JP3499808B2

JP3499808B2 - 電子文書分類システム

Info

Publication number: JP3499808B2
Application number: JP2000195924A
Authority: JP
Inventors: 淳司内田; 義信原
Original assignee: Honda Motor Co Ltd
Current assignee: Honda Motor Co Ltd
Priority date: 2000-06-29
Filing date: 2000-06-29
Publication date: 2004-02-23
Anticipated expiration: 2020-06-29
Also published as: GB0114842D0; CA2351869A1; US20020016825A1; GB2368938A; CA2351869C; JP2002014980A; US7000178B2

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、インターネット
のようなグローバルなネットワークを介して送信されて
きた電子文書に、予め決められた基準に基づいて優先順
位を付与することのできる電子文書分類システムに関す
る。

【０００２】

【従来の技術】インターネットによる通信が普及するに
つれ、企業に送信されてくる文書は、郵便およびファク
シミリの形式から、電子メールおよびファイルの形式
（以下、ネットワークを介して電子的に送受信される文
書データを「電子文書」という）へと移行しつつある。
企業において、インターネットを介して受信する電子文
書には様々な種類の文書が含まれ、またインターネット
で簡単に送受信することができるという形態の手軽さか
ら、その数は日に日に増加している。一般に、これらの
電子文書を受信した企業の担当者は、適切に処理するた
め電子文書の内容に少なくとも１度は目を通さなければ
ならない。その後、その内容に基づいてそれぞれの電子
文書に優先順位を割り振り、割り振られた優先順位に従
って電子文書を処理する。このとき、電子文書を処理す
る担当者が別の者ならば、その電子文書を転送しなけれ
ばならない。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
ように担当者による電子文書の内容の把握、電子文書へ
の優先順位の付与および電子文書の処理は、受信する電
子文書の数が急激に増えてきている今日、非常の負荷の
大きい仕事となってきている。

【０００４】したがって、この発明は、受信した電子文
書に、予め決められた基準に基づいて優先順位を付与す
るシステムを提供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記の課題を解決するた
め、請求項１に記載の発明の電子文書分類システムは、
ネットワークを介して接続されたユーザから電子的に送
信された電子文書を受け取る受信手段と、前記電子文書
に含まれる項目のそれぞれについて、予め決められた基
準を格納する基準テーブルと、前記電子文書に対応して
設けられた得点カウンタと、前記受け取った電子文書に
含まれる項目を、該項目に対応する前記基準と比較し、
該比較結果に基づいて得点を求め、該得点を前記得点カ
ウンタに加算する得点カウント手段と、前記電子文書に
含まれる項目のそれぞれについての得点が合計された前
記得点カウンタの値に従って、該電子文書に優先順位を
付与する自動判定手段とを備えるという構成をとる。

【０００６】この発明によると、電子文書に自動的に得
点が付けられ、該得点に従って電子文書に優先順位が付
与されるので、電子文書を効率よく処理することができ
る。

【０００７】また、請求項２の発明の電子文書分類シス
テムは、請求項１のシステムにおいて、ネットワークが
インターネットであり、該インターネットを介してユー
ザがアクセスすることのできる入力フォームのページを
有する公開ウェブサーバを備えており、入力フォームに
電子文書の内容が入力され、入力フォームのページにお
ける送信ボタンがクリックされることにより、前記電子
文書が送信されるよう構成されている。

【０００８】この発明によると、インターネットを利用
して所定の入力フォームをユーザにに提供することがで
き、また該入力フォームに電子文書を入力することによ
り簡単に電子文書を送信することができる。また、所定
の入力フォームに入力された電子文書をインターネット
を介して受信することにより、予め決められたデータ構
造を持つ電子文書として簡単に受信することができ、電
子文書の処理を容易にすることができる。

【０００９】請求項３の発明の電子文書分類システム
は、請求項２のシステムにおいて、入力フォームおよび
基準テーブルが電子文書の種類に従って設けられ、得点
カウント手段が、該電子文書の種類に従って得点を求め
るよう構成されている。

【００１０】この発明によると、複数の種類の電子文書
を受信した場合でも、それぞれの種類ごとに電子文書に
得点付けが実行されて優先順位が付与されるので、電子
文書を効率よく処理することができる。

【００１１】請求項４の発明の電子文書分類システム
は、請求項２のシステムにおいて、公開ウェブサーバは
外部に設置されており、電子文書分類システムは、公開
ウェブサーバと通信する内部設置サーバを備えており、
ユーザによって送信された電子文書は公開ウェブサーバ
において受け取られ、公開ウェブサーバにおいて受け取
られた電子文書が予め決められた量だけ蓄積されたと
き、または予め決められた時間が経過したとき、電子文
書が前記内部設置サーバに転送されるよう構成されてい
る。

【００１２】この発明によると、電子文書は、公開ウェ
ブサーバにおいて一旦蓄積された後に内部設置サーバに
転送されるので、内部設置サーバのセキュリティを確保
することができる。

【００１３】請求項５の発明の電子文書分類システム
は、請求項１のシステムにおいて、受け取った電子文書
に対する印刷要求に応答して、該電子文書に含まれるデ
ータを予め決められたサイズの紙面に適合するよう配置
し、電子文書に添付ファイルが含まれるときは、該添付
ファイルを紙面の所定の位置に展開する編集手段を備え
るという構成をとる。

【００１４】紙面のサイズに適合するよう電子文書のデ
ータが配置され、さらに添付ファイルも自動的に展開さ
れるので、電子文書を見やすい形式で閲覧することがで
きる。

【００１５】請求項６の発明の電子文書分類システム
は、請求項１のシステムにおいて、自動判定手段によっ
て求められた優先順位に従って電子文書を採用するかど
うか判断する処理が実行されたことに応答して、採用す
る場合には、予め決められた採用メールの電子メール・
テンプレートを抽出し、該テンプレートに従って採用を
通知する電子メールを作成してユーザに送信し、採用し
ない場合には、予め決められた不採用メールの電子メー
ル・テンプレートを抽出し、該テンプレートに従って不
採用を通知する電子メールを作成してユーザに送信する
送信手段を備えるという構成をとる。

【００１６】この発明によると、予め採用／不採用のた
めの電子メール・テンプレートが用意されているので、
該テンプレートのパラメータに必要なデータを設定し、
採用／不採用の電子メールを自動的に作成して送信する
ことができる。

【００１７】請求項７の発明の電子文書分類システム
は、請求項１のシステムにおいて、電子文書に含まれる
項目のそれぞれについての得点が合計された得点カウン
タの値および優先順位を格納する判定結果データベース
を備えており、前記格納された優先順位に従って電子文
書を処理する内部処理の実行に応答して、該内部処理に
関連するデータが前記判定結果データベースに格納され
るよう構成されている。

