Servicii¶

Pentru a întreține în mod corespunzător o flotă de vehicule, sunt necesare întreținere regulată, precum și reparații periodice. Programarea reparațiilor și gestionarea serviciilor pentru o întreagă flotă este necesară pentru a vă asigura că toate vehiculele sunt în stare bună de funcționare atunci când sunt necesare.

Creați înregistrări de service¶

Pentru a înregistra un serviciu pentru un vehicul, accesați tabloul de bord principal Services navigând la Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Deschideți un formular de serviciu nou făcând clic pe butonul Nou din colțul din stânga sus.

Completați informațiile din formular. Singurele două câmpuri care trebuie completate sunt Service Type și Vehicle.

Formularul de serviciu se salvează automat pe măsură ce sunt introduse datele. Cu toate acestea, formularul poate fi salvat manual în orice moment făcând clic pe opțiunea Salvați manual, reprezentată de o pictogramă (încărcare în cloud).

Câmpurile din formular sunt:

• Descriere: introduceți o scurtă descriere a serviciului.

• Service Type: selectați tipul de serviciu efectuat utilizând meniul drop-down. Sau introduceți un nou tip de serviciu și faceți clic fie pe Creați „tip de serviciu”, fie pe Creați și editați… pentru a adăugați tipul de serviciu și configurați-l.

  Important

  Tipurile de servicii sunt nu preconfigurate în Odoo. Când înregistrați un serviciu pentru prima dată, tipul de serviciu trebuie să fie creat înainte de a putea fi selectat.

• Data: folosind fereastra popover a calendarului, selectați data la care serviciul a fost furnizat sau este programat să fie efectuat. Navigați la luna dorită folosind pictogramele < > (săgeată), apoi faceți clic pe dată pentru a o selecta.

• Cost: introduceți costul serviciului.

• Vendor: selectați furnizorul care a efectuat serviciul folosind meniul drop-down. Dacă furnizorul nu a fost deja introdus în sistem, introduceți numele furnizorului și faceți clic fie pe Creați pentru a-l adăuga, fie pe Creați și editați… la adăugați și configurați furnizorul.

• Vehicul: selectați vehiculul care a fost întreținut din meniul derulant. Când vehiculul este selectat, câmpul Driver este populat și apare unitatea de măsură pentru câmpul Odometer Value.

• Driver: șoferul curent listat pentru vehiculul selectat este populat când este selectat Vehicul. Dacă driverul trebuie schimbat, un alt driver poate fi selectat din meniul drop-down.

• Valoarea contorului de parcurs: introduceți citirea contorului de parcurs atunci când serviciul a fost efectuat. Unitățile de măsură sunt fie în kilometri (km), fie în mile (mi), în funcție de modul în care a fost configurat vehiculul selectat.

  Când se selectează Vehicul, se completează unitatea de măsură pentru acest câmp. Aceasta provine din forma vehiculului.

  Sfat

  Pentru a schimba de la kilometri la mile sau invers, faceți clic pe butonul Legătură internă din dreapta vehiculului selectat în câmpul Vehicul.

  Schimbați unitatea de măsură, apoi navigați înapoi la formularul de servicii, prin link-urile de tip breadcrumb. Unitatea de măsură este apoi actualizată în câmpul Valoare kilometraj.

• Note: introduceți orice notă pentru reparație în partea de jos a formularului de service.

Creați un tip de serviciu¶

Tipurile de servicii trebuie create dintr-un formular de servicii. Nu există altă modalitate de a accesa lista de tipuri de servicii.

Pe service form, introduceți numele noului Service Type în câmpul corespunzător. Apoi, faceți clic pe Creați și editați… și va apărea un formular pop-up Creați un tip de serviciu.

Tipul de serviciu introdus în formularul de serviciu completează automat câmpul Nume, care poate fi modificat, dacă se dorește.

Apoi, selectați Categoria pentru noul tip de serviciu din meniul drop-down din acel câmp. Cele două opțiuni implicite din care puteți alege sunt Contract sau Service. Categoriile suplimentare nu pot fi create.

Dacă serviciul se aplică numai contractelor sau serviciilor, selectați Categoria corespunzătoare. Dacă serviciul se aplică pentru ambele contracte și servicii, lăsați acest câmp necompletat.

Când ați terminat, faceți clic pe Salvați și închideți.

Creați furnizor¶

Când un serviciu este efectuat pentru prima dată, de obicei, furnizorul nu se află încă în baza de date. Este cea mai bună practică să adăugați detaliile complete pentru un furnizor în baza de date, astfel încât orice informații necesare să poată fi recuperate cu ușurință.

