CN102473249A - 工作流程处理程序、信息处理装置以及工作流程处理方法 - Google Patents

Abstract

挂钩部(210)钩住信息通信功能(100)对文件信息的通信。挂钩部(210)钩住文件信息的通信时，关键字提取部(240)读取被通信的文件信息，从读取的文件信息中提取由关键字存储部(220)存储的关键字。约定事项生成部(250)从关键字提取部(240)提取的关键字，生成新约定事项信息或修改约定事项信息，所述新约定事项信息是新登记在约定事项管理功能(300)的约定事项信息，所述修改约定事项信息是修改已登记的约定事项信息。约定事项更新部(260)对约定事项管理功能(300)管理的约定事项和生成的约定事项信息进行比较，将比较结果输入约定事项管理功能(300)。

Description

工作流程处理程序、信息处理装置以及工作流程处理方法

技术领域

本发明涉及工作流程处理程序、信息处理装置以及工作流程处理方法。

背景技术

在日程表的调整、经费申请的处理等、考勤报告处理等各种各样的工作流程中进行文件的交换。

另外，近年来例如手机和计算机的信息处理装置具备收发作为数据化文件的文件信息的功能，在工作流程中相当多的利用收发文件信息的功能。

收发文件信息的功能不仅仅是使用英特网收发文件的功能，还具有不通过服务器而利用P2P(对等技术)收发文档的功能等的各种各种的方法。

由此，在各种各样的工作流程中以各种各样的方法对文件信息进行通信。

然而，在对文件信息进行通信而进行的多数工作流程中，对接收到的或发送的文件信息进行理解和处理是交由给用户个人的，具有各种各样的问题。

例如，接收到询问是否参加会议的文件档的情况下，需要阅读理解接收到的文件档，将理解的内容与已生成的日程表相比较，并对是否参加进行回信。

另外，例如，接收到请求经费的电子邮件时，担当人需要从电子邮件理解经费的内容并进行处理。

如上所述，经由文件信息所进行的工作流程中，理解文件信息、手工生成并更新约定事项浪费时间，而且也存在发生人为错误的情况。

于是，在专利文献1中公开了一种信息处理装置，其包括管理电子邮件的单元、管理日程表的单元、解析电子邮件的单元、判断是否将电子邮件的解析结果反映在日程表上的单元、以及根据判断结果将电子邮件的内容反映在日程表上的单元。

此信息处理装置可以通过解析电子邮件的内容，自动生成日程表。

另外，在日程表重复的情况下，可以通过选择重复的日程表中的一个来修改日程表。

专利文献

【专利文献1】：特开平11-259568号公报

发明内容

发明所要解决的问题

然而，专利文献1中记载的信息处理装置在接收到修改日程表内容的邮件时，不能正确地修改日程表。

例如，发送内容为“因为6月20日星期六的演奏会从18点半开始，所以18点15分在京都站集合”的文件信息时，日程表中自动记入了·日程表例1“日期：6月20日，时间：18点15分，场所：京都站，备注：演奏会18点30分开始”的日程表。

记入日程表例1后，收到内容为“因为演奏会从18点开始，所以6月20日18点差15分钟集合”的文件信息时，生成·日程表例2“日期：6月20日，时间：17点45分，备注：演奏会18点开始”的日程表。

生成日程表例2时，由于日程表例1和日程表例2的日程表内容重复，所以在日程表例1和日程表例2中确定日程表例2。

然而，日程表例2中不包含场所，所以不能正确处理工作流程。

同样的，以往很难处理文件并特定约定事项、预定和联络事项等。

本发明是鉴于上述现有的问题点而完成的，其目的在于提供工作流程处理程序、信息处理装置和工作流程处理方法，所述工作流程处理程序对文件信息的收发处理和基于文件信息的约定事项的登记处理之间的工作流程进行处理。

此外，本发明的另一目的在于提供能够从文件信息确实地特定约定事项、预定和联络事项等的信息处理装置和信息处理方法。

解决问题的手段

为了实现上述目的，根据本发明第一方面的工作流程处理程序，用于在信息处理装置中实现关键字存储功能、通信捕捉功能、关键字提取功能、约定事项信息生成功能以及约定事项更新功能，该信息处理装置具备收发文件信息的通信功能和存储约定事项的约定事项存储功能，

所述关键字存储功能存储多个关键字，

所述通信捕捉功能捕捉所述通信功能进行文件信息的收发动作，发送该文件信息被收发的消息，

所述关键字提取功能接收所述文件信息被收发的消息，在收到所述文件信息被收发的消息时，基于所述关键字存储功能存储的所述多个关键字，从该被收发的文件信息提取并输出所述关键字，

所述约定事项信息生成功能接受所述关键字提取功能输出的所述关键字，基于接受的该关键字，生成并输出新约定事项信息或修改约定事项信，所述新约定事项信息是新存储于所述约定事项存储功能的约定事项信息，所述修改约定事项信息是对所述约定事项存储功能所存储的所述约定事项进行的修改的约定事项信息，所述约定事项更新功能接受所述新约定事项信息，基于接受的该新约定事项信息在所述约定事项存储功能中新存储约定事项；并接受所述修改约定事项信息，基于接受的该修改约定事项信息，修改所述约定事项存储功能存储的所述约定事项。

为了实现上述目的，根据本发明第二方面的信息处理装置，其特征在于，包括：

通信单元，所述通信单元收发文件信息；

约定事项存储单元，所述约定事项存储单元存储约定事项；

关键字存储单元，所述关键字存储单元存储多个关键字；

通信捕捉单元，所述通信捕捉单元捕捉所述通信单元对文件信息的收发动作，发送该文件信息被收发的消息，

关键字提取单元，所述关键字提取单元接收所述文件信息被收发的消息，在收到所述文件信息被收发的消息时，基于所述关键字存储单元存储的所述多个关键字，从该收发的文件信息提取并输出所述关键字，

约定事项信息生成单元，所述约定事项信息生成单元接受所述关键字提取单元输出的所述关键字，基于接受的该关键字，生成并输出新约定事项信息或修改约定事项信息，所述新约定事项信息为新存储于所述约定事项存储单元的约定事项信息，所述修改约定事项信息为对存储于所述约定事项存储单元的所述约定事项进行修改的约定事项信息，

约定事项更新单元，所述约定事项更新单元接受所述新约定事项信息，基于所接受的该新约定事项信息在所述约定事项存储单元中新存储约定事项；并接受所述修改约定事项信息，基于接受的该修改约定事项信息，修改所述约定事项存储单元存储的所述约定事项。

