Tome I Manuel Des Procedures AFC PVI Rev 03-07-20
Tome I Manuel Des Procedures AFC PVI Rev 03-07-20
Tome I Manuel Des Procedures AFC PVI Rev 03-07-20
Juillet 2020
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A. PRESENTATION DU MANUEL
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SOMMAIRE
• Sommaire
1. INTRODUCTION .................................................................................................................... 6
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Sigles et Acronymes
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1. INTRODUCTION
Le présent document décrit l’organisation et les procédures de gestion administrative,
financière et comptable du Projet Villages Intelligents (PVI). La mise en place des procédures
formalisées répond aux objectifs ci- après :
• Permettre l’élaboration de situations financières fiables et sincères dans les délais réduits
et requis ;
Les procédures désignent ici l'ensemble des instructions d'exécution des tâches, les documents
utilisés, leur diffusion et la périodicité de cette diffusion, leur conservation, les contrôles à
mettre en place, les autorisations et les approbations, les règles à respecter, l'enregistrement
et le traitement des opérations de manière à assurer la fiabilité et la pertinence de l’information
comptable et financière.
2. OBJECTIF DU MANUEL
Le manuel des procédures formalise les principales procédures de gestion administrative,
financière et comptable du Projet. Il a pour objectifs de :
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- Fournir un cadre formel d’exécution des opérations ;
- Décrire l’organisation administrative, financière et comptable ;
- Décrire les procédures d’exécution des dépenses dans les conditions garantissant un
contrôle interne efficace ;
- Formaliser les contrôles à effectuer ;
- Garantir la sincérité et la régularité des opérations ;
- Servir de référentiel à l’exécution des opérations ;
- Décrire les diligences à mettre en œuvre par les différents acteurs intervenant dans la mise
en œuvre du projet (personnel comptable, administratif, financier et technique du Projet
et autres partenaires) ainsi que les tâches qui leur incombent ;
- Utiliser de façon optimale et pour une meilleure efficacité l’ensemble des moyens mis en
œuvre à savoir :
• les moyens humains,
• les moyens matériels,
• les moyens financiers.
3. STRUCTURE DU MANUEL
- Le Tome I : il sera une introduction au manuel. Il doit décrire (i) les objectifs et le champ
d’application du manuel, (ii) les composantes, stratégies, (iii) le cadre institutionnel du
projet ainsi que les fiches de fonction au sein de l’UGP.
- Le Tome II : il décrira les procédures administratives du projet. Il s’agit notamment des
procédures de (i) gestion du courrier professionnel, (ii) administration du personnel, (iii)
passation des marchés, (iv) gestion des immobilisations et du matériel roulant, (v) gestion
des stocks et des cartes de carburant, (vi) sauvegarde et archivage.
- Le Tome III : décrira les procédures financières et comptables.
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- La modification du système des procédures dans le but d’améliorer les procédures
existantes ;
- Le changement rendu nécessaire par l’application des textes et décrets concernant les lois
et règles en vigueur au Niger ;
Si la décision de mise à jour intervient au cours de l’exercice, le SPM mettra à jour le plan de
passation de marchés après l’avis de non objection de la Banque, pour prendre en compte le
recrutement du consultant qui sera chargé de la mission.
Le Manuel de Procédure doit être édité en autant d’exemplaires que d’acteurs dans le
processus.
Par ailleurs, les versions remplacées doivent être conservées dans un classeur spécifique en
cas de contrôles ou de recherches sur des opérations anciennes effectuées dans le cadre des
versions antérieures.
Le manuel doit être facilement accessible aux acteurs du processus et aux différents
contrôleurs externes.
Le manuel existe également sous forme de support informatique. Il doit être installé sur le
disque dur des utilisateurs.
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B. IDENTIFICATION DU PROJET
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5. IDENTIFICATION DU PROJET
5.1 CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Le Gouvernement du Niger a sollicité l’appui des Partenaires Techniques et Financiers (PTFs)
afin de réduire la fracture numérique entre les zones rurales et urbaines du Niger. Dans cette
démarche, la Banque Mondiale, a accepté de financer le Projet Villages Intelligents (PVI) à
travers l’accord de crédit IDA N°P167543.
Ce projet financé par un crédit et u don d’un montant global de 100 millions de dollars US
équivalant à (DTS) avec pour objectifs principaux l’amélioration de la connectivité rurale
et le développement de l’inclusion financière a été approuvé par le Conseil le …………….. 2020.
