SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR

MELALUI SHARED SERVICE CENTER (SSC) FINANCE PERTAMINA

Surabaya, 10 Oktober 2018

Transport Fee Agen LPG 3 kg

Filling Fee SP(P)BE LPG 3 kg

Domestic Gas Region V

DAFTAR VENDOR DOMESTIC GAS REGION V

Vendor Barang/Jasa
Agen LPG 3 kg Transport Fee
SPPBE LPG 3 kg Filling Fee dan Transport Fee
SPBE LPG 3 kg Filling Fee
Bengkel Pemeliharaan Tabung Jasa Pemeliharaan
Kegiatan Promosi, Buy Back/Trade In
Agen LPG NPSO Kemasan Tabung
(Penjualan ELPIJI 3 kg, Penjualan ELPIJI 12 kg)
SPBE Patra Trading NPSO Filling Fee
Transportir Transport Fee
Vendor Pengadaan Barang/Jasa lainnya

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
ALUR TAGIHAN VENDOR SAAT INI

Domestic Gas Region V menunjuk vendor

untuk melakukan pengadaan barang/jasa

Vendor melakukan pekerjaan

Vendor melakukan penagihan atas pekerjaan

pengadaan barang/jasa yang dilakukan

Poses di Finance MOR V Proses di Domestic Gas Region V

Surat Permintaan Proses Pembayaran
Pembayaran atas pengadaan
barang/jasa ke Vendor Setiap hari Selasa dan Kamis
oleh Finance MOR V

Vendor menerima pembayaran atas

pengadaan jasa/barang

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
ALUR TAGIHAN VENDOR
TERHITUNG MULAI TANGGAL 15 OKTOBER 2018

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
ALUR TAGIHAN VENDOR
TERHITUNG MULAI TANGGAL 15 OKTOBER 2018

Domestic Gas Region V menunjuk vendor

untuk melakukan pengadaan barang/jasa

Vendor melakukan pekerjaan

Vendor melakukan penagihan atas pekerjaan

pengadaan barang/jasa yang dilakukan

Poses di SSC Jakarta Proses di Domestic Gas Region V

Surat Permintaan Proses Pembayaran
Pembayaran atas pengadaan
barang/jasa ke Vendor Setiap hari Rabu
oleh SSC Jakarta

Vendor menerima pembayaran atas

pengadaan jasa/barang

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
VENDOR MELAKUKAN PENAGIHAN
ATAS PEKERJAAN PENGADAAN BARANG/JASA YANG DILAKUKAN

Proses PR/PO, GR/SA melalui Sistem – Proses di Pertamina

Berita Acara Serah Terima Barang Jasa

Rangkap 2 (Dua) disiapkan oleh Domestic Gas Region V

Domestic Gas Region V menandatangani Berita Acara Serah Terima Barang Jasa
1 (satu) rangkap di Pihak Domestic Gas Region V tanda tangan diatas materai

Domestic Gas Region V mengirimkan email notifikasi ke Vendor

memberitahukan Berita Acara yang sudah siap diambil

Vendor mengambil Berita Acara Serah Terima Barang Jasa

Pada saat pengambilan Berita Acara, Vendor menyerahkan Laporan Pekerjaan

Vendor menandatangani Berita Acara Serah Terima Barang Jasa

1 (satu) rangkap di Pihak Vendor tanda tangan diatas materai

Vendor mengirimkan hardcopy Vendor mengirimkan email softcopy

dokumen tagihan ke SSC Jakarta dokumen tagihan ke Domestic Gas Region V

Poses di SSC Jakarta Proses di Domestic Gas Region V

Surat Permintaan Proses Pembayaran
VENDOR MELAKUKAN PENAGIHAN
ATAS PEKERJAAN PENGADAAN BARANG/JASA YANG DILAKUKAN
FORMAT BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG JASA YANG DISIAPKAN PERTAMINA

Tanda Tangan Pertamina Tanda Tangan Vendor Tanda Tangan Pertamina Tanda Tangan Vendor
LAPORAN PEKERJAAN TAGIHAN TRANSPORT FEE AGEN LPG 3 KG
DISERAHKAN KE DOMESTIC GAS REGION V SAAT MENGAMBIL BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG JASA

Dokumen Laporan Pekerjaan Hardcopy Softcopy

Rekapitulasi ASLI Surat Pengantar Pengiriman (SPP) Ya Ya

Rekapitulasi ASLI Perencanaan Simol3k Ya Ya

Rekapitulasi ASLI Realisasi Simol3k Ya Ya

Surat Pengantar Pengiriman (SPP) Ya
Logbook Pangkalan Ya
Laporan Bulanan Agen
a. Laporan Stok Tabung Penyalur/Agen LPG 3 kg Ya
b. Rekapitulasi Laporan Bulanan Sub Penyalur/Pangkalan LPG 3 kg
Laporan Bulanan Sub Penyalur/Pangkalan
Ya
(Jumlahnya sesuai dengan jumlah Pangkalan yang dimiliki oleh Agen)
Rekap Penyaluran Pangkalan dan Outlet Gudang ke Konsumen
(Rumah Tangga, Usaha Mikro, Pengecer) (Format Excel) Ya
Outlet Gudang Tidak Boleh Menjual ke Pengecer
Kontrak Agen dengan Pangkalan yang masih berlaku Ya
Berita Acara Serah Terima Barang Jasa ASLI Periode Sebelumnya (materai di Pihak Vendor) Ya
2 (Dua) Lembar Materai Rp. 6.000,- Ya