【００１８】この発明によると、自動判定の結果が記憶
されるので、自動判定を行った後、自動判定の結果を照
会しながら電子文書を処理することができる。さらに内
部処理に関連するデータが記憶されるので、電子文書に
対する処理の履歴等を容易に管理することができる。

【００１９】

【発明の実施の形態】次に、図面を参照してこの発明の
実施の形態を説明する。図１は、この発明の一実施例の
電子文書分類システムの全体的な構成を示すブロック図
である。システム３０は、Ｘ社の社内ネットワーク・シ
ステムを示す。この例では、社内ＬＡＮによって構成さ
れたイントラネット３１にＸ社の複数のパーソナルコン
ピュータ３２が接続されており、それぞれのパーソナル
コンピュータ３２から内部設置サーバ３３にアクセスす
ることができる。

【００２０】システム３０は、ファイアウォール３５お
よび専用線３６を介して、企業Ｘの社外に設けられた外
部設置サーバ２１に接続されている。ファイアウォール
は、パケットの選別機能を持つルータであり、パケット
ヘッダに含まれる送信元ホストアドレス、宛先ホストア
ドレス、およびプロトコルの種別などの情報を用いて、
パケットの選別を行う。この実施例では、ファイアウォ
ール３５は、サーバ２１から社内システム３０の内部設
置サーバ３３に向けられた送信を通し、その他の来信す
る通信は拒絶するよう設定されている。

【００２１】外部設置サーバ２１は、コンピュータ会社
が運営するサーバであり、Ｘ社からの委託を受けてＸ社
のホームページを、インターネット２０を介して多数の
ユーザに提供する。この実施例では、Ｘ社のホームペー
ジは、一般のエンド・ユーザ向けの会社案内、製品紹介
などの一般用のページ、および特定の取引先とのデータ
の送受信を行うための業務用のページを含んでいる。こ
れらのページは、Ｘ社において作成され、Ｘ社の内部設
置サーバ３３から公開ウェブサーバ２２にアップロード
されている。

【００２２】業務用のページは、Ｘ社が発行するＩＤ
（識別コード）および登録されたパスワードを持つ者だ
けがアクセスすることができるよう設定されている。取
引先１がＸ社のホームページにアクセスすると、Ｘ社の
ホームページのトップページが表示され、そのページに
は、業務用のページに入るためのボタンが設けられてい
る。このボタンをクリックすることにより、「ＩＤ」お
よび「パスワード」を入力するフォームページが表示さ
れる。取引先１は、Ｘ社によって専用に発行されたＩＤ
およびパスワードをそれぞれのフィールドに入力し、
「送信」ボタンをクリックする。これ以降、取引先１の
パーソナルコンピュータ上のブラウザと、公開ウェブサ
ーバ２２とのデータの送受信は、ＳＳＬ（Secure Socke
ts Layer）を用いた暗号化技術が使用される。

【００２３】ＩＤおよびパスワードが公開ウェブサーバ
２２に送られると認証が実行され、認証に合格すると、
業務用のメインページのＨＴＭＬ文書が取引先１のブラ
ウザに送られ、画面に表示される。ＩＤおよびパスワー
ドの送信および認証は、インターネットにおいて広く使
われている技術なので、これ以上の説明は省略する。

【００２４】図２は、この発明の一実施例として、電子
文書分類システムのより詳細な構成を示すブロック図で
ある。この実施例では、Ｘ社がそれぞれの取引先に依頼
した見積もり案件Ａに対し、それぞれの取引先がＸ社に
見積もり提案を送信し、Ｘ社は、受け取ったそれぞれの
取引先の見積もり提案を自動的に判定して優先順位を付
与する電子文書分類システムを例にとって説明する。し
かしながら、この発明の電子文書分類システムは、様々
な種類の電子文書に適用することができる。

【００２５】以下、Ｘ社が取引先から電子的に受信する
見積もり提案のデータを、「見積もりデータ」と呼ぶ。
わかりやすくするため、取引先１には、ＩＤとして取引
先コード「111111」が付与されており、見積もり案件Ａ
には、見積もり案件を識別する見積もり案件コード「12
3456」が付与されていると仮定する。

【００２６】前述したように、取引先１のパーソナルコ
ンピュータ上には、インターネットを介してデータの送
受信を行うブラウザ２が備えられており、取引先１は、
ブラウザ２を介してＸ社の業務用のページにアクセスす
ることができる。

【００２７】公開ウェブサーバ２２には、入力フォーム
ファイル２５および一時記憶用の入力データベース２４
（以下、データベースをＤＢという）が設けられてい
る。入力フォームファイル２５には、予め決められた文
書の種類ごとに入力フォームが予め格納されており、こ
れには、取引先１が見積もりデータを入力するための入
力フォームも含まれる。入力ＤＢ２４は、取引先１から
受信した見積もりデータを一時的に格納する。

【００２８】Ｘ社の内部設置サーバ３３には、公開ウェ
ブサーバ２２から受信した見積もりデータを格納する見
積もり受付ＤＢ４１、見積もりデータを判定するための
予め決められた基準を格納する判定基準テーブル４２、
付与すべき得点を格納する得点テーブル４８、それぞれ
の取引先ごとの得点を記憶する取引先得点カウンタ４
３、見積もりデータを判定した結果を格納する判定結果
ＤＢ４４、取引先に送信される電子メールのテンプレー
ト、および見積もりデータや判定結果の内容を印刷する
際に用いる印刷テンプレートを格納するテンプレートフ
ァイル４７が設けられている。

【００２９】図３に、見積もり受付ＤＢ４１のデータ構
造およびデータの例を示す。見積もり受付ＤＢ４１は、
見積もり案件および取引先ごとに見積もりデータを格納
する。ここでは、簡略化のため、見積もりデータとし
て、提案数量、提案投資額、提案材料および提案コスト
のみ示しているが、他の項目を含めることもできる。ま
た、それぞれのフィールドに示される数値は、単なる例
示にすぎない。

【００３０】判定基準テーブル４２は、この実施例で
は、見積もり条件テーブル５１、コスト基準テーブル５
２、取引先テーブル５３および判定テーブル５４から構
成される。図４に、これらのテーブルのデータ構造の例
を示すが、これらの図で示される数字は単なる例示にす
ぎない。

