Manuel d’archivage

à destination des collectivités territoriales

et des groupements de collectivités
Sous la direction de Marc du Pouget, directeur des Archives départementales

Les Archives
départementales
de l’Indre
crédit photo 1ère de couv : tane-mahuta©iStock
 sommaire

partie I Les archives, qu’est-ce que c’est ? 4

Définitions 4
Pourquoi les conserver ? 5
Définitions des rôles et responsabilités :
Mairie / Archives départementales 6
partie II Conservation préventive 8
Les locaux d’archivage 8
Les ennemis des archives 9
La restauration : financements, aides 10
partie III Classement des archives 11
Cadre de classement des archives
communales (1926 et série W) 11
Les bons gestes de classement - traitement
d’un vrac 13
Constitution des dossiers et suivi de
l’archivage 14
partie IV Eliminations 15
Les documents éliminables 15
Procédure d’élimination 17
partie V Communication 18
Comment bien communiquer (délais de
communicabilité, etc.) 18
La sécurité des documents 20
partie VI Tenir un registre de délibérations ou
d’arrêtés 22

3
Les archives, qu’est-ce que c’est ?
Définitions :
»» Archives : « les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu
de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou
morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité »
(Art L 211-1 Code du patrimoine)

Définition large du terme, regroupant l’ensemble des documents pouvant être produits par un
organisme disposant d’une mission de service public (à la différence des archives privées).
Exemple d’archives : document papier : permis de construire de 1980, registre de délibérations 2010-
2013 ; documents figurés : plans, photographies ; documents électroniques : cédérom, archives
électroniques numérisées ou d’origine.

Un document est une archive dès sa création.

A l’exception de la documentation : périodiques, journaux officiels, recueils des actes administratifs,

bulletins des lois.

»» Durée d’utilité administrative (DUA) : durée légale ou pratique pendant laquelle un document
est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle
est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit
pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation. La durée est fixée
selon les recours juridiques possibles.
(Ecole des hautes études en sciences sociales).

»» La théorie des trois âges : permet de décrire la vie d’une archive

Archive courante Archive intermédiaire Archives définitives

Dossier en cours d’élaboration Dossier clos sur lequel le Dossiers clos ayant atteint
et de traitement, conservé service peut revenir, dans sa DUA, conservé pour son
dans le bureau. les armoires ou le local intérêt administratif, juridique
d’archivage. A conserver et/ou historique, dans le local
jusqu’au terme de sa DUA. d’archivage.

»» Le respect du producteur : les archives d’un même producteur constituent un fonds d’archives
qui a sa cohérence propre. Ainsi, il conviendra de séparer les archives de la mairie, des archives
d’un syndicat intercommunal, des archives de la communauté de communes, de l’école, de la
justice de paix etc...

partie I
4
 Les archives, qu’est-ce que c’est ?
Pourquoi les conserver ?
(source : Service interministériel des archives de France, Référentiel général de gestion des archives, 2013).

« La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion
et de la justification des droits des personnes physiques et morales, publiques ou privées, que pour
la documentation historique de la recherche »
(Art L 211-2 Code du patrimoine)

Utilité de la conservation :

»» Garantir ses droits.

Les documents produits ou reçus par l’administration lui permettent de prouver ses droits et
obligations en cas de contentieux, à partir du moment où leur conservation permet d’en prouver
l’authenticité. Pour le public, prouver son identité, un droit de propriété nécessite le plus souvent
d’avoir recours à l’administration.

»» Préserver l’efficacité administrative et améliorer la qualité de l’information.

L’archivage représente souvent une charge pour les communes (espace utilisé, achat de matériel
adéquat type rayonnages ou boîtes d’archives, impossibilité pour les agents de mener à bien leur
mission de service public, faute de retrouver les documents). Le tri s’impose alors comme une
solution pour maîtriser les coûts, optimiser la gestion de l’espace et permettre de renseigner au
mieux l’usager.

