BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Perusahaan telah mengalami kesulitan-kesulitan ketika mengembangkan sebuah
sistem informasi akuntansi (SIA) sebagai berikut.
1. Permintaan pengembangan ada banyak sehingga proyek menumpuk selama
bertahun-tahun
2. Para pengguna merasa bahwa SIA yang baru tidak memenuhi kebutuhannya. Hal
tersebut terjadi karena para pengguna sulit untuk memahami cara operasi SIA
dengan meninjau dokumentasi desain dan sebab lain yaitu para pengembang
yang tidak memahami bisnis atau kebutuhan pengguna, mereka sulit memberikan
solusi perbaikan yang berarti.
3. Pengembangan berlangsung sangat lama, sehingga sistem tidak lagi memenuhi
kebutuhan perusahaan. Fannie Mae menghabiskan delapan tahun dari $100 juta
untuk mengembangkan sistem akuntansi pinjaman terbesar di dunia. Sayangnya,
sistem tersebut tidak memenuhi kebutuhan Fannie Mae.
4. Para pengguna tidak mampu menspesifikasikan kebutuhan mereka karena
mereka tidak mengetahui hal yang sebenarnya mereka butuhkan atau mereka
tidak dapat mengomunikasikan kebutuhan ke para pengembang sistem.
5. Perubahan sulit dibuat setelah persyaratan dibekukan. Jika para pengguna terus
mengubah persyaratan, SIA mungkin tidak akan pernah selesai.
Pada bab ini, akan dibahas tiga cara untuk mendapatkan sebuah sistem informasi:
membeli perangkat lunak (Software), pengembangan sistem oleh departemen sistem
informasi, dan melakukan outsource untuk sistem tersebut. Bab ini juga akan membahas
tiga cara untuk meningkatkan proses pengembangan: rekayasa ulang proses bisnis,
prototipe, dan computer-adied software engineering.
1.2. RUMUSAN MASALAH
1. Bagaimana cara untuk mendapatkan sebuah sistem informasi?
2. Bagaimana cara untuk meningkatkan proses pengembangan?

1
1.3. TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Dapat mendeskripsikan bagaimana organisasi membeli perangkat lunak aplikasi,
layanan vendor, dan perangkat keras.
2. Menjelaskan cara departemen sistem informasi mengembangkan perangkat lunak
yang dipesan khusus.
3. Menjelaskan cara para pengguna akhir mengembangkan, menggunakan, dan
mengendalikan sistem informasi berbasis computer.
4. Menjelaskan alasan organisasi mengalihdayakan sistem informasinya dan
mengevaluasi manfaat serta risiko strategi tersebut.
5. Mempelajari prinsip dan tantangan manajemen proses bisnis.
6. Mendeskripsikan bagaimana prototipe digunakan untuk mengembangkan sebuah
SIA serta mendiskusikan keuntungan dan kerugian dari melakukannya.
7. Menjelaskan apa rekayasa perangkat luank dibantu komputer itu dengan cara
penggunaannya dalam pengembangan sistem.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. MEMBELI SOFTWARE

Pada masa-masa awal masa-masa awal komputer muncul, sulit untuk membeli
perangkat lunak yang kebutuhan pengguna. Sebuah survei Deloitte & Touche
menemukan bahwa sebagian besar chief information officer berharap untuk
menggantikan sistem yang ada dengan paket-paket yang tersedia secara komersial.
Perangkat lunak kalengan (canned software) dijual ke para pengguna dengan
persyaratan yang sama. Sistem turnkey (turnkey system) adalah perangkat lunak dan
perangkat keras yang dijual dalam bentuk sebuah paket.
Masalah utama dengan perangkat lunak kalengan adalah bahwa ia mungkin tidak
memenuhi seluruh kebutuhan informasi sebuah perusahan. Hal ini diatasi dengan
perusahaan dapat menyewa perangkat lunak dari penyedia jasa aplikasi (application
service provider-ASP) yang mengirim perangkat lunak melalui internet. Perusahaan
yang membeli perangkat lunak SIA mengikuti siklus hidup pengembangan sistem
(system development life cycle-SDLC)
MEMILIH VENDOR
Perangkat keras, layanan, pemeliharaan, dan keputusan sumber daya SIA lainnya
dapat dibuat secara independent dari keputusan untuk menciptakan atau membeli
perangkat lunak, meskipun mereka mungkin bergantung pada keputusan tentang
perangkat lunak.
Vendor dipilih berdasarkan masukan, dari konferensi, majalah industri, internet,
atau dari buku telepon. Pemilihan harus dilakukan secara cermat karena vendor dengan
sedikit pengalamn, modal yang tidak cukup, atau produk yang buruk akan menghilang
dari bisnis dan meninggalkan para pelanggan serta produk-produknya tanpa solusi atau
bantuan. Masalah dapat terjadi bahkan ketika vendor yang ditetapkan dipilih. Sebagai
contoh, ketika Texas memilih IBM untuk mengonsolidasi pusat-pusat data di antara
negara bagian, tingkat layanan menurun secara drmatis, dan tugas-tugas rutin
menghabiskan waktu terlalu lama untuk dijalankan. Masalah disebabkan oleh
persyaratan proyek yang buruk dan memilih vendor dengan tawaran rendah. Oleh karena

