Gestão de Projetos Culturais e Sociais - Marilia de Lima - Ebook
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MANUAL DE ELABORAO DE
PROJETOS
CULTURAIS E SOCIAIS
1 Edio 2016
So Paulo
INTRODUO
MARILIA DE LIMA
Eu sou a MARLIA DE LIMA, nasci em Minas Gerais e desde os
13 anos trabalho. Sou administradora, me especializei em
eventos e projetos e tambm me formei em
gesto de turismo. Trabalho como gestora de
projetos, produtora cultural, consultora,
captadora de recursos, professora, mentora e
palestrante.
Atuo no setor h mais de 25 anos. Empreendo
desde os meus 18 anos.
Atuo nas reas do: turismo, eventos,
projetos, marketing, cultura, economia
criativa e terceiro setor.
Alm de empreender com os treinamentos sou
diretora da Lima Cultura e Eventos, que trabalha
com produo cultural, e da ECOOA Cursos que
uma plataforma de cursos online.
Minha experincia se resume no
s nos estudos e pesquisas que
fao constantemente, mas
tambm nos trabalhos variados
nestes setores onde atuo h
anos. Foi a que aprendi, na
prtica, no dia a dia, o que d
certo e o que no d certo na
elaborao e gesto de projetos
e eventos.
O que so projetos
Porque fazer um projeto
Projetos diferenciados
Ciclo de um projeto
Iniciando um projeto
Validando seu projeto
A Receita do Bolo passo a passo
Texto do projeto
Descrio das atividades
TPICOS
O QUE SO PROJETOS?
Nunca se falou tanto sobre elaborao
e gesto de projetos. Porm muitas
vezes, de uma forma romntica como Gesto de Projetos, que uma
se fosse a realizao de um sonho cadeira nas universidades , est
simplesmente. Muitas vezes o dentro da rea de Administrao de
discurso fica mais no campo da Empresas. Projeto, Projectum, vem
filosofia, do social, das ideologias, do do latim Proincere, que quer dizer
que das exatas. E este o motivo de antes de uma ao. Pro denota
tantas dvidas pois no visto precedncia e icere fazer, antes de
concretamente. fazer, planejar. As principais
Mas Elaborao e Gesto de Projetos caractersticas de um projeto que
antes de tudo algo bem concreto e ele tem incio e fim determinados.
tcnico a ser desenvolvido. So planejados, controlados e
Segundo a revista Fortune e o Wall executados por pessoas. Resultam
Street Jornal, gesto de projetos a na finalizao de um produto, ao
onda do futuro. Na ltima metade do ou servio. Tem ciclos ou etapas de
sculo XIX, foi responsvel por um atividades. Execuo progressiva.
crescente aumento na complexidade realizado com tempo e recursos
dos novos negcios em escala delimitados. Um projeto surge em
mundial. Foi assim que surgiu os resposta a um problema concreto
princpios da gerncia de projetos. A ou uma demanda especfica.
necessidade de desenvolver pequenas Elaborar um projeto transformar
ou pontuais aes, inclusive no IDEIAS em um DOCUMENTO para
marketing, artes, educao e outros, realizar AES CONCRETAS.
fez com que a tarefa de criar projetos Escrever um projeto no difcil,
fosse cada vez mais especfica e mas exige trabalho e dedicao. E
necessria. principalmente, colocar o crebro
pra funcionar. Quanto mais
cogitamos possibilidades, pensamos
em solues para as eventualidades,
mais prximo do sucesso da
realizao do objetivo/ escopo
ficamos.
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MANUAL DE ELABORAO DE PROJETOS
ESCOLHENDO O PROJETO
Como sempre digo, elaborar um projeto como elaborar
uma receita de bolo. Precisamos pensar primeiro qual tipo de
bolo vamos fazer. Esse bolo tem que estar de acordo com a
dieta seguida, com o pblico que vai comer etc. Precisa dos
ingredientes, modo de fazer e outras informaes
importantes. Qualquer falha ou falta de algo poder com
certeza comprometer o produto final.
A escolha do projeto deve estar e acordo com a
misso, valores e viso da empresa ou de quem o
prope. Muitas vezes h equvocos nas escolhas.
s vezes, s pela oportunidade, costume
desenvolver projetos que no seu processo mais
atrapalham do que ajudam. Por isso sempre
brinco que primeiro voc precisa saber o que
voc quer ser quando crescer, alm de salsicha
e s depois escolher o projeto.
