Documente

Odoo Documents vă permite să stocați, să vizualizați și să gestionați fișiere în Odoo.

Puteți încărca orice fișier (maxim 64 MB per fișier pe Odoo Online) și să le organizați în diferite spații de lucru.

Vedeți și

Configurare

By going to Documents ‣ Configuration ‣ Settings, you can enable the centralization of files attached to a specific area of your activity. For example, by ticking Human Resources, your HR documents are automatically available in the HR workspace, while documents related to Payroll are automatically available in the Payroll sub-workspace. You can change the default workspace using the dropdown menu and edit its properties by clicking the (Internal link) icon.

Activați centralizarea fișierelor atașate la o anumită zonă a activității dvs.

Notă

  • Dacă activați centralizarea fișierelor și documentelor contabile, este necesar să faceți clic pe Jurnale și să definiți fiecare jurnal independent pentru a permite sincronizarea automată.

    Activați centralizarea fișierelor atașate contabilității dvs.

  • Dacă selectați un spațiu de lucru nou, documentele existente nu sunt mutate. Doar documentele nou create vor fi găsite sub noul spațiu de lucru.

Spații de lucru

Workspaces are hierarchical folders having their own set of tags and actions. Default workspaces exist, but you can create your own by going to Documents ‣ Configuration ‣ Workspaces and clicking New. On the new page, fill in the following information:

  • Nume

  • Parent Workspace: if you want to create a sub-workspace, select its Parent Workspace.

Three tabs are available: Tags, Access Rights, and Description.

Etichete

Etichetele sunt folosite în spațiile de lucru pentru a adăuga un nivel de diferențiere între documente. Sunt organizate pe categorii, iar filtrele pot fi folosite pentru a le sorta.

From the Tags tab, click Add a line, create the Tag Category, and Name your tags.

Notă

  • Etichetele unui spațiu de lucru părinte se aplică automat spațiilor de lucru secundare;

  • Tags can be created and modified by going to Documents ‣ Configuration ‣ Tags;

  • Tags can also be created or edited by clicking the (gear) icon on the left panel;

  • An email alias can be used to automatically send received documents to a specific workspace based on the tag assigned.

Drepturi de acces

To manage your workspace access rights, go to the Access Rights tab. You can add Write Groups that can view, create, and edit the workspace’s documents. You can also add Read Groups that only view the workspace’s documents.

Sfat

Enable Own Documents Only to limit Read Groups and Write Groups to the documents of which they are owner.

Descriere

You can add descriptive information to your workspace by going to the Description tab.

Notă

Workspaces can also be created and edited by clicking the (gear) icon on the left panel.

Gestionarea documentelor

When selecting or opening a document, the right panel displays different options, including, for example:

  • (Download);

  • (Share this selection): a share URL is copied to your clipboard;

  • (Replace): select a new file to replace the existing one. Scroll down to the bottom of the right panel to see the History and restore, download, or delete the document;

  • (Lock);

  • (Split).

You can also Open chatter or delete the document by clicking the (Move to trash) icon.

Notă

Items moved to the trash are permanently deleted after 30 days.

To modify the name of your file, click on Name. A Contact or an Owner can be assigned. The related Workspace can be modified and it is possible to access the related Journal Entry or add Tags.

Notă

  • The Contact is a person related to the document who only has read access rights to the document, e.g., an existing supplier in your database;

  • The creator of a document is automatically assigned as its Owner and is granted full access rights to it. To replace the owner of a document, select the required user from the dropdown list in the Owner field.

Sfat

An employee must be a user and the owner of a document to view it in My Profile.

Diferite Acțiuni sunt disponibile în partea de jos a panoului din dreapta, în funcție de spațiul de lucru în care este stocat documentul.

Împărțiți documente PDF

Select the PDF you want to split, and click the (scissors) icon. A new view displays all the pages of the document.

By default, all pages are split when you click Split. To remove a split between two pages, click the (scissors) icon.