3
itu, IBM nyaris kehilangan kontrak setelah ia gagal mencadangkan sistem-sistem yang
kritis.
MEMPEROLEH PERANGKAT KERAS DAN PERANGKAT LUNAK
Perusahaan yang membeli sistem yang besar atau kompleks mengirim vendor
dengan sebuah permintaan untuk proposal (request for proposal – RFP), meminta
para vendor untuk mengajukan sebuah sistem yang memenuhi kebutuhan perusahaan.
Proposal terbaik diperikas untuk memverifikasi bahwa persyaratan perusahaan dapat
dipenuhi.
Penggunaan sebuah RFP penting karena
1. Menghemat waktu. Informasi yang sama disediakan bagi selukruh vendor,
mengeliminasi wawancara dan pertanyaan berulang.
2. Menyederhanakan proses pembuatan keputusan. Seluruh respons ada dalam
format yang sama dan didasarkan pada informasi yang sama.
3. Mengurangi kesalahan. Kesempatan mengabaikan factor-faktor yang penting
dikurangi.
4. Menghindari potensi untuk ketidaksepakatan. Kedua pihak memiliki ekspetasi
yang sama dan informasi yang terkait dicatat.
Request for proposal (REP) untuk spesifikasi perangkat keras dan perangkat
lunak yang terperinci akan memiliki biaya total yang lebih rendah dan memerlukan lebih
sedikit waktu untuk disiapkan dan dieavaluasi, tetapi tidak mengizinkan vendor untuk
merekomendasikan teknologi alternative. Permintaan sebuah sistem yang memenuhi
tujuan dan persyaratan kinerja yang spesifik memberikan permasalahan-permasalahan
teknis bagi vendor tersebut serta lebih sulit untuk mengevaluasinya, sehingga sering kali
berakhir dengan tawaran yang lebih mahal.
Semakin banyak informasi yang disediakan perusahaan kepada para vendor,
semakin banyak kesempatan perusahaan untuk menerima sebuah sistem yang memenuhi
persyaratan yang diajukannya. Para vendor membutuhkan spesifikasi mendetail,
termaksuk aplikasi yang diperlukan,input, output, file dan database, frekuensi dan
metode pembaruan file dan inquiry, serta persyaratan khusus. Menjadi hal esensial untuk
memisahkan persyaratan yang wajib dari fitur-fitur yang diinginkan.

4
MENGEVALUASI PROPOSAL DAN MEMILIH SEBUAH SISTEM
Proposal yang kekurangan informasi penting, gagal untuk memenuhi persyaratan
minimum, atau proposal yang ambigu harus dieliminasi. Proposal yang lolos
penyaringan awal ini dicocokan dengan persyaratan sistem untuk menentukan apakah
sleuruh persyaratan wajib telah dipenuhi dan seberapa banyak persyaratan yang
diinginkan telah dipenuhi. Para vendor puncak diundnag untuk mendemonstrasikan
sistem mereka menggunakan data yang diberikan perusahaan untuk mengukur kinerja
sistem dan memvalidasi klaim dari vendor.
Kinerja sistem dapat dibandingkan dengan beberapa cara. Masalah benchmark
(benchmark problem) adalah suatu tugas khusu inout, pemrosesan, dan output atau SIA
baru yang akan dijalankan. Penskoran poin (point scoring) memberikan sebuah bobot
untuk sretiap kritesia evaluasi berdasarkan kepentingannya. Untuk masing – masing
kriterisa, para vendor diberikan skor berdasarkan seberapa baik proposal mereka
memenuhi persyaratan dan total skor terbobot dibandingkan.
Penentuan biaya persyaratan (requirement costing) mengestimasikan biaya
pembelian atau pengembangan fitur-fitur yang tidak tersedia. Total biaya SIA yang
merupakan biaya pemerolehan sistem tersebut dan biaya pengembangan fitur-fitur yang
tidak tersedia menyediakan sebuah basis setara untuk pembanding sistem.
Oleh karena itu penskoran poin maupun penentuan biaya persyaratan secara
menyeluruh tidaklah objektif, pilihan akhir diantara proposal-proposal vendor tidaklah
jelas. Bobot penskoran poin dan skor ditentukan secara subjektif dan estimasi biaya serta
manfaat tidak dimasukan. Penentuan biaya persyaratan mengabaikan factor-faktor tak
berwujud seperti keterandalan dan dukungan vendor.
Ketika SIA terbaik diidentifikasi, perangkat lunak tersebut sekuruhnya diuji
coba,para pengguna lain dihubungi untuk menentukan kepuasan mereka dengan pilihan
tersebut, personel vendor dievaluasi, dan detail-detail proposal dikonfirmasi untuk
memverifikasi bahwa SIA yang terbaik menurut catatan adalah yang terbaik pula dalam
praktiknya.

5
2.2. PENGEMBANGAN SISTEM OLEH DEPARTEMEN SISTEM INFORMASI
Organisasi mengembangkan perangkat lunak yang dibuat khusus (custom
software) ketika dengan melakukannya akan memberikan sebuah keunggulan kompetitif
yang siginifikan. Memberikan sedikit manfaat untuk system penggajian atau piutang
yang ditulis sesuai kebutuhan, sementara mungkin memberikan manfaat signifikan untuk
perangkat lunak yang canggih, manajamen persediaan just-in time atau produksi produk.
Halangan yang harus dilalui untuk mengembangkan perangkat lunak berkualitas
adalah lamanya waktu yang diperlukan, kompleksitas system, persyarataan yang buruk,
perencanaan yang tidak cukup, komunikasi dan kerja sama yang kurang, kurangnya staf
berkualifikasi, dan dukungan manajemen puncak yang buruk.
Perangkat lunak yang dibuat khusus diciptakan in-house atau oleh perusahaan
luar yang dibayar untuk membuat perangkat lunak tersebut lunak tersebut atau
merakitnya dari inventaris modul program. Ketika memanfaatkan pengembangan luar,
perusahaan harus menjaga pegendalian terahadap proses pengembangan seperti berikut:
1. Dengan cermat memilih pengembang yang memiliki pengalaman dalam industry
perusahaan dan pemahaman mendalam bagaimana perusahaan menjalankan
bisnisnya.
2. Menandatangani sebuah kontrak yang menegaskan dengan kuat hubungan antara
perusahaan dan pengembang, dan mengizinkan produk dihentikan jika kondisi-
kondisi utama tidak dipenuhi.
3. Merencanakan proyek secara detail dan secara berkala mengawasi tiap langkah
dalam proses pengembangan.
4. Berkomunikasi secara efektif dan berkala
5. Mengendalikan seluruh biaya dan meminimalkan aliran pengeluaran kas (cash
putflow) sampai proyek tersebut diterima.
Tidak ada jawaban yang pasti untuk keputusan bangun-atau-beli (build–or-
buy).Perusahaan yang berbeda menghasilkan kesimpulan yang berbeda pula. Setelah
mengembangkan perangkat lunaknya sendiri, Gillete memutuskan untuk membeli
perangkat lunak kalengan (canned software) ketika memungkinkan untuk mendapatkan
keunggulan kompetitif yang lebih besar dari penetapan bagaimana perangkat lunak

