Projektmeilensteine abrechnen

Die Rechnungsstellung auf der Grundlage von Projektmeilensteinen kann für teure oder umfangreiche Projekte verwendet werden. Die Reihe von Meilensteinen in einem Projekt stellt eine klare Abfolge von Arbeiten dar, die unweigerlich zum Abschluss eines Projekts und/oder eines Vertrags führen werden.

Diese Methode der Rechnungsstellung stellt sicher, dass das Unternehmen während der gesamten Laufzeit des Projekts einen konstanten Geldfluss erhält. Der Kunde kann jede Phase der Projektentwicklung genau verfolgen und eine große Rechnung in mehreren Raten bezahlen, anstatt alles auf einmal.

Meilensteinprodukte erstellen

In Odoo wird jeder Meilenstein eines Projekts als eigenes Produkt betrachtet.

Um Produkte zu erstellen und/oder so zu konfigurieren, navigieren Sie zunächst zu Verkaufsapp ‣ Produkte ‣ Produkte. Klicken Sie dann auf ein Produkt oder erstellen Sie ein neues, indem Sie auf Neu klicken.

Die Option, Rechnungen auf Basis von Meilensteinen zu erstellen, ist nur für bestimmte Produkttypen verfügbar.

Im Produktformular im Reiter Allgemeine Informationen muss das Feld Produktart auf eine der folgenden Optionen gesetzt werden: Dienstleistung, Veranstaltungsticket, Veranstaltungsstand oder Kurs.

Das Dropdown-Menü des Feldes „Abrechhnungspolitik“ mit Optionen im Produktformular.

Wenn Sie eine der Optionen Produktart ausgewählt haben, wählen Sie Basierend auf Meilensteinen aus dem Dropdown-Menü Abrechnungspolitik.

Das Dropdown-Menü des Feldes „Abrechhnungspolitik“ mit Optionen im Produktformular.

Darunter befindet sich das Feld Bei Auftrag erstellen.

Um einen möglichst nahtlosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, empfiehlt es sich, eine Option im Feld Bei Auftrag erstellen zu wählen.

Bemerkung

Wenn Sie die Standardoption Nichts beibehalten, hat dies keine negativen Auswirkungen auf den gewünschten Arbeitsablauf. Allerdings muss dann ein Projekt direkt aus einem Verkaufsauftragsformular mit diesem speziellen Produkt erstellt werden. Sobald ein Projekt erstellt ist, können Sie Meilensteine und Aufgaben erstellen und konfigurieren.

Wenn Sie auf die Standardoption Bei Auftrag erstellen von Nichts klicken, wird ein Dropdown-Menü mit den folgenden Optionen angezeigt:

  • Aufgabe: Odoo erstellt eine Aufgabe für dieses Meilensteinprodukt in der Projekte-App, wenn dieses Produkt bestellt wird.

  • Projekt & Aufgabe: Odoo erstellt ein Projekt und eine Aufgabe für dieses Meilensteinprodukt in der Projekte-App, wenn dieses Produkt bestellt wird.

  • Projekt: Odoo erstellt ein Projekt für dieses Meilensteinprodukt in der Projekte-App, wenn dieses Produkt bestellt wird.

Wenn Aufgabe ausgewählt wird, erscheint ein Feld Projekt. Wählen Sie in diesem Feld aus, mit welchem bestehenden Projekt in der Projekte-App die erstellte Aufgabe verbunden werden soll.

Das Projektfeld erscheint, wenn die Option „Aufgabe“ im Feld „Bei Auftrag erstellen” ausgewählt wird.

Wenn Projekt & Aufgabe oder Projekt ausgewählt wird, erscheinen zwei neue Felder: Projektvorlage und Arbeitsbereichsvorlage.

Die Felder „Projektvorlage“ und „Arbeitsbereichvorlage“, die auf dem Meilensteinprodukt erscheinen.

Das Feld Projektvorlage enthält Vorlagenoptionen für das Projekt, das erstellt wird, wenn dieses Produkt bestellt wird.

Das Feld Arbeitsbereichsvorlage bietet Vorlagenoptionen für den Arbeitsbereich (für die Dokumente-App, nicht die Projekte-App), der automatisch für das Projekt generiert wird, wenn dieses spezielle Produkt bestellt wird.