为了实现上述目的，根据本发明第三方面的工作流程处理方法，用于在信息处理装置中处理通信功能与约定事项存储功能之间的工作流程，该信息处理装置具备收发文件信息的所述通信功能以及存储和修改约定事项的所述约定事项存储功能，

其特征在于，包括：

捕捉所述通信功能对文件信息的通信动作的步骤，

在捕捉到所述通信功能对文件信息的通信动作时，读取收发的所述文件信息的步骤，

从读取的文件信息提取预定的关键字的步骤，和

基于所述提取的所述关键字，更新所述约定事项存储功能存储的所述约定事项的步骤。

发明效果

根据本发明，可以高精度地处理工作流程，该工作流程由被通信的文件信息生成约定事项。

附图说明

图1是表示根据本发明的信息处理装置的结构的方框图；

图2是表示图1的信息处理装置的功能的方框图；

图3是表示图1的信息处理装置所进行的约定事项生成处理的流程图；

图4是表示作为图3的约定事项生成处理的一部分的约定事项更新处理的流程图；

图5是表示收录图1的信息处理装置存储的关键字的关键字词典的示图；

图6是表示图1的信息处理装置发送的邮件的示例的示图；

图7是表示图1的信息处理装置从图6的邮件生成的约定事项信息的示图；

图8是基于图7的约定事项信息在图1的信息处理装置中登记的日程表；

图9是表示图1的信息处理装置接收的邮件的一例的示图；

图10是表示图1的信息处理装置接收的邮件的另一例的示图；

图11是表示图1的信息处理装置接收的邮件的另一例的示图；

图12是表示图1的信息处理装置从图9的邮件生成的约定事项信息的示图；

图13是表示基于图12的约定事项信息在图1的信息处理装置中登记的日程表的示图；

图14是表示图1的信息处理装置从图10的邮件生成的约定事项信息的示图；

图15是表示基于图14的约定事项信息在图1的信息处理装置中登记的日程表的示图；

图16是表示图1的信息处理装置从图11的邮件生成的约定事项信息的示图；

图17是表示基于图16的约定事项信息在图1的信息处理装置中登记的日程表的示图；

图18是表示图1的信息处理装置传送的表格计算用文档的示例的示图；

图19是表示基于图18的文档登记的约定事项的示图；

图20是表示对应于图18的文档作为回答的文件档的示例的示图；

图21是表示基于图20的文档更新的图19的约定事项的示图；

图22(a)和22(b)是表示广告邮件的一例；

图23是表示约定事项的一览表的表示例(日历)；

图24(a)和24(b)是表示确认画面的一例；

图25是信息处理装置进行的文件解析处理的流程图；和

图26是信息处理装置进行的文件解析处理的流程图。

附图标记说明

1  信息处理装置

100 信息通信功能

200 工作流程功能

210 挂钩部

220 关键字存储部

230 关键字登记部

240 关键字提取部

250 约定事项生成部

260 约定事项更新部

300 约定事项管理功能

具体实施方式

以下，参照附图说明本发明的实施方式的信息处理装置。

参照图1来说明本发明的实施方式的信息处理装置1的构成例。

信息处理装置1为包括控制部10、通信部20、存储部30、显示部40和输入部50的例如手机。此外，这些部件通过系统总线60相互连接。系统总线60为用于转送指令和数据的传送线路。

控制部10包括CPU(中央处理器)和作为工作区域的RAM(随机存取存储器)等，通过执行预定的动作程序控制信息处理装置1的各个部件。

通信部20包括NIC(网络接口卡)、路由器或调制解调器等，进行与附近的基站或具有通信功能的其他信息处理装置之间的通信。

通过通信部20的动作，收发文件信息。

存储部30包括不挥发性存储器等。

存储部30除了存储控制部10执行的程序之外，还存储日程表、应做事项列表、过去进行的各种申请等各种各样的约定事项。

显示部40包括液晶面板等。

显示部40显示由控制部10输入的信息。

输入部50包括触摸板等。

当向输入部50中输入信息，控制部10就响应于输入的信息控制通信部20、存储部30和显示部40。

以上说明了信息处理装置1的构成。

下面说明信息处理装置1逻辑上执行的各种功能。

控制部10通过经由系统总线60读取预先存储在存储部30中的动作程序等并执行，由此控制通信部20、存储部30、显示部40和输入部50，逻辑上执行图2所示的信息通信功能100、工作流程功能200和约定事项管理功能300。

信息通信功能100包括进行文件信息的收发的收发信部110、通信信息存储部120和显示文件信息的通信信息显示部130，通过通信回路收发文件信息。

信息通信功能100不限于一个，可以为多个。

收发信部110通过通信回路收发邮件、文件等文件信息。

通信信息存储部120存储由信息通信功能100从收发信部110收发的文件信息。

通信信息显示部130显示收发信部110发送的或接收的文件信息、或通信信息存储部120中存储的文件信息。

工作流程功能200包括挂钩部210、关键字存储部220、关键字登记部230、关键字提取部240、约定事项生成部250、约定事项更新部260和所生成的约定事项的显示部270。

工作流程功能200处理信息通信功能100与约定事项管理功能300之间的流程。

具体来说，工作流程功能200捕捉信息通信功能100收发文件信息的动作，从捕捉到的进行收发的文件信息中提取关键字，基于提取的关键字将约定事项存储在约定事项管理功能300中。

挂钩部210钩住信息通信功能100的收发信部110，检测文件信息的通信。当挂钩部210检测到文件信息的通信时，则向关键字提取部240发送收发信部110已进行了文件信息的通信的消息。

关键字存储部220对关键字提取部240从信息通信功能100发送或接收的文件信息中提取的关键字进行存储。

关键字登记部230在关键字存储部220中登记关键字。当关键字登记部230中被输入关键字时，关键字登记部230就将输入的关键字登记到关键字存储部220。被输入到关键字登记部230的关键字按类别分类，该关键字被作为该类别的关键字登记于关键字存储部220。

当关键字提取部240从挂钩部210接收到信息通信功能100对文件信息进行了通信的消息时，读取被传送的文件信息暂存于工作区域中，参照关键字存储部220中存储的关键字，从文件信息提取关键字并输出到约定事项生成部250。

