JP2023068840A - 情報処理方法、情報処理装置、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】未参加の会議に対して、その会議の議事録をユーザが簡便に把握することができる。【解決手段】情報処理装置が、議事録に関する１又は複数の議事録要素とユーザとを対応付けること、所定会議を設定すること、所定会議の参加者以外の１又は複数のユーザの中から、所定会議において生成される議事録の各議事録要素に対応付けられた各ユーザを特定すること、特定された各ユーザが利用する各ユーザ端末に、所定会議の議事録に基づく議事録関連情報を出力すること、を実行する。【選択図】図６

Description

特許法第３０条第２項適用申請有り ２０２１年６月２日に株式会社ＳｍａｒｔＭｅｅｔｉｎｇがホームページにて、アプリケーションの内容の一部を公開 ２０２１年８月３１日に株式会社ＳｍａｒｔＭｅｅｔｉｎｇがホームページにて、アプリケーションの内容の一部を公開 ２０２１年９月６日に株式会社ＳｍａｒｔＭｅｅｔｉｎｇが、既にリリースしていたクラウド会議改善サービス「ＳｍａｒｔＭｅｅｔｉｎｇ（スマートミーティング）」のアプリケーション内にて、少なくとも機能の１部を実装

開示の技術は、情報処理方法、情報処理装置、及びプログラムに関する。

近年、会議の議事録を、音声認識技術を用いて自動で生成する技術が知られている（例えば特許文献１参照）。

特開２０１７－１７３７６８号公報

ここで、会議に参加していないユーザであっても、その会議をキャッチアップするため、会議の議事録を参照し、会議の内容を把握したいというニーズがある。この場合、会議未参加のユーザは、会議の議事録の格納先にアクセスし、自ら議事録を探す必要があり、手間と時間がかかっていた。

そこで、開示技術は、未参加の会議に対して、その会議の議事録をユーザが簡便に把握することができることを目的とする。

開示の一態様における情報処理方法は、情報処理装置が、議事録に関する１又は複数の議事録要素とユーザとを対応付けること、所定会議を設定すること、前記所定会議の参加者以外の１又は複数のユーザの中から、前記所定会議において生成される議事録の各議事録要素に対応付けられた各ユーザを特定すること、特定された各ユーザが利用する各ユーザ端末に、前記所定会議の議事録に基づく議事録関連情報を出力すること、を実行する。

開示技術によれば、未参加の会議に対して、その会議の議事録をユーザが簡便に把握することができる。

一実施形態に係る情報処理システムの構成の一例を示す図である。 一実施形態に係るサーバの一例を示すブロック図である。 一実施形態に係るユーザ端末の一例を示す図である。 一実施形態に係るユーザ情報の一例を示す図である。 一実施形態に係る議事録情報の一例を示す図である。 一実施形態に係る議事録表示に関する処理の一例を示すシーケンス図である。 一実施形態に係るフォロー設定画面の一例を示す図である。 一実施形態に係る会議設定画面の一例を示す図である。 一実施形態に係る議事録生成画面の一例を示す図である。 一実施形態に係る議事録表示画面の一例を示す図である。 一実施形態に係る議事録表示画面の一例を示す図である。 一実施形態に係る議事録通知画面の一例を示す図である。 一実施形態に係る公開範囲設定画面の一例を示す図である。

添付図面を参照して、本開示の好適な実施形態について説明する。なお、各図において、同一の符号を付したものは、同一又は同様の構成を有する。

［実施形態］
＜システム構成＞
図１は、開示の一実施形態に係る情報処理システム１の構成の一例を示す図である。図１に示すとおり、情報処理システム１は、サーバ１０と、１又は複数のユーザ端末２０Ａ、２０Ｂ、２０Ｃを含む。以下、ユーザ端末を区別しない場合は、ユーザ端末２０と表記する。

サーバ１０と、１又は複数のユーザ端末２０とは、ネットワークＮを介して相互にデータの送受信が可能である。サーバ１０は、複数の処理装置により構成されてもよく、ユーザ端末２０は任意の数でもよい。例えば、ユーザ端末２０は、同一又は異なる組織に属する各ユーザが業務において使用する処理装置である。

情報処理システム１は、例えば、会議の設定、議事録の生成、議事録の送信等を行うシステムを含む。より具体的には、情報処理システム１は、ユーザから、キャッチアップしたい会議の議事録要素の設定を受け付け、設定された議事録要素に関する議事録が生成された場合に、この議事録要素を設定したユーザに対し、議事録に関する議事録関連情報を報知する。

議事録要素は、例えば、会議の参加者となる他のユーザ、役職、及び部署などのユーザに関する属性情報、及び／又は、会議のタイトル、アジェンダ、タグ、及び関連キーワードなどの会議関連情報を含む。議事録関連情報は、例えば、議事録情報自体、又は議事録のサマリー情報などを含む。

以上の情報処理システム１によれば、ユーザが、未参加の会議であっても、事後的に議事録関連情報を受動的に取得することができ、未参加の会議の内容を把握することができるようになる。また、ユーザは、自身がキャッチアップしたい会議の議事録要素を設定することにより、自身が興味のある会議の内容を把握することができるようになる。以下、情報処理システム１に備えられるサーバ１０とユーザ端末２０とについて説明する。

サーバ１０は、上述した議事録に関する処理を実行する情報処理装置である。サーバ１０は、例えば、１又は複数のプロセッサを備える情報処理装置である。サーバ１０は、一例として、各ユーザから議事録要素の設定を受け付けたり、会議を設定したり、議事録を生成したり、議事録を報知するユーザを特定したり、特定したユーザに議事録関連情報を出力したりする。

ユーザ端末２０は、サーバ１０が提供する議事録報知サービスに対し、議事録要素の設定を指示したり、議事録関連情報を取得して画面に表示したりする情報処理装置（又は処理端末）である。ユーザ端末２０は、例えばパーソナルコンピュータ、タブレット端末、又はスマートフォン等の携帯端末等であり、その他、ユーザが議事録要素の設定を操作できる機能と、議事録関連情報を表示する機能とを有する装置でもよい。

