JP2008139969A - 議事録作成装置、会議情報管理システム及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 議事録を編集、又は受信した議事録を再編集する時に、参照者に必要と思われる情報を簡単に補充することができる議事録作成装置を提供する。
【解決手段】 会議情報に基づいて議事録を作成する議事録作成部２１と、議事録作成部２１で議事録の作成時に参照した会議情報に基づいて、会議コンテンツデータベース１６を検索し、情報を推薦する情報編集部２２とを有している。情報編集部２２は、推薦情報に基づいて議事録を編集する編集手段も兼ねている。
【選択図】 図２

Description

本発明は、議事録作成装置、会議情報管理システム及びプログラムに関する。

会議議事録を通して会議の内容を文書化することは組織的な活動においてしばしば重要な役割を果たす。会議議事録を会議中に使用することで会議参加者間での質疑応答が容易になる。また、会議後のまもない期間においては、会議議事録の詳細を検討し、決定事項に従って行動するために会議議事録を見ることは有用である。また、長期に及んでは、会議議事録は、組織的な記憶の一部を構成し、組織の目標や業績の明確な記録を提供する。

特許文献１は、メモ情報を複数のユーザで共有する仕組みを提案している。予め登録されたユーザの共有レベルに応じてメモ情報をフィルタリングするフィルタを設定しておき、ユーザは、過去のデータも含む複数のデータから情報を選択して使用することができるようになっている。

特許文献２は、ネットワーク上で流通可能な電子名刺を利用して、情報の交換および伝播をより効果的に行う技術を開示している。

特許文献３では、発言者と利用者の属性情報をもとに、発言に対する利用者の相関度合いを計算する。この相関度合いの計算結果をもとに相関度の高いチャット発言を強調表示する技術を開示している。

特開２００４−００５５９８号公報 特開２００２−６３２９０号公報 特開２００４−２１３１５３号公報

本発明は、議事録を編集するとき、又は受信した議事録を再編集するときに、議事録に関連する情報を簡単に補充することができる議事録作成装置、会議情報管理システム及びプログラムを提供することを目的とする。

かかる目的を達成するために本発明の議事録作成装置は、会議情報に基づいて議事録を作成する作成手段と、前記作成手段で議事録の作成時に参照した前記会議情報に基づいて、データベースを検索し、情報を推薦する推薦手段と、前記推薦手段の推薦情報に基づいて前記議事録を編集する編集手段とを有する構成としている。

上記議事録作成装置において、前記編集手段は、前記推薦手段の推薦する推薦情報のうち、選択入力手段で選択された推薦情報を前記議事録に関連付けて前記データベースに保存するとよい。

上記議事録作成装置において、前記編集手段は、前記推薦手段の推薦する推薦情報を取得可能な所在情報を前記議事録に埋め込む手段を含むとよい。

上記議事録作成装置において、前記編集手段は、前記所在情報を、議事録中の選択された位置に埋め込むとよい。

上記議事録作成装置において、会議中と会議後の少なくとも一方で入力された会議メモを記憶する記憶手段を有し、前記推薦手段は、前記会議メモに基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含むとよい。

上記議事録作成装置において、前記推薦手段は、前記会議情報に含まれるスライド画像中に表れるテキストデータに基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含むとよい。

上記議事録作成装置において、前記推薦手段は、前記会議情報に含まれる、議事録の送信先に設定されたユーザ情報に基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含むとよい。

上記議事録作成装置において、前記推薦手段の推薦する推薦情報は、前記議事録の作成を支援するデータと、会議の内容理解を助けるデータとの少なくとも一方を含むとよい。

上記議事録作成装置において、前記推薦手段は、前記推薦情報を推薦するときに、該推薦情報に設定された、該推薦情報の参照を許可するユーザ情報と、前記議事録作成装置を用いて議事録を作成するユーザの属性情報とに基づいて、前記推薦情報を選択的に推薦するとよい。

上記議事録作成装置において、会議中と会議後の少なくとも一方において、会議のポイントとなるキーワード、又は該キーワードを含んだ会議情報を選択入力する選択入力手段を有し、前記推薦手段は、前記議事録の作成時に、前記キーワード、又は該キーワードを含んだ会議情報に基づいて推薦された推薦情報が、他の推薦情報に優先して表示されるように前記推薦情報に付加情報を付加するとよい。

上記議事録作成装置において、議事録の取得要求がユーザ端末よりあると、当該ユーザ端末に取得要求のあった前記議事録を表示させる表示制御手段を有するとよい。

上記議事録作成装置において、前記表示制御手段は、前記推薦情報を前記ユーザ端末に表示するときに、前記推薦情報に設定された、該推薦情報の参照を許可するユーザ情報と、前記ユーザ端末より入力したユーザの属性情報とに基づいて、前記推薦情報を選択的に表示するとよい。

上記議事録作成装置において、前記表示制御手段は、議事録中の所定データが選択されると、前記所定データに関連付けられた推薦情報を前記データベースから取得して、前記ユーザ端末に表示させるとよい。

上記議事録作成装置において、前記推薦手段は、前記ユーザ端末に表示された議事録の再編集要求を受け付けると、前記ユーザ端末を利用するユーザの識別情報をもとに、該当ユーザの会議メモを記憶した記憶手段から該会議メモを取得して、該会議メモに基づいて前記データベースを検索し、情報を推薦するとよい。

上記議事録作成装置において、前記推薦手段は、前記ユーザ端末に表示された議事録の再編集要求を受け付けると、前記議事録に含まれる会議情報中のテキストデータに基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含むとよい。

上記議事録作成装置において、前記推薦手段は、前記ユーザ端末に表示された議事録の再編集要求を受け付けると、再編集した議事録を送信する送信先に設定されたユーザ情報に基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含むとよい。

