo con la Tabla de Retención Documental – TRD de la SIC, requieran
del proceso de transferencia primaria.

Criterio 1. Tipologías documentales en formato electrónico.

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El expediente debe tener como componentes, documentos en formato electrónico,
ya que la integridad de estos documentos puede verse afectada debido a los
riesgos que afectan a los documentos electrónicos de archivo.

Criterio 2. Cierre del expediente

El expediente electrónico debe estar completamente cerrado, y con todas sus

tipologías documentales no modificadas desde su fecha de cierre.

Criterio 3. Tiempo de Retención

Que el Sistema de Gestión de Documentos electrónicos de Archivo – SGDEA,

haya identificado que el expediente ya cumplió con el tiempo de retención
establecido para el archivo de gestión, para lo cual, emitirá una alerta o
notificación del cumplimiento del tiempo de retención.

6.3. REPRESENTACIÓN ESQUEMÁTICA DEL PROTOCOLO

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 6.4. DESCRIPCIÓN DE PASOS DEL PROTOCOLO DE
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ELECTRÓNICAS

PASO 1: Conformar los expedientes electrónicos en el Sistema de Gestión de

Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA.

Nota: Si los documentos electrónicos son producidos en otros sistemas de

información, estos deben ser llevados al Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo SGDEA, para conformar allí los expedientes.

PASO 2: Área o dependencia – Cierra el expediente y cumple el tiempo de

retención en el archivo de gestión.
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 PASO 3: Entre el responsable de realizar la transferencia, y la persona encargada
de la recepción de transferencias del Grupo de Trabajo de Gestión Documental y
Archivo, Identificar con ayuda del Sistema de Gestión de Documentos electrónicos
de Archivo -SGDEA, los expedientes que el sistema ya notificó que cumplen los
criterios para transferencia primaria.

PASO 4: Aprobar en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de

Archivo -SGDEA, la transferencia primaria.

PASO 5: Verificar en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de

Archivo - SGDEA la transferencia primaria a través del cambio de estado del
expediente de “disposición en archivo de gestión” a “disposición en archivo
central”.

7. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS DE EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS

A continuación, se nombran las especificaciones que se deben aplicar a las

transferencias secundarias de expedientes electrónicos conforme a la guía
“Lineamientos técnicos de las Transferencias Documentales Secundarias” del
Archivo General de la Nación.

1. Los expedientes electrónicos deben cumplir con los criterios de

organización archivística, como siguiendo el principio de procedencia, orden
original, descripción e integridad de los fondos. 1
2. Aplicar de manera estricta las Tablas de Retención Documental - TRD y
Tablas de Valoración Documental - TVD.2
3. Antes de realizar una transferencia, asegurarse que los documentos
electrónicos se encuentren en formatos y medios que cumplan con
estándares de preservación a largo plazo o migrar dicha información a un
formato estándar de preservación. 3
4. Hay que considerar que, de acuerdo con el Archivo General de la Nación,
no se podrán transferir documentos electrónicos al AGN cuya disponibilidad
y consulta a largo plazo no pueda garantizarse. 4

1 Archivo General de la Nación. 2021. Lineamientos técnicos de las transferencias documentales secundarias. Recuperado de
https://bit.ly/30n8D0I
2 Archivo General de la Nación. 2021. Lineamientos técnicos de las transferencias documentales secundarias. Recuperado de
https://bit.ly/30n8D0I
3 Archivo General de la Nación. 2021. Lineamientos técnicos de las transferencias documentales secundarias. Recuperado de
https://bit.ly/30n8D0I
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8. DOCUMENTOS RELACIONADOS

- DE01-P01 Formulación de la Planeación Institucional

- GD01-I01 Instructivo Aplicación Tablas de Retención Documental y
Transferencia Documental
- GD01-I03 Instructivo Organización de Expedientes y Disposición de Pruebas
- GD01-F01 FUID - Formato Único de Inventario Documental

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Fin documento

4 Archivo General de la Nación. 2021. Lineamientos técnicos de las transferencias documentales secundarias. Recuperado de
https://bit.ly/30n8D0I
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