MAKALAH

HAKIKAT PERLENGKAPAN KANTOR, PERABOTAN KANTOR,

BARANG INVENTORIR KANTOR, PENGADAAN, PEMELIHARAAN
DAN PENGHAPUSAN BARANG INVENTARIS

Diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Perkantoran

Dosen Pengampu : Qistintoniyah Zamrud, ME., Sy

Disusun oleh :
Imam Ahmad Baihaqi
Aprizal Mukti

SEKOLAH TINGGI ILMU TARBIYAH

BUNTET PEASNTREN CIREBON
TAHUN 2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta
karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan pembuatan makalah yang berjudul
Hakikat Perlengkapan Kantor, Perabotan Kantor, Barang Inventorir Kantor, Pengadaan,
Pemeliharaan dan Penghapusan Barang Inventaris dalam rangka memenuhi tugas
Kelompoiki Mata Kuliah Perkantoran. Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai salah
satu acuan atau petunjuk maupun pedoman bagi yang membaca makalah ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini banyak terdapat kekurangan
dan kesalahan. Saran dan kritik yang membangun akan penulis terima dengan hati terbuka
agar dapat meningkatkan kualitas makalah ini.
Demikian yang dapan penulis sampaikan. Atas perhatiannya penulis ucapkan terima
kasih.
 
 
Cirebon, April 2020

Penulis

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar.................................................................................................................. i
Daftar Isi............................................................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang...................................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah................................................................................................. 1
C. Tujuan.................................................................................................................... 1
D. Manfaat.................................................................................................................. 2

BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Perlengkapan Kantor........................................................................... 3
B. Jenis-jenis Perlengkapan Kantor........................................................................... 3
C. Perlengkapan Kantor............................................................................................. 3
D. Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Peralatan Kantor................................. 7
E. Inventarisasi Kantor.............................................................................................. 7

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan............................................................................................................ 9
B. Saran...................................................................................................................... 9

DAFTAR PUSTAKA

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah
serta menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya.
Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-
tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya
perlu ada perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat
kerja mereka.
Perlengkapan kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-
tiap perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting
dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor.
Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya
bahwa perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor.
Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di
kantor beserta fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang
peralatan kantor dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam
pemanfaatan perlengkapan kantor.

B. Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan kantor?
2. Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor?
3. Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor?
4. Apa pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2. Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor
3. Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan
kantor
4. Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

1
D. Manfaat
1. Mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2. Mengetahuijenis-jenis perlengkapan kantor
3. Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor
4. Mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan
kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian
tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
Kegunaan perlengkapan kantor yaitu:
1. Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor
2. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor
3. Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan
4. Sebagai asset kantor dan pelengkap kantor.

B. Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang
bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan
tugas.
1. Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
a. Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu
kali pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis
tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, karet
penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan
sebagianya.
b. Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang
kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya: mesin tik, pelubang
kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head
projector), dan sebagainya.
2. Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

C. Perlengkapan Kantor
1. Bekal Kantorbenda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di
kantor. Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-
menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai. Misalnya:

3
 a. Kertas
b. Karbon
c. Pita
d. Tinta
e. Lem
f. Pensil Warna
g. Tipex
h. Double tip
i. Solasi
j. Spidol
k. karet penghapus
l. pensil
m. pulpen
n. Karton
o. Bufalo
2. Peralatan Kantor adalah alat alat kecil yang digunakan untuk membantu
menyelesaikan tugas - tugas yang tidak terlalu berat maupun yang berat sekalipun,
namun tidak habis dipakai. Contohnya :
a. Gunting (shear)
b. Penjepret kawat (stapler)
c. Paper clip
d. Penggaris
e. Cutter
f. Pelubang kertas
3. Mesin Kantor adalah rangkaian sistem alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, mengolah, dan menghasilakan bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan
kantor. Mulai kantor yang paling kecil sampai kantor yang paling besar tidak
pernah luput dari penggunaan mesin kantor.Mesin kantor meliputi:
a. Mesin Tik
b. Mesin Hitung adalah mesin untuk menghitung jumlah suatu barang atau uang
yangsekiranya terlalu banyak sehingga dengan mesin ini dapat mempermudah
penghitungan. Contoh: Kalkulator. Banknote Counting,dll
c. Mesin Pengganda adalah mesin yang digunakan untuk menggadakan
dokumen. Contoh: mesin stensil, multigraph, photocopy, printer