上記議事録作成装置において、前記推薦手段は、会議のタイトルと、会議の出席者に関する情報と、前記会議情報に含まれるテキストデータと、前記会議情報に含まれるスライド画像中の文字列と、議事録の配信先に関する情報との少なくとの１つを検索キーワードとして前記データベースを検索するとよい。

上記議事録作成装置において、前記会議情報には、会議に使用されたスライド画像をキャプチャした画像データと、会議中の音声を録音した音声データと、会議中と会議後との少なくとも一方で入力された会議メモとの少なくとも一つを含むとよい。

上記議事録作成装置において、前記推薦手段によって推薦される推薦情報には、過去の会議で作成されたスライドデータ、音声データ、テキストデータの少なくとも１つを含む会議情報が含まれるとよい。

本発明の会議情報管理システムは、会議情報に基づいて議事録を作成する作成手段と、前記作成手段で議事録の作成時に参照した前記会議情報に基づいて、データベースを検索し、情報を推薦する推薦手段と、前記推薦手段の推薦結果に基づいて前記議事録を編集する編集手段とを有する議事録作成装置と、前記議事録をユーザ端末に配信する議事録配信装置と、を有している。

上記会議情報管理システムにおいて、前記推薦手段は、前記ユーザ端末に表示された議事録の再編集要求を受け付けると、前記ユーザ端末を利用するユーザの識別情報をもとに、該当ユーザの会議メモを記憶手段と前記ユーザ端末との少なくとも一方から取得し、該会議メモに基づいて前記データベースを検索して、情報を推薦する手段を含み、前記議事録配信装置は、前記推薦手段で推薦された推薦情報をもとに前記編集手段で再編集した議事録を、前記ユーザ端末から指定された宛先に配信するとよい。

上記会議情報管理システムにおいて、前記推薦手段は、前記ユーザ端末に表示された議事録の再編集要求を受け付けると、前記議事録に含まれる会議情報中のテキストデータに基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含み、前記議事録配信装置は、前記推薦手段で推薦された推薦情報をもとに前記編集手段で再編集した議事録を、前記ユーザ端末から指定された宛先に配信するとよい。

上記会議情報管理システムにおいて、前記推薦手段は、前記ユーザ端末に表示された議事録の再編集要求を受け付けると、再編集した議事録を配信する配信先に設定されたユーザ情報に基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含み、前記議事録配信装置は、前記推薦手段で推薦された推薦情報をもとに前記編集手段で再編集した議事録を、前記ユーザ端末から指定された前記配信先に配信するとよい。

本発明のプログラムは、コンピュータを、会議情報に基づいて議事録を作成する作成手段と、前記作成手段で議事録の作成時に参照した前記会議情報に基づいて、データベースを検索し、情報を推薦する推薦手段と、前記推薦手段の推薦結果に基づいて前記議事録を編集する編集手段として機能させるとよい。

請求項１記載の発明によれば、閲覧者の理解に応じた議事録を作成することができる。

請求項２記載の発明によれば、選択した推薦情報を議事録に簡単に関連付けることができ、議事録の参照時に選択した推薦データを簡単に参照することができる。

請求項３記載の発明によれば、議事録に埋め込まれた推薦情報を簡単に参照することができる。

請求項４記載の発明によれば、議事録中の表示させたい位置に推薦情報を表示させることができる。

請求項５記載の発明によれば、会議メモに関連する情報の推薦を受けることができる。

請求項６記載の発明によれば、会議に使用されたスライド画像中に出現するテキストに関連する情報の推薦を受けることができる。

請求項７記載の発明によれば、議事録を送信する送信先のユーザに関連する情報の推薦を受けることができる。

請求項８記載の発明によれば、推薦情報の推薦を受けて、議事録作成の支援を受けたり、会議の内容理解のための支援を受けることができる。

請求項９記載の発明によれば、推薦手段が推薦した推薦情報のうち、参照を許可された推薦情報をユーザに表示することができる。

請求項１０記載の発明によれば、会議の重要なポイントに関連した情報の推薦を受けることができる。

請求項１１記載の発明によれば、作成した議事録を取得要求のあったユーザ端末に表示させることができる。

請求項１２記載の発明によれば、議事録に含まれる推薦情報のうち、参照を許可された推薦情報をユーザ端末に表示させることができる。

請求項１３記載の発明によれば、議事録に関連付けられた推薦情報を、有効なタイミングで表示させることができる。

請求項１４記載の発明によれば、議事録を再編集するときに、会議メモに関連する情報の推薦を受けることができる。

請求項１５記載の発明によれば、議事録を再編集するときに、会議に使用されたスライド画像中に出現するテキストに関連する情報の推薦を受けることができる。

請求項１６記載の発明によれば、議事録を再編集するときに、議事録を送信する送信先のユーザに関連する情報の推薦を受けることができる。

請求項１７記載の発明によれば、利用者にとって有効な情報を推薦することができる。

請求項１８記載の発明によれば、過去に行われた会議の内容を理解可能な会議情報を、推薦情報として参照することができる。

請求項１９記載の発明によれば、推薦情報として推薦された会議情報を選択的に表示させることができる。

請求項２０記載の発明によれば、閲覧者の理解に応じた議事録を作成することができ、この議事録をユーザ端末に配信することができる。

請求項２１記載の発明によれば、議事録を再編集するときに、会議メモに関連する情報の推薦を受けることができる。

請求項２２記載の発明によれば、議事録を再編集するときに、会議に使用されたスライド画像中に出現するテキストに関連する情報の推薦を受けることができる。

請求項２３記載の発明によれば、議事録を再編集するときに、議事録を送信する送信先のユーザに関連する情報の推薦を受けることができる。

請求項２４記載の発明によれば、閲覧者の理解に応じた議事録を作成することができる。

添付図面を参照しながら本発明の好適な実施例を説明する。

［構成］
まず、図１を参照しながら本実施例の構成を説明する。本実施例の会議情報管理システム１は、スライド・音声キャプチャ装置１０と、特徴属性抽出装置１１と、会議属性入力装置１２と、議事録表示・再生装置１３と、通信制御部１４と、会議情報管理サーバ１５と、会議コンテンツデータベース１６と、社内データベース１７とがＬＡＮなどのネットワークに接続されている。また、この会議情報管理システム１には、パーソナルコンピュータ（以下、ＰＣと表記する）等の複数の端末２が接続可能になっている。端末２は、会議室に予め用意されたＰＣであってもよいし、ユーザが会議室に持ち込んだＰＣであってもよい。

