문서¶

**Odoo 문서**로 Odoo 내에서 파일을 저장, 열람, 관리할 수 있습니다.

설정¶

문서 ‣ 환경 설정 ‣ 설정 으로 이동하면 특정한 활동 영역에 첨부된 파일을 중앙에서 관리하는 기능을 활성화할 수 있습니다. 예를 들어, 인적 자원 을 선택하면 HR 문서를 HR 작업 영역에서 자동으로 사용할 수 있고, 급여와 관련된 문서는 급여 하위 작업 영역에서 자동으로 사용할 수 있습니다. 드롭다운 메뉴를 사용하여 기본 작업 공간을 변경하고 (내부 링크) 아이콘을 클릭하면 속성을 편집할 수 있습니다.

저장공간¶

작업 공간은 자체 태그 및 활동 세트가 계층 구조로 되어 있는 폴더입니다. 기본값으로 작업 공간이 있으나, 문서 ‣ 환경 설정 ‣ 작업 공간 으로 이동하여 새로 만들기 를 클릭하면 직접 만들 수 있습니다. 새 페이지에서 다음 내용을 입력합니다.

• 이름

• Parent Workspace: if you want to create a sub-workspace, select its Parent Workspace.

Three tabs are available: Tags, Access Rights, and Description.

태그¶

태그는 작업 공간 내에서 문서 간의 차별화 수준을 추가하기 위해서 사용합니다. 카테고리별로 구성되어 있으며 필터를 이용하여 정렬할 수 있습니다.

From the Tags tab, click Add a line, create the Tag Category, and Name your tags.

액세스 권한¶

작업 공간 액세스 권한을 관리하려면 액세스 권한 탭으로 이동합니다. 쓰기 그룹 을 추가하면 작업 공간에 있는 문서를 보고, 만들고, 편집할 수 있습니다. 읽기 그룹 을 추가하면 작업 공간에 있는 문서를 보기만 할 수 있습니다.

설명¶

You can add descriptive information to your workspace by going to the Description tab.

문서 관리¶

When selecting or opening a document, the right panel displays different options, including, for example:

• (Download);

• (Share this selection): a share URL is copied to your clipboard;

• (바꾸기): 기존 파일을 대체할 새 파일을 선택합니다. 오른쪽 패널 하단으로 스크롤을 이동하여 이력 을 확인한 후 문서를 복원, 다운로드 또는 삭제 합니다.

• (Lock);

• (Split);

• (Open chatter).

To modify the name of your file, edit the Name field. Click the (Move to trash) icon to delete your document.

A Contact or an Owner can be assigned. You can also modify the related Workspace and add Tags.

문서가 저장된 작업 공간에 따라 오른쪽 패널 하단에서 다른 :ref:`활동 <documents/workflow-actions>`을 진행할 수 있습니다.

PDF 문서 분할하기¶

Select the PDF you want to split, and click the (scissors) icon. A new view displays all the pages of the document.

By default, all pages are split when you click Split. To remove a split between two pages, click the (scissors) icon.

추가 기능¶

Select a workspace and click the New button to access additional features:

Upload¶

You can upload any file (max 64MB per file on Odoo Online) to your Documents app. Select the workspace where you want to upload your file, click the New button, then Upload.

요청¶

You can request files and organize them as documents to remind users to download them.

Select the workspace where the file should be stored, click the New button, then Request. Add the Document Name and select the person you need it from in the Request To field. You can also fill in the Due Date In, confirm the Workspace the document should belong to, and add Tags and a Message. Then, click Request. A placeholder for the missing document is created in the workspace.

문서가 준비되면, 자리 표지자를 클릭하여 업로드합니다.

You can see all missing documents by going to the Activity view and the Requested Document column.

Link¶

To add a link to your documents dashboard, click Link, enter the URL, and Name it.

스프레드시트¶

To create a new spreadsheet, click Spreadsheet. You can select a Blank spreadsheet or an existing template.

공유¶

You can make a document or a workspace accessible to anyone by sharing a URL.

Share a document¶

To generate a share link to a document, select the document and click the Share button.

팝업 창에서, 공유 링크에 이름 을 지정하고, 유효 기간 에는 설정할 유효 날짜를 입력하며, 웹사이트 를 선택하여 사이트가 두 개 이상인 경우에는 도메인 주소가 URL에 정확히 반영될 수 있도록 합니다.

Click Copy Link & Close to copy the URL to your clipboard.

Share a workspace¶

You can share a link to a workspace and allow users to Download its content or Download and Upload files to it.

To do so, go to the left column of your dashboard and select the workspace you want to share. You can also choose one or more tags that will be automatically added to the uploaded documents. Then, click the Share button.