ユーザ端末２０には、サーバ１０が提供する議事録報知サービスを利用するためのアプリケーションプログラム（アプリ）がインストールされてもよい。このアプリは、サーバ１０が提供するサービスにおいて、開示の議事録に関する処理をユーザ端末２０に実行させる。このアプリを実行することにより、ユーザ端末２０はサーバ１０にアクセスして、アプリの実行に用いる情報を送受信する。

また、ユーザ端末２０は、ウェブブラウザを用いて、サーバ１０が提供するウェブサイト（又はウェブページ）にアクセスし、このウェブサイトにおいて提供される開示の議事録報知サービスを受けてもよい。

＜サービス概要＞
ここで、開示の議事録報知サービスの一例における概要について説明する。組織内のユーザは、ユーザ端末２０を用いて、自身が把握したい会議の議事録要素を設定する。例えば、ユーザは、ユーザ端末２０の設定画面から、フォローしたい他のユーザや、役職等、会議のタイトル、アジェンダ、タグ、及び関連キーワード（語句）などのうち、少なくとも１つを設定する。

ここで、例えば、フォローされた他のユーザが会議に参加し、その会議の議事録が生成され、生成された議事録の議事録関連情報がサーバ１０に格納される。サーバ１０は、所定のタイミングで、前回の議事録配信時以降に新たに生成された議事録について、これらの議事録の議事録要素に対応付けられたユーザを特定する。

サーバ１０は、特定された各ユーザに対し、議事録関連情報を出力する。また、サーバ１０は、所定のユーザが設定した各議事録要素に関する議事録が複数生成された場合、これらの議事録の議事録関連情報をまとめて所定のユーザに出力する。以下、上述したサービスを実行可能にする情報処理システム１の各構成等について詳細に説明する。

＜サーバの構成＞
図２は、開示の一実施形態に係るサーバ１０の一例を示すブロック図である。サーバ１０は、１つ又は複数のプロセッサ（例えばＣＰＵ）１１０、１つ又は複数のネットワーク通信インタフェース１２０、記憶装置（記憶部）１３０、及びこれらの構成要素を相互接続するための１つ又は複数の通信バス１７０を含む。

サーバ１０は、場合によりユーザインタフェース１５０を含んでもよく、これとしては、ディスプレイ、及び入力装置（キーボード及び／又はマウス、又は他の何らかのポインティングデバイス等）を挙げることができる。

記憶装置１３０は、例えば、ＤＲＡＭ、ＳＲＡＭ、他のランダムアクセス固体記憶装置などの高速ランダムアクセスメモリ（主記憶装置）である。また、記憶装置１３０は、１つ又は複数の磁気ディスク記憶装置、光ディスク記憶装置、フラッシュメモリデバイス、又は他の不揮発性固体記憶装置などの不揮発性メモリ（補助記憶装置）でもよい。また、記憶装置１３０は、プログラム等を記憶した、コンピュータにより読み取り可能な非一時的な記録媒体でもよい。また、記憶装置１３０は、主記憶装置（メモリ）又は補助記憶装置（ストレージ）のいずれかでもよく、あるいは両方を備えてもよい。

記憶装置１３０は、情報処理システム１により用いられるデータ、プログラム等を記憶する。例えば、記憶装置１３０は、各組織に属するユーザ情報、会議情報、及び議事録情報などを記憶する。なお、ユーザ情報及び議事録情報については、図４及び図５を用いて後述される。

また、記憶装置１３０の他の例として、プロセッサ１１０から遠隔に設置される１つ又は複数の記憶装置でもよい。ある実施形態において、記憶装置１３０はプロセッサ１１０により実行されるプログラム、モジュール及びデータ構造、又はそれらのサブセットを格納する。

プロセッサ１１０は、記憶装置１３０に記憶されるプログラムを実行することで、例えば、サービス制御部１１２、取得部１１３、対応付け部１１４、設定部１１５、特定部１１６、出力部１１７を構成する。

サービス制御部１１２は、開示のサービスを制御する。例えば、サービス制御部１１２は、各ユーザからの議事録要素情報の取得を制御したり、会議の設定、議事録の生成、議事録の出力を制御したりする。また、サービス制御部１１２は、開示のサービスの実行を制御するために、取得部１１３、対応付け部１１４、設定部１１５、特定部１１６、出力部１１７を有する。

取得部１１３は、各ユーザが利用する各ユーザ端末２０から、議事録をフォローするために設定されたフォローリクエストとともに、議事録要素情報とユーザ情報とを取得する。また、取得部１１３は、会議の設定、議事録の生成、議事録の表示等に関する情報又はデータを取得する。

対応付け部１１４は、議事録に関する１又は複数の議事録要素とユーザとを対応付ける。例えば、対応付け部１１４は、取得部１１３により取得されたフォローリクエストに応じて、議事録要素情報により示される議事録に関する１又は複数の議事録要素と、ユーザ情報により示されるユーザとを対応付ける。議事録要素情報は、例えば、議事録に記載される要素となる情報を含み、また、会議に関する情報を含む。

設定部１１５は、所定会議を設定する。例えば、設定部１１５は、取得部１１３により取得された会議の設定リクエストに応じて、会議の日時、主催者、参加者等を設定し、必要に応じて会議のアジェンダを設定する。また、設定部１１５は、オンライン会議に参加するためのＵＲＬ（Uniform Resource Locator）のリンクを生成し、会議参加者にリンクを送信するようにしてもよい。また、設定部１１５は、会議の設定に際して取得した情報に基づいて、議事録のテンプレートを生成してもよい。

特定部１１６は、設定部１１５により設定された所定会議の参加者以外の１又は複数のユーザの中から、所定会議において生成される議事録の各議事録要素に対応付けられた各ユーザを特定する。例えば、特定部１１６は、所定会議の議事録が生成されると、生成された議事録に含まれる議事録要素を特定し、特定された議事録要素に対応付けられた各ユーザを特定する。

