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Modelo Curso de Aux. Administrativo Básico
Modelo Curso de Aux. Administrativo Básico
Modelo Curso de Aux. Administrativo Básico
Auxiliar Administrativo
Lembre-se: Saber trabalhar em equipe origina-se na aptidão intrapessoal: “se me conheço,
consigo estabelecer relacionamentos saudáveis e reconhecer o outro.”
Ano 2023
Diversas instituições que compõem qualquer sociedade não vivem ao acaso. Elas
precisam ser administradas. Essas instituições são chamadas organizações. Todas as
organizações são constituídas de: recursos humanos e não humanos, isto é recursos materiais e
físicos, recursos financeiros, recursos não financeiros, recursos mercadológicos, entre outros.
Quanto mais recursos as empresas tiverem ao seu alcance, tanto melhor o seu
funcionamento e, consequentemente, melhores serão os seus resultados. Existem vários
recursos organizacionais, porém os recursos mais importantes são os seguintes:
1.3.1. Recursos materiais: São os recursos físicos de uma organização, tais como prédios,
edifícios, instalações, máquinas, ferramentas, equipamentos, matérias-primas, etc.
1.3.2. Recursos financeiros: Engloba todos os recursos monetários, como capital, dinheiro em
caixa ou em bancos, créditos, investimentos, financiamentos, contas a receber etc.
1.3.3. Recursos Humanos: São todas as formas de atividade humana, seja ela mental,
conceitual, social, manual, braçal ou verbal. Tais recursos operam e dinamizam os demais
recursos empresariais.
1.3.4. Recursos Mercadológicos: são os recursos comerciais que as empresas utilizam para
colocar seus produtos ou serviços no mercado. São as vendas, a promoção, a propaganda, a
canais de distribuição, pesquisa de mercado, definição de preços, etc.
1.3.5. Recursos administrativos: São os recursos gerenciais que as empresas possuem, tais
como a direção e a supervisão, utilizados para planejar, organizar, dirigir e controlar suas
atividades.
A eficiência está ligada aos meios, ou seja, aos processos, métodos, regras e
regulamentos sobre como as coisas devam ser feitas na empresa, visando sempre otimizar a
utilização dos recursos da empresa.
A eficácia refere-se aos fins, ou seja, os objetivos e resultados a serem alcançados pela
empresa. Sendo assim, a tarefa da Administração incide em interpretar os objetivos propostos
pela empresa e estabelecer as formas de alcançá-los da melhor maneira possível.
a) organizações não lucrativas: São aquelas em que os objetivos são de natureza social,
isto é, prestação de serviços, segurança, entre outros. Tais organizações não visam o lucro, mas
contabilizam seus resultados sob o ponto de vista social. Em geral elas sobrevivem de doações
ou de verbas governamentais. Ex.: Exército, Força Aérea, Polícias federais, estaduais e
municipais, Igrejas, ONGs (organizações não governamentais), instituições beneficentes,
fundações, etc.
b) organizações lucrativas: São aquelas que foram criadas para gerar bens e/ou
serviços, vendendo-os para a sociedade, com uma margem de lucro que viabilize o investimento
de capital, ou seja, que cubra com sobras, os custos de produção da organização.
Juridicamente as organizações lucrativas possuem basicamente duas formas de
constituição: Sociedades Anônimas (SA’s) e as Sociedades por Cotas Limitadas (Ltda).
• As Ltda não são obrigadas a divulgar suas contas ou os resultados de sua gestão, embora
devam elaborar Balanços e Demonstrações de Resultados anualmente, conforme
previsto em lei.
Deve-se lembrar que a pessoa jurídica não se confunde com as pessoas físicas dos
proprietários. A organização possui direitos e obrigações e tudo que for praticado em seu nome,
é a organização quem responde perante a lei. Porém, sob o ponto de vista jurídico, os efeitos de
certos atos da organização podem ser estendidos aos bens particulares dos sócios e acionistas.
Para que haja equilíbrio neste grupo se faz necessário um conjunto de elementos: normas
bem definidas, comprometimento da equipe com objetivos e metas a serem alcançados, e
consequentemente, os resultados desejados pela organização.
O trabalho em equipe exige diálogo e respeito perante todas as ideias do grupo, ou seja
pressupõe um processo democrático onde os indivíduos se integram à equipe, decidem e
implementam ações em conjunto, agregando novos conhecimentos a organização. Já no
trabalho individual os integrantes não têm a possibilidade de dialogar sobre o assunto e chegar
numa conclusão comum, nem mesmo emitir opiniões ou realizar críticas.
