Comment la

DIGITALISATION
accompagne les PME dans
la gestion des talents
 Vous êtes-vous déjà posé la question suivante : qu'est-ce qui est le plus précieux dans mon
entreprise ? En tant que RH, il est évident que vous avez la réponse !

Les ressources humaines ! Les collaborateurs, les hommes et les femmes, qui composent votre
entreprise et qui mettent leurs compétences au service de la performance de celle-ci.

Vous voulez prêter une attention toute particulière à la gestion prévisionnelle des emplois et des
compétences (GPEC) pour assurer la cohérence entre vos besoins et les compétences internes ?

Mais, débordé(e) par les tâches administratives, vous manquez de temps et de ressources pour
vous consacrer pleinement à ce sujet. La gestion des compétences se retrouve au second plan
malgré son importance stratégique pour votre entreprise !

Alors, comment mettre en place une GPEC efficace ?

Dans ce guide, nous vous proposons de :

revoir les fondamentaux
comprendre les enjeux et les bénéfices
faire un zoom sur les outils pour vous aider
découvrir comment la digitalisation simplifie la GPEC

Comment la digitalisation accompagne la gestion des talents ? Page 2

 1.
Retour sur les fondamentaux
de la GPEC

2.
Enjeux & bénéfices
de la GPEC

3.
Quels sont les outils
de la GPEC ?

4.
Comment la digitalisation
simplifie la GPEC ?

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Retour sur les fondamentaux
de la GPEC
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est un moyen qui permet d’adapter les
emplois et les compétences en fonction de la stratégie de l’entreprise et de l’environnement qui l’entoure.

Cette méthode permet d'anticiper la gestion des ressources humaines à court et moyen terme. Le but
? Cartographier toutes les compétences internes afin d’identifier vos besoins actuels et futurs. Aussi, la
GPEC permet d’évaluer les ressources internes afin de connaître les besoins de formations.

La GPEC permet d’avoir un aperçu global des savoir-faire dans l’entreprise mais aussi des besoins afin
de se projeter à court, moyen ou long terme. L’avantage de cette méthode est l’anticipation ! La gestion
des talents va vous permettre d’identifier les risques de déficience de compétences.

Le développement des talents de votre entreprise est une de vos missions principales et non
négligeables... Et nous le savons ! Les compétences des collaborateurs constituent sans aucun doute
l’actif le plus important et le plus stratégique des entreprises.

En tant que RH, vous contribuez fortement à la croissance de l’entreprise en anticipant les évolutions.
Les métiers ont besoin d’être sécurisés, anticipés et prévus.

Quelles obligations légales en matière de gestion

des compétences ?

Le code du travail impose aux entreprises

l’obligation de négocier la GPEC avec les partenaires
sociaux tous les 3 ans. Cette négociation est à
l’initiative de l’employeur. Elle concerne seulement
les entreprises employant au moins 300 salariés
et les entreprises de dimension communautaire*
employant au moins 150 salariés en France.

Bien que les entreprises de moins de 300 salariés ne

soient pas soumises à l'obligation de négocier sur la
GPEC, la législation a prévu une subvention pour les
encourager à le faire.

* entreprise qui comprend au moins 1000 salariés sur le territoire de l'UE et au moins 150 salariés dans deux Etats de l'UE.

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Enjeux & bénéfices
de la GPEC

Quels sont les enjeux de la GPEC ?

Dans un contexte à la fois de raréfaction de l’emploi et d’adaptation nécessaire des entreprises aux
évolutions, la GPEC est destinée à accroître la flexibilité, l’adaptabilité et l’employabilité des salariés.
Cette logique de compétences est apparue comme une valeur ajoutée pour l’entreprise comme pour les
salariés. Elle a pour objectif de favoriser la mobilité interne et externe.

Cela implique un état des lieux des emplois et des qualifications, ainsi qu’une analyse des perspectives
d'évolution de l'entreprise. Cette double démarche permet d’identifier les écarts entre les compétences
en place et celles qui sont attendues. Il est alors possible d’engager les actions cohérentes nécessaires :
recrutement, formation, mobilité, organisation du travail, etc. A terme, une mesure des résultats obtenus
s’impose.