【００３１】図４の（ａ）は、見積もり条件テーブル５
１のデータ構造およびデータの例を示す。見積もり条件
テーブル５１は、見積もり案件ごとに目標数量、目標材
料および目標投資額のフィールドを備え、それぞれのフ
ィールドには予め値が設定されている。目標数量は、該
見積もり案件が目標とする数量（たとえば、見積もり案
件の対象が部品ならば、その部品の個数）を示す。目標
材料は、該見積もり案件で要求される材料の種類（たと
えば、樹脂）または材料名を示す。図に示されるよう
に、この実施例では特定の材料の種類を示すコード（M1
00）が設定されている。目標材料は、複数設定すること
ができる。一方、目標材料は必ずしも指定する必要はな
く、その場合には目標材料フィールドはブランクのまま
である。目標投資額は、該見積もり案件に含まれるそれ
ぞれの項目にかかる費用の目標値を示す。たとえば、該
見積もり案件が特定の部品についてのものである場合、
該部品の見積もり単価の内訳、すなわち材料費、加工
費、管理費などのそれぞれの項目にかかる費用の目標値
を示す。このように、それぞれの項目について目標投資
額を設定することもできるが、これらそれぞれの項目に
かかる費用の合計値を目標投資額として設定してもよ
い。この実施例では、後者を採用する。

【００３２】図４の（ｂ）は、コスト基準テーブル５２
のデータ構造およびデータの例を示す。コスト基準テー
ブル５２は、見積もり案件ごとに現行コストおよび目標
コストのフィールドを備え、それぞれのフィールドには
予め値が設定されている。現行コストは、見積もり案件
に対応する製品等がすでに存在する場合の、該製品等の
仕様に基づくコストである。たとえば、既存の製品をさ
らに改良するため、現行仕様を改良した新たな仕様を公
開してそれぞれの取引先に見積もりを依頼する場合、現
行コストは、この既存の製品の仕様に基づくコストであ
る。全くの新規の仕様に基づく見積もり案件であって、
現行に対応する製品等が存在しない場合には、現行コス
トの値を設定しなくてもよい。目標コストは、今回の見
積もり案件において目標とするコストである。たとえば
該見積もり案件が特定の部品についてのものならば、該
部品の見積もり単価の目標値を示す。

【００３３】図４の（ｃ）は、取引先テーブル５３のデ
ータ構造およびデータの例を示す。取引先テーブル５３
は、取引先ごとに、既存／新規、他社納入実績および業
界ランキングのフィールドを備え、それぞれのフィール
ドには予め値が設定されている。たとえば、既存／新規
フィールドには、既存の取引先ならば値１が設定され、
新規の取引先ならば値０が設定される。他社納入実績フ
ィールドには、該取引先に他社納入実績があれば値１が
設定され、なければ値０が設定される。これはまた、他
社納入実績の数に従って設定する値を変えるようにして
もよい。業界ランキングフィールドには、業界における
ランキングがそのまま値として設定される。したがっ
て、図のデータ例では、取引先コード「111111」の取引
先は、既存の取引先であり、他社納入実績があり、業界
ランキングが３位であることを示す。

【００３４】図４の（ｄ）は、判定テーブル５４のデー
タ構造およびデータの例を示す。判定テーブル５４は、
見積もり案件ごとに目標得点フィールドを備え、目標得
点フィールドには予め値が設定されている。この例で
は、見積もり案件コード「123456」には「３０」点の目
標得点が設定されている。

【００３５】図５は、得点テーブル４８のデータ構造お
よびデータの例を示す。得点テーブル４８は、付与され
るべき得点を格納する。たとえば、見積もりデータの提
案コストが、コスト基準テーブルの目標コストより小さ
ければ、付与される得点が１０であることを示す。得点
は、たとえば提案コストが目標コストの１．１倍以内な
らば、付与すべき得点を３点とするというように、見積
もりデータのフィールド値と、対応する基準テーブルの
フィールド値との差に応じて、付与すべき得点を変更す
るようにしてもよい。また、この実施例では、得点テー
ブルを参照することにより得点を求めるが、これらの付
与すべき得点を上記基準テーブルのそれぞれに格納する
こともでき、または得点を求めるプログラムの中に変数
として設定するようにしてもよい。

【００３６】図６は、判定結果ＤＢ４４のデータ構造の
例を示す。判定結果ＤＢ４４は、見積もり案件および取
引先ごとに、取引先の見積もりデータを格納する見積も
りデータフィールド群、自動判定部４５によって判定さ
れた結果を格納する自動判定フィールド群、および内部
処理部４６によって判定された結果を格納する内部処理
フィールド群を含んでいる。見積もりデータフィールド
群は、見積もり受付ＤＢ４１に格納される見積もりデー
タに対応する（図３参照）。

【００３７】自動判定フィールド群の「総合得点」フィ
ールドには、見積もりデータのそれぞれのフィールドに
付与された得点を合計した総合得点が格納される。「順
位」フィールドは、見積もりデータに付与された優先順
位を示す。「推薦フラグ」フィールドは、１が設定され
ていれば、見積もり案件に対して推薦される見積もり提
案であることを示す。「要調査フラグ」は、１が設定さ
れていれば、その取引先についてさらなる調査を必要と
することを示す。「不採用フラグ」フィールドは、１が
設定されていれば、見積もり条件およびコストの面から
見積もり提案が不採用になったことを示す。

【００３８】内部処理フィールド群に含まれる「最終採
用フラグ」フィールドは、１が設定されていれば、見積
もりデータが最終的に採用されたことを示し、「最終判
定フラグ」フィールドは、１が設定されていれば、見積
もりデータに対してすべての判定が完了したことを示
す。

【００３９】図６の（ｂ）は、図６の（ａ）の内部処理
フィールド群に含まれる内部処理フィールドの詳細を示
す。内部処理フィールドは、この実施例では、Ｐ１処理
フィールド群〜Ｐ７処理フィールド群を含む。ここで、
Ｐｎ（ｎは整数）は、Ｘ社が自動判定で得られた優先順
位に従って、取引先からの見積もり提案を内部的に処理
する処理段階を識別する記号であり、任意の記号を使用
することができる。また、この処理段階をいくつ設ける
かも任意である。この実施例では、この内部的な処理
は、担当者が画面と対話しながら実行される。

【００４０】この例では、それぞれの処理段階における
フィールド群には、作業種別（承認、変更または送
信）、担当者、実行日、内部コメントおよび返信コメン
トを含む。作業種別の「承認」は、担当者による見積も
りデータの承認を示し、「変更」は、担当者による自動
判定結果の変更を示し、「送信」は、担当者による取引
先への見積もりデータの採用／不採用を通知する電子メ
ールの送信を示す。また、内部コメントは、Ｘ社の内部
の管理のために残されるコメントであり、返信コメント
は、取引先への上記電子メールの本文に挿入されるコメ
ントを示す。

【００４１】図２に戻り、テンプレートファイル４７に
は、見積もり提案の採用／不採用を取引先に通知する電
子メールのテンプレート、および見積もりデータの内
容、自動判定の結果および内部処理の結果を所定のサイ
ズの紙面に印刷するための印刷テンプレートを格納す
る。

