300-Texto Do Artigo-1179-1-10-20171209
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RESUMO
As empresas de pequeno atuantes tornam-se mais competitivas com a implantação de sistemas gerenciais integrados (SIG) que
facilitem a sua sobrevivência e crescimento. Organizações empresariais que em sua origem, história e gestão são vinculadas a uma
mesma família, que mantém membros da família na administração dos negócios, possuem dificuldades na tomada de decisão sem o
suporte de relatórios e análises comparativas consistentes. Este trabalho tem como objetivo demonstrar como uma empresa familiar
consegue ser mais competitiva utilizando da ferramenta de gestão SIG. O apoio estratégico desta ferramenta auxilia na coordenação e
operacionalização das rotinas tornando a organização mais eficientes, possibilitando que decisões estratégicas sejam mais eficazes. O
objeto deste estudo é uma organização que necessitava implantar um SIG que auxiliaria nos processos, na redução do trabalho
operacional, na redução de erros e principalmente a obtenção de informações para controle, na tomada de decisão e planejamento
estratégico. Este estudo de caso relata como se deu a escolha e a implantação de um Sistema Integrado de Gestão (SIG) e quais são
os resultados no curto prazo percebido nos níveis operacional, tático e estratégico. Entrevistas semi-estruturadas foram aplicadas nos
três níveis organizacionais, por meio de um roteiro com 28 perguntas abertas. Os dados foram analisados por meio de análise de
conteúdo para comparar os achados com a literatura. Concluiu-se que as maiores dificuldades apresentadas na empresa foco deste
estudo se alinha com a literatura evidenciando como Treinamento e Resistência, Integração da Informação, Tomada de decisão e
Gestão de resultados são apontados pelos entrevistados. Neste estudo de caso, as empresas familiares reconhecem que a
implementação do SIG contribui para a integração e disseminação de informações e para a solução eficiente da gestão, e que o
resultado mais evidente apresentado pelo SIG seria a operacionalização de informações de fornecedores, clientes e funcionários.
O uso de Sistemas de Informações (SI) pelas organizações já é uma realidade. Para Rosini e
Palmisano (2012), as empresas utilizam esses sistemas para gerenciar e filtrar os dados coletados,
transformando em informações úteis. Um Sistema de Informação (SI) pode ser definido
tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam ou recuperam,
processam, armazenam e distribuem informações destinadas à tomada de decisões, à coordenação e
ao controle de uma organização (LAUDON; LAUDON, 2007).
Neste estudo de caso a empresa, até então, operava sem nenhum tipo de sistema de
informação. Os procedimentos de gestão da organização eram realizados manualmente,
baseados em planilhas do Excel. A utilização de sistemas manuais de gestão podem ser
a causa de problemas detectados em um diagnóstico preliminar que apontam: para a
falta de comunicação entre os setores, a inexistência de cadastro de funcionários,
clientes e fornecedores nos departamentos de Recursos Humanos, Comercial e
Financeiro, a não classificação e lançamentos de gastos para apuração de despesas de
períodos determinados.
A questão norteadora deste artigo é: quais são os resultados obtidos com a implantação
de um sistema de informação gerencial em uma empresa familiar?
Assim, o objetivo geral deste artigo é relatar como se deu a escolha e a implantação de
um Sistema Integrado de Gestão (SIG) e quais são os resultados no curto prazo, nos
níveis operacional, tático e estratégico. Tendo como objetivos específicos: (a) Mapear
processos atuais na organização; (b) Identificar o SIG adequado às necessidades da
empresa; (c) Implementar o SIG; (d) Avaliar os resultados da implantação do SIG em
curto prazo.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
2.1 DADOS, BANCO DE DADOS E INFORMAÇÃO
Com o entendimento dos conceitos sobre dados, banco de dados e sistema estrutural
formal de armazenamento de dados, é possível compreender que esta base auxiliará na
tomada de decisão com base nas informações. Segundo Oliveira (2008, p.22) é "o dado
trabalhado que permite ao executivo tomar decisões". A partir da informação, o
executivo irá gerenciar as atividades que forem necessárias aos respectivos setores da
organização.
Segundo Oliveira (2008, p.31) pode-se afirmar que o sistema de informações gerenciais,
sob determinadas condições, proporciona os seguintes benefícios para as empresas:
Com base nesses conceitos apresentados por Oliveira (2008) em que afirma:
“ processo de administração nas empresas utiliza a informação como apoio às decisões, através
de sistemas informativos que observam requisitos quanto a transmissores e receptores de
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De acordo com O’Brien (2004) o auxílio que os sistemas de informações gerenciais dão
no processo de tomada de decisão é a obtenção de relatórios periódicos com rapidez.