Tipp

Klicken Sie zu organisatorischen Zwecken auf den Reiter Verkauf im Produktformular und geben Sie in das Feld Verkaufsbeschreibung einen benutzerdefinierten „Meilenstein“-bezogenen Deskriptor ein. Diese Information erscheint in der Spalte Beschreibung im Reiter Auftragspositionen des Verkaufsauftrags.

Oder Sie bearbeiten/ändern direkt das Feld Beschreibung im Reiter Auftragspositionen des Verkaufsauftrags.

Dies ist keine Pflicht.

Meilensteine abrechnen

Bemerkung

Der folgende Ablauf zeigt ein Trio von Meilenstein-Produkten, bei denen Dienstleistung als Produktart und Aufgabe auf das Feld Bei Auftrag erstellen eingestellt ist.

Produkt mit „Dienstleistung“ als „Produktart“ und „Aufgabe“ im Feld „Bei Auftrag erstellen“ im Formular.

Diese Aufgaben werden dann an ein bereits bestehendes Projekt angehängt, das in diesem Fall den Titel Rebranding-Projekte trägt.

Um Meilensteine in Rechnung zu stellen, erstellen Sie einen Verkaufsauftrag mit dem/den Meilensteinprodukt(en). Gehen Sie dazu auf Verkauf ‣ Neu. Daraufhin erscheint ein leeres Angebotsformular.

In diesem Angebotsformular fügen Sie einen Kunden hinzu. Klicken Sie dann im Reiter:guilabel:Auftragspositionen auf Produkt hinzufügen. Als nächstes fügen Sie im Reiter Auftragspositionen das/die Meilensteinprodukt(e) hinzu.

Sobald die entsprechenden Meilensteinprodukte hinzugefügt wurden, klicken Sie auf Bestätigen, um den Auftrag zu bestätigen, wodurch das Angebot in einen Verkaufsauftrag umgewandelt wird.

Wenn der Auftrag bestätigt wird, erscheinen am oberen Rand des Verkaufsauftrags neue intelligente Schaltflächen, je nachdem, was im Feld Bei Auftrag erstellen auf dem Produktformular ausgewählt wurde.

Klicken Sie im Verkaufsauftrag auf die intelligente Schaltfläche Meilensteine. Dadurch wird eine leere Seite Meilensteine angezeigt. Klicken Sie auf Neu, um Meilensteine hinzuzufügen.

Hinzufügen von Meilensteinen zu einem Verkaufsauftrag mit Meilensteinprodukten.

Geben Sie einen Name für den Meilenstein ein. Wenden Sie ihn dann auf den entsprechenden Auftragspositionen an. Zum Schluss weisen Sie dem Meilenstein, falls gewünscht, ein Frist zu.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Meilenstein-Verkaufsauftragspositionen.

Kehren Sie dann über die Brotkrümel zum Verkaufsauftrag zurück. Klicken Sie im Verkaufsauftrag auf die intelligente Schaltfläche Aufgaben. Sie gelangen dann auf die Seite Aufgaben mit einer Aufgabe für jede Auftragsposition, für die diese Option im Feld Bei Auftrag erstellen angegeben ist.

Beispiel für eine Aufgabenseite, die über die intelligente Schaltfläche aus einem Verkaufsauftrag mit Meilensteinprodukten aufgerufen wird.

Um einen konfigurierten Meilenstein manuell einer Aufgabe zuzuordnen, klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe, wodurch sich das Aufgabenformular öffnet. Wählen Sie im Aufgabenformular im Feld Meilenstein den entsprechenden Meilenstein aus, mit dem diese Aufgabe verbunden werden soll.

Das Meilenstein-Feld auf dem Aufgabenformular, wenn Sie mit Meilenstein-Produkten in Odoo Verkauf arbeiten.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Meilensteinaufgaben.

Wenn diese Aufgaben richtig konfiguriert sind, protokollieren die Mitarbeiter ihren Fortschritt, während sie an der Aufgabe arbeiten, und fügen Notizen zu der Aufgabe hinzu.

Wenn diese Aufgabe dann abgeschlossen ist, bedeutet dies, dass der Meilenstein erreicht wurde. An diesem Punkt ist es an der Zeit, den Meilenstein in Rechnung zu stellen.

