TEMA 6

LA ORGANIZACIÓN COMPONENTE DEL

PROCESO DE LA
ADMINISTRACION
 1. LA ORGANIZACIÓN Y SU
IMPORTANCIA
Se refiere a estructurar lo planeado y
llevarlo a la práctica

La Que las metas y objetivos planeados se

organización lleven a cabo

Se refiere a cómo deben ser las

funciones, jerárquicas y actividades a
realizar.
1. LA ORGANIZACIÓN Y SU
IMPORTANCIA
Engloba lo que es el organigrama
ve al futuro, inmediato

La organización constituye el dato final

La
del aspecto estático o de mecánica
organización

Nos dice en concreto cómo y quién va

hacer cada cosa, ver perfiles de puestos,
el puesto adecuado para la persona
adecuada.
1. LA ORGANIZACIÓN Y SU IMPORTANCIA

ORGANIZACIÓN

integrando dirigiendo controlando

Tomar en cuenta los elementos humanos

y materiales
 1. LA ORGANIZACIÓN Y SU IMPORTANCIA

ORGANIZACIÓN viene del griego “Órganon”. Que significa

instrumento, en un organismo social este implica
necesariamente:

Partes y funciones diversas

Unidad funcional
Coordinación y autoconstrucción
 1. LA ORGANIZACIÓN Y SU IMPORTANCIA

Partes y funciones diversas: ningún organismo

tiene partes idénticas ni de igual funcionamiento.
Unidad funcional: esas partes diversas tienen, un
fin común.
Coordinación y autoconstrucción: para lograr ese
fin, cada una de las partes pone una acción distinta,
pero complementaria de los demás.
 1. LA ORGANIZACIÓN Y SU IMPORTANCIA

Ander Egg. “la estructura organizacional puede

considerarse como el patrón establecido de relaciones
entre los componentes o partes de la organización”

En este sentido no se puede concebir por

separado a la estructura de un organismo
social.
 1. LA ORGANIZACIÓN Y SU IMPORTANCIA

Terry define la organización como “el arreglo de

las funciones que se estiman necesarias para
lograr un objetivo y una indicación de la
autoridad y la responsabilidad asignadas a las
personas que tienen a su cargo la ejecución de
las funciones respectivas”.
 1. LA ORGANIZACIÓN Y SU IMPORTANCIA

Koontz y O*Donnell mencionan “organizar es agrupar

las actividades necesarias para alcanzar ciertos
objetivos y coordinar tanto en sentido horizontal
como vertical toda la estructura de la empresa

Reyes Ponce A. define así:

“organización es la estructuración técnica de las
relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y
actividades de los elementos materiales y humanos, de
un organismo social, con el fin de lograr su máxima
eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”.
1. LA ORGANIZACIÓN Y SU IMPORTANCIA

En las definiciones hay dos

aspectos que predominan: la
organización como estructura y
como un proceso.
1. LA ORGANIZACIÓN Y SU IMPORTANCIA

 La organización es parte del proceso

de gestión
 Es dividir el trabajo.
 Repartir la toma de decisiones en
distintos niveles
 Es coordinar para conseguir una
buena ejecución de actividades.
1. LA ORGANIZACIÓN Y SU IMPORTANCIA

 Es el proceso de estructurar
formalmente funciones y jerarquías.
 Agrupar y ordenar las actividades
necesarias.
 Asignación de funciones de autoridad,
responsabilidad y jerarquías.
 Establecimiento de relaciones entre
unidades.
2. PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN
|

De la De la unidad de
especialización mando

Definición de
puestos

Equilibrio de la Equilibrio de
autoridad dirección
responsabilidad control
3. LA FUNCIONALIZACION DE LAS REGLAS TÉCNICAS

Reglas sobre la división

la división en el primer nivel del organismo

social, es casi siempre funcional. Para
de funciones

Agustín desarrollar esta división de forma adecuada

Reyes
Ponce
Se debe partir de la consideración de los
objetivos y planes aprobados”.
3. LA FUNCIONALIZACION DE LAS REGLAS TÉCNICAS

