RFQ : RECRUTEMENT DE PRESTATAIRES DE SERVICES POUR LA

LOCATION DE VEHICULES SOUS ACCORD CADRE (RELANCE)

RFQ Number : RFQ-BN24-078

Publié : 31 juillet 2024

Période d'exécution prévue : 01 novembre 2024 au 31 octobre 2025

Date limite des questions : 16 août 2024 à 12H00 (heure de Cotonou)

Date de clôture : 21 août 2024 à 12H00 minute (heure de Cotonou)

A- Contexte général

FHI 360 est une organisation internationale à but non lucratif axée sur le développement humain, qui œuvre à l’amélioration
des conditions de vie de manière durable, à travers la promotion de solutions intégrées et adaptées au contexte local. FHI
360 est présente dans plus de 70 pays et sur l’ensemble du territoire des États-Unis.

FHI 360 au Bénin met en œuvre des projets sous financement de l'USAID dans le cadre de la fourniture des services liés
au VIH, le renforcement du système de santé et la lutte contre les Maladies Transmissibles.

B- Objectif de l’appel d’offre ouvert :

Le présent appel à d’offres est une relance en vue de sélectionner d’une agence des services de location de véhicules
avec laquelle un contrat-cadre sera signé pour la mise à disposition de véhicules pour des besoins ponctuels
de déplacements dans le cadre des activités de FHI 360/#EAWA- Benin dans les zones d’interventions ci-après : Atlantique
- Littoral – Ouémé – Plateau – Mono- Couffo avec des missions ponctuelles à Lomé.

C- Type de véhicule

SN Nombre de
Destination jours maximum
Type de véhicules
durant la
période
1 Véhicule climatisé 4x4 de moins de 05 ans d’âge (2019 : année Localités de l’Atlantique et de
de première mise en circulation) avec chauffeur Littoral sans nuitée 100
2 Véhicule climatisé 4x4 de moins de 05 ans d’âge (2019 : année Localités de Mono et de Couffo
de première mise en circulation) avec chauffeur avec nuitée 40

RFQ-BN24-078 Service de location de véhicule _Relance

3 Véhicule climatisé 4x4 de moins de 05 ans d’âge (2019 : année Localités de Zou et de Collines 20
de première mise en circulation) avec chauffeur avec nuitée
4 Véhicule climatisé 4x4 de moins de 05 ans d’âge (2019 : année Cotonou-Lomé-Cotonou sans
de première mise en circulation) avec chauffeur nuitée 20

D- Conditions de location de véhicules

- Le soumissionnaire proposera dans sa soumission le perdiem du conducteur en cas de nuitée.

- Les frais de routes (péage et carburant) sont à la charge du client, EAWA- FHI 360.
- Le soumissionnaire doit faire le plein du réservoir du véhicule avant de le mettre à la disposition du client.
- Le client fait le plein du réservoir du véhicule à la fin de la mission pour laquelle ledit véhicule a été sollicité avant
de le retourner au prestataire.
- Les prix seront fermes ou non révisables à la hausse pendant la période du contrat.
- Type de contrat : Accord Cadre
- Mécanisme : Au fur et à mesure que les besoins seront exprimés, nous émettrons des bons de commande jusqu’à
concurrence du nombre de jours de l’accord cadre.
- Durée de l’accord cadre : 1 novembre 2024 à 31 octobre 2025
- Le paiement se fera à la fin de chaque mois sur présentation des fiches de bord validées par EAWA-FHI360, de
la facture normalisée et du bon de commande dument signé.
- Fiche de bord du véhicule : des fiches de bord de véhicule seront mises à la disposition du conducteur au
démarrage de la mission. Ces fiches doivent être bien renseignées par ce dernier et soumises à EAWA-FHI360
pour validation. Les fiches de bord validées doivent être attachées aux factures envoyées par le prestataire.
- Villes des visites : les départements de : l’Atlantique, Littoral, Mono, Couffo, Zou, Collines, et Cotonou-Lomé-
Cotonou en aller-retour.