Um einen Meilenstein in Rechnung zu stellen, kehren Sie zunächst zum Verkaufsauftrag zurück – entweder über die Brotkrümelnavigation oder indem Sie zu Verkauf ‣ Aufträge ‣ Aufträge navigieren und den entsprechenden Verkaufsauftrag auswählen.

Klicken Sie auf dem Verkaufsauftragsformular auf die intelligente Schaltfläche Meilensteine und kreuzen Sie die Spalte Erreicht für diese spezifische Aufgabe an.

Wie es aussieht, einen Meilenstein über die intelligente Schaltfläche „Meilenstein“ als erreicht zu markieren.

Kehren Sie dann zum Verkaufsauftrag zurück, entweder durch Klick auf Verkaufsauftrag anzeigen auf der Seite Meilensteine oder über die Brotkrümelnavigation.

Zurück im Verkaufsauftrag ist die Spalte Geliefert der Position für den erreichten Meilenstein gefüllt. Das liegt daran, dass der Meilenstein erreicht und damit geliefert wurde.

Ein Meilensteinprodukt, das erreicht wurde, wird auf dem Verkaufsauftrag in Odoo als geliefert markiert.

Klicken Sie in der oberen Ecke auf Rechnung erstellen. Daraufhin öffnet sich ein Pop-up-Fenster Rechnungen erstellen.

Das Pop-up-Fenster „Rechnungen erstellen“, das erscheint, wenn Sie auf die Schaltfläche „Rechnung erstellen“ klicken.

Im Pop-up-Fenster Rechnungen erstellen lassen Sie das Feld Rechnung erstellen auf der Standardoption Reguläre Rechnung und klicken auf Rechnungsentwurf erstellen.

Wenn Sie auf Rechnungsentwurf erstellen klicken, zeigt Odoo den Kundenrechnungsentwurf an, wobei nur der erreichte Meilenstein im Reiter Rechnungszeilen angezeigt wird.

Ein Kundenrechnungsentwurf, der nur das erreichte Meilensteinprodukt anzeigt.

Auf dieser Rechnungsseite klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen, um die Rechnung zu bestätigen. Wenn der Kunde für diesen Meilenstein bezahlt hat, klicken Sie auf Zahlung registrieren.

Wenn Sie auf Zahlung registrieren klicken, erscheint ein Pop-up-Fenster Zahlung registrieren.

Das Pop-up-Fenster „Zahlung registrieren“, das erscheint, wenn Sie auf die Schaltfläche „Zahlung registrieren“ klicken.

Bestätigen Sie in diesem Pop-up-Fenster die Richtigkeit der automatisch ausgefüllten Felder und klicken Sie dann auf Zahlung erstellen.

Wenn Sie darauf klicken, verschwindet das Pop-up-Fenster und Odoo kehrt zur Rechnung für diesen Meilenstein zurück, die nun in der oberen rechten Ecke ein grünes In Zahlung-Banner hat. Dieses Banner bedeutet, dass die Rechnung bezahlt wurde.

Eine Rechnung mit einem Meilensteinprodukt, das mit einem „In Zahlung“-Banner bezahlt wurde.

Kehren Sie dann über die Brotkrümelnavigatio zum Verkaufsauftrag zurück. Im Verkaufsauftrag ist im Reiter Auftragspositionen die Spalte Abgerechnet für den erreichten Meilenstein, der in Rechnung gestellt und bezahlt wurde, nun gefüllt.

Die Spalte „Abgerechnet“ eines bezahlten Meilensteinprodukts ist gefüllt.

Außerdem gibt es eine neue intelligente Schaltfläche Rechnungen am oberen Rand des Verkaufsauftrags. Wenn Sie darauf klicken, werden alle Rechnungen angezeigt, die mit diesem Verkaufsauftrag verbunden sind.

Die intelligente Schaltfläche „Rechnungen“, die am Anfang eines Verkaufsauftrags mit Meilensteinen erscheint.

Wiederholen Sie einfach den oben beschriebenen Prozess für jeden Meilenstein, an dem Sie arbeiten und den Sie anschließend abschließen.

Setzen Sie diesen Prozess fort, bis das gesamte Projekt abgeschlossen ist, jeder Meilenstein in Rechnung gestellt wurde und der gesamte Auftrag vollständig bezahlt wurde.

Siehe auch