Documentos¶
La aplicación Documentos de Odoo le permite almacenar, visualizar y gestionar archivos dentro de Odoo.
Puede subir cualquier archivo (máximo 64 MB por archivo en Odoo en línea) y organizarlos en varios espacios de trabajo.
Configuración¶
Desde puede habilitar la centralización de archivos adjuntos a un área específica de su actividad. Por ejemplo, si selecciona Recursos humanos, sus documentos de RR. HH. estarán disponibles de forma automática en el espacio de trabajo de esa área, mientras que los documentos relacionados a Nómina estarán disponibles en el subespacio de trabajo correspondiente en automático. Puede cambiar el espacio de trabajo predeterminado con el menú desplegable y editar sus propiedades si hace clic en el icono (Enlace interno).
Nota
tSi habilita la centralización de sus archivos y documentos contables, debe hacer clic en diarios y definir cada diario de forma independiente para facilitar la sincronización automática.
Si selecciona un nuevo espacio de trabajo, los documentos existentes no se moverán. Solo los documentos nuevos que cree estarán en el nuevo espacio de trabajo.
Espacios de trabajo¶
Los espacios de trabajo son carpetas jerárquicas que tienen su propio conjunto de etiquetas y acciones. Hay espacios de trabajo predeterminados, pero puede crear los suyos propios desde , luego debe hacer clic en Nuevo. Complete la siguiente información en la nueva página:
Nombre
Espacio de trabajo principal: si desea crear un subespacio de trabajo, seleccione su espacio de trabajo principal.
Hay tres pestañas disponibles: Etiquetas, Permisos de acceso y Descripción.
Permisos de acceso¶
Vaya a la pestaña Permisos de acceso para gestionar los permisos de su espacio de trabajo. Puede agregar grupos de escritura que pueden ver, crear y editar los documentos del espacio de trabajo, también puede agregar grupos de lectura que solo podrán ver los documentos.
Truco
Habilite la opción Solo documentos propios para limitar los grupos de lectura y de edición solo a los documentos de los que son propietarios.
Descripción¶
En la pestaña Descripción puede agregar información descriptiva al espacio de trabajo.
Nota
Puede crear y editar espacios de trabajo al hacer clic en el icono (engranaje) que se encuentra en el panel izquierdo.
Gestión de documentos¶
En el panel derecho aparecen diferentes opciones al seleccionar o abrir un documento, por ejemplo:
(Descargar).
(Compartir esta selección): Se copia la URL al portapapeles para compartirla.
(Reemplazar): Seleccione un nuevo archivo para reemplazar el existente. Diríjase a la parte inferior del panel ubicado a la derecha para consultar el historial y restaurar, descargar o eliminar el documento.
(Bloquear).
(Dividir).
También puede abrir el chatter o eliminar el documento al hacer clic en el icono (Mover a la papelera).
Nota
Los elementos que mueva a la papelera se eliminarán de forma permanente después de 30 días.
Haga clic en el nombre del archivo para modificarlo. Puede asignarle un contacto o un propietario. También puede modificar el espacio de trabajo y puede acceder al asiento contable correspondiente o agregar etiquetas.
Nota
El contacto es la persona relacionada con el documento que solo cuenta con permisos de acceso de lectura a este, por ejemplo, un proveedor existente en la base de datos.
El creador del documento es el propietario de forma automática y cuenta con todos los permisos de acceso. Para cambiar a la persona a la que le pertenece selecciónela en el campo desplegable Propietario.
Truco
Para que un empleado pueda ver el documento en Mi perfil debe ser usuario y propietario del mismo.
Hay distintas acciones disponibles en la parte inferior del panel derecho según el espacio de trabajo en el que almacena su documento.
Dividir documentos PDF¶
Seleccione el PDF que desea dividir y luego haga clic en el icono (tijeras). La nueva vista mostrará todas las páginas del documento.
Las páginas del documento se dividirán de manera predeterminada al hacer clic en Dividir. Si desea eliminar una división entre dos páginas haga clic en el icono (tijeras).