Par ailleurs, une bonne connaissance du fonds d’archives permet d’en garantir la sécurité, de
minimiser les risques de recours juridiques et d’assurer la continuité du travail malgré le changement
des agents.

»» Les archives sont un bien commun.

Un document ancien n’est pas forcément un document ayant une valeur historique. Seule la
connaissance de l’ensemble des documents de même origine (le «fonds d’archives») peut permettre
de se prononcer sur la nécessité ou non de conserver un document.
Le tri permet également de conserver l’essentiel, les archives qui conservent le maximum
d’informations dans le minimum de volume et qui éclaireront le mieux les générations futures sur
nos activités.

partie I
5
Les archives, qu’est-ce que c’est ?
Définitions des rôles et responsabilités : Mairie / Archives
départementales.

Mairie :

»» Obligations :

Conservation des archives :

« Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent elles-mêmes la
conservation et la mise en valeur […] »
(Art. L212-6 Code du patrimoine)

« Les groupements de collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives et sont responsables
de leur conservation et de leur mise en valeur. Ils peuvent également confier la conservation de leurs
archives, par convention, au service d’archives de l’une des communes membres du groupement ou
les déposer au service d’archives départemental d’archives compétent »
(Art L212-6-1 Code du patrimoine)

« Les archives publiques sont imprescriptibles. Nul ne peut détenir sans droit ni titre des archives
publiques »
(Art. L 212-1 Code du Patrimoine)

Récolement :

A chaque changement de municipalité, le maire doit procéder au récolement des archives. Un

procès-verbal est établi, avec en annexe un état sommaire ou détaillé des archives.
Ce document sert à la fois de décharge pour le maire sortant et de prise en charge pour le nouveau
maire.
Trois exemplaires doivent être établis :
-- un pour le maire sortant.
-- un pour la commune.
-- un pour les Archives départementales.

»» Dispositions pénales :

En cas de non-respect de la législation, des sanctions peuvent être appliquées. Ces dernières sont
mentionnées aux articles L.214-2 et L214-3 modifié par la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 - art. 19.

partie I
6
 Les archives, qu’est-ce que c’est ?
Définitions des rôles et responsabilités : Mairie / Archives
départementales.

Archives départementales :

»» Obligations :

Le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives (Art. L212-10):

« Le contrôle scientifique et technique sur les archives des collectivités territoriales est exercé au
nom de l’Etat par les services et agents mentionnés aux 1°, 2° et 4° de l’article R. 212-4. » Dans le
département, désigné par le directeur des Archives départementales.

Ce contrôle permet de vérifier la bonne tenue des archives (respect de l’intégrité des fonds, sécurité
et mise en valeur des documents).

Ce dernier peut s’exercer sous plusieurs formes :

-- le visa pour le bordereau d’élimination (obligatoire avant toute élimination d’archives
publiques).
-- les inspections communales : les Archives départementales prennent rendez-vous avec la
commune pour visiter la mairie et l’ensemble des locaux communaux destinés au stockage
des documents. Sont contrôlés : la présence des quatre grandes séries documentaires
indispensables dans une commune (état civil, délibérations, arrêtés, cadastre), les conditions
de conservation. Les archivistes sont également présents pour prodiguer des conseils sur
la conservation préventive et larestauration ainsi que pour toute question relative au tri
des documents, les formations, etc… A l’issue de l’inspection, un rapport est remis à la
commune, qui récapitule l’ensemble des éléments. Les Archives départementales envoient
également les circulaires de tri des archives, les formulaires d’élimination.
-- l’accord sur des travaux de construction ou d’aménagement de locaux d’archivage.

Le dépôt :
Le dépôt consiste à confier aux Archives départementales une partie des archives de la collectivité.
Ce dépôt n’implique pas de transfert de la propriété des documents. La procédure de dépôt
reste exceptionnelle dans l’Indre et ne peut pas se faire sans l’accord du Directeur des Archives
départementales et la délibération du conseil. Dans le cas où les archives inspectées seraient en
péril, les Archives départementales peuvent demander au Préfet le dépôt d’office les documents
afin de les sauver.

