Arbeitseinträge¶

Arbeitseinträge werden automatisch basierend auf dem Gehaltsstrukturtyp des Mitarbeiters und aus den Apps Planung, Anwesenheiten und Abwesenheiten* in der Personalabrechnungsapp erstellt.

Das Dashboard Arbeitseinträge der Personalabrechnungsapp bietet einen visuellen Überblick über die einzelnen Arbeitseinträge für jeden Mitarbeiter.

Um das Dashboard zu öffnen, navigieren Sie zu Personalabrechnung ‣ Arbeitseinträge ‣ Arbeitseinträge.

Auf dem Dashboard Arbeitseintrag erscheinen Arbeitseinträge in alphabetischer Reihenfolge, basierend auf dem Vornamen der Mitarbeiter. Der gesamte Monat wird mit den heutigen Tag in Hellgelb angezeigt.

Wenn irgendwelche Einträge Konflikte haben, die aufgelöst werden müssen, filtert das Dashboard standardmäßig nur die Einträge In Konflikt.

Um den Filter aus der Leiste Suchen … zu entfernen, um alle Arbeitseinträge anzuzeigen, klicken Sie auf das ✖️ (entfernen)-Symbol neben dem Filter In Konflikt in der Leiste Suchen … und alle Arbeitseinträge erscheinen in der Liste.

Um die Ansicht so zu ändern, dass nur die Einträge für einen einzelnen Tag, eine Woche oder einen Monat angezeigt werden, klicken Sie auf Monat. Es erscheint ein Dropdown-Menü mit den Optionen Tag, Woche, oder Monat. Klicken Sie auf eine der Optionen, um nur die Daten für diese spezielle Auswahl anzuzeigen.

Verwenden Sie die Symbole ⬅️ (linker Pfeil) und ➡️ (rechter Pfeil) auf der linken und rechten Seite der Schaltfläche Monat, um die angezeigten Daten anzupassen. Die Pfeile passen das Datum je nach ausgewählter Zeitart an.

Wenn zum Beispiel Monat ausgewählt ist, bewegen sich die Pfeile bei jedem Klick um einen Monat. Wenn Woche oder Tag ausgewählt ist, verschiebt sich die Zeit bei jedem Klick auf den Pfeil entweder um eine Woche oder einen Tag.

Sie können jederzeit zu einer Ansicht zurückkehren, die den aktuellen Tag enthält, indem Sie auf die Schaltfläche Heute klicken.

Einen neuen Arbeitseintrag hinzufügen¶

Wenn ein Arbeitseintrag fehlt und hinzugefügt werden muss, wie z. B. Krankheitstage, oder wenn ein Mitarbeiter vergessen hat, sich für eine Schicht an- und abzumelden, klicken Sie auf Neu im Dashboard Arbeitseintrag, um einen neuen Arbeitseintrag zu erstellen.

Ein Erstellen-Pop-up-Formular für einen neuen Arbeitseintrag erscheint.

Füllen Sie die folgenden Informationen des Formulars aus:

• Beschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung für den Arbeitseintrag ein, z. B. Krankheitstag. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird es automatisch ausgefüllt, sobald ein Mitarbeiter ausgewählt wird. Der Standardeintrag ist Anwesenheit: (Mitarbeiter).

• Mitarbeiter: Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Mitarbeiter aus, für den der Arbeitseintrag erstellt wird.

• Arbeitseintragsart: Wählen Sie die Arbeitseintragsart aus dem Dropdown-Menü aus.

• Von und Bis: Geben Sie die Start- (Von) und Enddaten (Bis) und -zeiten für den Arbeitsauftrag ein. for the work entry.

  Klicken Sie zunächst auf die Zeile Von oder Bis, um ein Kalender-Pop-up-Fenster zu öffnen. Wählen Sie das Datum aus, indem Sie mit den Symbolen < (Pfeil nach links) und > (Pfeil nach rechts) zum richtigen Monat und Jahr navigieren und dann auf den entsprechenden Tag klicken.

  Als nächstes wählen Sie die Uhrzeit aus, indem Sie entweder auf das Stunden- oder das Minutenfeld am unteren Rand des Kalenders klicken und die gewünschte Uhrzeit für die Zeit und die Minuten auswählen.

  Wenn das Datum und die Uhrzeit für den Eintrag korrekt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Anwenden.

