JP2001117977A

JP2001117977A - ワークフローシステム

Info

Publication number: JP2001117977A
Application number: JP29386699A
Authority: JP
Inventors: Takeshi Shimizu; 剛清水; Naoki Hayashi; 直樹林; Tomoji Oguro; 友二大黒
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 1999-10-15
Filing date: 1999-10-15
Publication date: 2001-04-27

Abstract

(57)【要約】【課題】ネットワーク上で、所定業務の文書、情報の
流れを制御し、業務の遂行を支援するワークフローシス
テムにおいて、文書や情報の回付先の指定作業の軽減を
図る。【解決手段】各クライアント部９において、当該クラ
イアントを使用するユーザの文書等の電子情報から、所
定のキー情報を抽出する。ユーザの当該電子情報に対す
る処理、動作から抽出されたキー情報に関し、ユーザ動
作解析部１１で関心の程度である関心指標を算出する。
この関心指標は、関心指標保持部１２に格納され、定期
的にサーバ部１に収集され、関心指標管理部５に保存さ
れる。ある業務に関する情報の回付先は、関心指標を参
照して算出される当該情報に対する個々のユーザの関心
度に基づき、ワークフロー制御部６にて決定される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークを介
して複数のクライアント間で処理される作業の流れを管
理するワークフローシステムに関し、特に、電子文書の
回付先の選定方法に関する。

【０００２】

【従来技術】最近、オフィス業務の遂行にあたり、ネッ
トワークに接続されたサーバ、クライアントシステムを
利用し、文書、情報の交換を行い、作業効率を高める目
的で構築されるグループウェアが広まっている。グルー
プウェアのなかで特に、業務の流れを制御することを目
的に構成されたワークフローシステムが実用化され、オ
フィス作業の効率改善に役立っている。例えば、特開平
１０‐１７７６１０号公報に示されたワークフローシス
テムは、あらかじめ定められた業務処理の流れに従い、
クライアント間で必要なデータ授受を制御することで、
業務の進行を図るものである。この場合、情報は、特定
テンプレートに従った文書として、電子メイルシステム
を利用して回付され、ワークフローが進行する。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、従来のワーク
フローシステムにおいては、最初にワークフローを起動
するユーザがあらかじめすべての回付先を指示するか、
文書が回付されてきたときに、規定集などの情報を参照
しながら次の回付先を指定しなければならない。このた
め、回付先の情報収集に多大な時間を費やさなければな
らず、効率のよいワークフロー遂行が困難であった。

【０００４】本発明は、このような問題を解決すること
を目的になされたものであり、ネットワークを介して、
情報、文書を回付することによりワークフローを実行す
る際、実行しようとしているワークフローに関連する業
務およびワークフローの特定のステップに関心の高いあ
るユーザ群を回付先とすることで、効率のよいワークフ
ローシステムを提供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明は、前述の課題を
解決するためになされたものであり、ネットワークを介
して接続されたサーバコンピュータ、クライアントコン
ピュータより構成され、作業および情報の流れを管理
し、必要に応じて情報を配信するワークフローシステム
であって、ユーザごとに、キー情報に対する関心指標を
管理する関心指標管理部と、処理中の情報に関するユー
ザごとの関心度を前記関心指標に基づき算出する関心度
算出部と、前記関心度に基づき、情報の回付先を決定す
る回付先決定部と、を有している。この構成によれば、
回付元のユーザが回付先ユーザを選択する作業を軽減す
ることができる。

【０００６】さらに、前記関心指標管理部は、ユーザが
閲覧している文書からキー情報を抽出するキー情報抽出
部と、キー情報抽出の対象の文書に対するユーザの動作
に基づき、前記キー情報ごとに関心指標を算出する関心
指標算出部と、前記キー情報と、当該キー情報に対応し
て算出された前記関心指標を、ユーザごとに記憶する関
心指標記憶部と、を有するものとすることができる。こ
の構成によれば、ユーザごとにキー情報に関する関心指
標が算出され、関心指標のデータを順次更新することも
できる。さらに、回付先ユーザにかかる前記関心指標の
データの更新は、回付文書が閲覧されたときに行うこと
ができる。

【０００７】さらに、文書回付時に、前記算出された関
心度に応じて、回付文書に優先フラグを付与する優先度
付与部を有するものとすることができる。また、文書回
付時に、前記算出された関心度に応じて、回付文書に閲
覧の要請の程度の情報、例えばＴｏ，ＣＣ，ＢＣＣなど
を付与する閲覧要請付与部を有するものとすることもで
きる。この構成によれば、ユーザは受け取った回付情報
に関し、どのくらい自分との関連が深いか、その情報の
内容を開かなくても確認できる。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態（以下
実施形態）を図面に従って説明する。図１は本実施形態
に係るワークフローシステムの構成例を示すブロック図
である。このワークフローシステムは、ワークフローサ
ーバ部１を実現する計算機、クライアント部９を実現す
る各ユーザの計算機、その他クライアントサーバ間のメ
イルなどの電子情報の転送ルートを決定するプログラム
が実行される計算機等がデータ伝送路に接続されてなる
ネットワークシステムにおいて実現されるものである。

