Estados Unidos¶

El paquete de localización fiscal de Odoo para los Estados Unidos sigue las reglas y los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) utilizados para elaborar estados financieros según lo establecido por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y lo aprobado por la Comisión de Bolsa y Valores (SEC).

De igual manera, también contamos con una serie de videos sobre contabilidad en la plataforma de eLearning de Odoo. Estos videos lo acompañan desde el primer paso hasta las configuraciones, flujos de trabajo y casos de uso específicos.

Configuración¶

A continuación podrá ver los módulos disponibles en Odoo para su uso de contabilidad en los Estados Unidos.

Nota

Los módulos listados a continuación son solo para referencia u opcionales, ya que los requisitos básicos para operar bajo la localización fiscal de los EE. UU. en Odoo ya están incluidos en el paquete que se instaló durante la inicialización de la base de datos.

Verifique que usa el paquete predeterminado en Contabilidad ‣ Ajustes. Vaya a la sección Localización fiscal ubicada en la parte superior y revise que la opción Plantilla genérica de plan aparezca junto a la etiqueta del campo Paquete. La plantilla del plan incluye los ajustes necesarios para la localización en Estados Unidos en la aplicación Contabilidad de Odoo.

Instalación de módulos¶

Instale los siguientes módulos para obtener todas las funciones de la localización de los Estados Unidos:

Plan contable¶

El :doc:`plan de cuentas (COA) <../accounting/get_started/chart_of_accounts> para la localización contable de los Estados Unidos, en Odoo, sigue la estructura estándar de las reglas GAAP. Las cuentas se agrupan en siete categorías principales con sus valores numéricos correspondientes como prefijos en cada asiento contable:

• Por cobrar: el balance de dinero (o crédito) que se le debe a la empresa por bienes o servicios entregados o usados, pero que los clientes no han pagado. AR se indica con el código de diario marcado con (o que empieza con) 1.

• Por pagar: las obligaciones a corto plazo que la empresa le debe a sus acreedores o proveedores y que no se han pagado. AP se indica con el código de diario marcado con (o que empieza con) 2.

• Capital: la cantidad de dinero que se le regresará a los accionistas de la empresa si todos los activos se liquidan y si toda la deuda de la empresa se paga en caso de liquidación. El capital se indica con el código de diario marcado con (o que empieza con 3 o 9.

• Activos: entradas enlistadas en la hoja de resultados que contienen valor económico o la habilidad de generar flujos de efectivo en el futuro, como maquinaria, seguridad financiera, o una patente. Los activos se indican con el código de diario marcado con (o que empieza con) 1.

• Pasivos: se refiere a las deudas financieras o las obligaciones que sugen durante el curso de las operaciones empresariales. Los pasivos se indican con el código de diario marcado con (o que empieza con) 2.

• Ingresos: sinónimo de ingreso neto, estas son las ganancias que la empresa retiene tras pagar todos los gatos relevantes de los ingresos de ventas obtenidos. El ingreso se indica con el código de diario marcado con (o que empieza con) 4 o 6.

• Gastos: el costo de operaciones que una empresa necesita para generar ganancias. Los gastos se indican con el código de diario marcado con (o que empieza con) 6.

Ver, editar y organizar cuentas¶

Acceda al tablero del plan de cuentas de Odoo desde Contabilidad ‣ Configuración ‣ Contabilidad: Plan de cuentas.

Desde el tablero del plan de cuentas puede crear nuevas cuentas si hace clic en el botón Nuevo que se ubica en la esquina superior izquierda y completa el formulario correspondiente. Busque y ordene las cuentas existentes con los filtros específicos y criterios de Agrupar por que están disponibles en el menú desplegable.

Para filtrar las cuentas por categoría, haga clic en el icono (flecha hacia abajo) para acceder al menú desplegable y abrir la columna Filtros. Si hace clic en una categoría específica solo aparecerán las cuentas que coincidan con ese filtro en particular.

Elimine todos los filtros de la barra de búsqueda para ver todos los tipos de cuenta disponibles y después haga clic en el icono (flecha hacia abajo) para abrir el menú desplegable, luego seleccione el tipo de cuenta en la columna Agrupar por para ver todos los tipos de cuenta de la tabla.