• Dauer: zeigt die Stunden basierend auf den Einträgen Von und Bis an. Wenn Sie dieses Feld ändern, wird das Feld Bis geändert (das Feld Von ändert sich nicht).

Sobald Sie die gewünschten Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf Speichern & schließen, um den Eintrag zu speichern und das Pop-up-Formular zu schließen.

Konflikte¶

Ein Konflikt wird angezeigt, wenn ein Antrag nicht genehmigt wurde, z. B. für Krankheits- oder Urlaubstage, oder es Fehler im Arbeitseintrag gibt, z. B. wenn Pflichtfelder nicht ausgefüllt wurden. Konflikte müssen gelöst werden, bevor eine Gehaltsabrechnung erstellt werden kann.

Jeder Arbeitseintrag, bei dem ein Konflikt gelöst werden muss, wird auf dem Hauptdashboard Arbeitseintrag angezeigt, das Sie über Personalabrechnungsapp ‣ Arbeitsaufträge ‣ Arbeitsaufträge erreichen. Standardmäßig werden nur Konflikte angezeigt, die gelöst werden müssen.

Konflikte werden durch ein orangefarbenes Dreieck in der oberen linken Ecke jedes einzelnen Arbeitseintrags angezeigt. Klicken Sie auf einen einzelnen Arbeitseintrag, um das Datum und die Uhrzeit für den jeweiligen Arbeitseintrag zu sehen, und klicken Sie dann auf Bearbeiten, um die Konfliktdetails in einem Pop-up-Fenster anzuzeigen.

Der Konflikt wird in einem orangefarbenen Textfeld im erscheinenden Pop-up-Fenster Offen kurz erläutert.

Die Felder Beschreibung, Mitarbeiter und Arbeitseintragsart werden auf der linken Seite des Pop-up-Fensters angezeigt. Die Datums- und Zeitspanne Von und Bis, sowie die Gesamtzeit (in Stunden) im Feld Dauer erscheinen auf der rechten Seite.

Wenn der Konflikt auf einen noch nicht genehmigten Abwesenheitsantrag zurückzuführen ist, erscheint auf der linken Seite ein Feld Abwesenheit mit der Art der beantragten Abwesenheit in der Beschreibung.

Abwesenheitskonflikte¶

Die häufigsten Konflikte bei Arbeitseinträgen ergeben sich bei Abwesenheitsanträgen, die zwar eingereicht, aber noch nicht genehmigt wurden. Dies führt zu doppelten Arbeitseinträgen für diesen Mitarbeiter (einer für Abwesenheit und einer für reguläre Arbeit).

Wenn es einen Konflikt gibt, weil ein Anwesenheitsantrag für dieselbe Zeit im System ist, für die bereits ein regulärer Arbeitseintrag existiert, wird der Anwesenheitsantrag in das Feld Anwesenheit eingetragen.

Der Abwesenheitskonflikt kann entweder über das Pop-up-Fenster für den Arbeitseintrag oder über ein detailliertes Pop-up-Fenster für den Abwesenheitsantrag gelöst werden.

Einen Arbeitseintrag lösen¶

Um den Abwesenheitskonflikt in diesem Pop-up-Fenster aufzulösen, klicken Sie auf die Schaltfläche Abwesenheit genehmigen, um den Abwesenheitsantrag zu genehmigen und den Konflikt mit dem Arbeitseintrag aufzulösen.

Die Schaltflächen Abwesenheit genehmigen und Abwesenheit ablehnen verschwinden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen, um das Pop-up-Fenster zu schließen. Der Konflikt verschwindet aus dem Dashboard Arbeitseintrag, da der Konflikt gelöst ist.

Auf Abwesenheitsantrag lösen¶

Um den Abwesenheitskonflikt im Pop-up-Fenster des detaillierten Abwesenheitsantrag zu lösen, klicken Sie auf die Schaltfläche Interner Link am Ende der Eingabezeile Abwesenheit und die Details des Abwesenheitsantrags erscheinen in einem neuen Pop-up-Fenster. Dier Antrag kann bei Bedarf geändert werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Genehmigen, um den Antrag zu genehmigen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern & schließen, um die Änderungen zu speichern, und kehren Sie zum Pop-up-Fenster des Arbeitseintrags zurück.

Jetzt wird die Schaltfläche Abwesenheit genehmigen ausgeblendet, nur die Schaltfläche Abwesenheit ablehnen sit sichtbar.