【００４２】図７に、取引先に送信される不採用の電子
メール・テンプレートを示す。テンプレートは、宛先７
１、サブジェクト７２および本文７３から構成され、こ
こで、“$”はパラメータを示し、ここに、電子メール
を作成するときに実際のデータが挿入される。たとえ
ば、本文７３の$codeには、判定結果ＤＢ４４から読み
出された見積もり案件コードが挿入される。

【００４３】図８に、取引先の見積もりデータおよび自
動判定結果をＡ４サイズの紙に印刷するときの印刷テン
プレートを示す。上記と同様に、“$”はパラメータを
示し、ここに、印刷するときに実際のデータが挿入され
る。たとえば、$tcodeには、判定結果ＤＢ４４から読み
出された取引先コードが挿入される。

【００４４】図２を参照して、この実施例における電子
文書分類システムの動作について説明する。取引先１
は、ブラウザ２を使用してＸ社の業務用のページにアク
セスし、さらにそこから、見積もり案件に対する入力フ
ォームのページにアクセスする。このとき、公開ウェブ
サーバ２２は、入力フォームファイル２５から見積もり
提案書用の入力フォームを抽出して、ブラウザ２に送信
する。図１９に、見積もり提案書用の入力フォームの例
を示す。図１９の（ｂ）の画面１９１は、図１９の
（ａ）の画面１９０を下にスクロールした状態の画面を
示す。取引先１は、専用に発行されたＩＤ（取引先コー
ド）、自身の名称、および提案する見積もり案件コード
をフィールド１９２にそれぞれ入力し、さらに自身の提
案する見積書の内容を、見積もりデータフィールド１９
３に入力する。このとき、フィールド１９５に示される
ように、添付ファイルを指定して送信することもでき、
添付ファイルには画像データ（動画を含む）を含めるこ
ともできる。さらに、添付ファイルを複数指定すること
もできる。

【００４５】取引先１は、見積もりデータを入力した
後、送信ボタン１９６をクリックする。こうして、それ
ぞれのフィールドに入力された見積もりデータは、イン
ターネット２０を介して公開ウェブサーバ２２に送信さ
れる。

【００４６】Ｘ社からＩＤおよびパスワードがまだ発行
されていない新規の取引先については、入力フォームフ
ァイル２５に新規取引先用の入力フォームが格納されて
おり、この入力フォームには、図１９に示されるフィー
ルドの他に、取引先の名称、住所、電話番号および実績
などを入力するためのフィールドが設けられている。こ
のように、新規取引先であっても、見積もり案件に対す
る見積もりデータをＸ社に送信することができる。

【００４７】見積もりデータを入力するためのページ
は、ブラウザからの入力を可能にするフォーム形式のＨ
ＴＭＬ文書で作られており、ブラウザからの入力は、Ｐ
ＯＳＴコマンドにより、ＭＩＭＥ（Multipurpose Inter
net Mail Extensions）データとして公開ウェブサーバ
２２のＣＧＩ（Common Gateway Interface）プログラム
に送られる。ＣＧＩプログラムは、公開ウェブサーバに
設けられる、標準的なクライアント／サーバ間のインタ
ーフェース機能である。こうして、ＣＧＩプログラム
は、取引先１から受信した見積もりデータを入力ＤＢ２
４に格納する。

【００４８】入力データ抽出部２３は、予め決められた
量の見積もりデータが入力ＤＢ２４に蓄積されると、ま
たは予め決められた時間（たとえば、３０分）が経過す
ると、入力ＤＢ２４に格納された見積もりデータを抽出
し、内部設置サーバ３３に転送する。このように、公開
ウェブサーバ２２をＸ社の社外に設けて、取引先１から
受信したデータを一旦公開ウェブサーバ２２に蓄積する
ことにより、Ｘ社の内部設置サーバのセキュリティが確
保されるようにするのが好ましい。

【００４９】入力データ抽出部２３から送信された見積
もりデータは、Ｘ社の内部設置サーバ３３に設けられた
見積もり受付ＤＢ４１に格納される。自動判定部４５
は、見積もり案件ＤＢ４１に格納された見積もりデータ
に含まれるそれぞれのフィールドの値を読み出し、該フ
ィールド値と、判定基準テーブル４２に格納された、該
フィールドについて予め決められた基準とを比較する。
該比較結果に基づいて得点テーブル４８から得点を求
め、該得点を得点カウンタ４３に加算する。その後、そ
れぞれのフィールドについて求められた得点が合計され
た得点カウンタ４３の値に基づいて、見積もりデータに
優先順位を付与する。自動判定部４５は、こうして判定
した結果を、判定結果ＤＢ４４の自動判定フィールド群
に格納する。

【００５０】内部処理部４６は、見積もりデータおよび
自動判定部４５によって判定された結果を画面に表示す
ることができる。また、内部処理部４６は、テンプレー
トファイル４７に格納された印刷テンプレートに従っ
て、見積もりデータおよび／または判定結果を紙面に印
刷することができる。

【００５１】こうして、担当者は、見積もりデータおよ
び自動判定結果を画面および紙面で参照しながら、見積
もりデータの採用の有無を決定する。このとき、内部処
理部４６は、担当者による画面からの指示に応答して、
自動判定の結果を変更することもできる。担当者によっ
て決定された見積もりデータの採用の有無は、判定結果
ＤＢ４４の最終採用フラグに格納される。

【００５２】さらに、内部処理部４６は、担当者による
画面からの指示に応答して、テンプレートファイル４７
から抽出した電子メールのテンプレートを使用して採用
／不採用を通知する電子メールを作成し、送信すること
ができる。送信された電子メールは、メールサーバ（公
開ウェブサーバ２２に備えることができる）に送られた
後、それぞれの取引先に配信される。または、取引先が
ユーザＩＤおよびパスワードを入力することによりアク
セスすることができる特定のページに、採用／不採用の
メッセージを表示させるようにしてもよい。

【００５３】このように、自動判定部４５によって求め
られた優先順位だけでは適切な見積もり提案を選択する
ことができない場合もあるので、内部処理を実行するこ
とにより、優先順位の高い順に見積もりデータを参照し
ながら、最終的に採用すべき見積もり提案を決定するこ
とができるようにする。内部処理部４６は、見積もりデ
ータに対する内部処理の履歴を、判定結果ＤＢ４４の内
部処理フィールドに格納する。

【００５４】次に、図９〜図１３を参照して、自動判定
部４５によって実行される見積もりデータを自動的に判
定するプロセスを説明する。図９は、このプロセス全体
のフローチャートを示す。このプロセスは、たとえばＸ
社のユーザが、自動判定を行うよう画面から指示するこ
とにより（たとえば、自動判定のチェックボックスに印
をつけて、内部設置サーバ３３に送信することができ
る）、起動することができる。または、たとえば見積も
り提案の提出締め切り日が経過したときに自動的にこの
プロセスを起動するようにしてもよい。