约定事项生成部250接受从关键字提取部240输出的关键字，从接受的关键字生成约定事项信息。

约定事项更新部260将约定事项生成部250生成的约定事项信息与过去生成的约定事项进行比较，基于比较结果，向约定事项管理功能300发送对约定事项进行登记的消息。

所生成约定事项的显示部270对约定事项生成部250所生成的约定事项进行显示。

约定事项管理功能300包括约定事项登记部310、约定事项存储部320和所登记的约定事项的显示部330，并对约定事项进行管理。

约定事项管理功能300不限于一个，可以为多个。

具有多个约定事项管理功能300的情况下，例如，可对应于约定事项的种类切换使用的约定事项管理功能300。

约定事项登记部310接受约定事项信息的登记，将接受的约定事项信息输入约定事项存储部320。

约定事项存储部320基于输入的约定事项信息，新存储约定事项，或者更新存储的约定事项。

约定事项显示部330对新输入到约定事项登记部310的约定事项信息、已登记在约定事项存储部320中的约定事项信息进行显示。

信息处理装置1执行以上说明的逻辑功能，并由工作流程功能200执行下面说明的约定事项生成处理。

在约定事项生成处理中，工作流程功能200捕捉信息通信功能100收发的文件信息，从收发的文件信息读取关键字，从读取的关键字生成新登记约定事项的约定事项信息，或生成修改过去生成的约定事项的约定事项信息，将生成的约定事项信息输入到约定事项管理功能300。

由此，信息处理装置1可以执行信息通信功能100进行的文件信息的收发处理与约定事项管理功能300进行的约定事项的登记处理之间的工作流程，即从收发的文件信息生成约定事项的处理。

此外，约定事项更新部260将用于新登记约定事项的约定事项信息与已经登记的约定事项进行比较，如果类似，则基于新登记约定事项的约定事项信息修改已经登记的约定事项。

此外，约定事项更新部260将用于修改约定事项的约定事项信息与已经登记的约定事项信息进行比较，如果类似，则基于修改约定事项的约定事项信息修改已登记的约定事项。

由此，信息处理装置1可以更高精度地处理工作流程。

此外，在关键字存储部220中登记的关键字被按类别分类，从文件信息中提取的关键字被按照各个类别，存储在约定事项信息所决定的区域中。

例如，关键字被分类为回信用、修改用、日期用、时间用、场所用等。

由于关键字被按照每个类别进行分类，所以约定事项的5W1H(Who：谁，What：什么，When：什么时候，Where：什么地点，Why：为什么，How：如何)变得很明确。

由此，信息处理装置1可以高精度且高速检测修改对象的约定事项。

此外，对登记在关键字存储部220中的关键字进行分类的类别中，还进一步具有用于对约定事项的种类进行分类的类别。

例如，用于分类约定事项的类别中包括日程用、申请用、应做事项列表用等类别。

当关键字提取部240从挂钩部210挂钩的文件信息提取到对约定事项分类的关键字时，由约定事项生成部250从该文件信息生成的约定事项信息通过约定事项更新部260而被按照每个提取的关键字的种类进行分类并输入到约定事项管理功能300。

由此，信息处理装置1可以对各种各样种类的约定事项进行分类并存储。

此外，对关键字分类的类别具有排他关系。

例如，以从一份文件信息中提取经费申请用关键字和应做事项列表用关键字两类关键字为例。这种情况下，约定事项作为经费申请登记，而不登记于应做事项列表。

由此，可以更高精度的对约定事项分类。

此外，对关键字分类的类别中包括表示引用文的关键字的类别。

当关键字提取部240从文件信息提取到表示引用文的关键字时，基于所提取的表示引用文的关键字，对所提取的其他关键字是原来的约定事项的关键字还是新约定事项的关键字进行分类。

为了便于理解而进行详细地说明的话，例如，收到“10時の予定を14時に变更(10点的预定变更为14点)”的电子邮件时，从“*を*に”的关键字，将“10時”作为原来的约定事项的关键字，“14時”作为新约定事项的关键字进行分类。

此外，例如，如果有“>>明日は10時の予定”的内容，因为“>>”之后书写的内容“明日は10時の予定”是从引用文提取的关键字，所以作为原来的约定事项的关键字进行分类。

例如，提取“引用文”或“original message”的单词时，该单词之后提取的关键字作为原来的约定事项的关键字进行分类。

约定事项生成部250生成修改约定事项信息，该修改约定事项信息将被分类为原来的约定事项的关键字的关键字作为修改对象的约定事项中包含的关键字来存储，约定事项更新部260对作为原来的约定事项的关键字分类的关键字和登记在约定事项管理功能300中的约定事项进行比较，基于比较结果特定修改对象并更新。

由此，可以更高精度更高速的检测修改对象的约定事项。

此外，对关键字分类的类别中包括表示确定了约定事项的关键字的类别。表示确定的类别中包含表示工作已完成的关键字、表示日程的确定的关键字、已受理申请的关键字等。

在约定事项管理功能300新登记约定事项的情况下，约定事项更新部260将此约定事项作为未确定约定事项登记于约定事项管理功能300。此外，约定事项更新部260基于使得未确定的约定事项确定的内容的修改约定事项信息，向约定事项管理功能300输入将对象的未确定的约定事项更新为已确定的约定事项的消息。

例如，当提取到新的关于会议预定的关键字时，约定事项更新部260将其作为未确定的会议的约定登记于约定事项管理功能300。

之后，当提取到表示已确定该会议的预定的关键字时，约定事项更新部260将该会议预定已确定的消息输入到约定事项管理功能300。

由此，信息处理装置1可以对未确定的约定事项和已确定的约定事项进行分类。

以上简单说明了约定事项生成处理。

下面，参照图3的流程图详细说明约定事项生成处理。

在约定事项生成处理中，工作流程功能200的挂钩部210钩住信息通信功能100的收发信部110通过通信发送或接收文件信息的动作(步骤S101)。

挂钩部210一旦钩住收发信部110的通信，关键字提取部240访问收发信部110的通信，读取此次通信的文件信息(步骤S102)。读取文件信息时，关键字提取部240参照关键字存储部220中存储的关键字，从所读取的文件信息提取关键字(步骤S103)输出到约定事项生成部250。在提取的关键字中包含修改或完成·确定约定事项的关键字的情况下(步骤S104是“YES”)，工作流程功能200进行后述的约定事项信息更新处理(步骤S200)。

输入的关键字中不包含修改或完成·确定约定事项的关键字的情况下(步骤S104是“NO”)，约定事项生成部250生成用于新登记约定事项的新约定事项信息(步骤S105)，输出到约定事项更新部260。