Wenn die Genehmigung ein Fehler war, kann der Antrag abgelehnt werden, indem Sie auf die Schaltfläche Abwesenheit ablehen klicken.

Da die Abwesenheit im Abwesenheitsfenster genehmigt wurde, klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke, um das Fenster zu schließen. Der Konflikt verschwindet aus dem Dashboard Arbeitseintrag, da er behoben wurde.

Arbeitseinträge neu generieren¶

Bei der Neugenerierung von Arbeitseinträgen werden alle manuellen Änderungen, wie z. B. gelöste Konflikte, überschrieben, und die Arbeitseinträge werden aus den Anpps, die sie erstellt haben, neu generiert (oder neu erstellt).

Diese Methode zur Lösung einer großen Anzahl von Konflikten wird empfohlen, damit alle Datensätze korrekt sind. Zwar können Konflikte einzeln gelöst werden, aber wenn die Konflikte von einer anderen App verursacht werden, ist es am besten, sicherzustellen, dass die Datensätze in den anderen Apps ebenfalls korrekt sind. Deshalb wird empfohlen, diese Konflikte in den Apps zu lösen, die den Konflikt verursacht haben.

Diese Methode wird außerdem empfohlen, weil die Konflikte bei der Neugenerierung von Arbeitseinträgen wieder erscheinen, wenn das Problem in der verbundenen App nicht gelöst wurde.

Stellen Sie erst sicher, dass die Probleme in den bestimmten Apps gelöst wurden, die die Arbeitseintragskonflikte ausgelöst haben.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Arbeitseinträge neu generieren oben auf dem Dashboard Arbeitseinträge und das Pop-up-Formular Regenerierung von Arbeitseinträgen erscheint.

Wählen Sie Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü, für die Arbeitseinträge neu generiert werden müssen und bearbeiten Sie die Felder Von und Bis, sodass der richtige Zeitraum angezeigt wird.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitseinträge neu generieren und die Arbeitseinträge werden neu erstellt. Sobald dies geschehen ist, wird das Pop-up-Fenster geschlossen.

Gehaltsabrechnungen generieren¶

Um Gehaltsabrechnungen zu generieren, navigieren Sie zum Zeitraum, für den die Gehaltsabrechnungen generiert werden sollen. Stellen Sie sicher, dass der Filter In Konflikt entfernt wird. Wenn die gewünschte Lohnperiode angezeigt wird, klicken Sie auf die Schaltfläche :guilabel:`Gehaltsabrechnungen generieren.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Gehaltsabrechnungen generieren klicken, erscheint ein Sammeleintrag auf einer separaten Seite für den ausgewählten Zeitraum.

Der Name des Stapels wird im Feld Stapelname im Standardformat Von (Datum) bis (Datum) eingefügt.

Der Datumsbereich, für den die Gehaltsabrechnungen gelten, erscheint im Feld Zeitraum, und das Unternehmen erscheint im Feld Unternehmen. Es ist nicht möglich, Änderungen an diesem Formular vorzunehmen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Entwurfseintrag erstellen, um Gehaltsabrechnungen für den Stapel zu erstellen.

Klicken Sie auf die intelligente Schaltfläche Gehaltsabrechnungen oben auf der Seite, um alle Gehaltsabrechnungen für den Stapel anzuzeigen.

Gehaltsabrechnungen drucken¶

Um Gehaltsabrechnungen zu drucken, sehen Sie sich zunächst die einzelnen Gehaltsabrechnungen an, indem Sie auf die intelligente Schaltfläche Gehaltsabrechnungen auf dem Stapelformular klicken.

Wählen Sie dann die zu druckenden Gehaltsabrechnungen aus der Liste der Gehaltsabrechnungen aus. Klicken Sie auf das Kästchen neben jeder zu druckender Gehaltsabrechnung oder klicken Sie auf das Kästchen links neben dem Spaltentitel Referenz, um alle Gehaltsabrechnungen in der Liste auf einmal auszuwählen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken und eine PDF-Datei mit den angegebenen Gehaltsabrechnungen wird erstellt.

Zu übertragende Abwesenheit¶

Wenn ein Abwesenheitsantrag für einen Zeitraum, der bereits in einer Gehaltsabrechnung verarbeitet wurde, eingereicht wird, erscheint der Abwesenheitsantrag auf der Abwesenheitsseite in der Personalabrechnungsapp, auf die Sie über Personalabrechnungsapp ‣ Arbeitseinträge ‣ Zu übertragende Abwesenheit zugreifen können.

