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Manual de Gestão Da Controladoria para Escritórios Previdenciários
Manual de Gestão Da Controladoria para Escritórios Previdenciários
Manual de Gestão Da Controladoria para Escritórios Previdenciários
Advocacia Previdenciária
Samantha Albini
MINISTRANTE
Fundadora e franqueadora da Radar –
Gestão para Advogados. Consultora
especialista em estratégia,
Planejamento e Gestão dos serviços
Jurídicos. Advogada e ex-controller
jurídico.
Autora do livro “Controladoria Jurídica
para Escritórios de Advocacia e
Departamentos Jurídicos” (Juruá,
2014).
1.081.967 advogados
A FALTA DE PREPARO NA GESTÃO
Não se
aprende a
gerir na
faculdade
Inicia na
advocacia
sem preparo
para gestão
Escritório cresce e a
necessidade de
gestão se mostra
urgente
A MUDANÇA NO PERFIL DO CLIENTE
Mais
exigente
Quer mais
informação Cliente Fácil acesso
ao processo
Compara
com
concorrentes
DIFERENCIAÇÃO E MELHORIA DE DESEMPENHO
Planejamento Estratégico
6
Software de Gestão
Controladoria Jurídica
Manual de Procedimentos
Indicadores de Desempenho
Gestão do Tempo
O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Missão: Prestar
serviços jurídicos diferenciados,
pautados na transparência e sempre na busca do
melhor resultado para o cliente.
Tornar-se referência em Direito Previdenciário
Visão:
no Paraná, no prazo de 3 anos.
Ética, Comprometimento, Lealdade, Inovação,
Valores:
Obstinação.
O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Definindo Estratégias:
Criando as metas:
eSpecífica
Mensurável
Atingível
Relevante
Temporal
Meta 3
Meta 2
VISÃO
Meta 1
objetivos
MISSÃO
O SOFTWARE DE GESTÃO
BANCO DE
DADOS
CONSOLIDADO
INDICADORES
INTEGRAÇÃO DE
PARA
INFORMAÇÕES
PLANEJAMENTO
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PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES
Cadastro de Clientes, Fornecedores e Colaboradores
Gestão da pré-contratação Gerador de Documentos
Controle de Processos Administrativos e Judiciais Controle de Depósitos Judiciais
Controle Financeiro Integração com sites dos tribunais
Contas a Pagar e Receber Gerenciamento Físico de Documentos
Fluxo de Caixa Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Conta Corrente Banco de petições
Controle de Contratos de Honorários Banco de teses
Controle de Custas Processuais Gerenciamento de Biblioteca
Integração com solicitação de adiantamentos Importação de publicações
Integração com pagamentos de terceiros (correspondentes) Anexação automática de e-mails
Lançamento de horas Acesso aos clientes via internet
Cálculo Judicial Business Intelligence (BI)
Controle de Agendas Robotização
Controle de Cobranças
Emissão de relatórios Etc.
Criação de relatórios
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3 BONS SOFTWARES PARA A ÁREA PREVIDENCIÁRIA
❖Lysis
❖Integra/PROMAD
❖CPJ
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A CONTROLADORIA JURÍDICA
A CONTROLADORIA JURÍDICA
Conselho de
Sócios
Administrativo- Controladoria
Técnico
Financeiro Jurídica
Conselho de
Sócios
Administrativo- Controladoria
Técnico
Financeiro Jurídica
-Telefonia e recepção
-Cadastros de clientes
-Compras/ almoxarifado
-RH/Gestão de Pessoas
-Manutenção
-TI
-Logística
-Eventos
-Copa e limpeza
-Orçamento
-Fluxo de caixa
-Contas Pagar/Receber
-Gestão dos Contratos
-Custas, etc.
Conselho de
Sócios
Administrativo- Controladoria
Técnico
Financeiro Jurídica
-Telefonia e recepção -Atendimento técnico
-Cadastros de clientes -Acompanhamento no
-Compras/ almoxarifado INSS/perícias
-RH/Gestão de Pessoas -Peticionamento
-Manutenção -Audiências
-TI
-Logística
-Eventos
-Copa e limpeza
-Orçamento
-Fluxo de caixa
-Contas Pagar/Receber
-Gestão dos Contratos
-Custas, etc.
Conselho de
Sócios
Administrativo- Controladoria
Técnico
Financeiro Jurídica
-Telefonia e recepção -Atendimento técnico -Cadastros
-Cadastros de clientes -Acompanhamento no -Gestão documental
-Compras/ almoxarifado INSS/perícias -Publicações e Intimações
-RH/Gestão de Pessoas -Peticionamento -Agendamentos
-Manutenção -Audiências -Controles
-TI -Diligências
-Logística -Guias de custas
-Eventos -Gestão correspondentes
-Copa e limpeza -Distribuições e protocolos
-Orçamento -Acompanhamentos e
-Fluxo de caixa impulsionamentos
-Contas Pagar/Receber -Indicadores desempenho
-Gestão dos Contratos
-Custas, etc.