当约定事项生成部250输出新约定事项信息时，约定事项更新部260对所输入的新约定事项信息与存储在约定事项存储部320中的约定事项进行比较(步骤S106)，基于约定事项信息中存储的要事、人名、时间等关键字，调查内容是否类似(步骤S107)。

在内容相似的情况下(步骤S107为“YES”)，约定事项更新部260通过在关键字中追加表示内容类似的约定事项的信息来明确修改目标(步骤S108)，工作流程功能200进行约定事项信息更新处理(步骤S200)。

在内容不相似的情况下(步骤S107为“NO”)，约定事项更新部260在新约定事项信息中设立临时标记(步骤S109)。

当新约定事项信息中设立临时标记时，约定事项更新部260将临时标记中设立的新约定事项信息输入到约定事项登记部310(步骤S110)。

约定事项登记部310将输入的新约定事项信息登记于约定事项存储部320中。

在关键字提取部240提取的关键字中包含修改或确定约定事项的关键字的情况下(步骤S104是“YES”)，工作流程功能200执行图4的流程图中所示的约定事项信息更新处理。

约定事项信息更新处理中，约定事项生成部250基于从关键字提取部240输入的关键字，生成修改约定事项信息(步骤S201)。

约定事项生成部250生成修改约定事项信息时，通过调查生成的修改约定事项信息中是否包含修改对象的约定事项的参考号或链接，调查修改对象是否明确(步骤S202)。

生成的修改约定事项信息的对象不明确的情况下(步骤S202是“NO”)，约定事项更新部260存储在约定事项存储部320中的约定事项信息和修改约定事项信息进行比较(步骤S203)。

在不存在内容类似的约定事项的情况下(步骤S204是“NO”)，约定事项更新部260在修改约定事项信息中作为未反映的修改约定事项信息而设立未反映标记(步骤S205)，并将设立了未反映标记的修改约定事项信息输入到约定事项登记部310(步骤S206)。

在约定事项存储部320中登记有内容类似的约定事项的情况下(步骤S204是“YES”)，约定事项更新部260通过将内容类似的约定事项指定为修改对象，明确修改约定事项信息的修改对象(步骤S207)。

在明确地修改了修改对象(步骤S207)或修改约定事项信息的修改对象为明确(步骤S202是“YES”)的情况下，约定事项更新部260调查修改约定事项信息是否使得修改对象的约定事项完成·确定(步骤S208)。

如果不是使得约定事项完成·确定的修改约定事项信息(步骤S208是“NO”)，约定事项更新部260将修改约定事项信息输入到约定事项登记部310(步骤S206)。

如果是使得约定事项确定的修改约定事项信息(步骤S208是“YES”)，约定事项更新部260对修改约定事项信息进行从对象的约定事项消去临时标记的修改(步骤S209)，将修改了的修改约定事项信息输入到约定事项登记部310(步骤S206)。

以上参照图3和图4所示的流程图说明了约定事项生成处理。

下面，为了更容易地理解，以信息通信功能100对文件信息进行通信的实例，说明约定事项生成处理。

以下，以在信息处理装置1中安装了执行工作流程功能200的程序进行说明，信息处理装置1为包括对电子邮件进行通信的信息通信功能100和管理日程表的约定事项管理功能300的手机。

工作流程功能200钩住手机的通信功能，读取被通信的电子邮件，从读取的电子邮件生成约定事项信息，并基于生成的约定事项信息，将日程表登记到调度器中。

工作流程功能200的关键字存储部220存储例如图5所示的关键字词典X。

关键字词典X中按回信用、修改用、确定用、预定用、要事用、日期时间用、场所用、人名用、引用文用、经费申请用、应做事项列表用、日程表用等各类别收录有关键字。此外，人名用的类别中指定了“C:￥mail￥address.txt”的文件。工作流程功能200参照关键字进行约定事项生成处理，该关键字除各个类别中登记的单词之外，还包含指定文件中收录的人名或邮件地址。

此外，从提取了引用文关键字的行所提取的关键字，存储于约定事项信息中以便能够理解是从引用文提取的关键字。

例如，以Y向K部长、L科长、M发送图6所示的邮件A，同时抄送给N社长为例。内容为：通知在2009年6月22日星期一在大会议室召开应约(promise)设备的品质会议。

当Y的手机的信息通信功能100发送邮件A时，挂钩部210捕捉到收发信部110对邮件A进行通信(图3的步骤S101)，收发信部110将对邮件A进行通信的消息发送到关键字提取部240。收到收发信部110对邮件A进行通信的消息后，关键字提取部240从通信的收发信部110的工作区域读取邮件A(图3的步骤S102)。

当关键字提取部240读取到邮件A时，从读取的邮件A提取关键字词典X中存储的各类别关键字，并输出到约定事项生成部250(图3的步骤S103)。

因为输入的关键字中没有表示回信、修改或确定的关键字(图3的步骤S104为“NO”)，约定事项生成部250从提取的各类别关键字生成新约定事项信息A(图3的步骤S105)。

新约定事项信息A例如为图7所示的那样。邮件A中因为与日程表用关键字“*会议”相当的有“品质会议”，所以将品质会议存储在新约定事项信息A的事件类别中。同样地，将关键字存储在日期时间、人名、场所中。

此外，“会议”也是日程表用关键字，所以新约定事项信息A也可以设立日程表标记。

生成新约定事项信息A后，约定事项更新部260将新约定事项信息A与约定事项管理功能300中存储的过去已生成的日程表进行比较(图3的步骤S106)。

因为约定事项管理功能300中没有登记与新约定事项信息A类似的日程表(图3的步骤S107为“NO”)，工作流程功能200在新约定事项信息A中设立临时标记(图3的步骤S109)，将新约定事项信息A输入至约定事项管理功能300的约定事项登记部310(图3的步骤S110)。约定事项管理功能300接受新约定事项信息A，生成图8所示的日程表A。

日程表A中登记了新约定事项信息A中存储的信息，并示出6月22日星期一的14:30开始召开品质会议。

当发送邮件A时，如上所述的在作为约定事项管理功能300的调度器中登记日程表A。

之后，在发送邮件A后，例如，收到邮件B、邮件C和邮件D。

邮件B为图9所示的内容，邮件B中包含作为引用文的邮件A，为记载了回信用关键字“Re：品质会议”和修改用关键字“变更”的电子邮件。

作为邮件A的回信而由N社长向Y发出的邮件B的内容为表示N社长也参加会议，并委托将时间变更为下周的星期六。

邮件C为图10所示的内容的邮件，包含回信用关键字“Re：品质会议”，为表示K部长在6月27日星期六的14点开始有空的邮件。此外，引用文中记载了邮件B的发送时间和内容等。