【０００９】ワークフローサーバ部１は、業務に必要な
作業、情報および文書の流れの制御を行い、その情報や
文書の一部をメイルにより配信、回付を行う。イベント
情報保持部２は、実行中のすべてのワークフローに対
し、ワークフローの開始日時、ワークフロー開始者、ワ
ークフローでの文書回付者リストあるいは、ワークフロ
ーの各工程における状態を格納する。ワークフローライ
ブラリ部３は、複数のワークフローの内容とそのワーク
フローで必要なテンプレートを格納する。テンプレート
はクライアントからの要求により、クライアントにダウ
ンロードされる。ここに格納されているワークフローは
ワークフローＩＤによって、一意に識別される。ユーザ
情報保持部４は、ワークフローサーバ部１を利用するユ
ーザに関するデータを保持する。関心指標管理部５は、
各ユーザごとのワークフローに対する関心指標を関心指
標テーブルとして記憶しており、ワークフロー制御部か
ら問い合わせがあった場合には、保持している情報を転
送する。関心指標管理部５は、クライアント部９のユー
ザ動作解析部１１からユーザ関心指標テーブルを定期的
に取得するための収集計画テーブルを保持している。収
集計画テーブルは、クライアント名、収集計画、未取得
フラグをデータとして持っており、ワークフローサーバ
部１のユーザインタフェイス部８から更新することがで
きる。

【００１０】ワークフロー制御部６は、イベントに対応
するワークフローを取り出し、そのワークフローを実行
および制御する手段を備える。さらに、ワークフローの
各工程での状態等のワークフローの実体データを格納す
る媒体を保有する。ワークフローの各工程で、情報また
は電子文書の回付を電子メイルで行う場合、実行してい
るワークフローに関するユーザの関心指標から、当該ワ
ークフローに対するユーザごとの関心度を算出する。さ
らに、この算出された関心度に基づき、情報の回付先を
決定する。また、算出された関心度に基づき、回付情報
に対し優先フラグや、閲覧要請の程度、例えばＴｏ，Ｃ
Ｃ，ＢＣＣなどの情報を付与することができる。また、
回付元のユーザからの指示による回付先の追加を許容す
る。

【００１１】ワークフローサーバ部１のユーザ関心指標
収集部７は、関心指標管理部５の収集計画テーブルに基
づいて定期的に各クライアント部のユーザ動作解析部１
１から、ユーザ関心指標テーブルを収集し、すべてのユ
ーザ関心指標の情報を持った関心指標テーブルをワーク
フローサーバ部１の関心指標管理部５に記憶する。

【００１２】ワークフローサーバ部１のユーザインタフ
ェイス部８では、関心指標管理部５の関心指標テーブル
や収集計画テーブルを画面上で更新することができる。

【００１３】ワークフローサーバ部１にネットワークを
介して接続されるクライアント部９−１，９−２，・・
・，９−Ｎは、特に区別する必要がなければ単に符号９
で示す。クライアント部９は、データ伝送路でワークフ
ローサーバ部１と接続され、ユーザインタフェイス部な
らびに業務処理部、ユーザ動作解析部から構成される。

【００１４】クライアント部９の業務処理部１０は、ワ
ークフローサーバ部１に対しワークフロー開始要求の作
成を行う。すなわち、作業工程を受け渡されるべき各作
業に必要な情報の実体（クライアント側で新規に作成ま
たは編集された電子文書）をメイルシステム部１４に発
行する。ユーザ動作解析部１１では、クライアント部９
のユーザインタフェイス部１３でユーザが電子文書、Ｗ
ＷＷ（ＷｏｒｌｄＷｉｄｅＷｅｂ）ページ、電子メ
ールなどに対して行った動作情報とその文書の内容を特
徴付ける属性値を収集し、そのデータを解析してクライ
アント部９の関心指標保持部１２に記憶する。以下上記
の電子文書、ＷＷＷページ、電子メールを総称して「電
子文書」と呼ぶこととする。ユーザが電子文書などに対
して行う動作には、「文書を作成する」「文書を開く」
「文書を閉じる」「文書を削除する」といった文書全体
に対する動作や、文書上で行われた「テキストを選択す
る」「文書をスクロールする」「テキストを入力する」
といった文書の内容に対する動作がある。また、電子文
書の属性として、「タイトル」「作成者」「作成時刻」
「キーワード」といったものがある。

【００１５】ユーザ動作解析部１１は、文書に対する動
作を一時的に記憶するための動作履歴テーブルを保持し
ている。動作履歴テーブルは、文書名、動作、時刻、ユ
ーザ名をデータとして持っている。ユーザ動作解析部１
１では、動作履歴テーブルのデータを解析して、関心指
標保持部１２に記憶されている文書動作テーブルを更新
する。データの解析を行った後、動作履歴テーブル上の
データは、消去される。同時に、動作を行った電子文書
の属性値からデータを抽出し、文書キーワードテーブル
を作成する。電子文書の属性値からどの値を抽出するか
は、ユーザがクライアント部９のユーザインタフェイス
部１３の画面上で設定することができる。文書キーワー
ドテーブルは、文書名、キーワードをデータとして持っ
ている。また、ユーザ動作解析部１１は、ワークフロー
サーバ部１のユーザ関心指標収集部７からユーザ関心度
テーブル収集の要求を受けると文書動作テーブルと文書
キーワードテーブルを解析してユーザ関心指標テーブル
を更新し、このテーブルをユーザ関心指標収集部７へ返
信する。