出力部１１７は、特定部１１６により特定された各ユーザが利用する各ユーザ端末２０に、所定会議の議事録に基づく議事録関連情報を出力する。例えば、出力部１１７は、特定部１１６により特定された各ユーザの各ユーザ識別情報を基に、各ユーザ連絡情報、例えばメールアドレス、ＩＰアドレス等を取得し、このユーザ連絡情報を用いて議事録関連情報を出力する。例えば、議事録関連情報は、議事録そのもの又は議事録のサマリーなどの情報を含み、議事録要素情報を含んでもよい。

以上の各処理の具体例として、ユーザＣが参加する会議の内容をキャッチアップするために、ユーザＡ及びユーザＢが、それぞれのユーザ端末２０Ａ及びユーザ端末２０Ｂを用いてユーザＣをフォローするように設定する。この場合、対応付け部１１４は、ユーザＣにユーザＡ及びユーザＢを対応付ける。

次に、設定部１１５は、或るユーザの指示により、ユーザＣが参加する会議Ａを設定する。会議Ａが開催されると、会議Ａの参加者の少なくとも一人が、サーバ１０を利用して、この会議Ａの議事録Ａを生成する。特定部１１６は、議事録Ａに含まれる参加者の中に、議事録のフォローが設定されたユーザＣが含まれることを特定し、このユーザＣに対応付けられたユーザＡ及びユーザＢを特定する。出力部１１７は、ユーザＡ及びユーザＢが利用するユーザ端末２０Ａ及びユーザ端末２０Ｂに、ユーザＣが参加した会議の議事録関連情報を出力する。

以上の処理により、未参加の会議に対して、その会議の議事録をユーザが簡便に把握することができる。例えば、ユーザは、キャッチアップしたい会議の議事録要素を事前に設定（例、フォロー）しておくことで、自ら議事録を検索する必要がなく、自身が欲しい議事録の情報を受動的に取得することが可能になる。また、開示の情報処理システム１によれば、ユーザそれぞれが、議事録を検索し、必要な議事録にたどり着くまでに、ユーザ端末とサーバとの間で複数回のやり取りが発生することを防止し、情報処理システム１の処理効率を向上させることが可能である。以下、議事録出力までの各処理について具体的に説明する。

《フォロー設定》
取得部１１３は、議事録に関するフォローリクエストを取得するとき、様々な議事録要素情報を取得してもよい。また、対応付け部１１４は、１又は複数の議事録要素に含まれるユーザ（フォローリクエストしたユーザとは異なるユーザ）、議事録に付されるタグ情報、議事録に設定されるアジェンダ又はタイトル、及び議事録に設定されるアジェンダ又はタイトルに含まれる語句情報のうちの少なくとも１つの情報と、フォローリクエストしたユーザとを対応付けることを含んでもよい。

また、上述のとおり、議事録要素情報には、会議の参加者となりうるユーザのユーザ情報が含まれる。また、ユーザ情報は、ユーザの識別情報以外にも、ユーザの役職や役割を示す情報を含んでもよい。これにより、フォローしている人物の担当が変わっても役割をフォローすることで議事録の見逃しを軽減することができる。

また、サービス制御部１１２は、或るユーザがフォローしているユーザ（「フォローユーザ」ともいう）に関連するユーザ（「フォロー関連ユーザ」ともいう）のフォローを、或るユーザに提案してもよい。また、サービス制御部１１２は、会議に関する所定関係を満たすユーザのフォローを、或るユーザに提案してもよい。所定関係とは、例えば、月に所定回以上一緒に会議に参加するユーザや、同部署のユーザ、上司、関連部署として設定された部署に所属するユーザ等を含む。これにより、フォローした方がよいユーザをサーバ１０が提案することが可能になる。

また、上述のとおり、議事録要素情報には、タグ情報が含まれてもよい。タグ情報は、サーバ１０が予め設定したタグ情報やユーザが作成したタグ情報を含み、議事録を生成するユーザが、議事録生成時に、ユーザ操作により設定できるようにしておくとよい。また、サービス制御部１１２は、会議タイトル、アジェンダなどの議事録内の単語（キーワード、語句情報）から自動的にタグを設定してもよい。

また、サービス制御部１１２は、フォローユーザが、所定期間内に所定回以上利用するタグのフォローを提案してもよい。このとき、サービス制御部１１２は、使用回数が多いタグの順をランキング形式にして提案してもよい。これにより、フォローした方がよいタグや語句をサーバ１０が提案することが可能になる。

また、上述のとおり、議事録要素情報には、会議のアジェンダ又はタイトルが含まれてもよい。会議のアジェンダ又はタイトルは、サーバ１０が予め設定したアジェンダやタイトルや、ユーザが生成したアジェンダやタイトルを含み、会議を生成するユーザが、会議生成時に、ユーザ操作により設定できるようにしておくとよい。これにより、ユーザが興味のあるアジェンダやタイトルの会議が開催された場合に、そのユーザは会議の内容を把握することができるようになる。

また、サービス制御部１１２は、会議の主催者又は参加者が議事録をフォローさせたいユーザを指定又は選択させるようにしてもよい。例えば、会議に参加した上司が、自身の部署の部下全員に議事録を共有したい場合などに、この機能を利用する。これにより、議事録をキャッチアップさせたい側からのフォロー設定を可能にすることができる。

《会議設定》
また、設定部１１５は、所定会議の主催者、参加者、日時、タイトル、及びアジェンダの少なくとも１つの議事録要素を設定することを含んでもよい。例えば、設定部１１５は、会議の関係者が利用するユーザ端末２０から、会議設定リクエストとともに、上述の議事録要素情報を含む会議情報を用いて会議を設定する。