【００５５】ステップ９１において、不採用フラグ、推
薦フラグ、要調査フラグ、最終採用フラグ、最終判定フ
ラグ、総合得点および順位をゼロに初期化する。ステッ
プ９２に進み、見積もり条件チェックルーチン（図１
０）を実行する。見積もり条件チェックルーチンを実行
した結果、不採用フラグに１が設定されていれば（９
３）、テンプレートファイルから不採用の電子メール・
テンプレートを抽出し、該テンプレート上のパラメータ
に必要なデータを挿入して（たとえば、図７に示される
ように、宛先のパラメータ$addressには、取引先の電子
メールアドレスを挿入する）不採用メールを作成し、送
信する（９９）。

【００５６】ステップ９３において、不採用フラグに１
が設定されていなければ、コストチェックルーチン（図
１１）を実行する（９４）。コストチェックルーチンを
実行した結果、不採用フラグに１が設定されていれば
（９５）、上記のようにして不採用メールを作成し、送
信する（９９）。

【００５７】ステップ９５において、不採用フラグに１
が設定されていなければ、取引先チェックルーチン（図
１２）を実行し（９６）、さらに自動判定ルーチンを実
行する（９７）。取引先の総合得点の大きい順に優先順
位を付与する（９８）。これは、見積もり案件に対する
すべての取引先について自動判定を完了した後に行われ
るのが好ましい。その後、自動判定によって得られた結
果を内部処理するため、内部処理ルーチン１００（図１
４〜図１８）を実行する。

【００５８】図１０は、図９の見積もり条件チェックル
ーチンのフローチャートを示す。ステップ１０１におい
て、見積もり受付ＤＢ４１にアクセスし、たとえば見積
もり案件コードが「123456」であり、取引先コードが
「111111」である見積もりデータを読み出す。この見積
もりデータの提案数量フィールドの値を抽出し、見積も
り条件テーブル５１に予め格納された目標数量と比較す
る。提案数量が目標数量より少なければ、見積もり案件
Ａの条件を満たさないので、不採用フラグに１を設定す
る（１０７）。提案数量が目標数量以上ならば、得点テ
ーブル４８から得点（５点）を抽出し、この取引先に設
けられた取引先得点カウンタ４３に該得点を加算する
（１０２）。

【００５９】ステップ１０３に進み、ステップ１０１と
同様にして、見積もりデータの提案材料フィールドの値
を抽出し、見積もり条件テーブル５１に予め格納された
目標材料と比較する。提案材料が目標材料と一致しなけ
れば、見積もり案件Ａの条件を満たさないので、不採用
フラグに１を設定する（１０７）。提案材料が目標材料
と一致すれば（目標材料が複数ある場合には、それらの
うちの１つに一致すればよい）、得点テーブル４８から
得点（５点）を抽出し、該得点を取引先得点カウンタ４
３に加算する（１０４）。ここで、目標材料が指定され
ていない場合は、そのままステップ１０４に進む。

【００６０】上記提案材料と目標材料の比較において、
提案材料が、目標材料で指定された材料の種類に含まれ
る、または同等のものと判断されれば、ステップ１０４
に進むようにしてもよい。例をあげると、材料の種類に
従って予め材料コードを定義する。たとえば、樹脂をコ
ードM100とし、該樹脂に含まれるリサイクル樹脂はM101
とし、セラミック樹脂はM102とする。この場合、目標材
料がM100で、提案材料がM101またはM102ならば、該提案
材料は目標材料に一致すると判断することができる。こ
のような形態では、予め材料コードを定義したテーブル
をメモリに設け、該テーブルを参照することにより、提
案材料が目標材料に一致するかどうか判断するのが好ま
しい。

【００６１】ステップ１０５に進み、見積もりデータの
提案投資額フィールドの値を抽出し、見積もり条件テー
ブル５１に予め格納された目標投資額と比較する。提案
投資額が目標投資額以上ならば、見積もり案件に対する
投資額が満たされていないと判断し、不採用フラグに１
を設定する（１０７）。提案投資額が目標投資額より小
さければ、得点テーブル４８から得点（１０点）を抽出
し、該得点を取引先得点カウント４３に加算し（１０
６）、このルーチンを抜ける。

【００６２】図１１は、図９のコストチェックルーチン
のフローチャートを示す。ステップ１１１において、見
積もりデータの提案コストフィールドの値を抽出し、コ
スト基準テーブル５２の現行コストと比較する。提案コ
ストが現行コスト以上ならば、現行よりコストが高い提
案であることを示すので、不採用フラグに１を設定する
（１１４）。

【００６３】提案コストが現行コストより小さければ、
提案コストを、コスト基準テーブル５２の目標コストと
比較する（１１２）。提案コストが目標コスト以上なら
ば、見積もり案件の目標コストを満たさないので、不採
用フラグに１を設定する（１１４）。提案コストが目標
コストより小さければ、取引先テーブル４８から得点
（１０点）を抽出し、該得点を取引先得点カウンタ４３
に加算し、このルーチンを抜ける。

【００６４】図１２は、図９の取引先チェックルーチン
のフローチャートを示す。ステップ１２１において、取
引先コード「111111」をキーとして取引先テーブル５３
を検索し、該取引先コードの既存／新規フィールドの値
を読み出す。該フィールド値が１ならば（これは、既存
の取引先であることを示す）、得点テーブル４８から得
点（５点）を抽出し、該得点を取引先得点カウンタ４３
に加算する。該フィールド値がゼロならば（これは、新
規の取引先であることを示す）、得点テーブル４８から
得点（３点）を抽出し、該得点を取引先得点カウンタ４
３に加算する。

【００６５】ステップ１２２において、該取引先の他社
納入実績フィールドの値を読み出し、該フィールド値が
１ならば（これは、他社納入実績があることを示す）、
得点テーブル４８から得点（５点）を抽出し、該得点を
取引先得点カウンタ４３に加算する。該フィールドの値
がゼロならば（これは、他社納入実績がないことを示
す）、得点テーブルから得点（３点）を抽出し、該得点
を取引先得点カウンタ４３に加算する。

【００６６】ステップ１２３において、取引先コードの
業界ランキングフィールドの値を抽出し、該フィールド
値に基づいて得点テーブル４８から得点を求め、該得点
を取引先カウンタ４３に加算する。たとえば、図４の
（ｃ）に示されるように該取引先の業界ランキングのフ
ィールド値が「３」ならば、得点テーブル４８から得点
は「１０」点と求められる。

