Berilah tanda silang (x) huruf a,b,c,d atau e pada jawaban yang paling benar !

1. Administrasi adalah proses pengendalian, pengendalian pekerjaan, pengorganisasian kerja, dan

memobilisasi bagi mereka yang menerapkannya untuk tujuan tertentu. Pengertian administrasi
tersebut menurut
a. Sondang P. Siagian
b. Gossen
c. George Terry
d. Djumhur Hidayat
e. Slamet Raharjdo

2. Administrasi perkantoran dalam fungsinya juga berkaitan dengan manajerial yang

membutuhkan kemampuan ……..
a. opini,keputusan, dan keterampilan perkantoran yang mumpuni atau memadai
b. pemikiran yang lebih kritis dan kreatif
c. kemapanan penilaian dan analisis yang dijadikan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan
d. mengoordinasi tim proyek
e. Perencanaan , pengukuran dan pemotivasian

3. Tujuan administrasi salah satunya adalah

a. Perencanaan dengan baik dan matang
b. Untuk memberikan efektivitas dan efisiensi dalam perusahaan
c. Untuk kerapian dalam pekerjaan
d. Menjaga agar setiap pekerja merasa nyaman
e. Memberi warna bagi Perusahaan

4. Ruang lingkup administrasi perkantoran meliputi…

a. lokasi kantor, Gedung
b. interior, mesin-mesin kantor
c. kegiatan kantor, sarana dan fasilitas kerja perkantoran
d. peralatan dan perabotan kantor
e. lokasi dan interior

5. Penggabungan dari azaz sentralisasi dan desentralisasi adalah…

a. azaz perencanaan
b. azaz sentralisasi
c. azaz gabungan
d. azaz desentalisasi
e. azas penyederhanan

6. Berikut adalah bentuk karakteristik administrasi perkantoran, kecuali…

a. bersifat pelayanan
b. bersifat terbuka dan luas
c. di laksanakan oleh semua pihak
d. bersifat tertutup
e. a, b, dan c benar

7. Perhatikan ciri-ciri berikut ini!

· Administrasi ini berhubungan dengan administrasi Negara
· Administrasi meliputi lembaga eksekutif, legislative dan yudikatif
· Administrasi ini ruang kegiatannya berhubungan dengan ruang publik
Ciri-ciri tersebut merupakan bentuk dari administrasi
a. Pembangunan
b. Keuangan
c. Operasional
d. Publik
e. Lingkungan

8. Seseorang yang bertanggungjawab dalam kegiatan administrasi perusahaan dan memegang

jabatan tertinggi dalam perusahaan disebut
a. Supervisor
b. manajer
c. Foreman
d. Staf
e. Worker

9. Seseorang yang bertugas membagi tugas pada masing masing pegawai dan mengarahkan pegawai
untuk melakukan pekerjaan dengan baik disebut
a. Manajer
b. Staf
c. Worker
d. Pegawai
e. Karyawan

10. Agar tujuan administrasi tercapai dengan baik maka personil administrasi harus memiliki
a. Penampilan yang menarik
b. Pengetahuan kantor
c. Ijazah
d. Keterampilan dan pengetahuan administrasi
e. Pergaulan yang luas dan pengetahuan administrasi

11. Personil administrasi harus memiliki kepribadian yang baik, kecuali

a. Dapat menyimpan rahasia
b. Tekun dan rajin
c. Kesabaran
d. Loyalitas
e. Jarang bicara

12. Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari berbagai tindakan. Merupakan
pengertian manajemen menurut..
a. George R. Terry
b. Mary Parker Follet
c. Aplley
d. George hawk
e. Sri Edi Swasono

13. Sebagai manajer, bu Annissa Fitriyah mematok jumlah barang yang harus dihasilkan dari pabrik
dalam sehari. Bu annissa fitriyah sedang melaksanakan manajemen dalam bidang…
a. Pemasaran
b. Produksi
c. Personalia
d. Keuangan
e. Administrasi