スライド・音声キャプチャ装置１０は、スクリーンに投影されたスライド画像や、マイクで入力した発言者の発言をキャプチャする。キャプチャされたスライド画像や音声は会議情報管理サーバ１５に送られ、ここで識別情報が付加されて会議コンテンツデータベース１６に保存される。

特徴属性抽出装置１１は、キャプチャされた音声データやスライド画像の特徴属性を抽出する。特徴属性には、スライド投影開始時刻、終了時刻、スライド画像に含まれているテキスト文字列、単語の出現位置（座標）、スライドを投影したスクリーンがマルチスクリーン（複数画面からなるスクリーン）であった場合に、スライド画像を投影したスクリーンを識別するスクリーン識別子、会議中に指し示されたポインタの位置とスライドの対応関係、音声データのうちの有音区間などが含まれる。特徴属性抽出装置１１で抽出された特徴属性データは、会議コンテンツデータベース１６に保存される。

会議属性入力装置１２は、会議のタイトル、開催場所、参加者、検討課題（agenda）等の会議属性情報を入力する装置であり、これらの情報は、会議の開催前に書記役のユーザによって入力される。

議事録表示・再生装置１３は、会議情報管理サーバ１５で作成され、会議コンテンツデータベース１６に保存されている会議議事録をユーザの端末２に表示させる。

通信制御部１４は、インターネット等の外部ネットワークに接続して、社外のサーバ装置から情報を取得する。また、インターネット等のネットワークを利用して接続したユーザの端末に、後述する表示制御部の制御に基づいて会議議事録を送信する。

会議情報管理サーバ１５は、開催された会議の議事録を作成する。また、作成した会議議事録を取得要求のあった端末に配信する機能を有している。

図２に、会議情報管理サーバ１５の構成を示す。会議情報管理サーバ１５は、識別情報生成部２０、議事録作成部（本発明の作成手段に該当する）２１、情報編集部（本発明の推薦手段と編集手段に該当する）２２、要約生成部２３を有している。

識別情報生成部２０は、スライド・音声キャプチャ装置１０でキャプチャされたスライド画像や音声データに識別情報（ＩＤ）を付与し、会議を識別する会議ＩＤに関連付けて会議コンテンツデータベース１６に保存する。

議事録作成部２１は、スライド・音声キャプチャ装置１０でキャプチャされたスライド画像データや音声データ、端末２で入力されたテキストメモなどを用いて、会議の議事録を作成する。作成した会議議事録は、会議ＩＤに関連付けて会議コンテンツデータベース１６に保存する。

情報編集部２２は、議事録作成部２１で作成した会議議事録に、議事録の内容を補足する補足情報を追加する。補足情報も会議ＩＤに関連付けて会議コンテンツデータベース１６に保存される。なお、情報編集部２２の詳細については後ほど説明する。情報編集部２２で編集され、会議コンテンツデータベース１６に保存された会議議事録は、議事録表示・再生装置１３によってユーザの端末２に配信される。

要約生成部２３は、会議中の重要な部分のみを含む要約を作成する。その方法として、会議議事録に含まれるテキストメモ等から重要語を選定し、この重要語の含まれる部分のみを要約として利用して自動生成してもよい。または音声等の情報を利用してもよい。

会議コンテンツデータベース１６には、会議情報管理テーブル（図３参照）、会議参加者情報管理テーブル（図４参照）、ユーザ情報管理テーブル（図５参照）、職階情報管理テーブル（図６参照））、用語管理テーブル（図７参照）、スライド管理テーブル（図８参照）、議事録テキストメモ情報管理テーブル（図９参照）が格納されている。以下、各テーブルについて説明する。
まず、図３に示す会議情報管理テーブルは、会議を識別する会議ＩＤに、会議名、開催場所、開催日時、会議の開始時刻、終了時刻の情報が関連付けられて登録されている。
また、図４に示す会議参加者を管理する会議参加者情報管理テーブルは、会議ＩＤと、ユーザＩＤとが関連付けて登録されている。
また、図５に示すユーザ情報管理テーブルは、ユーザＩＤに、ユーザ名、所属部門名、職階を示すＩＤ、ユーザの専門分野の情報などが関連付けて登録されている。なお、職階ＩＤは、図６に示す職階情報管理テーブルで管理される情報であって、職階ＩＤに、職階、レベル情報が関連付けて登録されている。
また、図７に示す用語管理テーブルは、用語と、その説明、その用語がどの分野の用語であるのかを示す情報等が用語ＩＤに関連付けて登録されている。
また、図８に示すスライド管理テーブルは、取り込まれたスライドに付けられたスライドＩＤに、スライド内に出現するテキスト情報と、このスライドを取り込んだ時刻、すなわちスライドを投影した時刻情報とが関連付けて登録されている。
また、図９に示す議事録テキストメモ情報管理テーブルは、会議ＩＤに、テキストメモに付加されたＩＤ、テキストメモ、入力時刻、テキストメモを抽出したスライドのスライドＩＤ、発言ユーザのＩＤ、入力ユーザのＩＤなどが関連付けて管理される。

［処理動作］
まず、会議の事前情報として、書記役のユーザは、会議タイトル、会議の開催場所、参加者、目的、検討課題（agenda）などの会議の属性情報を会議属性入力装置１２から入力する。これらの属性情報は、会議を識別する会議ＩＤに関連付けて会議コンテンツデータベース１６に登録される。