împărțiți-vă documentele

Sfat

To merge documents from your dashboard, select them and click the (scissors) icon. Click on the scissors between the two documents and click Split to merge the documents.

Caraacteristici aditionale

Select a workspace and click the (down arrow) next to the Upload button to access additional features:

Solicitare

You can request files and organize them as documents to remind users to download them.

Select the workspace where the file should be stored, click the (down arrow) next to the Upload button, then Request. Add the Document Name and select the person you need it from in the Request To field. You can also fill in the Due Date In, confirm the Workspace the document should belong to, and add Tags and a Message. Then, click Request. A placeholder for the missing document is created in the workspace.

Când documentul dvs. este disponibil, faceți clic pe substituent pentru a-l încărca.

You can see all missing documents by going to the Activity view and the Requested Document column.

Sfat

From the Activity view, you can send a reminder email to users from whom you are expecting a document. Go to the Requested Document column and click the (ellipsis) icon, and Document Request: Reminder. Click on a date to see the details of a specific request. You can update it by clicking on the (pen) icon, Preview the content of the reminder email, or Send Now to send a reminder email.

trimiteți un e-mail de memento din vizualizarea Activitate

Partajează

You can make a document or a workspace accessible to anyone by sharing a URL.

Share a document

To generate a share link to a document, select the document, click the (down arrow) next to the Upload button, and click Share.

In the pop-up, you can Name the share link, set a validity date by filling in the Valid Until field, and if you own more than one site, select the Website you want so the right domain name is reflected in the URL.

Click Copy or Share to send the URL to whomever you want.

Sfat

You can also generate a share URL by selecting the document, going to the right panel, and clicking the (Share this selection) icon.

Share a workspace

You can share a link to a workspace and allow users to Download its content or Download and Upload files to it.

To do so, go to the left column of your dashboard. In the Workspace section, select the workspace to share, and possibly one or several tags that will be automatically added to the uploaded documents. Then, click the (down arrow) next to the Upload button and Share.

In the pop-up, a share URL you can Copy is displayed. You can Name your share link, set a validity date by filling in the Valid Until field, tick the Include Sub Folders box if you want to share the workspace’s sub-folders, and if you own more than one site, select the Website you want so the share link reflects the right domain name.

Then, allow users to either Download files from your workspace, or to Download and Upload files to it.

Notă

  • The links added to your workspace using the Add a Link option cannot be shared and are, therefore, excluded;

  • When tags are applied to a shared workspace, users can exclusively access the documents associated with those tags.

Upload by email

Select the Download and Upload option to enable users to upload their files to your workspace using an Email Alias. To create the email alias, enter its name in the Email Alias field. The domain name should be set by default, but you can modify it by clicking it.

The documents sent to this email alias are uploaded to the workspace using the chosen tags.

Notă

  • By default, the Document Owner is the person who uploads a file to a workspace, but you can select another user. You can also set a Contact, usually an external person, such as a partner.

  • Enable Create a new activity to automatically create an activity when a document is uploaded. Select the Activity type from the dropdown list and set the Due Date In field. You can also add a Summary and a Responsible person assigned to the activity.

Sfat

Go to Configuration ‣ Share & Emails to see and manage your share links. Select a line and click Delete to disable the URL. People who have received this link will no longer be able to access the document(s) or workspace.

Foaie de calcul nouă

Pentru a crea o nouă spreadsheet, faceți clic pe New Spreadsheet. Puteți selecta o Foaie de calcul goală sau un șablon existent.

Acțiuni ale fluxului de lucru

Workflow actions help manage documents and overall business operations. These are automated actions that can be created and customized for each workspace. With a single click you can, for example, create, move, sign, add tags to a document, and process bills.

When a document meets the set criteria, these workflow actions appear on the right panel.

Creați acțiuni de flux de lucru

To update an existing workflow action or create a new one, go to Documents ‣ Configuration ‣ Actions and click New.

Notă

O acțiune se aplică tuturor subspațiilor de lucru sub Spațiul de lucru asociat pe care l-ați selectat.

