Skapa en ny anställd¶

När en ny medarbetare anställs är det första steget att skapa en ny medarbetarpost. Från Employees appens instrumentpanel klickar du på New knappen och ett formulär för nyanställda visas. Fyll i den obligatoriska informationen och eventuella ytterligare uppgifter.

Allmän information¶

Anställningsformuläret sparas automatiskt när uppgifterna matas in, men du kan när som helst klicka på ikonen Spara manuellt (en pil med en uppåtpil inuti) för att spara formuläret manuellt.

Obligatoriska fält¶

• Namn: Ange den anställdes namn.

• Företag: Välj det företag från rullgardinsmenyn som den nya medarbetaren anställs av, eller skapa ett nytt företag genom att skriva namnet i fältet.

Valfria fält¶

• Foto: Klicka på redigeringsikonen ✏️ (penna) i den övre högra bildrutan i medarbetarformuläret för att välja ett foto att ladda upp.

• Jobbposition: Ange den anställdes befattning under namnet, eller välj befattning i rullgardinsmenyn Job Position så att fältet fylls i automatiskt. Fältet Job Position under den anställdes namn kan ändras och behöver inte matcha det val som gjorts i rullgardinsmenyn Job Position.

  Example

  Det rekommenderas att jobbpositionerna matchar varandra, men om så önskas kan den inskrivna beskrivningen i det här fältet innehålla mer information än den valda jobbpositionen i rullgardinsmenyn.

  Ett exempel där detta kan vara tillämpligt är om någon anställs för en säljrepresentantposition som konfigurerats som Säljrepresentant i appen Rekrytering, och det är valt för rullgardinsfältet Jobbposition.

  I fältet för befattning under den anställdes namn kan befattningen vara mer specifik, t.ex. Sales Representative - Subscriptions om den anställde enbart arbetar med försäljning av abonnemang.

  

• Taggar: Klicka på en tagg i rullgardinsmenyn för att lägga till eventuella taggar som gäller för den anställde. Alla taggar kan skapas i det här fältet genom att skriva in dem. När den har skapats är den nya taggen tillgänglig för alla anställdas poster. Det finns ingen gräns för hur många taggar som kan läggas till.

• Kontaktinformation till arbetet: Ange den anställdes Work Mobile, Work Phone, Work Email, och/eller Company namn.

• Avdelning: Välj den anställdes avdelning från rullgardinsmenyn.

• Jobbposition: Välj den anställdes befattning från rullgardinsmenyn. När ett val har gjorts uppdateras Job Position fältet under den anställdes namn automatiskt för att återspegla den för närvarande valda positionen. Dessa positioner är från applikationen Rekrytering, och återspeglar de för närvarande konfigurerade jobbpositionerna.

• Manager: Välj den anställdes chef från rullgardinsmenyn.

• Coach: Välj den anställdes coach från rullgardinsmenyn.

• Nästa utvärderingsdatum: Detta datum fylls automatiskt i med ett datum som beräknas enligt de inställningar som konfigurerats i applikationen Appraisals. Detta datum kan ändras med hjälp av kalenderväljaren.

Ytterligare information flikar¶

Fliken Sammanfattning¶

Sammanfattning¶

Ange sedan den anställdes arbetshistorik på fliken Resumé. Varje CV-rad måste anges individuellt. När du skapar en post för första gången klickar du på Create a new entry, och formuläret Create Resumé lines visas. När du har lagt till en post ersätts knappen Create a new entry med en knapp Add. Ange följande information för varje post.

• Titel: Skriv in titeln på den tidigare arbetslivserfarenheten.

• Typ: Välj antingen Experience, Education, Side Projects, Internal Certification, Completed Internal Training eller skriv in en ny post och klicka sedan på Create ”(new entry)” i rullgardinsmenyn.

• Displaytyp: Välj antingen Classic, Certification, eller Course från rullgardinsmenyn.

• Datum Start och Datum Slut: Ange start- och slutdatum för arbetslivserfarenheten. För att välja ett datum, använd < (vänster) och > (höger) pilikonerna för att bläddra till önskad månad, klicka sedan på dagen för att välja den.

• Description: Ange alla relevanta detaljer i fältet.

När all information är inmatad klickar du på knappen Spara & Stäng om det bara finns en post att lägga till, eller på knappen Spara & Ny om du vill spara den aktuella posten och skapa en ny CV-rad.