Le récolement :
A chaque élection municipale, les Archives départementales envoient aux collectivités locales
un formulaire de récolement permettant d’avoir une vision d’ensemble des fonds d’archives
communaux conservés dans l’Indre et pouvant servir de décharge du maire entrant au maire sortant.

partie I
7
Conservation préventive
Les locaux d’archivage.

Sources :

Note relative à la surcharge à prendre en compte dans les magasins d’archives, DITN-RES-2004-001,
Juillet 2004.
Les rayonnages dans les magasins d’archives, DITN/RES/2008/005, Juillet 2008.
Règles de base pour la construction et l’aménagement d’un bâtiment d’archives, troisième révision,
octobre 2009.

Objet Recommandations
Taille des magasins 200 m2 maximum.
2.50 mètres sous plafond minimum.
Accès Taille des portes : 1 mètre minimum.
Monte charge : charge utile 750 kg ; dimensions minimales :
1.50 x 1.20 mètres.
Surcharge au sol 900 kg/m2 si équipement en rayonnages fixes.
1000 kg/m2 pour des rayonnages fixes avec 10% de collections
lourdes.
1300 kg/m2 si équipement en rayonnages mobiles.
Allées de circulation Allée principale : entre 1.20 et 1.50 mètres.
Allées de desserte entre les rayonnages : 80 centimètres.
Rayonnages 2.20 mètres de haut maximum
Longueur des épis inférieure à 10 mètres.
15 centimètres minimum entre la dernière tablette et le sol.
30 centimètres minimum entre la tablette la plus haute et le
plafond.
40 centimètres de profondeur pour les tablettes et 30
centimètres entre les tablettes.
Proportion rayonnages fixes/mobiles : ne pas déplacer plus de
dix rayonnages mobiles en même temps.
Eclairage 200 lux maximum.
Parallèles dans les salles à rayonnages fixes.
Perpendiculaires si rayonnages mobiles.
Sécurité incendie Planchers coupe-feu et portes coupe-feu degré 2 h conseillés.
Détection incendie : système mixte fumée et chaleur.
Extinction automatique par sprinklers NON conseillé.
Privilégier à gaz (vérification si le gaz est nocif ou non pour
l’environnement, les documents et les hommes) ou par
brumisation.
Température/hygrométrie La température optimale de conservation des documents se
situe à 18°C (+ ou – 2°C).
Hygrométrie idéale à 55% (+ ou – 5%).

partie II
8
 Conservation préventive
Les ennemis des archives.

Risques environnementaux :

Incendie : il s’agit du premier danger auquel on pense lorsque l’on parle d’archives. Dans cette
perspective, il convient de répartir les documents en fonction de leur importance juridique et
historique. Ainsi, près des issues de secours, on peut placer les documents anciens, ainsi que les
quatre séries documentaires (état-civil, délibérations, arrêtés, cadastre).
Lorsque l’incendie s’est déclaré, il faut vérifier l’état des documents, mettre de côté ceux qui ont pu
être touchés avec précaution car ils sont fragilisés.

Inondation : l’inondation peut causer bien plus de dégâts sur les documents qu’un incendie. En
effet, les documents se gorgent d’eau dans les boîtes, se gondolent. L’humidité peut provoquer
l’apparition de moisissures. Lorsqu’une inondation ou une infiltration d’eau se déclare, il ne faut pas
laisser les documents dans la pièce. Il faut ouvrir les boîtes et laisser les archives sécher à l’air libre.

Risques biologiques :

Moisissures : l’apparition de moisissures se fait à la conjonction de deux critères : humidité et chaleur.