この場合、特定部１１６は、設定部１１５により設定された所定会議の議事録要素に基づいて、各ユーザを特定することを含んでもよい。例えば、特定部１１６は、設定部１１５により会議のアジェンダが設定された場合、この設定されたアジェンダに対応付けられたユーザを特定する。

また、サービス制御部１１２は、会議が開催される際に、議事録はアジェンダごとに、テンプレートとして、目的、共有内容、会議ノート、決定事項を設定してもよい。これにより、サーバ１０は、議事録の生成を容易にすることが可能になる。

《閲覧制限》
また、特定部１１６は、会議の内容の公開に関する制約条件がある場合、この制約条件に基づいて議事録関連情報を出力するユーザを特定することを含んでもよい。例えば、特定部１１６は、公開又は閲覧を制限する制約条件を満たさない会議又は議事録がある場合、この会議又は議事録に関する議事録要素に対応付けられたユーザを特定しない。具体例としては、閲覧制限がかけられた会議の議事録が生成された場合、この会議の議事録関連情報は、閲覧制限がかけられていないユーザに対して出力されるようにする。

以上の処理により、人事評価や給与などの秘匿性の高い会議が行われた場合に、これらの会議の議事録が無制限に閲覧させることを防止することができる。

また、制約条件は、議事録ごと、又はアジェンダごとに設定されてもよい。例えば、サービス制御部１１２は、議事録ごとに公開範囲（閲覧範囲）設定が可能である。また、サービス制御部１１２は、議事録やアジェンダに特定のワード（昇進など）がある場合は公開範囲設定のアラートを表示してもよい。また、サービス制御部１１２は、閲覧不可の場合には、この議事録又はアジェンダの内容が表示されず、アクセス権申請ボタンが表示されてもよい。これにより、閲覧制限をより詳細に設定することが可能になる。

また、サービス制御部１１２は、グループ単位で閲覧権限を与える機能を有してもよい。例えば、サービス制御部１１２は、出力部１１７に対し、所定のチャットやメール等を用いて、生成された議事録の格納位置を示すＵＲＬを所定のグループに出力するように制御してもよい。このとき、議事録への閲覧権限が付与されていないユーザがいる場合は、サービス制御部１１２に閲覧権限の付与を問合せ可能にしてもよい。

《議事録表示》
また、出力部１１７は、ユーザごとに、複数の議事録関連情報に対して所定の優先順に基づいて並べ替えることを含んでもよい。例えば、出力部１１７は、ユーザＡに対し、出力対象の３つの議事録関連情報を所定の優先順に基づいて並べ替え、ユーザＢに対し、出力対象の４つの議事録関連情報を所定の優先順に基づいて並べ替えてもよい。これにより、ユーザに対して、議事録を把握したい順で表示させることが可能になる。

また、上述の所定の優先順は、時系列順、対応付けられているユーザの数又は割合が多い順、及び議事録関連情報の閲覧順のうち少なくとも１つを含んでもよい。また、所定の優先順は、ユーザごとに設定されてもよい。これにより、ユーザは、自身の興味等に基づいて所定の優先順をカスタマイズすることが可能になる。また、所定の優先順は、フォロー設定したユーザに関する情報と、議事録要素情報との関連度が高い順を含んでもよい。関連度は所定の項目を用いて類似度等が算出され、この類似度により議事録関連情報の並び順が決定されてもよい。

また、議事録関連情報は、会議のタイトル、アジェンダ、及び参加者を含む情報であってよい。また、議事録関連情報は、上述の情報を含むサマリー情報としてもよい。議事録関連情報が表示される場合、この画面には、議事録を選択可能なサマリーボタンを含んでもよい（後述の図１０参照）。ユーザがサマリーボタンを選択すると、出力部１１７は、この会議のアジェンダと、ユーザにより記入された各会議ノート、決定事項がオーバービューで表示されるようにして出力してもよい。これにより、通知を受けたユーザは個別の議事録に遷移することなく、必要な情報を閲覧することができる。

また、サービス制御部１１２は、出力部１１７による議事録関連情報の出力のタイミングとして、所定期間ごと（毎朝９時）にまとめて通知するように制御してもよく、新たな議事録が生成されるたびに通知してもよい。

また、サービス制御部１１２は、議事録関連情報が出力される際に、そのユーザが参加した会議と、フォローしている会議とを分けて表示されるようにしてもよい。例えば、ユーザが、自身が参加した会議の一覧リストと、フォローしている会議の一覧リストとを適宜選択できるようにするとよい。

《外部連携》
また、所定会議が会議設定可能な外部システムを利用して設定される場合、この外部システムからの参加者に関する参加者情報を取得することをさらに含んでもよい。例えば、所定会議が、会議設定機能を有するＧｏｏｇｌｅ Ｗｏｒｋｓｐａｃｅ（登録商標）やＭｉｃｒｏｓｏｆｔ ３６５（登録商標）などのグループウェアのビジネスツールを用いて設定される場合、取得部１１３は、このビジネスツールから会議の参加者情報等を取得してもよい。なお、これらのビジネスツールについて、ユーザは、カレンダー機能を利用して会議を設定することが可能である。

また、特定部１１６は、外部システムから取得された参加者情報に基づいて、議事録関連情報を出力するユーザを特定することを含んでもよい。例えば、特定部１１６は、外部システムから取得された参加者をフォローするユーザを特定する。これにより、会議の参加者情報を自動的に取得することが可能になる。

《議事録絞り込み》
また、出力部１１７は、所定のユーザに対し、複数の議事録関連情報の中から所定の選択条件に基づいて、出力対象の議事録関連情報を選択することを含んでもよい。例えば、出力部１１７は、所定のユーザのフォロー数が所定数以上になった場合、フォローユーザが、主催者に設定されている会議、又は準備担当者や議事録担当者に設定されている会議を選択して、所定のユーザに議事録関連情報を出力するようにしてもよい。

以上の処理により、フォロー数が増加することにより、大量の議事録関連情報を１人のユーザに出力することを防止することができ、システムの処理負荷を減らすことが可能になる。