Voc pode ser da rea quer chegar, de nada
musical, do terceiro adianta. Definido o
setor ou um criativo caminho, voc ento
com uma grande escolher os possveis
ideia. Pode projetos. Projetos so
sonhar e querer meios e no fins.
os mais variados Eles vo auxiliar no
caminhos e seu crescimento
resultados , mas e nos grandes
se no souber objetivos. Faa
onde boas escolhas.
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MANUAL DE ELABORAO DE PROJETOS
PROJETOS DIFERENCIADOS
Mais do que escrever um projeto voc precisa criar algo
que te diferencie dos demais. Voc j sabe o que fazer,
mas vamos colocar ingredientes que te faam ter melhor
aceitao. Algo que torne mais atraente seu projeto. Um
projeto que :
Seja sustentvel;
Tenha uma proposta legtima;
Possua condies tcnicas de execuo de alto nvel;
Tenha esttica diferenciada e arrojada;
Preze, em todas as etapas, pela qualidade;
Trabalhe com a diversidade;
Fortalea sua empresa, sua carreira seu
marketing, seu caminho de forma inteligente;
Tenha apelo social e agregador;
Seja inovador;
E muitas outras qualidades que o mercado
no tenha, precise e que seu projeto
possa atender.
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MANUAL DE ELABORAO DE PROJETOS
CICLO DE UM PROJETO
Como voc pode observar, neste fluxograma, a esto todos
passos do clico de vida de um projeto.
QUARTO: a
TERCEIRO:
execuo, a
a captao.
gesto do
trabalhar
projeto. a
para obter
hora de
os recursos
colocar na
para a
prtica o que
realizao.
foi escrito.
Esse o
Esta etapa
calcanhar
exige um nico
de Aquiles
e bom gerente
de todo
do processo.
projeto.
INICIANDO UM PROJETO
Escolhido o projeto, vamos comear! INICIAO a primeira fase do ciclo
de vida de um projeto. a coluna que sustenta e orienta todo o processo.
Na iniciao definimos tpicos bsicos para o trabalho. Sem estas
primeiras informaes, ainda que no processo de construo sejam
remodeladas, muito pode ser comprometido. Para isso vamos
utilizar uma matriz chamada 5W2H onde as perguntas
principais so feitas. Esta matriz nasceu no Japo e usada
para levantar as primeiras questes de uma ao. Aqui eu
adaptei para o universo de projetos como os nossos.
WHAT / O QU?
ESCOPO/OBJETIVO
WHY / PORQU?
WHERE/ ONDE? O que pretende realizar neste
JUSTIFICATIVA
LOCAL projeto?
Porque realizar? O que
O local pode ser um pretende tem alguma
espao, uma cidade, importncia?
estado etc.
WHEN / QUANDO?
5W WHO / QUEM?
As nomenclaturas podem
DATA OU PRAZO PARA variar: STAKEHOLDERS,
EXECUO
Ainda que esta
informao mude, ela
2H Atores, Equipe. aqui
que voc define quem
so os grupos de pessoas
necessria para criar o que participam ou so
cronograma. atingidos no seu projeto.
EXEMPLO
FESTIVAL DE VERO DE CAXAMBU
WHAT / O QU? WHY / PORQU? Caxambu uma
Realizar um festival multicultural com durao das cidades do Sul de Minas que
de 03 dias. Haver shows, apresentaes de compe o Circuito das guas. Esta
teatro, dana, exposio de artes, palestras e regio muito carente de
projeo de filmes na praa da cidade de atividades culturais principalmente
Caxambu MG com artistas e professores de vinda de outros estados . Por isso,
todo o Brasil. aproveitando que tambm uma
cidade turstica, este festival alm
de trazer diverso e cultura para a
WHERE/ ONDE?
populao, ser uma grande
Caxambu Minas
oportunidade como atrativo
Gerais,
turstico.
No centro da cidade.
Prioritarimente na
Praa e eventualmente
em outros pontos do
5W WHO / QUEM?
Equipe de produo,
Artistas e professores
centro.
2H convidados
Prefeitura
Entidades do
WHEN / QUANDO? municpio
ltima semana de janeiro Empresas
de 2018. Produo Governo estadual e
durante o ano de 2017. federal
Proposta de ser Populao da cidade
permanente, anual.
HOW / COMO?
HOW MUCH / QUANTO CUSTA? 3 dias sexta, sbado e domingo.
Aproximadamente 300 mil reais se Atividades culturais, palestras e
considerarmos que muito pode ser exposies durante o dia
feito atravs depermutas e apoios. Shows e apresentaes a partir das
18 horas e encerrando as 24 horas.