În formularul service form, introduceți numele noului Vendor în câmpul corespunzător. Apoi, faceți clic pe Creați și editați… și apare un formular Creați furnizorul.

Numele furnizorului introdus în formularul de serviciu completează câmpul Nume, în mod implicit. Acest câmp poate fi modificat, dacă se dorește.

Informații generale¶

Completați următoarele informații în partea de sus a formularului:

• Persoană fizică sau :guilabel:``Companie`: selectați dacă noul furnizor care este adăugat este o persoană fizică sau o companie, făcând clic pe butonul radio corespunzător.

  Când se face o selecție, unele câmpuri pot dispărea din formular. Dacă vreunul dintre câmpurile de mai jos nu este vizibil, înseamnă că a fost selectat Companie, în loc de Persoană fizică.

• Nume: introduceți un nume pentru persoana fizică sau companie în acest câmp.

• Numele companiei: folosind meniul derulant, selectați compania cu care este asociat furnizorul, dacă există.

  Dacă butonul radio Company din partea de sus a formularului este selectat, acest câmp nu apare.

• Contact: introduceți informațiile de contact în această secțiune.

  Dacă se dorește, câmpul Contact poate fi schimbat cu un alt tip de contact. Faceți clic pe Contact pentru a afișa un meniu drop-down. Opțiunile disponibile de selectat sunt Contact, Adresa facturii, Adresa de livrare, Adresa de urmărire sau Altă adresă.

  Dacă doriți, selectați una dintre aceste alte opțiuni pentru câmpul Contact și introduceți informațiile corespunzătoare.

  Dacă este selectat Companie pentru câmpul Persoană fizică sau Companie, acest câmp este etichetat Adresă și nu poate fi modificat.

• Cod fiscal: introduceți codul fiscal al vânzătorului în acest câmp.

• Posiție de muncă: introduceți postul de muncă al furnizorului în acest câmp. Dacă butonul radio Company din partea de sus a formularului este selectat, acest câmp nu apare.

• Telefon: introduceți numărul de telefon al vânzătorului în acest câmp.

• Mobil: introduceți numărul de telefon mobil al furnizorului în acest câmp.

• E-mail: introduceți adresa de e-mail a furnizorului în acest câmp.

• Site web: introduceți adresa site-ului web a furnizorului în acest câmp.

• Titlu: folosind meniul drop-down, selectați titlul furnizorului în acest câmp. Opțiunile implicite sunt Doctor, Doamnă, Domnișoară, Domnule și Profesor.

  Dacă butonul radio Company din partea de sus a formularului este selectat, acest câmp nu apare.

• Etichete: folosind meniul drop-down, selectați orice etichete care se aplică furnizorului.

  Pentru a adăuga o nouă etichetă, introduceți eticheta, apoi faceți clic pe Creați „etichetă”.

  Nu există limită pentru numărul de etichete care pot fi selectate.

• Imagine: o fotografie fie a persoanei de contact principal, fie a sigla companiei, poate fi adăugată în formular. Plasați cursorul peste caseta 📷 (camera), în colțul din dreapta sus al formularului, pentru a afișa o pictogramă ✏️ (creion) și faceți clic pe ea. Apare o fereastră de explorare a fișierelor. Navigați la fișierul dorit, apoi faceți clic pe Open pentru a-l selecta.

Fila Contacte și Adrese¶

După ce jumătatea superioară a formularului Creați furnizor este completată, adăugați orice alte contacte și adrese asociate furnizorului în această filă.

Faceți clic pe butonul Adăugați pentru a adăuga un contact nou și va apărea o fereastră pop-up Creare contact.

Selectați una dintre opțiunile de tip de contact adecvate din butoanele radio, situate în partea de sus a ferestrei pop-up. Aceste opțiuni sunt după cum urmează:

• Contact: selectați această opțiune pentru a adăuga detalii generale de contact pentru angajații furnizorului asociat.

• Adresa facturii: ​​selectați această opțiune pentru a adăuga o adresă preferată pentru toate facturile. Când este adăugată în formular, această adresă este selectată în mod implicit la trimiterea unei facturi către furnizorul asociat.

• Adresa de livrare: selectați această opțiune pentru a adăuga o adresă preferată pentru toate livrările. Atunci când este adăugată în formular, această adresă este selectată în mod implicit la livrarea unei comenzi către furnizorul asociat.

• Follow-up Address: selectați această opțiune pentru a adăuga o adresă preferată pentru toată corespondența ulterioară. Când este adăugată în formular, această adresă este selectată în mod implicit la trimiterea de mementouri despre facturile restante.