Ajudar a empresa a alcançar suas metas, fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as
operações regulares da organização, de forma que possam controlar, organizar e
planejar com mais efetividade e maior eficiência (STAIR, 2002).
Define-se que o SIG é essencial para a execução das tarefas da organização que é a
função executada pelo gestor de acordo com sua devida necessidade. Na visão de
Oliveira (2008, p. 24) "é o desenvolvimento e a consolidação do processo
administrativo, representado pelas funções de planejamento, organização, direção,
gestão de pessoas e controle, voltado para a otimização dos resultados da empresa".
De acordo com Rezende e Abreu (2013), quando bem estruturado e planejado, o SIG
contribui para reestruturar as organizações em diversos âmbitos facilitando o processo
decisório e a geração de conhecimento personalizado. O autor considera que o papel
estratégico do SIG é agregar valor aos produtos e serviços da organização, auxiliando de
inteligência competitiva e empresarial sobre seus concorrentes.
6 etapa Treinamento
3 O CASO ESTUDADO
O estudo de caso observado neste artigo, trata-se de uma organização familiar que atua
no segmento de prestação de serviços para condomínios e empresas, sendo a
jardinagem, portaria, zeladoria, limpeza e conservação responsáveis por 90% do seu
faturamento. A organização está consolidada no mercado mineiro. Fundada em 1994, a
empresa se prepara para completar 24 anos de existência em 2017. Considerada uma
empresa de pequeno porte, conta com cerca de 100 colaboradores efetivos com matriz,
em Contagem/MG e uma filial em Belo Horizonte/MG.
Por serem controlados, mas não integrados, os setores e a execução das atividades de
rotina operacional é considerada um dos principais problemas apontados pelos gestores
e colaboradores. Observa-se que a falta de comunicação e integração sistêmica entre os
setores, impactam na agilidade e eficiência entre seus atores: funcionários, clientes e
fornecedores.
4 MÉTODO
A presente pesquisa pode ser caracterizada como estudo de caso. Segundo Yin (2001), o
método do estudo de caso enquadra-se como uma abordagem exploratória e qualitativa,
frequentemente utilizada para coleta de dados na área de implantação de tecnologias da
informação e da gestão de negócios.
Com autorização dos participantes foi realizada e gravada uma entrevista individual de
forma semiestruturada com gestor, gerente e colaborador operacional que utilizam o
SIG, onde foram abordadas questões específicas relacionadas ao SIG, tendo como base
as funcionalidades do sistema, os benefícios gerados para a organização e a sua
importância. Todas as entrevistas foram gravadas para dar um melhor suporte ao
entrevistador na coleta de informações. Roteiro de entrevista descrito a seguir.
Quadro 3 – Roteiro de Entrevistas
RESPONDENTE PERGUNTAS BENEFICIO AUTORES
SIG
Os dados inseridos nas planilhas Dados/ O'brien (2004),
2, 3 eram transformados em bancos Oliveira (2008).
informação? de dados Rezende e Abreu
2, 3 Como era o gerenciamento do (2013),
banco de dados antes e após a Rosini e Palmisano
implantação do SI? (2012).
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5 ANÁLISE DE RESULTADO
Para a análise dos dados coletados foi realizado a análise de conteúdo segundo Bardin
(2011), obra mais citada em estudos qualitativos na área de Administração. Dividida nas
seguintes fases: 1) pré-análise, 2) exploração do material e 3) tratamento dos resultados,
inferência. Analisa-se o que foi dito durante as entrevistas ou o que foi observado pelo
entrevistador.
“o próprio fato do banco de dados ser único faz com que não existam mais
arquivos espalhados por diversas pastas”. (E3)
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Isto se alinha a Rossini e Palmisano (2008) que afirmam que os dados carregados no
sistema fazem parte de um banco orientado a objeto, evitando sua duplicação,
pulverização ou inconsistência. Mostrando a importância da padronização do banco de
dados do sistema e sua contribuição para os resultados finais apresentados no SIG.
