Planung¶

Mit Odoo Planung können Sie den Zeitplan Ihres Teams planen sowie Schichten und Ressourcen verwalten.

Der Umgang mit der Planung Ihres Teams bringt spezifische Anforderungen mit sich, die je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens sehr unterschiedlich sein können. Die folgenden Konzepte wurden in Odoo Planung eingeführt, um diese Anforderungen zu erfüllen:

Schichten werden Ressourcen zugewiesen, bei denen es sich entweder um menschliche (Mitarbeiter) oder Material (z. B. Ausrüstung) handeln kann. Den Ressourcen werden Rollen zugewiesen, was die Organisation der Arbeit innerhalb des Teams ermöglicht.

Sobald die anfängliche Konfiguration abgeschlossen ist, kann die Schichtplanung manuell oder automatisch mit der Funktion Automatisch planen erfolgen.

Eine Integration zwischen den Apps Planung und Verkauf ermöglicht die Verknüpfung von verkauften Dienstleistungen mit Rollen und Schichten in der Planung. Darüber hinaus ermöglicht die Integration mit Projekt die Zuweisung von Schichten und damit von Zeit und Ressourcen für bestimmte Projekte.

Konfiguration¶

Rollen¶

Um die Rollen zu definieren, die Ihre Ressourcen übernehmen (z. B. Koch, Thekenpersonal, Kellner), gehen Sie zu Planung ‣ Konfiguration ‣ Rollen, klicken Sie dann auf Neu und geben Sie den Name ein (z. B. Assistent, Rezeptionist, Manager). Wählen Sie dann die Ressourcen, die diese Rolle übernehmen sollen. Ressourcen können entweder Mitarbeiter sein.

Eigenschaftsfelder und Rollen¶

Mit Eigenschaftsfeldern können Sie benutzerdefinierte Felder zu Formularen für mehrere Odoo-Apps hinzufügen. Die Planung umfasst die Möglichkeit, mit Rollen verknüpfte Eigenschaftsfelder zu Schichten hinzuzufügen.

Um ein Eigenschaftsfeld zu erstellen, wechseln Sie von einem beliebigen Zeitplan zur Listenansicht. Klicken Sie dort auf Ansicht auf die Schicht, die Sie bearbeiten möchten. Wenn das Feld Rolle leer ist, füllen Sie es mit der gewünschten Rolle aus, klicken Sie dann auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Eigenschaften hinzufügen. Konfigurieren Sie das neue Feld nach Ihren Bedürfnissen.

Das Eigenschaftsfeld ist mit der Rolle verknüpft und wird in das Schichtformular aller Schichten aufgenommen, die von dieser Rolle ausgeführt werden.

Mitarbeiter¶

Alle Mitarbeiter können in die Planung und Zuweisung von Schichten einbezogen werden.

Um die Planungseinstellungen des Mitarbeiters anzupassen, gehen Sie zu Planung ‣ Konfiguration ‣ Mitarbeiter und wählen Sie den Mitarbeiter, dessen Einstellungen Sie bearbeiten möchten. Gehen Sie dann zum Reiter Arbeitsinformationen.

Zwei Abschnitte des Reiters Arbeitsinformationen des Mitarbeiters wirken sich auf die Planung aus: Arbeitsplan (nämlich das Feld Arbeitsstunden) und Planung.

Arbeitsstunden¶

Die Arbeitsstunden werden berücksichtigt, wenn die Zugewiesene Zeit und ihr Prozentsatz für Schichten berechnet wird. Wenn das Feld Arbeitsstunden leer gelassen wird, wird der Mitarbeiter als flexibel arbeitend betrachtet.

Um individuelle Arbeitsstunden zu erstellen, z. B. für Mitarbeiter, die in Teilzeit arbeiten, klicken Sie auf Mehr suchen …, dann Neu.

Planungsrollen¶

Sobald ein Mitarbeiter eine oder mehrere Rollen hat:

• Wenn Sie eine Schicht für diesen Mitarbeiter erstellen, werden nur die Schichtvorlagen der in diesem Feld ausgewählten Rollen angezeigt.

• Wenn ein Zeitplan veröffentlicht wird, wird der Mitarbeiter nur über offene Schichten für die ihm zugewiesenen Rollen informiert.

• Bei der automatischen Zuweisung offener Schichten oder der Planung von Verkaufsaufträgen werden dem Mitarbeiter nur Schichten für die ihm zugewiesenen Rollen zugewiesen.

Zusätzlich, wenn ein Standardrolle definiert ist:

• Wenn Sie eine Schicht für den Mitarbeiter erstellen, wird die Standardrolle automatisch ausgewählt.