Skills¶

En anställds färdigheter kan anges på fliken Resumé på samma sätt som en CV-rad skapas. När du skapar en färdighet för första gången klickar du på knappen Create a new entry under Skills och formuläret Create Skills visas. När en färdighet har lagts till ersätts knappen Create a new entry med en knapp Add. Ange följande information för varje färdighet.

• Typ av färdighet: Välj en kunskapstyp genom att klicka på radioknappen bredvid kunskapstypen.

• Färdighet: När du har valt en Skill Type visas motsvarande färdigheter som är associerade med den valda Skill Type i en rullgardinsmeny. Om du t.ex. väljer Language som Skill Type visas en mängd olika språk att välja mellan i fältet Skills. Välj lämplig förkonfigurerad färdighet eller skriv in en ny färdighet och klicka sedan på Create ”(new skill)”.

• Färdighetsnivå: Fördefinierade färdighetsnivåer som associeras med den valda Skill Type visas i en rullgardinsmeny. Välj först en Skill Level, sedan visar förloppsindikatorn automatiskt den fördefinierade förloppet för den specifika färdighetsnivån. Färdighetsnivåer och framsteg kan ändras i popup-formuläret Skill Level, som nås via pilen Internal Link bredvid fältet Skill Level.

När all information har angetts klickar du på knappen Spara & Stäng om det bara finns en färdighet att lägga till, eller på knappen Spara & Ny för att spara den aktuella posten och omedelbart skapa en ny post.

Radera en rad från fliken Resumé genom att klicka på ikonen 🗑️ (papperskorgen) för att radera posten. Lägg till en ny rad genom att klicka på knappen Add bredvid motsvarande avsnitt.

Skill Types¶

För att kunna lägga till en färdighet i en anställds formulär måste Skill Types konfigureras. Gå till App Anställda ‣ Konfiguration ‣ Anst: Färdighetstyper för att visa de färdighetstyper som för närvarande är konfigurerade och skapa nya färdighetstyper. Klicka på New och ett nytt Skill Type-formulär visas. Fyll i alla uppgifter för den nya färdighetstypen. Upprepa detta för alla färdighetstyper som behövs.

• Färdighetstyp: Ange namnet på färdighetstypen. Denna kommer att fungera som överordnad kategori för mer specifika färdigheter och bör vara generisk.

• Färdigheter: Klicka på Add a line och ange namnet på den nya kompetensen, upprepa sedan för alla andra kompetenser som behövs.

• Nivåer: Klicka på Lägg till en linje och formuläret Skapa nivåer visas. Ange namnet på nivån och ange en siffra för Progress-procenten (0-100) för den nivån. Klicka på Spara & Ny för att spara inmatningen och lägga till en ny nivå, eller klicka på Spara & Stäng för att spara nivån och stänga formuläret. När alla nivåer har angetts klickar du på ikonen Spara manuellt högst upp på skärmen. Välj sedan en standardnivå för denna färdighetstyp. Klicka på Set Default på den rad som ska vara standardvärde. Detta är vanligtvis den lägsta nivån, men vilken nivå som helst kan ställas in som standard. En bock visas i kolumnen Default Level, som anger vilken nivå som är standard.

  Example

  Om du vill lägga till en uppsättning mattekunskaper anger du Math i fältet Name. I fältet Skills anger du sedan Algebra, Calculus och Trigonometry. Slutligen, i fältet Levels anger du Beginner, Intermediate, och Expert, med Progress listat som 25, 50, respektive 100. Klicka sedan på Spara & Stäng och sedan på ikonen Spara manuellt högst upp. Klicka till sist på Set Default på raden Beginner för att ange detta som standardnivå.

  

Fliken Arbetsinformation¶

Fliken Arbetsinformation är den plats där medarbetarens specifika jobbrelaterade information finns. Här listas arbetsschema, olika roller, vem som godkänner deras specifika önskemål (ledighet, tidrapporter och utgifter) och specifik information om arbetsplatsen. Klicka på fliken Arbetsinformation för att komma till det här avsnittet och ange följande information för den nya medarbetaren.

• Lokalisering: Välj Arbetsadress från rullgardinsmenyn. Om du vill ändra adressen håller du muspekaren över den första raden (om det finns flera rader) i adressen för att visa en Internal Link-pil. Klicka på pilen Internal Link för att öppna företagsformuläret och göra eventuella ändringar. Använd brödsmulemenyn för att navigera tillbaka till det nya medarbetarformuläret när du är klar. Om du behöver en ny arbetsadress lägger du till adressen genom att skriva in den i fältet och sedan klicka på Create (new address) för att lägga till adressen, eller Create and edit… för att lägga till den nya adressen och redigera adressformuläret.