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 Zoom sur les bénéfices selon les profils de l'entreprise :

LA DIRECTION

Contribution à la stratégie de gestion des talents et développement des compétences

Anticipation des problématiques à venir pour mettre en œuvre des solutions économiques et
humainement acceptables
Baisse des coûts d’adaptation à court et moyen termes et préparation du futur
Création de valeur ajoutée et gain de performance pour l’entreprise, qui se dote d’atouts concurrentiels
Développement du dialogue social et mobilisation des équipes
Amélioration du management
Optimisation du recrutement, de la formation, de la mobilité et de la capitalisation des savoirs clés

LA DRH

Gain de crédibilité et de légitimité dans son rôle, dans sa participation à la stratégie de l’entreprise et
l’accompagnement du changement
Simplification des missions par la mise en place d’outils de pilotage (pour anticiper, visualiser et suivre
les plans d’actions RH)
Renforcement du rôle RH des managers et amélioration du dialogue
Développement des compétences individuelles et collectives

LES MANAGERS

Participation au quotidien au management RH et au pilotage des compétences des collaborateurs

Nouveau levier de management et donc de motivation des équipes, très sensibles au développement de
leurs compétences qui améliore leur employabilité interne et/ou externe
Meilleure compréhension avec les professionnels RH qui partagent les mêmes objectifs
Mise en place de solutions face aux problématiques de gestion RH qu’ils rencontrent (mobilité,
compétence, évolution, capitalisation des savoirs, gestion du turn-over, etc.)

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 LES REPRÉSENTANTS DU PERSONNEL

Prise en compte des intérêts professionnels des salariés et de leur employabilité

Renforcement du dialogue social avec la direction sur un sujet stratégique
Meilleure connaissance des enjeux et décisions en matière de gestion des ressources humaines
Négociation d’un accord sur le sujet

LES SALARIÉS

Développement de leur employabilité interne et/ou externe

Possibilité de s’exprimer sur des sujets qui les touchent de près
Identification de leurs compétences professionnelles individuelles nécessaires à leur employabilité à
court et moyen terme
Progression dans leur parcours professionnel et connaissance des possibilités d’évolution
Dédramatisation des évolutions à venir et meilleure connaissance sur le devenir des métiers
Information sur la stratégie de l’entreprise et ses impacts sur les emplois
Gain de transparence sur les possibilités d'évolution

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Quels sont les outils
de la GPEC ?

Pour construire une GPEC, il est indispensable de mettre en place des outils RH spécifiques à la gestion
des talents. Faisons un zoom ensemble !

Organigramme de l'entreprise

L’organigramme permet d’avoir une représentation visuelle des différents

services de l’entreprise et de visualiser la répartition de ses ressources
humaines en fonction des différentes activités.

Attention, il a ses limites : il n’aide pas à comprendre les mécanismes

informels de l’entreprise, ni les phases de croissance et d’évolution
puisqu’il s'agit d'un état à un instant « t ».

Fiche de poste

La fiche de poste est un outil de management des compétences qu’il ne faut pas négliger dans une
structure. Elle permet de clarifier les rôles et les responsabilités de chacun. Elle comprend la définition de
la fonction (liste concrète des missions, des tâches, des responsabilités), la liste des compétences et des
aptitudes nécessaires et enfin le contexte de la fonction (hiérarchie). Il ne faut pas confondre la fiche de
poste et le profil de poste qui lui, est le portrait idéal du candidat recherché.

Référentiel de compétences

Le référentiel de compétences permet de décliner les activités et les compétences partagées par les
différents métiers et familles professionnelles au sein de l’entreprise.

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 Entretien annuel d'évaluation

L’entretien annuel d’évaluation est un levier de performance incontournable pour la gestion des
compétences. C'est au moment des entretiens annuels que le manager évalue les compétences de son
équipe. Pour chaque collaborateur, il vérifie l'adéquation de ses compétences avec celles renseignées sur
sa fiche de poste.

L’entretien d’évaluation est indispensable pour cerner les forces, les faiblesses et faire le point sur les
résultats obtenus. Il permet de définir de nouveaux objectifs et d’obtenir un feed-back de la part des
collaborateurs.