Stabiliți condițiile

Define the Action Name and then set the conditions that trigger the appearance of the (play) icon on the right-side panel when selecting a file.

Există trei tipuri de bază de condiții pe care le puteți seta:

  1. Tags: you can use the Contains and Does not contain conditions, meaning the files must have or must not have the tags set here;

  2. Contact: the files must be associated with the contact set here;

  3. Proprietar: fișierele trebuie să fie asociate cu proprietarul setat aici.

Exemplu de condiție de bază a unei acțiuni de flux de lucru în Documente Odoo

Sfat

Dacă nu setați nicio condiție, butonul de acțiune apare pentru toate fișierele din spațiul de lucru selectat.

Tip de condiție avansată: domeniu

Important

Este recomandat să aveți anumite cunoștințe despre dezvoltarea Odoo pentru a configura corect filtrele Domain.

The developer mode needs to be activated to access the Domain condition from the Actions tab. Once done, select the Domain condition type and click New Rule.

Pentru a crea o regulă, de obicei selectați un câmp, un operator și o valoare. De exemplu, dacă doriți să adăugați o acțiune de flux de lucru la toate fișierele PDF dintr-un spațiu de lucru, setați câmpul field la Tip MIME, operator la contains și pdf : guilabel:valoare.

Exemplu de condiție de domeniu a unei acțiuni de flux de lucru în Documente Odoo

Click the (Add New Rule) icon and the (Add branch) icon to add conditions and sub-conditions. You can then specify if your rule should match all or any conditions. You can also edit the rule directly using the Code editor.

Configurați acțiunile

Selectați fila Acțiuni pentru a vă configura acțiunea. Poti simultan:

  • Move to Workspace: move the file to any workspace;

  • Creați: creați unul dintre următoarele elemente atașate fișierului din baza de date:

    • Link to record: create a link between a document and a record from a specific model;

    • Șablon de produs: creați un produs pe care îl puteți edita direct;

    • Sarcina: creați o sarcină de proiect pe care o puteți edita direct;

    • Șablon PDF de semnătură: creați un nou șablon de semnătură pentru a trimite;

    • PDF to sign: create a Sign template to sign directly;

    • Solicitant: creați o nouă aplicație HR pe care o puteți edita direct;

    • Factura furnizorului: creați o factură a furnizorului folosind OCR și AI pentru a extrage informații din conținutul fișierului;

    • Customer invoice: create an invoice using OCR and AI to scrape information from the file;

    • Notă de credit pentru furnizor: creați o notă de credit pentru furnizor folosind OCR și AI pentru a extrage informații din fișier;

    • Notă de credit: creați o notă de credit pentru client folosind OCR și AI pentru a extrage informații din fișier;

    • Miscellaneous Operations: create an entry in the Miscellaneous Operations journal;

    • Bank Statement: import a bank statement;

    • Purchase Receipt: create a vendor receipt;

    • Expense: create an HR expense.

  • Set Contact: add a contact to the file, or replace an existing contact with a new one;

  • Set Owner: add an owner to the file, or replace an existing owner with a new one;

  • Setați etichete: adăugați, eliminați și înlocuiți orice număr de etichete;

  • Activități - Marcați toate ca finalizate: marcați toate activitățile legate de fișier ca finalizate;

  • Activități - Programează activitate: creați o nouă activitate legată de fișier așa cum a fost configurat în acțiune. Puteți alege să setați activitatea pe proprietarul documentului.

Exemplu de acțiune de flux de lucru Documente Odoo

Digitalizați documente cu AI și recunoaștere optică a caracterelor (OCR)

Documentele disponibile în spațiul de lucru Finanțe pot fi digitizate. Selectați documentul de digitizat, faceți clic pe Creați factură, Creați factură client sau Creați notă de credit, apoi faceți clic pe Trimiteți pentru digitizare.

Vedeți și

Digitalizarea documentelor bazată pe inteligență artificială