DIRECTIVA ADMINISTRATIVA N°265 – MINSA/2019-OGD-SG

DIRECTIVA ADMINISTRATIVA
QUE ESTABLECE EL SISTEMA DE
GESTION DOCUMENTAL DEL
MINISTERIO DE SALUD
 I. FINALIDAD
Alcanzar niveles óptimos de eficiencia y efectividad en la
gestión de documentos del Ministerio de Salud. Que incluya
la emisión, recepción, derivación, atención y archivo de los
documentos impresos en papel y/o electrónicos.

II. OBJETIVOS
2.1 Establecer la política institucional en el Ministerio de Salud orientada a propiciar la gestión
de documentos electrónicos técnica y jurídicamente validos.
2.2 Establecer los lineamientos de cumplimiento obligatorio para el uso del Sistema de
Gestión Documental en la entidad.
2.3 Uniformizar criterios para la emisión, recepción, derivación, atención y archivo de los
documentos internos y externos del Ministerio de Salud.
2.4 Reducir al mínimo el uso de papel físico y fomentar la ecoeficiencia en la entidad.

III. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente Directiva Administrativa es de aplicación obligatoria para todos los
órganos y unidades orgánicas que forman parte integrante del Ministerio de Salud.
 IV. BASE LEGAL
- Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
- Decreto Legislativo N° 1161, que aprueba la Ley de Organización y Funciones del Ministerio de
Salud.
- Decreto Legislativo N° 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa.
- Decreto Supremo N° 008-2017-SA, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del
Ministerio de Salud.
- Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, Texto Único Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del
Procedimiento Administrativo General.
- Decreto Supremo N° 052-2008-PCM, Reglamento de la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados
Digitales.
- Decreto Supremo N° 004-2013-PCM , que aprueba la Política Nacional de Modernización de la
Gestión Publica.
- Decreto Legislativo N° 1310, que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa.
- Resolución de Secretaria de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI, que aprueba el Modelo de
Gestión Documental en el marco del Decreto Legislativo N° 1310.
- Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA,
Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades publicas.
- Resolución Ministerial N° 820-2018-MINSA, que aprueba la Directiva Administrativa N°252-
MINSA/2018/OGPPM “Directiva Administrativa para la Fiscalización Posterior de los Procedimientos
a cargo de los Órganos del Ministerio de Salud.
- Resolución Ministerial N°468-2008/MINSA, que aprueba la Directiva Administrativa N° 137-
MINSA/SG-V.01, “Procedimiento para el tramite de Actos Resolutivos ene el Ministerio de Salud”.
- Resolución Ministerial N° 812-2014/MINSA, que aprueba el documento denominado Programa de
Control de Documentos PCD.
 V. DISPOSICIONES GENERALES
5.1 PRINCIPIOS
Aquellos que regulan las comunicaciones internas y externas a través de documentos escritos, los
siguientes:
5.1.1 Principio de Legalidad: Todo documento emitido ,respetará los contenidos en la Constitución
Política, sean de interés particular o general.
5.1.2 Principio de Presunción de Veracidad: Los documentos emitidos responderán a la verdad de los
hechos.
5.1.3 Principio de Verdad Material: Los que emiten documento deben verificar el contenido ,
adoptando medidas probatorias, dentro del plazo establecido.
5.1.4 Principio de Uniformidad: Los documentos institucionales, mantienen un criterio uniforme en
su forma, primando sobre el criterio de originalidad de los emisores.

5.2 POLITICA DOCUMENTAL

Es política del “MINSA” contar con una gestión documental eficiente, eliminando el uso del papel
en comunicaciones internas, mediante el uso de documentos digitales con valor legal.
5.3 CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS
Contar con el mínimo de las siguientes características:
5.3.1 Autenticidad: Aquel que pueda probar su veracidad.
5.3.2 Confiabilidad: Aquel que representa las operaciones, actividades o hechos fidedignos.
5.3.3 Confidencialidad: La información disponible, no deberá ser divulgada sino es autorizado.
5.3.4 Disponibilidad: Estarán a disposición de quienes lo necesiten y tengan el derecho de
acceso.
5.3.5 Integridad: Debe mantenerse completo e inalterado.