また、サービス制御部１１２は、議事録関連情報の閲覧履歴を管理している場合、この閲覧履歴に基づいて、ユーザごとに、フォローしているが議事録が閲覧されていない議事録要素のアンフォローを提案してもよく、又は自動的にアンフォローに設定変更してもよい。これにより、増加した議事録関連情報を絞り込むことができ、システムの処理負荷を減らすことが可能になる。また、出力部１１７は、そのユーザがフォローしている議事録要素に対応する議事録関連情報のみを出力するようにしてもよい。

《欠席者推定》
また、特定部１１６は、会議の欠席者を推定し、欠席者を議事録関連情報の出力対象者として特定してもよい。欠席者の推定方法として、例えば以下の３つが挙げられる。
（１）外部システムのカレンダー機能の会議への出欠情報を用いて推定
（２）会議時間中にシステム上の議事録を閲覧又はアクセスしたか否かで出欠を推定
（３）議事録に各参加者の出欠情報を設定させ、この出欠情報を用いて推定
これにより、会議に参加できなかったユーザをその会議のフォロー対象として設定することが可能になる。

また、サービス制御部１１２の各処理は、必要に応じて人工知能（AI：Artificial Intelligence）、例えば機械学習などを利用して実現されてもよい。例えば、各部の入力データ、出力データを学習データとして推論モデル（学習モデル）が構築される。このとき、各部は、各自が保有する学習モデルを利用して、新たなデータを入力データとし、出力データを取得する。なお、学習は、教師あり学習、教師なし学習、強化学習、対照学習などを適用可能である。

＜ユーザ端末の構成＞
図３は、開示の一実施形態に係るユーザ端末２０の一例を示す図である。ユーザ端末２０は、１つ又は複数のプロセッサ（例、ＣＰＵ）２１０、１つ又は複数のネットワーク通信インタフェース２２０、記憶装置（記憶部）２３０、ユーザインタフェース２５０、及びこれらの構成要素を相互接続するための１つ又は複数の通信バス２７０を含む。

ユーザインタフェース２５０は、ディスプレイ２５１、及び入力装置（キーボード及び／又はマウス、又は他の何らかのポインティングデバイス等）２５２を含む。

記憶装置２３０は、例えば、ＤＲＡＭ、ＳＲＡＭ、又は他のランダムアクセス固体記憶装置などの高速ランダムアクセスメモリ（主記憶装置）である。また、記憶装置２３０は、１つ又は複数の磁気ディスク記憶装置、光ディスク記憶装置、フラッシュメモリデバイス、又は他の不揮発性固体記憶装置などの不揮発性メモリ（補助記憶装置）でもよい。また、記憶装置２３０は、コンピュータ読み取り可能な非一時的な記録媒体でもよい。また、記憶装置２３０は、主記憶装置（メモリ）又は補助記憶装置（ストレージ）のいずれかでもよく、あるいは両方を備えてもよい。

記憶装置２３０は、情報処理システム１により用いられるデータやプログラムを記憶する。例えば、記憶装置２３０は、情報処理システム１におけるユーザ端末２０用のアプリケーションプログラムなどを記憶する。

プロセッサ２１０は、記憶装置２３０に記憶されるプログラムを実行することで、クライアントアプリケーション２１２を構成する。クライアントアプリケーション２１２は、例えば、ウェブブラウザやメールアプリケーションなどを含む。ウェブブラウザは、サーバ１０により提供されるウェブページの閲覧を可能にする。また、インストールされたユーザ端末用のアプリケーションの実行により、上述したサービスが提供されるウェブページの閲覧が可能になる。クライアントアプリケーション２１２は、サービス提供を受けるため、通信制御部２１３、表示制御部２１４、議事録処理部２１５を有する。

通信制御部２１３は、サーバ１０から送信されたフォロー設定画面、会議設定画面、議事録設定画面、議事録表示画面などの各画面情報などを取得する。また、通信制御部２１３は、サーバ１０に対し、各画面を利用して設定された議事録要素情報や、所定のリクエスト、ユーザ情報などを出力する。

表示制御部２１４は、通信制御部２１３により取得された各画面情報に基づいて、フォロー設定画面（例えば図７）、会議設定画面（例えば図８）、議事録生成画面（例えば図９）、議事録表示画面（例えば図１０及び図１１）、議事録通知画面（例えば図１２）、公開（閲覧）範囲設定画面（図１３）をディスプレイ２５１に表示するよう制御する。各画面については後述する。

議事録処理部２１５は、ディスプレイ２５１に表示される各画面に対するユーザ操作に応じて、各種のリクエストと、必要な情報又はデータとをサーバ１０に送信するように処理する。例えば、議事録処理部２１５は、ユーザによるフォロー設定や、会議設定、議事録設定、議事録表示などの処理を実行する。

＜各データの例＞
次に、サーバ１０の記憶装置２３０に格納される各データの例について図４及び図５を用いて説明する。図４は、一実施形態に係るユーザ情報の一例を示す図である。図５は、一実施形態に係る議事録情報の一例を示す図である。

図４に示すユーザ情報には、ユーザＩＤに関連付けて、ユーザ名、所属、役職、連絡先、フォロー（議事録要素）などの各情報が含まれる。「ユーザＩＤ」は、ユーザを識別する情報を含む。

「ユーザ名」は、開示のサービスを利用するユーザの名称を含む。「所属」は、ユーザが属する部署名等を含む。「役職」は、ユーザの役職を含み、部長、課長などの情報を含む。「連絡先」は、ユーザの連絡先を示す情報であり、メールアドレス、ＩＰアドレス、また、チャットツールなどのユーザＩＤなどでもよい。「フォロー」は、ユーザにより設定された議事録要素であり、議事録のフォローユーザ、タグ、アジェンダ等を含む。