1 3
TEM COERENCIA? TEM CAPACIDADE TCNICA DE
Veja se o seu projeto tem coerncia com o EXECUO?
que est propondo. Se h coerncia do Voc e as pessoas envolvidas tem
pblico com o objetivo. Na justificativa capacidade tcnica para a
com as aes. Se tem valores, propostas proposta? Conseguem construir,
reais ou muito distante da realidade. A executar e prestar contas? Se sim,
coerncia torna o projeto realizvel. ento ok. Continue.
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CLARO? ALGUM PATROCINARIA?
Muitas vezes pulamos descries que Olhando o que ser seu projeto
esto claras em nossa mente, mas faltam voc acha que tem algum que se
ser escritas. Na dvida, mande o resumo interessaria em patrocinar e
para amigos e at familiares. Se apoiar? O valor vivel? Se o valor
entenderem o que voc pretende, sem justo e se h possibilidade de
voc falar nada, pronto, est aprovado. patrocnio, faa seu projeto.
Se conseguiu dizer SIM pra tudo, voc est pronto. Vamos ao segundo passo. Se
NO, volte, faa os ajustes e depois continue.
A RECEITA DO BOLO
Voc escolheu o projeto e j fez as principais perguntas. J
tem uma desenho inicial de como ser e quais as
necessidades. J fez a validao da estrutura e j sabe que
vivel executar. Ento agora vamos desenhar cada detalhe
deste processo. Escrever, como costumo dizer, a RECEITA DO
BOLO. Dentro da etapa ELABORAO DO PROJETO - A
RECEITA temos:
TEXTO DO PROJETO
Nome DOCUMENTO
Descrio do projeto DO PROJETO
Objetivo/ escopo
Justificativa PRONTO
Equipe de trabalho principal
Descrio do proponente e seus
dados
GESTO
Principais Stakeholders
Definir parmetros para a
gesto de pessoas, recursos
DESCRIO DAS ATIVIDADES financeiros, qualidade etc
Descrio de cada atividade at Criar grficos de
a conquista do objetivo, acompanhamento.
Definio de quem e como
sero cada uma das atividades
ORAMENTO
Custos dos recursos humanos,
EAP ESTRUTURA ANALTICA DO
materiais e estruturais.
PROJETO
Custo de logstica
Colocar no grfico o passo a
Custos extras, impostos etc
passo das atividades.
TEXTO DO PROJETO
NOME O nome do projeto deve ser muito bem escolhido
pois o carto de visitas. Ele ajuda a entender e causar
simpatia desde do incio ao projeto. Caso o nome no diga
tudo, pode haver uma linha de definio que o acompanhe.
Projeto X
Criar o
Receber devoluo conceito Organizao
currculos Do espao estrutura
equipamentos
Fotografia e
filmagem
distribuio
CRONOGRAMA
O termo cronograma tem origem no grego, onde khronos significa
"tempo" e gramma significa "alguma coisa escrita ou desenhada".
Fazer um CRONOGRAMA ento desenhar o tempo. Esta ao
importante para saber e acompanhar a execuo. Chegar ao final
no tempo certo e no tempo necessrio. O grfico nos ajuda a
monitorar as etapas de um projeto. Tambm nos ajuda a visualizar
qual atividade est interligada com a outra dependente ou no. A
observao do cronograma um ponto fundamental para o
gerenciamento das aes.
DIVULGAO ANDREA
ORAMENTO
Esta a parte do projeto onde recebo exigir local para armazenar (recursos
mais pedidos de ajuda. E foi pensando estruturais) pessoa para entregar e o
nisso que criei este fluxograma. Ao transporte dela (logstica que incluir
descrever detalhadamente as um item em RH e em RE).
atividades voc vai anotando as Verifique se todos os itens tem os
necessidades do projeto que sero impostos, taxas e outros includos.
itens do custo, ou as chamadas Faa uma nova anlise, veja se no
rubricas. Liste os recursos humanos, esqueceu de algo. Faa oramentos
os materiais, a estrutura necessaria. reais e no no CHUTMETRO. E assim
Depois veja o que precisar de finalize seu oramento. Defina linhas
logstica e produo para cada um. por: item valor por medida (unitrio,
Como: hospedar, alimentar, peso, tamanho, dia etc) quantidade
transportar, limpar, armazenar, montar necessria nmero de vezes total.
etc. EXEMPLO: Locao cadeiras R$ 10,00
EXEMPLO: criao da arte de muitos dia preciso de 20 cadeiras por 10
folhetos (recursos humanos) sero dias valor total R$ 2.000,00 (dois mil
feitas muitas impresses (recursos reais)
materiais),
GESTO DO PROJETO
Ao desenhar e escrever o projeto importante pensar desde
j, e planejar, a sua execuo. O Cronograma, o EAP, o
oramento so documentos para que se faa o
acompanhamento do processo durante a gesto.