図１０には、会議室に設置される機器の一例を示す。図１０に示す実施例では、会議室に、３つのスクリーンと、これらのスクリーンに画像を投影する３つのプロジェクタ装置３５とを用意しており、プロジェクタ装置３５で投影されたスライド画像は、スライド・音声キャプチャ装置１０でキャプチャされる。このスライド・音声キャプチャ装置１０は、ＬＡＮ等のネットワークに接続されており、ネットワーク上には、会議に参加する会議参加者、書記役のユーザが使用する端末２や、会議情報管理サーバ１５が接続される。

スライド・音声キャプチャ装置１０でキャプチャされたスライド画像は、特徴属性抽出装置１１で特徴属性を抽出した後に、会議情報管理サーバ１５でスライドＩＤが付与される。このスライド画像は、会議情報管理サーバ１５の制御によって会議ＩＤに関連付けられて会議コンテンツデータベース１６に保存される。スライド画像をキャプチャするタイミングは、ユーザのスイッチ操作であってもよいし、プロジェクタ装置３５から画像信号を入力して、投影画像に変化を生じた時にキャプチャするものであってもよい。

また、会議での参加者の発言はマイク３０で取り込まれ、スライド・音声キャプチャ装置１０から会議情報管理サーバ１５に送られる。会議情報管理サーバ１５は、音声データにＩＤを付与し、会議ＩＤに関連付けて会議コンテンツデータベース１６に保存する。

さらに、書記役のユーザや会議の参加者は、会議中に会議のメモを記録する。書記役のユーザや会議参加者には、端末（ＰＣ）２が用意されている。使用する端末は、自身で会議室に持ち込んだものを会議情報管理システム１に接続して使用することもできる。
書記役のユーザや会議の参加者は、まず、端末２に個人情報を記録した記録媒体等を読み込ませることで、ユーザＩＤ、所属などの個人情報を端末２に取り込む。取り込まれた個人情報は、端末２から会議情報管理サーバ１５に送られ、会議に参加可能なユーザであるかの認証が行われる。認証に成功すると、ユーザは端末２を使用して会議のメモを取ったり、スライド画像を表示させたりすることが可能となる。

会議中、書記役のユーザや会議参加者によってテキストメモが入力されると、端末２は、入力したテキストメモに、ユーザＩＤ、テキストメモ入力時の時刻情報等を付加して会議情報管理サーバ１５に逐次送信する。なお、テキストメモは、会議参加者に公開する共有メモと、メモの記録者だけで使用する個人メモとに分けて設定することができる。この個人メモか共有メモかを示す属性情報も会議情報管理サーバ１５に送信される。
会議情報管理サーバ１５は、端末２からテキストメモ、属性情報、ユーザＩＤ、入力時刻情報等が入力されると、これらの情報の入力タイミングよりも前にキャプチャされたスライドのうち、最もキャプチャ時刻が遅いスライドＩＤに関連付けて会議コンテンツデータベース１６に登録する。会議コンテンツデータベース１６に保存されるデータについては、図３〜図９に示す。

次に、会議が終了すると、書記役のユーザは、端末２を会議情報管理サーバ１５に接続して、会議中に入力したテキストメモや、会議中に使用されたスライドなどを利用して会議議事録を作成する。また、作成した会議議事録を配信する配信先の設定を入力する。なお、端末２と会議情報管理サーバ１５との接続のときには、ユーザＩＤ、パスワード等による認証が行われる。
会議情報管理サーバ１５には、例えば、会議議事録のひな型が用意されており、会議情報管理サーバ１５は、このひな型に、会議コンテンツデータベース１６に登録されている会議情報を挿入して、書記役のユーザの端末２に表示する。会議情報には、会議の際にキャプチャしたスライド画像（又はサムネイル画像）、音声データ、会議属性情報などが含まれる。書記役のユーザは、スライド画像と会議属性情報とが埋め込まれた会議議事録に、アクションアイテムや、会議中に取ったテキストメモを入力して会議議事録を作成していく。なお、会議議事録の作成は、会議中に実施してもよい。

図１１に、書記役のユーザによって作成される会議議事録の一例を示す。
会議議事録には、会議のタイトル、打ち合わせ場所、会議の開始時刻と終了時刻、会議参加者、会議の目的、検討課題（agenda）等の会議属性情報が入力される。これらの会議属性情報は、会議の前に会議属性入力装置１２で入力された情報をそのまま用いることができる。また、図１１に示すように、スライド・音声キャプチャ装置１０でキャプチャしたスライド画像のサムネイルと、スライドごとに付けられたアクションアイテムとコメントとが作成される。アクションアイテムとは、会議中や会議後に出された検討項目や要望、提案などであり、コメントは、このアクションアイテムに対して取られた、又は取る予定の対策（行動）を示す。

会議情報管理サーバ１５の情報編集部２２は、会議議事録の作成時、会議中に入力したテキストメモ、会議中に表示されたスライド（例えば、タイトルやスライド中に出現するテキスト）や、配信先に設定されたユーザの情報などを検索キーワードとして会議コンテンツデータベース１６、社内データベース１７や外部のネットワーク（例えば、インターネット等）に接続されたデータベースを検索し、この検索キーワードに関連する情報を検出する。検出した関連情報は、書記役ユーザの端末２に推薦情報として送られる。書記は、端末画面に表示された推薦情報の中から、補足情報として追加したい情報を選択し、会議議事録中に追加する。

図１２には、書記役のユーザによって入力されたテキストメモに関連する推薦情報を、情報編集部２２で検索して表示した状態を示している。書記役のユーザは、情報編集部２２によってテキストメモに関連する推薦情報が表示されると、これらの情報から必要と判断される情報を選択し、補足情報として会議議事録に付加する（会議議事録の該当箇所へのリンク（本発明の所在情報に該当する）を埋め込む）。以下では、情報編集部２２の推薦する推薦情報のうち、書記役のユーザによって選択され、議事録に付加された情報を補足情報と呼ぶ。
なお、情報編集部２２が推薦情報として推薦する情報には、会議議事録の作成を支援する情報や、会議内容の理解を助ける情報などが含まれる。
会議議事録の作成を支援する情報とは、例えば、過去に行われた会議情報を検索キーワードとした場合には、過去に行われた音声、スライドなどの会議情報を指す。また、会議内容の理解を助ける情報とは、会議中に発言のあった用語が記載された用語集などを指す。