6
seharusnya dugunakan daripada penetapan perangkat lunak apa yang harus digunakan
dan kemudian menciptkannya. Jika perangkat lunak kalengan tidak memenuhi seluruh
kebutuhan Gillette, ia dimodifikasi menggunakan alat-alat pengembangan tingkat tinggi.
Pepsi bergerak dengan kebutuhan sebaliknya. Ia membeli sebagian besar
perangkat lunak mainframe-nya, tetapi setelah berpindah ke arsitektur klien-server, ia
tidak dapat menemukan perangkat lunak yang cukup canggih untuk memenuhi
kebutuhannya. Meskipun Pepsi masih membeli perangkat lunak ketika ia dapat
menemukannya, ia telah menciptakan sebagian besar perangkat lunaknya.
PERANGKAT LUNAK YANG DIKEMBANGKAN PENGGUNA AKHIR
Setelah mobil diperkenalkan, seorang sosiologis terkenal memprediksi bahwa
pasar mobil tidak akan melebihi 2 juta mobil karena hanya orang sebanyak itu yang akan
ingin menjalani sebagai pengendara. Hal tersebut seperti prediksi bahwa system telepon
akan kolaps karena pertumbuhan geometris dalam panggilan akan memerlukan orang-
orang utnuk menjadi operator telepon. Sebaliknya, peralatan dikembangkan yang
fungsinya mengotomatiskan operator.
Setelah pengenalan computer, seorang pakar mengklaim bahwa perminataan bagi
system informasi akan berkembangn saecara luas bahwa hampir siapa pun akan menjadi
pemrogram. Apakah ini terdengar familiar? Solusinya adalah membantu para pengguna
akhir memenuhi kebutuhan informasi mereka sendiri. Sama dengan telepon, teknologi
dikembangkan untuk mengotomatiskan banyak program bagi kita. Sama saja seperti
sebagian besar orang yang telah belajar untuk mengendarai mobil, begitu pula dengan
PPC murah, banyaknya perangkat lunak yang kuat dan tidak mahal, meningkatkan
melek computer, alat-alat pemrograman dan internet yang mudah digunakan
memungkinkan sebagian besar organisasi dan orang-orang untuk memenuhi kebutuhan
informasi mereka secara mandiri.
Komputasi pengguna akhir (end-user computing-EUC) merupakan
pengembangan, penggunaan, dan pengendalian terus-menerus atas system informasi
berbasis computer oleh para pengguna. Komputasi pengguna akhir terdiri dari orang-
orang yang menggunakan TI untuk memenuhi kebutuhan informasi mereka daripada
bergantung pada para professional system. Sebagi contoh, sebuah simpan pinjam di
California menginginkan sebuah system untuk melacak persyaratan cadangan pinjaman.

7
Ketika departemen system informasi (SI) mengatakan system tersebut akan memerlukan
18 bulan untuk dikembangkan, departemen pinjaman tersebut menggunakan sebuah PC
dan sebuah program database untuk mengembangkan sebuah program database utnuk
mengembangkan sebuah program fungsional dalam suatu hari. Pengembangan program
tersebut memerlukan beberapa hari lagi. Departemen pinjaman tersebut tidak hanya
memotong waktu pengembangan dari 18 bulan menjadi beberapa hari, tetapi juga
mendapat informasi tepat yang ia butuhkan karena para pengguna mengembangkan
system tersebut secara mandiri.
Berikut adalah contoh pengembangan penggunaan akhir yang sesuai .
1. Memuat informasi dari database perusahaan untuk menghasilkan laporan
sederhana atau untuk menjawab query dalam satu waktu.
2. Menjalankan analisis sensitivitas “bagaimana – jika” atau analisis stattistik.
3. Mengembangkan aplikasi menggunakan perangkat lunak seperti spreadsheet
atau system database.
4. Menyiapkan jadwal, seperti jadwal depresiasi dan amortisasi pinjaman.
Pengembangan pengguna akhir tidak sesuai untuk system yang kompleks, seperti
system yang memroses sejumlah besar transaksi atau memperbaharui catatan databse.
Oleh karena itu, system tersebut tidak digunakan untuk memroses penggajian, piutang
dan utang, buku besar umum, atua persediaan.
Dengan para pengguna akhir memenuhi kebutuhan informasi mereka, mereka
menyadari mereka dapat menggunakan computer untuk memenuhi lebih dan lebih
banyak kebutuhan informasi. Peningkatan akses terhadap data juga menciptakan banyak
penggunaan dan kebutuhan informasi yang baru. Hasilnya adalah pertumbuhan
berlangsung dahsyatnya pada EUC.
Pertumbuhan pada EUC telah mengubah peran staf sistem informasi. Mereka
terus mengembangkan dan merawat sistem pemrosesan transaksi dan database seluruh
perusahaan. Selain itu, mereka menyediakan para pengguna dengan saran teknis dan
dukungan operasional serta membuat sebnayak mungkin informasi tersedia bagi para
pengguna akhir. Meskipun hal tersebut telah menambah lebih banyak pekerjaan bagi staf
SI, ia diseimbangkan dengan penurunan permintaan untuk layanan tradisional. Jika tren

8
dalam EUC berlanjut, ini akan mempresentasikan 75% sampai 95% seluruh pemrosesan
informasi pada akhir dekade berikutnya.
KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR
EUC menawarkan keuntungan sebagai berikut.
1. Penciptaan, pengendalian, dan implementasi pengguna. Dibandingkan
departemen SI, para pengguna lebih mengendalikan proses pengembangan. Para
pengguna memutuskan apakah sebuah sistem harus dikembangkan atau tidak dan
informasi apa yang penting. Kepemilikan ini membantu para pengguna
mengembangkan sistem yang lebih baik.
2. Sistem yang memenuhi kebutuhan pengguna. Sistem yang dikembangkan oleh
para pengguna akhir cenderung memenuhi kebutuhan pengguna. Banyak dari
permasalaha – permasalahan komunikasi analisis-pemrograman dalam
pengembangan program tradisional terhindari.
3. Ketepatan waktu. Banyak dari lamanya waktu penundaan dalam pengembangan
sistem trandisional terhindarkan, seperti analisis biaya keuntungan yang
memakan waktu, definisi persyaratan mendetail, dan penundaan serta birokrasi
proses persetujuan.
4. Membentuk sumber data sistem. Lebih banyak kebutuhan informasi yang dapat
dicapai para pengguna, lebih banyak waktu yang dapat dimanfaaatkan
departemen SI untuk ativitas pengembangan dan pemeliharaan. Hal ini
mengurangi baik kerjaan tertunda yang tampak maupun tidak tampak atas proyek
pengembangan sistem.
5. Fleksibilitas dan kemudahan penggunaan. Sebagian besar perangkat lunak
EUC mudah dipahami dan digunakan. Para pengguna dapat mengubah informasi
yang mereka hasilkan atau memodifikasi aplikasi mereka kapan pun
persyaratannya berubah. Dengan menggunakan sebuah laptop, para pegawai
dapat menyelesaikan pekerjaan dirumah, di pesawat – hampir dimana saja.
Meskipun demikian, terdapat kekurangan yang signifikan untuk EUC dan untuk
mengeliminasi keterlibatan para analisis dan pemrograman dalam proses
pengembangan;