Elles peuvent apparaître lorsque le local de stockage subit d’importants écarts de température. Si
des archives sont touchées par des moisissures, le premier geste est de les isoler du reste du fonds
d’archives. Il faut aérer les documents pour faire sécher les microorganismes et nettoyer avec un
chiffon doux sans produit.

Nuisibles (rongeurs, insectes) : la plupart des nuisibles ont une activité principalement nocturne,
cependant, certains signes peuvent permettre de remarquer leur présence (déjections, présence
de sciure, …). Pour déterminer les espèces présentes sur le site (par exemples des vrillettes passant
du bois au papier), le mieux est d’installer des pièges mécaniques pour les rongeurs ou des pièges
à phéromones pour les insectes. Plusieurs types de traitements peuvent être envisagés en fonction
des espèces et de l’invasion (congélation, anoxie, traitements chimiques).

En cas de sinistre ou de doute sur la présence de nuisibles, contactez la Préfecture et les Archives
départementales. Par ailleurs, pensez à inclure les archives dans votre contrat d’assurance.

partie II
9
Conservation préventive
Restauration : explications et financements.

Restauration Reliure
Que faire ? Il faut définir une politique Délibérations, arrêtés du maire,
en fonction des éléments état civil
suivants : documents précieux,
abîmés ou souvent consultés.
Quand ? Dès apparition des premiers 5 ans pour les délibérations et
signes de dégradations les arrêtés du maire, quand le
nombre de feuillets le justifie
pour l’état civil
Comment procéder ? Etablissement de devis au près de sociétés spécialisées. Les
sociétés devront venir chercher et ramener les documents en
mairie. Aucun envoi postal n’est autorisé.
Comment juger le travail Respect de l’intégrité du document
réalisé ? Réversibilité. Utilisation de Maintien d’une marge
matériaux neutres (non acides) minimale de reliure
Utilisation de matériaux
neutres
Subventions Il est possible de demander des aides auprès du Conseil général,
de la Fondation du patrimoine et de la DRAC
Subventions Conseil général :
Subvention de 20 % pour la restauration de registres paroissiaux
ou d’état civil de plus de 75 ans, de cadastres, registres de
délibérations communales… : fournir un devis approuvé par
le conseil municipal. Les restaurations de registres paroissiaux
anciens devront être accompagnés d’une table dactylographiée
précisant les dates des cahiers et la nature des actes.
Conseil général de l’Indre
Direction de la Culture, du Tourisme et du Patrimoine
Maison départementale de la Culture et du Tourisme
Centre Colbert – Bât. 1 - 1, place Eugène Rolland
36000 Châteauroux - Tél. 02-54-08-36-91
Notes Vous pouvez demander un conditionnement spécifique
Le prestataire doit venir chercher les documents et le restituer
une fois le travail terminé. Aucun envoi postal n’est autorisé.
Normes Prescription du SIAF 2009 Circulaire IOCB 103274C 14-
12-2010

Pour toute question relative aux devis, consultez les Archives départementales.

partie II
10
 Classement des archives
Cadre de classement des archives communales - 1

Archives antérieures à 1983 - cadre de 2 G Impôts extraordinaires

classement 1926.
Série A Lois et actes du pouvoir central 3 G Rapports de la commune avec
les diverses administrations au point
de vue financier
Série B Actes de l’administration Série H Affaires militaires
départementale
Série C Bibliothèque administrative 1 H Recrutement
Série D Administration générale de la 2 H Administration militaire
commune
1 D Conseil municipal 3 H Garde nationale et sapeurs
pompiers
2 D Actes de l’administration 4 H Mesures d’exception et faits de
communale guerre
3 D Administration de la commune Série I Police, hygiène publique, justice
4 D Contentieux 1 I Police locale
Série E Etat civil 2 I Police générale
Série F Population, économie sociale et 3 I Justice
statistique
1 F Population 4 I Répression
2 F Commerce et industrie 5 I Hygiène publique et salubrité
3 F Agriculture Série K Elections et personnel
4 F Subsistances 1 K Elections
5 F Statistiques 2 K Personnel municipal
6 F Mesures d’exception 3 K Protocole et distinctions
honorifiques
7 F Travail Série L Finances de la commune
Série G Contributions, administrations 1 L comptabilité
financières
1 G Impôts directs 2 L Revenus et charges de la
commune

partie III
11
Classement des archives
Cadre de classement des archives communales - 2