In the pop-up, a share URL you can Copy is displayed. You can Name your share link and set a validity date by filling in the Valid Until field. If you own more than one site, select the Website you want so the share link reflects the right domain name.

Files upload¶

Toggle the Allow upload switch to allow users to upload files to your workspace.

Tick the Upload by Email checkbox to enable users to upload documents sent by email in the workspace.

Enter an alias in the Email Alias field. All documents sent to this email address are uploaded to the workspace using the chosen tags.

워크플로우 활동¶

워크플로우 활동으로 문서 및 전반적인 비즈니스 운영을 관리할 수 있습니다. 각각의 작업 공간에 맞추어 생성하고 사용자 지정할 수 있도록 활동을 자동화합니다. 예를 들어, 클릭 한 번으로 문서를 생성하거나, 이동 및 서명과 태그 추가, 청구서 처리까지 할 수 있습니다.

When a document meets the set criteria, these workflow actions appear on the right panel.

워크플로우 활동 생성하기¶

To update an existing workflow action or create a new one, go to Documents ‣ Configuration ‣ Actions and click New.

조건 설정하기¶

Define the Action Name and then set the conditions that trigger the appearance of the action button on the right-side panel when selecting a file.

설정할 수 있는 세 가지 기본 조건의 유형은 다음과 같습니다.

1. Tags: you can use the Contains and Does not contain conditions, meaning the files must have or must not have the tags set here;

2. Contact: the files must be associated with the contact set here;

3. 소유자: 여기에 설정된 소유자와 파일이 연결되어 있어야 합니다.

고급 조건 유형: 도메인¶

The developer mode needs to be activated to enable the Domain Condition type. Once done, click New Rule.

보통 규칙을 생성하려면 필드, 운영자 및 :guilabel:`값`을 선택합니다. 예를 들어, 작업 공간 내에 있는 모든 PDF 파일에 워크플로우 활동을 추가하려면 :guilabel:`필드`를 *마임 형식*으로, :guilabel:`운영자`를 *포함함*으로, pdf :guilabel:`값`을 설정합니다.

조건 및 하위 조건을 추가하려면 (새 규칙 추가) 아이콘과 (브랜치 추가) 아이콘을 클릭합니다. 그런 다음 규칙이 전체 또는 일부 조건과 일치해야 할지 여부를 지정할 수 있습니다. 또한 코드 편집기 로 규칙을 직접 편집할 수도 있습니다.

활동 설정¶

Go to the Actions section to set up your action. You can simultaneously:

• Move to Workspace: move the file to any workspace;

• 만들기: 데이터베이스에서 파일에 첨부된 다음의 항목 중 하나를 생성합니다:

  • Link to record: create a link between a document and a record from a specific model;

  • 품목 서식: 직접 편집할 수 있는 품목을 생성합니다;

  • 작업: 직접 편집할 수 있는 프로젝트 작업을 생성합니다;

  • 서명 PDF 서식: 새로운 서명 서식을 만들어 발송합니다;

  • PDF to sign: create a Sign template to sign directly;

  • 지원자: 직접 편집할 수 있는 새로운 HR 지원서를 생성합니다.

  • 공급업체 청구서: OCR 및 AI로 파일 콘텐츠에서 정보를 스크랩하여 공급업체 청구서를 생성합니다;

  • Customer invoice: create an invoice using OCR and AI to scrape information from the file;

  • 공급업체 대변전표: OCR 및 AI로 파일에서 정보를 스크랩하여 공급업체 대변전표를 생성합니다;

  • 대변전표: OCR 및 AI로 파일에서 정보를 스크랩하여 고객 대변전표를 생성합니다;

  • Miscellaneous Operations: create an entry in the Miscellaneous Operations journal;

  • Bank Statement: import a bank statement;

  • Purchase Receipt: create a vendor receipt;

  • Expense: create an HR expense.

• Set Contact: add a contact to the file, or replace an existing contact with a new one;

• Set Owner: add an owner to the file, or replace an existing owner with a new one;

• Set Tags: add, remove, and replace any number of tags.

To set up activities related to your actions, go to the Activities section:

• Activities - Mark all as Done: mark all activities linked to the file as done;

• 활동 - 활동 예약: 활동에 설정된 대로 파일에 연결된 새로운 활동을 만듭니다. 문서 소유자의 활동을 설정하도록 선택할 수 있습니다.

AI 및 광학 문자 인식 (OCR: optical character recognition )을 통해 문서 디지털 변환하기¶

Documents available in the Finance workspace can be digitized. Select the document to digitize, click Create Vendor Bill, Create Customer Invoice, or Create Customer Credit Note, and then click Send for Digitization.