9
1. Kesalahan logika dan pengembangan. Dengan sedikit pengalaman dalam
pengembangan sistem, para pengguna akhir cenderung membuat kesalahan dan
kurangnya kemungkinan untuk menyadari ketika kesalahan telah terjadi. Mereka
mungkin keliru menyelesaikan masalah, dnegan buruk menjelaskan persyaratan
sistem, menerapkan sebuah metode analitik yang tidak sesuai, menggunakan
perangkat lunak yang salah, menggunakan informasi yang tidak lengkap atau
informasi lama, menggunakan logika yang salah, atau salah menggunakan
formula atau perintah perangkat lunak. Sebuah perusahaan minyak dan gas
mengembangkan sebuah spreadsheet kompleks yang menunjukkan bahwa
akusisi yang diajukan menguntungkan. Ketika firma CPA – nya menguji model
tersebut dan menyetujuinya, sebuah pertemuan dewan direksi dijadwalkan untuk
pengajuan akusisi tersebut. Selang sebelum pertemuan tersebut, seorang penyaji
menguji model tersebut sehingga ia dapat memahami bagaimana sistem bekerja
dan menjawab pertanyaan yang sulit. Ia menemukan bahwa formula tersebut
telah mendistorsi proteksi, sehingga ia memanggil pembuatan formula dan firma
CPA. Formula yang dikoreksi menunjukkan kerugian signifikan pada akusisi
tersebut. Presentasi dewan dibatalkan , kemudian sipembuat spreadsheet dan
firma CPA tersebut dipecat.
2. Aplikasi yang diuji dengan tidak layak. Para pengguna kecenderungan kurang
menguji aplikasi mereka dengan seksama, baik karena mereka tidak menemukan
kebutuhan untuk melakukannya atau kesulitan melkaukannya atau karena
membutuhkan waktu untuk mengujinya. Salah satu firma CPA Empat Besar
menemukan bahwa 90% model spreadsheet yang diuji memiliki setidaknya satu
kesalahan hitung.
3. Sistem yang tidak efisien. Sebagian besar pengguna akhir bukanlah
pemrograman atau pun seorang yang terlatih dalam pengembangan sistem.
Akibatnya, sistem mereka tidak terlalu efisien. Esorang pegawai bank
menghabiskan tiga minggu untuk mengembnagkan sebuah program yang
memerikasa tiap sel dalam sebuah spreadsheet dan mengubah nialinya menjadi
nol jika jumlahnya negative. Ketika program yang terdiri dari 60-halaman
tersebut mulai mengembalikan pesan kesalahan “too many nested ifs”, petugas

10
 tersebut meghubungi seorang konsultan. Dalam lima menit, konsuktan tersebut
mengembangkan sebuah aplikasi menggunakan sebuah fungsi spreadsheet
tertanam.
4. Sistm yang dikendalikan dan didokumentasikan dengan buruk. Banyak
pengguna akhir yang tidak mengimplementasikan pengendalian untuk
melindungi sistem mereka. Sistem yang dibuat oleh pengguna didokumentasikan
dengan tidak memadai karena pengguna merasa tugas tersebut membosankan
dan tidak penting. Pengguna gagal untuk menyadari bahwa tanpa dokumentasi
mereka tidak akan memahami cara kerja sistem.
5. Sistem yang tidak kompatibel. Perusahaan yang menambahkan perlatan
pengguna akhir tanpa mempertimbangkan implikasi teknologi memiliki
perbedaan perangkat keras dan perangkat lunak atau jaringan yanga kan sulit
didukung.
6. Duplikasi sistem dan data; sumber daya yang terbuang. Para pengguna akhir
biasanya tidak sadar bahwa para pengguna yang lainnya memiliki kebutuhan
informasi yang sama dengan mereka, menghasilkan sistem duplikat. Para
pengguna yang tidak berpengalaman mungkin melakukan lebih banyak
pengembangan dari yang dapat mereka capai. Kedua masalah ini berujung pada
terbuangnya waktu dan sumber daya.
7. Peningkatan biaya. Pembelian satu PC saja tidak mahal; membeli ratusan atau
ribuan PC itu baru mahal. Oleh karena itu, memperbaharui (updating) perangkat
lunak dan perangkat keras setiap beberapa tahun sekali juga tidaklah mahal.
Komputasi pengguna-akhir memiliki biaya kesempatan tinggi jika hal tersebut
dapat mengalihkan perhatian para pengguna dari pekerjaan utamanya. Hal ini
juga meningkatkan waktu dan permintaan data pada sistem informasi
perusahaan.
Akan menjadi mungkin untuk mencapai keseimbangan yang memadai antara
manfaat dan resiko sistem pengguna akhir dengan melatih para pengguna, menggunakan
para analis sistem sebagai penasihat, dan mensyratkan sistem yang diciptakan pengguna
untuk ditinjau serta didokumentasikan sebelum digunakan.
MENGELOLA DAN MENGENDALIKAN KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR

11
 Organisasi harus mengelola dan mengendalikan EUC. Membentuk pengendalian
departemen SI menghalangi EUC dan mengelimisasi manfaatnya. Meski demikian, jika
organisasi tetap menjaga tidak adanya pengendalian terhadap para pengguna akhir,
seperti jenis peralatan apa yang dibeli EUC atau bagaimana peralatan tersebut
digunakan, hal tersebut cenderung akan menimbulkan masalah yang siginifikan. Cara
terbaik yaitu menyediakan panduan dan standar yang cukup untuk mengendalikan
sistem tersebut, tetapi memungkinkan para pengguna secara fleksibel mendapatkan
kebutuhan mereka.
Help desk mendukung dan mengendalikan aktivitas pengguna akhir. Enam
puluh analis dan teknisi help desk di Scering- Plogh menangani 9000 panggilan tugas
dalam sebulan. Para analis lini terdapat menggunakan perangkat lunak sistem yang
canggih untuk menemukan jawaban atas pertanyaan pengguna. Para teknisi lini kedua
menangani pertanyaan yang lebih rumit. Perusahaan yang lainnya menggunakan
perangkat lunak multimedia dengan animasi atau video untuk membantu para staf
mengarahkan penelpon untuk dapat melewati sebuah proses yang rumit.
Tugas – tugas help desk adalah menyelesaikan masalah, menyebarkan informasi,
mengevaluasi produk perangkat keras dan perangkat lunak baru serta memberitahukan
para pengguna cara menggunakannya, membantu dalam pengembangan aplikasi, serta
memberikan pemeliharaan dan dukungan teknis. Help desk juga mengembangkan dan
mengimplementasikan standar dalam pembelian perangkat keras dan perangkat lunak,
dokumentasi, pengujian aplikasi, dan keamanan. Terkahir, hekp desk mengendalikan
akses dan membagikan data korporasi di antara para pengguna akhir , seraya
memastikan bahwa data tersebut tidak diduplikasi dan akses terhadap data rahasia tetap
dibatasi.

2.3. MELAKUKAN OUTSOURCE UNTUK SISTEM

Pengalihdayaan (outsourcing) adalah memperkerjakan sebuah perusahaan luar
untuk menangani seluruh atau sebagaian aktivitas pengolahan data organisasi. Dalam
mainframe persetujuan pengalihdayaan (outsourcing), pengalih daya (outsource)
membeli computer klien, memperkerjakan pegawai SI klien dan mengelola sistem
disitus klien, atau memindahkan sistem tersebut ke komouter pengalih daya. Banyak

12
kontrak pengalihdayaan berjalan hingga 10 tahun dan menghabiskan biaya jutaan dolar
dalam setahun. Pada persetujuan pengalihdayaan klien/server atau PC, sebuah layanan,
fungsi, atau segmen bisnis dialihdayakan. Sebagian besar bagian perusahaan Fortune
500 mengalihdayakan fungsi dukungan PC di seluruh dunia dan Dutch Shell, perusahaan
minyak internasional, memiliki 80.000 PC diseluruh dunia dan mengalihdayakan
instalasi, pemelihraan, pelatihan, help desk, dan dukungan teknisinya.
Pada mulanya, pengalihdayaan diadakan untuk aplikasi terstandarisasi seperti
penggajian dan akuntansi atau oleh perusahaan yang mengiginkan pemasukan kas yang
berasal dari penjualan perangkat kerasnya. Pada 1989, Eastman Kodak mengejutkan
dunia bisnis dengan memperkerjakan IBM untuk menjalankan fungsi telekomunikasi,
dan Businessland untuk menjalankan operasi PC-nya, Kodak menahan peran
perencanaan dan pengembangan SI-nya dan pihak pengalihdaya (outsource)
menjalankan tanggung jawab implementasi dan operasi. Hasilnya sungguh dramatis.
Pengeluaran untuk computer menurun 90 %. Biaya operasi menurun 10% sampai 20%.
Penghematan SI tahunan selama perjanjian yang berlangsung 10 tahun diharapkan
mencapai $130 juta. Beberapa tahun kemudian, Xerox menandatangani perjanjian
pengalihdayaan terbesar dalam sejarah pada saat itu; sebuah kontrak 10 tahun yang
bernilai $3,2 miliar dengan EDS untuk mengalihdayakan manajemen komoutasi,
telekomunikasi dan perangkat lunak di 19 negara.
Keberhasilan Kodak dan Xerox memotivasi perusahaan yang lain untuk
mengalihdayakan sistemnya. Dalam beberapa survei, 73% perusahaan yang
mengalihdayakan beberapa atau seluruh sistem informasinya dan sebagian besar
mengalihdayakan beberapa perusahaan untuk meningkatkan fleksibilitas akan membantu
meningkatkan kompetisi serta mengurangi biaya. Namun, kebanyakan perusahaan tidak
mengalihdayakan manajemen TI strategis, manajemen proses bisnis, atau arsitektur TI-
nya.
Banyak perusahaan lebih kecil melakukan pengalihdayaan. Sebuah perusahaan
dengan pendapatan tahunan sebesar $1 juta mengalihdayakan seluruh fungsi akuntansi
ke seseorang CPA local. Kapan pun mereka mau, para pemilik dapat menyaksikan
seluruh transaksi mereka pada situs web CPA tersebut dan menghasilkan banyak

13
laporan. Mereka juga mengalihdayakan seluruh proses TI, termaksuk desain dan
pemeliharaan situs.
KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENGALIHDAYAN
Terdapat beberapa keuntungan signifikan atas pengalihdayaan;
1. Sebuah solusi bisnis. Pengalihdayaan (outsourcing) adalah strategi berlangsung
dan solusi bisnis ekonomi yang memungkinkan perusahaan untuk berkonsentrasi
pada kompetensi inti. Kodak focus pada hal-hal yang terbaik yang dapat
dilakukannya dan menyerahkan pengolahan data ke perusahaan komouter yang
memiliki klasifikasi. Kodak mengganggap para pengalihdayaannya sebagai
teman dan bekerja sama dengan mereka untuk mencapai tujuan strategis dan
operasionalnya.
2. Pemanfaatan asset. Organisasi meningkatkan posisi kasnya dan mengurangi
biaya dengan menjual asset kepada pengalihdaya. Health Dimension
mengalihdayakan pengolahan data empat rumah sakitnya sehingga ia dapat
menggunakan sumber daya moneter terbatas untuk menghasilkan pendapatan.
3. Akses pada keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih baik. Del
Monte Foods beralih ke pengalihdaya karena biaya dan waktu yang
dimanfaatkan tetap terjangaku dapat terus meningkatkan teknologi sevara
signifikan .
4. Biaya yang lebih rendah. Perusahaan IMB mengalihdayakan pemrograman ke
oerusahaan China dengan upah tenaga kerja Cina yang hanya 30% dari biaya
Amerika Serikat. Para pengalihdaya menurunkan biaya dengan menstandarisasi
aplikasi pengguna, membeli perangkat lunak dengan harga lama, memisahkan
biaya pengembangan dan pemeliharaan antar proyek, dan beroperasi dengan
volume yang lebih tinggi. Continental Bank dapat menghemat $100 juta selama
kontrak 10 tahun pengalihdayaannya. Namun, Occidental Petroleum menolak
pengalihdayaan karena biaya lebih tinggi daripada pengembangan dan operasi
SIA internalnya.
5. Eliminasi penggunaan maksimal dan rendah (peak-and-away). Bisnis
musiman memerlukab sumber daya komouter yang signifikan selama beberapa
waktu dalam computer W.Atlee Burpee beroperasi pada 80% kapasitas