如图11所示，邮件D是L科长在2009年6月24日7点20分向Y发送的邮件，无件名，正文只是“27日没有问题”。

工作流程功能200的挂钩部210钩住通信，关键字提取部240从邮件B提取关键字(图3的步骤S103)。因为邮件B提取的关键字中包含回信用关键字(图3的步骤S104为“YES”)，工作流程功能200进行约定事项信息更新处理(图3的步骤S200)。约定事项生成部250在约定事项信息更新处理中生成图12所示的修改约定事项信息B(图4的步骤S201)。

修改约定事项信息B中，在回信用类别中存储有“Re：品质会议”，表示修改后的日期时间的修改日期时间类别中存储有“6月27日星期六”，表示参加会议人物追加的修改人物类别中存储有“N社长”。

此外，作为从引用文提取的关键字，也提取了与新约定事项信息A相同内容的关键字。

尽管修改约定事项信息B的修改对象不明确(图4的步骤S202为“NO”)，约定事项更新部260根据修改约定事项信息B中存储的关键字而检测出与修改约定事项信息B类似的日程表A(图4的步骤S204为“YES”)。

约定事项更新部260在修改约定事项信息B中进一步存储修改约定事项信息B修改的对象为日程表A的消息(图4的步骤S207)，将修改日程表A的修改约定事项信息B输入到调度器(图4的步骤S206)。

调度器基于修改约定事项信息B修改日程表A，更新为日程表B。

日程表B为图13所示的内容，其将日程表A的日期时间修改为2009年6月21日星期六，并在人物中追加了N社长。

钩住邮件B的接收后，挂钩部210钩住邮件C的接收时，工作流程功能从邮件C生成图14所示的修改约定事项信息C。

修改约定事项信息C在回信用类别中存储有“Re：品质会议”，将“6月27日星期六14:00～”作为修改日期时间存储，将从引用文提取的关键字生成的“6月27日星期六”作为引用文的日期时间存储，将Y作为引用文的人物进行存储。

约定事项更新部260从“品质会议”和“6月27日星期六”的关键字，判断日程表B是否与修改约定事项信息C类似(图4的步骤S204为“YES”)，明确修改目标是日程表B(图4的步骤S207)，对修改目标将日程表C输入到调度器(图4的步骤S206)。

调度器基于修改约定事项信息C，将日程表B更新为日程表C。

日程表C为图15所示的内容，其将日程表B的日期时间变更为“6月27日星期六14:00～”的日程表。

在钩住了邮件C的通信后，当钩住邮件D的通信时，工作流程功能200基于邮件D的内容更新日程表C。

可以从邮件D提取的关键字仅为“L科长”、“27日”和“没有问题”。

因为邮件D中包含确定用关键字“没有问题”(图3的步骤S104)，约定事项生成部250从经由关键字提取部240输入的关键字生成修改约定事项信息D(图4的步骤S201)。

修改约定事项信息D按照图16所示的内容，将“27日”作为日期时间，“L科长”和“Y”作为人物，“没有问题”作为确定日程表的关键字进行存储。

约定事项生成部250生成修改约定事项信息D时，约定事项更新部260将新约定事项信息与约定事项管理功能300中存储的约定事项进行比较(图4的步骤S203)。

约定事项更新部260从日程表C的“L科长”、“6月27日星期六”和送信目的地“Y”的关键字，判断修改约定事项信息D与日程表C类似(图4的步骤S204为“YES”)。

判断日程表C与修改约定事项信息D类似的约定事项更新部260明确日程表C为对象(图4的步骤S207)，将修改约定事项信息D输入至调度器(图4的步骤S206)。因为修改约定事项信息D中包含确定关键字(图4的步骤S208为“YES”)，约定事项更新部260从日程表C中消去临时标记(图4的步骤S209)更新为日程表D。

日程表D为图17所示的内容，其从日程表C中消去了临时标记。由此确定日程表D。

以上具体说明了从接收的电子邮件生成日程表的情况。

下面，例如，对关于旅费等申请的文件以P2P的方式交换的示例进行说明。

例如，Y从安装了工作流程功能200的Y的电脑，利用局域网回路将记入了旅费申请的表格计算软件用文档E1(图18)发送到L科长的电脑。

表格计算软件用文档E1中包含经费申请用关键字的旅费申请、场所用关键字内的“chimei.txt”中包含的各地地名、和各个经费。

Y的电脑的工作流程功能200系统钩住以太网(注册商标)适配器输出表格计算用文档E1(图3的步骤S101)，访问以太网适配器的工作区域，读取表格计算用文档E1(图3的步骤S102)，从读取的表格计算用文档E1提取关键字(图3的步骤S103)。

因为提取的关键字中不具有修改等关键字但具有经费申请的关键字(图3的步骤S104为“NO”)，工作流程功能200生成与经费申请相关的新约定事项信息E2(图3的步骤S105)，与过去的约定事项进行比较(图3的步骤S106)，因为没有类似的约定事项(图3的步骤S107为“NO”)，设立临时标记(图3的步骤S108)，输入至经费申请相关的约定事项管理功能300(图3的步骤S109)。

经费申请相关的约定事项管理功能300从输入的新约定事项信息E2，新存储约定事项E3(图19)。

之后，L科长将表示已完成支付的文件档F1(图20)发送给Y时，Y电脑的工作流程功能200从文件档F1提取关键字并基于提取的关键字，并将表示约定事项E3已完成的修改约定事项信息F2输入至约定事项管理功能300。

因为提取的关键字中包含“完成”(图3的步骤S103为“YES”)，工作流程功能200进行约定事项信息更新处理(图3的步骤S200)。

从文件档F1提取的关键字中具有作为应做事情列表用关键字的“联络”、和作为经费申请用关键字的“旅费”和“支付”。

工作流程功能200使得经费申请用关键字优先于应做事情列表用关键字，生成修改经费申请的修改约定事项信息F2(图4的步骤S201)。

文件档F1中，因含有“NO”，所以修改目标明确(图4的步骤S202为“YES”)，因为包含确定用关键字“完成”(图4的步骤S208为“YES”)，在修改约定事项信息F2中追加表示消去临时标记的消息(图4的步骤S209)，将修改约定事项信息F2输入到经费管理用的约定事项管理功能300中(图4的步骤S206)。