• Godkännare: För att kunna se detta avsnitt måste användaren ha antingen Administrator eller Officer: Hantera alla anställda för applikationen Employees. Använd rullgardinsmenyerna för att välja vilka användare som ska godkänna Utgifter, Ledig tid och Timmar för den anställde. Håll muspekaren över något av urvalen för att visa pilen Intern länk. Klicka på pilen Internal Link för att öppna ett formulär med godkännarens fält Name, Email Address, Company, Phone, Mobile och Default Warehouse. Dessa kan ändras vid behov. Använd brödsmulemenyn för att navigera tillbaka till formuläret för nyanställda när du är klar.

• Hemarbete: Använd rullgardinsmenyn för att välja den specifika plats som den anställde ska arbeta från, för varje dag i veckan. Standardalternativen är Hem, Kontor, eller Anna. En ny plats kan skrivas in i fältet, klicka sedan antingen på Create (new location) för att lägga till platsen, eller Create and edit… för att lägga till den nya platsen och redigera formuläret. När du är klar med redigeringen klickar du på Spara & Stäng, så läggs den nya platsen till och fältet fylls i. För dagar då den anställde inte arbetar, t.ex. lördag och söndag, lämnar du fältet tomt (Ospecificerat).

  Observera

  Det är också möjligt att lägga till eller ändra arbetsplatser genom att navigera till Medarbetarapp ‣ Konfiguration ‣ Medarbetare: Arbetsplatser. Klicka på New för att skapa en ny plats och ange sedan uppgifterna i formuläret. Om du vill ändra en plats klickar du på en befintlig plats och gör sedan eventuella ändringar i formuläret.

• Schemaläggning: Välj Arbetstid och Timezon för den anställde. Pilen Intern länk öppnar en detaljerad vy över den specifika dagliga arbetstiden. Arbetstiderna kan ändras eller tas bort här.

  Observera

  Arbetstider kan också ändras i programmet Payroll, där de kallas Arbetsscheman. För mer information om hur du skapar eller ändrar Arbetsscheman i Payroll, se dokumentationen Löner.

• Planering: Klicka på en roll i rullgardinsmenyn för både Roller och Default Role för att lägga till en roll. Det finns ingen gräns för hur många Roller som kan väljas för en anställd, men det kan bara finnas en Förvald roll. Standardrollen är den typiska roll som den anställde har, där Roller är alla de specifika roller som den anställde kan ha. Default Role måste vara vald som en Role, om inte, när Default Role är vald, läggs den rollen automatiskt till i listan över Roles.

Fliken Privat information¶

Ingen information på fliken Privat information krävs för att skapa en anställd, men viss information i detta avsnitt kan vara kritisk för företagets löneavdelning. För att kunna behandla lönebeskeden korrekt och se till att alla avdrag redovisas, bör den anställdes personliga information anges.

Här anges den anställdes Privat kontakt, Utbildning, Arbetstillstånd, Familjestatus, Nödkontakt och Medborgarskap information. Fälten fylls i antingen med hjälp av en rullgardinsmeny, genom att aktivera en kryssruta eller genom att skriva in informationen.

• Privat kontakt: Ange den personliga Adress för den anställde. Valet kan göras med hjälp av rullgardinsmenyn. Om informationen inte är tillgänglig, skriv in namnet på den nya adressen. För att redigera den nya adressen, klicka på pilen Intern länk för att öppna adressformuläret. Ange eller redigera nödvändiga uppgifter i adressformuläret. Viss annan information i avsnittet Privat kontakt kan fyllas i automatiskt om adressen redan finns i rullgardinsmenyn.

  Ange den anställdes E-postadress och Telefonnummer i respektive fält. Ange sedan den anställdes Bankkontonummer med hjälp av rullgardinsmenyn. Om banken inte redan är konfigurerad (den typiska situationen när du skapar en ny anställd) anger du bankkontonumret och klickar på Create and edit... Ett Create Bank Account Number formulär laddas. Fyll i informationen och klicka sedan på Spara & Stäng.

  Välj sedan den anställdes önskade Språk från rullgardinsmenyn. Ange sedan Home-Work Distance i fältet. Detta fält är endast nödvändigt om den anställde får någon typ av pendlingsförmåner. Slutligen anger du den anställdes registreringsskyltsinformation i fältet Private Car Plate.

