Cours 2 EXCEL-AVANCE J01 PDF
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Septembre 2017
TABLE DE MATIERES
I. INTRODUCTION ......................................................................................................................... 3
I.1. Contexte et Justification de la prestation.................................................................................... 3
I.2. Objectifs de l’offre de formation en Gestion de Base de Données ..................................... 3
II. INTRODUCTION AU TABLEUR EXCEL................................................................................. 4
II.1. Historique .............................................................................................................................................. 4
II.2. Présentation de l’interface d’Excel 2016 ................................................................................... 4
III. CONSTRUCTION DE FORMULES SOUS EXCEL 2016 ....................................................... 8
III.1. Formule et concepts liés ................................................................................................................ 8
III.2. Définition des concepts inhérents aux formules .................................................................. 8
IV. FONCTIONS COMPLEXES ET TRAVAUX PRATIQUES .................................................. 12
IV.1. La Concatenation ............................................................................................................................ 12
IV.2. Références circulaires et itérations ........................................................................................ 13
IV.3. Calcul sur les dates ........................................................................................................................ 15
IV.4. La fonction Valeurs cibles :......................................................................................................... 17
IV.5. TP sur Fonctions logiques........................................................................................................... 19
IV.6. Nommage de Plage ........................................................................................................................ 20
IV.7. Fonction RECHERCHE/V/H .................................................... Erreur ! Signet non défini.
Recherche sans H ni V ........................................................................... Erreur ! Signet non défini.
Recherche V .............................................................................................. Erreur ! Signet non défini.
Recherche H ............................................................................................. Erreur ! Signet non défini.
V. MACROS ET VISUAL BASIC ........................................................Erreur ! Signet non défini.
V.1. Macros et automatisation .......................................................... Erreur ! Signet non défini.
V.2. VBA Initiation ................................................................................. Erreur ! Signet non défini.
I. INTRODUCTION
I.1. Contexte et Justification de la prestation
Le Burkina Faso est un pays situé au cœur de l’Afrique de l’Ouest, avec une superficie de
274.000 km². Sa population était de 16,93 millions habitants en 2013 selon l’INSD avec
comme principales caractéristiques, sa dynamique démographique marquée par un taux
de croissance élevé (3,1 % par an), sa composition à 52 % de femmes, sa jeunesse (les
jeunes de moins de 15 ans représentent 47 %) et sa ruralité (77 % vivent en milieu rural).
Pour mieux assurer sa croissance et son développement de façon durable, le
gouvernement s’est doté en décembre 2010 avec l’appui de ses partenaires d’une
stratégie de croissance accélérée et de développement durable (SCADD). En 2016, un
nouveau document cadre voit le jour, le Plan National de Développement Economique et
Social (PNDES).
La prise de décision tant au niveau du Gouvernement qu’au niveau de chaque acteur,
Organisme, Entreprise Privée, Societé, ou même chaque individu est basé sur l’analyse
d’un certain nombre d’informations et de données dont on dispose déjà ou à rechercher.
La gestion d’une large gamme de données qu’elles soient statistiques ou des informations
diverses n’est pas souvent aisée surtout quand on est confronté à plusieurs bases de
données multiformes de surcroît.
I.2. Objectifs de l’offre de formation en Gestion de Base de Données
Ojectif Global
L’offre de formation vise à renforcer les capacités des acteurs à différents niveaux.
Décideurs, Cadres de l’Administration, Agents d’Entreprises Privées, Cadres de Projets et
Programmes, Collectivités territoriales, etc.
Objectifs Spécifiques
De façon spécifique, le renforcement des capacités sera possible par l’étude minitieuse du
Logiciel Microsoft EXCEL 2016 + Programmation sur le Logiciel :
Les résultats escomptés se déclinent comme suite :
Résultats 2.1 (R2.1) : Les participants sont outillés aux fonctions avancées de Excel 2016
telles :
Les fonctions logiques complexes
Les fonctions imbriquées ;
les références circulaires et itérations ;
l’automatisation des macros ;
les transpositions ;
connexion de bases Excel - Access ;
Résultats 2.2 (R2.2) : Les participants sont outillés à réadapter Excel à leurs besoins.
Programmation de macros en VBA ;
Programmation de fonctions personnalisées
Edition d’interface par programmation
II. INTRODUCTION AU TABLEUR EXCEL
II.1. Historique
Le tableur Excel, connu sous le vocable de "feuille de calcul électronique", existe depuis
l’origine de la micro-informatique. Il a rencontré un franc succès dans le domaine de la
décision, un succès qu’il doit aux fonctionnalités de création de tableaux et graphiques
dynamiques, aux simulations et comparaison d’hypothèses en toute simplicité, à la
structuration et l’interrogation de grands ensembles de données,
Ce puissant outil règne en maître incontesté dans l’univers des tableurs depuis près de
dix ans, à l’heure actuelle le tableur Calc3 est le seul à tenir devant Excel.
