PENYUSUNAN PETA

JABATAN
DAN
ANALISIS BEBAN KERJA

oleh : Dra.Wiwin Dwi Sulanjari

 ANALISIS BEBAN KERJA

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik

untuk menentukan jumlah dan jenis
pekerjaan suatu unit organisasi yang
dilakukan secara sistematis menggunakan
teknis analisis jabatan dengan
memperhatikan, atau teknik manajemen
lainnya
 LATAR BELAKANG

UU NO. 43 TAHUN 1999

1. Kelancaran tugas pemerintahan dan
pembangunan nasional sangat tergantung
pada kesempurnaan aparatur negara
khususnya PNS.
2. Jumlah PNS yang diperlukan ditetapkan
berdasarkan beban kerja suatu organisasi.
 METODE ANALISIS BEBAN KERJA
METODE DAFTAR PERTANYAAN
Menyusun daftar pertanyaan terbuka tentang uraian tugas masing-
masing pegawai/ pemegang jabatan sesuai hasil analisis jabatan, namun
masih dimungkinkan untuk disesuaikan dengan tugas-tugas baru karena
adanya perubahan peraturan perundang-undangan yang berlaku yang
disampaikan kepada unit/satuan kerja yang menjadi sasaran.

METODE WAWANCARA
Mewawancarai masing-masing pegawai/ pemegang jabatan yang
berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinya dikerjakan oleh pemegang
jabatan.

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Mengamati langsung pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan.
 PENGHITUNGAN BEBAN KERJA
1. Unit pelaksana mengolah data laporan beban kerja
dari satuan unit / satuan oragnisasi dengan
menghitung isi kerjanya, dengan rumus :

ISI KERJA = BEBAN KERJA x NORMA WAKTU

2. Setelah seluruh jenis kerja produk dihitung isi

kerjanya , kemudia dijumlahkan untuk mencari
jumlah isi kerja jabatan dan isi kerja unit dengan
menggunakan satuan orang jam ( OJ)
JAM KERJA FORMAL

Adalah jam kerja yang

ditentukan oleh Pemerintah
berdasarkan Kepres No. 58
Tahun 1964 jo Kepres No. 24
Tahun 1972 jo Kepres Nomor
68 Tahun 1995 tentang Hari
Kerja di Lingkungan Lembaga
Pemerintah
 WAKTU KERJA EFEKTIF
Jumlah waktu yang wajar
dan benar-benar
dipergunakan untuk
Hasil kerja efekrif adalah
menyelesaikan suatu
jumlah hari dalam kalender
pekerjaan oleh pemegang
di kurangi hari libur dan cuti.
jabatan ( waktu kerja
Jam kerja efektif adalah
efektif)
jumlah jam kerja formal
dikurangi dengan waktu
kerja yang hilang karena
tidak bekerja ( waktu luang)
Waktu luang paling banyak
30%
WAKTU LUANG

Waktu luang adalah waktu

kerja yang diperkenankan
untuk digunakan tidak
produktif karena faktor
kelelahan dasar, pengaruh
tempat kerja, dan untuk
keperluan yang sifatnya
pribadi seperti beribadah.
 WAKTU KERJA EFEKTIF
• WAKTU KERJA EFEKTIF per hari = 1 hari x 5 jam x 60 menit = 300 menit
1.

• WAKTU KERJA EFEKTIF per minggu = 5 minggu x 5 jam x 60 menit = 1.500

2. menit

• WAKTU KERJA EFEKTIF per bulan = 20 hari x 5 jam x 60 menit = 6.000

3. menit

• WAKTU KERJA EFEKTIF per tahun = 240 hari x 5 jam x 60 menit = 72.000
4. menit

Berdasarkan isi kerja jabatan selanjutnya dapat dihitung jumlah kebutuhan

pegawai per jabatan dengan rumus :

Jumlah Kebutuhan Waktu Penyelesaian x Beban Kerja

=
Pegawai Per jabatan Waktu Kerja Efektif
STANDART WAKTU KERJA
KEPRES NO. 68 TAHUN 1995
Jam Kerja Formal per Minggu = 37,5 jam
Jam Kerja Efektif per Minggu = 70 % x 37,5
jam = 26 jam

5 hari kerja = 26 jam : 5 hr = 5,2 jam

 5,2 x 60 menit = 312 menit (300 menit hari)
 5 hari kerja = 26 jam : 6 = 4,3 jam/ hari
 4,3 x 60 menit = 258 menit ( 250 menit/ hari)
PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI PER JENIS
JABATAN

JUMLAH KEBUTUHAN NORMA WAKTU x BEBAN KERJA

=
PERJABATAN JAM KERJA EFEKTIF
(Pola 5 Hari Kerja)
 Per Hari : 1 x 300 menit = 300 menit
 Per Minggu : 5 x 300 menit = 1.500 menit
 Per Bulan : 20 x 300 menit = 6.000 menit
 Per Tahun : 240 x 300 menit= 72.000 menit

(Pola 6 Hari Kerja)

 Per Hari : 1 x 4,33 jam = 250 menit
 Per Minggu : 6 x 250 menit = 1.500 menit
 Per Bulan : 24 x 250 menit = 6.000 menit
 Per Tahun : 288 x 250 menit= 72.000 menit
STANDAR WAKTU PENYELESAIAN
 Waktu rata-rata yang diukur dari satuan
waktu yang digunakan menyelesaikan
suatu tugas jabatan.
 SWP dipengaruhi beberpa faktor, antara
lain:
 Perangkat kerja
 Kondisi Lingkungan kerja
 Prosedur Kerja
 Kompetensi pemegang jabatan
 FORMULIR PENGUKURAN BEBAN KERJA PEGAWAI
Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
Uraian Waktu Beban Pegawai Yg Di
NO. Satuan Hasil Ket.
Tugas Penyelesaian Kerja butuhkan
1
2
3
4
5
6
7
8
JUMLAH
 PETUNJUK PENGISIAN
URAIAN KETERANGAN
Nama Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku dengan nama
Jabatan yg tersebut dalam surat keputusan.
Unit Kerja Tulisllah unit kerja tempat saudra bekerja
Ikhtisar Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang memberikan
Jabatan gambaran secara umum tentang ruang lingkup atau kompleksitas
jabatan dalam satu kalimat yang mencerminakan apa yang dikerjkan
( What), bagaimana cara mengerjakan ( How ), dan mengapa
dikerjakan ( Why)
Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas, jelas, dan lengkapuraian tugas pokok
saudara secara berurutan dari yang paling berat, kurang berat dan
ringan dalam satu kalimat yang mencerminkan apa yang dikerjakan (
What), bagaimana cara mengerjakan ( How ), dan mengapa
dikerjakan ( Why)
Satuan Hasil Tulislah satuan hasil yang saudara peroleh dalam melaksanakan
tugas pada setiap uraian tugas, satuan hasil tersebut diisi dalam
bentuk kata, yaitu rencana, kegiatan, surat, data, berkas, buku,
laporan, dll.
 PETUNJUK PENGISIAN
URAIAN KETERANGAN
Waktu Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan
Penyelesai dalam menyelesaikan suatu tugas jabatan
an
Waktu Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1
kerja hari waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1.500 menit.
Efektif 1 bulan = 6.000 menit dan 1 tahun 72.000 menit.
Beban Beban kerja yang harus diselesikan apakah harian ,
kerja mingguan atau bulanan
Pegawai Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan antara
Yang di isi jabatan ( IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif ( WKE )
butuhkan selama satu tahun.
TERIMA KASIH