4
 d. Mesin label (labeling machines)
e. Mesin pembuka sampul surat (letter openers)
f. Mesin penomor (numbering machines)
g. Komputer.
4. Perabot Kantoradalah benda-benda kantor yang pada umumnya dipergunakan
untuk melaksanakan tugas kantor dan juga dapat menciptakan suasana kantor
yang nyaman, indah dan serasi. Ruangan kantor yang ditata sedemikian rupa,
dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor.Misalnya:
a. Meja
b. Kursi
c. Lemari
d. rak buku/lemari arsip
e. meja computer
f. hiasan atau lukisan dinding (gambar,lukisan, foto-foto)
g. bunga dan vas bunga
h. akuarium
i. lampu-lampu hias
j. jam dinding, danbenda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah
kantor.
5. Pesawat Kantor semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk
mengadakan komunikasi. Misalnya
a. Interkom
b. Telepone
c. Handphome
d. Switch board
e. Dictaphon
f. Telek
g. Faksimile
h. Internet
i. Sosial Media ( Facebook, Twitter, BBM, yahoo,dll).
Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di
antaranyasebagai berikut:
1) Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien
2) Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar kantor

5
 3) Meningkatkan produktivitas kerja
4) Mempercepat proses pekerjaan.
6. Alat Peraga Bantu Peraga adalah alat yang membantu memperlancar komunikasi
yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan antara penyaji dengan
pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran,
penglihatan, dan praktik, melaluui penggunaan alat-alat peraga tersebut.
a. Fungsi alat bantu peraga
1) Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian(presentasi);
2) Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam;
3) Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan;
4) Menimbulkan perhatian;
5) Mendorong untuk berpikir dan bertindak;
6) Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan
dengan lancar dan mudah.
b. Ruang lingkup alat bantu peraga
Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas,
maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra
yaitu:
1) Tape recorder;
2) Video tape recorder;
3) Radio;
4) Televisi, dan lain-lain.
Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu:
1) Slide projector;
2) Film strip;
3) Movie film;
4) Over head projector (OHP).
Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu:
1) Chalk board;
2) Flip chart;
3) White board;
4) Flannel graph;
5) Grapik;
6) Formulir;

6
 7) Buku, dan lain-lain

D. Keuntungan Dan Kerugian Menggunakan Peralatan Kantor

Keuntungan penggunaan mesin kantor atau perlengkapan kantor antara lain;
1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai
kebutuhan.
2. Menghemat tenaga dan waktu.
3. Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan.
Memudahkan pengawasan.
4. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
5. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
6. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
7. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.
Kerugiannya yaitu:
1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.
2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan
pemeliharaannya.
3. Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk
melatih mereka.
4. Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan
diterapkan.
5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi
kerusakan.

E. Inventarisasi Kantor
1. Pengertian Inventarisasi Kantor
a. Menurut The Liang Gie inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama –
nama barang milik instasi.
b. Menurut W.J.S Poerwasarminta, inventarisasi adalah pembukuan atau
penyusunan daftar barang-barang yang ada di kantor atau perusahaan.
2. Tujuan Inventarisasi
a. Untuk mengetahui kekayaan suatu instasi, kantor, dan perusahaan
b. Untuk menjaga penghematan
c. Untuk menjaga atau pengaturan pemakaian barang pada masing-masing unit

7
d. Untuk mengetahui barang-barang apa yang harus ditambah dan diganti
e. Untuk kelancaran proses perbekalan atau perlengkapan kantor, perusahaan,
atau instansi.

8
 BAB III
PENUTUP

A. Simpulan
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan sangat
mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa
membantu meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam
mengerjakan suatu urusan kantor. Sedangkan inventarisasi perlengkapan kantor
sangat diperlukan supaya perlengkapan kantor perlu ditambah atau tidak, perlu
diprbaiki atau tidak, dan perlu diganti atu tidak. Dengan adanya keterkaitan dan
pengetahuan antara perlengkapan kantor dan inventarisasi perlengkapan kantor akan
memudahkan pekerjaan kantor berjalan dengan efektif dan efesien.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Wursanto Ig. 1988. Teknologi Perkantoran I. Pustaka Dian:Jakarta.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1978. Pengetahuan Mesin-Mesin

Kantor:Jakarta.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.

http://umymasrurohsy.blogspot.com/2014/04/perlengkapan-kantor.html

https://www.googleimage.com

10