TAMA – Tunisian Automotive Management Academy

Les outils du manager efficace

«La gestion du temps »

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AU PROGRAMME …

I. DO YOU KNOW WHO YOU ARE? La grande découverte :

Selon moi la gestion du temps c’est quoi au juste?

La notion « Gestion du temps »
Les causes de perte de temps
Démarche de gestion du temps

II. Des lois et des méthodes pour gérer le temps

Lois et méthode de gestion de temps

III. Réussir sa gestion du temps

Les techniques Gestion du temps: les outils de contrôle et d’organisation.

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II. LOI ET MÉTHODE DE GESTION DU TEMPS

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DÉMARCHE DE GESTION DU TEMPS

Il faut savoir que l’utilisation de mon temps dépend de :

– Ma personnalité : ma vision de l’existence,
– Ma fonction,
– Mes méthodes personnelles de travail,
– Mes méthodes de travail avec autrui.

Gérer son temps, c’est mettre en place une démarche en essayant de répondre aux questions suivantes :
– Qu’est ce que je fais ?
– Comment je le fais ?
– Comment je pourrais mieux le faire ?

Cette démarche a pour but :

– D’aider à gérer, au mieux, la ressource temps en vue de la réalisation des tâches dans les délais impartis;
– D’améliorer sa satisfaction.

Bien gérer le temps consiste à planifier, placer par priorité, déléguer et organiser les activités quotidiennes.

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DÉMARCHE DE GESTION DU TEMPS

Mener à bien une activité suppose l’accomplissement de tâches et la résolution de problèmes selon un ordre déterminé:

-Détermination des objectifs • Fixation de délais

-motivation • Concentration des efforts pour atteindre le but fixé

- Planification • Préparation du travail

• Exploitation optimale du temps disponible
• Réduction du temps d’exécution

- Prise de décision • Choix des problèmes essentiels

• Classement des tâches selon leur importance

- Organisation dans le temps • Action plus productive

• Concentration sur les tâches essentielles
- Contrôle du déroulement du travail • Vérification des résultats
• Comparaison prévu/réalisé

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LA LOI DE PARETO

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MATRICE D’EISENHOWER

URGENT PAS URGENT

Cadran 1 Cadran 2
IMPORTANT Le feu La qualité
Pas de marge de Objectifs
manœuvre : Planification
à faire de suite Volontarisme

PAS Cadran 3 Cadran 4

IMPORTANT L’agitation Le gaspillage
Allègement
Négociation
Délégation
de délais
Planification

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L’URGENT ET L’IMPORTANT : DES RÉFLEXES À CULTIVER

Vérifier l’importance
è Sert ma mission ? Mes buts ? Mes priorités ? Celles de l’entreprise ?

Questionner l’urgence
è Là dedans, quelle est la véritable urgence ?
è Qui peut le faire ?

Définir les priorités

è Si je ne le fais pas, je risque quoi ?

è Si je le fais, je gagne quoi ?
è Est-ce une opportunité de le faire maintenant ?

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L’ANALYSE ABC

Cette méthode est un dérivé de la méthode précédente. La technique de l’analyse ABC repose sur l’expérience pratique suivant
laquelle la proportion des tâches importantes et moins importantes est constante par rapport au total des tâches. Les différentes
tâches sont classées en trois catégories selon leur degré d’importance pour atteindre les objectifs selon la grille ci-dessous :

% par rapport au volume total des Valeur de ces tâches pour atteindre les
Nature des tâches
tâches objectifs
Groupe A : tâches très importantes 15 % 65 %
Groupe B : tâches importantes 20 % 20 %
Groupe C : tâches moins importantes ou 15 %
sans importance 65 %

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LOI DES RYTHMES BIOLOGIQUES

Nous marchons sur courant alternatif !

Cette loi tire son nom des trois pionniers qui ont mis en évidence de la notion de rythme biologique.
Notre relation au temps se construit sur un grand nombre de paramètres, dont beaucoup sont encore mal connus : génétique, horloges
internes, mécanismes d'adaptation, fonctionnement hormonal, mais aussi contexte culturel, éducation et conditionnements... et beaucoup
d'autres que mon ignorance ne me permet pas de citer.
Un autre paramètre connu pour son impact sur l'efficacité réside dans l'existence de rythmes dans lesquels s'inscrit l'activité humaine :
rythmes liés à notre environnement (par exemple les saisons), à notre physiologie (par exemple l'alternance nécessaire entre veille et
sommeil) et aussi rythmes "sociaux" (congés, jours fériés, horaires à respecter).
Tout cela met en évidence que la vie de l'être humain en tant qu'individu autant qu'en tant qu'espèce, est articulée autour de la notion
d'alternance. En caricaturant, on pourrait dire que nous marchons au courant alternatif !