【００１６】関心指標保持部１２では、それぞれの文書
に対してどのような動作を行ったかを記憶している文書
動作テーブルとその文書動作テーブルのデータを基にユ
ーザ関心指標を算出したユーザ関心指標テーブルとそれ
ぞれの文書のキーワードを表す文書キーワードテーブル
を記憶している。文書動作テーブルは、文書の属性を表
す文書名、キーワードや文書の状態を表す受信時刻、開
封時刻、削除時刻や、文書への操作を表す表示時間、オ
ープン回数、スクロール回数、クリック回数などをデー
タとして持っている。これらの文書をオープンするなど
の動作は、キーボードや、マウスなどのポインティング
ディバイスからの入力に基づき検出する。文書キーワー
ドテーブルは、文書の属性値から抽出したキーワードと
その文書名をデータとして記憶している。ユーザ関心指
標テーブルは、キーワードとその関心指標をデータとし
て記憶している。ユーザは、ユーザインタフェイス部１
３を利用して、キーワードに対するユーザの関心指標を
定義するユーザ関心指標テーブルや関心指標の基準値を
設定することができる。メールシステム部１４は、クラ
イアント部９やサーバ部１から発行された電子メイルの
ルーティングを行う。ルーティングは電子メイルの宛先
に対し、最短の経路でメイルが転送されるルートの決定
を行う。

【００１７】以上のように構成された本発明の実施の形
態に係るワークフローシステムの動作の流れを、図面を
参照して説明する。

【００１８】クライアント部９でユーザ動作の収集を行
う処理フローを図２、図３、図４に従って説明する。ユ
ーザは、クライアント部９のユーザインタフェイス部１
３からユーザ動作解析部１１を起動する（Ｓ０２０
１）。起動されたユーザ動作解析部１１は、初期設定を
行った後、動作イベントの待ち状態になる（Ｓ０２０
２）。ユーザ動作解析部の終了イベントを受信した場合
（Ｓ０２０３）には、ユーザ動作解析部１１を終了する
（Ｓ０２０７）。ユーザが電子文書を何らかのアプリケ
ーションを用いてオープンしたり、ＷＷＷページを何ら
かのＷＷＷブラウザでオープンしたり、電子メールを何
らかの電子メールアプリケーションでオープンするなど
のオープン・イベントを受信した場合（Ｓ０２０４）に
は、ユーザ動作解析部１１は、ユーザ動作の記録を開始
する（Ｓ０２０８）。

【００１９】例えば図３に示すように、文書名「Ｄ
１」、動作「開く」、時刻「１９９９／６／７１１:
１０」、ユーザ名「Ｕ１」をオープン動作のイベントと
して動作履歴テーブルに記録する。ユーザがオープンし
た電子文書に対して、ポインティングデバイスやキーボ
ードを用いて、データを入力したり、スクロールした
り、テキストを選択したりまたは、テキストをポインテ
ィングデバイス等でなぞったりといった動作を行うと、
ユーザ動作解析部１１は動作履歴テーブルにその動作を
記録する（Ｓ０２０６）。記録した後、また動作イベン
トの待ち状態に戻る。電子文書が表示されている間は、
前記のように動作履歴テーブルにデータが追加されてい
く。例えば、図３に示すように、動作として「スクロー
ル」「テキストをクリック」「テキストを選択」が動作
履歴テーブルに記録される。ユーザが表示していた電子
文書を閉じる動作を行うと、クローズ・イベントが発生
し、それを受信した場合（Ｓ０２０５）には、ユーザ動
作の記録を終了する（Ｓ０２０９）。例えば、図３に示
すような、文書名「Ｄ１」、動作「閉じる」、時刻「１
９９９／６／７１１:３０」、ユーザ名「Ｕ１」をク
ローズ動作のイベントとして動作履歴テーブルに記録
し、以降の処理を行う。

【００２０】まず、記録していた動作履歴テーブルのデ
ータを解析する（Ｓ０２１０）。具体例として図３の動
作履歴テーブルを解析して図４の文書動作テーブルを更
新する例を以下に述べる。図３の動作履歴テーブルの場
合には、文書名「Ｄ１」について動作「開く」の時刻を
文書動作テーブルの「開封時刻」に割り当て、動作「ス
クロール」の件数を文書動作テーブルの「スクロール回
数」に加算し、動作「クリック」の件数を文書動作テー
ブルの「クリック回数」に加算し、動作「開く」の件数
を文書動作テーブルの「オープン回数」に加算し、動作
「開く」の時刻と動作「閉じる」の時刻の差分を文書動
作テーブルの「表示時間」に加算し、動作「削除」の時
刻の値を文書動作テーブルの「削除時間」に割り当て
る。また、扱った電子文書が電子メールの場合には、動
作履歴テーブルの動作「開封」の時刻を文書動作テーブ
ルの「開封時刻」に割り当てるなどの処理を行う。

【００２１】次に、開いていた電子文書の属性値を抽出
する（Ｓ０２１１）。電子文書の属性値からキー情報と
して、一つあるいは複数のキーワードを抽出し、文書キ
ーワードテーブルに文書名とキーワードの対をデータと
して記憶する。具体例としてある電子文書から属性値を
抽出して図４の文書キーワードテーブルを作成する例を
以下に述べる。文書名Ｄ１については、「ノートＰＣ」
「稟議」が、文書名Ｄ２については、「ハンドヘルドＰ
Ｃ」「新商品」が、文書Ｄ３については、「マルチメデ
ィア」「ＤＶＤ−ＲＯＭ」がキーワードとして抽出され
文書キーワードテーブルが作成される。抽出するキーワ
ードは、電子文書の複数の属性値から選択して設定して
もよいし、電子文書の本文から自動的にキーワードを抽
出する何らかの装置を使用してもかまわない。上記のよ
うに、動作履歴テーブルの解析結果を文書動作テーブル
に記憶し、電子文書の属性値の抽出結果を文書キーワー
ドテーブルに記録する（Ｓ０２１２）。その後、またユ
ーザ動作解析部１１は動作イベントの待ち状態に戻る。