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
LAPORAN PEKERJAAN TAGIHAN FILLING FEE SP(P)BE 3 KG
DISERAHKAN KE DOMESTIC GAS REGION V SAAT MENGAMBIL BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG JASA

Dokumen Laporan Pekerjaan Hardcopy Softcopy

Service Acceptance Asli (SA) Ya Ya

Rekapitulasi ASLI Surat Pengantar Pengiriman (SPP) per Agen Ya Ya

Berita Acara Stock Opname periode yang ditagihkan Ya

Sertifikat Pertamina Way Ya

Kontrak SP(P)BE yang masih berlaku Ya

Loading Order (LO) ASLI Ya

Surat Pengantar Pengiriman (SPP) ASLI Ya Ya

Berita Acara Serah Terima Barang Jasa ASLI Periode Sebelumnya (materai di Pihak Vendor) Ya

2 (Dua) Lembar Materai Rp. 6.000,- Ya

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
HARDCOPY DOKUMEN TAGIHAN DIKIRIMKAN KE SSC FINANCE

1. Invoice
2. Berita Acara bermaterai dan tanda tangan basah, materai di Pihak Pertamina
3. Faktur Pajak (3 lembar)
4. Surat Penunjukan Pejabat/Pegawai yang berwenang menandatangani Faktur Pajak
5. Copy perjanjian kerja sama hanya untuk invoice pertama (SPB/Copy Kontrak/Addendum/Letter
of Indemnity/Purchase Order (untuk pembelian barang))
6. Surat Keterangan Bebas PPh dan DGT Form 1&2 (bila ada)
7. Dokumen terkait lainnya yang disyaratkan dalam kontrak (bila ada)

ALAMAT SSC FINANCE PERTAMINA :

GEDUNG GRAHA ELNUSA LANTAI 6
JL. TB SIMATUPANG KAV. 1B,
JAKARTA SELATAN 12560
CATATAN :
1. Pengiriman Ke SSC Sesudah Menerima Berita Acara Serah Terima Barang Jasa Dari Pertamina.
2. Dipastikan Alamat SSC Sudah Sesuai.
3. Dipastikan Dokumen Diterima SSC Sebelum Tanggal 23 Bulan Berjalan.
4. Menggunakan Kurir Pengiriman Dokumen Yang Dapat Mengirimkan Report Penerimaan Dokumen Ke Vendor.
5. Invoice dan Faktur Pajak Dibuat Dengan Tanggal Yang Sama
6. Alamat Penerima Dan Pengirim Dalam Amplop Tidak Mudah Terlepas.
7. Mencantumkan Alamat Email Dan Nomor Telepon Di Alamat Pengirim (Vendor)

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
HARDCOPY DOKUMEN TAGIHAN DISAMPAIKAN KE SSC FINANCE
CONTOH INFORMASI YANG PERLU DILAMPIRKAN PADA AMPLOP TAGIHAN

INVOICE
PT SIAP SEDIA
JL. JEMUR HANDAYANI NO. 69
KOTA SURABAYA
ALAMAT EMAIL : admin.siapsedia@gmail.com
TELP : 031 - 828074888

KEPADA :
SSC FINANCE PERTAMINA
GEDUNG GRAHA ELNUSA LANTAI 6
JL. TB SIMATUPANG KAV. 1B,
JAKARTA SELATAN 12560

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
EMAIL DOKUMEN (SOFTCOPY) TAGIHAN
OLEH VENDOR KE DOMESTIC GAS REGION V

1. Surat permohonan pembayaran Pengadaan Barang/Jasa dari Vendor

2. Invoice
3. Berita Acara bermaterai dan tanda tangan basah, materai di Pihak Vendor
4. Faktur Pajak
5. Surat Penunjukan Pejabat/Pegawai yang berwenang menandatangani Faktur Pajak

CATATAN :
1. Pengiriman Email Dilakukan Sesudah Menerima Berita Acara Serah Terima Barang Jasa Dari Pertamina.
2. Pengiriman Email ke PIC Yang Ditunjuk Dilakukan Pada Hari Dan Jam Kerja.
3. Dipastikan Agen Mengetahui Email PIC Pertamina.
4. Dipastikan Email Agen Terdaftar Di Pertamina.
5. File Pdf Max 1 MB.