Mas alm disso podem ser criados outros. A descrio de
pontos da qualidade do projeto, manual de execuo
financeira, regras de procedimentos para os recursos
humanos e outros. O exerccio o do E se acontecer isso ou
aquilo o que fazer? Quanto mais regras forem definidas para
a execuo, durante a elaborao, melhor ser o resultado
final e a certeza de conquista do objetivo/escopo.
DOCUMENTO: PROJETO
Desenhar o projeto Alm disso, se necessrio,
principalmente pensar, antes poder anexar currculos
de definir todas as suas complementares, fotos,
possibilidades. Ao escrever o materiais de jornais, vdeos,
roteiro de forma detalhada e maquetes, documentos
precisa, voc estar criando formais e outras
um documento para ser informaes que ajudem a
seguido durante a execuo e monitorar e mostrar a
que levar ao sucesso e importncia do projeto. O
alcance do objetivo proposto. documento tem que ter a
Todos os itens citados devem receita completa.
fazer parte do documento, na Informaes partilhadas e
Ordem que apresentei. fceis de consultar.
Marlia de Lima| www.mariliadelima.com.br | mariliadelima / ECOOA Cursos / www.ecooa.net.br / ecooacursos
MANUAL DE ELABORAO DE PROJETOS
CAPTAO DE RECURSOS
Captar recursos dever ir alm de
apenas ter patrocinador. Voc tem
que ter plano A, B, C e quantos mais
precisar. Para uma boa captao de
recursos importante que voc:
EXECUO DO PROJETO
Ao garantir os recursos financeiros para o projeto passamos
fase de execuo. Esta fase precisar ser gerenciada para garantir
um bom andamento e assim atingir o objetivo proposto.
Muitas so as reas que devemos observar. O diabo mora nos detalhes e
o acompanhamento de cada rea, minuciosamente, que trar o sucesso.
A gesto deve ser feita atravs de grficos, avaliaes frequentes,
acompanhamentos, pesquisas. O ideal ter um gerente. Um nico
coordenador para conduzir o processo. E que no precisa ser
necessariamente o proponente. Na gesto o ponto mais sensvel ser a
boa comunicao com todos os envolvidos. Veja abaixo as principais reas
de controle e observao em um projeto:
PRESTAO DE CONTAS
Muitos acham a prestao de
contas algo muito difcil. Mas
no . Basta seguir algumas A espinha dorsal de
dicas bsicas e importantes: toda prestao de
contas o extrato
A prestao de contas de um bancrio. Nele est
projeto comea na sua todo o histrico das
elaborao. Ao fazer os
oramentos, nunca faa no
movimentaes
financeiras.
CHUTMETRO, pea sempre
oramentos reais.
MONITORAMENTO E CONTROLE
Durante todo o processo de idealizao, construo, captao,
execuo e finalizao do projeto importante que seja feito o
monitoramento e controle. Este monitoramento e controle pode
ser feito com uma ferramenta chamada de PDCA.
PLAN: Planejar .
DO: Fazer.
CHECK: Verificar.
ACT: Ajustar
O processo cclico e constante. Planeja e realiza, faz a
verificao e se necessrio realiza a ao para correo. Esta ao
de novo planejada, feita, verificada e se necessrio novamente
corrigida. Todos os processos devem ter este monitoramento. Ele
garante que voc no saia da rota.
AJUSTAR
PLANEJAR
VERIFICAR FAZER
ENCERRAMENTO
Esta a etapa que encerra o ciclo de um projeto. Voc
escreveu e executou o seu projeto. Cada uma das etapas
deve ser respeitada. O mais importante pensar e pensar.
Mas no ache que assim que acabar a prestao de contas
acabou. No. Voc deve enviar cartas ou e-mails de
agradecimento. Fazer relatrios e reunies para avaliar o
que foi bom e o que deu errado. Quais os pontos positivos
e negativos. Esta ao ir te ajudar a conseguir melhorar
ainda mais os seus prximos projetos.
Fico a disposio.
Beijo e at a prxima.
Marlia de Lima
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MANUAL DE ELABORAO DE PROJETOS
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