Redacción de Documentos Profesionales
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profesionales
Fuente: “Cómo me cuesta escribir” – Carlos Pacheco
Recordemos
Según John Kotter, estos son los principales errores a la hora de iniciar un cambio dentro de la organización:
Demasiada complacencia –Existen numerosas fuentes de complacencia dentro de las organizaciones. Por
ejemplo, la ausencia de una crisis visible e importante, el sentido de ser poderosos por tener muchos recursos, la
falta de retroalimentación externa para medir el desempeño de la organización hacia el exterior, el tener una
historia pasada llena de éxitos y la aversión hacia la incertidumbre
No lograr crear una coalición suficientemente poderosa. –Con frecuencia se inician procesos de cambio sin
contar con suficientes aliados a alto nivel dentro de la organización. El cambio tiene una dimensión política
importante, la cual requiere dispones de una base de apoyo suficientemente poderosa desde el principio.
Subestimar el poder de la visión. Iniciar un proceso de cambio con una visión muy poco definida de lo que se
quiere lograr hace casi imposible orientar y coordinar los esfuerzos de cambio y reduce las posibilidades de
mantener una base de apoyo fuerte hacia el proceso.
Comunicar la visión insuficientemente. Hay quienes consideran que no es necesario comunicar la visión del
cambio a la organización. La experiencia ha demostrado que si la gente no entiende qué es lo que se quiere
lograr y es convencida de ello, las posibilidades de lograr una participación masiva y eficaz en el proceso de
cambio son muy bajas.
Permitir que obstáculos bloqueen la nueva visión.A lo largo del camino se presentan obstáculos que limitan la
marcha del proceso. Si esos obstáculos no son enfrentados, el proceso de cambio será bloqueado y no logrará el
éxito.
Las preguntas básicas y
complementarias
Un texto correcto debe dar respuesta a las preguntas básicas: ¿Qué?
¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?
Y a las preguntas complementarias: ¿Porqué? ¿Cómo?
Y en negocios, en muchos casos ¿Cuánto? (¿Cuánto cuesta?, ¿Cuánto
cobraremos?
¿Cómo iniciar? Esquema del
documento
“Antes de escribir aprenda a pensar”. Recuerde que para escribir con
claridad necesita en primer lugar ordenar sus pensamientos.
Realice un esquema de los aspectos a incluir en el texto y el orden en
que serán desarrollados.
Preparar esta guía consiste en anotar brevemente las ideas principales
qué se escribirán en la introducción, las ideas que formarán parte del
“desarrollo” y la idea con la que se dará fin al texto.
MEMO
Un “memo” (memorando o memorándum) es utilizado en muchas empresas
para las comunicaciones internas, actualmente circula en general por mail.
Técnica One – page memo
1. ¿Cuál es la idea? Describa en una sola línea lo que usted desea o propone.
2. ¿Cuáles son los antecedentes? Responda a preguntas como: ¿Qué condiciones
lo llevan a usted a realizar esta propuesta? Aquí debe brindar información que
no admita discusión y que respalde su propuesta. Si hay un problema a resolver,
debe explicarlo de manera objetiva.
3. ¿Cómo funciona? Aquí debe dar detalles. Responda a las preguntas ¿Cómo?
¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? ¿Dónde?
4. ¿Cuáles son los beneficios? Explique el porqué de su propuesta o idea. Por lo
general, los beneficios se agrupan en tres tipos: - La propuesta está alineada a la
estrategia. - Hay experiencias previas que demuestran que sirve. - Es rentable.
5. ¿Cuáles son los próximos pasos? Diga qué recomienda hacer a continuación.
MAIL – tips (1)
3- Cuerpo
• 1 tema por mail
• Si espera una respuesta debe ser claro sobre qué tipo de respuesta
espera
y para cuándo
• Breve
• Explicar que incluye adjuntos y de qué se tratan
4- Adjuntos:
• Cuide el tamaño de los adjuntos o busque otra vía para compartir
• Adjunte el adjunto!
• Saludo inicial: Siempre se inicia con un saludo. Tono: depende de la
relación y el tema
INFORME
el informe es un documento de una o más páginas, generalmente
escrito en la estructura Introducción-Desarrollo-Final, y cuyo fin es
básicamente “informar”.
Usos de los informes, ejemplos:
- Para informar de un hecho. Ej: “La Unidad 4 de Atención al Cliente
interrumpió sus funciones a las 14 horas debido a un fallo en el servidor
central de datos”.
- Un informe periódico o regular. Por ejemplo, un informe mensual de la
audiencia del sitio web de la empresa.
- Para presentar un proyecto o idea de proyecto.
Para informar de los avances.
Para informar de los resultados de una reunión, un viaje o una gestión
Mail - tips (4)