14
 pemrosesan pesanan biji dan perkebunan serta pada 20% di sisa waktu.
Pengalihdayaan memotong biaya pemrosesan Burpee hingga menjadi setengah
biaya dengan cara membayar berdasarkan seberapa banyak sistem tersebut
digunakan.
6. Menfasilitasi perampingan . perusahaan yang melakukan downsizing sering
memiliki sebuah fungsi SIA besar yang sebenarnya tidak perlu. General
Dynamics melakukan perampingan (downsizing) secara dramatis karena reduksi
pada pengeluaran industry pertahanan. Ia menandatangani sebuah kontrak
pengalihdayaan 10 tahun yang bernilai $3 miliar meskipun fungsi SI-nya
diperingkatkan sebagai nomor satu dalam insdustri pesawat luar angkasa. Ia
menjual pusat datanya ke CSC dengan harga $200 juta dan mentransfer 2600
pegawai ke CSC.

Meskipun demikian, tidak semua pengalaman pengalihdayaan berhasil. Antara

25% dan 50% perjanjian pengalihdayaan gagal atau menjadi kekecewaan besar. Dalam
sebuah survei, para eksekutif perusahaan menandai bahwa 17% perjanjian tersebut
merupakan suatu bencana dan hamper 50% ditangani kembali secara in-house . terdapat
sejumlah kegagalan pengalihdayaan yang signifikan, termaksuk masalah EDS yang telah
melakukan kontrak dengan Angkatan Laut AS. Kasus yang lainya yaitu pembatalan JP
Morgan Chase atas perjanjian tujuh- tahun yang bernilai $5 miliar dengan IBM.
Kegagalan pengalihdayaan disebabkan oleh kegagalan untuk menpersiapkan
secara benar, semangat pembelian besar-besaran perusahaan tanpa piker panjang, asal
menjiplak para pesaing, berpikir bahwa pengalihdayaan akan menyelesaikan masalah
yang lebih jauh, mengalihkan tanggung jawab sebuah proses yang buruk ke orang lain,
dan melakukan perjanjian dengan didefinisi buruk yang tidak memenuhi harapan. Pada
akhirnya, banyak perusahaan tidak menyadari bahwa pengembangan sistem adalah
sebuah tantangan manajemen yang lebih kompleks ketika dijalankan oleh pihak luar.
Perusahaan yang melakukan pengalihdayaan sering mengalami beberapa
kekurangan sebagai berikut.
1. Ketidakfleksibilitas (inflexibility). Banyak kontrak untuk 10 tahun. Jika sebuah
perusahaan tidak dipuaskan atau memiliki perubahan structural, kontrak tersebut

15
 sulit atau mahal untuk dibatalkan. Sebelum mereka bergabung, Integra Financial
dan Equimark memiliki kontrak dengan para pengalihdaya yang berbeda.
Pembatalan adalah satu dari kontrak tersebut menghabiskan $4,5 juta.
2. Hilangnya pengengdalian (loss of control). Sebuah perusahaan menjalankan
resiko kehilangan pengamatan tentang cara SIA-nya menghasilkan keuntungan
kompetitif. Para pengalih daya tidak termotivasi untuk memenuhi tantangan
kompetitif klien mereka. Perusahaan dapat menanggulangi masalah tersebut
dengan mengalihdayakan proses bisnis standar (penggajian, pengeluaran kas,
dsb) dan menyesuaikannya agar memberikan keunggulan kompetitif.
3. Sistem yang terkunci (locked-in system). Mahal dan sulit untuk membantalkan
pengalihdayaan. Sebuah perusahaan mungkin harus membeli peralatan baru serta
memperkerjakan seorang staf pengolahan data dan seringkali membutuhkan
biaya yang terlalu banyak. Ketika Blue Cross di California memutuskan untuk
mengakhiri perjanjiannya, tidak tahu sama sekali mengenai sistemnya kembali
ke in-house untuk penghematan dana dan pegawai yang signifikan ketika ia
memasang sebuah sistem .
4. Tujuan yang tak terpenuhi (unfulfilled goal). Kritik dapat mengklaim beberapa
manfaat pengalihdayaan, seperti peningkatan efisiensi, itu adalah mitos.
Perubahan USF & G membatalkan control $100 juta dengan Cigna Infromation
Services setelah 18 bulan ketika Cigna tidak dapat membuat sistem tersebut
bekerja dengan semestinya.
5. Layanan yang buru (poor service). Complain umum merupakan keresponsifan
terhadap kondisi perubahan bisnis yang berjalan lamban atau bahkan tidak ada
perubahan sama sekali serta peralihan ke teknologi baru yang direncankaan
dengan buruk.
6. Peningkatan resiko. Proses bisnis pengalihdayaan dapat mengarahkan sebuah
perusahaan pada resiko operasional, keuangan, teknologi, strategi, personel,
hukum dan peraturan yang signifikan.