Truco
Si desea fusionar documentos desde su tablero, selecciónelos y haga clic en el icono (tijeras). Haga clic en las tijeras entre los dos documentos y luego en dividir para fusionarlos.
Funciones adicionales¶
Seleccione un espacio de trabajo y haga clic en el icono (flecha hacia abajo) junto al botón Subir para acceder a otras funciones:
Solicitud¶
Puede solicitar archivos y organizarlos como documentos para recordarle a los usuarios que los descarguen.
Seleccione el espacio de trabajo donde debe almacenar el archivo, haga clic en el (Flecha hacia abajo) ubicado junto al botón Subir y luego en Solicitar. Escriba el nombre del documento y seleccione a la persona que se lo proporcionará en el campo Solicitar a. También puede completar el campo Fecha de vencimiento, confirmar el espacio de trabajo al que debe pertenecer el documento y agregar etiquetas y un mensaje. Por último, haga clic en Solicitar. Se creará un marcador de posición para el documento faltante en el espacio de trabajo.
Cuando su documento esté disponible, haga clic en el marcador de posición para subirlo.
Puede ver todos los documentos faltantes en la vista de Actividad y en la columna Documento solicitado.
Truco
Desde la vista de actividad puede enviar correos electrónicos de recordatorio a los usuarios que deben enviarle un documento. Vaya a la columna Documento solicitado, haga clic en el icono (tres puntos verticales) y luego en Solicitud de documento: recordatorio. Haga clic en una fecha para ver los detalles de una solicitud específica, puede actualizarla si hace clic en el icono (pluma), previsualizar el contenido del correo electrónico de recordatorio o hacer clic en Enviar ahora para enviar el mensaje.
Agregar un enlace¶
Si desea agregar un enlace a su tablero de documentos, haga clic en agregar enlace, ingrese la URL y asígnele un nombre.
Subir por correo electrónico¶
Seleccione la opción Descargar y subir para que los usuarios puedan subir sus archivos a su espacio de trabajo desde un seudónimo de correo electrónico. Para crear este seudónimo, escriba el nombre en el campo Seudónimo de correo electrónico. El nombre de dominio debería estar configurado de forma predeterminada, pero puede modificarlo si hace clic en él.
Los documentos que envíe a este seudónimo de correo electrónico se suben al espacio de trabajo con las etiquetas seleccionadas.
Nota
Por defecto, el dueño del documento es la persona que sube el archivo al espacio de trabajo, pero puede seleccionar a otro usuario si lo desea. También puede configurar un Contacto, normalmente un tercero, como un cliente.
Active Crear una nueva actividad para crear una actividad de manera automática cuando se suba un documento. Seleccione el tipo de actividad desde la lista desplegable y configure el campo Fecha de vencimiento en. También puede agregar un Resumen y una persona Responsable que se asigne a la actividad.
Truco
Vaya a para ver y gestionar sus enlaces para compartir. Seleccione una línea y haga clic en Borrar para desactivar la URL. La gente que haya recibido este enlace ya no podrán acceder a los documentos ni al espacio de trabajo.
Nueva hoja de cálculo¶
Si desea crear una nueva hoja de cálculo, haga clic en nueva hoja de cálculo. Puede seleccionar una hoja de cálculo en blanco o una plantilla existente.
Acciones de flujo de trabajo¶
Las acciones del flujo de trabajo ayudan a gestionar documentos y operaciones empresariales. Estas son acciones automatizadas que se pueden crear y personalizar para cada espacio de trabajo, por ejemplo, puede crear, mover, firmar, agregar etiquetas a un documento y procesar facturas con solo un clic.
Cuando un documento cumple con ciertos criterios, las acciones del flujo de trabajo aparecen en el panel derecho.
Crear acciones de flujo de trabajo¶
Para actualizar una acción de flujo de trabajo o crear una nueva, vaya a y haga clic en Nuevo.