情報編集部２２が検索キーワードとして使用するデータには、会議のタイトルと、会議の出席者情報と、会議データに含まれるテキストデータと、会議データに含まれるスライド中の文字列と、会議データの配信先情報などが含まれる。
例えば、会議のタイトルを検索キーワードとする場合、タイトルの文字列を検索キーとして、会議コンテンツデータベース１６に登録された会議のタイトルを検索する。情報編集部２２は、定例会などのそれ以前に開催された会議の議事録があれば、これを推薦情報として表示する。
また、会議出席者の名前、電子メールアドレス、社員番号などを検索キーワードとする場合、情報編集部２２は、社内の連絡用のデータベース（社内データベース１７に含まれる）を検索する。そして、このデータベースから該当人物が関係している電子的なコミュニティ、そのコミュニティでの発言内容、作成した文書などを検索する。検出されたこれらの情報を推薦情報として表示する。また、該当人物の入社、配属時期が浅い場合には、過去の関連議事録を表示してもよい。
また、編集しているユーザが配信先ユーザに対して過去に発信したメールの履歴や、会議出席者と配信先ユーザとのネットワーク情報などを表示してもよい。
また、議事録に書き込まれたテキスト情報を検索キーワードとする場合には、情報編集部２２は、テキストに含まれる文字列中の単語を社内、社外の略語、用語辞書（社内データベース１７に含まれる）から検索する。また、過去の会議議事録から今回の会議議事録と検討課題などが似ているテキストを検索してもよい。
また、キャプチャしたスライドに含まれる文字列を検索キーワードとする場合には、情報編集部２２は、スライドに含まれる文字列をキーに、過去の議事録で使用されたスライド及びその他の社内文書を検索して表示する。

なお、推薦情報として会議議事録に登録される情報を、送信先のユーザごとに変更することも可能である。例えば、送信先のユーザ名を検索キーワードに利用すると、推薦情報の候補として挙がる情報も異なってくる。書記役のユーザは、会議議事録の送信先ユーザごとに、必要な推薦情報を選択して補足情報として付加する。
また、情報編集部２２は、複数の検索キーワードを用いて推薦情報の検索を行う場合に、検索キーワードに重みを付けて検索するようにしてもよい。
例えば、書記役のユーザが、会議中に提示されたスライドの情報を元に推薦された情報を利用する場合、スライドに含まれる全てのキーワードを元に推薦を受けていると、推薦される内容が多岐に渡り、欲しい情報が提示されないことがある。そこで、例えば、会議で議論になっているキーワードやキーワードを含む領域をスライド画像中においてマウス等でユーザが指定しておくことにより、会議情報管理サーバ１５にキーワードを重み付けした条件を送信することができ、欲しい情報がより提示されやすくなる。

また、議事録の配信を受けたユーザ(再編集ユーザ)が別のユーザに展開するために再編集を行う際に、着目するキーワードをマウスでクリックするなどして指定することで、推薦サービスに対してキーワードを重み付けした条件を送信することができる。これによりユーザは着目点に関連性の強い推薦を受けることができ、特に伝えたい点に関する情報を簡単に補足することが可能になる。

なお、書記役のユーザ（編集者）が、会議議事録に付加された補足情報の表示方法を設定できようにしてもよい。例えば、会議議事録を参照した他のユーザが、スライドをクリックすることで、補足情報が表示されるように設定したり、会議議事録中のテキストが選択された時に、補足情報が表示されるように設定してもよい。また、会議議事録を開くと、最初から補足情報が表示されていてもよい。また、会議議事録中の１つのキーワードに対して、複数の補足情報の候補がある場合には、書記役のユーザが補足情報の表示順序（表示優先度）を設定するようにしてもよい。

また、会議情報管理サーバ１５は、検索した推薦情報を書記役ユーザの端末２に表示する時に、検出した推薦情報に設定されたセキュリティレベルに応じて、選択的に表示するとよい。
例えば、推薦情報として追加する発言（テキストデータ）の発言者の職階が、書記役ユーザの職階よりも高く、書記役ユーザがこの発言があった会議に参加していない場合には、セキュリティレベルが高く設定された情報へのアクセス権がないと判断して、推薦情報の公開を禁止する。
同様に、補足情報を付加した議事録をユーザの端末２に送信して、ユーザに公開するときにも、受信ユーザの職階IDを元に制御することもできる。推薦情報として追加する発言（テキストデータ）の発言者の職階が、受信ユーザの職階よりも高く、受信ユーザがこの発言があった会議に参加していない場合には、セキュリティレベルが高く設定された情報へのアクセス権がないと判断して、推薦情報の公開を禁止する。
さらに、この２つを組合せて、書記役のユーザまたは会議参加者が議事録作成/編集時に、会議情報管理サーバから提供される補足情報の中から、配信先(受信ユーザ)の参照可能である推薦情報を表示することもできる。

議事録作成部２１によって議事録が作成され、情報編集部２２によって会議議事録に補足情報が付加されると、メール配信部２６は、この議事録を参照可能なＵＲＬをメール本文中に記載した電子メールを作成する。作成した電子メールは、設定されたメールアドレスに配信される。図１３に、ユーザに配信される会議議事録の構成の一例を示す。