Este modelo é formalmente definido, onde cada integrante representa o seu setor,
defende o seu espaço e se manifesta em nome dele prevalecendo o comportamento
individualista.
Lembre-se: Uma equipe de sucesso deve se manter unida com respeito, confiança e
honestidade para que seja possível a realização de um bom trabalho
Importante: A equipe será mais produtiva quanto mais inteligente for, quanto
melhor tiver consciência de suas emoções e souber lidar com elas. Devemos lembrar que o
trabalho em equipe proporciona o despertar do líder que há em cada em cada um de nós,
criando oportunidades de exercê-la com cooperação, comprometimento e aprendizagem.
O bom funcionário é aquele que objetiva conquistar esse papel de “observador”, bem
como de contribuir para construir um ambiente de respeito, com oportunidades de aprendizado
e crescimento profissional.
1. Rotinas de escritório.
É importante lembrar que cada empresa possui sua rotina, devendo o profissional da
área administrativa seguir as orientações de seus superiores, bem como contribuir para sua
melhoria.
2. Ética profissional.
A ética, por sua vez, é uma reflexão crítica sobre a moralidade. A ética existe como uma
referência para os seres humanos em sociedade, de tal forma que a sociedade possa se tornar
cada vez mais humana. A ética ilumina a consciência humana, sustenta e dirige as ações do
homem, norteando a conduta individual e social. É um produto histórico-cultural que busca
definir o que é virtude, o que é bom ou mal, certo ou errado, permitido ou proibido, para cada
cultura e sociedade.
3. Comunicação empresarial.
1) Emissor: é a pessoa que pretende comunicar uma mensagem. Esta primeira etapa é
caracterizada por possuir:
a) Significado: corresponde à ideia, ao conceito que o emissor deseja comunicar;
b) Codificação: é constituído pelo mecanismo vocal para decifrar a mensagem.
2) Mensagem: é a ideia que o emissor deseja comunicar. Esta segunda etapa é caracterizada por
possuir:
a) Canal: também chamado de veículo, é o espaço situado entre o emissor e o receptor;
b) Ruído: é uma perturbação indesejável em qualquer processo de comunicação, que pode
provocar perdas ou desvios na mensagem, seja ela sonora, visual, escrita etc.
3) Receptor: é a etapa que recebe a mensagem, a quem ela foi destinada. Esta etapa possui:
a) Decodificador: é estabelecido pelo mecanismo auditivo para decifrar a mensagem, para que o
receptor a compreenda;
b) Compreensão: é o entendimento da mensagem pelo receptor.
c) Regulamentação: o receptor confirmar a mensagem recebida do emissor, representa a
resposta da mensagem enviada pelo emissor, ou seja, feedback.
EMISSOR OU RECEPTOR OU
DESTINADOR CANAL DE COMUNICAÇÃO
DESTINATÁRIO
MENSAGEM
CÓDIGO
Figura: O processo de comunicação
A comunicação empresarial, por sua vez, para ser clara e precisa, necessita de um
organograma bem planejado para que a mensagem não seja prejudicada. Dentre os modelos de
canais de comunicação, temos:
a) Canais Verticais: Podem ser descendentes (de cima para baixo) e referem-se à comunicação
entre o superior e os subordinados, veiculando ordens ou instruções. Podem ser ascendentes
(de baixo para cima) e referem-se à comunicação entre o subordinado e o supervisor, veiculando
informações a respeito do trabalho executado.
b) Canais Horizontais: referem-se às comunicações laterais entre dois setores (dois
departamentos, duas seções) ou dois cargos (dois gerentes) no mesmo nível hierárquico.
a) Carta comercial: é uma modalidade de texto empresarial caracterizado por ser de simples
organização e envio. Tem como finalidade informar ou fornecer informações ao(s)
destinatário(s). Toda carta comercial deve possuir em sua estrutura: local e data, destinatário,
vocativo, assunto ou contexto, despedida e assinatura. Ex.:
Com [inserir número de anos] anos de experiência no mercado, nossa empresa tem uma
reputação sólida e um histórico comprovado de fornecer soluções inovadoras e de alta
qualidade para nossos clientes. Nós nos esforçamos para entender as necessidades específicas
de cada cliente e trabalhamos em estreita colaboração com eles para encontrar a melhor
solução para suas necessidades.