Série M Edifices communaux, monuments Série Q Assistance et prévoyance

et établissements publics
1 M Edifices publics 1 Q Bureaux de bienfaisance,
secours d’urgence
2 M Edifices du culte et cimetière 2 Q Œuvres charitables
3 M Edifice à usage de service et 3 Q Etablissements hospitaliers,
d’assistance et de prévoyance hospitalisation
4 M Edifice à usage d’établissement 4 Q Institutions diverses
d’enseignement, de sciences et d’art
5 M Edifices divers 5 Q Application des lois d’assistance
et de prévoyance
Série N Biens communaux, terres, bois, eaux Série R Instruction publique, sciences,
lettres et arts
1 N Biens communaux 1 R Instruction publique
2 N Bois 2 R Sciences, lettres et arts
3 N Eaux 3 R Sport et tourisme
4 N Propriétés et droits divers Série T Urbanisme
5 N Biens nationaux Archives postérieures à 1983 -
Classement continu en série W (par ordre
chronologique des versements).
Série O Travaux publics, voiries, moyens de
transport, régime des eaux
1 O travaux publics et voirie en
général
2 O Moyens de transport et travaux
divers
3 O Navigation et régime des eaux
Série P Cultes
1 P Culte catholique
2 P Culte protestant
3 P Culte israélite
4 P Cultes divers
5 P Période révolutionnaire
6 P Police des cultes

partie III
12
 Classement des archives
Les bons gestes de classement – traitement d’un vrac

Pour archiver correctement, la première chose à faire est de traiter l’arriéré : tri et éliminations
permettront de voir plus clair.

-- distinguer les publications et les imprimés non utilisés qui peuvent être détruits sans
autorisation.
-- pour la partie archives proprement dite, répartir les documents par producteur et par statut
(public ou privé).
-- par producteur, lister l’ensemble des documents en rédigeant des descriptifs (analyse).
-- épurer et trier les documents : enlever les éléments plastiques, métalliques, les brouillons,
les post-it peuvent être éliminés.
-- pour les archives définitives, adopter soit le classement thématique (séries) soit le classement
continu (W) en fonction des dates des archives (antérieures ou postérieures à 1983).
-- rédiger un document récapitulatif (récolement sur Excel par exemple) de l’ensemble des
documents avec mention du numéro de boîtes et de l’emplacement.

Exemple :

N° Série Localisation Objet Typologie Dates Elim ? BE

1 W S1 - Ray. 1 - Délibérations Registre 2000-2010 / /
Et.1
2 W S1 - Ray. 1 - Comptabilité Factures 1995-2000 2010 01/2011
Et 1.

Contactez les Archives départementales pour plus de renseignements sur le traitement de

l’arriéré.
Il est également possible de nous contacter si vous souhaitez procéder au recrutement d’un
vacataire.

partie III
13
Classement des archives
Constitution des dossiers et suivi de l’archivage

Un archivage pérenne suppose d’adopter des procédures spécifiques dès la création du dossier :

1) Au moment de la constitution du dossier :

-- peser l’utilité de la création du document (existe t-il un dossier équivalent crée par un autre
agent ?). Au sein du dossier, proscrire les abréviations et les sigles.
-- le conditionnement : éviter les chemises de couleur soutenue (la couleur risque de déteindre
si la pièce est humide), le marqueur.