5.2 TREINAMENTO E RESISTÊNCIA
Foi exposto pelos entrevistados que após adequação da infraestrutura e implantação SIG
foi realizado o treinamento e capacitação aos usuários que teve duração de oito dias,
treinamento presencial aplicado pela empresa detentora dos diretos do software. Após
esse período receberam suporte técnico via telefone ou acesso remoto. Para o gestor da
organização:
“não houve nenhum tipo de resistência, pois o SIG trouxe grandes melhorias
para organização e usuários propiciando a otimizar e reduzir atividades”. (E1)
Tiveram dificuldades em adaptar aos novos meios de trabalho, pois confessa que:
“pelo fato do SIG ter sido desenvolvido para empresas do mesmo ramo de
atividade o software atendeu suas necessidades, onde foi necessário apenas
adequação da infraestrutura recomendada para instalação e funcionamento do
sistema”. (E2)
A análise da informação mostra que as questões propostas para esse item obtiveram
respostas que evidenciam uma ótima percepção da qualidade da informação em diversos
processos por todos os entrevistados. Segundo comentário do gerente:
Alinhando com Laudon e Laudon (2010) a gestão faz com que as organizações possam
gerar difundir e alavancar os seus ativos intelectuais agindo assim como fonte essencial
de vantagem competitiva na economia da organização.
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Vale ressaltar que foram feitas observações pelo colaborador operacional sobre algumas
atividades que puderam ser otimizadas proporcionando alcançar melhores resultados.
6 CONCLUSÕES
Este trabalho procurou através dos seus objetivos demonstrar como uma empresa
familiar consegue ser mais competitiva utilizando da ferramenta de gestão SIG. O apoio
oferecido por esta ferramenta na tomada de decisões, na coordenação e no controle
gerencial, auxilia a gerenciar e filtrar dados, transformando em informações úteis.
A informação dentro da empresa auxilia na redução dos custos das operações, melhoria
no acesso às informações, propiciando relatórios mais precisos e rápidos com menor
esforço, no apoio às decisões através de sistemas informativos que a organização possui
focalizando a transmissão e a recepção dessas informações para serem processadas com
eficiência na tomada de decisão.
Como resposta da questão norteadora deste artigo: “Quais os resultados obtidos com a
implantação de um sistema de informação gerencial em uma empresa familiar?”,
observou-se que os resultados obtidos neste trabalho possibilitaram uma avaliação mais
precisa por parte dos gestores responsáveis no setor que utiliza o sistema apontado a
objetivos quanto da eficácia do SIG instalado. Exibindo dados concretos que
possibilitam uma gestão mais precisa e apropriada para as demandas da organização.
Por fim, foram identificados alguns benefícios do SIG após sua implantação, que se
transformou em uma importante ferramenta de gestão para auxiliar o gestor na tomada
de decisão e planejamento estratégico: (1) melhoria das atividades operacionais, (2)
suporte para o controle operacional, (3) suporte para o controle gerencial, (4) suporte
para o planejamento estratégico.
Assim considera-se, que o objetivo geral deste artigo foi alcançado, ao evidenciar os
processos utilizados na organização, a identificação e implementação do SIG adequado
as necessidades da organização e dos resultados obtidos com a implantação do SIG a
curto prazo.
Há que ressaltar, que este estudo tem limitações que foram: pequeno contexto de 3
usuários habilitados e entrevistados, não permitindo o uso de técnicas estatísticas mais
avançadas para produzir mais dados e informações para análise. A definição de
implantação por módulos impediu que outros módulos como o comercial e RH fossem
implantados no período da realização do trabalho para acompanhamento e análise. A
impossibilidade de comparação entre os resultados dos softwares já que apenas um foi
implantado.
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A pesquisa do SIG ideal, diante das necessidades observadas e expostas pelo sócio
proprietário, foi realizada primeiramente por consulta à técnicos da área de Tecnologia
da Informação, que recomendaram a seleção de três sistemas de informação de
fornecedores distintos que mais se adequaram às necessidades da organização.
7 REFERÊNCIAS
ALCIDES, Denis Rezende. Sistemas de Informação: Engenharia de Software e
Sistemas de Informações. São Paulo: Brasport, 2002.
BARDIN, Laurence. Análise de conteúdo. São Paulo: Edições 70, 2011.
FONSECA, João José Saraiva. Metodologia da pesquisa científica. Apostila.
Fortaleza: UEC, 2002.
LAUDON, Kenneth, LAODON, Jane. Sistemas de informação gerenciais. 7. ed. São
Paulo: Pearson Prentice Hall, 2007.
LAUDON, Kenneth; LAUDON, Jane. Sistemas de informações gerenciais. 9. ed. São
Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010.
SEVERINO, Antônio Joaquim. Metodologia do trabalho científico. 23. ed. São Paulo:
CORTEZ, 2007.