输入了修改约定事项信息F2的约定事项管理功能300从约定事项E3消去临时标记，更新为约定事项F3(图21)。

如上所述，通过本实施方式，在以计算机为主体的信息处理装置中，可以处理文件信息的收发处理与约定事项的登记处理之间的、从文件信息生成约定事项的工作流程。

需要说明的是，本发明不限于上述实施方式，可有各种变形和应用。

例如，本实施方式中，约定事项管理功能300存储的约定事项自身中设立有临时标记。然而，也可以在约定事项中存储的各关键字中设立临时标记。

例如，约定事项为日程表的情况下，在日程表和各人名用关键字中设立临时标记，只从明确了日程表的确认的人名用关键字中消去临时标记，如果从所有的人名用关键字消去临时标记，也可以从日程表中消去临时标记。

为了容易理解，举例进行说明。

例如，信息处理装置发送关于“K”、“L”和“M”预定参加的“会议”的邮件。从该邮件，生成含有“K临时”、“L临时”和“M临时”的称为“会议临时”的日程表。

生成日程表后，从K回信确定日程表的邮件时，“K临时”更新为“K”。

同样地，从L、M收到确定日程表的邮件的回信时，将“L临时”和“M临时”更新为“L”和“M”。

将从各人物关键字中消去临时的日程表“会议临时”更新为“会议”，且确定日程表。

如上，通过在关键字中设立标记，用户可以更加明确地认识约定事项是否完成·确定。

此外，上述实施方式中，通过调查生成的修改约定事项信息是否在修改日程表中包含修改目标日程表的链接或参考号的关键字，来调查修改对象是否明确。

然而，修改对象是否明确，只要是可以明确特定修改目标的信息即可，且可以利用信息通信功能100中具备的功能。

例如，多数邮件发送器对接收到的邮件回信时，具有在回信的邮件中链接是对哪一邮件进行回信的功能。利用这样的功能，也可调查修改对象。

此外，在上述实施方式中，在对生成的约定事项信息和已经登记的约定事项比较的情况下，比较存储的关键字，约定事项相类似。

然而，是否类似的判断方法不限于此，具有各种各样的方法。

例如，可以根据一致的关键字个数调查日程表是否类似，可以通过按各关键字或类别加权，以一致的关键字的权重的总计来调查日程表是否类似，可以对关键字从已登记的日程表进行纵向或横向搜索来判断是否类似，也可以进行启发式搜索，其他的搜索方法或比较方法也可以，当然这些方式的组合也可以。

关键字的提取也如此。

关键字的提取也可以不仅仅是简单的提取与关键字相同的文字码，而将文章结构或特定的记述方法作为关键字进行设定。

此外，上述实施方式中，工作流程功能200分类为日程表和经费申请的种类，生成约定事项，但是不分类也可以。

例如，可不分类为日程表和应做事项列表，而登记于约定事项管理功能300。

此外，可不限定生成的约定事项的种类。

例如，可只生成日程表登记于约定事项管理功能300，也可以生成日程表和应做事项列表两项，登记于约定事项管理功能300。

此外，上述实施方式中，以信息通信功能100、工作流程功能200和约定事项管理功能300为分别相互不同的功能进行了说明，也可以一功能具有这其中的2项功能或3项功能。

另外，如果信息通信功能100和工作流程功能200为相同的软件程序，没有必要如上述实施方式所述的系统挂钩，较好的是本地挂钩。

一般，相比系统挂钩，使用本地挂钩系统更加安定。

此外，上述实施方式中，以程序预先存储在不挥发性存储器中进行了说明。然而，可使得信息处理装置作为装置的全部或一部分进行动作，或者将用于执行上述处理的程序存储于软盘、CD(光盘)、DVD(数字化视频光盘)、MO(磁光盘)等计算机可读取记录媒体并分布，将其安装于其他的信息处理装置，作为上述装置动作，或者使得执行上述步骤。

此外，也可在英特网上的服务器装置具有的磁盘装置等中预存程序，例如，可加叠在载波上下载到信息处理装置。

此外，上述实施方式中，具备信息通信功能100和约定事项管理功能300的手机中安装使得工作流程功能执行的程序时，实施约定事项生成处理。

此外，以在安装工作流程功能200的电脑中，使用局域网回路发送文档为例进行了说明。

然而，信息处理装置不限于手机和电脑，可为智能手机、PHS(个人手持式系统)和电子邮件的中继服务器等的，具有通信功能和对文件信息进行通信功能的装置。

然而，信息处理装置不具备日程表功能的情况下，不仅仅是工作流程功能200，还需要安装约定事项管理功能300。

此外，上述实施方式以文件信息作为电子邮件、表格计算软件用文档和文件档进行了说明，但也可以为能够包含与日程表相关的信息的文件信息，和其他种类的文档。

例如，可以为PDF(便携文件格式)文档，当然也可以为对纸张上印刷的文件扫描后的文档。

即，工作流程功能200没有对通信文档的种类的限制。

此外，在上述实施例中对于生成的日程表以会议和会见的联络或日期时间的调整、经费的申请为例进行了说明，但也可以使用于出勤管理和工作轮班的管理等。

例如，轮班管理服务器中安装工作流程功能200。

轮班管理服务器具备电子邮件通信功能和管理轮班信息的轮班管理功能。此外，在工作流程功能200的关键字存储部220中存储有与轮班的时间表对应的“日期时间”、工作人员的邮件地址和电话号码等“工作人员识别信息”作为关键字进行存储。

工作人员向轮班管理服务器发送记载了轮班的期望日期时间的电子邮件时，轮班管理服务器从接收的电子邮件提取期望日期时间和发信人，从提取的期望日期时间和发信人生成轮班信息。轮班管理服务器对生成的轮班信息和已登记的轮班信息进行比较，不重复的话对轮班进行登记，重复的话则将重复的消息回信给发信人。

由此，用户即使不访问专用的服务器，只是通过向服务器发送电子邮件即可以自动决定轮班。

上述实施方式公开了处理商业上电子邮件(文件)的示例，但本发明可以适用于处理任意文件的任意系统。

例如，可以处理如图22(a)和22(b)中示例的广告邮件和广告页面，将广告文中记载的日期时间、场所和内容记入工作流程。

此外，上述的示例以工作流程为中心进行了说明，也可以如图23所示化办公日程和日历(预定表)登记于日程表。图23中也登记有从图22(a)和22(b)中记入的广告的内容。图23中所示的日历(日程表)的6月22日的内容对应于图22(a)的广告，6月10日-13日的内容对应于图22(b)的广告。