ORGANOGRAMA DO ESCRITÓRIO DE ADVOCACIA PREVIDENCIÁRIO
Administrativo- Técnico
Nível Gerencial ou de Financeiro (ou Jurídico)
Controladoria Jurídica
Departamentalização Gerente Adm-Financ. Gerente Jurídico
Controller Jurídico
Funcionários e Advogados,
estagiários Funcionários e
Nível Operacional administrativos e
Assistentes Jurídicos,
Estagiários
financeiros Estagiários
A COMPOSIÇÃO DA CONTROLADORIA JURÍDICA
Composição tradicional
▪ 01 Controller Jurídico – advogado (a)
▪ 01 Assistente (Assistente Administrativo)
▪Estagiários (de Direito) de 1º a 6º período
▪ Funcionários (Auxiliares Administrativos)
Composição inicial possível
▪ 01 Controller Jurídico – advogado (a)
▪ 01 ou 02 Estagiários (de Direito)
Controller
Jurídico
Assistente
Estagiário (s)
Aux. Adm. (s)
de Direito
*Ou somente estagiários.
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FUNÇÃO DE CADA UM NA EQUIPE
Controller Jurídico: orienta, treina, acompanha, supervisiona, fiscaliza e confere tudo – faz a
análise mensal de resultados (indicadores de desempenho)
Assistente da CJ: braço direito do Controller e responsável pela CJ na ausência deste.
Administrativo com muito conhecimento jurídico (em alguns casos é assistente jurídico ou
bacharel). Pode executar as mesmas tarefas do Controller, talvez apenas tenha alguma
dificuldade com questões mais complexas ou com análise mensal de resultados.
Estagiários: atividades que exigem um pouco de conhecimento jurídico, tais como,
publicações, capturas da internet e push, agendamento de prazos, diligências externas,
distribuições, protocolos, acompanhamentos processuais, etc.
Funcionários: atividades que exigem menos conhecimento jurídico, tais como gestão
documental, cadastros, etc.
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PERFIL DO CONTROLLER JURÍDICO
Requisitos objetivos
Advogado (a)
Com experiência de pelo menos 2 anos – de preferência na área previdendiária
Conhecimento avançado no software de gestão
Conhecimento avançado no processo eletrônico
Conhecimento intermediário no excel (ou similar)
Experiência em gestão
Requisitos subjetivos
Organização
Proatividade
Iniciativa
São os mais relevantes! Disponibilidade
Responsabilidade
Autonomia
Liderança
Bom relacionamento
Visão sistêmica e também detalhista
Vocação para a gestão
PERFIL DO RESTANTE DA EQUIPE DA CONTROLADORIA JURÍDICA
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A CONTROLADORIA JURÍDICA – MUITAS VANTAGENS!
Selecionar/deslocar
Entender a Selecionar o restante da equipe,
ferramenta Controller Jurídico distribuir funções, PASSO A PASSO
dar treinamento
Acompanhamentos
Citações e dos serviços
Gestão documental
intimações (processos e
consultivo)
Emissão de
Agendamentos de
Controles de relatórios –
compromissos e
compromissos informação ao
providências
cliente
PADRONIZAÇÃO
PROCEDIMENTOS
FLUXO DE
POLÍTICA REGRA FORMULÁRIOS
TRABALHO
CHECK LISTS
Diligência APS
(para o próximo Libera para
dia de agenda distribuição ou
APS) solicita correção
Cálculo RMI
(1 dia depois Advogado prepara
diligência APS) inicial e
documentos para
distribuição
Digitalização dos
documentos (1 dia
depois do cálculo)
Controladoria
revisa e distribui
Prazo para
advogado elaborar
a inicial (1 dia
depois da
digitalização) Insere no push
Cliente
Recepção contata Completa ficha do
vem,recepção Insere agenda no
cliente para vir Sistema com vara
atende, leva Sistema para
buscar e número dos
documentos e recepção
documentos, etc. autos
número dos autos
EXEMPLO DE PROCEDIMENTO - JUDICIAL
Na contratação, deve-se entregar ao cliente uma pasta com o contrato de prestação de serviços jurídicos, uma cartilha do
fluxo do processo dele, e uma ficha de lançamento da movimentação processual dele.