Además de la estructura, hay otras diferencias clave en el plan de cuentas de los Estados Unidos comparado con otros países:

• Especificidad: las reglas GAAP de los Estados Unidos normalmente requieren cuentas más detalladas a comparación con otros países. Esto puede incluir cuentas separadas para varios tipos de ingreso, gastos y activos, lo cual le dará información más granular en los reportes financieros.

• Requisitos regulatorios: En los Estados Unidos hay requisitos regulatorios específicos establecidos por autoridades como la SEC para las empresas que cotizan en la bolsa. Estos requisitos pueden influir en la estructura y el contenido del plan de cuentas para garantizar el cumplimiento de las normas necesarias en los reportes.

• Prácticas del sector: Algunos sectores en los Estados Unidos tienen requisitos contables únicos o estructuras especializadas del plan de cuentas. Por ejemplo, las instituciones financieras suelen tener cuentas específicas relacionadas con préstamos, inversiones e ingresos derivados de intereses.

• Consideraciones fiscales: El plan de cuentas también puede reflejar consideraciones fiscales, como cuentas para gastos deducibles, activos por impuestos diferidos y pasivos, para garantizar el cumplimiento de las reglas fiscales y facilitar el reporte de impuestos.

Estas diferencias se deben reflejar en la estructura del plan de cuentas, por lo que se agregarán nuevas cuentas en caso de ser necesarias para poder cumplir con los requisitos de los reportes contables de los Estados Unidos.

Impuestos¶

En los Estados Unidos la tasa tributaria y lo que se considera gravable puede variar según la jurisdicción. Por defecto, los impuestos de Ventas y Compra se crean de forma automática cuando se instala la aplicación Contabilidad de Odoo. Para gestionar o configurar impuestos adicionales, vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Impuestos.

AvaTax¶

Avalara AvaTax es un software de cálculo y cumplimiento de impuestos basado en la nube que se integra con Odoo para distintas localizaciones. Esta integración proporciona el cálculo de sus impuestos en tiempo real y son específicos a cada región cuando se venden, compran o facturan artículos en la base de datos.

Informes¶

Para la localización de los Estados Unidos tendrá disponible de inmediato varias selecciones de reportes en el menú desplegable que encontrará en Contabilidad ‣ Reportes:

• Balance Sheet: a «snapshot» of a company’s financial position at a specific point in time, which contains an overview of a company’s assets, liabilities, and equity.

• Reporte de resultados: este brinda un resumen de las ganancias, gastos y pérdidas y ganancias de la empresa durante un periodo específico.

• Estados de cuenta de flujo de efectivo: muestra la cantidad de efectivo y equivalentes al efectivo la empresa ha recibido y gastado durante un periodo específico.

• Resumen ejecutivo: un reporte general que cubre los indicadores clave de rendimiento de la posición fiscal de una empresa, como ingresos, ganancias y deudas.

• Tax Report: an official form filed for a tax authority that reports income, expenses, and other pertinent tax information. Tax reports allow taxpayers to calculate their tax liability, schedule tax payments, or request refunds for the overpayment of taxes. In Odoo, the tax report can be made monthly, every two months, quarterly, every 4 months, semi-annually, and annually.

• Registro de efectivo: un reporte que muestra las transacciones de efectivo (sin importar el diario) con el saldo después de la transacción. Esto solo es visible si se instala el módulo Estados Unidos - Reportes contables (l10n_us_reports).

• Reporte 1099: un archivo CSV descargable de los pagos realizados a personas que no son empleados durante un periodo para registrar de manera electrónica en un servicio externo. Esto es solo visible si tiene el módulo Reporte 1099 (l10n_us_1099) instalado.

Dependiendo del tipo de reporte algunos filtros estarán disponibles en la parte superior del tablero:

• Un filtro de fecha, representado por el icono (calendario) que precede una fecha en formato MM/DD/AAAA. Úselo para seleccionar una fecha específica o un rango de fechas para el reporte.