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LA COURBE DU RYTHME BIOLOGIQUE

+50%

0%
Potentiel

-50%
6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6
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III. RÉUSSIR SA GESTION DU TEMPS

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LES TECHNIQUES GESTION DU TEMPS: LES OUTILS DE CONTRÔLE ET
D’ORGANISATION

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LA FICHE D’ANALYSE JOURNALIÈRE

Comment vous en servir :

FICHE D’ANALYSE DES OBJECTIFS QUOTIDIENS
•Imprimez autant de fiche que de jour où vous « Je me fixe 5 priorités aujourd’hui pour me rapprocher de mon
travaillez vers vos buts. but »
• Remplissez chaque soir (ou matin) la liste des 5 BUT
choses les plus importantes que vous devez faire …………………………………………………
dans votre journée.
Réalisé
• Ecrivez-les !
• Prenez 3 minutes pour visualiser les 5 étapes de Réalisé
votre journée en imaginant leurs réalisations !
• A chaque réalisation, cochez la case "réaliser"
Réalisé
• Relisez-là chaque soir et félicitez-vous à chaque
Réalisé
case cochée
Réalisé
Mes sous-objectifs me rapprochent de mon objectif final

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LES AGENDAS

1. l’éphéméride est un agenda papier comportant un feuillet par jour, c’est un outil de secrétariat
2. le semainier comporte un feuillet hebdomadaire avec une zone par jour. L’agenda d’un responsable est souvent un semainier qui
doit être coordonné avec celui de l’assistant(e)
3. le calendrier annuel : affiché dans un bureau, il permet d’inscrire les éléments marquants (période de lancement d’un produit,
dates des actions de promotion…

4. l’agenda électronique : il est surtout utile lorsque la coordination des activités est essentielle et qu’il est consulté par plusieurs
personnes. Il permet, par exemple, d’organiser des réunions en recherchant les plages libres communes.
5. Une check-list ou liste de vérification, est un document construit dans le but de ne pas oublier les étapes nécessaires d’une
procédure pour qu’elle se déroule avec le maximum de sécurité. Cette opération peut se dérouler à voix haute et/ou en cochant une
liste écrite de procédure.

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LE KANBAN PERSONNEL

Le KANBAN personnel est une méthode d'organisation visuelle inspirée du système Toyota de gestion des processus. KANBAN
PERSONNEL Sollicite les mémoires visuelle et kinétique et permet de s'approprier réellement l'organisation de son travail. Un
tableau / surface où sont disposés des post-it sur 3 / 4 colonnes Management visuel de l'organisation de son activité

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GÉRER LE TEMPS EFFICACEMENT: BOOSTER MES CAPACITÉS

Apprendre à déléguer

Déléguer une part de ses tâches auprès de ses collaborateurs est bien le moyen le plus efficace pour augmenter sa productivité

tout en se libérant du temps. C'est évident pour tout le monde.

Cerise sur le gâteau avec une équipe bien construite, en partageant les tâches et responsabilités, on accroît ainsi une certaine

forme d'intelligence collective.

Mais êtes-vous prêt à vous défaire d'une partie de votre pouvoir de décision ?

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APPRENDRE À DÉLÉGUER

La méthode du point de vue du collaborateur.

1) Quelle tâche me confiez-vous ?

Prenez le temps nécessaire pour bien expliquer la tâche à réaliser.

2) Sommes nous en phase ?

Assurez-vous que votre collaborateur a parfaitement saisi les enjeux, la finalité, les difficultés, les risques et les obstacles
potentiels.

3) Comment je sais si j'ai réussi ?

Exprimez clairement les attendus et les facteurs de succès.

4) Qu'est-ce que ça me rapporte ?

N'omettez-pas de préciser les gains potentiels pour la personne concernée (formation, expérience...)

5) Je fais comment ?
S'il y lieu, précisez les standards de travail.

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AUTRES RECOMMANDATIONS

•Prendre l'habitude de commencer les travaux en groupe à l'heure sans perdre de temps à attendre les éternels retardataires.

•Se méfier des tendances au perfectionnisme. Si malgré l'adage, dans les faits le mieux n'est pas systématiquement l'ennemi du

bien, la quête de la perfection est en tout cas coûteuse en temps.

•Apprenez à terminer un entretien, une réunion, une conversation, bref apprenez à dire "Au revoir" lorsqu'il n'y a plus rien à dire.

•Prendre l'habitude de tout noter, et adopter une méthode de classement rationnel des notes.

•Anticipez dans la mesure du possible et éviter de "naviguer sur le fil" en attendant systématiquement les dates butoirs, lorsqu'il

n'est plus possible de tergiverser.

•Ne pas perdre de vue la dimension finie du temps. Penser à laisser suffisamment de place aux instants de détente, aux loisirs.

•Nous arrivons au terme de cette série de conseils. Les adapter et les appliquer en mesure de ses besoins sera la dernière

recommandation pour lutter contre la procrastination qui pollue la vie de tout un chacun.

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ETABLIR SES PRIORITÉS

Déterminer vos objectifs pour la

période définie

Etablissez une liste des activités à

effectuer

Définissez le degré de priorité de

chaque activité

Évaluer le temps nécessaire à

chaque activité

Précisez la date d’échéance de

chaque activité

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GÉRER LES IMPRÉVUS

1. Ne pas créer d’imprévus prévisibles

S’informer, anticiper, organiser, prioriser, communiquer clairement, contractualiser, savoir dire

non, …

2. Ménager une marge dans votre planification

Deux approches :

Approche minimale : Ne planifier que 60% du temps à disposition

Garder 40% pour les imprévus

Approche précise : Le pendulage

Durée de la tâche = mini + MAX+ 4 X probable
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