2) Au moment de l’archivage intermédiaire :

-- ôter les éléments plastiques, métalliques, les post-it, les brouillons de travail.
-- séparer les documents antérieurs et postérieurs à 1983 (voir cadre de classement).
-- conditionner les documents dans des boîtes en carton (celles en plastique favorisent les
moisissures).
-- remplir le récolement sur un fichier au format Excel (ou équivalent). Les éléments importants
sont : le numéro de boîte, sa localisation (numéroter chaque rayonnage et chaque tablette),
son objet, le service concerné, les dates, la date possible d’élimination, la date effective
d’élimination (BE = Bordereau d’élimination).

3) A l’issue de la durée d’utilité administrative :

Chaque année, il est nécessaire de vérifier les documents, notamment ceux qui ont atteint leur DUA.
Les documents qui doivent être éliminés doivent être séparés de ceux à conserver.
Les documents à conserver obligatoirement : ceux antérieurs à 1830, les archives des périodes de
guerre (plus ou moins 5 ans), les archives liées aux évènements historiques locaux.

Voir partie 4 pour la procédure d’élimination.

partie III
14
 Elimination
Documents éliminables - 1.

Le Ministère de la culture édite régulièrement des circulaires de tri et d’élimination des archives.
Nous pouvons vous les faire parvenir sur demande. Sur internet, elles sont accessibles via les liens
suivants :
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/ins-
tructions/collectivites-territoriales/
Les communes sont concernées par deux circulaires, une de 1993 (Circulaire AD 93-1) et une
seconde de 2009 (Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018) qui reprend un certain nombre de délais
de l’ancienne circulaire. Une mise à jour est prévue prochainement. Voici les délais les plus simples
à appliquer.

Documents D.U.A (Durée d’Utilité Administrative)

1 an 5 ans 10 ans Conserver
Documents relatifs aux structures X Si la commune est le
intercommunales siège de la structure, les
documents sont à conserver
en intégralité dans un
fonds à part (producteurs
différents), sinon conserver
seulement les documents
concernant la commune.
Secrétariat.
Courriers départ et arrivée X Courriers les plus
intéressants
Bulletins des lois, recueil des X Cf. Loi 2009-526, publiée au
actes administratifs (Préfecture et Journal officiel du 13 mai
Conseil général), circulaires 2009.
Demandes de permis de chasse X Registres
Etat-civil / recensement / cadastre / cimetière / élections.
Extraits d’état civil X
Liste d’émargement électoral X Conserver 1 année sur 10.
Listes électorales X
Copies des matrices générales X
Autorisations de sorties du X
territoire : demandes et registres
Avis de déclaration pour le X Conserver les listes.
recensement militaire
Cimetière Archives à conserver

partie IV
15
Elimination
Documents éliminables - 2.

Documents D.U.A (Durée d’Utilité Administrative)

1 an 5 ans 10 ans Conserver
Comptabilité / marchés publics.
Bordereaux de titres et mandats X
Factures de fonctionnement et X Factures des artisans
d’investissement et commerçants de la
commune (échantillon
seulement)
Anciennes fiches de comptabilité A éliminer.
obsolètes
Quittances X
Dossiers de marché des X
entreprises non retenues
Marchés de fournitures et X A compter de la date de fin
services. du marché.
Scolaire.
Menus de la cantine X Échantillonnage : années
3 et 8
Listes d’appel. Tout conserver.
Urbanisme.
Permis de construire : doubles X A conserver si les permis
des dossiers provenant de la sont absents dans la
D.D.E collection communale.
Renseignements d’urbanisme X
Certificats d’urbanisme X Conserver les L.111.5 (cf.
Code de l’Urbanisme)
Déclarations de travaux X A garder si intégré dans un
périmètre protégé.
Alignement. Conserver
Ressources humaines.
Dossiers des agents titulaires Conserver l’intégralité
ou non-titulaires (emplois des dossiers pour les
temporaires type TUC, CES…) collectivités employant
moins de 50 agents.
Cotisations salariales. X
Documents iconographiques Archives à conserver

N.B. Les éliminations se calculent toujours en années pleines. Ainsi, une facture de 2003 avec un
délai de 10 ans ne devra pas être éliminée en 2013 mais en janvier 2014.

partie IV
16
 Elimination
Procédure d’élimination.