Agustín Reyes Ponce

la división de la actividad general (cuyas características

señalan los planes) para fijar las funciones primarias

y la subdivisión de estas en otras de menor amplitud debe

realizarse del modo más lógico y en la forma que más
favorezca a la eficiencia”.
3. LA FUNCIONALIZACION DE LAS REGLAS TÉCNICAS

Primera regla: teniendo los

objetivos y planes, debe
elaborarse un listado de todas las
funciones que para el organismo
social sean las necesarias para su
funcionamiento Segunda regla:
Consiste
óptimo. en definir de
forma
sencilla cada una de las
funciones,  Que se encuentren dos o más
preferentemente en un funciones idénticas,
eliminando y conjuncionando
listado algunas de ellas.
 Que se encuentren algunas
funciones superpuestas, en
este caso se van combinando.
(investigación de mercados y
ventas)
3. LA FUNCIONALIZACION DE LAS REGLAS TÉCNICAS

Tercera regla: para cada una

de las funciones del primer
nivel se procede de la misma
manera que la anterior hasta
establecer todas las funciones Cuarta regla: Se repite esta
dentro de cada departamento regla de forma idéntica, hasta
o división. llegar los últimos niveles
dentro de cada uno de los
departamentos y agotar
todas las funciones que se Quinta regla: Cuando se tiene
una división funcional teórica se
desean analizar.
reúnen las funciones obtenidas
en unidades concretas de
organización, atendiendo el
número, calidad, preparación,
experiencia, etc. De las personas
que puedan disponerse.
3. LA FUNCIONALIZACION DE LAS REGLAS TÉCNICAS

Sexta regla: La forma de

consignar esta
departamentalización
suele ser de dos formas:  Algunos autores
aconsejan que se haga
una carta de organización,
señalando a cada persona
y cargos (jefe de ventas,
contador general, etc)  Otros estudiosos del tema
aconsejan que se conserve la
carta de organización
estructurada con las
funciones, que deben existir,
separadas en los cuadros y
niveles que le correspondan
Unidades de organización
Las unidades de trabajo, se forman agrupando las funciones en cada línea básica

• El trabajo • Las personas • Los lugares

que se debe concretas de en que dicho
hacer. que se trabajo se
pueda debe
disponer. realizar.
Unidades de organización

• La división en el primer nivel suele ser siempre de naturaleza

funcional, en los siguientes niveles se determinara tomando otros
criterios como:
Productos: dividir una
Por territorio: se divide a
fabrica en secciones de
los vendedores en zona
muebles, refrigeradores,
norte, central, sur, etc.
estufas, etc.:
Por beneficiarios:
tiene relación con el
numero de
Por comprador: cuando en empleados a cargo de
Por proceso: la división de un supervisor.
una tienda se ponen
una planta en secciones
departamentos de artículos,
de almacenes, pinturas,
señoras, caballeros, niños.
armado, empaques, etc.
Unidades de organización

• Finalmente, con base en estos criterios de división de funciones y

actividades se forman las unidades de organización dentro de cada línea
de mando y responsabilidad.

División: en el primer Sección; en el tercero

nivel jerárquico

Departamento: en el Grupo y subgrupos: en

segundo el cuarto

Unidades y
subunidades, en el
quinto
4. LOS NIVELES JERARQUICOS Y SUS FUNCIONES
Nivel de gerencia o ejecutivo: este nivel está
Niveles jerárquicos en un
compuesto por los gerentes o ejecutivos de la
organización,
organismo social

Nivel de gerencia intermedia o funcional: está

compuesta por gerentes o directores de las áreas
funcionales, su función principal es la planeación a
mediano plazo,