【００６７】ステップ１２４に進み、ステップ１２１〜
１２３において加算された得点の合計が、予め決められ
た取引可能得点（たとえば、１０点）に達しているかど
うか判断する。取引可能得点は、プログラムの中で予め
設定しておくことができる。取引可能得点に達していな
ければ、その取引先についてさらに詳細に調査すべきな
ので、要調査フラグに１を設定し（１２５）、このルー
チンを抜ける。取引可能得点に達していれば、そのまま
このルーチンを抜ける。

【００６８】図１３は、図９の自動判定ルーチンのフロ
ーチャートを示す。ステップ１３１において、取引先得
点カウンタ４３の値（すなわち、見積もりデータのそれ
ぞれのフィールドについての得点が合計された総合得
点）を、判定テーブル５４に格納された見積もり案件の
目標得点と比較する。得点カウンタ４３の値が目標得点
以上ならば、推薦フラグに１を設定し（１３２）、この
ルーチンを抜ける。得点カウンタ４３の値が目標得点よ
り小さければ、推薦フラグに１を設定することなく、こ
のルーチンを抜ける。こうして、推薦フラグに１が設定
された取引先の見積もりデータを抽出することにより、
Ｘ社の見積もり案件Ａに合致する取引先および該取引先
の見積もり提案を簡単に選択することができる。

【００６９】図１４は、図９の内部処理ルーチンのフロ
ーチャートを示す。内部処理ルーチンは、内部処理部４
６（図２）により実行される。Ｘ社の担当者が、たとえ
ば見積もり案件Ａ（見積もり案件コード「123456」）に
対する見積もり提案一覧の画面にアクセスしたとき、こ
のルーチンに入る。ここで、見積もり提案一覧の画面
は、自動判定部４５によって付与された優先順位の高い
順に表示される。こうして、担当者は、優先順位の高い
順に、以下に述べるようにして見積もり提案を処理する
ことができる。

【００７０】ステップ１４１において、見積もり提案一
覧の画面から、取引先コード「111111」を有する取引先
の見積もり提案が選択されたとき（たとえば、担当者に
よるクリックによって）、該取引先の見積もりデータの
照会画面を表示する（１４２）。

【００７１】図２０に、照会画面の表示例を示す。画面
２００には、取引先が提案した数量、投資額、材料およ
びコスト、該取引先に関する取引先テーブル５３の内容
が表示されている（２０１）。担当者は、「添付ファイ
ルを見る」２０２をクリックすることにより、見積もり
提案に添付されたファイルの内容を閲覧することができ
る。また、画面２００には、自動判定部４５が判定し
た、見積もりデータのそれぞれの項目に付与された得
点、推薦フラグ、要調査フラグおよび不採用フラグの
値、該見積もり提案の総合得点および順位が表示されて
いる（２０１、２０５、２０３）。なお、画面２００に
は、取引先の見積もりデータに含まれるその他の項目を
表示させることもできるのは当然である。

【００７２】ステップ１４３において、画面２００の下
方にある「承認画面へ」がクリックされたかどうか判断
し、クリックされたならば、承認実行ルーチン（図１
５）を実行する（１４４）。クリックされなければ、同
じく画面２００の下方にある「変更画面へ」がクリック
されたかどうか判断し（１４５）、クリックされたなら
ば、変更実行ルーチン（図１６）を実行する（１４
６）。「変更画面へ」がクリックされなければ、同じく
画面２００の下方にある「印刷画面へ」がクリックされ
たかどうか判断し（１４７）、クリックされたならば、
印刷実行ルーチン（図１７）を実行する（１４８）。

【００７３】図１５は、承認実行ルーチンのフローチャ
ートを示す。ステップ１５１において、図６を参照して
説明したように、何らかの内部処理（たとえば、承認、
変更、送信）がすでに実行されて、それに関連するデー
タが内部処理フィールドに格納されていれば、それを処
理履歴データとして抽出する。その後、承認画面を表示
する（１５２）。

【００７４】図２１に、承認画面の表示例を示す。画面
２１０は、見積もり案件コード「123456」に対する取引
先コード「111111」の見積もり提案について承認を実行
するための画面である。画面２１０には、ステップ１５
１において抽出された処理履歴データの一覧が表示され
ている（２１１）。この処理履歴データのうちの１つを
クリックすることにより、その処理において担当者がコ
メントした内容を閲覧することができる。

【００７５】承認作業の担当者は、該見積もり提案を承
認するとき、領域２１２に表示される名前、月／日、内
部コメントおよび返信コメントのフィールド欄にデータ
を入力する。さらに、この承認が最後の判定ならば、最
終判定のチェックボックス（２１３）に印をつける。

【００７６】図１５に戻り、ステップ１５３において、
承認ボタン２１４がクリックされたならば、承認画面２
１０で入力されたデータを、処理段階の識別記号（たと
えば、Ｐ３）を加えて、判定結果ＤＢ４４の内部処理フ
ィールドに格納する。その後、承認完了メッセージを画
面に表示する（１５５）。

【００７７】ステップ１５３において承認ボタン２１４
がクリックされずに、画面２１０の下方にある「照会画
面へ」がクリックされたならば（１５６）、図２０に示
される照会画面を表示する（１５７）。

【００７８】図１６は、変更実行ルーチンのフローチャ
ートを示す。ステップ１６１において、判定結果ＤＢ４
４の自動判定フィールド群（図６）からデータを抽出
し、変更画面を表示する（１６２）。

【００７９】図２２に変更画面の表示例を示す。画面２
２０には、フィールド２２１が設けられており、ここ
で、自動判定部４５により設定された推薦フラグ、要調
査フラグ、総合得点および順位を変更することができ
る。なお、見積もりデータの項目のそれぞれに対する得
点の変更を実行できるようにしてもよい。

【００８０】さらに画面２２０には「最終採用マークを
設定する／設定しない」のチェックボックス（２２２）
が設けられており、自動判定結果を判断した結果、該取
引先の見積もり提案を最終的に採用する場合には、「設
定する」のチェックボックスに印をつける。変更を実行
する担当者は、上記承認画面２１０と同様に、変更する
担当者の名前等のフィールド（２２３）にデータを入力
する。

【００８１】図１６に戻り、ステップ１６３において、
画面２２０の下方にある変更ボタン２２５がクリックさ
れたならば、画面２２０で入力された内容に基づいて、
判定結果ＤＢ４４の自動判定フィールド群を更新する
（１６４）。また、画面２２０において「最終採用マー
クを設定する」のチェックボックスに印がつけられてい
る場合には（１６５）、判定結果ＤＢ４４の最終採用フ
ィールドに１を設定する（１６６）。その後、変更完了
メッセージを画面に表示する（１６７）。

【００８２】ステップ１６３において変更ボタンがクリ
ックされず、画面２２０の下方にある「照会画面へ」が
クリックされたならば（１６８）、図２０に示される照
会画面を表示する（１６９）。

