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Tutoriel
Découvrir les bases du traitement de données
Ce tutoriel a pour seul objectif d’aborder les fonctions les plus utilisées d’Excel . Il ne remplace pas une formation complète !
2019
Dans cet atelier vous allez apprendre à :
giphy.com
À l'origine destinés au traitement automatisé des données financières, les logiciels tableurs sont maintenant utilisés
pour effectuer des tâches variées, de la gestion de bases de données simples à la production de graphiques en
passant par diverses analyses statistiques.
Vous allez découvrir le plus célèbre et le plus utilisé d’entre eux : Microsoft Excel 2019.
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❷ Microsoft Excel
Microsoft Excel est un logiciel de tableur publié par Microsoft. La version la plus récente est Excel 2019.
Le concept est par la suite réinventé par Dan Bricklin avec a création de VisiCalc, le premier tableur, utilisé par Apple dès
1979.
Quelques années plus tard, en 1985, Microsoft sort Excel, issu du tableur Multiplan.
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Sources : Wikipédia
❸ Ouvrir Microsoft Excel
2. Si vous ne trouvez pas l’icône, tapez « excel » dans la zone de recherche (située dans la barre des tâches
Windows) en bas à gauche de l’écran puis cliquez sur Ouvrir.
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❹ Créer un nouveau tableur
On vous propose plusieurs options : ouvrir un tableur vierge, un modèle prédéfinis (modèle pour calendrier,
tableau croisé dynamique etc.) ou un tableur déjà enregistré sur votre appareil.
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❺ Écrire dans une cellule et créer votre premier tableau
Nous y sommes ! Double-cliquez dans une cellule (un des rectangle) et tapez du texte ou des chiffres. Vous pouvez
vous déplacer de cellule en cellule avec les flèches du clavier (voir les touches du clavier à la fin de ce tuto) ou en
appuyant sur la touche Entrée.
Pour créer votre premier tableau : faites un cliquer-glisser pour entourer le contenu de vos cellules, relâchez puis
allez dans l’onglet Insertion et cliquez sur Tableau. Une fenêtre s’ouvre pour valider le bon emplacement de vos
données, cliquez sur Ok.
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❻ Un peu de mise en page
A. Changer la taille des cellules
Dans cet exemple, les adresses mails n’apparaissent pas en entier dans les cellules, la taille des cellules n’est donc pas
adaptée à leur contenu.
Pour changer leur taille d’une cellule, placez votre curseur sur la ligne qui sépare le haut (cellules grises) de la colonne
de celle qui est à côté. Cliquez lorsque la forme du curseur change et étirez la colonne (en restant appuyez sur le
clique gauche de votre souris).
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B. Changer la position du contenu de la cellule
Pour changer la position du contenu, il vous suffit de cliquer sur la cellule concernée ou de sélectionner l’ensemble
des cellules que vous voulez modifier et d’utiliser les outils proposés ci-dessous dans l’onglet Accueil :
Astuce : Si vous voulez aller à la ligne au sein d’une cellule (pour une liste par exemple), il faut taper
votre première ligne, puis utiliser le raccourci clavier en appuyant sur Alt + Maj en même temps,
afin de vous placer en dessous. 9
C. Changer le format des nombres
(devise, date, pourcentage...)
Pour changer le format des nombres, sélectionnez les cellules concernées et utilisez ces outils (toujours dans
l’onglet Accueil) :
Devise Pourcentage
Si vous choisissez Comptabilité, il sera ensuite impossible de modifier la position du nombre dans la cellule (il
restera toujours à droite). Si vous voulez le changer, sélectionnez Monétaire à la place .
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D. Ajouter une bordure
Pour ajouter une bordure (délimiter vos cellules) sélectionnez votre tableau, puis utilisez l’outil Bordure dans
l’encart Polices. Vous pouvez choisir ici le style de bordure, la couleur, l’épaisseur, etc.
Couleur de la bordure
Types de bordures
Tableau d’origine
sans bordures
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E. Changer la couleur des cellules
Pour changer la couleur à l’intérieur d’une cellule, sélectionnez les cellules et cliquez sur l’outil pot de peinture dans
l’encart Police :
Vous pouvez bien sûr changer la taille et la police de votre texte, comme sur Word, grâce aux outils de
l’encart Police.
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F. Insérer ou supprimer des lignes ou des colonnes
Pour INSERER :
Positionnez-vous sur la cellule d’une ligne ou d’une colonne devant laquelle vous souhaitez insérer. Cliquez sur
Insérer et choisissez l’option que vous souhaitez.
Pour SUPPRIMER :
Sélectionnez la colonne ou la ligne à supprimer. Cliquez sur Supprimer et choisissez l’option que vous souhaitez.