Il a été signé le ………………… 2020 et est entré en vigueur le …………………………, 2020.
Il est structuré autour de cinq composantes ci-dessous :
i) Environnement Favorable ;
ii) Connectivité rurale ;
iii) Inclusion financière ;
iv) Gestion du projet ;
v) Contingences d’intervention en cas d’urgence.
Elle a pour but d’accroitre le nombre de villages du Niger qui ont accès à la connectivité
numérique (téléphonie, Internet, paiements mobiles, etc.), avec un accent particulier sur les
zones accueillant des réfugiés. L’objectif est de couvrir près de 2100 villages correspondant à
1,9 % de la population totale en 5 ans.
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Elle vise à promouvoir l'inclusion financière dans les zones rurales en soutenant le
développement des services financiers numériques et leur adoption ; Numériser et sécuriser
la chaine de valeur agricole de la CAIMA (Centrale d’Approvisionnement en Intrants et
Matériels Agricoles).
Cette composante concerne la gestion opérationnelle du projet par une unité de mise en œuvre
du projet (PIU Project Implémentation Unit). L'accent étant également mis sur le renforcement
des capacités des acteurs.
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C. DISPOSITIF INSTITUTIONNEL DU PROJET
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6. DISPOSITIF INSTITUTIONNEL DU PROJET
L’Unité de Gestion du Projet (UGP) sera responsable de la gestion fiduciaire, de la mise en œuvre
et de la coordination des activités du projet, notamment : a) assurer la mise en œuvre des
activités en temps opportun conformément au Manuel d’exécution du projet (MEP) ; b) préparer
les plans de travail et budgets annuels (PTBA) ; c) préparer les plans de passation des marchés
(PPM) annuels ; et d) prendre la responsabilité globale de la passation des marchés, la gestion
financière, la préparation des rapports d’avancement trimestriels consolidés et des RSF, La
production des états financiers consolidés du Projet ainsi que leur transmission à l’IDA, le suivi-
évaluation, la communication et les sauvegardes environnementales et sociales
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Coordonnateur
Assisstante UGP
Personnel Appui
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D. DESCRIPTION DES PROFILS DE POSTE DE L’UGP
1. Coordonnateur du Projet : Placé sous l’autorité du Ministre Conseiller Spécial du
Président de la République et Directeur Général de l’Agence Nationale pour la Société de
l’Information (ANSI); il assure la gestion administrative, financière et budgétaire quotidienne
du projet.
1. Rôle
Le Coordonnateur du Projet supervise et coordonne le travail des membres de l’UGP en
veillant au bon fonctionnement du Projet. Il assure le suivi opérationnel global de la mise en
œuvre du projet et la bonne exécution de l’ensemble des activités du Projet et le représente
vis-à-vis des tiers.
Il est chargé de :
Administration générale
- Assurer le suivi et le contrôle des activités du projet dans le respect des normes et objectifs
fixés pour sa réussite ;
- Organiser et présider les réunions hebdomadaires de l’UGP ;
- Assurer la gestion quotidienne du Projet SMART VILLAGES ;
- Superviser et animer l’équipe de l’UGP y compris les chefs de projet pour la mise en œuvre
des activités prévues dans le projet ;
- Coordonner l’ensemble des activités du Projet ;
- Assurer la coordination avec les différents acteurs impliqués dans la mise en œuvre du
projet (consultants, départements ministériels) et les entités impliquées dans la réalisation
du projet conformément au manuel de procédures du projet ;
- Rendre compte au Ministre Conseiller Spécial du Président de la République et Directeur
Général de l’ANSI sur l’avancement du Projet.
Gestion financière
- Cosigner le compte désigné pour la mobilisation des ressources dans le cadre des activités
du Projet ;
- Coordonner la mise en place et l’élaboration périodique du tableau de bord de suivi des
indicateurs de base du projet ;
- Coordonner l’élaboration de la programmation budgétaire et financière des activités du
Projet et sa mise en œuvre ;
- Participer à l’élaboration de la programmation budgétaire et financière des activités du
projet ;
- Veiller au maintien permanent du niveau de liquidité nécessaire pour les besoins du projet;
- S’assurer de l’éligibilité et de la pertinence des dépenses du Projet ;
- Suivre les opérations financières (engagements, retraits, règlements).