Entretien professionnel

A ne pas confondre avec l'entretien annuel d'évaluation, l'entretien

professionnel a pour but d'échanger avec le collaborateur sur son parcours
professionnel et l'évolution de sa carrière. Il convient d'identifier les
évolutions possibles au sein de l'entreprise (mobilité interne, promotion,
évolution du poste, etc.) et de proposer les formations adéquates pour la
réalisation de ce projet professionnel.

A noter que l’entretien professionnel est obligatoire tous les deux ans.

Formation

La formation est un outil incontournable de gestion des compétences !

La gestion du « capital humain » doit permettre à l’entreprise de rester

compétitive face aux évolutions techniques et organisationnelles, de
satisfaire à l’obligation d’adapter les compétences des salariés à leur
poste et à leur emploi et de créer un climat favorable à la motivation des
collaborateurs.

La politique de formation d’une entreprise peut être mise en œuvre à

travers les actions de formation, de professionnalisation, les bilans
de compétences et la validation des acquis de l'expérience (VAE). La
formation a pour vocation d’optimiser les performances individuelles des
collaborateurs, de préparer les évolutions professionnelles des salariés,
d'améliorer leur employabilité, d’anticiper les changements auxquels
l’entreprise doit faire face et de favoriser la capitalisation des savoirs.

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Comment la digitalisation
simplifie la GPEC ?

La GPEC est une démarche exigeante en termes de temps et d’actions qualitatives. Sa complexité est
fréquemment doublée d’une problématique préexistante : la difficulté de visualiser les compétences dans
l’entreprise.

Pour faire face à ces problématiques, une solution : digitaliser ses Ressources Humaines grâce à un
logiciel de gestion RH. Le logiciel rend les informations accessibles grâce à des actions d’automatisation,
de systématisation et de présélection. Il est destiné à vous simplifier la tâche dans l’identification
complète des compétences de vos collaborateurs, leur adéquation à leur poste de travail, le suivi des
évolutions et l’anticipation de leur mobilité.

Le logiciel de gestion des compétences est une interface intuitive et facilement accessible, il vous
garantit une gestion des compétences à la fois visuelle et efficace. Vous pourrez accéder à des
cartographies, visualisations et statistiques des métiers de votre entreprise.

Pourquoi digitaliser ?

GAIN VISION DÉVELOPPEMENT

DE TEMPS STRATÉGIQUE DES COMPÉTENCES

Définition d'un référentiel des Cartographie des compétences Définition du plan de formation
métiers et création de fiches de visuelle et opérationnelle sous l'angle de la GPEC
poste
Identification des besoins en Développement des compétences
Association de compétences acquisition de compétences des équipes selon leur poste ou leurs
à un salarié, un métier, souhaits d'évolution
une formation, un poste à Evaluation de l'adéquation entre
pourvoir... les compétences des salariés et Une GPEC au plus près des salariés
leur fiche de poste et de la stratégie de l'entreprise

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 Plus dans le détail, voici ce qu’un logiciel de gestion RH peut vous fournir :

Gestion des compétences

Définition d'un référentiel des métiers et création de fiches de poste, cartographie des compétences
visuelle et opérationnelle, identification des besoins en acquisition de compétences... des fonctionnalités
permettant de dresser un profil de chaque collaborateur avec ses compétences mises en parallèle
avec celles attendues pour le poste. Les écarts sont ainsi facilement identifiés pour développer les
compétences en retrait ou découvrir les opportunités de mobilité interne.

Gestion des entretiens

Planification des entretiens et partage du planning avec les salariés, préparation des entretiens,
interaction du logiciel de gestion des entretiens avec le référentiel des compétences et des métiers de
l'entreprise... La digitalisation de la gestion des entretiens permet de planifier sereinement les différents
entretiens qui rythment la vie d’un salarié mais également de simplifier l’évaluation qui en découle.

Gestion des formations

Calcul des coûts de formation automatique, évaluation des compétences acquises, adéquation du
catalogue des formations avec les attentes des équipes...Les logiciels RH intégrant des fonctionnalités
liées à la formation permettent de gérer de façon plus efficace le plan de formation de l’entreprise et
d’optimiser le budget dédié.