【００２２】図７には、ユーザ関心指標の収集を行う処
理フローが示されている。ユーザは、ワークフローサー
バ部１のユーザインタフェイス部８よりユーザ関心指標
収集部７を起動する（Ｓ０７０１）。ユーザ関心指標収
集部７は、関心指標管理部５に保持されている関心度収
集計画テーブルからユーザ関心指標を収集するクライア
ントＩＤとそれぞれの収集計画を取得する（Ｓ０７０
２）。関心指標収集計画テーブルの一実施例を図８に示
す。ユーザ関心指標収集部７は、前記で取得した収集計
画によって、クライアント部９のユーザ動作解析部１１
へ関心指標を収集する要求を発行する（Ｓ０７０３）。
図８の例を使用するとクライアントＩＤ「クライアント
＃１」からはユーザ関心指標を一日に一回収集し、「ク
ライアント＃２」からはユーザ関心指標を週に一回収集
し、「クライアント＃３」からはユーザ関心指標を月に
一回収集することになり、また未取得フラグがＴＲＵＥ
に設定されているクライアント名についても収集するこ
とになり、このような間隔で要求を発行する。ユーザ動
作解析部１１へ関心指標を収集する要求を発行した際
に、クライアントとの接続ができなかった場合（Ｓ０７
０４）には、関心度収集計画テーブルの未取得フラグを
「ＴＲＵＥ」に設定し、次回のいずれかのクライアント
に対して収集の要求を発行する際に再度取得を試みる
（Ｓ０７０９）。

【００２３】ワークフローサーバ部１のユーザ関心指標
収集部７からユーザ関心指標収集の要求を受けたクライ
アント部９のユーザ動作解析部１１は、関心指標保持部
１２に記録されている文書動作テーブルと文書キーワー
ドテーブルを解析してユーザ関心指標テーブルを更新す
る（Ｓ０７０５）。解析方法の一つとしては、抽出され
たキー情報に関して、表示時間、オープン回数、スクロ
ール回数、クリック回数の値を基に関心の程度を、高い
（Ｈｉｇｈ）、普通（Ｍｉｄ）、低い（Ｌｏｗ）と判定
するものである。そのために判定の基準値を、クライア
ント部９のユーザインタフェイス部１３で図１０のよう
な画面を使用してユーザが設定する。図１０の画面で表
示時間、オープン回数、スクロール回数、クリック回数
に対してどこからどこまでの値が関心の程度がＨｉｇ
ｈ、Ｍｉｄ、Ｌｏｗに当たるかを設定する。この設定さ
れた値から、関心指標Ｈｉｇｈを０．８、関心指標Ｍｉ
ｄを０．５、関心指標Ｌｏｗを０．２として、表示時
間、オープン回数、スクロール回数、クリック回数など
の評価項目ごとの数値を得る。そして、これらの数値を
乗算した結果の数値に対して０．１以上から０．３未満
を関心指標Ｌｏｗ、０．３以上から０．８未満を関心指
標Ｍｉｄ、０．８以上から１．０未満を関心指標Ｈｉｇ
ｈとして判定する。ここに記した数値はユーザが任意に
変更は可能である。

【００２４】もう一つの解析方法としては、受信時刻、
開封時刻、閉じた時刻、削除時刻の値を基に関心の程度
を、高い（Ｈｉｇｈ）、普通（Ｍｉｄ）、低い（Ｌｏ
ｗ）と判定するものである。

【００２５】そのために判定の基準値を、クライアント
部９のユーザインタフェイス部１３で図１０のような画
面を使用してユーザが設定する。図１０の画面で受信時
刻と開封時刻の時間差、開封時刻と閉じた時刻の時間
差、受信時刻（または開封時刻または閉じた時刻）と削
除時刻の時間差に対してどこからどこまでの値が関心の
程度がＨｉｇｈ、Ｍｉｄ、Ｌｏｗに当たるかを設定す
る。この設定された値から、関心指標Ｈｉｇｈを０．
８、関心指標Ｍｉｄを０．５、関心指標Ｌｏｗを０．２
として、受信時刻と開封時刻の時間差、開封時刻と閉じ
た時刻の時間差、受信時刻（または開封時刻または閉じ
た時刻）と削除時刻の時間差などの評価項目ごとの数値
を得る。そして、これらの数値を乗算した結果の数値に
対して０．１以上から０．３未満を関心指標Ｌｏｗ、
０．３以上から０．８未満を関心指標Ｍｉｄ、０．８以
上から１．０未満を関心指標Ｈｉｇｈとして判定する。
ここに記した数値はユーザが任意に変更可能である。

【００２６】上記２つの解析方法は、いずれか一方を使
用することも可能であり、また両方を使用することも可
能である。両方を使用する場合には、それぞれの結果の
数値を乗算し、その結果を上記と同様の関心の程度の判
定を行う。

【００２７】図４、図５、図９を用いて文書動作テーブ
ルと文書キーワードテーブルを解析してユーザ関心指標
テーブルを更新する具体例を説明する。

【００２８】ユーザ名Ｕ１が文書名Ｄ１、Ｄ２、Ｄ３に
対して動作を行った結果が、図４に示すような文書動作
テーブルであった場合、前述のひとつめの解析方法であ
る表示時間、オープン回数、スクロール回数、クリック
回数の値を基にして関心の程度を判定すると、文書名Ｄ
１は関心の程度が高く、文書名Ｄ２は中程度、文書名Ｄ
３は低いといった判定結果が得られる。以上の文書動作
テーブルの判定結果から文書名に対するユーザ名の関心
の程度を取得し、図９に示すような文書キーワードテー
ブルと文書名をキーにして合成して、図５に示すような
ユーザ関心指標テーブルを生成し、関心指標保持部１２
に記憶する。