図５に示す議事録情報には、議事録ＩＤに関連付けて、会議名、会議日時、参加者、アジェンダ、記載事項等の各情報が含まれる。「議事録ＩＤ」は、会議の議事録を識別する情報を含む。

「会議名」は、生成される議事録の会議名を含む。「会議日時」は、会議の日時を含む。「参加者」は、会議の参加者を含み、会議の主催者、会議準備者、議事録作成者などが識別されて記憶されてもよい。「アジェンダ」は、会議のアジェンダを含み、システムにより予め設定されたアジェンダ又はユーザにより新規設定されたアジェンダを含む。「記載事項」は、ユーザにより設定又は記入された会議メモ、決定事項等を含む。また、「記載事項」は、アジェンダごとに設定されてもよい。

＜動作説明＞
次に、情報処理システム１の各動作について説明する。図６は、一実施形態に係る議事録表示に関する処理の一例を示すシーケンス図である。図６に示す例では、ユーザ端末２０とサーバ１０とが連携して処理を実行する。なお、図６に示す例では、ある組織において、フォロー設定するユーザＡが利用する端末をユーザ端末２０Ａと表記し、フォロー設定されたユーザ（フォローユーザ）Ｂの端末をユーザ端末２０Ｂと表記する。

ステップＳ１０２において、ユーザＡがフォロー設定画面を操作して、自身が議事録をフォローしたい議事録要素を設定する。例えば、ユーザ端末２０Ａは、フォロー設定画面を表示し、ユーザＡの操作を受け付け、設定された議事録要素を示す議事録要素情報とフォローリクエストをサーバ１０に送信する。このとき、議事録要素として、他人のユーザＢを示すユーザ情報（例、ユーザＩＤ）が含まれるとする。

また、フォロー設定画面において、議事録関連情報の表示の順を決定する優先順を設定可能なようにしてもよい。サーバ１０は、図４のユーザ情報などを用いて、ユーザごとに表示に関する優先順を記憶してもよい。

ステップＳ１０４において、サーバ１０の対応付け部１１４は、取得部１１３により取得された議事録に関する１又は複数の議事録要素と、ユーザとを対応付ける。例えば、対応付け部１１４は、フォローリクエストとともに取得された議事録要素情報に示される議事録要素（例、ユーザＢ）と、ユーザ情報により示されるユーザ（例、ユーザＡ）とを対応付ける。

ステップＳ１０６において、ユーザＢが会議設定画面を操作して、自身が参加する会議を設定する。例えば、ユーザＢは、オンラインで会議を設定可能な外部システムを利用して会議を設定してもよい。この場合、ユーザ端末２０Ｂは、会議設定画面を表示し、ユーザＢの操作を受け付け、設定された会議に関する会議情報と会議設定リクエストとをサーバ１０に送信する。このとき、会議情報は、会議名（タイトル）、日時、アジェンダ、及び参加者等の少なくとも１つの情報を含む。また、参加者情報は、主催者、準備者、議事録作成者等の少なくとも１つの情報を含んでもよい。

ステップＳ１０８において、サーバ１０の設定部１１５は、取得部１１３により取得された会議情報に基づいて所定会議を設定する。例えば、設定部１１５は、会議設定リクエストとともに送信取得された会議情報に含まれる会議名、日時、アジェンダ、参加者等に基づいて、会議を設定する。

ステップＳ１１０において、ユーザＢが議事録生成画面を操作して、自身が参加した会議の議事録を生成する。例えば、ユーザ端末２０Ｂは、議事録生成画面を表示し、ユーザＢの操作を受け付け、生成された議事録に関する情報を含む議事録生成情報と議事録生成リクエストとをサーバ１０に送信する。なお、議事録の生成は、ユーザＢである必要はなく、この会議に参加したものであれば誰でも良い。

ステップＳ１１２において、サーバ１０のサービス制御部１１２は、取得部１１３により取得された議事録生成情報に基づいて議事録を生成する。例えば、サービス制御部１１２は、議事録生成リクエストとともに取得された議事録生成情報に含まれる会議メモ、決定事項等、及び／又は議事録要素情報に基づいて、議事録を生成する。

ステップＳ１１４において、サーバ１０の特定部１１６は、議事録が生成されると、議事録が生成された所定会議の参加者以外の１又は複数のユーザの中から、所定会議において生成される議事録の各議事録要素に対応付けられた各ユーザを特定する。例えば、特定部１１６は、議事録が生成された所定会議の議事録要素（例、ユーザＢ）に対応付けられるユーザ情報により示されるユーザ（例、ユーザＡ）を特定する。

ステップＳ１１６において、サーバ１０の出力部１１７は、特定部１１６により特定された各ユーザが利用する各ユーザ端末に、所定会議の議事録に基づく議事録関連情報を出力する。例えば、出力部１１７は、特定部１１６により特定されたユーザＡのユーザ端末２０Ａに、議事録関連情報を送信する。議事録関連情報は、例えば、議事録情報そのもの、又は議事録情報のサマリー情報などを含む。

ステップＳ１１８において、ユーザ端末２０Ａは、サーバ１０から取得した議事録関連情報を画面に表示するよう制御する。表示制御部２１４は、まずはサマリー情報を画面に表示し、ユーザから詳細情報の表示指示を受けた場合、議事録の詳細な情報を表示制御するようにしてもよい。ユーザＡは、ユーザ端末２０Ａの議事録関連情報の表示画面を操作して、選択した議事録関連情報を画面に表示させる。

以上の処理によれば、ユーザが、未参加の会議であっても、事後的に議事録関連情報を受動的に取得することができ、未参加の会議の内容を把握することができるようになる。また、ユーザは、自身がキャッチアップしたい会議の議事録要素を設定することにより、自身が興味のある会議の内容を把握することができるようになる。