5.4 CONTROL ADMINISTRATIVO

De acuerdo a la presente Directiva Administrativa, los responsables de los órganos y/o
unidades orgánicas deberán realizar, acciones de control previo, durante y posterior a la
tramitación del documento.
5.5 CLASIFICACION DE TIPOS DOCUMENTALES
a)Documentos Resolutivos: En el que consta un acto administrativo, expresando una decisión de
la autoridad en el ejercicio de sus funciones, que produce efectos jurídicos sobre los intereses y
derechos del ciudadano. Comprende Resolución Ministerial, R. Vice Ministerial, R. Secretarial, y
la R. Directoral.
b) Memorándum: De circulación interna, realizando indicaciones puntuales entre los órganos
del “MINSA”; emitidos por funcionarios de mayor jerarquía hacia los de menor jerarquía, así
como los de igual de jerarquía entre si.
c) Nota Informativa: Similar al Memorándum, emitido por los órganos del “MINSA” de menor
jerarquía hacia los de mayor jerarquía.
d) Memorándum circular: Se comunica en forma general con otros órganos, y transmite un
mensaje común a todos los destinatarios.
e) Informe: Se emite una opinión fundamentada respecto a un tema, analizando los
antecedentes que obren en el expediente respectivo, obteniendo determinadas conclusiones y
recomendaciones.
f) Carta: utilizado por los órganos y unidades orgánicas, remitidas a personas naturales, jurídicas
o entidades no gubernamentales
g) Oficio: De carácter oficial, establece la comunicación entre entidades del sector publico y
transmite una posición institucional respecto del ejercicio regular de sus competencias y
atribuciones asignadas a una Entidad. Remite respuesta a comunicaciones formuladas por otras
Entidades.
h) Oficio Múltiple: Dirigido en forma simultanea a varios destinatarios externos del sector
publico y privado, transmite un mensaje común a todos los destinatarios. Cuenta con la misma
estructura del Oficio.
5.6 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LOS DOCUMENTOS OFICIALES
a. Los documentos emitidos vayan a formar una serie documental, de acuerdo a la
normativa del Archivo General de la Nación.
b. Contar con numeración correlativa.
c. Emitidos con frecuencia.

5.7 VALOR ADMINISTRATIVO Y LEGAL DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Emitidos a través del Sistema de Gestión Documental, con firma digital certificada, tienen la
misma validez jurídica, con fines administrativos internos y externos que una firma
manuscrita, en el marco de la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales.
 VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
6.1 FORMALIDADES EN LA PRESENTACION
6.1.1 Regla de Expediente Único: Solo se organiza un expediente para la solución de un mismo
caso.
6.1.2 Ortografía y gramática: La redacción debe guardar las normas de ortografía y reglas
gramaticales.
6.1.3 Tonalidad: Estilo del texto, cortés y respetuoso.

6.2 FOLIACIÓN
6.2.1 Foliados correlativamente, de acuerdo a la Directiva N° 006-2019 AGN/DDPA, Normas para la
foliación de documentos archivísticos en los archivos integrantes del sistema nacional de archivos, y
de las siguientes reglas:
a) Se realiza en números consecutivos, del final hacia adelante y en la parte superior derecha.
b) Continuara de oficio por parte de los órganos que participan en el procedimiento; siendo de
carácter obligatorio.
c) El numero asignado a cada folio deberá ser de manera legible sin enmendaduras, sobre un
espacio en blanco y sin alterar textos, sellos originales.
d) La rectificación es una tarea administrativa mediante el cual se enmienda la numeración de los
folios de un expediente.
6.2.2 Se procederá a la rectificación tachando la foliación anterior con una línea oblicua y
registrando sus datos(nombres, apellidos, cargo y firma) en el margen derecho de la ultima hoja del
folio rectificado.
6.3 DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
Plataforma informática desarrollada y administrada por el “MINSA”, para el uso interno de los
procesos de gestión documental.

6.4 EMISION DE DOCUMENTOS POR EL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

6.4.1 Uniformidad en la emisión: establecidas en las características reguladas en la Resolución
Ministerial N° 468-2008/MINSA, que aprueba la Directiva Administrativa N° 137-MINSA/SG-V.01
“Procedimientos para el tramite de Actos Resolutivos en el Ministerio de Salud”
6.4.2 De la firma digital: se consigna la firma digital del titular, validando al documento electrónico y
comunicando entre los órganos del “MINSA”.
6.4.3 En caso requiera visto bueno de algún funcionario o directivo del “MINSA”, estos serán
incluidos de forma digital, a través de la Plataforma del Sistema de Gestión Documental.