Ce présent manuel présente pour objectif l’accessibilité à la richesse fonctionnelle d’Excel
pour des prises de décisions adéquates. Pour la pratique de la prise en main de l’outil,
nous avons porté notre choix sur Excel 2016.
Excel est un logiciel tableur de la suite bureautique Microsoft Office, développée et
distribuée par l'éditeur Microsoft, sa version la plus récente est Excel 2016.
Le logiciel Excel intègre des fonctions de calcul numérique, de représentation graphique,
d'analyse de données (notamment de tableau croisé dynamique) et de programmation,
laquelle utilise les macros écrites dans le langage VBA (Visual Basic for Applications) qui
est commun aux autres logiciels de Microsoft Office. Depuis sa création au début des
années 1980 mais surtout à partir de sa version 5 (en 1993), Excel a connu un grand
succès tant auprès du public que des entreprises.
Ce chapitre aura donc la responsabilité de vous guider dans la visite de la richesse
fonctionnelle de la récente version à travers son interface.
II.2. Présentation de l’interface d’Excel 2016
La version 2016 d’Excel offre une interface plus intuitive que les précédentes versions.
Dans cette rubrique nous offrirons une description succincte des éléments de l’interface
d’Excel.
Dites-nous ce que vous voulez faire : une aide de recherche des fonctionnalités offertes par
Excel 2016, ainsi avec cette fonctionnalité, pas besoin de se rappeler de l’onglet qui encapsule les
fonctionnalités que nous recherchons, pour l’utiliser il suffit de taper les initiaux de la fonctionnalité
recherchée ("In" pour les initiaux de Intégrale dans l’image ci-dessous qui nous fournit la
fonctionnalité Intégrale), elle se présente comme suit :
III. CONSTRUCTION DE FORMULES SOUS EXCEL 2016
Les formules constituent l’un des facteurs ou éléments qui a conduit Excel au grand
succès. Elles ont contribué à alléger le traitement des données à travers le concept de
fonction. Dans ce chapitre, il sera question de comprendre la structure d’une fonction
pour son bon usage dans la construction des formules.
Dans l’optique de faciliter l’assimilation des formules, nous allons procéder à l’exposition
de quelques exemples de formules et à la présentation des concepts inhérents.
=A1
=A1+B1
=A1*(B1+C1)
=RECHERCHEV(E3;$I$2:$J$8;2;FAUX)
=STXT(E8;TROUVE("#";G8);NBCAR(G8))
=SI(ESTERREUR(TROUVE("L";E12));"";TROUVE("L";E12))
Il faut remarquer que ces quelques exemples laissent entrevoir le niveau de complexité
hiérarchique dans la construction des formules, mais pas de panique nous y reviendrons
en détail dans la suite de ce chapitre.
Ainsi, A1, B20, B10, Z7 sont des exemples de références valides Excel. Il faut souligner
qu’au-delà de la colonne Z, les colonnes se nomment AA, AB, …, ZZ, AAA, AAB et ainsi de
suite.
Sous Excel les références sont de trois ordres :
Référence relative : A1
Référence absolue : $A$1
Référence mixte : $A1 ou A$1
Variable : c’est une valeur destinée à évoluer, une variable est une référence relative ou
mixe ;
Constante : c’est une valeur figée dans le temps, une constante est une référence absolue ;
Opérateur de démarrage d’une formule : est un symbole destiné à informer Excel que
nous sommes sur le point de vouloir construire une formule. Ce symbole est le signe =,
ainsi pour construire une formule, il faudra toujours démarrer par ce symbole ;
Fonction : c’est une boîte noire destinée à prendre ou non des valeurs en paramètres et
en retourné une valeur après traitement. Excel 2016 structure les fonctions sous treize
catégories perceptibles en cliquant sur fx au niveau du ruban qui fournit la liste des
catégories de fonction comme indiqué dans la figure ci-dessous :
Pour cerner le mystère des fonctions, il faut comprendre que chaque fonction de la liste
des catégories présente ce qu’on nomme une signature numérique qui représente le
principe permettant de comprendre comment utiliser cette fonction, par exemple
SI(test_logique ;valeur_si_vrai ;valeur_si_faux) est la signature de la fonction logique SI
qui guide son utilisation, l’option fx du ruban fournie une description détaillée des
fonctions en plus de leurs signatures.