此外，上述实施方式中，示出了自动登记和更新(修改)约定事项的示例，但也可以在登记前向用户确认是否同意登记和登记的内容。这种情况下，例如，控制部10在登记约定事项信息之前，显示确认如图24(a)和24(b)中示例的登记内容的确认画面。

用户看着显示，点击确定按钮时，将显示的内容登记于日程表等。用户点击编辑按钮时，控制部10显示编辑约定事项信息的画面，使得可以编辑。之后，将编辑后的内容登记于日程表等。

此外，点击了取消按钮时，控制部10不进行登记和更新。

上述实施方式中，以信息处理装置1与工作流程合作方式动作，进行日程表登记的情况为例说明了本发明。

本发明可以适用于从任意文件提取任意信息项目，提供任意应用程序的系统。

以下，对这些情况下的系统的动作进行说明。

本实施方式的信息处理装置1具有与图1所示构成相同的基本构成。

信息处理装置1的控制部10在通信部20取得文件(例如，发送或接收，读入文件)时，开始图25所示的文件解析处理，读取当前通信的文件，扩展到存储部30(步骤S301)。需要说明的是0，在存储部30中已扩展了文件的情况下，不需要再次扩展。

控制部10对在存储部30中展开的文件以句号(。或者点号.)进行划分，分成多个文句，对各文句赋予识别号码(步骤S302)。

控制部10以顿号(、或者逗号“，”、冒号“：”、分号“；”等)划分各文句(步骤S303)。

接下来，控制部10参照词典，提取可能记载有约定事项、预定、日程等的文句(以下称为对象文)(步骤S304)。即，控制部10提取含有关键字的文句，除去不含有关键字的文句。

接下来，控制部10对比词典，在各对象文中提取关键字(步骤S305)。

具体来说，控制部10从各文句的开头文字开始依次判断是否相当于关键字存储部220中存储的某一关键字。当判断为文字列与关键字一致时，特定文字列(关键字)和其位置(文句和文句中的位置)。

例如，在日语的情况下，按照以下方式判断文字列是否与关键字一致。提取开头的文字相一致的关键字，之后，从提取的关键字中，限定为文句的第一个文字以及第二个文字相一致的关键字，进一步限定为第一个文字、第二个文字以及第三个文字相一致的关键字......如此，反复限定，提取各文句中的关键字。在检测出多个相一致的关键字的情况下，从上下文特定为其中一个。完成一个文字列的提取后，对完成提取的文字列之后的文字列进行相同的处理。由此，从各文句的开头开始依次提取关键字。此外，在英语等情况下，因为单词通过空格而被划分，所以比较由空格所特定的文字列与关键字，判断是否为关键字。

在提取的关键字中，提取属于多个类别的关键字。对于提取的属于多个类别的关键字，判断能否以文句内的位置、相同文句内与其他词之间的关系，特定类别，如果可能的话，限定类别。例如，人名词典中登记的关键字也属于其它类别时，紧接该关键字之后如果有“は”或“が”，确定为人名(日语的情况下)。同样，场所用关键字词典中登记的关键字也属于其它类别时，紧接该关键字之后如果有“で”或“において”，确定为场所名(日语的情况下)。此外，如果显示行的开头有“>>”或“>”，确定为引用文关键字。针对各类型预先决定规则并存储于存储部30以便确定关键字在什么情况下属于某个类别的可能性高而属于某个类别的可能性低。

控制部10从提取的关键字的种类和对象文内的位置以及前后的关键字，提取对象文中含有的约定事项信息和预定信息等(步骤S306)。

接下来，控制部10再次扫描各个对象文，再次提取判定为正确含有约定信息和预定信息等的文句(以下称为约定文)中含有的关键字(步骤S307)。

接下来，控制部10与词典相对比，确定约定文中含有的各约定信息的件名、日期时间、和内容(步骤S308)。

接下来，控制部10判断确定的约定信息是新约定还是更新已存在的约定信息的约定(步骤S309)。

为了该判断，控制部10例如判断提取的关键字中是否包含修改、完成或确定约定事项的关键字。包含修改·完成·确定约定事项的关键字的情况下，判断为更新。另一方面，不包含修改·完成·确定约定事项的关键字的情况下，判断为新约定事项。

控制部10判断为新约定事项的情况下(步骤S309；新)，控制部10从文件内容和与前后文件的关系等，判断登记的约定事项是临时登记还是确定登记(步骤S310)，相应于约定事项而登记于约定事项存储部320。

然后，控制部10以提取的关键字的内容将约定事项登记于日程表等(步骤S311)。或者，提供到应用程序。

另一方面，步骤S309判断为“更新”的情况下，流程进入图26，控制部10对生成的约定事项信息和约定事项存储部320中存储的约定事项进行比较(步骤S401)，判断更新对象的约定事项是否唯一确定为(步骤S402)。例如，文件的名称为一部分相一致的情况、或人名、时间、场所相关的分别类别的多个关键字相一致的情况，判断为唯一确定。

判断为唯一确定的情况下(步骤S402；YES)，控制部10判断是否删除现有的约定信息(步骤S403)。例如，在现有约定中检测出“取消”、“延期”、“中止”等关键字时，判断为删除。

判断为删除现有约定信息时(步骤S403；YES)，删除现有的约定信息(步骤S407)，结束处理。此情况下，控制部10删除约定事项存储部320中登记的信息，同时在对外部应用提供信息的情况下生成用于删除该约定信息的信息，并进行提供。

判断为不删除现有约定信息时(步骤S403；NO)，基于当前的约定信息修改现有的约定信息，生成约定事项信息(步骤S404)。

然后，根据需要，删除现有约定信息(步骤S405)。

之后，处理进行到步骤310，登记由步骤S404所生成的约定事项信息。

此外，步骤S402处判断为不能唯一确定更新对象的约定事情约定事项(步骤S402；NO)的情况下，生成多个具有更新可能性的约定事项信息(步骤S406)，让用户选择。之后，进行合适的登记处理等后，完成处理。

如此，本发明申请可以广泛应用于提取任意文件的要点进行登记的系统。

这样提取的信息可以提供给任意的应用软件。应用软件也可以利用存储部30中存储的信息，进行各种处理。

本申请基于2009年6月29日提交的日本专利申请2009-154378号。本申请整体参照并引入其说明书、权利要求书和附图。

产业上可应用性

本发明可广泛利用于文件处理领域。

Claims (12)