2.4. REKAYASA ULANG PROSES BISNIS

16
 Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering-BPR) adalah
sebuah pendelatan drastis dan dilakukan sekali untuk meningkatkan dan
mengotomatiskan proses bisnisnya. Meski demikian, ia memiliki tingkat keberhasilan
yang rendah. Dengan peningkatan lebih jauh, BPRtelah berubah ke dalam manajemen
proses bisnis (business process management-BPM), sebuah pendeatan sistematis secara
berkelanjutan untuk meningkatkan dan mengoptimalan proses bisnis sebuah organisasi.
Kemudian, BPM sendiri adalah sebuah peningkatan proses bisnis yang lebih bertahap
dan berkelanjutan yang didukung dan dimungkinkan oleh teknologi. Sebagai hasilnya,
BPM adalah sebuah cara yang tepat untuk memperkenalkan baik kemampuan perubahan
manusia maupun teknologi kesebuah organisasi.
Beberapa prinsip penting yang mendasari BPM adalah sebagai berikut:
1. Proses bisnis dapat menghasilkan keuntungan kompetitif.
2. Proses bisnis harus dikelola dari ujung ke ujung.
3. Proses bisnis haruslah cekatan.
4. Proses bisnis haruslah selaras dengan strategi dan kebutuhan keorganisasian.
Sistem manajemen proses bisnis (business process management system -
BPMS) mengotomatiskan dan memfasilitasi peningkatan proses bisnis. Sistem tersebut
dapat meningkatkan komusnikasi dan kolaborasi,mengotomatiskan aktivitas, dan
berintegrasi dengan sistem lain serta dengan rkan lain dalam rangkaian nilai. Beberapa
orang mengklaim bahwa BPMS adalah penghubung antara TI dan bisnis. Banyak
perusahaan di seluruh dunia berhasil mengimplementasikan proses berbasis BPMS.
Seperti sistem enterprise resource planning (ERP), BPMS adalah sistem seluruh
perusahaan yang mendukung aktivitas korporasi. Meski demikian , sistem ERP adalah
berfokus pada data dan BPMS berfokus pada proses. Sebagian besar produsen sistem
ERP sekarang mengintegrasikan BPM ke dalam sistem mereka.
Sistem manajemen proses bisnis – BPMS memiliki emat komponen utama sebagai
berikut:
1. Sebuah mesin proses untuk memodelkan dan menjalankan aplikasi, termasuk
aturan bisnis
2. Analisis bisnis untu membantu mengidentifikasi dan bereaksi terhadap isu-isu,
tren, dan peluang bisnis

17
 3. Alat-alat kolaborasi untuk menghapus penghalang komunikasi
4. Pengelola isi untuk menyimpan dan mengamankan dokumen, gambar,dan file
elektronik lain.

2.5. PEMBUATAN PROTOTYPING

Prototyping adalah sebuah pendekatan desain sistem yang berbeda dalam suatu
model kerja disederhanakan yang tengah dikembangkan. Para pengembang yang
menggunakan prototipe masih melalui SDLC, tetapi prptotipe memungkinkan mereka
untuk memandatkan dan mempercepat beberapa tugas analisa dan desain. Prptitipe
membantu mengetahuo kebutuhan pengguna dan membantu para pengembang serta
pengguna membuat keputusan desin konseptual dan fisik.
UNUM Life Insurance ingin menggunakan pemrosesan gambar untuk
menautkan sistem dengan para pengguna. Ketika manajemn puncak tidak memiliki
waktu untuk memncari para manajer menengah yang dapat memahami cara kerja sistem
tersebut dan pokok-pokok permasalahan yang dilibatkan dalam perubahan, mereka
menyiapkan sebuat prototipe. Setelah menggunakannya, para manajer menggenggam
kemungkinan dan pokok-pokok permasalahan tesebut. Sampai pada point tersebut,
mereka berpikir pemrosesan gambar berarti mengganti lemari file.
Seperti yang ditunjukkan dalam figure 21-1, sebuah prototipe dikembangkan
menggunakan empat langkah. Pertama adalah menemui para pengguna untuk
menyetujui ukuran dan cakupan sistem tersebut dan memutuskan hal yang seharusnya
disertakan dan tidak disertakan oleh sistem. Para pemgembang dan pengguna juga
menentukan output perosesan pembuatan keputusan dan transaksi, begitu pula input dan
data yang dibutuhkan untuk menghasilkan output tersebut. Penekanannya adalah pada
output apa yang harus dihasilkan bukannya bagaimana ia seharusnya dihasilkan.
Pengembangan harus memastikan bahwa ekspektasi parapengguna realistis dan bahwa
persyaratan informasi tersebut untuk mengembangjan estimasi biaya, waktu, dan
kelayakan untuk solusi SIA alternatif.
Langkah kedua adalah mengembangkan sebuah prototipe awal. Penekanannya
adalah pada biaya yang rendah dan pengembangan yang cepat. Fungsi, pengendalian,

18
penanganan, pengecualian, validasi input, dan kecepatan pemrosesan yang nonesensial
diabaikan demi kepentingan kesederhanaan, fleksibelitas, dan kemudahan penggunaan.
Dalam langkah ketiga, para pengembang menggunakan umpan balik untuk
memodifikasi sistem dan mengembalikannya ke para pengguna. Percobaan dan odifikasi
berlanjut sampai para pengguna puas bahwa sistem memenuhi kebutuhan mereka.
Sebuah prototipe biasanya melalui empat hingga enam kali pengulangan.
Langkah ke empat adalah menggunakan sistem tersebut. Sebuah prtotipe yang
disetujui biasanya digunakan pada satu dari du acara. Separuh dari seluruh prototipe
diubah ke dalam sistem yang sepenuhnya fungsional, disebut prototipe operasional
(operational prototype). Untuk membuat prototipe operasional, pengembang
menggabungkan hal-hal yang diabaikan di langkah pertama, menyediakan cadangan dan
pemulihan, dan mengiintergasikan prototipe dengan sistem lain. Prototipe (dibuang)
non-operasional – nonoperational (throwaway) prtotoyupes – dimanfaatkan dalam
beberapa cara. Persyaratan sistem yang diidentifikasi selama proses prototipedapat
digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem baru. Prototipe tersebut dapat
digunakan sebagai prototipe awal bagi sebuah sistem perluasan yang didesain untuk
memenuhi kebutuhan banyak pengguna yang berbeda-beda. Ketika sebuah prototipe
yang tidak terselamatkan dibuang, perusahaan tersebut secara potensial menghemat
tahun-tahun pengembangan pekerjaan dan banyak dana dengan menghindari proses
SDLC tradisional
KAPAN MENGGUNAKAN PRPTOTYPING
Prototyping sesuai ketika ada tingkat ketidakpastian yang tinggi, tidak jelas
pertanyaan apa yang ditanyakan, SIA tidak dapat dengan jelas divisualisasikan, atau ada
kemungkinan tinggi untuk gagal. Kadidat yang bagus untuk prototyping meliputi sistem
dukungan keputusan, sistem informasi eksekutif, sistem ahli, dan sistem pemuatan
Informasi. Prototyping kurang sesuai untuk sistem yang besar atau kompleks yang
memuat komponen-komponen keorganisasian yang penting atau batas-batas lintas-
organisasi atau untuk pengembangan komponen-komponen SIA standart, seperti piutang
atau manajemen persediaan.
KEUNTUNGAN PROTOTYPING
Prototyping memiliki keuntungan sebagai berikut :