• Un filtro de comparasión, para comparar los periodos de reportes entre ellos.

• Un filtro de diario, representado por el icono (libro) y la configuración predeterminada de Todos los diarios. Use este filtro para especificar qué diarios se deben incluir en el reporte.

• Un filtro de tipos de asiento, representado por el icono (filtro), con la configuración predeterminada Solo asientos registrados - Base de acumulación. Use este filtro para determinar qué tipo de asiento de diario se debe incluir en el reporte (por ejemplo, publicado o borrador), así como el tipo de método de contabilidad (por ejemplo, acumulación o efectivo).

  • Hay opciones de vista en este filtro también, una que Oculta las líneas en 0 para ver solo lo más importante, así como una opción para dividir horizontalmente para mantener el reporte arriba del doblez de la pantalla, así ya no tendrá que deslizarse hacia abajo.

    

• Un filtro decimal que, por defecto, incluye cifras con centavos, como se indica en el ajuste en .$.Use las otras opciones en el menú desplegable para cambiar las cifras en el reporte a formatos de números enteros (en $), miles (en K$) o millones (en M$).

• Un filtro para personalizar los reportes, representado con un icono de (engranaje). Use este filtro para personalizar las secciones y líneas del registro actual, o cree reportes nuevos, como desee.

Reporte 1099¶

El reporte 1099, disponible si instala el módulo reporte 1099 (l10n_us_1099), incluye pagos que se hacen a personas que no son empleados durante un periodo de reportes. Use el archivo descargable CSV del reporte en Odoo para pagos electrónicos 1099 a través de un servicio de un tercero.

Para generar un reporte 1099, vaya a al asistente Contabilidad ‣ Reportes ‣ Gestión: reporte 1099.

Primero, ingrese un rango de fecha de las transacciones por reportar en los campos Fecha de inicio y Fecha de finalización.

Después edite los apuntes contables que aparecen en el asistente. Haga clic en Agregar una línea para agregar los apuntes faltantes y asegúrese de eliminar los que no deben estar en el reporte, solo haga clic en el botón (eliminar) de la fila.

Por último, haga clic en el botón Generar una vez que haya incluido todos los elementos necesarios en el reporte 1099. Esta acción descargará un archivo CSV que agrupa las transacciones por el contacto que recibió los pagos.

Estado de flujo de efectivo¶

Vaya al tablero Estados de cuenta de flujo de efectivo (CFS, por sus siglas en inglés) en Contabilidad ‣ Reportes ‣ Reportes de estados de cuenta: Estados de cuenta de flujo de efectivo. Aquí, los reportes CFS se pueden generar con varios filtros que están disponibles en la parte superior del tablero.

Odoo usa un método de flujo de efectivo directo para compilar los estados de flujo de efectivo para medir flujos de entrada y salida de efectivo reales de las operaciones de la empresa, como cuando se recibe efectivo de clientes o cuando se hacen pagos en efectivo a los proveedores.

Por defecto, si una cuenta tiene cualquiera de las tres Etiquetas automáticas en el tablero de Plan de cuentas se incluirán en el reporte. Las etiquetas automáticas son Actividades operativas, Actividades financieras y Actividades de inversión y extraordinarias.

Además, el estado de flujo de efectivo de Odoo:

• se limita a los diarios Banco y Efectivo para reflejar el dinero que entra y sale, y

• También contiene cuentas de Gastos, para mostrar transacciones de contraparte contra los asientos de diario en Banco y Efectivo, mientras se excluye la actividad AR y AP.

Example

Cree una factura de proveedor por $100, como un gasto operativo (no AP). Al hacerlo, no se reflejará una transacción en el estado de flujo de efectivo. Sin embargo, registrar un pago correspondiente por $100 y la transacción se reflejará en el estado de flujo de efectivo como Efectivo pagado por actividades operativas.

Descuento por pronto pago¶

Los descuentos de efectivo se pueden configurar en Contabilidad ‣ Términos de pago. Cada término de pago se puede configurar con un descuento de efectivo e impuestos reducidos.