【００２９】次に、クライアント部９のユーザ動作解析
部１１は、関心指標保持部１２に記録されているユーザ
関心指標テーブルのデータの要求を受けたユーザ関心指
標収集部７に送る（Ｓ０７０６）。ワークフローサーバ
部１のユーザ関心指標収集部７は、ユーザ動作解析部１
１から取得したユーザ関心指標テーブルのデータを図６
に示すような関心指標管理部５に記憶されている関心指
標テーブルに追加する（Ｓ０７０７）。但し、既にある
関心指標テーブルのキーワードとユーザ名が同じデータ
の場合は、関心指標のデータを最新のデータに更新す
る。

【００３０】図６に図５のユーザ関心指標テーブルのデ
ータを追加した関心指標テーブルの一例を示す。最後に
ユーザ関心指標収集部７は、終了前処理を行い、終了す
る（Ｓ０７０８）。

【００３１】以下、本実施形態の具体的な動作の例とし
て、一つの会社内において複数部門にまたがる複数の担
当者間で電子文書を受け渡し、稟議書承認の業務処理を
実行する場合について説明する。より詳細には、クライ
アント部９をＸ部担当者Ｕ１の端末に配置し、ユーザイ
ンタフェイス部１３を通じて、業務処理部１０により新
規ノートＰＣ購入に関する稟議書の作成を行う場合につ
いて説明する。

【００３２】図１１にワークフローサーバに対し、電子
メイルでワークフローの開始要求を作成するまでのフロ
ーチャートを示す。まず、クライアントがインタフェイ
スを通して、ワークフローライブラリに登録されている
ワークフローの選択を行う。ワークフローの選択は、ワ
ークフローライブラリに登録されている全てのワークフ
ローをメニュー表示し、ここからユーザが選択すること
によって行われる。また、ユーザが開始したい業務に関
連するキーワードを入力し、キーワードを含む文書のう
ち当該ユーザの関心度が高い文書を対象として実行した
履歴のあるワークフローを表示し、ここからユーザが選
択するようにしてもよい。また、関心度の高い順に表示
することもできる。本例の場合には、稟議ワークフロー
が選択され、そのワークフローに関連付けられたテンプ
レート（稟議用のテンプレート）がダウンロードされる
(Ｓ１１０１)。

【００３３】図１２は稟議テンプレートの内容例を示す
図である。図１２に示した稟議テンプレートにはマクロ
プログラムが組まれている。稟議テンプレートには複数
のボタンがあり、ボタンを押すと対応するマクロプログ
ラムが動作する。同時に、電子文書のステータスの変更
を行う。稟議テンプレートのステータスは、部門承認、
経理承認、システム検証終了、決算と定義されている。
選択されたテンプレートに必要事項を記入し(Ｓ１１０
２)、テンプレートのマクロプログラムを起動する。す
ると業務処理部１０は、テンプレートより作成した電子
文書を添付した電子メイルを自動的に作成する(Ｓ１１
０３)。このとき、業務処理部１０は選択した電子文書
に応じて電子メイルの件名に適切なものを設定する。本
例では、記入終了後、稟議テンプレートの提出ボタンを
押す。するとマクロプログラムにより、業務処理部１０
を通じて作成した文書を添付した電子メイルが作成さ
れ、ワークフローサーバ部１に送信される。このとき業
務処理部１０は、電子メイルの件名を『稟議』、送信者
をＸ部担当者Ｕ１に設定する。そして、電子メイルの新
規フラグを立てる。

【００３４】メイルシステム部１４はクライアント部９
から送信された電子メイルをワークフローサーバ部１の
メイルボックスに配信して、ワークフローサーバ部１に
着信メイルの到着を知らせる。図１３にワークフローサ
ーバ部１の処理のフローチャート図を示す。ワークフロ
ー制御部６が新着電子メイルを受信する(Ｓ１３０１)。
ワークフローサーバ部１は自身のメイルボックスを有し
ており、新規メイルはこのメイルボックスへ届けられ
る。そして、ワークフローサーバ部１ではワークフロー
制御部６で新着の電子メイルの件名を確認する(Ｓ１３
０２)。電子メイルの新規フラグがオンならば、新規の
ワークフロー要求と解釈して、ワークフローライブラリ
部３から件名に相当するワークフローが選択される(Ｓ
１３０３)。ここで、件名に相当するワークフローがワ
ークフローライブラリ部３に存在しない場合は、ワーク
フローサーバ部１の管理者と、メイル送信者に処理エラ
ーの電子メイルが自動的に送信される。一方、新規フラ
グがオフならば、すでに件名のワークフローは実行され
ているため、次のステップ(Ｓ１３０３)をとばすことに
なる。次に、ワークフロー制御部６はこの電子メイルの
内容と添付されている文書の内容からキー情報としての
キーワードを抽出する(Ｓ１３０４)。キーワード抽出の
手段はパターンマッチィングとしての一般的な方法を用
いて行う。本例では、電子メイルの件名が『稟議』であ
るので、図１４に示すワークフローライブラリ部３に登
録されている、稟議ワークフローを選択する。

【００３５】このワークフローの処理内容は電子メイル
に添付された文書を、図１３に示す規定の回付ユーザに
回覧して承認を得る過程が定義されている。また、キー
ワードとして、ノートＰＣ購入に関する稟議書が回付さ
れるので、ノートＰＣ、稟議がキーワードとして抽出さ
れる。