• Utbildning: Välj den högsta utbildningsnivå som den anställde har avslutat från rullgardinsmenyn Certificate Level. Alternativen inkluderar Graduate, Bachelor, Master, Doctor, eller Other. Skriv in Field of Study, och namnet på School i respektive fält.

• Arbetstillstånd: Om den anställde har ett arbetstillstånd, ange informationen i detta avsnitt. Skriv in Visa No (visumnummer) och/eller Work Permit No (arbetstillståndsnummer) i motsvarande fält. Använd kalenderväljaren och välj Visa Expire Date och/eller Work Permit Expiration Date för att ange utgångsdatumet/utgångsdatumen. Ladda upp en digital kopia av arbetstillståndsdokumentet om det finns tillgängligt. Klicka på Upload Your File, navigera till arbetstillståndsfilen i filutforskaren och klicka på Open.

• Familjestatus: Välj aktuellt Maritalstatus med hjälp av rullgardinsmenyn, antingen Singel, Gift, Legal sambo, Widower, eller Skild. Om den anställde har några underhållsberättigade barn, ange Antal underhållsberättigade barn i fältet.

• Nödfall: Skriv in Kontaktnamn och Kontakttelefonnummer för den anställdes kontaktperson i nödsituationer i respektive fält.

• Medborgarskap: Detta avsnitt innehåller all information som är relevant för den anställdes medborgarskap. Vissa fält använder en rullgardinsmeny, som fälten Nationalitet (Land), Kön och Födelseland gör. I Födelsedatum används en kalenderväljare för att välja datum. Klicka först på månadens namn och sedan på året för att komma åt årtalen. Använd pilikonerna < (vänster) och > (höger) för att navigera till rätt årsintervall och klicka på året. Klicka sedan på månaden. Klicka till sist på dagen för att välja datum. Skriv in informationen för fälten Identification No (identifikationsnummer), Passport No (passnummer) och Place of Birth (födelseort). Om den anställde inte är bosatt i det land där han eller hon arbetar ska du aktivera kryssrutan bredvid fältet Non-resident.

Fliken HR-inställningar¶

På denna flik finns olika fält för olika information, beroende på i vilket land företaget är beläget. Olika fält är konfigurerade för olika platser, men vissa avsnitt visas oavsett.

• Status: Välj en Employee Type och, om tillämpligt, en Related User, med hjälp av rullgardinsmenyerna. Alternativen för Employee Type inkluderar Employee, Student, Trainee, Contractor, eller Freelancer.

• Lönelista: Om tillämpligt, ange Registreringsnummer för den anställde i detta avsnitt. Avsnitten Attestation (N-1) och Attestation (N) visas endast för belgiska företag, och är inte synliga för andra platser. Dessa avsnitt loggar de dagar som kommer att betalas ut till den nyanställde. Ange valfritt Belopp att återvinna, Antal dagar, och Återvunnet belopp för Semesterattest (år) - Enkel semesterersättning från tidigare arbetsgivare att återvinna i (år), för både N och N-1 kategorier. För avsnittet Semesterintyg (år) - Tidigare sysselsättning för återbetalning av dubbel semesterlön i (år), klicka på Lägg till en rad och ange antalet Månader, Belopp och Sysselsättningsgrad. Upprepa för alla poster. Klicka på ikonen 🗑️ (papperskorg) för att radera en rad.

• SD WORX: Ange den anställdes sjusiffriga SDWorx-kod i detta fält, om tillämpligt.

• Närvaro/försäljningsställe/tillverkning: Den anställdes PIN-kod och Badge-ID kan anges här, om den anställde behöver/har ett. Klicka på Generera bredvid Badge ID för att skapa ett badge-ID. PIN-kod används för att logga in och ut från Attendance appens kiosk, och ett POS system.

• Inställningar för ansökan: Ange den anställdes Hourly Cost i formatet XX.XX. Detta tas med i beräkningen när den anställde arbetar på ett arbetscenter. Detta värde påverkar tillverkningskostnaderna för en produkt, om värdet på den tillverkade produkten inte är ett fast belopp. Detta värde påverkar inte applikationen Payroll. Ange i förekommande fall Fleet Mobility Card-numret.

Dokument¶

All documents associated with an employee are stored in the Documents app. The number of documents associated with the employee appear in the Documents smart button above the employee record. Click on the smart button, and all the documents appear. For more information on the Documents app, refer to the Dokument documentation.