Escribir cheques¶

Usar cheques todavía es un método de pago común en los Estados Unidos. Asegúrese que haya instalado el módulo Diseño de cheques de EE. UU. (l10n_us_check_printing para la localización de Estados Unidos.

Para activar la impresión de cheques con Odoo vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Ajustes y busque la sección Pagos de proveedor. Ahí, seleccione la casilla Cheques para que aparezcan varios campos que le permitirán configurarlos.

Select a pre-printed or blank Check Layout from the drop-down menu:

• Imprimir cheque (superior) - Estados Unidos

• Imprimir cheque (medio) - Estados Unidos

• Imprimir cheque (inferior) - Estados Unidos

• Print Blank Check (Top) - US

• Print Blank Check (Middle) - US

• Print Blank Check (Bottom) - US

Después, decida si desea seleccionar la casilla Talón de cheque de varias páginas.

De manera opcional puede configurar un Margen superior del cheque y Margen izquierdo del cheque, si llo requiere.

Una vez que toda la configuración de los cheques esté completa, guarde los ajustes.

Nómina¶

La aplicación Nómina es la que calcula el pago del empleado, tomando en cuenta todos los días trabajados, de vacación, de enfermedad, los beneficios y deducciones. La aplicación Nómina obtiene información de las aplicaciones Asistencias, Hojas de horas, Tiempo personal, Empleados y Gastos para calcular las horas trabajadas y la compensación para cada empleado.

Al usar una aplicación para nómina externo, como ADP, tendrá que exportar varios datos relacionados a la nómina, como registros de entradas al trabajo, devolución de gastos, impuestos, comisiones y otros datos importantes para que la información se pueda subir al proveedor de nómina, que después emitirá los recibos de nómina o directamente depositará los fondos a la cuenta bancaria del empleado.

Para poder exportar los datos de nómina primero debe validar y corregir las entradas de trabajo. Consulte la documentación entradas de trabajo para más información sobre la validación.

Una vez que las entradas de trabajo se validen, podrá exportar la información a ADP.

Después de que los pagos se le hayan hecho a los empleados, puede procesar recibos de nómina en lote, validarlos y publicarlos a los diarios correspondientes para mantener todos los registros financieros en Odoo al día.

Información requerida¶

Es importante tener la aplicación Empleados instalada y toda la información del empleado llena. Varios campos tanto en registros de empleados como en contratos de empleados son necesarios para procesar los pagos a los empleados. Asegúrese de que los siguientes campos estén llenos.

Registros de empleados¶

En cada registro de empleado hay mucha información que la aplicación Nómina necesita para poder procesar los recibos de nómina, incluyendo información bancaria, de impuestos y laboral.

Vaya a la aplicación Empleados y seleccione un registro de empleado para ver la sección del formulario del empleado que afectará directamente a la Nómina:

• Pestaña de Información de trabajo:

  • Dirección laboral: indica dónde están ubicados los empleados, incluyendo el estado, lo cual afecta el cálculo de impuestos.

  • Horas laborables: determina cómo se calcula la paga y determina si un empleado trabajó tiempo extra.

• Pestaña de Información privada:

  • Número de seguridad social: los últimos cuatro dígitos del número de seguridad social del empleado que aparecerá en los recibos de nómina.

  • Número de cuenta bancaria: la cuenta bancaria asociada al archivo de pago NACHA.

• Pestaña de ajustes de RR. HH.:

  • Categoría de declaración del contribuyente: la categoría de contribuyenque que un empleado usa para el cálculo de impuestos en el recibo de nómina, que puede ser diferente a la categoría de su estado.

  • Categoría del estado de declaración del contribuyente: la categoría de declaración que un empleado usa para su estado para el cálculo de impuestos en el recibo de nómina.

  • Formulario W-2: hay un formulario de impuestos para Estados Unidos que incluye sueldos, impuestos y beneficios que se le pagan al empleado durante el periodo fiscal (usualmente un año).

  • Formulario W-4: un formulario de IRS que ayuda a realizar un esquema del total de impuestos federales que se deben retener de un empleado, que la empresa paga a IRS.

Contratos de los empleados¶

Además, hay información del contrato del empleado que también afecta a la aplicación Nómina.