• Diese Rolle hat auch Vorrang vor den anderen Rollen des Mitarbeiters, wenn es darum geht, offene Schichten automatisch zuzuweisen oder Verkaufsaufträge zu planen.

Materialien¶

Materialien sind Ressourcen, denen Schichten und Arbeitszeiten zugewiesen werden können, die aber keine Mitarbeiter sind. Ein Bauunternehmen könnte zum Beispiel Materialien verwenden, um Schichten für gemeinsam genutzte Maschinen (z. B. Kräne, Gabelstapler) zu erstellen.

Ähnlich wie Mitarbeitern können auch Materialien Rollen und Arbeitszeiten zugewiesen werden.

Schichtvorlagen¶

Um eine Schichtvorlage zu erstellen, klicken Sie auf Neu auf einem beliebigen Zeitplan und geben Sie dann die Details der Schicht ein. Damit die Schicht als Vorlage gespeichert wird, markieren Sie Als Vorlage speichern.

Alternativ können Sie auch auf Planung ‣ Konfiguration ‣ Schichtvorlagen gehen und dann auf Neu klicken. Geben Sie die Startzeit und Schichtdauer ein. Die Endzeit der Schicht wird dann auf der Grundlage der Arbeitsstunden berechnet, wobei sowohl die Arbeitszeit als auch die Pausen berücksichtigt werden.

Darüber hinaus können Sie für jede Schichtvorlage auch Folgendes konfigurieren:

• Rolle: um die Schicht mit dieser speziellen Rolle zu verknüpfen.

• Projekt: um den Überblick über die Schichten zu behalten, die für die Arbeit an einem Projekt vorgesehen sind.

Schichten planen¶

Wenn Sie die Planungsapp öffnen, sehen die Benutzer ihren eigenen Zeitplan. Benutzer mit Admin-Rollen können auch Nach Ressource planen, Rolle, Projekt oder Verkaufsauftrag sowie die Menüs für Berichte und Konfiguration sehen.

Die folgenden visuellen Elemente werden auf den Schichten in den Zeitplänen verwendet:

• Vollständig gefärbt: Schichten, die geplant und veröffentlicht werden.

• Diagonale Streifen: Schichten, die geplant sind, aber noch nicht veröffentlicht wurden.

• Grauer Hintergrund: Mitarbeiter, die abwesend sind.

• Fortschrittsbalken: aktuell laufende Schichten mit damit verknüpften Zeiterfassungen.

• Ausgegraute Schicht: Beim Kopieren von Schichten werden die kopierten Schichten in voller Farbe angezeigt, während zuvor vorhandene Schichten vorübergehend ausgegraut werden. Die Farbe wechselt bei der nächsten Aktualisierung der Seite oder durch Entfernen des Filters wieder zu voller Farbe oder diagonalen Streifen.

Eine Schicht erstellen¶

Um eine Schicht zu erstellen, gehen Sie zu einem beliebigen Zeitplan und klicken dann auf Neu. Geben Sie in dem sich öffnenden Pop-up-Fenster die folgenden Details ein:

• Vorlagen: Wenn in Ihrer Datenbank eine oder mehrere Vorlagen vorhanden sind, werden diese im oberen Bereich des Pop-up-Fensters angezeigt. Sobald Sie eine Vorlage ausgewählt haben, wird das Schichtformular entsprechend ausgefüllt.

• Ressource: Ressourcen können sowohl Mitarbeiter als auch Materialien sein. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird die Schicht als offene Schicht betrachtet.

• Rolle: Wählen Sie die Rolle aus, die die zugewiesene Ressource übernehmen wird. Dieses Feld wird bei der Automatischen Planung von Schichten verwendet. Sobald Sie eine Rolle ausgewählt haben, werden die damit verbundenen Schichtvorlagen im oberen Bereich des Pop-up-Fensters angezeigt.

• Projekt: Wenn die Projekt-App in Ihrer Datenbank installiert ist, können Sie in diesem Feld das Projekt mit der verfügbaren Schicht verknüpfen, so dass Sie Schichten für die Arbeit an dem ausgewählten Projekt planen und verfolgen können.

• Verkaufsauftragsposition: Wenn die Verkaufsapps in Ihrer Datenbank installiert ist, können Sie mit diesem Feld einen Verkaufsauftrag mit der Schicht verknüpfen.