6.4.4 De la Prioridad: los documentos tienen tres prioridades:

Normal: Hasta (30) días hábiles.
Urgente: Plazo no mayor a (14) días hábiles.
Muy Urgente: Plazo no mayor a (7) días hábiles.
6.4.5 De los Estados del Expediente: estados de proceso de atención, a continuación:
a) Pendiente de recepción – PEND RECEP: desde “Separar sin remitente” y “Separar con
Remitente”.
b) Pendiente de atención – PEND ATEN: cuando se deriva un expediente a un funcionario
responsable para la atención de dicho documento.
c) Pendiente de digitalizar – PEND DIG: cuando se genera un nuevo expediente, advirtiendo al
usuario que esta pendiente adjuntar el documento a dicho expediente.
d) Suspendido – SUSPEND: cuando el expediente por alguna razón justificable pierda su vigencia.
e) Atendido – ATEND: cuando el funcionario da por concluido la atención de dicho expediente.
f) Incompleto - INCOMPLETO: al recepcionar un documento ext. o int. pendiente de subsanación.
g) Solicitar Courier – SOL COUR: cuando se remite la documentación para posterior notificación.
h) Envío Courier – ENV COUR: acción de envío por Courier al ciudadano y entidad.
i) Envío Mesa de Parte Virtual – ENVIO MPV: se remite documento a las entidades registradas en
Mesa de Partes Virtual de la Secretaria Gobierno Digital-SEGDI de la Presidencia de Consejo de
Ministros-PCM.
j) Cargo de Mesa de Parte Virtual – CARGO MPV: cuando se recepciona el cargo del documento
enviado a través de la Mesa de Partes Virtual.
6.4.6 De los Tablas Maestras: Estará a cargo de las Unidades Orgánicas según su
competencia; están:
a) Procedimiento TUPA: contiene los datos esenciales de los procedimientos como; año, orden
descripción, porcentaje de UIT, etc. La unidad orgánica responsable de administrarla es la
Oficina de Gestión Documental y Atención al Ciudadano.
b) Temas: Información como, descripción, plazas prioridad; la unidad orgánica responsable es la
Oficina de Gestión Documental y Atención al Ciudadano.
c) Tipo de documento: información sobre documentos emitidos o recepcionados, la unidad
orgánica responsable es la Oficina de Gestión Documental y Atención al Ciudadano.
d) UIT: información respecto a la UIT por año, la unidad orgánica responsable es la Oficina
General de Administración.
e) Motivos de devolución: de la notificación envidad por mensajería ( Courier), la unidad orgánica
responsable es la Oficina de Gestión Documental y Atención al Ciudadano.
f) Medios de presentación: documento recepcionado, la unidad orgánica responsable es la
Oficina de Gestión Documental y Atención al Ciudadano.
g) Prioridades: según el tema del documento ingresado, la unidad orgánica responsable es la
Oficina de Gestión Documental y Atención al Ciudadano.
6.4.7 Documentos escritos en soporte papel: Necesario firmar físicamente un documento escrito
cuando la normatividad vigente exija un documento en soporte papel.
6.4.8 Copia certificad de documento electrónico: documento escrito firmado digitalmente.
6.5 ENVIO DE DOCUMENTOS
6.5.1 Envío de documentos escritos por el Sistema de Gestión Documental:
Los documentos escritos emitidos y convertidos a documentos electrónicos se remiten a través del
Sistema de Gestión Documental, incluidos los documentos de conocimiento.
6.5.2 Envío de documentos en soporte papel o físico:
a) Los anexos que, por naturaleza o destino, requieren ser referenciados con firma manuscrita,
visto bueno, sello. (Ejemplo: libros, revistas, entre otros).
b) Los recibidos en mesa de partes en sobre cerrado.
c) Propaganda, publicidad y material de difusión de actividades institucionales.
d) Los comprobantes de pago, viáticos toda actividad vinculada al ejercicio presupuestal del sector.
e) Las cartas fianza presentadas a favor del Ministerio de Salud.
f) Los planos y expedientes técnicos.
g) Los hallazgos, informes y documentos de auditoria que por su naturaleza deban mantener
reserva temporal, digitalizándose al finalizar la investigación.
h) Planes de acción para la implementación de recomendaciones de auditoria.
6.6 RECEPCION DE DOCUMENTOS
6.6.1 Recepción de documentos a través del Sistema de Gestión Documental:
a) Orientaran al administrado en la presentación de sus solicitudes y formularios.
b) Los referidos a una sola pretensión, deben ser tramitados en un único expediente.
c) Escritos internos emitidos y convertidos a doc. electrónicos y doc. Externos digitalizados.
d) Una vez recibida la documentación, esta es digitalizada (en formato PDF).
e) Cuando contenga anexos, revistas, libros , o cualquier otro empastado y no pueda desprenderse
para ser digitalizado individualmente, se deberá escanear solo la caratula de dicho documento.
f) Cuando se acompañan de cajas y/o paquetes, se escaneara el extremo rotulado.
g) Medios de almacenamiento: USB,DVD, CD, etc., se dejara constancia de estos soportes como
anexo en el campo de observaciones.
6.6 RECEPCION DE DOCUMENTOS
6.6.2 Recepción de documentos en los órganos y unidades Orgánicas:
a) Les corresponde una bandeja de recepción de documentos del Sistema de Gestión
Documental.
b) Obligados a la revisión y recepción digital de todos los documentos , dándole el respectivo
tramite, sin exigir la presentación de documentos en soporte papel.
c) Obligación de custodiar y conservar los expedientes o documentos físicos remitidos por la
mesa de partes.
d) La prioridad del tramite depende de la calificación asignada, siendo NORMAL, URGENTE Y
MUY URGENTE.
e) Es constancia suficiente de recepción, la que se efectúa a través del Sistema de Gestión
Documental.
f) La obligación a la que se refiere el literal b, no debe exceder de dos (02) días hábiles.
g) El funcionario responsable, puede delegar en secretarias, asesores, u otros funcionarios de la
Dirección, Oficina o Unidad correspondiente, la facultad de recibir y delegar documentación
recibida vía Sistema de Gestión Documental.
6.7 Los servidores deberán respetar el numero de registro de documento con el que se inicio el
tramite del expediente, hasta su conclusión; quedando prohibido generar nuevos registros para
dar atención al mismo.
6.8 De acuerdo al numeral anterior, de existir expedientes con varios registros, se deberá dar
respuesta al numero de registro mas antiguo.
6.9 Para calificar los expedientes como atendidos, se deberá verificar que el tema ha concluido y
no corresponde otra acción administrativa.
 VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
7.1
En la Fiscalización Posterior de los procedimientos administrativos, es responsabilidad del órgano
competente fiscalizador, verificar de oficio, a través de un sistema de muestreo aleatorio simple y de
manera discrecional, según lo señalado en la Resolución Ministerial N°820-2018/MINSA, que aprueba
la Directiva Administrativa N° 252-MINSA/2018/OGPPM, “Directiva Administrativa para la Fiscalización
Posterior de los Procedimientos a cargo de los Órganos del Ministerio de Salud”.
7.2
Para acceder a los documentos archivados, estos pueden ser solicitados por los órganos del “MINSA”,
en calidad de préstamo al responsable del órgano o unidad orgánica, conforme a alas normas
archivísticas vigentes.