EAWA-FHI360 dans le cadre de cette consultation effectuera une visite de votre parc avant contractualisation.

En vue de mettre en place un accord cadre, nous vous prions de bien vouloir nous envoyer votre meilleure offre
Administrative, technique et financière conformément aux conditions et aux exigences de la présente consultation ouverte.

E- Conditions de soumission

Pour que leurs dossiers soient examinés, les soumissionnaires doivent fournir les éléments suivants :

1- Dossier Administratif

N°Ordre Documents Administratifs Mention

Une copie lisible du numéro IFU (être une entreprise légalement enregistre au Benin Obligatoire
1
dans le domaine de location de véhicule)
Une copie du registre du commerce à jour portant clairement le domaine de location Obligatoire
2
de véhicule
Une attestation originale de la situation fiscale à jour à la date de clôture de dépôt Obligatoire
3
des offres
4 Certificat de Non-Faillite à jour à la date de clôture de dépôt des offres Obligatoire
Nom et adresse du fournisseur (Nom et contact du Représentant Légal) ou passeport Obligatoire
5
ou CNI du 1er Représentant
6 Une copie du RIB du compte au nom de l’entreprise Obligatoire

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 Une copie simple de la carte d’Opérateur économique ou de commerçant en cours de Obligatoire
7
validité à la date de dépot des offres
8 Une adresse électronique de l’entreprise et celle du représentant de la structure Obligatoire
9 Adresse physique + plan de situation géographique de l’entreprise Obligatoire

NB : l’absence d’un seul de ces documents portant la mention obligatoire, disqualifie le soumissionnaire à l’étape
de l’évaluation Administrative. Le dossier administratif doit être séparé des dossiers technique et financier. Tout
mélange conduit à la disqualification du soumissionnaire. Tout document copié, scannée, soumis devrait être
lisible pour être considéré.

2- Dossier Technique

N°Ordr
Spécifications techniques / Désignations
e Observation

1 Remplir la liste des chauffeurs en annexe 1 Obligatoire

2 Disposer de chauffeurs sachant lire et écrire le français : fournir une copie de la preuve Obligatoire
du niveau d’études du chauffeur Minimum CEP
3 La liste d’au moins 05 véhicules 4 x 4 de votre parc en annexe 2 Obligatoire
Joindre la copie de la carte grise de chaque véhicule et la visite technique en cours Obligatoire
4 de validité

5 Une copie du permis de conduire des chauffeurs proposés Obligatoire

6 Joindre une copie de l’assurance et de la TVM en cours de validité de chaque véhicule Obligatoire

7 Joindre les photos claires des véhicules proposés intérieur et extérieur Obligatoire

8 Preuve (Indication géographique du parc et photo) d’un parking aménagé d’une flotte Obligatoire
fonctionnelle comportant au minimum cinq (05) véhicules de moins de 05 ans d’âge.
Lesdits véhicules doivent être immatriculés au nom de l’entreprise ou de son premier
Responsable ou faire l’objet d’un engagement dument signé des propriétaires de
véhicules à rendre disponibles ces véhicules durant la durée du contrat
9 Fournir la preuve (Bon de commande ou contrat de location de véhicule) d’exercice Obligatoire
dans le domaine de la location de véhicule depuis au moins l’année 2021
10
Disposer d’au moins trois (03) attestations de bonne fin d’exécution de différentes
structures d’envergure nationale de préférence les ONG internationales.
Obligatoire

Les spécifications techniques demandées constituent la base minimale et toutes les spécifications techniques en
déca seront non acceptables. Le dossier Technique doit être séparé des dossiers administratif et financier. Tout
mélange conduit à la disqualification du soumissionnaire. L’absence d’un seul document ou d’une seule
information disqualifie le soumissionnaire. Tout document copié, scannée, soumis devrait être lisible pour être
considéré.