Nivel operativo: forman parte de este nivel, los

supervisores, o jefes de área que tienen menor jerarquía,
su accionar de este nivel se circunscribe al planeamiento
operativo a corto plazo.
5. DEFINICIÓN DE FUNCIONES Y OBLIGACIONES

está circunscrita a través de la utilización de los siguientes

instrumentos:
El organigrama: El manual de El manual de
Los niveles de
funciones procedimientos
Denominados autoridad
organogramas o cartas
de organización, se describe los puestos de es poner en práctica un
describe la estructura conjunto de
trata de un trabajo especificando
jerárquica de una procedimientos, es
instrumento gráfico lo relativo a las
institución u decir, actuar de
que de una manera responsabilidades,
organización y se acuerdo a un modo
sencilla y sintética sirve tareas, atribuciones,
especifican las prescrito de hacer las
para describir las deberes y funciones
atribuciones cosas para lograr un
estructuras y que corresponden a un
relaciones esenciales determinado puesto de objetivo
de una organización trabajo predeterminado.
 ORGANIGRAMAS  La división de
funciones
 Los niveles jerárquicos
 Las líneas de
autoridad y
Un organigrama es
que tienen los responsabilidad
una
diferentes órganos  Los canales formales
representación
que se presentan en de comunicación
gráfica con
la organización, esta  La naturaleza lineal o
elementos
herramienta staff del
geométricos que
administrativa tiene departamento
representa la
como fin mostrar las  Los jefes de cada
estructura
relaciones grupo de empleados,
orgánica de una
jerárquicas trabajadores
empresa, en ella
y competencias en  Las relaciones que
se visualizan las
una organización. existen entre los
múltiples
diversos puestos
relaciones e
interacciones
Clases de organigramas
Organigramas verticales:

Representa por cuadros en un

nivel inferior, ligados a aquel por
líneas que representan la
comunicación de responsabilidad
y autoridad.
Es el más utilizado dentro de una
organización. Cada unidad se
ramifica de arriba hacia abjao..
Los niveles jerárquicos son
desarticulados de manera
escalonada
Organigramas horizontales:

Despliegan las unidades de

izquierda a derecha y colocan al
titular en el extremo izquierdo.
Los niveles jerárquicos se
ordenan en forma de columnas,
en tanto que las relaciones entre
las unidades se ordenan por
líneas dispuestas
horizontalmente. Aquí las
relaciones entre cada unidad son
representadas mediante líneas
horizontales.
Organigramas circulares:

Este tipo de unidad organizativa la mayor

jerarquía se ubica en el centro de una serie
de círculos concéntricos, cada uno representa
un nivel distinto de autoridad que decrece
desde el centro hacia los extremos y el ultimo
circulo o sea el mas extenso indica al menor
nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades
de igual jerarquía se ubican sobre un mismo
círculo y las relaciones jerárquicas están
indicadas por las líneas que unen las figuras.
Clases de organigramas
Organigrama escalar:

• Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen

izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas
que señalan dichos márgenes. Para mayor claridad pueden
usarse distintos tipos de letras.

• Estos organigramas son poco usados todavía y aunque resultan

muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que
encierran cada nombre dentro de un cuadro para destacarlo
adecuadamente.
Elementos del organigrama

Los símbolos utilizados para diagramar organigramas son: las casillas y las líneas.

Las casillas: Son figuras geométricas rectangulares que hacen

representación de unidades de la organización. Al interior de ella se debe colocar el
nombre de la unidad o área que representa.

Las líneas continuas: Son figuras geométricas que representan,

orden, relaciones de dirección, asesoramiento, subordinación, apoyo, control y
relaciones consultivas que se presentan al interior de la organización. La línea principal de la
organización se diferenciará de las demás por ser de mayor espesor.

Líneas punteadas entre dos unidades: Señalan la existencia de relaciones de

coordinación entre ambas unidades.