図１４に示すフローチャートを参照しながら会議情報管理サーバ１５の処理手順を説明する。
会議情報管理サーバ１５は、会議議事録の作成要求をユーザの端末２より受け付けると（ステップＳ１）、この要求を受けたユーザ端末２に会議ＩＤの入力を要求する（ステップＳ２）。この他に、会議情報管理サーバ１５は、ユーザを識別するユーザＩＤなどの入力を要求してもよい。会議ＩＤが入力されると（ステップＳ３／ＹＥＳ）、会議で使用したスライドを挿入した議事録のひな型を書記役の端末に表示させる（ステップＳ４）。ユーザの端末よりテキストメモの入力があると（ステップＳ５／ＹＥＳ）、入力されたテキストメモを検索キーワードとして、会議コンテンツデータベース１６、社内データベース１７、外部ネットワーク上のデータベース等を検索する（ステップＳ６）。そして、検索キーワードに適合する情報があり、かつその情報に該当ユーザがアクセス可能であった場合には（ステップＳ７／ＹＥＳ）、適合した情報を推薦情報として書記役のユーザの端末に表示する（ステップＳ８）。以上の手順を繰り返し行い、会議議事録を作成していく。議事録の作成が終了すると（ステップＳ９／ＹＥＳ）、この処理を終了する。

添付図面を参照しながら本発明の第２実施例について説明する。
本実施例は、電子メールを受信した会議参加者が、会議議事録を会議コンテンツデータベース１６から取得してこれを再編集し、編集後の会議議事録を新たなユーザに配信する。

会議議事録をユーザの端末２に表示させる議事録表示・再生装置１３の構成を図１５に示す。議事録表示・再生装置１３は、メール配信部５１、表示制御部５２、設定管理部５３、情報編集部５４を有している。

メール配信部５１は、議事録作成部２１によって会議議事録が作成され、会議コンテンツデータベース１６に保存されると、この議事録を参照可能なＵＲＬをメール本文中に記載した電子メールを作成して、設定されたメールアドレス宛てに送信する。
表示制御部５２は、電子メールに付加されたＵＲＬが選択され、会議議事録の取得要求がユーザの端末２よりあると、会議コンテンツデータベース１６に登録された会議議事録を取得要求のあったユーザの端末２に表示する制御を行う。
設定管理部５３は、表示制御部５２によって会議議事録を表示している端末２から送られる、会議議事録を編集した編集データを受け付ける。受け付けた編集データに会議ＩＤ、ユーザＩＤ等の識別情報を付与して会議コンテンツデータベース１６に保存する。すなわち、会議コンテンツデータベースには、同じ会議ＩＤで登録された複数の会議議事録が存在する。また、設定管理部５３は、ユーザの端末よってテキストデータが入力されたり、会議情報が選択されると、これらの情報を情報編集部５４に転送する。

情報編集部５４は、ユーザの端末２より入力されたテキストデータや、選択された会議情報に含まれるテキストデータを検索キーワードにして、会議コンテンツデータベース１６を参照し、検索キーワードに関連する推薦情報をユーザの端末２に表示させる。また、情報編集部５４は、情報編集部２２のようにインタネット等の外部ネットワーク上のデータベースから推薦情報を検索することもできる。

メール配信部５１によって会議参加者に配信される会議議事録には、再編集画面を表示するＵＲＬが埋め込まれている。このＵＲＬには、会議議事録に付けられた議事録ＩＤを指定する文字列が含まれている。
議事録をメール受信した会議参加者によって、メールに含まれる再編集ボタンが押下されると、再利用ＵＲＬが選択される。再利用ＵＲＬが選択されると、会議情報管理サーバ１５は、ユーザ端末２に、議事録の編集画面を表示させる（図１３参照）。

再利用ＵＲＬが選択されると、表示制御部５２は、ユーザの端末２に図１６に示す会議議事録の編集画面を表示させる。
また、会議参加者は、自身のユーザＩＤを端末２から入力して、会議コンテンツデータベース１６に登録された自身の会議メモや、共用として登録されたテキストメモを取得する。例えば、図１６に示す編集画面に、メモ追加のボタンを用意し、このボタンが押下されると、端末２は、議事録表示・再生装置１３にユーザのＩＤ情報を送信して、テキストメモの取得要求を出す。議事録表示・再生装置１３から自身の会議メモや、共用のテキストメモを取得すると、これらの情報を利用して会議議事録の再編集を行う。このとき、書記役のユーザによって付加された補足情報のうち、会議参加者の取捨選択によって必要なデータのみが採用される。また、情報編集部５４が再編集を行うユーザの選択したテキストメモを検索キーワードとして、このテキストメモの推薦情報を新たに追加する。図１６に再編集の概要を示し、図１７に新たなテキストメモや、推薦情報を選択して補足情報を付加した会議議事録を示す。

設定管理部５３は、ユーザ端末２から送られる会議議事録の編集データを受け取って、識別ＩＤを付与して会議コンテンツデータベース１６に保存する。ユーザ端末２から設定管理部５３には、編集データ以外に、会議議事録を配信する配信先の設定情報も送信される。
メール配信部５１は、この再編集された会議議事録を参照可能なＵＲＬをメール本文中に記載した電子メールを作成し、設定されたユーザの電子メールアドレスに送信する。

なお、会議参加者が、会議議事録に付加するテキストメモは、会議議事録の転送を受けた後に作成したテキストメモや、会議中に作成したメモであって、会議コンテンツデータベース１６に登録していないものも利用することができる。
会議参加者は、会議議事録の再編集画面を開き、ローカルに保存したテキストメモを会議コンテンツデータベース１６に登録する。情報編集部５４は、会議参加者の端末２から送信されたテキストメモを推薦情報として編集画面に追加表示する。ユーザによって選択された推薦情報を補足情報として会議議事録に付加する。