3- Offre Financière

N°Ordre Offre Financière

1 Bordereau des prix unitaires en FCFA (Obligatoire) NB : Utiliser les tableaux ci-dessous 3-1

2 Preuve d’assujettissement à la TVA (si applicable)

3 Délai de livraison Immédiate au besoin à confirmer (Obligatoire)

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 4 Délai de validité des offres : 12 mois au moins à confirmer (Obligatoire)

5 Geste commercial (taux de remise commercial) sur l’offre financière proposée (Obligatoire)
Confirmation de Modalité de paiement (Obligatoire) :

6 - 100% après livraison (fiche de bord validée par EAWA-FHI360 + facture normalisée et le bon de
commande dument signé de ce voyage)

3-1 Cadre de prix

Véhicules Destination Tarif journalier TVA 18% si le Total TTC

avec chauffeur prestataire est
assujetti
Véhicule climatisé 4x4 de Localités de
moins de 05 ans d’âge (2019 : l’Atlantique et de
année de première mise en Littoral sans nuitée
circulation) avec chauffeur
Véhicule climatisé 4x4 de Localités de Mono et
moins de 05 ans d’âge (2019 : de Couffo avec
année de première mise en nuitée
circulation) avec chauffeur
Véhicule climatisé 4x4 de Localités de Zou et
moins de 05 ans d’âge (2019 : de Collines avec
année de première mise en nuitée
circulation) avec chauffeur
Véhicule climatisé 4x4 de Cotonou-Lomé-
moins de 05 ans d’âge (2019 : Cotonou sans nuitée
année de première mise en
circulation) avec chauffeur

NB : l’absence d’un seul de ces documents et d’une seule de ces informations, disqualifie le soumissionnaire à
l’étape de l’évaluation Financière. Le dossier financier doit être séparé des dossiers technique et administratif.
Tout mélange conduit à la disqualification du soumissionnaire.

Le prix unitaire est ferme et doit tenir compte de toutes les charges liées à la prise en charge du chauffeur, de
l’entretien du véhicule du fonctionnement de l’agence.

F- EVALUATION DES OFFRES ET ATTRIBUTION DU MARCHE

Les propositions seront évaluées séparément et non globalement. Cette évaluation se fera sur la base du meilleur prix
techniquement acceptable par un comité d’évaluation.

Toute notification d’attribution est conditionnée par la vérification de l’entreprise par FHI 360 de la non-exclusion dans USG
et Nations Unis.

N.B: FHI360 ne fournira aucune compensation aux entreprises pour l’élaboration des réponses à la présente demande de
prix ; de même, la publication de la présente demande de prix ne garantit pas que FHI360 attribuera le marché.

G- DEMANDE D’INFORMATIONS RELATIVES AU PRESENT APPEL D’OFFRE OUVERT

Les demandes d’éclaircissement et les questions relatives à la présente demande de prix doivent être adressées par
courriel à benin.achat@fhi360.org , au plus tard le 16 août 2024 à 12h 00, (heure de Cotonou) .

Les propositions en réponse à la présente demande de prix peuvent être adressées par courriel à benin.achat@fhi360.org
, au plus tard le 21 août 2024 à 12h00 (heure de Cotonou). FHI360 accusera réception de votre proposition par retour
de courriel. Les propositions reçues après cette date ne seront pas acceptées.
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NB : L’objet de l’email de soumission doit être comme tel : « RFQ BN24-078 _Relance_ Nom de l’entreprise ».
Le courriel de transmission de la soumission pour être considéré, doit comporter trois pièces jointes (en PDF) intitulées
respectivement : Dossier Administratif-Dossier technique- Dossier financier.

Pour FHI 360

Chief of Party / FHI 360/#EAWA

M. Souley WADE

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Annexe 1 : La liste des chauffeurs

N°Ordre Nom et Prénoms du Type de Zone géographique des Nombre Les langues parlées par le chauffeur
Chauffeur Permis de voyages effectués d’année
conduire d’expérience
du chauffeur

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Annexe 2 : Liste des véhicules

No Véhicules Date de première Date No Date de dernier visite Assurance en cours de Kilométrage au compteur à
(type, marque ….) mise en d’acquisition d’immatriculat Technique en cours validité ce jour
circulation ion de validité

10

11

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