Vaya a la aplicación Empleados ‣ Empleados ‣ Contratos y seleccione un contrato para ver las secciones del contrato que afectarán a Nómina.

• Información general:

  • Tipo de estructura salarial: Estados Unidos: Empleado: define cuándo se le paga al empleado, su horario laboral y su tipo de entrada al trabajo.

  • Origen de la entrada de trabajo: determina cómo se generan las entradas al trabajo.

• Pestaña de información salarial:

  • Número de seguridad social: los últimos cuatro dígitos del número de seguridad social del empleado que aparecerá en los recibos de nómina.

  • Tipo de salario: determina cómo se le pagará al empleado, ya sea con un sueldo fijo o con un salario por hora.

  • Programar pago: define la frecuencia con la que se le paga al empleado, ya sea Anual, Semestral, Trimestral, Bimestral, Mensual, Quincenal, Semanal o Diario. En los estados unidos, los pagos más comunes son los quincenales (24 pagos al año) o cada dos semanas (26 veces al año).

  • Costo de sueldo, anual y mensual: se usa para mostrar el costo total de un emplado. Se recomienda llenar primero el sueldo Anual, ya que llenará de forma automática el resto de los campos.

  • Beneficios: llena esta sección según las selecciones del empleado. Los beneficios antes de los impuestos disminuyen el sueldo neto, ue disminuye la cantidad total gravable. Esto se muestra al inicio de cada recibo de nómina.

  • Beneficios después de impuestos: estos beneficios son deducciones que se hacen después de que se calculan los impuestos. Estos se ven al final del recibo de nómina antes de que se muestre la cantidad neta.

Exportar entradas de trabajo a ADP¶

Requisitos¶

Para crear un reporte que se pueda subir a ADP, hay unos pasos iniciales de configuración que se deben completar primero.

Primero, asegúrese que está instalado el módulo Estados Unidos - Nómina - Exportar a ADP (l10n_us_hr_payroll_adp).

Después, la empresa debe tener un código ADP en los ajustes. Para configurarlo, vaya a la aplicación de Nómina ‣ Configuración ‣ Ajustes. Ingrese el Código ADP en la sección Localización EE. UU..

Después, los tipos de entrada al trabajo deben tener el código ADP correcto en el campo Código externo para cada tipo de entrada laboral a la que se hace referencia.

Finalmente, cada empleado debe tener configurado un código ADP en su formulario de empleado. Para hacerlo, vaya a la aplicación Empleados, seleccione el registro del empleado y abra la pestaña ajustes de RR. HH. Ingrese el código ADP en la sección información ADP.

El código ADP es la forma en la que ADP identifica a ese empleado particular y usualmente es un número de seis dígitos.

Exportar datos¶

Una vez que se verificaron las entradas laborales puede exportar la información a un archivo CSV, que después puede subir a ADP.

Para exportar la información vaya a Nómina ‣ Reportes ‣ Estados Unidos: exportar ADP, después haga clic en Siguiente. Después, ingrese la Fecha de inicio y de finalización para las entradas de trabajo que necesiten usar un calendario emergente.

Después, ingrese el ID del lote en el campo correspondiente. La recomendación en este campo es ingresar la fecha en formato AA-MM-DD, seguido de otros caracteres para distinguir a ese lote en específico, como un nombre de departamento, o cualquier otra característica del lote.

Ingrese la descripción del lote en el campo correspondiente. Esta descripción debe ser corta y descriptiva, pero diferente al nombre del lote.

Asegúrese de que en el campo Empresa esté la empresa correcta. Cambie la empresa seleccionada en el menú desplegable, si necesita.

Finalmente, agregue la información de entrada del empleado a la lista. Haga clic en Agregar una línea y aparecerá una ventana emergente para Agregar: empleado. La lista puede filtrarse para poder encontrar con mayor facilidad para agregar a los empleados a la lista.

Seleccione a los empleados que desee agregar a la lista con la casilla ubicada a la izquierda de su nombre. Una vez que los haya seleccionado, haga clic en el botón Seleccionar ubicado en la esquina inferior izquierda y estos aparecerán en la lista.