• Altă adresă: selectați această opțiune pentru a adăuga orice alte adrese necesare pentru furnizor.

Adăugați orice notă în secțiunea Note interne… a formularului.

După ce toate informațiile sunt adăugate, faceți clic fie pe Salvează și închide pentru a adăuga un nou contact, fie pe Salvează și nou pentru a adăuga înregistrarea de adresă curentă și a crea o altă înregistrare a adresei.

Pe măsură ce contactele sunt adăugate la această filă, fiecare contact apare într-o casetă separată, cu o pictogramă care indică ce tip de contact este listat.

Example

O Adresa de livrare afișează o pictogramă ⛟ (camion) în interiorul acelei casete de adresă, în timp ce o Adresă de factură afișează o pictogramă 💵 (factură de un dolar) în interior.

Fila Vânzări și achiziții¶

Introduceți următoarele informații despre vânzări și achiziții pentru diferitele secțiuni de mai jos. În funcție de celelalte aplicații instalate, pot apărea câmpuri și secțiuni suplimentare. Următoarele sunt toate câmpurile implicite numai pentru aplicația Fleet.

Vânzări¶

• Vânzător: folosind meniul derulant, selectați un utilizator ca principal punct de contact pentru vânzări cu acest furnizor.

  Această persoană trebuie să fie un utilizator intern al companiei, ceea ce înseamnă că se poate conecta în baza de date ca utilizator.

Diverse¶

• Company ID: dacă compania are un număr de identificare altul decât codul fiscal, introduceți-l în acest câmp.

• Referință: introduceți orice text pentru a oferi mai multe informații despre contact. Aceasta este o notă internă pentru a furniza orice informații suplimentare.

  Example

  O companie are mai multe persoane cu același nume, Mary Jones. Câmpul Referință ar putea indica Mary Jones la X108 - returnează pentru a oferi detalii suplimentare.

Fila Note interne¶

Adăugați orice notă care se referă la furnizor sau orice alte informații necesare în această filă.

Lista serviciilor¶

Pentru a vedea toate serviciile înregistrate în baza de date, inclusiv cererile vechi și noi, navigați la Fleet app ‣ Fleet ‣ Services. Toate serviciile apar într-o vizualizare listă, inclusiv toate detaliile pentru fiecare serviciu.

Înregistrările serviciului sunt grupate după tip de serviciu. Numărul de reparații pentru fiecare tip de serviciu apare între paranteze după numele tipului de serviciu.

Fiecare serviciu listat afișează următoarele informații:

• Data: data la care service-ul sau reparația a fost efectuată (sau a solicitat să fie efectuată).

• Descriere: o scurtă descriere a tipului specific de service, sau reparație, efectuată pentru a clarifica serviciul specific.

• Service Type: tipul de service sau reparație efectuat. Acesta este selectat dintr-o listă de servicii care trebuie configurate.

• Vehicul: vehiculul specific pe care a fost efectuat serviciul.

• Driver: șoferul actual al vehiculului.

• Vânzător: furnizorul specific care a efectuat serviciul sau reparația.

• Note: orice informație asociată serviciului sau reparației, care este documentată pentru a adăuga clarificări.

• Cost: costul total al serviciului sau al reparației.

• Stage: starea service-ului sau a reparației. Opțiunile sunt Nou, În rulare, Terminat sau Anulat.

În partea de jos a coloanei Cost, este listat costul total al tuturor serviciilor și reparațiilor.

Vizualizați serviciile¶

Se recomandă vizualizarea listei de servicii într-una din mai multe moduri preconfigurate pentru a vizualiza mai bine informațiile prezentate. În colțul din dreapta sus al listei, există mai multe pictograme care, atunci când sunt făcute clic, sortează datele în moduri diferite.

Vizualizare Listă¶

Vizualizarea implicită a înregistrărilor serviciului este o vizualizare listă. Aici sunt prezentate toate serviciile, mai întâi grupate alfabetic după tipul de serviciu, apoi grupate după statut.

Informațiile pot fi re-sortate după orice coloană. În partea de sus a fiecărei coloane, plasați cursorul peste numele coloanei și apare o săgeată în extrema dreaptă a acelei coloane. Faceți clic pe săgeată pentru a sorta datele după coloana respectivă.

Sortarea implicită este în ordine alfabetică descrescătoare (de la A la Z), reprezentată de o pictogramă ⌄ (săgeată în jos). Faceți clic pe pictograma ⌄ (săgeată în jos) pentru a inversa ordinea alfabetică (de la Z la A). Pictograma ⌄ (săgeata în jos) se schimbă într-o pictogramă ^ (săgeata sus).

