Agn-Fondos Acumulados y T.V.D.

FONDOS
ACUMULADOS
 ¿Desorden?
 ¿Incumplimiento de la
normatividad?
 ¿Patrimonio documental en riesgo?
 ¿Corrupción?
 ¿Indolencia administrativa?
¿QUÉ SON LOS FONDOS
ACUMULADOS?
Son documentos reunidos por

una Entidad en el transcurso de
su vida institucional, sin un
criterio archivístico
determinado de organización y
conservación y con pocas
posibilidades de ser fuente de
información y de consulta
eficiente para los usuarios.
Carencia de una
política
archivística a nivel
institucional
Son
FONDOS
Producto Desgreño
administrativo
ACUMULADOS
de:
Cambios
administrativos:
Liquidación,
fusión,
privatización
¿QUÉ NECESITAMOS SABER?
 Conocimiento previo del estado general de la
documentación.
 Nivel de organización documental.
 Estado físico de la documentación.
 Condiciones físico-ambientales de los depósitos.
 Conocimiento de la historia de la documentación.
 Conocimiento de las entidades productoras.
ORGANIZACIÓN DE UN FONDO ACUMULADO
-PRIMERA ETAPA-
Reconstrucción de la Datos de Archivo

Historia Institucional
Nombre, ubicación, fecha de creación.

Principio de procedencia.
(Actos administrativos)
Manuales de funciones, procedimientos, Planta física: áreas de deposito, de trabajo,

estatutos , organigramas, proyectos. condiciones ambientales, locativas, mobiliario.
Conservación de los documentos: deterioros

Bases datos, informes, testimonios.
físicos, químicos, unidades de conservación.
-SEGUNDA ETAPA-
Estado
Organización de la
Documentación
Instrumentos de Volumen
Recuperación de en
la Información Metros Lineales
Diagnostico
Tipos
Fechas
de
Extremas
Soportes
¿QUÉ DEBEMOS HACER?
Elaborar un PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO que incluya:
-TERCERA ETAPA-
Objetivos Metodologías y
(General-Específicos) técnicas
archivísticas
Costos
(cómo se desarrollará)
Necesidades Logística
(Ventajas-Beneficios) (materiales/equipos)
¿QUÉ DEBEMOS HACER?
Elaborar un PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO que incluya:
Actividades a Descripción de la Cronograma

situación actual (actividades, personal,
realizar (resumen de diagnóstico) tiempos)
 Depuración
 Separación doc. Afectado biológicamente
Personal 

Foliación y retiro material abrasivo
Almacenamiento documentos carpetas y
idóneo Bibliografía 
cajas
Elaboración cuadro de clasificación
requerido
-CUARTA ETAPA-
Para la elaboración de las T.V.D. los documentos de los Fondos
acumulados, se analizarán desde una triple perspectiva:
VALORACIÓN
DOCUMENTAL
La Trascendencia
como testimonio La Trascendencia
de la Entidad para la sociedad
La Trascendencia de la
actuación de la
administración
TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
DEFINICIÓN OBJETIVO
 Producto del análisis y Servir de instrumento
organización de un fondo soporte para recuperar la
acumulado. memoria institucional,
mediante la aplicación de
 Listado de series o asuntos criterios archivísticos y
a los cuales se asigna tanto que permitan realizar el
el tiempo de permanencia plan de transferencias
en el Archivo Central como secundarias.
su disposición final.
ALCANCE
 Proporcionar el instrumento dentro del
Programa de Gestión Documental que describe
en forma sencilla y clara la totalidad del fondo
acumulado.
 Guía para la organización, selección y

eliminación de los documentos.
IMPORTANCIA
Adecuada
Adecuada selección Garantizar derecho conservación
documental a información documentos valor
histórico
ALCANCE
Planificar acciones
Contribuye a la
para adecuado Racionalizan
organización fondos
tratamiento en II y recursos y espacios.
acumulados
III fase del ciclo vital
Señala tiempos de
Identifica
selección y
documentos con
eliminación de
valor histórico
documentos
ELABORACIÒN
Cuadros de Normatividad
Historia Clasificación se remite para
Institucional, Organigrama Documental: su estudio por
contextualizando s Inventario de
el inicio, Uno para cada el comité de
archivo
funcionamiento y reestructuració archivo de la
finalización . n respectiva
administrativa entidad
CRITERIOS PARA SU ELABORACIÓN
Equipo idóneo y
Idoneidad
calificado
Contexto legal: Normas que aplican

Análisis contextual Contexto Institucional: Relevancia
para la sociedad
Conservar soportes e información

Trazabilidad y control que sirven de base elaborar la T.V.D.
La T.V.D., debe ser suscrita por el

Firmas responsables Secretario General y Director del
archivo
Acto administrativo
Aprobación de la T.V.D. Concepto de aprobación por comité de archivo
Consignado en acta
Las T.V.D. deben publicarse en un

Publicación sitio Web
REQUISITOS PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
FORMATOS DILIGENCIADOS
Las T.V.D. diligenciadas por Oficina Productora, teniendo en cuenta cada una de las etapas de
evolución institucional identificadas.
 Estructuras reconstruidas u organigramas para cada etapa de la vida

institucional, citando fuentes correspondientes.
 Cuadros o esquemas que muestren la evolución institucional señalando
etapas y estructuras.
 Cuadros de Clasificación Documental para cada etapa identificada.
ANEXOS  Inventarios Documentales para cada etapa establecida (impresos o CD)
 Fotocopias de Documentos que sustenten la creación de la Entidad
(Decretos, Resoluciones, Escrituras Públicas, Actas).
 Listado de normas internas y externas que sustentan decisiones de
retención y disposición final.
 Acta de comité de Archivos.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
 Basada en la T.V.D.
 Debe hacerse por series y subsidies y NO por
tipologías documentales.
 Aprobación del comité evaluador de documentos.
 Acta de eliminación e inventario deben conservarse
permanentemente y publicar en la web.
FORMATO DE TABLA DE VALORACIÓN
FORMATO DE TABLA DE VALORACION
BIBLIOGRAFÍA
 Manual de organización de fondos acumulados, A.G.N. año 2004.
 Acuerdo 02 de 2004, A.G.N. «Lineamientos básicos para la
organización de fondos acumulados».
 Acuerdo 04 de 2013, A.G.N. «Reglamentación Parcial decretos
2578 y 2609 de 2012».
 Acuerdo 004 de 2019 A.G.N. «Reglamenta el procedimiento para
la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación,
implementación, publicación e inscripción en el Registro único de
Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención
Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental – TVD »
 www.archivogeneral.gov.co

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 Guía para la organización, selección y

Contexto legal: Normas que aplican

Conservar soportes e información

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Las T.V.D. deben publicarse en un

 Estructuras reconstruidas u organigramas para cada etapa de la vida

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