Para crear el archivo CSV, haga clic en el botón Generar en la esquina inferior izquierda.

ACH - transferencias electrónicas¶

Los pagos de Cámara de compensación automatizada (ACH, por sus siglas en inglés) son una forma moderna de transferir fondos de manera electrónica entre cuentas bancarias y reemplaza los métodos tradicionales en papel. Los pagos ACH usualmente se usan para depósitos directos, pagar facturas y transacciones empresariales.

Recibir pagos ACH: integración con el proveedor de pago¶

Los pagos ACH son compatibles con las integraciones de Authorize.net y Stripe en Odoo.

Enviar pagos: archivos NACHA¶

Odoo puede generar un archivo Asociación de la cámara de compensación automatizada (NACHA, por sus siglas en inglés) compatible con ACH para enviar al banco de una empresa. Para cada diario de Banco individual que la empresa quiera usar para pagarle a los proveedores, necesita llenar una sección de configuración de NACHA en su base de datos de Odoo.

Configuración¶

Primero vaya a Contabilidad ‣ Configuración ‣ Diarios. Abra el diario de banco y haga clic en la pestaña Pagos salientes.

Los campos necesarios para generar un archivo ACH compatible con NACHA para enviar al banco de la empresa están en la sección Configuración NACHA. Primero ingrese el número de ruta de la institución financiera en el campo Destino inmediato, esta información está disponible en internet y suele variar según la ubicación del banco. Por lo general este número lo proporcionan al configurar la cuenta.

Después, ingrese el nombre registrado de la institución financiera en el campo Destino. Esta información se la dará la unión de bancos o la cooperativa de crédito.

Después del campo Destino sigue el campo Origen inmediato. Ingrese el ID de la empresa de 9 dígitos o el Número de identificación de patrón (EIN, por sus siglas en inglés) en este campo. Esta información también se la dará la institución financiera.

Después, ingrese el número de identificación de la empresa, que es un número de 10 dígitos creado al combinar el ID de la empresa de 9 dígitos o el EIN, así como un número adicional al inicio de la secuencia, usualmente el número es un 1. Revise con su institución financiera si este número no coincide pera verificar que es correcto, ya que este número se le da a las cuentas aprobadas por ACH.

A continuación ingrese el número Identificación DFI de origen, que debe contener el número de 8 dígitos que le asignó su institución financiera.

El campo Código de clase de entrada estándar cuenta con dos opciones. Seleccione el menú desplegable ubicado a la derecha del campo y elija entre Crédito o débito corporativo (CCD) o Pago y depósito preacordado (PPD). Recuerde que esta información se la proporcionará la entidad financiera y la opción Crédito o débito corporativo (CCD) está seleccionada de forma predeterminada.

Finalmente, la última opción es para Archivos saldados generados. Marque la casilla situada a la derecha del campo para activar Archivos saldados generados. Consulte al contable o asesor financiero de la empresa para tomar una decisión informada sobre este campo.

Haga clic en el icono (subir a la nube) para guardar la configuración de forma manual, o salga de la pantalla para guardar de forma automática. La configuración está completa.

Crea un pago por lote¶

Después, registre cada pago en Odoo con el método de pago NACHA.

Una vez que haya realizado todos los pagos que se incluirán en el archivo NACHA ACH necesitará hacer un pago en lote desde el menú Acción.

Vaya a la página de pagos en Contabilidad ‣ Proveedores ‣ Pagos para crear pagos en lote. Para seleccionar todos los pagos a incluir en el archivo NACHA ACH debe hacer clic en las casillas ubicadas a la izquierda de las filas.

Ahora, vaya al pago en lote (Contabilidad ‣ Proveedores ‣ Pagos en lote). Haga clic en el pago que acaba de crear y después haga clic en la pestaña Archivo exportado. El archivo generado se enlistará con la Fecha de generación. Haga clic en el botón (descargar) para descargar el archivo.

Si necesita realizar cualquier ajuste haga clic en el botón Volver a generar archivo de exportación para crear un nuevo archivo NACHA ACH.