PANDUAN

PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN

DAN
PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP

RSU PKU MUHAMMADIYAH PURWOREJO

2015

BAB I
DEFINISI
Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan yang dibutuhkan dan mencatat hasil pelayanannya. RSU
PKU Muhammadiyah Purworejo harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap
orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu
kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien
mempunyai kondisi medis emergensi. Suatu kondisi medis emergensi berarti pasien dengan
gejala akut cukup berat dan tanpa perhatian medis segera dapat diperkirakan mengakibatkan
kesehatan pasien dalam bahaya serius, gangguan fungsi tubuh serius, atau disfungsi serius
organ tubuh.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan kontinue sesuai dengan status
klinisnya dan sumber daya tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan di luar dari
yang tersedia di RSU PKU Muhammadiyah Purworejo, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke
fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai.
Struktur kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I: Kebijakan Utama, bagian II:
ruang lingkup pelayanan di RSU PKU Muhammadiyah Purworejo, bagian III: pedoman
akses perawatan dan penerimaan. Walaupun terdapat perbedaan dalam setiap aspek menurut
persyaratan praktis pelayanan, persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip umum sama.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di RSU PKU
Muhammadiyah Purworejo, termasuk para manajer, bidan, perawat, dokter, dan petugas
kesehatan yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama dengan pasien
dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di
dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis
darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.

c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam

memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat
perawatan, serta kontinuitas perawatan.
B. Tanggung Jawab
1. Direktur bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme/protokol yang
dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen terkait tersedia untuk implementasi,
monitoring dan revisi kebijakan secara keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti
oleh semua staf terkait.
2. Direktur bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung
jawab mereka
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya tepat untuk terpenuhinya
kebijakan ini
d) Memastikan bahwa semua staf di bawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini
e) Kepala Instalasi bertanggung jawab memastikan bahwa audit internal
dilaksanakan.
3. Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan
bahwa:
a) Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan ini
serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait
b) Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan
dipantau untuk kepatuhannya.
4. Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan bahwa:
a) Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
b) Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua
kebijakan dan SPO lainnya
c) Ketidakpatuhan pada kebijakan ini mengakibatkan tindakan indisiplin
d) Setiap staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidakpatuhan.

BAB II
RUANG LINGKUP
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi 24 jam/hari, 7
hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian dan
perawatan dapat dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat melakukan akses untuk
mendapat perawatan :
i. Rawat Jalan Poliklinik
ii. Unit Emergensi
iii. Pendaftaran langsung (Direct Admission) ke unit rawat inap (Booked
admission) sebagaiman diterangkan pada point 7.1 kebijakan ini.
Pasien dapat mengakses layanan perawatan rawat jalan (poliklinik) dengan membuat
perjanjian atau dengan datang langsung. Pelayanan ini dapat diakses mulai senin sampai
sabtu, pagi hari mulai dari jam 08.00 sampai 14.00 dan sore hari mulai jam 17.00-20.00
(sesuai dengan jadwal poliklinik masing-masing).
.Pasien hanya dapat dilayani di RSU PKU Muhammadiyah Purworejo jika tersedia
jenis layanan yang dibutuhkan. Apabila layanan yang dibutuhkan tidak memadai atau tidak
ada, pasien harus dirujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang
dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai
dasar pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis.
Pasien dengan keterbatasan fisik / komunikasi / bahasa / budaya, RSU PKU
Muhammadiyah Purworejo memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.

BAB III
TATA LAKSANA
Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan
mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap, pasien rawat jalan, dan
pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai
pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika
pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik, hal ini dapat mengganggu pelayanan
pasien.
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan
1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket
pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru
pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau
pasien lama;
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien
sbb:
Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru
dengan mewawancarai pasien tersebut;
a) Petugas pendaftaran mencetak Kartu Identitas Berobat
b) Petugas pendaftaran menyerahkan kartu tersebut kepada pasien;
c) Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien ke poli rawat jalan /
unit pelayanan yang dituju;
4. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, petugas pendaftaran mendaftar pasien sebagai
berikut:
a) Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;

b) Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju
dengan mewawancarai pasien tersebut;
c) Petugas membuat tracer berdasarkan kartu identitas berobat pasien;
d) Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filling sesuai dengan tracer
tersebut;
e) Apakah berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?
Jika berkas belum terkumpul, petugas menunggu sampai berkas terkumpul banyak
di bagian admisi;
Jika berkas sudah terkumpul, petugas mendistribusikan semua berkas rekam
medis pasien ke poliklinik yang dituju;
5. Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
a) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien;
b) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
Jika Ya, petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
Jika tidak, pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi.
c) Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir
d) Petugas mempersilahkan pasien pulang
Jika prosedur diatas tidak dilaksanakan oleh petugas pendaftaran dan terkait, petugas
yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun direktur.
B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap
Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter umum dan dokter spesialis
yang memiliki Surat Ijin Praktek (SIP) di RSU PKU Muhammadiyah Purworejo. Dokter akan
menjabarkan kondisi pasien dan diagnosis sementara kepada admission dalam Surat Perintah
Rawat Inap (SPRI). Penerimaan pasien non-emergensi atau pasien rujukan ke RSU PKU
Muhammadiyah Purworejo harus dilakukan verfikasi terlebih dahulu mengenai kelayakan
pasien serta kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien untuk dirawat di RSU PKU
Muhammadiyah Purworejo.
Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran direncanakan (elektif): Pendaftaran direncanakan merupakan
pendaftaran rawat inap pasien yang sudah direncanakan sebagai tindak lanjut
untuk mendapatkan pelayanan rawat inap. Semua data akan dikumpulkan
sebelum tanggal yang ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk melapor ke
bagian pendaftaran.
2. Pendaftaran dari pasien rawat jalan: Pasien mungkin didaftarkan secara
langsung dari poliklinik RSU PKU Muhammadiyah Purworejo. Dokumen

yang diperlukan akan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan

mendapatkan kamar perawatan yang sesuai dan tersedia di unit rawat inap.
3. Pendaftaran dari Unit Emergensi: Pasien dari Unit Emergensi memerlukan
pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan
dikirimkan bagian pendaftaran. Pasien akan diberikan kamar rawat yang
tersedia di ruang rawat inap.
4. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di emergensi
maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus
memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit
lain atau pasien dipulangkan dan diinformasikan kepada pasien atau keluarga.
Selama observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien diobservasi
dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap, pasien atau
keluarga pasien harus melengkapi formulir dan dikirimkan ke bagian
pendaftaran. Pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat
inap.
5. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh
bagian pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di Unit
Emergensi untuk memutuskan apakah pasien tersebut bias diterima atau tidak.
Unit Emergensi akan mengkoordinasikan transfer pasien dengan bagian
admission dan mengumpulkan data yang diperlukan..
Proses penerimaan pasien rawat inap:
1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi
2. Petugas menyerahkan SPRI yang berasal dari poliklinik, UGD maupun rujukan dari
dokter swasta;
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien
mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan;
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain;
a) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, pasien / keluarga pasien diminta untuk mengisi form
persetujuan;
b) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, petugas mendaftar pasien berdasarkan
identifikasi data sosial pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan permintaan
pasien;
a) Jika setuju, pasien mengisi formulir persetujuan;

b) Jika tidak setuju, petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat lain selama
tempat yang diinginkan belum ada;
c) Jika setuju, petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang diinginkan
pasien;
d) Jika tidak setuju, petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai permintaan
pasien;
e) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data sosial pasien;
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru;
a) Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan;
b) Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap;
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan kepada
pasien;
a) Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang lain atau tidak;
b) Jika perlu pemeriksaan penunjang, petugas memberikan formulir ke unit
pemeriksaan yang dituju;
c) Jika tidak, pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap;
9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan untuk
pulang;
a) Jika diperbolehkan pulang, petugas menginformasikan kepada pihak pendaftaran
ada pasien yang keluar / discharge;
b) Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di
bagian kasir;
c) Petugas mempersilahkan pasien pulang;
d) Jika belum diperbolehkan pulang, pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan
rawat inap;
Jika prosedur diatas tidak dilaksanakan oleh petugas rawat inap, petugas yang
bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun Direktur Rumah
Sakit.
C. Pengaturan Kamar Rawat Inap
Alokasi kamar di RSU PKU Muhammadiyah Purworejo dibedakan berdasarkan:
1. Ruang Perawatan Bedah, terdiri dari :
a. Kamar VIP
b. Kamar Kelas 1
c. Kamar kelas 2
d. Kamar kelas 3
2. Ruang Perawatan Non Bedah, terdiri dari :
a. Kamar VIP

b. Kamar Kelas 1
c. Kamar kelas 2
d. Kamar kelas 3
3. Ruang Perawatan Anak, terdiri dari :
a. Kamar VIP
b. Kamar Kelas 1
c. Kamar kelas 2
d. Kamar kelas 3
Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan
memilih kelas ruangan yang diinginkan, kecuali pasien dengan kebutuhan Ruang isolasi atau
pelayanan intensive setelah dikaji oleh dokter dan pasien BPJS PBI.
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika
pasien tetap menolak, petugas akan mengkonfirmasi lebih lanjut kepada pasien dan keluarga
pasien. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat inap dapat dipulangkan dari RS untuk
berobat jalan.
Pasien dengan suspek atau tegak diagnosis penyakit menular :
A. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan dengan
penyakit menular harus dirawat di ruangan isolasi.
B. Semua kasus menular baru di rumah sakit harus dilaporkan kepada tim infection control
secepatnya.

REFERENSI
1) Protocol on admissions to hospitals Shetland NHS Board, 2003.
2) Admissions Policy, The Childrens Hospital at Westmead, Australia, Policy
#1/C/06:8310-01:03; Sept 2010.