Agendar entrevistas¶

Marque entrevistas presenciais, virtuais e telefônicas com o Odoo, através do aplicativo Recrutamento.

Uma entrevista pode ser agendada de duas formas: pela equipe de recrutamento, ou pelo candidato.

A equipe de recrutamento marcou entrevistas¶

Quando um candidato chega ao estágio de entrevista, a equipe de recrutamento deve marcá-la conciliando uma data e hora adequadas entre o candidato e os entrevistadores.

Para marcar a entrevista, navegue até ao cartão do candidato, indo primeiro ao app Recrutamento, e clicando no cartão em questão. Isto abre a página Candidaturas para esse cargo. Em seguida, clique no cartão do candidato desejado para ver o formulário de candidatura detalhado.

Para marcar uma entrevista virtual, presencial ou por telefone, clique no botão inteligente Sem reunião na parte superior do registro do candidato.

Clicar no botão inteligente Reuniões carrega um calendário, mostrando as reuniões e eventos agendados para o usuário atualmente registrado, bem como os funcionários que estão listados na seção Participantes, localizada à direita do calendário.

Para alterar as reuniões e eventos atualmente carregados que estão a ser apresentados, desmarque um participante cujos eventos do calendário devem ser ocultados. Apenas os participantes marcados são visíveis no calendário.

Para adicionar uma reunião ao calendário na vista Dia ou Semana, clique na hora de início da reunião e arraste para baixo até à hora de fim. Fazer isso seleciona a data, a hora e a duração da reunião.

Também é possível adicionar reuniões nesta visão, clicando no dia e na faixa horária pretendidos.

Ambos os métodos fazem aparecer uma janela pop-up Novo evento.

Janela pop-up de novo evento¶

Clicar em uma grade correspondente à hora e data abre a janela pop-up Novo evento para marcar uma reunião.

Insira as informações no formulário. Os únicos campos obrigatórios são o título da reunião e os campos Início (e data/hora de fim).

Uma vez inseridos os dados do cartão, clique em Salvar e Fechar para guardar as alterações e criar a entrevista.

Depois de inserir o nome obrigatório da reunião, os campos disponíveis para modificação no cartão Novo evento são os seguintes:

• Título da reunião: insira o assunto da reunião. Ele deve indicar claramente o objetivo da reunião. O assunto padrão é o Assunto/Nome da candidatura no cartão do candidato.

• Início: data e hora de início e fim da reunião. Clicar em qualquer um destes campos abre uma janela pop-up de calendário. Clique em Aplicar para fechar a janela.

• Dia inteiro: assinale a caixa para marcar uma entrevista para todo o dia. Se esta caixa for assinalada, o campo Início muda para Data de Início.

• Participantes: selecione as pessoas que devem participar na reunião. O funcionário padrão listado é a pessoa que criou a reunião. Adicione quantas pessoas desejar.

• URL da chamada de vídeo: se a reunião for virtual ou se houver uma opção virtual disponível, clique em :guilabel:` Reunião do Odoo` e um URL será criado automaticamente para a reunião e preencherá o campo.

• Descrição: insira uma breve descrição neste campo. Existe uma opção de inserir texto formatado, tal como listas numeradas, cabeçalhos, tabelas, links, fotos, e mais. Utilize a funcionalidade powerbox digitando / para revelar uma lista de opções.

  Percorra as opções e clique no item desejado. O item é exibido no campo e pode ser modificado. Cada comando apresenta uma janela pop-up diferente. Siga as instruções de cada comando para completar a entrada.

Mais opções¶

Para acrescentar informações adicionais à reunião, clique no botão Mais opções no canto inferior direito da janela pop-up Novo evento. Preencha qualquer um dos seguintes campos adicionais:

• Duração: este campo é preenchido automaticamente com base na data e hora de Início (e fim). Se a hora da reunião for ajustada, este campo é ajustado automaticamente para a duração correta. A duração padrão de uma reunião é de uma hora.

• Recorrente: se a reunião deve se repetir em um intervalo determinado (o que não é comum de uma primeira entrevista), assinale a caixa de verificação junto a Recorrente. Quando esta opção é habilitada, vários campos adicionais são exibidos:

  • Fuso horário: no menu suspenso, selecione o Fuso horário das reuniões recorrentes.