Los puentes: Son líneas con un realce semicírculo que son utilizados
cuando se cruza una línea entre dos unidades que se relacionan.
6. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE ORGANIZACION
6,1 Organización lineal o militar

la actividad decisional se concentra en una sola

persona, quien toma las decisiones y tiene
responsabilidad básica de mando.
Ventajas:
• Mayor facilidad en la toma de decisiones y
en la ejecución de las mismas.
No hay conflictos de autoridad ni fugas de
responsabilidad.
Es claro y sencillo.
Útil en pequeñas empresas.
La disciplina es fácil de mantener
6. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE ORGANIZACION
6.1 Organización lineal o militar

• Desventajas:
•
Es rígida e inflexible.
La organización depende de hombres clave, lo
que origina trastornos.
No fomenta la especialización.
Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que
ocasiona que no se dediquen a labores
directivas sino de operación simplemente.
6. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE ORGANIZACION

6.2 Organización funcional o de Taylor

Consiste en dividir el trabajo y

establecer la especialización de manera
que cada hombre (desde el gerente
hasta el obrero) ejecuten el menor
numero de funciones.
6. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE ORGANIZACION

6.2 Organización funcional o de Taylor

Ventajas:

Mayor especialización.
Se obtiene la más alta eficiencia de cada persona.
La división del trabajo es planeada y no incidental.
El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
Disminuye la presión sobre un solo jefe por el número de especialistas con que cuenta la
organización.

Desventajas:

Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y

moral de los trabajadores por contradicción aparente o real de las órdenes.
Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusión y conflictos.
La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre los jefes
6. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE ORGANIZACION

6.3 Organización Staff

Surge por la necesidad de contar con
ayuda del manejo de detalles y contar con
especialistas para proporcionar información
experta y de asesoría a los
departamentos de línea
Este tipo de organización no
disfruta de autoridad
6. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE ORGANIZACION
6.3 Organización Staff

Ventajas

• Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los
problemas de dirección.
• Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mismo
tiempo permite la especialización del staff.

Desventajas:

• Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por

medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusión considerable en toda
la organización.

• Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de un
respaldo inteligente en la aplicación de sus recomendaciones.
6. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE ORGANIZACION

6.4 Organización por proyectos

• Este nuevo sistema de organización, en la actualidad

tiene gran uso, se conoce también con el nombre de
organización por producto por programas y por
sistemas.
• Se trata de estructurar al organismo social de
acuerdo a los proyectos que implementa: es decir,
para cada proyecto, programa, o plan debe existir
una organización de manera que se pueda
determinar la estructuración técnica del proyecto.
7. EL TRAMO DE CONTROL

La capacidad concreta de los El control de varias personas Debe diferenciarse entre el

elementos humanos con los es más fácil en los altos tramo de control y los medios de
que se cuenta niveles que en los inferiores. comunicación.
La naturaleza y semejanza de La existencia del personal Uno de los problemas de la
las operaciones supervisoras “staff” organización, particularmente en
Bolivia radica en la enorme
amplitud de supervisión.

El control o seguimiento de los puestos o unidades de trabajo

7.1 La centralización vs. Descentralización

La administración centralizada delega poco y

conserva en los altos jefes el máximo control,
reservando a estos el mayor número posible de
decisiones.
La administración descentralizada delega en un
mayor grado la facultad de decidir y conservar solo
los controles necesarios en los altos niveles.
De acuerdo al planteamiento de Fayol es
importante:
 Que se fije con precisión el grado en que se
delega y se controla
 El grado de delegación y control este de acuerdo
con las características propias del organismo
social.
 Que exista un grado de estabilidad en la
delegación.
8. EL ANALISIS DE PUESTOS

una vez establecido los diversos departamentos y niveles jerárquicos, es la definición

precisa de lo que debe hacerse en cada unidad de trabajo.