- Veiller à la préparation, à l’actualisation et à l’exécution du plan de passation des
marchés selon les modalités prévues par les manuels de procédures ;
- Signer les contrats et les marchés conclus avec les tiers ;
- Signer les contrats de travail du personnel du projet.
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Gestion technique
- Animer l'ensemble de l’équipe du SMART VILLAGES pour la mise en œuvre des activités
prévues dans le Projet ;
- Assurer la gestion quotidienne du Projet et la coordination technique avec les différents
acteurs impliqués dans la mise en œuvre du Projet (ministères, institutions financières,
secteur privé, etc.) ;
- Assurer la liaison avec la Banque Mondiale et les autres bailleurs de fonds le cas échéant,
en particulier, envoi des Demandes de Non Objection (lors de processus de passation de
marchés) et appui à la Banque Mondiale lors des missions de supervision ;
- Assurer la vulgarisation et la diffusion des informations sur les activités du Projet ;
- Créer et entretenir les conditions propices pour l'atteinte des objectifs du Projet ;
- Veiller à l’harmonisation dans la mise en œuvre du Projet avec les interventions des autres
partenaires au développement intervenant sur le projet ;
- Appuyer le processus de planification et la mise en œuvre des plans d’actions des
différents partenaires au Projet ;
- Assurer la préparation du plan de travail annuel du Projet ;
- S’assurer que les activités du Projet s’exécutent normalement et respectent les normes et
les objectifs fixés ;
- Veiller au suivi des contrats de consultants : appui technique aux consultants,
commentaires sur les rapports produits, contrôle qualité de la prestation des consultants,
etc. ;
- Veiller au respect du calendrier des activités ;
- Développer les actions pour le respect des clauses de l’Accord de Financement par les
différents acteurs et en assurer le suivi ;
- Organiser la revue périodique des activités du Projet, conformément aux dispositions de
l’Accord de Financement ;
- Fournir à l’Administration et aux partenaires en développement les documents périodiques
(rapports trimestriels de progrès, rapport d'audit, commentaires techniques, rapports
d’activité) nécessaires pour l'appréciation des performances dans l’exécution des activités
du Projet.
Administration du personnel
- Veiller à l’application des règlements énoncés dans les décrets, arrêtés, manuels,
directives circulaires et mémoires relatifs à la gestion du personnel technique et d’appui
du Projet.
Gestion du patrimoine
- Assurer la gestion du patrimoine du Projet et la réception des biens acquis.
Suivi et contrôle
- Veiller au bon déroulement des missions de contrôle externe (auditeurs externes,
inspection des autres organes, bailleurs de fonds, etc.) du Projet ;
- Superviser le suivi-évaluation de chaque composante du SMART VILLAGES ;
- Convoquer les réunions de revue du plan annuel de travail.
2. Responsable Administratif et Financier : Il dépend du Coordonnateur du Projet
1. Rôle
Le responsable Administratif et Financier est placé sous la supervision du Coordonnateur de
SMART VILLAGES. Il assiste le Coordonnateur du projet dans les tâches de gestion
administrative, comptable et financière du projet. Il est responsable de la gestion
administrative, comptable et financière du projet.
- Elaborer les programmes et budgets annuels du projet, et consolider les budgets des
composantes ;
- Etablir le calendrier de préparation du budget en indiquant d’une part, les personnes et les
structures responsables et d’autre part, la date limite des travaux en conformité avec le
calendrier budgétaire approuvé par le Coordonnateur et validé par le Comité de Pilotage ;
- Exécuter les tâches de comptabilité et de supervision du projet pour toutes les opérations
administratives et financières et veiller à ce que les différentes composantes reçoivent l’appui
nécessaire pour exécuter leur programme annuel de travail ;
- Mettre à la disposition des composantes du Projet, les ressources nécessaires à l’exécution
des activités sur la base des programmes et des budgets approuvés par le Ministre /DG de
l’ANSI et l’IDA, et du budget de l’activité spécifique concernée ;
- Contribuer à la mise en place et assurer le bon fonctionnement du système de suivi financier
et comptable informatisé du Projet avec la production des informations nécessaires ;
- Suivre l’exécution du budget ;
- Suivre les opérations financières du Compte Désigné (engagements, retraits, règlements, état
de rapprochement bancaire) du projet et des paiements directs ;
- Suivre les engagements pris dans le cadre du Projet ;
- veiller à la bonne gestion des différents contrats passés avec les entreprises et les consultants ;
- Préparer et assister les missions d’audit financier et mettre en œuvre les recommandations
pour améliorer la gestion ;
- Assurer les relations financières entre l’Unité de Gestion du Projet (UGP) du SMART
VILLAGES et les autres entités intermédiaires ;
- Classer et archiver les pièces justificatives des dépenses de manière à rendre le contrôle à
postériori facile ;
- Veiller au respect de l’éligibilité et de l’efficacité des dépenses ;
- Certifier les dépenses ;
- Veiller au respect des procédures de contrôle interne et de gestion financière (éligibilité,
efficacité des dépenses) ;
- Présenter au Coordonnateur la situation sur l’évolution des indicateurs financiers (taux de
décaissement, niveau d’exécution des budgets etc.…) ;
- Approuver avec le Coordonnateur du Projet toutes les sorties de fonds et à ce titre il est
cosignataire des chèques et ordres de virement ;
- Assurer le fonctionnement de tous les comptes financiers et le réapprovisionnement du
compte désigné.