  • Repetir: escolha Diariamente, Semanalmente, Mensalmente, Anualmente, ou Custom reuniões recorrentes. Se Personalizado for selecionado, um campo Repetir a cada aparece abaixo, juntamente com outro parâmetro de frequência de tempo (Dias, Semanas, Meses, ou Anos). Insira um número no campo em branco e, em seguida, selecione o período de tempo no menu suspenso.

  • Repetir em: ativado quando a opção Semanalmente é selecionada no campo Repetir. Escolhe o dia em que a reunião semanal é realizada.

  • Dia do mês: configure as duas opções do menu suspenso para selecionar um dia específico do mês, independentemente da data (ex.: a primeira terça-feira de cada mês). Para definir uma data específica do calendário, selecione Data do mês e insira a data do calendário no campo (ex.: 15 para definir a reunião para ocorrer no dia 15 de cada mês).

  • Até: no menu suspenso, selecione quando as reuniões param de se repetir. As opções disponíveis são: Número de repetições, Data final e Para sempre. Se a opção Número de repetições for selecionada, digite o número total de reuniões a ocorrer no campo em branco, à direita. Se Data final for selecionado, especifique a data usando a janela pop-up do calendário ou digite uma data no formato XX/XX/XXXX. Para sempre agenda as reuniões indefinidamente.

• Local: digite o local da reunião.

• Marcadores: selecione marcadores para a reunião no menu suspenso, ou adicione um novo marcador digitando e clicando em Criar “marcador”. Não há limite para o número de marcadores que podem ser utilizados.

• Compromisso: se houver um compromisso associado a essa reunião, selecione-o no menu suspenso ou crie um novo compromisso digitando o nome do compromisso e, em seguida, clique em Criar e editar… no menu suspenso aberto. Um formulário Criar Compromisso é carregado. Digite as informações no formulário e clique em Salvar e fechar.

• Privacidade: no menu suspenso, selecione se o organizador aparecerá como Disponível ou Ocupado durante a reunião. Em seguida, selecione a visibilidade dessa reunião, usando o menu suspenso à direita da primeira seleção. As opções são: Público, Privado e Somente usuários internos. Público permite que todos vejam a reunião, Privado permite que apenas os participantes listados na reunião vejam a reunião e Somente usuários internos permite que qualquer pessoa conectada à base de dados da empresa veja a reunião.

• Organizador: o funcionário que criou a reunião é preenchido nesse campo. Use o menu suspenso para alterar o funcionário selecionado.

• Lembretes: selecione um lembrete no menu suspenso. As opções padrão incluem Notificações, E-mail e Mensagem de texto SMS, cada uma com um período de tempo específico antes do evento (horas, dias, etc.). O lembrete escolhido alerta os participantes da reunião por meio da opção selecionada no horário especificado. Vários lembretes podem ser selecionados nesse campo.

Enviar a reunião para os participantes¶

Uma vez inseridas as alterações na janela pop-up Novo evento e os detalhes da reunião estiverem corretos, a reunião pode ser enviada aos participantes, por e-mail ou mensagem de texto, a partir do formulário de evento expandido (o que é visto ao clicar no botão Mais opções na janela pop-up Novo evento).

Para enviar a reunião por e-mail, clique no botão E-mail junto ao campo Participantes no formulário de reunião expandido.

Uma janela pop-up de configuração do e-mail Contatar Participantes é exibida. Uma mensagem de e-mail pré-formatada, usando o modelo padrão :guilabel:`Calendário: Atualização de eventos”, preenche o campo do corpo da mensagem.

Os seguidores da candidatura de emprego, bem como o usuário que criou a reunião, são adicionados como Destinatários por padrão. Se necessário, adicione o endereço de e-mail do candidato à lista para enviar a mensagem de e-mail também para o candidato. Faça as alterações desejadas ao e-mail. Se um anexo for necessário, clique no botão Anexos, navegue até ao arquivo e clique em Abrir. Quando o e-mail estiver pronto para ser enviado, clique em Enviar.

Para enviar a reunião por mensagem de texto, clique no botão SMS junto ao campo Participantes no formulário de reunião expandido. É apresentada uma janela pop-up Enviar mensagem de texto SMS.

Na parte superior, uma banner azul aparecerá se algum participante não tiver um número de celular válido e listará quantos registros são inválidos. Se um contato não tiver um número de celular válido listado, clique em Fechar e edite o registro do participante e, em seguida, repita essas etapas.

Quando não aparecer nenhuma mensagem de aviso, escreva a mensagem a ser enviada aos participantes no campo Mensagem. Para adicionar emojis à mensagem, clique no ícone (adicionar sorriso) no lado direito da janela pop-up.