VIII. RESPONSABILIDADES
8.1 De la Secretaria General a través de la Oficina de Gestión Documental y Atención al
Ciudadano, la difusión, asistencia técnica a los usuarios, y supervisión del cumplimiento de
las disposiciones establecidas en la presente directiva administrativa.
8.2 Los usuarios del Sistema de Gestión Documental son responsables del cumplimiento de
las disposiciones establecidas en la presente Directiva Administrativa, así como la
tramitación oportuna de los documentos que les hayan sido derivados y/o asignados.
 IX ANEXOS
Anexo1: Flujograma del Sistema de Gestión Documental

Anexo 2: Formato de Memorándum

Anexo 3: Formato de Memorándum circular

Anexo 4: Formato de Nota Informativa

Anexo 5: Formato de Carta

Anexo 6: Formato de Oficio

Anexo 7: Formato de Oficio Múltiple

Anexo 8: Formato de Informe

Anexo 9: Manuel de Usuario

De circulación interna, realizando
indicaciones puntuales entre los órganos
del “MINSA”; emitidos por funcionarios de
mayor jerarquía hacia los de menor
jerarquía, así como los de igual de
jerarquía entre si.
Se comunica en forma general con otros
órganos, y transmite un mensaje común a
todos los destinatarios.
Similar al Memorándum, emitido por los
órganos del “MINSA” de menor jerarquía hacia
los de mayor jerarquía.
utilizado por los órganos y unidades orgánicas,
remitidas a personas naturales, jurídicas o
entidades no gubernamentales
De carácter oficial, establece la comunicación
entre entidades del sector publico y transmite
una posición institucional respecto del
ejercicio regular de sus competencias y
atribuciones asignadas a una Entidad. Remite
respuesta a comunicaciones formuladas por
otras Entidades.
Dirigido en forma simultanea a varios
destinatarios externos del sector publico y
privado, transmite un mensaje común a todos
los destinatarios. Cuenta con la misma
estructura del Oficio.
Se emite una opinión fundamentada respecto
a un tema, analizando los antecedentes que
obren en el expediente respectivo, obteniendo
determinadas conclusiones y
recomendaciones.