Ao entregar a pasta ao cliente, deve-se explicar a ele o fluxo do processo (o que ele deve esperar).
Quando distribuído o processo, novamente chamaremos o cliente para vir buscar seus documentos, oportunidade em que
descartaremos a pasta física do escritório e entregaremos a ele o número do processo, endereço do site para consulta e o
login do Integra para acesso.
O fluxo a partir da distribuição da ação no Previdenciário Judicial segue os prazos de lei, sempre com o uso e registro de
todas as etapas no Sistema.
PRINCIPAIS FORMULÁRIOS E CHECK LISTS PARA A ADVOCACIA PREVIDENCIÁRIA
EXEMPLO DE CHECK LIST DOS DOCUMENTOS PARA AUXILIO DOENÇA E OU APOSENTADORIA POR INVALIDEZ:
Atestados médicos
Laudos médicos
Exames médicos
CTPS
PRINCIPAIS DOCUMENTOS E PROCEDIMENTOS PARA A ADVOCACIA PREVIDENCIÁRIA
Quantidade de atendimentos
Quantidades de contratações
Taxa de conversão (atendimentos vs. contratações)
Procedimentos administrativos ativos e por fase
Iniciais ajuizadas
Processos ativos e por fase
Vida média dos processos
Processos encerrados
Etc.
EXEMPLOS
120
100
80
60
40 Fases dos processos:
20
0 inicial;
atendimentos contratos 12%
execução;
19%
Taxa de conversão: 60%
recursal;
8% instrutória
; 23%
sentença;
38%
A GESTÃO DO SEU ESCRITÓRIO NAS SUAS MÃOS!
Planejamento
Estratégico
Gestão
Indicadores
GESTÃO DO TEMPO
GESTÃO DO TEMPO
A importância do FOCO
- contatos com clientes – depende muito do tipo de clientela, claro. Mas preferencialmente,
instituir um horário ou período.
8-8:30 h – informar-se
8:30-9 h – ler e responder mails, whatsapp, direcionar atividades para equipe
9-11 h – horário do foco total (mínimo 1,5 – ideal 2 h) – produção intelectual, revisões de
petições, planejamento, projetos
11-11:30 h – retornos de ligações de clientes (nova checagem de e-mail, whatsapp, etc,
somente se necessário – caso contrário melhor deixar para após o almoço)
11:30-12 h – despachar com equipe
12-13:30 h – ALMOÇO
13:30-14 h – checagem de e-mails, whatsapps, etc.
14-16 h – atendimentos (ou horário do foco total 2)
16-16:30h – retornos a clientes
16:30-17 h- despacho com equipe
17 h-17:30 h – organizar dia seguinte
DICAS SOBRE GESTÃO DO TEMPO
-Resolve diversos problemas comuns, como por exemplo a falta de comunicação, falta
de integração entre as equipes, dificuldades de liderança, dificuldades de
relacionamento interpessoal, dificuldades de relacionamento entre os departamentos,
falta de clareza sobre as informações, falta de clareza sobre os procedimentos de
trabalho, falta de envolvimento da equipe no trabalho, falta de comprometimento de
todos com os resultados, etc.
Ela é CHATA?!
É improdutiva e penosa? Não leva a objetivo algum e faz com que se perca tempo?
Quem assim pensa, provavelmente participa ou faz reuniões, sem a técnica adequada.
Mas a reunião pode ser realizada de forma muito eficaz, tanto para quem a convoca, como
para os participantes, trazendo todos os resultados desejados.
Existe técnica adequada para criar, realizar e manter reuniões eficazes no escritório ou
departamento jurídico.
REUNIÃO
COMO fazer reuniões eficazes:
f) se a reunião contiver uma pauta fixa, já informá-la em outubro, juntamente com as datas e
horários;
g) no caso de pautas não fixas, os participantes deverão ter a oportunidade de sugerir pauta
por e-mail ao secretário. Este deverá construir a pauta até 2 dias úteis antes da reunião e
comunicar a todos, por e-mail, mediante o formulário de pauta e ata adequado – modelo
apresentado a seguir – para que todos saibam de antemão a pauta e possam se preparar e
colaborar efetivamente na reunião;
l) ao entrar na sala de reunião, todos devem deixar seus celulares e tablets com a
recepcionista ou desligá-los, a fim de manter o foco na reunião. Se possível, deverá ser
evitado uso da internet;
m) após a reunião, o secretário deverá encaminhar por e-mail em até 1 dia útil, a ata da
mesma ou salvá-la em ambiente compartilhado;
REUNIÃO
Pelo menos 3:
Samantha Albini
41 3107-1530
radar@radardagestao.com.br
www.radardagestao.com.br