14. Tindakan membagi tugas untuk para pegawai merupakan fungsi manajemen.
a. Coordinating
b. Controlling
c. Actuating
d. Planning
e. Organizing

15. Media komunikasi tertulis yang sering digunakan dalam suatu organisasi perusahaan dan
merupakan salah satu media komunikasi administrasi antara sesame pegawai baik secara
individu maupun dengan pihak luar perusahaan. Merupakan pengertian dari…
a. Koran
b. Surat
c. Majalah
d. Tanda bukti
e. Buku

16. Di bawah ini yang merupakan fungsi surat, kecuali

a. Merupakan perwakilan tertulis perusahaan
b. Media yang digunakan untuk alat bukti
c. Pedoman dalam melakukan tindakan
d. Untuk mengukur kegiatan yang telah dilakukan
e. Untuk dibaca

17. Ciri-ciri surat pribadi diantaranya, kecuali..

a. Menggunakan sistematika yang baku
b. Tidak menggunakan sistematika yang baku
c. Menggunakan gaya Bahasa yang tidak resmi
d. Aturan penulisan surat resmi seperti kop surat tidak diperlukan
e. Bersifat kekeluargaan, persahabatan

18. Surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang berisi untuk kepentingan niaga,
disebut surat…
a. Resmi
b. Dinas
c. Niaga
d. Tidak resmi
e. Perjalanan

19. Surat yang dikirim dari suatu instansi kepada instansi lain disebut surat..
a. Dinas
b. Intern
c. Niaga
d. Ekstern
e. Resmi

20. Surat menurut prosedur pengurusannya terdiri dari..

a. Surat masuk dan surat diterima
b. Surat masuk dan surat keluar
c. Surat masuk dan surat terlampir
d. Surat masuk dan surat dalam perjalanan
e. Surat keluar dan surat dikirim

21. Berikut merupakan jenis-jenis surat menurut keamanan isinya, kecuali..

a. Surat sangat rahasia
b. Surat rahasia
c. Surat niaga
d. Surat terbatas
e. Surat biasa

22. Surat yang isinya mengenai perdagangan atau perniagaan yang dibuat oleh perusahaan untuk
dikirim kepada para langganannya adalah surat..
a. Niaga
b. Dinas Pemerintah
c. Dinas Swasta
d. Dinas Pribadi
e. Pribadi
23. Kumpulan-kumpulan dokumen yang memberikan keterangan atau bukti dan aktivitas yang
berkaitan dengan proses pengumpulan secara sistemtis adalah….
a. Dokumen
b. Dokumentasi
c. Edaran
d. Brosur
e. Lampiran

24. Dokumen berwujud benda sejarah dan terletak di museum adalah pengertian dari…
a. Literal
b. Korporal
c. Privat
d. Cliping
e. Surat

25. Yang bukan merupakan kegunaan kliping adalah….

a. Sebagai sumber informasi
b. Bahan penelitian untuk makalah
c. Dapat dijadikan sebagai bukti oktentik
d. Memperkaya ilmu pengetahuan
e. Memperbanyak koleksi buku
Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar !

1. Jelaskan komponen pelatihan dan pengembangan personel kantor!

2. Sebutkan tugas dewan komisaris !
3. Sebutkan manfaat kegiatan analisis jabatan !
4. Uraikan tentang jenis jabatan staf !
5. Jelaskan prosedur mengurus surat masuk menggunakan system buku agenda !