1.一种工作流程处理程序，用于在信息处理装置中实现关键字存储功能、通信捕捉功能、关键字提取功能、约定事项信息生成功能以及约定事项更新功能，

所述信息处理装置具备收发文件信息的通信功能和存储约定事项的约定事项存储功能，

所述关键字存储功能存储多个关键字，

所述通信捕捉功能捕捉所述通信功能进行文件信息的收发动作，并发送该文件信息被收发的消息，

所述关键字提取功能接收所述文件信息被收发的消息，在收到所述文件信息被收发的消息时，基于所述关键字存储功能存储的所述多个关键字，从该被收发的文件信息提取并输出所述关键字，

所述约定事项信息生成功能接受所述关键字提取功能输出的所述关键字，基于接受的该关键字生成并输出新约定事项信息或修改约定事项信息，所述新约定事项信息是新存储于所述约定事项存储功能的约定事项信息，所述修改约定事项信息是对所述约定事项存储功能所存储的所述约定事项进行修改的约定事项信息，

所述约定事项更新功能接受所述新约定事项信息，基于接受的该新约定事项信息在所述约定事项存储功能中新存储约定事项；并接受所述修改约定事项信息，基于接受的该修改约定事项信息，修改所述约定事项存储功能存储的所述约定事项。

2.根据权利要求1所述的工作流程处理程序，其特征在于，

所述约定事项更新功能对所述新约定事项信息和所述约定事项存储功能存储的所述约定事项进行比较，在该新约定事项信息和所述约定事项存储功能存储的该约定事项为类似的情况下，基于该新约定事项信息，修改所述约定事项存储功能存储的该约定事项。

3.根据权利要求1所述的工作流程处理程序，其特征在于，

所述约定事项更新功能对所述修改约定事项信息和所述约定事项存储功能存储的所述约定事项进行比较，在该修改约定事项信息和所述约定事项存储功能存储的该约定事项为类似的情况下，基于该修改约定事项信息，修改所述约定事项存储功能存储的该约定事项。

4.根据权利要求1所述的工作流程处理程序，其特征在于，

所述关键字存储功能将所述关键字按照特征分类为多个类别并进行存储，

所述新约定事项信息以及所述修改约定事项信息对由所述关键字提取功能所提取并输出的所述关键字按各个所述类别进行分类并存储。

5.根据权利要求4所述的工作流程处理程序，其特征在于，

对所述关键字进行分类的类别包括表示约定事项的种类的类别，

所述约定事项更新功能基于表示所述关键字的约定事项的种类的类别，将生成的所述新约定事项信息分类为多个种类，并输入至所述约定事项存储功能，所述关键字的约定事项存储于新约定事项信息或修改约定事项信息中。

6.根据权利要求4所述的工作流程处理程序，其特征在于，

对所述关键字分类的类别包括表示引用文的类别，

所述关键字提取功能基于表示所述引用文的类别，将提取的关键字分类为是从本文中提取的关键字还是从引用文中提取的关键字，

所述约定事项生成功能生成所述修改约定事项信息，该修改约定事项信息存储有被分类为是从引用文提取的关键字，

所述约定事项更新功能对所述修改约定事项信息中存储的、从所述引用文提取的关键字与所述约定事项存储功能中存储的约定事项进行比较，基于比较结果，特定修改对象并对修改对象进行修改。

7.根据权利要求4所述的工作流程处理程序，其特征在于，

对所述关键字分类的类别包括表示约定的确定的类别，

所述约定事项更新功能将由所述新约定事项信息新存储的约定事项，作为未确定的约定事项存储于所述约定事项存储功能，

如果所述修改约定事项信息为对所述未确定的约定事项进行确定的内容，所述约定事项更新功能将该未确定的约定事项更新为确定的约定事项的消息输入到所述约定事项更新功能。

8.根据权利要求1所述的工作流程处理程序，其特征在于，所述关键字提取功能包括；

将所述文件信息分割为文句的功能；和

对分割的文句单位，通过从文句开头与所述关键字存储功能存储的所述多个关键字进行比较，从文件信息提取所述关键字的功能。

9.一种信息处理装置，其特征在于，包括：

通信单元，所述通信单元收发文件信息；

约定事项存储单元，所述约定事项存储单元存储约定事项；

关键字存储单元，所述关键字存储单元存储多个关键字；

通信捕捉单元，所述通信捕捉单元捕捉所述通信单元对文件信息的收发动作，发送该文件信息被收发的消息，

关键字提取单元，所述关键字提取单元接收所述文件信息被收发的消息，在收到所述文件信息被收发的消息时，基于所述关键字存储单元存储的所述多个关键字，从该收发的文件信息提取并输出所述关键字，

约定事项信息生成单元，所述约定事项信息生成单元接受所述关键字提取单元输出的所述关键字，基于所接受的该关键字，生成并输出新约定事项信息或修改约定事项信息，所述新约定事项信息为新存储于所述约定事项存储单元的约定事项信息，所述修改约定事项信息为对存储于所述约定事项存储单元的所述约定事项进行修改的约定事项信息，

约定事项更新单元，所述约定事项更新单元接受所述新约定事项信息，基于所接受的该新约定事项信息在所述约定事项存储单元中新存储约定事项；并接受所述修改约定事项信息，基于接受的该修改约定事项信息，修改所述约定事项存储单元存储的所述约定事项。

10.根据权利要求9所述的信息处理装置，其特征在于，所述关键字提取单元包括：

将所述文件信息分割为文句的分割单元；和

以分割的文句单位，通过从文句开头与所述关键字存储单元存储的所述多个关键字进行比较，从文件信息中提取所述关键字的提取单元。

11.一种工作流程处理方法，用于在信息处理装置中处理通信功能与约定事项存储功能之间的工作流程，该信息处理装置具备收发文件信息的所述通信功能以及存储和修改约定事项的所述约定事项存储功能，

其特征在于，包括：

捕捉所述通信功能对文件信息的通信动作的捕捉步骤，

在捕捉到所述通信功能对文件信息的通信动作时，读取收发的所述文件信息的读取步骤，

从读取的文件信息提取预定的关键字的提取步骤，和

基于所述提取的所述关键字，所述约定事项存储功能存储的所述约定事项进行更新的更新步骤。

12.根据权利要求11所述的工作流程处理方法，其特征在于，所述提取步骤包括；

将所述文件信息分割为文句的分割步骤；和

以分割的文句单位，通过从文句开头与所述关键字存储功能存储的所述多个关键字进行比较，从文件信息提取所述关键字的提取步骤。

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