図１９に示すフローチャートを参照しながら、テキストメモや、共有メモをユーザ端末２に表示させる手順を説明する。
会議情報管理サーバ１５は、再編集画面を表示させるＵＲＬがユーザ端末により入力されると（ステップＳ１１／ＹＥＳ）、アクセスのあったユーザ端末２に、ユーザを識別するユーザＩＤの入力を要求する（ステップＳ１２）。ユーザによってユーザＩＤが入力されると、入力されたユーザＩＤは、会議ＩＤに関連づけられたＩＤであるか否かを会議参加者情報管理テーブルを参照して判定する。ユーザＩＤが会議ＩＤに関連づけられたＩＤであった場合には（ステップＳ１３／ＹＥＳ）、会議情報管理サーバ１５は、再編集画面をユーザ端末２に表示させる（ステップＳ１４）。次に、会議情報管理サーバ１５は、取得したユーザＩＤに関連付けられたテキストメモや、会議ＩＤに関連付けられた共有メモを会議コンテンツデータベース１６を検索して取り出す（ステップＳ１５）。取得したユーザＩＤに関連付けられたテキストメモや、会議ＩＤに関連付けられた共有メモを検出することができた場合には（ステップＳ１６／ＹＥＳ）、会議情報管理サーバ１５は、ユーザ端末に表示している再編集画面に、テキストメモ、共有メモを追加表示させる（ステップＳ１７）。

なお、上述した会議情報管理サーバ１５をソフトウェア制御によって実現することも可能である。図１９には、ソフトウェア制御によって会議情報管理サーバ１５を実現する場合の構成を示す。会議情報管理サーバ１５は、図２０に示すように、ＣＰＵ４１、ＲＯＭ４２、ＲＡＭ４３、ＮＶＲＡＭ４４、入出力部４５を具備している。ＣＰＵ４１は、ＲＯＭ４２に格納したプログラムを読み込んで、このプログラムに従った演算を行うことにより、上述したフローチャートに示す手順での制御が実行される。また、ＲＡＭ４３には、演算結果のデータや、印刷完了ページ情報が書き込まれ、ＮＶＲＡＭ（Non Volatile RAM）４４は、ＲＡＭ４３に書き込まれていたデータで、電源オフ時に保存の必要なデータが書き込まれる。
なお、ＲＯＭ４２に格納されているプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に格納されたものを読み込んでＮＶＲＡＭ４４に格納してもよいし、通信網を介して送信されたプログラムを入出力部４５で受信してＮＶＲＡＭ４４に格納してもよい。

上述した実施例は本発明の好適な実施例である。但し、これに限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変形実施可能である。例えば、上述した実施例では、議事録表示・再生装置１３を設けて、ユーザの端末２への会議議事録の配信をこの装置で行っていたが、会議情報管理サーバ１５に議事録表示・再生装置１３の機能を持たせてもよい（すなわち、本発明の表示制御手段を会議情報管理サーバ１５で実現する）。

会議情報管理システムの構成を示す構成図である。 会議情報管理サーバの構成を示す構成図である。 会議情報管理テーブルの構成を示す図である。 会議参加者情報管理テーブルの構成を示す図である。 ユーザ情報管理テーブルの構成を示す図である。 職階情報管理テーブルの構成を示す図である。 用語管理テーブルの構成を示す図である。 スライド管理テーブルの構成を示す図である。 議事録テキストメモ情報管理テーブルの構成を示す図である。 会議室に設置される機器を示す図である。 議事録編集画面の一例を示す図である。 議事録編集画面の一例であり、推薦情報が表示された状態を示す図である。 議事録編集画面の一例であり、取得要求のあったユーザ端末に表示される画面の一例を示す図である。 会議情報管理サーバの処理手順を示すフローチャートである。 議事録表示・再生装置の構成を示す図である。 会議議事録の再編集画面の一例を示す図である。 会議議事録の再編集の概要を示す図である。 再編集された会議議事録を示す図であり、編集者のテキストメモや補足情報が新たに追加された例を示す図である。 テキストメモや、共有メモをユーザ端末に表示させる手順を示すフローチャートである。 会議情報管理サーバをソフトウェア制御によって実現する時のハードウェア構成を示す図である。

符号の説明

１ 会議情報管理システム
２ 端末
１０ スライド・音声キャプチャ装置
１１ 特徴属性抽出装置
１２ 会議属性入力装置
１３ 議事録表示・再生装置
１４ 通信制御装置
１５ 会議情報管理サーバ
１６ 会議コンテンツデータベース
１７ 社内データベース
２０ 識別情報生成部
２１ 議事録作成部
２２ 情報編集部
２３ 要約生成部
２４ 表示制御部
２５ 設定管理部
２６ メール配信部

Claims (24)