Aucune élimination d’archives ne peut se faire sans l’accord des Archives départementales. La
procédure suivante permet à la collectivité de se décharger légalement de la responsabilité juridique
des archives qu’elle souhaite détruire.

Lorsque vous repérez des archives que vous souhaitez détruire, vous devez remplir un bordereau
d’élimination (voir notre site internet http://www.indre.fr/archives pour le formulaire). Le document
doit être rempli en deux exemplaires identiques, signés par le maire de la commune. Les deux
doivent être envoyés aux Archives départementales, à la signature du Directeur. Les Archives gardent
un exemplaire et vous renvoient le second. A la réception de celui-ci, les documents peuvent être
éliminés, soit par une entreprise spécialisée qui devra remettre un certificat de destruction daté,
soit en présence du maire ou du agent municipal qui rédigera un certificat. Cette destruction doit
également garantir la confidentialité des documents.

Pensez à vérifier les délais d’utilité administrative dans les circulaires en ligne. Vous pouvez également
envoyer aux Archives départementales vos bordereaux pour correction avant le formulaire définitif.

Rappel du site Internet :

Archives départementales de l’Indre – obtenir le bordereau d’élimination :

http://www.indre.fr/archives-publiques-verser-ou-%C3%A9liminer?rubrique=45

Archives de France - obtenir les circulaires de tri des archives des collectivités territoriales :
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/records-management-et-collecte/ins-
tructions/collectivites-territoriales/

partie IV
17
Communication
Les délais de communicabilité :
Types de Documents Délais de communicabilité
- Régime de principe Immédiatement communicable
- Délibérations du Gouvernement
- Relations extérieures
25 ans
- Monnaie et crédit public
- Recherche des infractions fiscales et douanières
- Secret de la défense nationale
- Intérêts fondamentaux de l’État en matière de politique
extérieue 50 ans
- Sûreté de l’État
- Sécurité publique
- Protection de la vie privée 50 ans
- Document portant un jugement de valeur ou une
50 ans
appréciation sur une personne physique
- Dossier personnel 50 ans
- Statistiques (cas général) 25 ans
- Statistiques collectées par des questionnaires portant sur
des faits et comportements privés (dont recensement de la 75 ans
population)
- État civil registre de naissances et de mariages 75 ans
- État civil : décès Immédiatement communicable
- État civil : tables décennales Immédiatement communicable
- Minutes et répertoires des notaires 75 ans
- Enquêtes de police judiciaire et dossiers des juridictions 75 ans
- Enquêtes de police judiciaire et dossiers des juridiction en
100 ans
matière d’agressions sexuelles
- Documents qui se rapportent aux mineurs (vie privée,
100 ans
dossiers judiciaires, minutes et répertoires)
- Sécurité des personnes (agents spéciaux, agents de
100 ans
renseignement)
- Secret médical 25 ans après le décès ou 120 ans
après la naissance

En cas de doute sur un délai de communicabilité, contactez les Archives départementales.

partie V
18
 Communication
Comment bien communiquer - 2

La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) - procédure de

dérogation :

Cette commission a été créée en 1978. Sa fonction principale est de se prononcer sur le caractère
communicable ou non d’un document. Lorsque le délai de communicabilité n’est pas terminé et
que l’usager souhaite tout de même accéder à l’information, il peut présenter une demande de
dérogation écrite. La mairie doit donner son avis et la raison du refus (délai non respecté, etc.). Elle
fait parvenir la lettre de l’usager et son avis à la CADA, qui dispose d’un délai de deux mois pour se
prononcer. La non-réponse vaut refus de la Commission.

En cas de doute, il est possible de consulter préalablement par courrier ou par courriel les Archives
départementales pour avis au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat.