• Wiederholen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und konfigurieren Sie das Feld Wiederholen alle nach Ihren Bedürfnissen. Die folgenden Regeln gelten für wiederkehrende Schichten:

  • Alle Felder (z. B. Ressource, Rolle, Projekt) werden von der ursprünglichen Schicht kopiert, mit Ausnahme des Datums, das entsprechend dem Feld Wiederholen alle angepasst wird.

  • Wiederholungen sind geplant, aber nicht veröffentlicht.

  • Standardmäßig werden die geplanten Schichten sechs Monate im Voraus erstellt, danach werden sie nach und nach erstellt. Um den Zeitrahmen zu ändern, aktivieren Sie den Entwicklermodus, gehen Sie dann zu Planung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen und bearbeiten Sie die Wiederkehrende Schichten.

• Als Vorlage speichern: Wenn diese Option aktiviert ist, wird eine Schichtvorlage mit denselben Start- und Endzeiten, Zugewiesene Zeit, Rolle und Projekt erstellt.

• Zusätzliche Notiz, die an den Mitarbeiter gesendet wird: Klicken Sie auf das Feld, um eine Notiz hinzuzufügen.

• Datum: Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für Ihre Schicht. Dies ist das einzige Pflichtfeld bei der Erstellung einer Schicht.

• Zugewiesene Zeit: Wird auf der Grundlage des Datums und des Arbeitsplans des Mitarbeiters berechnet. Mehr dazu finden Sie unter Schichtvorlagen.

Klicken Sie auf Veröffentlichen & Speichern, um die Schicht zu bestätigen und dem zugewiesenen Mitarbeiter seinen Zeitplan per E-Mail zu senden.

Offene Schichten und automatische Planung¶

Mit der Schaltfläche Automatisch planen können Sie offene Schichten (Schichten ohne Ressourcenzuweisung) zuweisen und Schichten erstellen und zuweisen, die mit Verkaufsaufträgen oder Projekten verknüpft sind.

Die folgenden Merkmale haben Auswirkungen auf die automatische Planung:

• Rollen: Offene Schichten werden nur den Ressourcen (Mitarbeitern oder Materialien) zugewiesen, denen die entsprechende Rolle zugewiesen wurde. Es ist nicht möglich, die Funktion Automatisch planen für Mitarbeiter ohne Rollen zu verwenden.

• Standardrollen: Die Standardrolle, die einer Ressource zugewiesen wurde, hat Vorrang vor den anderen Rollen, die ihr zugewiesen wurden.

• Konflikte: Mitarbeiter oder Materialien können nicht mehreren Schichten gleichzeitig zugewiesen werden.

• Abwesenheit: Die Abwesenheit der Mitarbeiter wird berücksichtigt, ebenso wie die gesetzlichen Feiertage.

• Betriebliche Arbeitszeiten: Werden bei der Zuweisung von Schichten an Mitarbeiter oder Materialien berücksichtigt.

• Verträge: Mitarbeitern ohne aktiven Vertrag können keine Schichten zugewiesen werden.

Klicken Sie auf Veröffentlichen, um den Zeitplan zu bestätigen und die Mitarbeiter über ihre Planung zu informieren.

Schichten tauschen und Zuweisung ablehnen¶

Es gibt zwei Funktionen, mit denen Mitarbeiter Änderungen an ihrem Zeitplan vornehmen können: Schichtwechsel und Zuweisung aufheben.

Schicht wechseln¶

Sobald die Schichten geplant und veröffentlicht sind, erhalten die Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigung. Wenn ein Mitarbeiter eine Schicht tauschen möchte, kann er die unerwünschte Schicht anklicken und dann auf Tausch anfragen klicken.

Die Schicht bleibt dem ursprünglichen Mitarbeiter zugewiesen, aber im Zeitplan ist eine Benachrichtigung sichtbar, dass der zugewiesene Mitarbeiter die Schicht wechseln möchte.

Die Schicht wird dann anderen Mitarbeitern angezeigt, die dieselbe Rolle haben, und wenn sie sie sich selbst zuweisen möchten, können sie auf die Schaltfläche Ich nehme sie klicken.

Zuweisung aufheben¶

Um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich von Schichten abzumelden, gehen Sie zu Planung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen, und markieren Sie das Kontrollkästchen Aufhebung der Zuweisung zulassen. Legen Sie dann die maximale Anzahl von Tagen fest, die sich die Mitarbeiter vor der Schicht abmelden können.

Sobald die Schichten geplant und veröffentlicht sind, erhalten die Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigung. Wenn eine Schicht nicht zugewiesen werden darf, können die Mitarbeiter auf die Schaltfläche Ich bin nicht verfügbar klicken, und die Schicht wird wieder zu einer offenen Schicht.