- [Inserir serviço 1]
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Temos uma equipe altamente qualificada e experiente que está pronta para ajudá-lo em
qualquer projeto. Se você estiver interessado em nossos serviços, não hesite em entrar em
contato conosco. Estamos ansiosos para trabalhar com você.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Cargo na empresa]
[Nome da empresa]
Esta mudança é importante para [insira os motivos da mudança e como ela afetará a empresa ou
o departamento]. Por favor, certifique-se de que todos em sua equipe estejam cientes desta
mudança e tomem as medidas necessárias para implementá-la.
Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações, não hesite em entrar em contato
comigo.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Cargo na empresa]
Por meio deste ofício, gostaria de [insira o propósito do ofício, como solicitar informações, fazer
uma solicitação ou fornecer informações].
Gostaria de solicitar que todas as informações necessárias sejam fornecidas o mais breve
possível. Se você precisar de mais informações ou tiver alguma dúvida, por favor, não hesite em
entrar em contato comigo.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Cargo na empresa]
d) Relatório: é um tipo de redação técnica usado para expor o modo como foi realizado um
trabalho, ou as circunstâncias em que se deu determinado fato ou ocorrência. O relatório poderá
conter descrições de objetos, processos, experiências e narrativas detalhadas de fatos ou
acontecimentos, inclusive com anexos específicos. A estrutura de um relatório deve conter: folha
de rosto (título, autor, destinatário), sumário, introdução, desenvolvimento, conclusão. Ex.:
Introdução:
Resultados:
[Insira informações detalhadas sobre os resultados do assunto do relatório. Isso pode incluir
dados, estatísticas, gráficos ou outras informações relevantes. Certifique-se de incluir
informações suficientes para apoiar suas conclusões.]
Discussão:
[Insira uma discussão detalhada sobre os resultados do relatório. Isso pode incluir interpretação
dos resultados, análise de tendências ou comparações com outros dados relevantes. Certifique-
se de fornecer informações suficientes para que o leitor possa entender suas conclusões.]
Conclusão:
[Insira uma conclusão clara e concisa sobre os resultados do relatório. Certifique-se de resumir
as principais descobertas e destacar quaisquer pontos importantes que o leitor deva lembrar.]
Recomendações:
[Insira recomendações específicas com base nos resultados do relatório. Isso pode incluir
sugestões para ação futura, mudanças em processos ou procedimentos ou outras
recomendações relevantes.]
Anexos:
[Se necessário, inclua anexos relevantes, como gráficos, tabelas ou outros dados que apoiem os
resultados do relatório.]
e) Fac-símile ou Fax deve ser utilizado para transmissão de mensagens e para o envio de
documentos. É necessário um formulário próprio que contenha os seguintes dados: nome,
cargo, setor, número do fax do destinatário; nome, cargo, setor, número do fax do remetente;
local, dia, mês e ano; assunto; quantidade de folhas que serão transmitidas, entre outras
informações que julguem necessárias.
Eu, [seu nome completo], [insira sua posição ou cargo na empresa], declaro que [insira a
declaração que precisa ser feita].
Confirmo que todas as informações fornecidas nesta declaração são verdadeiras e precisas, de
acordo com o meu conhecimento e crença.
Assinatura: [Assinatura]
Nome impresso: [Seu nome completo]
Data: [Data da declaração]
g) Procuração: é um documento por meio do qual uma pessoa transfere a outra poderes para
praticar atos em seu nome. Ex.:
Procuração
Eu, [seu nome completo], [insira sua posição ou cargo na empresa], residente em [insira seu
endereço], por meio deste documento, nomeio e constituo [nome completo da pessoa nomeada
como procurador], residente em [insira o endereço do procurador], como meu procurador para
agir em meu nome e representar-me em todos os assuntos relacionados a [insira o objeto da
procuração, como negócios, finanças, propriedade, etc.].
O meu procurador tem poderes para agir em meu nome e fazer todas as decisões necessárias,
incluindo, mas não se limitando a:
- [Insira poderes específicos que você deseja conceder ao seu procurador, como assinar
contratos, fazer pagamentos, comprar ou vender bens, etc.]
Eu confirmo que todas as informações fornecidas nesta procuração são verdadeiras e precisas,
de acordo com o meu conhecimento e crença.
Esta procuração é válida a partir da data de assinatura e permanecerá em vigor até que eu a
revogue por escrito.
Assinatura: [Assinatura]
Nome impresso: [Seu nome completo]
Testemunhas:
[Assinatura e nome impresso da testemunha 1]
[Assinatura e nome impresso da testemunha 2]
Eu, [seu nome completo], [insira sua posição ou cargo na empresa], residente em [insira seu
endereço], por meio deste documento, solicito [insira o objeto do requerimento, como
informações, documentos ou ações específicas].