1. 会議情報に基づいて議事録を作成する作成手段と、
   前記作成手段で議事録の作成時に参照した前記会議情報に基づいて、データベースを検索し、情報を推薦する推薦手段と、
   前記推薦手段の推薦情報に基づいて前記議事録を編集する編集手段とを有することを特徴とする議事録作成装置。
2. 前記編集手段は、前記推薦手段の推薦する推薦情報のうち、選択入力手段で選択された推薦情報を前記議事録に関連付けて前記データベースに保存することを特徴とする請求項１記載の議事録作成装置。
3. 前記編集手段は、前記推薦手段の推薦する推薦情報を取得可能な所在情報を前記議事録に埋め込む手段を含むことを特徴とする請求項１又は２記載の議事録作成装置。
4. 前記編集手段は、前記所在情報を、議事録中の選択された位置に埋め込むことを特徴とする請求項３記載の議事録作成装置。
5. 会議中と会議後の少なくとも一方で入力された会議メモを記憶する記憶手段を有し、
   前記推薦手段は、前記会議メモに基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含むことを特徴とする請求項１から４のいずれか一項記載の議事録作成装置。
6. 前記推薦手段は、前記会議情報に含まれるスライド画像中に表れるテキストデータに基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含むことを特徴とする請求項１から４のいずれか一項記載の議事録作成装置。
7. 前記推薦手段は、前記会議情報に含まれる、議事録の送信先に設定されたユーザ情報に基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含むことを特徴とする請求項１から４のいずれか一項記載の議事録作成装置。
8. 前記推薦手段の推薦する推薦情報は、前記議事録の作成を支援するデータと、会議の内容理解を助けるデータとの少なくとも一方を含むことを特徴とする請求項５から７のいずれか一項記載の議事録作成装置。
9. 前記推薦手段は、前記推薦情報を推薦するときに、該推薦情報に設定された、該推薦情報の参照を許可するユーザ情報と、前記議事録作成装置を用いて議事録を作成するユーザの属性情報とに基づいて、前記推薦情報を選択的に推薦することを特徴とする請求項１から８のいずれか一項記載の議事録作成装置。
10. 会議中と会議後の少なくとも一方において、会議のポイントとなるキーワード、又は該キーワードを含んだ会議情報を選択入力する選択入力手段を有し、
    前記推薦手段は、前記議事録の作成時に、前記キーワード、又は該キーワードを含んだ会議情報に基づいて推薦された推薦情報が、他の推薦情報に優先して表示されるように前記推薦情報に付加情報を付加することを特徴とする請求項１から９のいずれか一項記載の議事録作成装置。
11. 議事録の取得要求がユーザ端末よりあると、当該ユーザ端末に取得要求のあった前記議事録を表示させる表示制御手段を有することを特徴とする請求項１から１０のいずれか一項記載の議事録作成装置。
12. 前記表示制御手段は、前記推薦情報を前記ユーザ端末に表示するときに、前記推薦情報に設定された、該推薦情報の参照を許可するユーザ情報と、前記ユーザ端末より入力したユーザの属性情報とに基づいて、前記推薦情報を選択的に表示することを特徴とする請求項１１記載の議事録作成装置。
13. 前記表示制御手段は、議事録中の所定データが選択されると、前記所定データに関連付けられた推薦情報を前記データベースから取得して、前記ユーザ端末に表示させることを特徴とする請求項１１記載の議事録作成装置。
14. 前記推薦手段は、前記ユーザ端末に表示された議事録の再編集要求を受け付けると、前記ユーザ端末を利用するユーザの識別情報をもとに、該当ユーザの会議メモを記憶した記憶手段から該会議メモを取得して、該会議メモに基づいて前記データベースを検索し、情報を推薦することを特徴とする請求項１１記載の議事録作成装置。
15. 前記推薦手段は、前記ユーザ端末に表示された議事録の再編集要求を受け付けると、前記議事録に含まれる会議情報中のテキストデータに基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含むことを特徴とする請求項１１記載の議事録作成装置。
16. 前記推薦手段は、前記ユーザ端末に表示された議事録の再編集要求を受け付けると、再編集した議事録を送信する送信先に設定されたユーザ情報に基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含むことを特徴とする請求項１１記載の議事録作成装置。
17. 前記推薦手段は、会議のタイトルと、会議の出席者に関する情報と、前記会議情報に含まれるテキストデータと、前記会議情報に含まれるスライド画像中の文字列と、議事録の配信先に関する情報との少なくとの１つを検索キーワードとして前記データベースを検索することを特徴とする請求項１から１６のいずれか一項記載の議事録作成装置。
18. 前記会議情報には、会議に使用されたスライド画像をキャプチャした画像データと、会議中の音声を録音した音声データと、会議中と会議後との少なくとも一方で入力された会議メモとの少なくとも一つを含むことを特徴とする請求項１から１７のいずれか一項記載の議事録作成装置。
19. 前記推薦手段によって推薦される推薦情報には、過去の会議で作成されたスライドデータ、音声データ、テキストデータの少なくとも１つを含む会議情報が含まれることを特徴とする請求項９または１２記載の議事録作成装置。
20. 会議情報に基づいて議事録を作成する作成手段と、前記作成手段で議事録の作成時に参照した前記会議情報に基づいて、データベースを検索し、情報を推薦する推薦手段と、前記推薦手段の推薦結果に基づいて前記議事録を編集する編集手段とを有する議事録作成装置と、
    前記議事録をユーザ端末に配信する議事録配信装置と、を有することを特徴とする会議情報管理システム。
21. 前記推薦手段は、前記ユーザ端末に表示された議事録の再編集要求を受け付けると、前記ユーザ端末を利用するユーザの識別情報をもとに、該当ユーザの会議メモを記憶手段と前記ユーザ端末との少なくとも一方から取得し、該会議メモに基づいて前記データベースを検索して、情報を推薦する手段を含み、
    前記議事録配信装置は、前記推薦手段で推薦された推薦情報をもとに前記編集手段で再編集した議事録を、前記ユーザ端末から指定された宛先に配信することを特徴とする請求項２０記載の会議情報管理システム。
22. 前記推薦手段は、前記ユーザ端末に表示された議事録の再編集要求を受け付けると、前記議事録に含まれる会議情報中のテキストデータに基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含み、
    前記議事録配信装置は、前記推薦手段で推薦された推薦情報をもとに前記編集手段で再編集した議事録を、前記ユーザ端末から指定された宛先に配信することを特徴とする請求項２０記載の会議情報管理システム。
23. 前記推薦手段は、前記ユーザ端末に表示された議事録の再編集要求を受け付けると、再編集した議事録を配信する配信先に設定されたユーザ情報に基づいて、前記データベースを検索し、情報を推薦する手段を含み、
    前記議事録配信装置は、前記推薦手段で推薦された推薦情報をもとに前記編集手段で再編集した議事録を、前記ユーザ端末から指定された前記配信先に配信することを特徴とする請求項２０記載の会議情報管理システム。
24. コンピュータを、
    会議情報に基づいて議事録を作成する作成手段と、
    前記作成手段で議事録の作成時に参照した前記会議情報に基づいて、データベースを検索し、情報を推薦する推薦手段と、
    前記推薦手段の推薦結果に基づいて前記議事録を編集する編集手段として機能させることを特徴とするプログラム。

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