19
 1. Definisi yang lebih bai katas kebutuhan pengguna
2. Keterlibatan dan kepuasan pengguna yang lebih tinggi
3. Waktu pengembangan yang lebih cepat
4. Lebih sedikit kesalahan
5. Lebih banyak peluang bagi perubahan
6. Lebih murah
KEKURANGAN PROTOTYPING
Prototyping memiliki kerugian sebagai berikut:
1. Waktu pengguna yang signifikan
2. Penggunaam yang kurang efisien atas sumber daya sistem
3. Pengujian dan dokumentasi yang tidak cukup
4. Reaksi perilaku yang negative
5. Pengembangan tanpa akhir

20
 Figur 21-1
Langkah-langkah
mengembangkan
sistem dari prptotipe
Langkah Pengguna Analis

2.6. COMPUTER-AIDED SOFTWARE ENGINEERING

Rekayasa (atau
Menentukan Membantu
sistem) perangkat para pengguna
lunak dibantu mengidentifikasi
computer (computer-aided
1 kebutuhan, mengembangkan estimasi biaya
Langkah kebutuhan dasar
software (or system) engineering – CASE) adalah sebuah paket alat-alat integrase yang
Persetujuan pengguna
digunakan oleh para pendesain ahli untuk membantu merencanakan, mendesain,
Mengembangkan prototipe awal
memprogram, dan memelihara sebuah sistem informasi. Perangkat lunak CASE secara
2 Mengirim ulang ke pengguna
khusus memiliki peralatan (tools) untuk perencanaan strategis, manajemen proyek dan
sistem, desain database, tataletak penyaringan dan
Tidak laporan, serta penghasilan kode
memenuhi
Menggunakan
otomatis. Banyak dan bereksperimen
perusahaan dengan
menggunakan alatkebutuhan
CASE. Sistem Memodifikasi
inoformasi prototipe
pelanggan
3 prototipe, menentukan apakah prototipe untuk menyertakan
senilaimemenuhi
$86 juta kebutuhan
milik Florida Power dibuat menggunakan alat CASE milik Accenture.
persyaratan tambahan
Alat-alatMemenuhi
CASE menyediakan sejumlah keuntungan penting :
1. Peningkatan
kebutuhan produktifitas
2. Peningkatan kualitas program
3. Penghematan biaya
Membuat Tidak
prototipe
4 4. Peningkatan prosedur pengendalian
operasional
5. Dokumen yang disederhanakan
Bebrapa masalah yang lebih serius dengan teknologi CASE meliputi:
Ya
1. Inkompatibilitas Menggunakan prototipe yang disetujui
sebagai spesifikasi bagi pengembangan
2. Mengembangkan
Biaya prototipe awal ke dalam
aplikasi/ membuang prototipe
sistem yang sepenuhnya fungsional
3. Ekspektasi yang tidak terpenuhi

21
 BAB III
PENUTUP

3.1. KESIMPULAN
Sebuah perusahaan dapat menggunakan strategi yang berbeda untuk
mendapatkan SIA baru. Pertama, dengan kualitan dan kuantitas perangkat lunak buatan-
vendor yang meningkat, bebrapa perusahaan membelinya. Kedua, departemen SIA
mengembangkan perangkat lunak tersebut atau mengizinkan para pengguna akhir untuk
mengembangkannya. Ketiga, beberapa perusahaan membeli perangkat lunak dan
memodifikasi sendiri atau menerima vendor untuk memodifikasinya, sehingga SIA yang
baru memenuhi kebutuhan perusahaan. Keempat, perusahaan mengalihdayakan aktivitas
pengolaan data.
Ada banyak cara untuk mempercepat atau meningkatkan proses pengembangan.
Slah satunya adalah manajemen proses bisnis yang merupakan sebuah pendekatan
sistematis untuk secara berkelanjutan meningkatkan dan mengoptimalkan proses bisnis
organisasi.
Cara kedua adalah mendesain sebuah prototipe, sebuah model kerja yang
disedrhanakan dari sebuah sistem. Sebuah prototipe dengan cepat dan terjangkau dibuat
serta diberikan kepara pengguna akhir untuk proses “uji coba (test-drive)”, sehingga
mereka dapat memutuskan hal yang mereka sukai dan tidak mengenai sistem tersebut.
Reaksidan umpan balik mereka digunakan untuk memodifikasi sistem, kemudian sekali
lagi diberikan kepara pengguna untuk diuji. Perulangan proses penggunaan percobaan
dan modifikasi ini berlanjut samapi para pengguna merasa bahwa sistem tersebut secara
memadai memenuhi kebutuhan mereka.
Cara ketiga untuk meningkatkan proses pengembangan adalah menggunakan
alat-alat CASE untuk merencanakan, menganalisis, mendesain, memprogram, dan
memelihara sistem informasi. Alat-alat tersebut juga digunakan untuk meningkatkan
upaya para manjer, pengguna, dan pemrogram untuk memahami kebutuhan informasi.

22
3.2. SARAN
Menyadari bahwa penulis masih jauh dari kata sempurna, kedepannya penulis
akan lebih focus dan detail dalam menjelaskan tentang materi diatas dengan sumber-
sumber yang lebih banyak yang tentunya dapat dipertanggung jawabkan.
Untuk itu saran dan kritik terhadap penulisan juga bisa untuk menanggapi
terhadap kesimpulan dan bahasan makalah yang telah dijelaskan. Untuk bagian terakhir
dari makalah adalah daftar pustaka.

23
 DAFTAR PUSTAKA

Marshall B.Romey dan Paul John Steinbart, 2015, Sistem Informasi Akuntansi Edisi 13,
Jakarta, Salemba Empat

24