Site Internet de la C.A.D.A. :

http://www.cada.fr/

partie V
19
Communication
La sécurité des documents - 1

Demande de consultation sur place (aucun prêt de documents originaux ne doit être autorisé à
l’extérieur) :

Quelques règles sont à respecter :

-- création d’un cahier de communication : les éléments à inscrire sont le nom, le prénom, la
date de naissance, l’adresse, le numéro de téléphone, la date de visite, l’objet de la recherche,
les documents demandés, et une signature lorsque l’ensemble des documents a été rendu.
Ce cahier permettra, en cas de constatation de la disparition d’un document, de remonter
au dernier lecteur ayant consulté le dossier concerné.

-- le lecteur devra consulter les archives sous la surveillance de la secrétaire de mairie ou de

l’archiviste. Il ne devra pas aller chercher lui-même les archives.

-- vous pouvez demander l’utilisation exclusive d’un crayon à papier, veillez à ce que le lecteur
ne prenne pas appui sur le document pour écrire et qu’aucune nourriture ou boisson ne soit
consommée sur place.

Si la fréquence le justifie, vous pouvez rédiger un règlement de salle de lecture, reprenant ces
différents points, qui sera validé par un arrêté municipal.

Si l’usager souhaite la reproduction d’un document, il faut vérifier l’état de conservation du

document. Si celui-ci est fragile ou relié, il faudra privilégier la photographie sans flash.

Pour protéger vos documents précieux, vous pouvez également acquérir du matériel d’estampillage :
il s’agit d’appliquer un tampon de très petite taille au nom de la collectivité, encré d’une encre de
conservation préventive (dans un coin d’une page, sans écriture).

Prestataires (à titre indicatif) :

Atlantis France : http://www.atlantis-france.com/fr/marquage-etiquettes-recolement/41-

materiel-d-estampillage-des-archives.html

Stools : http://stouls-conservation.fr/index.asp

partie V
20
 Communication
La sécurité des documents - 2

Expositions :

Pour une exposition d’originaux sur site, il faudra penser aux éléments suivants :
-- protection contre le vol et les dégradations matérielles
-- protection contre la lumière
-- protection contre la chaleur, sécheresse et humidité
-- surveillance humaine

Si les conditions ne sont pas réunies, vous pourrez utiliser des reproductions.

Prêts à l’extérieur :

Il faudra établir une liste des documents à prêter, liste contresignée par le prêteur et l’emprunteur.
Une assurance clou à clou pourra également être souscrite par l’emprunteur.
Vous devrez vérifier le lieu d’exposition pour voir si toutes les mesures de sécurité ont été prises.
Si vous devez prêter un document de valeur, il est conseillé de l’estampiller.

Publication et site Internet :

Si un document emprunté est utilisé dans une publication, vérifiez bien d’avoir l’autorisation du
propriétaire. Il faudra également mentionner la source.
Sur un site Internet, il faut prendre garde aux droits de diffusion des données, ainsi qu’aux
autorisations des propriétaires. Indiquer la source est, comme pour les publications écrites, une
obligation.

partie V
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Tenir un registre de délibérations ou d’arrêtés

partie VI
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Sources bibliographiques :

Association des archivistes français, Abrégé d’archivistique, Principes et pratiques du métier

d’archiviste, Paris, 3è édition (1ère édition 2004), 2013.

Association des archivistes français - Association des maires de France, Les Archives, c’est simple,
guide d’archivage à l’usage des communes et des groupements de communes, Paris, 4è édition (1ère
édition 2001), 2013.

Site internet du Service interministériel des Archives de France : http://www.archivesdefrance.

culture.gouv.fr/ (date de consultation 18 décembre 2013).

Site internet du Portail international archivistique francophone : http://www.piaf-archives.org/

(date de consultation 18 décembre 2013).

30
 Contacts.

Par téléphone : 02 54 27 30 42
Par mail : archives.indre@cg36.fr

Site Internet des Archives

départementales.
www.indre.fr/archives