＜画面例＞
次に、情報処理システム１において表示される各画面の一例について説明する。図７は、一実施形態に係るフォロー設定画面の一例を示す図である。図８は、一実施形態に係る会議設定画面の一例を示す図である。図９は、一実施形態に係る議事録生成画面の一例を示す図である。図１０及び図１１は、一実施形態に係る議事録表示画面の一例を示す図である。図１２は、一実施形態に係る議事録通知画面の一例を示す図である。図１３は、一実施形態に係る公開範囲設定画面の一例を示す図である。

図７は、例えば、ユーザ端末２０の表示制御部２１４により表示されるフォロー設定画面の一例を示す。ユーザは、図７に示す画面を利用することで、関心のある議事録をユーザ端末２０に表示するために、フォローするユーザや、タグ等を設定する。

図７に示すフォロー設定画面は、フォロー中のメンバー（ユーザ）を表示するメンバー表示領域と、フォロー中のタグとを表示するタグ表示領域とを含む。メンバー表示領域は、フォローするメンバーを入力して検索可能な入力欄と、フォロー中のメンバー一覧とを含む。メンバー検索後に、メンバーと、フォローをリクエストするＵＩ部品（例、ボタン）とが表示されるようにしてもよい。また、ユーザは、フォロー中のメンバーに対して、対応する「×」ボタンを押下することで、フォローを容易に外すことができる。

タグ表示領域は、フォローするタグを入力して検索可能な入力欄と、フォロー中のタグ一覧とを含む。タグ検索後に、タグと、フォローをリクエストするＵＩ部品とが表示されるようにしてもよい。ユーザは、フォロー中のタグに対して、対応する「×」ボタンを押下することで、フォローを容易に外すことができる。

なお、フォロー設定画面は、フォローするアジェンダを設定する領域を含んでもよく、また、サーバ１０が、ユーザ、タグ、アジェンダなどの議事録要素情報をフォローするよう提案する場合、提案される議事録要素情報と、フォローをリクエストするボタンとを表示するポップアップ画面などの表示領域が表示されてもよい。

図８は、例えば、カレンダー機能を用いて会議を設定する画面の遷移例を示す図である。図８に示す例では、画面Ｄ２は、外部システムのカレンダー機能により、会議日時を指定し、会議名、参加者等を指定して会議を設定する例である。

図８に示す画面Ｄ４は、設定された会議の一例を示す。図４に示す例では、設定された会議情報として、会議タイトル、会議日時、参加者などが表示される。また、画面Ｄ４には、サーバ１０により自動で生成された議事録ページのテンプレートの格納位置を示すＵＲＬが表示される。このＵＲＬがユーザに押下されると、議事録ページのテンプレートが表示される。

図８に示す画面Ｄ６は、議事録ページを概念的に示す。図８に示す例では、カレンダー機能を用いて会議を設定すると、会議が生成され、さらに、この会議専用の議事録ページが生成され、この議事録ページのＵＲＬが会議情報の中に表示される。ユーザは、自動で生成された議事録ページを容易に確認することができ、実際に議事録を生成する場合は、このＵＲＬを押下することで、容易に議事録生成画面をユーザ端末２０に表示することができるようになる。

図９は、例えば、議事録生成画面の一例を示す。図９に示す例では、議事録生成画面は、アジェンダを表示するアジェンダ表示領域ＡＲ１０と、アジェンダごとに会議内容等を記入する記入領域ＡＲ１２とを含む。

アジェンダ表示領域ＡＲ１０は、例えば、会議設定時にユーザにより設定されたアジェンダと、そのアジェンダの目的、時間、担当者などを設定可能である。図９に示す例の場合、アジェンダが「前回の振り返り」、目的は「共有」、時間は「５分」が設定されている。

記入領域ＡＲ１２は、アジェンダごとにフォーマットがあり、フォーマットの内容が既に記入されている。ユーザは、記入事項に基づいて、追記をしたり、確認をしたりすることができる。これにより、ユーザは、議事録の生成を容易に行うことができる。また、記入領域ＡＲ１２は、このアジェンダで決定された事項（決定事項）を記入する領域があり、アジェンダごとに完結させるよう会議参加者に促すことができる。

図１０は、例えば、議事録関連情報を表示する議事録表示画面の遷移例を示す。図１０に示す議事録表示画面Ｄ１０は、公開された全ての会議の議事録を表示する画面である。画面Ｄ１０は、公開された全ての会議の議事録を表示するＵＩ部品Ｔ１０（選択中）と、フォロー中の議事録を表示するＵＩ部品Ｔ１２と、自身が参加した会議の議事録を表示するＵＩ部品Ｔ１４とを含む。また、図１０に示す画面Ｄ１０は、会議を検索するための検索領域と、会議の議事録の一覧を表示する一覧表示領域とを含む。また、表示される各議事録には、サマリー情報を表示するためのサマリーボタンＢ１０が表示される。このサマリーボタンＢ１０が押下されると、ポップアップ画面Ｐ１０が表示される。

図１０に示す画面Ｄ１２は、画面Ｄ１０にポップアップ画面Ｐ１０が表示された画面である。ポップアップ画面Ｐ１０には、選択された議事録のサマリー情報が表示される。サマリー情報は、例えば、アジェンダ、目的、決定事項などが表示される。これにより、ユーザは、公開された会議の議事録に対して、自身がキャッチアップしたい会議の議事録を容易に把握することが可能である。

図１１は、例えば、フォロー中の議事録関連情報を表示する議事録表示画面の一例を示す。図１１に示す画面は、フォロー中の議事録を表示するＵＩ部品Ｔ１２が選択されたときに表示される画面である。また、図１１に示す画面は、フォロー中の議事録要素に関連する議事録が一覧として表示され、議事録が生成された場合にはサマリーボタンＢ１２が表示される。これにより、ユーザは、サマリーボタンＢ１２の有無により、議事録の生成の有無を確認することができる。また、ユーザは、フォロー中の議事録に対して、自身がキャッチアップしたい会議の議事録を容易に把握することが可能である。