O número de caracteres, e a quantidade de mensagens de texto necessárias para enviar a mensagem (de acordo com os critérios GSM7) aparece abaixo do campo Mensagem. Clique em Colocar na fila para que o texto seja enviado mais tarde, depois de outras mensagens serem agendadas, ou clique em Enviar agora para enviar a mensagem imediatamente.

Entrevistas agendadas pelos candidatos¶

Por padrão, os estágios da entrevista de recrutamento não estão configuradas para que os candidatos possam marcar as suas próprias entrevistas.

No entanto, se os estágios Primeira entrevista ou Segunda entrevista forem modificados para enviar o modelo de e-mail :guilabel:`Recrutamento: Agendar entrevista” quando um candidato chega a esse estágio, o candidato recebe uma link para o calendário da equipe de recrutamento e pode agendar a entrevista por si mesmo. A disponibilidade da equipe de recrutamento é refletida no calendário.

Para que os candidatos possam marcar as suas próprias entrevistas, é necessário primeiro modificar um estágio no aplicativo Recrutamento.

Modificar estágio¶

Para modificar o estágio Primeira entrevista ou Segunda entrevista, navegue primeiro para o painel principal do aplicativo Recrutamento. Em seguida, clique no cartão da vaga em questão para acessar à página Candidaturas desse cargo.

Passe o mouse sobre o nome do estágio e um ícone (engrenagem) aparece no canto superior direito do nome. Clique no ícone (engrenagem), e um menu suspenso aparecerá. Em seguida, clique na opção Editar e aparece um formulário Editar: (Stage).

O campo Modelo de e-mail está em branco, por defeito. No menu suspenso, selecione Recrutamento: Agendar entrevista” para o campo :guilabel:`Modelo de e-mail, depois clique em Salvar e Fechar quando terminar.

Enviar e-mail¶

Após os estágios Primeira entrevista ou Segunda entrevista serem modificadas para enviar o e-mail Recrutamento: Agendar entrevista para o candidato ao mover o seu cartão de candidato para uma desses estágios, o candidato recebe a seguinte mensagem de e-mail

`Assunto: Vamos planejar uma entrevista em conjunto para a sua candidatura a (Cargo)?

Parabéns! Temos interesse em sua candidatura e gostaríamos de marcar uma entrevista com você. Por favor, use o botão abaixo para agendá-la com um dos nossos recrutadores.

Planejar minha entrevista

Agendar entrevista¶

Quando o candidato recebe a mensagem de e-mail, clica no botão Planejar a minha entrevista na parte inferior da mensagem. Esta ação conduz o candidato a uma página privada de agendamento online, que é apenas acessível através da link enviada por e-mail.

Esta página apresenta os DETALHES DA REUNIÃO no lado direito da tela. Isto inclui o formato e a duração da reunião. Neste exemplo, a entrevista é virtual ( Online) e a duração é de meia hora ( 30 minutos).

Em primeiro lugar, se houver uma opção de com quem se reunir, o usuário seleciona a pessoa com quem está a agendar a reunião, clicando no seu ícone e nome. Se apenas uma pessoa estiver disponível para entrevistar o candidato, esta etapa não está disponível. Se o candidato não quiser escolher um entrevistador, pode simplesmente clicar em Ver todas as disponibilidades .

Em seguida, o candidato clica em um dia disponível no calendário, assinalado por um quadrado à volta da data. Uma vez selecionado o dia, o candidato clica em uma das horas disponíveis para selecionar essa data e hora.

Uma vez selecionada a data e a hora, o candidato é conduzido a uma página Adicione mais detalhes sobre você. Esta página solicita que o candidato introduza o seu Nome completo, E-mail e Número de telefone. A informação de contato inserida neste formulário é a forma como o candidato é contatado para lembrá-lo da entrevista agendada.

Quando tudo for inserido na página Adicione mais detalhes sobre você, o candidato clica no botão Confirmar compromisso e a entrevista é marcada.

Depois de confirmar a entrevista, o candidato é encaminhado para uma página de confirmação, onde são apresentados todos os detalhes da entrevista. A opção de adicionar a reunião aos calendários pessoais do candidato está disponível, através dos botões Adicionar ao iCal/Outlook e Adicionar ao Google Agenda, abaixo dos detalhes da entrevista.

O candidato pode também cancelar ou reagendar a entrevista, se necessário, com o botão Cancelar/Reagendar.