【００３６】図１４はワークフローライブラリ部３に登
録されるワークフロー登録表の例を示す図である。図１
４（Ａ）はワークフロー名とそのワークフローで定義さ
れた電子文書回付先ユーザならびに回付順序を定義する
テーブル名との対応表である。この表は、ワークフロー
ＩＤで管理されている。図１４（Ｂ）はワークフロー名
『稟議』で定義されている回付先ユーザ、順序と回付後
の公開度を管理するテーブルの一例である。

【００３７】図１５は稟議ワークフローに定義された回
付順序の例を示す図である。稟議ワークフローは、予め
定義されたユーザに対し、稟議書を電子メイルで回付す
る処理が定義されている。まず、Ｘ部部長の承認が必要
なため、『稟議』ワークフローの場合はＸ部部長に稟議
書を添付した電子メイルで承認依頼をする。承認が得ら
れれば承認された稟議書を添付した電子メイルが再びワ
ークフローサーバ部１に返信される。次に経理部部長に
より予算上の承認確認が行われる。同様に稟議書が添付
された電子メイルがワークフローサーバ部１に返信され
る。その後、情報システム部部長に承認過程を経た稟議
書が添付された電子メイルが送信され、新規に購入する
ノートＰＣに関するシステム検証の承認が行われる。最
後に、Ｘ部部長により最終承認・決算が行われる。

【００３８】ここで、各承認者(Ｘ部部長、システム部
部長など)の処理の流れを説明する。本例の場合、Ｘ部
部長はクライアント部９−２で稟議書が添付された電子
メイルを受け取り、添付されている稟議書を開いて、内
容を確認する。そして、この内容に承認するならば承認
ボタンを、非承認ならば非承認ボタンを押す。稟議書に
組み込まれているマクロプログラムは選択された動作に
より、稟議書のステータスを設定する。そして自動的に
業務処理部１０を通じて承認または非承認の稟議書が添
付された電子メイルが返信される。経理部部長、情報シ
ステム部長も同様に各担当者名が記入されている部分の
ボタンを押すことで、同様な動作が行われる。ただし、
稟議書のステータスから、他の担当者の確認項目が表示
されて、実行できないようになっている。

【００３９】回付先ユーザの電子メイルアドレスは図１
６に示すユーザ管理表から検索される。図１６はユーザ
情報保持部のユーザ属性表の内容例を示す図である。ワ
ークフロー制御部６は、イベント情報保持部２に実行中
のワークフローの進捗状態を保存する(Ｓ１３０４)。図
１７に本例におけるイベント情報管理のテーブルを示
す。図１７（Ａ）はワークフローとそれぞれのワークフ
ローの進捗状態を管理するテーブル名が対応付けられて
いる。図１７（Ｂ）はワークフローの回付状態と回付が
終了した日時を保存するテーブルである。このテーブル
は初回にワークフローが実行されたときに作成される。
テーブル名はイベント情報テーブルのＩＤと実行するワ
ークフローＩＤとそのワークフロー名から構成される。
本例で生成されるテーブル名は、『１１-稟議』とな
る。

【００４０】ワークフロー制御部６はワークフロー処理
過程での電子メイル作成工程で、このワークフローに関
して、関心指標管理部の情報に基づき関心度が高いユー
ザを抽出する(Ｓ１３０５)。抽出はワークフローのキー
ワードを基に、一般的な抽出方法を用いて行われる。そ
して、抽出されたユーザに対し必要に応じてワークフロ
ーに関する情報や、ワークフローで回付される文書を電
子メイルで提供する(Ｓ１３０６)。しかし、関心度が高
いユーザに対する自動回付機能は、ワークフローに設定
された条件により制限が加えられる。本例の場合、稟議
ワークフローは図１５で示すように予め回付先が定義さ
れている。この場合は、関心度の高いユーザに電子メイ
ルの写しが自動的に送信される。ここで、関心指標管理
部５で管理された各ユーザの関心指標は、図６に示され
ている。この図により、実行過程のワークフローに対し
て関心度が高いユーザとして、Ｕ２、Ｕ３、Ｕ４、Ｕ
５、Ｕ６が抽出される。この抽出はワークフローのキー
ワードであるノートＰＣで抽出された。ここで、さらに
抽出されたユーザの関心の程度により絞込みを行う。今
回抽出されたユーザの関心度レベルは順番にそれぞれ、
Ｈｉｇｈ、Ｍｉｄ、Ｌｏｗ、Ｌｏｗ、Ｌｏｗとなってい
るが、今回例えば、ＨｉｇｈとＭｉｄのユーザを最終的
に選択することにする。関心度のしきい値はワークフロ
ーサーバ部１の管理者によって定められる。

【００４１】次に、抽出されたユーザが回付先に追加さ
れる動作を説明する。まず、ワークフロー制御部６は回
付する文書の状態を確認する。そして、ワークフローラ
イブラリ部３のワークフローの回付順序が規定されてい
るテーブルの公開度フラグを確認する。公開度がＴｒｕ
ｅなら自動回付が許され、Ｆａｌｓｅなら自動回付が許
されていないことを意味する。本例では、図１４（Ｂ）
に示すように、Ｘ部部長の公開度はＴｒｕｅになってい
るため、Ｘ部部長に回付される文書は関心のあるユーザ
に公開することができる。一方、経理部部長に回付され
る文書は関心のあるユーザに公開することができない。
最後に、ユーザの所属部門や、役割からユーザの絞込み
を行う。この絞込みはユーザ情報保持部で管理する部門
間係数テーブル、ならびに、役割間係数テーブルを用い
て行う。