- Assurer l’exécution des contrats ;
Gestion administrative
- Elaborer les rapports d’activités et les états financiers annuels et périodiques du Projet ;
- Faciliter le déroulement des missions de supervision et d’audit ;
- Suivre la mise en œuvre des recommandations des missions d’audit et de supervision de
l’IDA;
- Suivre la remontée de toutes les pièces justificatives des dépenses effectuées par les
composantes au moyen des avances de fonds qui leurs sont accordées au titre de leurs
activités;
- Préparer les états de rapprochement bancaire des comptes à soumettre au Coordonnateur
- Préparer des demandes de paiement et/ou de remboursement ;
- Contribuer à la préparation de toute la documentation nécessaire pour l’examen trimestriel,
semestriel ou annuel des plans d’exécution du projet ;
- Vérifier les imputations comptables des pièces justificatives des dépenses ;
- Suivre la bonne utilisation des équipements du Projet, leur codification, la prise annuelle de
leur inventaire physique et la tenue du registre des biens ;
- Produire les rapports de suivi financier conformément au modèle convenu avec l’IDA ;
- Veiller au respect du calendrier des activités ;
- Assurer le remplissage des reçus de chèques et la tenue du registre relatif.
3. Spécialiste en Passation des marchés: Il est placé sous l’autorité du Coordonnateur du
projet, et en collaboration permanente avec le Responsable Administratif et Financier ; le
responsable en passation des marchés est responsable de toutes les activités de passation des
marchés au niveau du projet.
1. Rôle
Le Responsable en Passation des Marchés assiste et apporte aux composantes du projet le
support technique nécessaire, assure la coordination de son domaine d’activité et veille au
bon fonctionnement du système général de passation des marchés et à l’atteinte des objectifs
du plan de passation des marchés approuvé par I’IDA.
1. Rôle
Le Spécialiste en Sauvegardes Environnementales et Sociales (SSES) est chargé de
la gestion et du suivi des risques sociaux durant la mise en œuvre du projet, ainsi que les
autres dimensions sociaux (afflux des travailleurs, violence et harcèlements contre les
femmes et exploitations des enfants, gestion participatives ou engagement citoyen,
mécanisme de gestion des plaintes).
- Rôle :
Placé sous la supervision du Coordinateur du Projet, le/la Spécialiste en Suivi Evaluation est
chargé (e) des tâches suivantes de suivi et de l’évaluation du Projet :
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2. Activités et tâches du poste
à destination des commerçants afin de les encourager à accepter les paiements
numériques, et apporter un appui à la révision de la tarification.
- Définir et lancer l’appel à propositions pour la sélection d’un consultant ou d’un cabinet
devant conduire une analyse de la chaîne de valeur des commerçants ruraux afin de
comprendre quelles incitations pourraient motiver ces commerçants à accepter
facilement les paiements numériques.
- Identifier en partenariat avec les opérateurs de téléphonie mobile et/ou des agrégateurs
la meilleure technologie et le support technique pour les paiements marchands et mettre
en place les subventions à destination des commerçants pour couvrir partiellement les
coûts de cette infrastructure de paiement.
- Procéder à la sélection des commerçants éligibles à partir des critères préalablement
définis dans le manuel d’opération du projet.