Astuce : De la même manière, vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes/colonnes avec votre
clavier en cliquant simultanément sur les touches CTRL et le + ou le – du pavé numérique (tout à
droite de votre clavier).
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G. Trier par ordre alphabétique
Si vous souhaitez classer les données de votre tableau par ordre alphabétique, sélectionnez la colonne ou ligne
concernée et cliquez sur Trier et filtrer (onglet Accueil) :
Si la première ligne ne se classe pas lorsque vous sélectionnez et demandez un tri, il est possible
que cela vienne d’une case cochée dans Tri personnalisé. Veillez à la décocher.
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❼ Place aux calculs simples !
Maintenant que vous maitrisez les bases de la création d’un tableau sous Excel, il ne nous reste plus qu’à
nous en servir pour faire des calculs.
pixabay.com
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A. Additionner
Pour faire une addition, il suffit de sélectionner les cellules que l’on souhaite additionner, plus celle sur laquelle vous
souhaitez avoir votre résultat. Ensuite, cliquez sur Somme Automatique (onglet Accueil) :
Données à additionner
La somme se calcule automatiquement.
Pour voir la formule utilisée, il vous suffit de vous positionner sur la cellule
Cellule contenant le du résultat et de regarder la « barre de fonction ».
résultat de l’addition
2250,00 €
- 1785,00€
Astuce : Si vous ne voulez pas avoir à refaire les calculs dans chaque cellule, vous pouvez simplement
« tirer » la première cellule (contenant le calcul initial) vers le bas. Excel saura tout seul aller chercher
les bonnes données pour refaire l’opération.
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D. Faire une moyenne
Pour faire une moyenne, il suffit de sélectionner les cellules que l’on souhaite additionner, plus celle sur laquelle vous
souhaitez avoir votre résultat.
Barre de fonction
Gérer des données dans un tableau c’est bien beau mais comment faciliter leur compréhension et les relations qui
existent entre elles ?
C’est là que les graphiques entre en scène ! Il permettent d’afficher des séries de données numériques sous forme
graphique afin de faciliter la compréhension de quantités de données volumineuses et la relation entre les
différentes séries de données.
Il est très facile de créer un graphique sur Excel mais avant de commencer, nous allons définir les différents types.
pixabay.com
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A. Les types de graphiques
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Les courbes Les secteurs
Servent à représenter des données sur une Très utilisé dans tous les domaines, ce type de
période de temps : évolution des ventes, de la graphique permet de comprendre la part de
population, des cours de la Bourse, de chaque secteur dans l'ensemble et de mettre en
l'audience d'un site Web, etc. valeur l'élément ou les éléments importants.
Ce type de graphique est souvent à combiner à Erreur fréquente : plusieurs secteurs de très
un autre type de graphique pour une meilleure petites tailles rendent la lecture du graphique
lisibilité. difficile. Mieux vaut alors réunir les petits secteurs
en un seul secteur.
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Les radars Les aires
Utilisées dans divers domaines pour mettre en Le graphique en aires est semblable au
valeur une série par rapport à une autre, les graphique en courbes. Il est à préférer pour
toiles d'araignée superposées donnent une mettre en évidence l'amplitude de la variation
bonne vue d'ensemble d'une situation donnée. ou la grandeur des valeurs plutôt que
l'écoulement du temps et le taux de variation.
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Nuage de points Les Bulles
Un graphique à bulles montre la corrélation
Le nuage de points indique le degré de
entre trois variables à l'aide de bulles de tailles
corrélation entre deux ou plusieurs variables
différentes : catégories et valeurs sur les axes X
liées.
et Y et un paramètre additionnel.
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B. Savoir se poser les bonnes questions !
Vous verrez souvent des graphiques qui malgré le travail qu'ils ont représenté ne
montrent rien et sont finalement moins clairs qu'un simple tableau.
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Une fois que vous avez en tête les différents graphiques possibles gardez bien en mémoire ces quelques points :
➢ Un graphique doit être clair, ne cherchez pas à caser toutes vos données dans votre graphique qui risquerait
d'être confus et illisible.
➢ Pour réussir ce point, vous serez sans doute amené à structurer vos données en fonction du résultat final
que vous devez obtenir, ou à construire des petits tableaux intermédiaires permettant d'exploiter tel ou tel
aspect de vos données.
➢ N'abusez pas des effets visuels. Si vous avez un message à faire passer, des chiffres clés ou des tendances à
communiquer, les effets visuels peuvent vous aider à mettre en valeur vos arguments mais ils ne sont pas un
but en soi. Trop d'effets d'ombres, de relief, de 3D, de couleurs ou autres masquent le message que le
graphique est censé faire passer.
pixabay.com
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C. Créer un graphique sous Excel
Créer tout d’abord votre tableau :
Pour faire votre graphique, il faut sélectionner l’ensemble du tableau puis allez dans l’onglet Insertion et
cliquez sur Graphiques recommandés.