Il faut retenir qu’il existe trois façons d’utiliser des fonctions sous Excel :
1. L’utilisation basique : on se positionne dans la cellule, on saisit l’opérateur de
démarrage d’une formule (=) et on commence à taper les initiaux du nom de la
fonction à utiliser et on double-clique sur elle pour le choix comme indiqué dans
l’image ci-dessous :
A pour Afrique ; BF pour Burkina Faso ; C=01 est le code de la Région du Centre, M pour
Masculin et E pour numéro de l’individu.
Vous voulez avoir un identifiant composite dans une seule colonne qui donnerait par
exemple pour cet individu ABF01M18.
S’il est facile de faire cette combinaison manuellement pour un seul individu, vous
comprendrez tout de suite que cela n’est même pas envisageable pour mille athlètes !
Deuxième cas : Il arrive que vous ayez des noms et prénoms de personnes dans deux
colonnes différentes de sorte que cette situation ne vous arrange pas. Vous souhaiterez
avoir les nom et prénoms dans une même colonne et les autres informations dans d’autres
colonnes
IV.2. La décomposition
Il s’agit de l’opération contraire de la concaténation. Il peut arriver au contraire que vous
disposez d’une table avec les nom et prénoms dans une même colonne et que vous
voudriez plutôt les avoir dans deux colonnes distinctes !
Accédez à Données> Convertir. L’Assistant vous accompagne tout au long du processus.
Voici en détails le principe de fonctionnement :
Indiquez si vous mots sont séparés par des espaces, des tabulations ou des virgules
La résolution des références circulaires n'est cependant pas toujours nécessaire. Il faut
impérativement vérifier s'il ne s'agit pas simplement d'une référence erronée qui a été
introduite par mégarde dans la formule. C'est très souvent le cas.
Pour certains calculs, on ne peut toutefois pas se passer de référence circulaire. On parle
alors de référence circulaire intentionnelle.
Supposons le cas suivant : une Entreprise a des entrées de l'ordre de 1 Million de francs
et des sorties de 900 000 francs. Cela laisse un bénéfice brut de 100 000. Cette Entreprise
réserve 10% de son bénéfice net pour ses employés.
Cette formule est appelée à référence circulaire car les expressions à gauche et à droite
du signe '=' sont interdépendants.
Solution
Résoudre un système d'équations avec des références circulaires : dans certains cas, il
est possible d'utiliser des références circulaires pour résoudre un système d'équations.
Prenons l'exemple suivant :
3x+4y=8
3x+8y=20
Il faut commencer par écrire ces équations sous une nouvelle forme :
x=(8-4y)/3
y=(20-3x)/8
Solution
Il faut noter que par défaut Excel n’active pas les références circulaires, pour l’utiliser il
faudra l’activer en procédant comme suit :
Sur la base de ces valeurs, Excel effectue un calcul par itération pour les cellules contenant
des références circulaires. Nb maximal d'itérations détermine le nombre maximum
d'itérations pour le calcul et Ecart maximal détermine l'écart minimum au-dessous
duquel le calcul est interrompu.
Les valeurs devront être choisies pour obtenir un résultat cohérent. Les calculs étant
effectués de façon répétitive, le résultat de l'itération s'améliore à chaque nouveau calcul.
Gardez les valeurs par défaut d’Excel : Nb maximal d'itérations=100 et Ecart
maximal=0,001.
Tapez = « nous sommes le » & aujourd’hui vous obtenez une phrase incompréhensible
Nous somme le42891
Il faut convertir le chiffre en texte
Tapez = ="Nous somme le "&TEXTE((AUJOURDHUI()); "jjjj jj mmm aaaa")
La fonction Texte permet d’écrire un code chiffre dans un format correcte.
Cas 2 : Une seconde Entreprise veut atteindre un bénéfice de 7800 en vendant des articles
achetés à 225 F l’unité sachant que ces articles ont été acquis à 175 F l’unité. Combien
d’articles doit -elle vendre ?
Cas 3 : Une troisième Entreprise achète 6 voitures à 18.000.000 F l’unité. Il recherche un
bénéfice égale au prix d’achat de l’unité. A combien doit - elle vendre chaque véhicule ?
Utilisez la méthode des valeurs cibles. Mettez les itérations en pause puis pas-à-pas pour
voir jusqu’à combien d’itérations le logiciel tourne pour vous trouver la solution.
Il faut souligner qu’une fois des plages de données définies, elles peuvent servir dans la
définition d’une formule.
Nous utiliserons dans noms de plage de données dans les Travaux Pratiques à venir s’ils
font intervenir des plages de données.