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
PROSES INVOICE

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
ALAMAT EMAIL PIC DOMESTIC GAS REGION V
Vendor Barang/Jasa Email PIC Subject Email
Dokumen Tagihan Transport Fee
Agen LPG 3 kg Transport Fee DSP sesuai Rayon
Agen bulan xxx tahun xxx PT xxx
Dokumen Tagihan Filling Fee
SPPBE LPG 3 kg Filling Fee DSP sesuai Rayon
SPPBE bulan xxx tahun xxx PT xxx
Dokumen Tagihan Filling Fee SPBE
SPBE LPG 3 kg Filling Fee DSP sesuai Rayon
bulan xxx tahun xxx PT xxx
SPBE Patra Trading Dokumen Tagihan Filling Fee SPBE
Filling Fee andhiek.setyawan@pertamina.com
NPSO bulan xxxx tahun xxx PT xxx

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
ALAMAT EMAIL PIC DOMESTIC GAS REGION V
Contact Depot Sales Point (DSP)
Transport Fee Agen LPG 3 kg & Filling Fee SP(P)BE
Rayon Wilayah Nama Alamat Email No HP
1 Madura, Surabaya, Sidoarjo Ulda Kandiana mk.ulda.kandiana@mitrakerja.pertamina.com 087855778600

2 Jombang. Mojokerto Trisna Lia Putri Handayani mk.lia.putri@mitrakerja.pertamina.com 085648392462

Tuban, Lamongan,
3 Nanda Septiantoro nanda.septiantoro@pertamina.com 085317644446
Bojonegoro, Gresik
Madiun, Ngawi, Ponorogo,
4 Nur Arianto nur_arianto@pertamina.com 085730998608
Pacitan, Magetan
Kediri, Trenggalek,
5 Rishki Prasetya Bayu Nendra riskhi.prasetya@pertamina.com 085232779589
Tulungagung, Nganjuk, Blitar
Malang, Batu, Probolinggo,
6 Hari Harjunandi harjunadi@pertamina.com 081334550237
Pasuruan
Lumajang, Jember,
7 Bondowoso, Situbondo, Nuriva Joko Wibowo nuriva.wibowo@pertamina.com 085608843799
Banyuwangi
8 Bali Ni Luh Indah Wiliyanti indah_wiliyanti@pertamina.com 081238490444

9 NTB Indra Sanjaya indra_san@pertamina.com 081331284650

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
SUMMARY TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC
1. Untuk invoice tertanggal sebelum 15 Oktober 2018, tetap dikirim ke fungsi Keuangan Region.
2. Untuk invoice tertanggal 15 Oktober 2018 dan setelahnya agar mengirimkan hardcopy tagihan
dan dokumen pendukung ke Shared Service Center (SSC) Finance. (Alamat : Gedung Graha
Elnusa Lantai 6, Jl. TB Simatupang Kav. 1B, Jakarta Selatan 12560).
3. Mengirimkan softcopy tagihan melalui email ke Domestic Gas Region V (sebagai Business User)
untuk keperluan pembuatan SP3.
4. Invoice yang dikirimkan ke SSC adalah invoice yang sudah melalui tahapan PR/PO, GR/SA, dan
Berita Acara Serah Terima Barang Jasa.
5. Penerimaan dokumen di SSC Finance Pertamina setiap bulannya sebelum tanggal 23 bulan
berjalan, untuk invoice yang diterima setelah tanggal 23 akan diproses di bulan berikutnya
dengan invoice dan faktur pajak yang menyesuaikan waktu pemprosesan invoice.
6. Pembayaran akan dilakukan setiap hari Rabu terdekat sebelum due date setelah invoive
diterima lengkap dan benar oleh SSC sejak 1 November 2018.
7. Jika terdapat kekurangan kelengkapan dokumen, SSC Finance akan menghubungi Vendor
melalui email dan nomor telepon sehingga mohon dipastikan data kontak Anda pada tagihan
adalah valid.
8. Untuk informasi terkait status verifikasi dan pembayaran dapat melalui helpdesk SSC
Pertamina dengan mengirimkan email ke servicedesk.ssc@pertamina.com atau telepon ke
1500-234 opsi 3 kemudian 2.

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
SUMMARY TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC
9. Dokumen tagihan yang dikirimkan ke SSC Finance Jakarta
a. Invoice
b. Berita Acara bermaterai dan tanda tangan basah, materai di Pihak Pertamina
c. Faktur Pajak (3 lembar)
d. Surat Penunjukan Pejabat/Pegawai yang berwenang menandatangani Faktur Pajak
e. Copy perjanjian kerja sama hanya untuk invoice pertama (SPB/Copy
Kontrak/Addendum/Letter of Indemnity/Purchase Order (untuk pembelian barang))
f. Surat Keterangan Bebas PPh dan DGT Form 1&2 (bila ada)
g. Dokumen terkait lainnya yang disyaratkan dalam kontrak (bila ada)

10. Dokumen yang diemailkan ke Domestic Gas Region V

a. Surat permohonan pembayaran Pengadaan Barang/Jasa dari Vendor
b. Invoice
c. Berita Acara bermaterai dan tanda tangan basah, materai di Pihak Vendor
d. Faktur Pajak
e. Surat Penunjukan Pejabat/Pegawai yang berwenang menandatangani Faktur Pajak

DOMESTIC GAS REGION V

SOSIALISASI TAGIHAN VENDOR MELALUI SSC FINANCE PERTAMINA
Terima Kasih