図１２は、例えば、議事録通知画面の一例を示し、出力部１１７により定期的に出力される通知画面を示す。図１２に示す議事録通知画面は、例えば、毎朝所定時刻（例、８時３０分）に、新しく公開されたフォロー中の議事録が、所定のチャットアプリケーション、メール等で通知される。また、議事録ごとに、会議名、アジェンダ、決定事項等のサマリー情報が表示される。これにより、ユーザは毎日議事録をキャッチアップすることができる。なお、図１２に示す議事録通知画面は、議事録表示画面の一例でもある。

図１３は、例えば、公開範囲設定画面の一例を示す。図１３に示す公開範囲設定画面は、公開範囲の選択領域と、外部に共有するか否かの設定領域とを含む。選択領域では、例えば「会議参加者」のみ閲覧・編集可能とするラジオボタン（ＵＩ部品の一例）と、「ワークスペースメンバー全員」は閲覧・編集可能とするラジオボタンとが表示される。ユーザは、いずれか１つのラジオボタンを選択することが可能である。

図１３に示す設定領域では、「誰でも閲覧・編集可能にする」チェックボックス（ＵＩ部品の一例）と、パスワードの設定のための入力欄、「ＵＲＬ・パスワードをコピー」するボタン（ＵＩ部品の一例）とが表示される。設定領域による設定は、社外のユーザと会議をしたときにも活用可能とすることができる。

ユーザは、公開範囲設定画面を操作することで、議事録の公開（閲覧）範囲に制限を加えることができる。この制限内容は、サーバ１０側で会議の内容の公開に関する制約条件として設定される。

以上、実施形態は、本発明を説明するための例示であり、本発明をその実施形態のみに限定する趣旨ではなく、本発明は、その要旨を逸脱しない限り、さまざまな変形が可能である。また、サーバ側、ユーザ端末側の各処理を適宜統合したり、他方の装置に処理を移行したりしてもよい。

１…情報処理システム、１０…サーバ、２０…ユーザ端末、１１０…プロセッサ、１３０…記憶装置、１１２…サービス制御部、１１３…取得部、１１４…対応付け部、１１５…設定部、１１６…特定部、１１７…出力部、２１０…プロセッサ、２１２…クライアントアプリケーション、２１３…通信制御部、２１４…表示制御部、２１５…議事録処理部、２３０…記憶装置

Claims (12)

1. 情報処理装置が、
   議事録に関する１又は複数の議事録要素とユーザとを対応付けること、
   所定会議を設定すること、
   前記所定会議の参加者以外の１又は複数のユーザの中から、前記所定会議において生成される議事録の各議事録要素に対応付けられた各ユーザを特定すること、
   特定された各ユーザが利用する各ユーザ端末に、前記所定会議の議事録に基づく議事録関連情報を出力すること、を実行する情報処理方法。
2. 前記対応付けることは、
   前記１又は複数の議事録要素に含まれる前記ユーザとは異なるユーザ、前記議事録に付されるタグ情報、前記議事録に設定されるアジェンダ又はタイトル、及び前記アジェンダ又はタイトルに含まれる語句情報のうちの少なくとも１つの情報と、前記ユーザとを対応付けることを含む、請求項１に記載の情報処理方法。
3. 前記設定することは、
   前記所定会議の主催者、参加者、タイトル、及びアジェンダの少なくとも１つの議事録要素を設定することを含み、
   前記特定することは、
   設定された前記所定会議の議事録要素に基づいて、前記各ユーザを特定することを含む、請求項１又は２に記載の情報処理方法。
4. 前記特定することは、
   前記所定会議の内容の公開に関する制約条件がある場合、前記制約条件に基づいて前記議事録関連情報を出力するユーザを特定することを含む、請求項１乃至３のいずれか一項に記載の情報処理方法。
5. 前記制約条件は、議事録ごと、又はアジェンダごとに設定される、請求項４に記載の情報処理方法。
6. 前記出力することは、
   ユーザごとに、複数の議事録関連情報に対して所定の優先順に基づいて並べ替えることを含む、請求項１から５のいずれか一項に記載の情報処理方法。
7. 前記所定の優先順は、時系列順、対応付けられているユーザの数又は割合が多い順、及び前記議事録関連情報の閲覧順のうち少なくとも１つを含む、請求項６に記載の情報処理方法。
8. 前記議事録関連情報は、会議のタイトル、アジェンダ、及び参加者を含む情報である、請求項１から７のいずれか一項に記載の情報処理方法。
9. 前記所定会議が会議設定可能な外部システムを利用して設定される場合、前記外部システムからの参加者に関する参加者情報を取得することをさらに含み、
   前記特定することは、
   前記参加者情報に基づいて、前記議事録関連情報を出力するユーザを特定することを含む、請求項１から８のいずれか一項に記載の情報処理方法。
10. 前記出力することは、
    所定のユーザに対し、複数の議事録関連情報の中から所定の選択条件に基づいて、出力対象の議事録関連情報を選択することを含む、請求項１から９のいずれか一項に記載の情報処理方法。
11. １又は複数のプロセッサを含む情報処理装置であって、
    前記１又は複数のプロセッサが、
    議事録に関する１又は複数の議事録要素とユーザとを対応付けること、
    所定会議を設定すること、
    前記所定会議の参加者以外の１又は複数のユーザの中から、前記所定会議において生成される議事録の各議事録要素に対応付けられた各ユーザを特定すること、
    特定された各ユーザが利用する各ユーザ端末に、前記所定会議の議事録に基づく議事録関連情報を送信すること、を実行する情報処理装置。
12. 情報処理装置に、
    議事録に関する１又は複数の議事録要素とユーザとを対応付けること、
    所定会議を設定すること、
    前記所定会議の参加者以外の１又は複数のユーザの中から、前記所定会議において生成される議事録の各議事録要素に対応付けられた各ユーザを特定すること、
    特定された各ユーザが利用する各ユーザ端末に、前記所定会議の議事録に基づく議事録関連情報を送信すること、を実行させるプログラム。

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