Gestion des recrutements

CVthèques collaboratives, visibilité sur les postes à pourvoir et les offres publiées sur les plateformes
de recrutement, planification des entretiens d'embauche en fonction du processus décisionnel... De
l’analyse des postes à pourvoir à la création des fiches salariés, la digitalisation des recrutements
accompagne les entreprises dans le processus décisionnel grâce à des outils d’évaluation des
compétences des candidats.

Le logiciel est un allié précieux pour gagner en temps, en méthode, en valeur ajoutée et en productivité.
Il vous permet aussi d’améliorer votre vision stratégique et vous permet de retrouver la disponibilité
nécessaire à la dimension humaine de votre poste.

Témoignage

Nous avons lancé une campagne d’entretien annuel, qui a été paramétrée par les équipes
d’Eurécia, et nous avons créé nous-même un questionnaire pour les entretiens professionnels.
Nous pouvons suivre l’état d’avancement de chaque campagne : qui a pris ses rendez-vous ou
non ? Où en sommes-nous ?

DG Diffusion
Christelle Decloquement - Chargée de mission, Thierry Decloquement - Directeur général de l'entreprise

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 Le SIRH : la clé de la digitalisation de votre GPEC !

Un SIRH est un système d’information des Ressources Humaines qui permet de mieux gérer et
d’automatiser la majeure partie des tâches liées à la gestion des ressources humaines dans une
entreprise, dont la gestion des compétences.

C’est un outil composé de plusieurs briques logicielles - appelées modules - qui s’adaptent et évoluent
en fonction de vos besoins et de votre activité. Entièrement paramétrable, le SIRH s'adapte à vos
règles de gestion administratives et comptables. C’est un véritable partenaire de la croissance de votre
entreprise !

Un SIRH offre :
Une meilleure gestion de vos processus administratifs et RH
Une amélioration de l’efficacité et de la performance de votre entreprise
Une simplification de la vie de l’ensemble des salariés

Depuis quelques années, certains SIRH intègrent des fonctionnalités pour favoriser le bien-être et
l’engagement des collaborateurs sous la forme de sondages par lesquels les collaborateurs évaluent
leur niveau de bien-être. Certaines solutions offrent également la possibilité de dynamiser la cohésion
d’équipe et de fidéliser les collaborateurs grâce à des outils de communication interne permettant
d’animer le quotidien de l’entreprise (succès de l’entreprise, nouvelles arrivées, anniversaires…).

En bref, un SIRH est une solution qui permet de gérer toutes les étapes et processus liés au cycle de vie
des salariés au sein de votre entreprise.

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 Anticiper les besoins en ressources humaines est une de vos missions les plus importantes.
Pour cela vous êtes en charge de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.
Au programme : cartographie des compétences, identification des ressources et analyse des
besoins. Vous arrivez ainsi à vous projeter sur le moyen et le long terme en anticipant les
changements.

La GPEC est importante pour les métiers RH, mais pas que ! L'ensemble des parties prenantes de
l'entreprise trouve leur bénéfice à avoir une GPEC bien organisée : direction, managers, salariés,
CSE. Avoir une vision à long terme permet à tous de se projeter dans l'avenir.

Pour faire une GPEC digne de ce nom, vous avez différents outils comme l'organigramme, la fiche
de poste, le référentiel des compétences, les entretiens professionnels ou encore les formations.
Mais soyez-en certain ! Pour que votre gestion des talents soit efficace, vous devez passer par la
digitalisation.

Un logiciel de gestion des talents, et plus particulièrement un SIRH, va vous permettre

d'automatiser et de systématiser différentes actions qui alimentent votre GPEC. L'atout
principal d'un SIRH pour gérer ses talents est la simplification des tâches dans l'identification
des compétences internes. Vous allez ainsi gagner du temps, fiabiliser votre stratégie des
compétences et améliorer le développement des compétences de votre entreprise.

Compétences, entretiens, formations, recrutement : le SIRH se charge de tout et devient un allié

plus que précieux dans votre quotidien ! Sortez de l'opérationnel et prenez le temps d'améliorer
votre vision stratégique et la dimension humaine de votre métier.

Testez gratuitement notre logiciel !

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de leurs collaborateurs, en alignant
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