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Vous choisissez le graphique qui vous semble le plus clair (ici : l’histogramme 3D groupé).
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Une fenêtre d’Outils s’ouvre. Elle s’appelle Outils de graphique et contient toute les options graphiques que
propose Excel :
Personnalise la disposition
du graphique en insérant par
exemple un titre.
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Comme pour tout autre dessin dans Excel, Word ou PowerPoint, il est possible d’agrandir et de déplacer le
graphique.
Pour agrandir votre graphique, il faut déplacer votre curseur vers un coin de celui-ci puis de restez appuyé sur le
clic gauche de votre souris tout en déplaçant le curseur :
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❽ Affichage
➢ Verrouiller des lignes ou des colonnes spécifiques dans une zone en figeant les volets.
➢ Ou créer des zones de feuille de calcul multiples pouvant défiler séparément en fractionnant les volets.
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❽ Organiser son environnement de travail
A . Onglet d’affichage
L’onglet Affichage du ruban vous permet d’organiser votre travail comme vous le souhaitez.
Vous pouvez figer les volets en conservant qu’une zone visible de votre feuille de calcul pendant que vous faites
défiler l’écran pour accéder à une autre zone de la feuille.
Vous pouvez verrouiller des lignes ou des colonnes spécifiques dans une zone en figeant les volets ou créer des
zones de feuille de calcul multiples pouvant défiler séparément, en fractionnant les volets.
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B. Figer les volets
Figer les volets conserve une zone d’une feuille de calcul visible pendant que vous faites défiler l’écran pour
accéder à une autre zone de la feuille de calcul. Avec cet outil vous pouvez :
➢ Verrouiller des lignes ou des colonnes spécifiques dans une zone en figeant les volets.
➢ Ou créer des zones de feuille de calcul multiples pouvant défiler séparément en fractionnant les volets.
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C. Figer la première ligne d’un tableau
Créer d’abord votre tableau en écrivant la première ligne du tableau en commençant par la case A1.
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Plusieurs options sont proposées, pour l’exemple choisir Figer la ligne supérieur.
Vous pouvez ainsi vous déplacer dans le tableau sans que la première ligne disparaisse.
Faites le test en faisait bouger la barre de progression vers le bas :
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Pour retirer l’option Figer les volets, il suffit de cliquer sur l’onglet Affichage puis sur le menu déroulant Figer les
volets et enfin sur Libérer les volets.
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C. Créer une liste et l’insérer dans votre tableau
Créer une liste de choix plus loin dans votre tableau ou sur un autre onglet.
Sélectionnez les cellules sur lesquelles vous désirez appliquer cette liste :
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Cliquez ensuite sur l’onglet Données, puis Validation de données et sélectionnez liste.
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Sélectionnez votre liste de choix et validez par OK.
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❾ Les onglets
Il est possible de créer deux tableaux différents et d’appeler les données de l’un à l’autre pour qu’ils se
répondent.
Pour appeler le contenu d’une cellule présente dans un autre onglet, il suffit de taper le signe égal =, puis d’aller
chercher le contenu de la cellule dans un autre onglet et de valider par Entrée.
Si vous modifiez vos tableaux, les modifications se répercuteront automatiquement sur le tableau
qui appelle les données et sur le graphique si vous en générez un à partir de ce tableau.
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D. Réduire la taille du ruban
Le ruban est apparu avec Excel 2007, il contient toutes les fonctionnalités d’Excel.
Vous pouvez le réduire en cliquant sur le petit chapeau Et le faire réapparaître en allant dans l’onglet
circonflexe en haut tout à droite, dans la zone grise sous Affichage, en cliquant droit sur la zone grise et en
Commentaires, ou cliquant droit avec votre souris et en décochant Réduire le ruban ou en cliquant sur la
cliquant sur Réduire le ruban : petite épingle tout à droite :
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❿ Imprimer votre feuille Excel
Pour imprimer votre travail, allez dans l’onglet Fichier puis Imprimer.
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L’interface d’impression vous permet de visualiser votre travail à droite et de paramétrer vos choix d’impression
(nombre d’exemplaires à imprimer, format portrait ou paysage, les marges etc.)à gauche.
Retour en arrière
Nombre de copie
Imprimer
Sélectionner
l’imprimante
Imprimer tout
le document
ou par pages
Impression en
recto, recto/verso
Orientation
de la page
En fonction de la grandeur de votre tableau et du rendu que vous voulez obtenir à l’impression,
vous pouvez passer votre feuille de calcul en format paysage plutôt que portrait. 44
Tuto créé par les bibliothécaires du réseau des médiathèques du Val d’Europe.
pixabay.com
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