【００４２】図１６（Ｂ）は部門間係数テーブルで、部
門間の関係の重み付けが定義されている。また図１６
（Ｃ）は役割間係数テーブルで、役割間の関係の重み付
けが適宜されている。これらのテーブルはシステム管理
者により適宜変更することができる。本例では、担当者
Ｕ２、Ｕ３、Ｕ４は同部署に属しているため部門間の係
数は１．０である。また、役割も同一であるため、図１
６（Ｃ）から１．０である。この二つの値の積から、最
終係数１．０を得る。この数値が例えば０．５以上なら
抽出されたユーザを回付先に加えるというようにシステ
ム管理者が予め設定しておいて、係数値から回付先の追
加を自動的に行う。例えば、情報システム部部長がノー
トＰＣの内容や、導入するシステム構成から回付された
稟議書を承認したとき、ワークフロー制御部６は、前述
のとおり、ノートＰＣ、稟議をキーとして関心指標管理
部５から関心度の高いユーザを抽出する。

【００４３】図６より、実行過程のワークフローに対し
て関心度が高いユーザとして、Ｕ２、Ｕ３、Ｕ４、Ｕ
５、Ｕ６が抽出される。この抽出はワークフローのキー
ワードである稟議書で抽出された。ここで、さらに抽出
されたユーザの関心度により絞込みを行う。今回抽出さ
れたユーザの関心度レベルは順番にそれぞれ、Ｌｏｗ、
Ｌｏｗ、Ｌｏｗ、Ｈｉｇｈ、Ｍｉｄとなっていて、例え
ば、ＨｉｇｈとＭｉｄのユーザを最終的に選択すること
する。そして、抽出されたユーザの部門と、情報Ｓ部と
の関係から抽出されるユーザをさらに絞り込む。Ｓ部プ
ログラマＵ５と情報Ｓ部の関係は０．８、情報Ｓ部課長
Ｕ６と情報Ｓ部部長の関係は１．０となるが、役割の関
係が、プログラマと部長が０．３で、課長と部長が０．
９となる。係数の積から、０．５以上のユーザを選択す
ると予め定められているとすると、情報Ｓ部課長Ｕ６が
選択される。したがって、情報Ｓ部部長が承認した稟議
書の写しが参考情報として情報Ｓ部課長Ｕ６のみに自動
的に送信される。

【００４４】以上のように算出された関心度の値によっ
て、回付先ユーザごとに、回付文書の閲覧の要請の程
度、具体的にはＴｏ、ＣＣ、ＢＣＣを定めて回付をする
こともできる。ここで、Ｔｏは、回付先ユーザにワーク
フロー上のアクションを要請するものであり、関心度の
高いユーザを対象に設定される。ＣＣは、回付文書の内
容を承知しておいて欲しいという要請であり、Ｔｏより
やや関心度の低いユーザに対して設定される。さらに、
ＢＣＣは、取りあえず文書を送付するが、特段の要請は
ない場合であり、やや関心のあるユーザを対象に設定さ
れる。

【００４５】また、回付先ユーザの関心度に応じた優先
度を設定することも可能である。例えば、最も関心度の
高いユーザ群に対しては、「緊急」を示すフラグを設定
し手回覧し、関心度が低くなるに従って、「普通（特段
のフラグを立てない）」「参考」とすることができる。

【００４６】また、回付文書等に対する関心度は、当該
回付文書に含まれる複数のキー情報の関心指標に基づき
算出されることも可能である。この場合、個々のキー情
報に関する関心指標が比較的低かったとしても、多くの
キー情報に関して、関心指標がある程度の値であれば、
当該文書に関する関心度を高めに判定するようにでき
る。例えば、個々のキー情報に関する関心指標がＭｉｄ
のものが４つ以上あれば、例え関心指標Ｈｉｇｈのキー
情報がなかったとしても、当該文書に対する関心度は、
高いと判定するようにできる。

【００４７】以上の説明のように、本実施形態は電子メ
イルシステムを利用して、情報、文書を回付することに
よりワークフローを実行する際、実行するワークフロー
に関連する業務およびワークフローの特定のステップに
関心があるユーザを動的に回付先に加えることができ
る。このことにより、ワークフロー開始時点から、ユー
ザが特定の人物を回付先に加える従来例に比較して回付
先の情報収集に費やす時間の低減が図れるとともに、使
い勝手の向上が図れる。

【００４８】特に、回付先を決定する際に参照される関
心指標をユーザの日常活動、例えば、ＷＥＢ閲覧、文書
閲覧、メイル閲覧時の振る舞いをモニタし、分析するこ
とで自動的に更新する。これにより、常にそのユーザに
特化した最新の関心度を容易に保持することができ、よ
り、業務遂行において効果的な回付先の選択が可能とな
り、業務プロセス全体における情報伝達の効率がよくな
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施形態のシステム構成を示すブロック図
である。