Cele două excepții de la această sortare sunt coloana implicită Date și coloana Cost. Coloana Data sortează informațiile în ordine cronologică (din ianuarie până în decembrie), în loc de ordine alfabetică. Coloana Cost sortează informațiile după prețul reparației, de la cel mai mic la cel mai mare.

Adăugați un serviciu¶

Pentru a adăuga o înregistrare de serviciu din vizualizarea listă, faceți clic pe butonul Nou și se încarcă un formular de serviciu. Introduceți toate informațiile pe formularul de service.

Formularul se salvează automat pe măsură ce sunt introduse datele.

Vizualizare Kanban¶

Pentru a vedea serviciile în funcție de stadiul lor, faceți clic pe butonul Kanban, care este a doua pictogramă din colțul din dreapta sus și apare ca două bare de lungime diferite sub o linie.

Toate serviciile sunt organizate după tipul de serviciu și apar în coloana Kanban corespunzătoare.

Numărul de reparații pentru fiecare tip de serviciu apare în partea din dreapta a fiecărei coloane Kanban.

Starea colectivă a activităților programate pentru fiecare tip de serviciu apare în bara cu coduri de culori de sub titlul fiecărei coloane Kanban. Reparațiile cu activități programate în viitor apar în verde, activitățile care urmează azi sunt galbene, activitățile restante apar în roșu, iar reparațiile fără activități programate apar gri.

Fiecare card Kanban afișează o pictogramă legată de activitate cu coduri de culoare, cum ar fi pictograma 🕘 (ceas) sau pictograma 📞 (telefon), de exemplu. Aceste pictograme indică atât tipul de activitate programată, cât și starea. Starea activității corespunde culorilor din bara de stare. Faceți clic pe pictograma unei activități pentru a vedea detaliile acelei activități specifice.

Lungimea barei de culoare este proporțională cu numărul de activități corespunzătoare cu acel statut specific în acea etapă anume. Plasați cursorul peste o secțiune de culoare pentru a dezvălui numărul de înregistrări de servicii din acel grup specific.

Pentru a vizualiza doar înregistrările cu o anumită stare, faceți clic pe secțiunea dorită a barei de culori. Culoarea de fundal pentru coloană se schimbă într-o nuanță deschisă de aceeași culoare (fie verde, galben, roșu sau gri), iar bara de culori apare cu dungi în loc de solidă. Numai reparațiile și serviciile cu starea selectată apar în coloană.

Programează activități¶

Pentru a programa o activitate pentru o reparație sau un service din vizualizarea Kanban, faceți clic pe pictograma de activitate din colțul din dreapta jos al înregistrării de service și faceți clic pe + Programați o activitate. Apare o fereastră pop-up Schedule Activity.

Introduceți următoarele informații în formular:

• Tipul de activitate: folosind meniul derulant, selectați activitatea care este programată. Opțiunile implicite sunt E-mail, Apel, Întâlnire, De făcut și Încărcați document.

• Rezumat: introduceți o scurtă descriere a activității, cum ar fi Programați schimbarea uleiului.

• Data scadentă: folosind popover-ul calendarului, selectați data la care trebuie finalizată activitatea. Folosind pictogramele săgeți < (stânga) și > (dreapta), navigați la luna dorită, apoi faceți clic pe dată pentru a o selecta.

• Assigned to: folosind meniul drop-down, selectați utilizatorul responsabil pentru activitate.

• Note: adăugați orice notă sau detalii în zona goală din jumătatea de jos a formularului.

Când Programați activitatea este finalizată, faceți clic pe Programați pentru a programa activitatea sau faceți clic pe Terminat și programați următorul pentru a programa activitatea curentă și a programa o altă activitate pentru aceeași reparație.

Adăugați un serviciu¶

O nouă reparație poate fi adăugată din această vizualizare. Faceți clic pe ➕ (pictograma plus) în colțul din dreapta sus al coloanei Kanban, iar un nou bloc apare în partea de sus a coloanei, sub titlul Kanban.

Introduceți un Titlu pentru service sau reparație, apoi faceți clic pe Adăugați. Un formular de serviciu Create apare într-o fereastră pop-up. Introduceți toate informațiile pe formularul de service, apoi faceți clic pe Salvare și închidere pentru a adăuga înregistrarea. Noua înregistrare apare acum în coloana Kanban.

Vedere grafică¶

O altă modalitate de a vizualiza datele este într-un grafic. Pentru a trece la vizualizarea grafic, faceți clic pe pictograma Graph, care este a treia pictogramă din dreapta sus și apare ca un mic grafic.