Au titre de la sous-composante 3.2 portant sur la numérisation des paiements
et le développement de nouveaux produits innovants :
- Définir et lancer l’appel à propositions pour le recrutement d’une firme devant concevoir
et mettre en place au niveau de CAIMA et de son circuit de commercialisation d’une part,
et des fédérations et coopératives de producteurs de chaines de valeur sélectionnées
d’autre part, une solution de gestion des ventes et de paiement numérique. Le mandat
de cette firme sera aussi de procéder à l’intégration de cette solution avec la plateforme
de données digitale dont le projet accompagnera la création.
- Elaborer le cahier des charges de cette firme et faire procéder à la signature d’une
convention de prestations de services et en assurer le suivi de la mise en œuvre.
- Définir et lancer l’appel d'offres "enchères au moindre coût" pour l’attribution
concurrentielle de subventions visant à catalyser l'émergence de nouvelles solutions
financières numériques pour les femmes et les agriculteurs.
- Elaborer et faire procéder à la signature des conventions de partenariats avec les firmes
sélectionnées et assurer le suivi de la mise en œuvre.
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2. Activités et tâches du poste
- Définir et lancer l’appel à propositions pour le recrutement d’une firme (ou plusieurs
firmes) qui aura la charge de concevoir i) la plate-forme de données numériques sur la
base des résultats de l’étude susmentionnée et incluant un registre e-KYC, et ii) une
application simple pour la mise à jour des profils à partir des téléphones cellulaires. Elle
aura aussi la charge de l’interfaçage de la plateforme avec les institutions financières
intéressées et autres plateformes d’intérêt et d’apporter une assistance technique pour
la mise en œuvre de la plateforme incluant (i) la conception d'algorithmes de notation
du crédit pouvant être utilisés par les institutions financières participantes, (ii) la
formation et l'intégration des institutions financières participantes, de l'ANSI et d'autres
parties prenantes (iii) la conception du modèle d’affaires.
- Elaborer le cahier des charges de cette firme (ou ces firmes) et faire procéder à la
signature d’une convention de prestations de services et en assurer le suivi de la mise
en œuvre.
- Définir et lancer l’appel à propositions pour le recrutement de cabinets qui auront la
charge de procéder à la première collecte de données en étroite collaboration avec des
partenaires locaux et sous la coordination de l'ANSI.
- Elaborer et faire procéder à la signature des conventions de partenariats avec les
cabinets sélectionnés et assurer le suivi de la mise en œuvre.
- De plus, le spécialiste sénior en finance numérique contribuera aussi à la mise en œuvre
de la composante 1 pour les études devant porter sur l'inclusion financière numérique
et sur des sujets tels que : la signature électronique, la protection des données, la cyber-
sécurité, le commerce électronique, l’interopérabilité, et la lutte contre le blanchiment
d'argent et le financement du terrorisme (LAB/CFT).
-
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7. Spécialiste en Technologie Numérique : Place sous l’autorité directe du coordonnateur
de l’Unité de gestion du projet, le Spécialiste en Technologie Numérique aura pour
responsabilité essentiellement la coordination de la mise en œuvre de la composante 2.
1. Rôle
De manière spécifique, conformément aux activités prévues au titre de la composante 2, le
spécialiste en technologie numérique aura pour tâches principales de :
Au titre de la sous-composante 2 : portant sur les infrastructures numériques.
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8. Comptable Principal: Il est placé sous l’autorité du Responsable Administratif et Financier
du Projet.
1. Rôle
Le Comptable Principal est placé sous la supervision du RAF de SMART VILLAGES. Il
assiste le RAF dans les tâches de gestion administrative, comptable et financière du projet.
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9. Assistant(e) de Direction : IL/Elle est placé(e) sous l’autorité du Coordonnateur du
Projet PVI
− Initier les achats de fournitures et suivre leur dénouement (faire le point des stocks à
commander et faire déclencher les commandes par le Responsable en Passation des
Marchés) ;
− Réceptionner et vérifier les fournitures achetées en fonction de la commande et établir
les fiches de stocks par article ;
− Assurer la garde des stocks de fournitures ;
− Et toutes autres tâches jugées nécessaires au poste ;
-
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10. Chauffeur-Coursier : Placé sous l’autorité du Responsable Administratif et Financier, le
Chauffeur-Coursier s’acquitte de ses fonctions dans le respect des principes de
confidentialité, de courtoisie, et de rapidité, en assurant un service de conduite prudente et
sûre.
1. Rôle
Le Chauffeur-Coursier veille au bon fonctionnement des véhicules du projet et assure la
circulation des correspondances entre le projet et les partenaires.
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