【図２】クライアント部におけるユーザ動作の収集処
理を示すフローを示す図である。

【図３】動作履歴テーブルの一例を示す図である。

【図４】文書動作テーブルの一例を示す図である。

【図５】ユーザ関心指標テーブルの一例を示す図であ
る。

【図６】関心指標テーブルの一例を示す図である。

【図７】ワークフローサーバ部におけるユーザ関心指
標の収集処理を示すフロー図である。

【図８】関心指標収集計画テーブルの一例を示す図で
ある。

【図９】文書キーワードテーブルの一例を示す図であ
る。

【図１０】クライアント部のユーザインタフェイス部
における関心指標基準値設定の一例を示す図である。

【図１１】本実施形態のクライアント処理の流れを示
す図である。

【図１２】稟議書テンプレートの内容例を示す図であ
る。

【図１３】稟議書を扱うワークフローにおいて、ワー
クフローサーバの処理のフローを示す図である。

【図１４】本例のワークフローライブラリ部における
テーブルの例を示す図である。

【図１５】稟議承認ワークフローの例を示す図であ
る。

【図１６】本例のユーザ情報保持部におけるテーブル
の例を示す図である。

【図１７】本例の情報保持部におけるテーブルの例を
示す図である。

【符号の説明】

１ワークフローサーバ部、２イベント情報保持部、
３ワークフローライブラリ部、４ユーザ情報保持
部、５関心指標管理部、６ワークフロー制御部、７
ユーザ関心指標収集部、８サーバ側ユーザインタフ
ェイス部、９クライアント部、１０業務処理部、１
１ユーザ動作解析部、１２関心指標保持部、１３
クライアント側ユーザインタフェイス部、１４メイル
システム部。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者大黒友二神奈川県足柄上郡中井町境430 グリーンテクなかい富士ゼロックス株式会社内Ｆターム(参考） 5B049 AA01 BB00 CC00 DD05 EE02 EE05 FF09 GG02 GG04 GG07 GG09 5B089 GA11 GB03 JA16 KA01 KC23 KC53

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】ネットワークを介して接続されたサーバ
コンピュータ、クライアントコンピュータより構成さ
れ、情報の流れを管理し、必要に応じて情報を配信する
ワークフローシステムにおいて、ユーザごとに、キー情報に対する関心の程度を示す関心
指標を管理する関心指標管理部と、処理中の情報に関するユーザごとの関心度を前記関心指
標に基づき算出する関心度算出部と、前記関心度に基づき、情報の回付先を決定する回付先決
定部と、を有する、ワークフローシステム。
【請求項２】請求項１に記載のワークフローシステム
において、前記関心指標管理部は、ユーザが閲覧している文書からキー情報を抽出するキー
情報抽出部と、キー情報抽出の対象の文書に対するユーザの動作に基づ
き、前記キー情報ごとに関心指標を算出する関心指標算
出部と、前記キー情報と、当該キー情報に対応して算出された前
記関心指標を、ユーザごとに記憶する関心指標記憶部
と、を有する、ワークフローシステム。
【請求項３】請求項２に記載のワークフローシステム
において、前記関心指標は、ユーザが前記文書を閲覧し
ている時間に基づくものである、ワークフローシステ
ム。
【請求項４】請求項２に記載のワークフローシステム
において、前記関心指標は、ユーザが前記文書を閲覧し
ている時間および当該キー情報に対してなされたポイン
ティングディバイスの動作履歴に基づくものである、ワ
ークフローシステム。
【請求項５】請求項４に記載のワークフローシステム
において、前記ポインティングディバイスの動作履歴
は、その動作の内容によって、前記関心指標に与える影
響が異なる、ワークフローシステム。
【請求項６】請求項３または４に記載のワークフロー
システムにおいて、前記文書は、ネットワークを介して
配信された回付文書である、ワークフローシステム。
【請求項７】請求項６に記載のワークフローシステム
において、前記回付文書が閲覧されたときに、回付先ユ
ーザにかかる前記関心指標の更新を行う、ワークフロー
システム。
【請求項８】請求項１に記載のワークフローシステム
において、情報回付時に、前記算出された関心度に応じ
て、回付情報に優先フラグを付与する優先度付与部を有
する、ワークフローシステム。
【請求項９】請求項１に記載のワークフローシステム
において、情報回付時に、前記算出された関心度に応じ
て、回付情報に閲覧の要請の程度の情報を付与する閲覧
要請付与部を有する、ワークフローシステム。
【請求項１０】請求項２に記載のワークフローシステ
ムにおいて、前記文書は回付文書であり、前記関心指標
は、回付文書がシステム上のメイルボックスに保持され
てから、回付先ユーザがこれを閲覧して閉じる、または
削除するまでの時間に基づくものである、ワークフロー
システム。
【請求項１１】請求項１に記載のワークフローシステ
ムにおいて、ユーザごとに、当該ユーザの所属および役割に基づく補
正係数を管理する係数管理部を有し、前記回付先決定部は、前記算出された関心度と前記補正
係数に基づき情報の回付先を決定するものである、ワー
クフローシステム。
【請求項１２】請求項１に記載のワークフローシステ
ムにおいて、ユーザごとに、当該ユーザが、回付された情報を回付で
きるユーザの範囲を定めた公開度を管理する公開度管理
部を有し、前記公開度を付与して回付が行われる、ワークフローシステム。
【請求項１３】請求項１に記載のワークフローシステ
ムにおいて、決定された回付先を表示し、さらに回付先の関心度に応
じて回付先の区別表示を行うことのできるユーザインタ
フェイスを有する、ワークフローシステム。
【請求項１４】請求項１に記載のワークフローシステ
ムにおいて、ユーザがキー情報を入力する入力ユーザインタフェイス
と、前記入力されたキー情報を含む作業または情報のうち、
当該ユーザの関心度が所定値以上の作業または情報をメ
ニューとして表示する出力ユーザインタフェイスと、を
有する、ワークフローシステム。
【請求項１５】請求項２に記載のワークフローシステ
ムにおいて、前記関心指標算出部は、ユーザの動作に関
する基準値に基づき関心指標を算出するものであり、前
記基準値は外部より設定可能である、ワークフローシス
テム。