Nota
Si selecciona una acción en el espacio de trabajo relacionado, ésta se aplicará a todos los subespacios de trabajo.
Establecer las condiciones¶
Póngale un nombre a la acción y después configure las condiciones que activarán la aparición del icono (reproducir) en el panel del lado derecho al seleccionar un archivo.
Hay tres tipos principales de condiciones que puede establecer:
Etiquetas: puede usar las condiciones contiene y no contiene, lo que significa que los archivos deben tener o no deben tener las etiquetas establecidas.
Contacto: los archivos deben estar vinculados al contacto que se estableció aquí.
Propietario: los archivos deben estar vinculados al propietario establecido aquí.
Truco
Si no establece ninguna condición, el botón de acción aparecerá para todos los archivos dentro del espacio de trabajo seleccionado.
Tipo de condición avanzada: dominio¶
Importante
Se recomienda tener algún conocimiento sobre el desarrollo en Odoo para configurar correctamente los filtros de dominio.
Debe activar el modo de desarrollador para acceder a la condición dominio desde la pestaña acciones. Una vez hecho esto, seleccione el tipo de condición dominio y haga clic en nueva regla.
Para crear una regla debe seleccionar un campo, operador y valor. Por ejemplo, si desea agregar una acción de flujo de trabajo a todos los archivos PDF dentro de un espacio de trabajo, establezca el campo como tipo MIME, el operador en contiene, y el valor en pdf.
Haga clic en el icono (Agregar una nueva regla) y en el icono (Agregar rama)para agregar condiciones y subcondiciones. Después podrá especificar si su regla debe coincidir con todas o cualquier condición. También puede editar la regla directamente usando el editor de código.
Configurar las acciones¶
Seleccione la pestaña acciones para configurar su acción. Puede hacerlo simultáneamente:
Mover al espacio de trabajo: mueve el archivo a cualquier espacio de trabajo.
Crear: crea uno de los siguientes elementos vinculados al archivo en su base de datos:
Vincular al registro: crear un enlace entre un documento y un registro desde un modelo específico.
Plantilla de producto: crea un producto que pueda editar directamente;
Tarea: crea una tarea de proyecto que pueda editar directamente;
Plantilla de PDF para firma: crea una nueva plantilla de firma para enviar.
PDF por firmar: crear una plantilla en la aplicación Firma para firmarlo directamente.
Candidato: crea una nueva postulación de recursos humanos que pueda editar directamente;
Factura del proveedor: crea una factura del proveedor mediante las tecnologías de OCR y AI para extraer información del contenido del archivo;
Factura de cliente: crea una factura mediante OCR y AI para extraer información del archivo.
Nota de crédito de proveedor: crea una nota de crédito de proveedor mediante OCR y AI para extraer información del archivo;
Nota de crédito: crea una nota de crédito del cliente mediante OCR y AI para extraer información del archivo;
Operaciones varias: crea un registro en el diario operaciones varias en contabilidad.
Estado de cuenta bancario: importe un estado de cuenta bancario.
Recibo de compra: cree un recibo de proveedor.
Gastos: cree un gasto en RR. HH.
Configurar un contacto: agregue un contacto al archivo o reemplace un contacto existente con uno nuevo.
Establecer propietario: agregar un propietario al archivo, o reemplace el existente con uno nuevo.
Establecer etiquetas: agrega, elimina y reemplaza cualquier número de etiquetas.
Actividades - Marcar todas como hechas: marca todas las actividades vinculadas al archivo como hechas.
Actividades - Programar actividad: crea una nueva actividad vinculada al archivo según la configuración de la acción. Puede optar por establecer la actividad en el propietario del documento.
Digitalizar documentos con IA y reconocimiento óptico de caracteres (OCR)¶
Puede digitalizar los documentos disponibles en el espacio de trabajo de finanzas. Seleccione el documento que desea digitalizar, haga clic en crear factura de proveedor, crear factura de cliente o crear nota de crédito y por último en enviar para digitalización.