Solicito que todas as informações necessárias sejam fornecidas o mais breve possível. Se você
precisar de mais informações ou tiver alguma dúvida, por favor, não hesite em entrar em contato
comigo.
Atenciosamente,
[Seu nome]
[Cargo na empresa]
Anexos:
[Se necessário, inclua anexos relevantes que apoiem o objeto do requerimento.]
i) Atas: são formas de registros, em que se relata o ocorrido numa reunião, convenção,
congresso, assembléias, etc. Documento de circulação restritaa e, geralmente, de caráter
confidencial. Por isso se deve tomar o cuidado de não deixar espaço onde se possa, mais tarde,
alterar o texto original. Ex.:
ATA DE REUNIÃO
Às oito horas e trinta minutos do dia quinze de março de dois mil e quinze, realizou- se a
primeira reunião de diretoria deste ano do Clube Ágata, , em sua sede social, localizado na Rua
Maria Peixoto, número vinte e dois, na cidade de Botucatu. A reunião foi presidida pelo Diretor,
senhor Manuel Oliveira, que sugeriu aos presentes a realização de jantar beneficente a Creche
São João Batista. Todos os presentes aceitaram as sugestões e o senhor Manuel Oliveira ficou de
entregar os convites na próxima reunião, que ficou marcada para o dia vinte e cinco de abril de
dois mil e onze, as dez horas, no mesmo local. Nada mais havendo a tratar, a reunião foi
encerrada.
E, eu, Maria Silva, secretária, lavrei a presente ata, a qual será devidamente assinada por todos
os participantes.
Manaus, quinze de março de dois mil e quinze.
Devemos lembrar que existem arquivos que guardam e organizam documentos cujas
informações são registradas em suportes diferentes do papel, como por exemplo discos, filmes,
fitas. Estes podem fazer parte de um arquivo mais completo. Existem aqueles que guardam
documentos gerados por atividades muito especializadas como os arquivos médicos, de
imprensa, de literários e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com
materiais específicos. São denominados de arquivos especializados.
Essa é uma profissão cujas atividades estão focadas em funções vitais da empresa, pois
estão diretamente relacionadas com o bom funcionamento administrativo. O mercado de
trabalho nessa área é amplo, visto que muitas novas empresas são constituídas anualmente. A
maioria dessas empresas oferece vagas para auxiliares administrativos, pois tais profissionais
exercem atividades fundamentais para a administração dessas empresas.
Assim, um auxiliar administrativo pode trabalhar em qualquer área, seja uma empresa
privada ou pública. Fábricas, escolas, bancos, hotéis, clínicas, hospitais são potenciais postos de
trabalho a serem conquistados por esses profissionais.
Para se destacar neste mercado de trabalho se faz necessário ser pró- ativo e manter-se
sempre em desenvolvimento contínuo, buscando sempre estar atualizado.
2. Ética é um conjunto de valores morais, e o homem, por sua vez, é orientado por estes valores;
por este motivo, pode haver várias visões em diferentes segmentos, pois depende da criação de
cada indivíduo e do seu equilíbrio mental.
Exercícios Propostos
1. Descreva e comente as etapas do processo de comunicação.
3. Construa uma carta comercial utilizando os seguintes dados: Souza & Costa solicita
aDrogaMagic o envio dos seguintes medicamentos, conforme anexo (construa o anexo com
medicamentos de seu conhecimento).
Auto-avaliação
Nesta unidade verificamos que ética é um conjunto de regras, princípios ou maneira de pensar e
expressar, ou seja, é tudo aquilo que envolve integridade, tolerância e flexibilidade. Comente
alguma situação que você tenha presenciado, no contexto organizacional, algo negativo a esse
respeito e discuta com os colegas qual a melhor maneira de lidar com esta situação.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ÁVILA, C. A.Contabilidade Básica. Curitiba: Editora Livro Técnico, 2010.
CAUTHIER, F. A.O; MACEDO, M.; LABIAK JR. S.Empreendedorismo. Curitiba: Editora Livro Técnico,
2010.
COSTA, E. S.Gestão de Pessoas. Curitiba: Editora Livro Técnico, 2010.
Sites Consultados:
http://www.administradores.com.br http://www.aab.org.br/
http://www.brasilprofissoes.com.br/profissoes/auxiliar-ou-assistente- administrativo
http://blog.jrlages.com.br/2010/08/a-origem-da-profissao-de-assistente- administrativo/
http://www.arquivopublico.pr.gov.br/modules/conteudo/conteudo. php?conteudo=24
http://www.senac.sp.br http://www.dgaoffice.com.br http://www.idepac.org.br