Circuit Achats-Fournisseurs
Circuit Achats-Fournisseurs
Circuit Achats-Fournisseurs
MOUSSAMIR 2017/2018
Master ICFF
Audit comptable
Supports de cours
Circuit Achats-Fournisseurs
Numéro Opération
1 Etablissement de la demande de réapprovisionnement
2 Enregistrement de la demande de réapprovisionnement
3 Classement du double de la demande de réapprovisionnement
4 Signature de la demande de réapprovisionnement
5 Remise de la demande de réapprovisionnement
6 Etablissement du bon de commande
7 Répartition des exemplaires bon de commande
8 Examen des commandes en cours et relance
9 Réception des marchandises
10 Vérification à la réception et classement
11 Etablissement du bon de réception et paraphe
12 Répartition des bons de réception
13 Classement des bons de commandes avec les bons de réception
14 Vérification des dossiers
15 Réception des factures
16 Contrôle des factures d'achat
17 Vérification des calculs
18 Indication des montants : HT, TVA et TTC
19 Paraphe des factures pour bon à payer
20 Regroupement et pré comptabilisation des factures
21 Classement des factures, bons de réception et bons de commande
22 Envoi du double pour la saisie
23 Enregistrement des achats et mise à jour des fournisseurs
24 Etablissement des avis de paiements
25 Préparation des chèques
26 Signature des chèques
27 Envoi des chèques et avis de paiement
28 Etablissement de l'état des règlements
29 Report sur un brouillard de banque
30 Comptabilisation des règlements
31 Lettrage des comptes fournisseurs
Transmission des journaux d'achat et des règlements au chef
32 comptable
33 Etablissement des pièces d'ajustement
34 Etablissement du grand livre général
III DEROULEMENT
III . 1 FLOW CHART
1
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• Chaque utilisateur exprime ses besoins de consommation des matières consommables en fonction des
prévisions budgétaires, qu’il transmet sur une demande d’achat au service approvisionnement.
2
• Le service approvisionnement contrôle la disponibilité du budget de l’achat demandée et soumet la demande
d’achat au visa au service technique pour accord.
• Le service approvisionnement consulte au moins 3 fournisseurs des propositions de prix et des renseignements
des fournisseurs de matières consommables.
• Le service approvisionnement prépare en fonction des éléments ci-dessus une situation comparative des achats
à réaliser en termes de nature, quantité, prix, fournisseurs, etc...
• Le service approvisionnement soumet au demandeur le dossier pour étude et choix du fournisseurs en fonction
des conditions de qualité et de prix.
• Le service approvisionnement prépare pour les achats importés une lettre de crédit soumise à la signature du
service financier et de la direction générale pour l’ouverture d’un accréditif, et procède à l’ouverture d’une
assurance et du titre d’importation.
• Pour les achats importés, le transitaire effectue les formalités de dédouanement pour le compte de la société.
• Le magasin établit un bon d’entrée des marchandises réceptionnées auquel il joint le bon de livraison, dont il
transmet une copie à :
- Le service approvisionnement ;
- Le service comptable.
• Le service comptable vérifie la cohérence et la conformité de l’ordre de paiement avec les pièces justificatives.
• Elle reçoit, au fur et à mesures, les factures des frais accessoires dont elle identifie la destination par rapport
aux achats effectués.
- Vérification des factures qui doivent être établies conformément aux règles en vigueur ;
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- Contrôle du bien-fondé des factures reçues ; existence d’un bon de commande, bon de livraison, bon
d’entrée, et rapprochement des différents documents ;
- Vérification du calcul arithmétique, de la TVA,
- Consultation des comptes fournisseurs concernés et des comptes Fournisseurs factures non parvenues.
• Le service comptable procède à l’enregistrement et à la saisie de l’écriture de prise en charge, et porte le cachet
comptabilisé sur la facture originale. Pour les achats importés, le montant de la facture fournisseurs est converti
sur la base du cours de change figurant sur la DUM.
• Le service comptable classe, par ordre numérique et par mois, la facture originale dans un chrono des achats.
• Le service comptable dispose d’une copie de la facture fournisseurs accompagnée de la liasse Bon de
commande, Bon de livraison, Bon d’entrée magasin.
• Le service comptable effectue un contrôle de cohérence des documents reçus, vérifie l’échéancier de règlement,
le cas échéant, et établit un ordre de paiement et le moyen de règlement au profit du fournisseur.
• Le service comptable soumet le paiement à la signature du directeur financier puis du directeur général.
• Le service comptable transmet l’original du moyen de paiement directement au fournisseur et conserve la liasse
pour enregistrement comptable du règlement.
IV DISPOSITIF COMPTABLE
IV - 1 PRINCIPES COMPTABLES ET METHODES D’EVALUATION APPLIQUES
• Les achats sont comptabilisés sur la base des factures reçues des fournisseurs. Seul le montant hors taxes, pour
les achats locaux, est porté en charges, le montant de la TVA est porté au compte « Etat TVA récupérable ».
• Les achats sont comptabilisés, à leur entrée en charges, au coût d’acquisition, qui comprend le prix d’achat
figurant sur la facture et les frais accessoires d’achat, à savoir ; les frais de douanes, de fret, de transport,
d’assurance, et de transit.
• En fin d’exercice, les achats ayant fait l’objet de réception physique dans les magasins de la société, et pour
lesquelles les factures des fournisseurs ne sont pas encore parvenues, font l’objet d’une comptabilisation dans
les charges de l’exercice, évaluée selon les données de la commande ou de toute autre pièce probante.
• En fin d’exercice, les achats n’ayant pas fait l’objet de réception physique dans les magasins de la société, et
pour lesquelles les factures des fournisseurs sont parvenues, font l’objet d’une régularisation (si elles ont déjà
été prises en charges) pour les exclure des charges de l’exercice.
• A la fin de l’exercice, les soldes des comptes des fournisseurs étrangers libellés en devises, font l’objet d’une
évaluation de la créance due convertie au cours de change à la date de clôture. Sur cette base, sont constatées
les écritures d’écart de conversion actif et passif qui doivent être contre-passer à l’ouverture de l’exercice
suivant.
• Seules les pertes de change latentes font l’objet d’une provision pour risques et charges. Les gains de change
sont constatés dès leur réalisation.
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6
•
IV - 2 NOMENCLATURE DES COMPTES :
þ Comptes de fournisseurs
þ Comptes de charges
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61224 Achats de produits d’entretien
61225 Achats de fournitures d’atelier et d’entretien
6125 Achats non stockés de matières et fournitures
6126 Achats travaux, études et prestation de services
6128 Achats matières et fournitures sur exercices antérieurs
6129 R.R.R obtenus /achats consommés de matières et fournitures
− Achats importés
þ Comptabilisation du règlement
− Achats locaux
− Achats importés
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− Régularisation du règlement des achats importés en cours d’exercice
Cette régularisation est constatée sur la base de l’analyse des comptes fournisseurs effectuée par Le service
comptable et de l’écart de change dégagé.
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* Constatation des écritures d’écart de conversion
En cas de perte de change latente c’est-à-dire d’augmentation de la dette fournisseurs par application du cours de
change à la date de clôture.
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