JAWABAN

………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………....
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
5. Prosedur pengurusan surat masuk sistem buku agenda ialah sebagai

berikut :

 Penerimaan Surat, dalam menerima surat diterima oleh mereka yang biasanya bekerja
di front office atau bagian depan kantor. Seperti karyawan yang bekerja sebagai satpam
dan resepsionis. Adapun tugas dari penerima surat yaitu mengumpulkan surat yang
masuk, meneliti ketepatan alamat surat, dan menandatangani bukti ekspedisi pengiriman
bahwa surat sudah diterima.
 Penyortiran Surat, yaitu surat dipisah sesuai dengan alamat dan jenis surat kepentingan
yang dituju. Apabila surat yang diterima untuk pribadi, maka surat tersebut dapat
diberikan langsung kepada yang dituju, namun apabila surat tersebut merupakan bersifat
surat dinas menyangkut lembaga, perusahaan ataupun organisasi, maka surat tersebut
langsung diproses lebih lanjut kepada kelembagaan tersebut.
 Pencatatan Surat, dilakukan dengan pencatataan tersebut dengan menggunakan buku
agenda, dengan cara membuka dan membaca isi surat tersebut guna mengetahui apakah
isi surat tersebut merupakan surat rahasia, atau biasa. Apabila surat rahasia, petugas tidak
boleh membuka dan membaca surat, terkecuali sudah diizinkan oleh pihak yang
bersangkutan. Pencatatan surat ini sangat penting, karena untuk mengetahui jumlah surat
yang masuk dalam kurun waktu tertentu baik dilihat dari setiap harinya, perminggu,
bulan, dan tahun. Selain itu juga untuk memudahkan dalam menyimpan surat agar surat
lebih mudah ditemukan. Setelah dilakukan pencatatan surat, selanjutnya petugas
memberikan stempel agenda sebagai bukti atau tanda bahwa surat sudah dicatat.
Selanjutnya petugas yang bersangkutan melimpahkan surat tersebut kepada pimpinan
kantor dengan memberikan lampiran lembar disposisi guna mencatat instruksi pimpinan
terkait dengan penanganan selanjutnya.
 Pengarahan Surat, untuk menentukan pihak siapa saja yang akan memproses surat
sesuai dengan permasalahan surat yang diterima. Pengarahan surat dilakukan oleh
pimpinan, sebab pimpinanlah yang bertanggungjawab terhadap penanganan surat.
Seorang pemimpin dapat menuliskan catatan instruksinya dalam lembar disposisi dan
menuliskan siapa saja yang harus memproses surat selanjutnya.
 Penyampaian Surat, setelah dilakukanya pengarahan surat kemudian surat tersebut
diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pemimpin yang sudah ditulis pada lembar
disposisi. Apabila orang yang ditunjuk lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut
digandakan sesuai jumlah yang dibutuhkan sehingga setiap orang yang ditunjuk
memperoleh salinan suratnya. Saat surat telah diberikan kepada orang ditunjuk, maka
 yang menerima surat tersebut harus menandatangani bukti penerimaan surat dalam buku
ekspedisi intern.
 Penyimpanan Surat, apabila prosedur surat yang masuk telah selesai diproses, maka
surat asli harus diberikan kepada bagian administrasi untuk disimpan dengan
menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti contohnya sistem abjad, subjek,
wilayah, sistem nomor atau tanggal.

Pembahasan

Pengertian Pengurusan Surat Masuk

Pengurusan surat masuk merupakan suatu aktivitas pekerjaan dalam pengolahan surat menyurat
yang dilakukan secara runtut, tertata dan sistematis dengan mengatur, mengelola pada bagian
administrasi dalam sebuah kelembagaan, kantor maupun intansi.

Tujuan Pengarsipan Surat Masuk

Adapun tujuan pengarsipan dalam surat menyurat ialah

 Memudahkan pencarian informasi dokumen atau surat yang diperlukan secara cepat,
efektif dan efisien
 Sebagai bahan bukti dokumen terhadap surat yang masuk dalam jangka waktu tertentu
 Memudahkan dalam prosedur dan penanganan surat, sehingga dapat dijalankan dengan
mudah dan baik
 Sebagai bahan pertanggung jawaban atas perencanaan dan pelaksanaan kegiatan yang
berkaitan dengan isi surat tersebut
 Agar historis surat yang masuk tetap terjaga dan sebagai bahan refrensi atau rujukan
terhadap suatu kegiatan