【００８３】図１７は、送信実行ルーチンのフローチャ
ートを示す。ステップ１７１において、判定結果ＤＢ４
４の自動判定フィールド群、最終採用フィールド、最終
判定フィールドからデータを抽出し、送信画面を表示す
る（１７２）。

【００８４】図２３に送信画面の表示例を示す。画面２
３０には、見積もり案件コード「123456」に対する見積
もり提案の一覧が表示されており、それぞれの取引先の
順位、総合得点、最終採用マークの有無、最終判定マー
クの有無が表示されている（２３１）。この一覧は、優
先順位の高い順に表示される。または、最終採用マーク
がつけられているものを優先して表示させることもでき
る。

【００８５】それぞれの取引先には、「メール作成」チ
ェックボックス２３２が設けられており、個別にメール
を作成するときはこのチェックボックスに印をつける。
さらに、画面２３０には、「全取引先のメール作成にチ
ェックする」ボタン２３３が設けられており、このボタ
ンをクリックすることにより、すべての取引先の「メー
ル作成」チェックボックス２３２に印がつけられる。

【００８６】図１７に戻り、ステップ１７３において取
引先がクリックされたならば、該取引先について図２０
に示される照会画面を表示する（１８０）。ステップ１
７４に進み、「メール作成」ボタン２３４がクリックさ
れたならば、メール作成のチェックボックス２３２に印
がついている取引先コードを抽出し（１７５）、該取引
先コードの電子メールアドレスを取得する（１７６）。
これは、たとえば取引先に関する情報を格納したデータ
ベースにアクセスすることにより取得することができ
る。

【００８７】ステップ１７８に進み、テンプレートファ
イル４７から、採用／不採用メールの電子メール・テン
プレートを抽出する。その後、テンプレート上のパラメ
ータに対応するデータを、たとえば判定結果ＤＢ４４か
ら読み出し、パラメータに値を設定して、電子メールを
作成する（１７８）。電子メールは取引先ごとに作成さ
れる。このとき、最終採用フラグが１に設定され、かつ
最終判定フラグが１に設定されているならば、該取引先
には、採用メールのテンプレートを使用して採用を通知
する電子メールが作成され、それ以外の取引先には、不
採用を通知する電子メールが作成される（１７８）。そ
の後、ステップ１７８で作成した電子メールを送信する
（１７９）。

【００８８】図１８は、印刷実行ルーチンの詳細を示
す。ステップ１８１において、印刷画面を表示する。図
２４に、印刷画面の表示例を示す。画面２４０には、印
刷対象を選択するラジオボタンが表示されている（２４
１）。これらのラジオボタンは複数選択することができ
る。さらに、添付ファイルを印刷する場合には、フィー
ルド２４２に添付ファイル名を入力することができ、そ
うでなければ、すべての添付ファイルが印刷される。ま
た、添付ファイルに動画が含まれる場合には、添付ファ
イル名をフィールド２４２に入力し、さらにどのページ
を印刷するかをフィールド２４３に指定することができ
る。ページを指定しない場合には、省略時値として最初
の画像が印刷される。

【００８９】図１８に戻り、ステップ１８２において、
印刷ボタン２４４がクリックされたならば、選択された
ラジオボタンに従って、判定結果ＤＢ４４からデータを
抽出し（１８３）、さらに選択されたラジオボタンに従
って、テンプレートファイル４７から印刷テンプレート
を抽出する（１８４）。たとえば、画面２４０におい
て、「見積もり提案書」、「添付ファイル」および「自
動判定結果」が選択されたならば、見積もりデータフィ
ールド群および自動判定フィールド群を判定結果ＤＢ４
４から抽出し、見積もりデータおよび自動判定結果のた
めに予め定義された印刷テンプレートをテンプレートフ
ァイル４７から抽出する。

【００９０】ステップ１８５に進み、判定結果ＤＢ４４
から抽出したデータを、印刷テンプレートに従って配置
する。すなわち、図８を参照して説明したように、印刷
テンプレート上のパラメータに、判定結果ＤＢ４４から
抽出されたデータを設定する。こうして、たとえばＡ４
サイズの紙面に適合するよう見積もりデータおよび自動
判定結果が配置されて、印刷が実行される（１８６）。

【００９１】図２５に、印刷した紙面の例を示す。１頁
目には見積もりデータおよび自動判定結果（順位および
総合得点）が印刷され、２頁目以降には添付ファイルが
展開されて印刷される。または、１頁目の任意の位置に
添付ファイルを展開することもでき、添付ファイルがあ
るために２頁に渡ってしまう資料を１頁にすることがで
きる。この場合、添付ファイルの大きさに依存して、該
添付ファイルを１頁目に印刷するか、または２頁目に印
刷するかを判断する。こうすることにより、紙面の空白
を無駄にすることなく、見積もりデータをコンパクトに
参照することができる。さらに、画面２４０において
「内部処理結果」および「内部処理の履歴」が選択され
たならば、以降の頁にこれらのデータが印刷されるよう
にすることができる。

【００９２】このように、画面では、下にスクロールし
ない限り見積もりデータや判定結果の全体を閲覧するこ
とができないが、印刷することにより、紙面のサイズに
適合するようデータが再配置されるので、担当者は、見
積もりデータおよび判定結果を閲覧しやすくなり、それ
らを処理する効率性を向上させることができる。

【００９３】この発明の電子文書分類システムは、見積
もり提案文書だけでなく、様々な種類の文書に適用する
ことができる。この発明の電子文書分類システムを複数
の種類の電子文書に適用する場合、電子文書の種類ごと
に、入力フォームおよび基準テーブルが設けられる。自
動判定部は、電子文書の種類ごとに設けるのが好まし
い。または、自動判定部が、電子文書の種類に依存し
て、付与すべき得点を求めるようにしてもよい。当然な
がら、電子文書の種類に従って得点テーブルを設けるこ
ともできる。電子文書が入力フォームから送信されると
き、電子文書の種類ごとに識別コードを付与するように
すると、容易に電子文書を種類ごとに分類することがで
きる。また、電子文書の種類に従って、電子メール・テ
ンプレートおよび印刷テンプレートを用意することがで
きる。こうして、１つの電子文書分類システムにおい
て、複数の種類の電子文書を同時に自動判定することが
でき、電子文書の処理効率を向上させることができる。

【００９４】

【発明の効果】この発明によると、電子文書に優先順位
が付与されるので、電子文書を効率的に処理することが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の一実施例における電子文書分類シス
テムのネットワーク接続形態の全体を示すブロック図。