Vizualizarea grafică implicită afișează informațiile despre serviciu într-o diagramă cu bare stivuite, grupate după Tipul de serviciu. Axa X reprezintă Tipul de serviciu, iar axa Y reprezintă Cost.

Fiecare coloană reprezintă vizual costul total pentru toate reparațiile și serviciile pentru acel Tipul de service. Plasați cursorul peste orice bară pentru a afișa o fereastră popover care afișează Cost total pentru service și reparații pe care le reprezintă bara.

Graficul se poate schimba fie într-o Diagramă cu linii, fie într-o Diagrama circulară făcând clic pe butonul corespunzător de deasupra graficului. În plus, graficul poate afișa datele fie în ordinea Stacked, Descending, fie în Ascending, făcând clic pe butoanele corespunzătoare.

Vedere pivot¶

O altă modalitate de a vizualiza datele serviciului este într-un tabel pivot al foii de calcul. Faceți clic pe pictograma Pivot, care este a patra pictogramă din colțul din dreapta sus și apare ca o foaie de calcul mică.

Modul implicit de prezentare a datelor arată costul total al fiecărui tip de serviciu. Rândurile orizontale reprezintă diferitele tipuri de servicii, cu un tip de serviciu diferit în propria linie. Coloanele verticale reprezintă costurile totale pentru fiecare tip specific de serviciu, împărțite în continuare la tipul de serviciu.

Tabelul poate fi fie inserat într-o foaie de calcul, fie descărcat, dacă se dorește.

Pentru a adăuga tabelul pivot la o foaie de calcul în Odoo, mai întâi, aspectul tabelului pivot trebuie să se schimbe. Vizualizarea implicită a tabelului pivot nu permite inserarea acestuia într-o foaie de calcul (butonul Inserare în foaia de calcul este inactiv).

Mai întâi, faceți clic pe pictograma ➖ (minus) din stânga lui Total în partea de sus a tabelului pivot. Acest lucru restrânge tipurile de servicii, lăsând vizibilă doar o singură coloană Cost.

Apoi, faceți clic pe butonul Inserați în foaia de calcul, care nu mai este gri, și va apărea o fereastră pop-up Selectați o foaie de calcul pentru a introduce pivotul. Două file sunt vizibile în această fereastră pop-up, o filă Foi de calcul și o filă Tablouri de bord.

Faceți clic pe fila dorită pentru a indica unde ar trebui plasată foaia de calcul, fie într-o Foaie de calcul, fie pe un Tablou de bord. După ce faceți clic pe opțiunea dorită, faceți clic pe Confirm. Foaia de calcul se încarcă apoi pe ecran.

Faceți clic pe Servicii în colțul din stânga sus pentru a naviga înapoi la vizualizarea anterioară a tabelului pivot.

Pentru a descărca tabelul în format xlsx, faceți clic pe pictograma de descărcare xlsx, reprezentată de o pictogramă ⬇️ (săgeata în jos deasupra unei linii).

Vizualizare activitate¶

Pentru a vizualiza activitățile programate pentru servicii sau reparații, faceți clic pe pictograma de activitate 🕗 (ceas) din colțul din dreapta sus al ecranului. Aici sunt prezentate toate activitățile, organizate după vehicul și tip de activitate.

Coloanele verticale sunt organizate pe tipul de activitate, iar liniile orizontale sunt organizate pe vehicul.

Intrările sunt codificate cu culori în funcție de starea fiecărei activități. Activitățile verzi sunt programate în viitor, activitățile galbene sunt programate astăzi, iar cele roșii sunt întârziate.

Utilizatorul responsabil pentru activitate apare într-o fotografie în colțul din stânga jos al fiecărei intrări de activitate.

Data scadentă a fiecărei activități este scrisă în partea de sus a fiecărei activități.

O bară cu coduri de culoare în partea de sus a fiecărei coloane de activitate indică starea activităților din acea coloană.

Numărul de activități pentru fiecare tip de activitate este scris în partea dreaptă a barei cu coduri de culoare, sub numele coloanei.

Planifică o activitate¶

Pentru a adăuga o înregistrare de serviciu din vizualizarea activității, faceți clic pe + Programați o activitate în colțul din stânga jos al listei și se încarcă o fereastră pop-up Căutare: Servicii. Faceți clic pe serviciul pentru care este programată activitatea și se încarcă un formular Programați activitatea.

Introduceți toate informațiile pe formularul de activitate.

Când formularul este complet, faceți clic pe butonul Programare. Apoi, ambele ferestre pop-up se închid, iar activitatea apare acum în vizualizarea activității.