Analizar significa El análisis

 Como obtener
“separar y ordenar”, comprende la
los datos de los
por lo tanto la descripción del
que constituye el
técnica del análisis puesto, o sea la
puesto
de puestos consiste determinación
 Como ordenar
en reglas que se dan técnica de lo que el
dichos datos
para separar los trabajador debe
 Como consignar
elementos del hacer y la
los mismos
puesto y ordenarlos especificación del
adecuadamente puesto
10. EL ANALISIS DE PUESTOS

Según Agustín Reyes P. en la descripción se debe

distinguir:
La descripción
El encabezado La descripción específica, donde se
que contiene: genérica, que detalla cada operación,
a) el título b) es una del tiempo que
la ubicación, requiere. Estas
definición operaciones se
c) el breve y clasifican en:
instrumental, precisa. permanentes,
d) la jerarquía periódicas y eventuales.
10. LOS COMITES

• Los comités en la • Comisiones, • Según el

actualidad se usan consejos, diccionario
con mucha Larousse, comité
frecuencia en las juntas entre es “el conjunto de
organizaciones en otros individuos
muchos escogidos por una
organismos asamblea para
sociales estos encargarse de un
comités se negocio
conocen con otros
nombres como:
10. LOS COMITES
Koontz O’Donnell (1997:295) lo definen como “un grupo de personas al cual,
le es encomendado una materia administrativa”.
Respecto a las tareas administrativas “el comité es un conjunto de personas
que se reúnen para deliberar, decidir o ejecutar en común y en forma
coordinada, algún acto o función” (Reyes Ponce A. 1998:322).
De lo anterior se concluye que, los comités en el ámbito administrativo se
pueden clasificar en:

 Comités consultivos
 Comités decisorios
 Comités ejecutivos
 Comités de investigación
10. LOS COMITES
Comités consultivos: su misión es discutir algún asunto con el
fin principal de aportar puntos de vista a quien decidirá
ejecutar.

Comités decisorios: no deciden, tienen como finalidad limitar la

autoridad de algún funcionario, para que a través de votación se
resuelva un asunto
Comités ejecutivos: son los que se integran para impulsar y cuidar
que se lleve a cabo alguna función. La eficiencia de la ejecución exige
responsabilidad a las personas.

Comités de investigación: ejecutan una función especifica la de

investigar.
10. LOS COMITES
Los comités suelen emplearse en un organismo social con diversos fines, entre
las más importantes tenemos:

 Contar con un grupo que ayude en la deliberación con conduce a una

decisión.
 Limitar la autoridad
 Representar los intereses del organismo social
 Coordinar, planes y políticas
 Motivar a los funcionarios inferiores a la mayor participación
 Aportar puntos de vista y complementarios para la solución de un problema.
11. LOS EQUIPOS TECNICOS

 Asesorar al ejecutivo en temas técnicos.

 Coordinar las distintas actividades en función de
las políticas y planes
 Elaborar y presentar al ejecutivo planes y
programas en concordancia de las políticas
institucionales.
Funciones  Elaborar y presentar al ejecutivo los
presupuestos para cada plan programa y
proyecto en función de las posibilidades
económicas de la institución.
 Elaborar el programa de operaciones anuales
POA para la institución y los diferentes
departamentos.
12. COMPROMISO PROFESIONAL

El compromiso Es muy importante, A través de ello se

profesional, en el darles a las personas las coadyuvará al logro de
proceso de la condiciones mínimas de los objetivos
administración y la trabajo y propuestos, tanto a
organización del desenvolvimiento, nivel institucional y a
organismo social es de dando oportunidad de nivel de los usuarios y
vital importancia expresarse y hacer beneficiarios.
conocer sus inquietudes
y necesidades.
12. COMPROMISO PROFESIONAL
 Es responsabilidad del Trabajador
Social, el prepararse y estar
permanentemente actualizado de los
adelantos que nos brinda la tecnología
para los sistemas de diseño, análisis
procesamiento.
 Difusión e información; permitiendo
que el uso de la información potencie
nuestro tiempo y esfuerzo profesional
al logro de los objetivos del Trabajo
Social como disciplina de las cencías
sociales, en función del desarrollo de y
fortalecimiento del organismo social.