【図２】この発明の一実施例における電子文書分類シス
テムの全体を示すブロック図。

【図３】この発明の一実施例における見積もり受付デー
タベースのデータ構造の例を示す図。

【図４】この発明の一実施例における（ａ）見積もり条
件テーブル、（ｂ）コスト基準テーブル、（ｃ）取引先
テーブル、（ｄ）判定テーブルのデータ構造の例を示す
図。

【図５】この発明の一実施例における得点テーブルのデ
ータ構造の例を示す図。

【図６】この発明の一実施例における判定結果データベ
ースのデータ構造の例を示す図。

【図７】この発明の一実施例における不採用を通知する
電子メール・テンプレートの例を示す図。

【図８】この発明の一実施例における印刷テンプレート
の例を示す図。

【図９】この発明の一実施例における自動判定プロセス
全体のフローチャート。

【図１０】この発明の一実施例における見積もり条件チ
ェックルーチンのフローチャート。

【図１１】この発明の一実施例におけるコスト基準チェ
ックルーチンのフローチャート。

【図１２】この発明の一実施例における取引先チェック
ルーチンのフローチャート。

【図１３】この発明の一実施例における自動判定ルーチ
ンのフローチャート。

【図１４】この発明の一実施例における内部処理プロセ
ス全体のフローチャート。

【図１５】この発明の一実施例における承認実行ルーチ
ンのフローチャート。

【図１６】この発明の一実施例における変更実行ルーチ
ンのフローチャート。

【図１７】この発明の一実施例における送信実行ルーチ
ンのフローチャート。

【図１８】この発明の一実施例における印刷実行ルーチ
ンのフローチャート。

【図１９】この発明の一実施例における見積もり案件の
入力フォーム画面の表示例を示す図。

【図２０】この発明の一実施例における照会画面の表示
例を示す図。

【図２１】この発明の一実施例における承認画面の表示
例を示す図。

【図２２】この発明の一実施例における変更画面の表示
例を示す図。

【図２３】この発明の一実施例における送信画面の表示
例を示す図。

【図２４】この発明の一実施例における印刷画面の表示
例を示す図。

【図２５】この発明の一実施例における印刷された見積
もりデータの例を示す図。

【符号の説明】

１取引先２１外部設置
サーバ２２公開ウェブサーバ３３内部設置
サーバ４２判定基準テーブル４３取引先得
点カウンタ４４判定結果データベース４５自動判定
部４６内部処理部４８得点テー
ブル

フロントページの続き (56)参考文献特開平10−187834（ＪＰ，Ａ) 特開平８−106496（ＪＰ，Ａ) 特開平10−269282（ＪＰ，Ａ) 特開平10−261016（ＪＰ，Ａ) 特開2001−250017（ＪＰ，Ａ) (58)調査した分野(Int.Cl.⁷，ＤＢ名) G06F 17/30 G06F 17/60 ＪＩＣＳＴファイル（ＪＯＩＳ)

Claims

(57)【特許請求の範囲】

【請求項１】複数の取引先に見積もりを依頼する見積も
り依頼元のコンピュータに設けられた電子文書分類シス
テムであって、ネットワークを介して接続された前記複数の取引先のコ
ンピュータのそれぞれから、見積もり案件を電子文書と
して受信する受信手段と、前記電子文書に含まれる項目について予め決められた目
標値と、該項目の値に応じて予め決められた得点とを格
納する、記憶装置内に設けられた基準テーブルと、前記複数の取引先のそれぞれについて、該取引先の属性
について評価された得点を格納する、前記記憶装置内に
設けられた取引先テーブルと、前記受信した電子文書に対応して設けられた得点カウン
タと、前記受信した電子文書の項目ごとの値と前記目標値とを
比較し、前記目標値を満たしていない項目を含む電子文
書を不採用と判定する判定手段と、前記判定手段によって不採用と判定されなかった電子文
書のそれぞれについて、該電子文書の項目ごとに、該項
目の値に対応する得点を前記基準テーブルから抽出し、
該得点を、該電子文書に対応する前記得点カウンタに加
算する第１の得点加算手段と、前記判定手段によって不採用と判定されなかった電子文
書のそれぞれについて、該電子文書の送信元である取引
先の属性について評価された得点を前記取引先テーブル
から抽出し、該得点を、該電子文書に対応する前記得点
カウンタに加算する第２の得点加算手段と、前記得点カウンタの値に従って、前記判定手段によって
不採用と判定されなかった電子文書に優先順位を付与す
る優先順位付与手段と、を備える電子文書分類システム。
【請求項２】前記基準テーブルは、さらに、前記電子文
書が満たすべき目標得点を格納しており、前記目標得点以上の値を有する得点カウンタの電子文書
について、推薦フラグをセットする手段と、前記推薦フラグがセットされた電子文書を抽出して出力
する手段と、をさらに備える、請求項１に記載の電子文書分類システ
ム。
【請求項３】前記ネットワークはインターネットであ
り、前記電子文書分類システムは、前記インターネットを介
して前記取引先がアクセスすることのできる入力フォー
ムのページを有する公開ウェブサーバをさらに備えてお
り、前記入力フォームに前記電子文書の内容が入力され、該
入力フォームのページにおける送信ボタンがクリックさ
れることにより、該電子文書が前記公開ウェブサーバ宛
てに送信され、前記公開ウェブサーバにおいて受け取られた前記電子文
書が予め決められた量だけ蓄積されたとき、または該電
子文書が受け取られてから予め決められた時間が経過し
たとき、該電子文書が前記見積もり依頼元のコンピュー
タに転送されて前記受信手段によって受信される、請求
項１に記載の電子文書分類システム。
【請求項４】前記入力フォームおよび前記基準テーブル
が前記電子文書の種類に従って設けられる、請求項３に
記載の電子文書分類システム。
【請求項５】前記受信した電子文書に対する印刷要求に
応答して、該電子文書に含まれるデータを予め決められ
たサイズの紙面に適合するよう配置し、該電子文書に添
付ファイルが含まれるときは、該添付ファイルを前記紙
面の予め決められた位置に展開する編集手段をさらに備
える、請求項１に記載の電子文書分類システム。
【請求項６】前記付与された優先順位に従って前記電子
文書を採用するかどうかを判断する処理が実行されたこ
とに応答して、採用する場合には、予め決められた採用
メールの電子メール・テンプレートを抽出し、該テンプ
レートに従って採用を通知する電子メールを作成して該
電子文書の送信元である取引先に送信し、採用しない場
合には、予め決められた不採用メールの電子メール・テ
ンプレートを抽出し、該テンプレートに従って不採用を
通知する電子メールを作成して該電子文書の送信元であ
る取引先に送信する送信手段をさらに備える、請求項１
に記載の電子文書分類システム。
【請求項７】前記得点カウンタの値および前記優先順位
を格納する判定結果データベースをさらに備えており、前記格納された優先順位に従って前記受信した電子文書
を処理する内部処理の実行に応答して、該内部処理に関
連するデータが前記判定結果データベースに格納され
る、請求項１に記載の電子文書分類システム。