Auf der Seite Abwesenheiten erscheint der Antrag mit dem Status In nächste Gehaltsabrechnung zu verschieben. Der Grund dafür ist, dass der Mitarbeiter für diesen Tag bereits bezahlt wurde und die Zeit, die er bei der Arbeit verbracht hat, als typischer Arbeitstag erfasst wurde.

Damit die Abwesenheitssalden des Mitarbeiters korrekt bleiben, muss der Abwesenheitsantrag auf den folgenden Lohnzeitraum übertragen werden. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass die Salden der Abwesenheitsanträge auf dem neuesten Stand sind, sondern es entfällt auch die Notwendigkeit, Arbeitseinträge zu wiederholen, Gehaltsabrechnungen zu stornieren und Gehaltsabrechnungen neu auszustellen.

Das häufigste Szenario, in dem diese Situation auftritt, ist, dass Gehaltsabrechnungen ein oder zwei Tage vor Ende des Lohnzeitraums bearbeitet werden und ein Mitarbeiter an einem der letzten Tage des Lohnzeitraums unerwartet krank wird. Der Mitarbeiter stellt einen Abwesenheitsantrag für einen Tag, der bereits als regulärer Arbeitstag auf der Gehaltsabrechnung verarbeitet wurde. Anstatt die Gehaltsabrechnung zu stornieren, die Arbeitseinträge zu ändern und den Gehaltszettel erneut auszustellen, können Sie mit Odoo diese Abwesenheitsanträge auf den nächsten Gehaltszeitraum übertragen.

Um alle Abwesenheitsanträge zu sehen, die in die nächste Gehaltsabrechnung verschoben werden müssen, navigieren Sie zu Personalabrechnungsapp ‣ Arbeitseinträge ‣ Zu übertragende Abwesenheit. Der Standardfilter für diesen Bericht ist Zu verschieben.

Alle Abwesenheitsanträge, die für den nächsten Gehaltszeitraum gelten sollen, erscheinen mit dem Status der Gehaltsabrechnung von Auf die nächste Gehaltsabrechnung verschieben.

Mehrere Abwesenheitseinträge verschieben¶

Um die zu verschiebenden Arbeitseinträge auszuwählen, klicken Sie auf das Kästchen neben der Arbeitseintragszeile. Um alle Arbeitseinträge in der Liste auszuwählen, klicken Sie auf das Kästchen links neben dem Spaltentitel Mitarbeiter oben auf der Liste.

Sobald ein Arbeitseintrag ausgewählt ist, erscheinen zwei Schaltflächen am oberen Rand des Berichts: eine Schaltfläche (#) Ausgewählt und eine Schaltfläche Aktionen. Die Schaltfläche (#) Ausgewählt zeigt an, wie viele Einträge derzeit ausgewählt sind.

Wenn alle gewünschten Arbeitseinträge ausgewählt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen, woraufhin ein Menü mit mehreren Auswahlmöglichkeiten erscheint. Klicken Sie in der Liste auf Auf nächsten Monat verschieben und alle ausgewählten Einträge werden auf den nächsten Monat verschoben.

Einzelne Abwesenheitseinträge verschieben¶

Abwesenheitsanträge, die in der Liste der Zu übertragenden Abwesenheiten erscheinen, können individuell verschoben werden.

Klicken Sie auf einen einzelnen Abwesenheitsantrag und die Details für den Antrag werden geladen

Die spezifischen Details für den Abwesenheitsantrag erscheinen links und alle von Mitarbeitern eingereichte Abwesenheitsanträge erscheinen rechts (einschließlich des Antrags in den Details links).

Um den Abwesenheitsantrag in die nächste Gehaltsabrechnung zu verschieben, klicken Sie oben auf die Schaltfläche Auf nächsten Monat übertragen. Nach der Bearbeitung verschwindet die Schaltfläche Auf den nächsten Monat übertragen und der Status der Gehaltsabrechnung ändert sich von In die nächste Gehaltsabrechnung verschieben zu Berechnet in der aktuellen Gehaltsabrechnung.

Um zur Liste der Zu übertragenden Abwesenheiten zurückzukehren, klicken Sie im Brotkrumenmenü auf Abwesenheit.