INSTITUTO POLTÉCNICO NACIONAL

ESCUELA NACIONAL DE MEDICINA

Y HOMEOPATÍA

SALUD PÚBLICA
PROCESOS ADMINISTRATIVOS:
EJECUCIÓN, CONTROL Y
EVALUACIÓN
AHM8

equipo 3

BÁRCENAS SANDOVAL ÓSCAR

CASTILLO GÓMEZ KAREN ANDREA
MARTÍNEZ GONZÁLEZ HÉCTOR GERARDO
ZÁRRAGA CORDERO ELIZABETH ALEJANDRA
Proceso administrativo
EJECUCIÓN, CONTROL, EVALUACIÓN
Contenido

1. Dirección/Ejecución
1. Toma de decisiones
2. Integración
3.

4.
Motivación
Comunicación
Proceso
2. Supervisión administrativo
3. Control
4. Evaluación
 ADMINISTRACIÓN

 Tiene como función, optimizar los recursos

y conducir en forma racional las
actividades de las organizaciones, a
través del esfuerzo humano, para
satisfacer los objetivos institucionales con
eficiencia, eficacia y calidad
PROCESO ADMINISTRATIVO

 Las dos funciones primordiales de los gerentes de una

entidad son las operaciones de planificación y control.

 El proceso administrativo es una serie de actividades

independientes utilizadas por la administración de una
organización para el desarrollo de las funciones de
planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.
 FASES ETAPAS

¿Que se quiere hacer?

MECÁNICA PLANEACIÓN ¿Qué se va a hacer?
o
ESTRUCTURAL ¿Cómo se va a hacer?
ORGANIZACIÓN

PROCESO
ADMINISTATIVO

DINÁMICA DIRECCIÓN Procura que se haga

u
OPERATIVA
CONTROL ¿Cómo se ha realizado?
  TOMA DE DESICIONES
PROCESO ADMINISTRATIVO
DIRECCIÓN  INTEGRACION

O  MOTIVACION
 COMUNICACIÓN
EJECUCIÓN

FASE DINAMICA
U
OPERATIVA  ESTABLECIMIENTO DE
ESTANDARES
CONTROL  MEDICION
(INDICADORES)
 COMPARACION O
CORRECCION
SUPERVISION
RETROALIMENTACION
EVALUACION
Dirección o
ejecución
Dirección

 Son la ejecución de los planes de acuerdo con

la estructura organizacional, mediante la guía
de los esfuerzos del grupo social a través de la
motivación, comunicación y la supervisión.
EJECUCIÓN

 Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los

pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente
tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas
para que los miembros del grupo ejecuten la tarea.
 Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el
grupo en acción están

Creatividad
Desarrollar a
Dirigir Instruir (mejorar su
los gerentes
trabajo)
PRINCIPIOS

Armonía del Objeto • La dirección será eficiente en tanto se

o Coordinación de encamine hacia el logro de los objetivos
Intereses generales de la empresa.

Impersonalidad de • La autoridad y su ejercicio (el mando), surgen

como una necesidad de la organización para
Mando obtener ciertos resultados

• El dirigente debe brindar apoyo y comunicación

Supervisión directa que debe proporcionar a sus subordinados
durante la ejecución de los planes
Principios

• Importancia de respetar los canales de

Jerarquía. comunicación establecidos por la
organización formal

Resolución del • La necesidad de resolver los problemas que

surjan durante la gestión administrativa, a
Conflicto partir del momento que aparezcan.

Aprovechamiento • Ofrece la posibilidad de visualizar nuevas

del conflicto estrategias y emprender diversas alternativas.
ACTIVIDADES DE LA EJECUCIÓN

 Poner en práctica la filosofía de

participación por todos los afectados por la
decisión.
 Conducir y retar a otros para que hagan su
mejor esfuerzo.
 Motivar a los miembros.
 Comunicar con efectividad.
ACTIVIDADES DE LA EJECUCIÓN

 Desarrollar a los miembros para que

realicen todo su potencial.
 Recompensar con reconocimiento y
buena paga por un trabajo bien hecho.
 Satisfacer las necesidades de los
empleados a través de esfuerzos en el
trabajo.
 Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz
de los resultados del control.
Etapas de la
dirección
TOMA DE DECISONES

Al tomar decisiones es necesario:

Definir el Problema: Para tomar una decisión es básico definir

perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no
confundirlo con los colaterales.

Analizar el Problema: Una vez determinado el problema es

necesario desglosar sus componentes, así como los
componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder
determinar posibles alternativas de solución.

Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayor número

posible de alternativas de solución, estudiar las ventajas y
desventajas que implican, así como la factibilidad de su
implementación, y recursos necesarios para llevarlas a cabo
TOMA DE DECISONES

Elegir entre alternativas.

• Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la más

idónea para las necesidades del sistema, y la que reditue
máximos beneficios

Aplicar la decisión.

• Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que

se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma.
Integración

 Comprende la función a través de la cual el

administrador elige y se allega, de los recursos
necesarios para poner en marcha las
decisiones previamente establecidas para
ejecutar los planes.
 Comprende recursos materiales así como
humanos; estos últimos son los más importantes
para la ejecución.
Etapas

Reclutamiento.
• Obtención de los candidatos para ocupar puestos de la empresa.

Selección.
• Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos
candidatos al más idóneo para el puesto.

Introducción o inducción
• Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos
de la empresa.

Capacitación o desarrollo.
• Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal,
para lograr su máxima eficiencia.
MOTIVACIÓN

 Se define como la acción de estimular a los empleados con el objetivo de

que obtengan un mejor rendimiento en el logro de los objetivos de la
empresa.
 Por medio de la motivación obtendremos mejores niveles de desempeño,
productividad, eficiencia, creatividad, responsabilidad y compromiso de
parte de los empleados.
MOTIVACIÓN

La motivación es la labor más importante de la

dirección, a la vez que la más compleja, pues a
través de ella se logra la ejecución del trabajo
tendiente a la obtención de los objetivos, de
acuerdo con los estándares o patrones
esperados.
Proceso de motivación

 Si enfocamos la motivación como un proceso para satisfacer necesidades, surge

lo que se denomina el ciclo motivacional, cuyas etapas son las siguientes:
a) Homeostasis. Es decir, en cierto momento el organismo humano permanece en
estado de equilibrio.
b) Estímulo. Es cuando aparece un estímulo y genera una necesidad.
c) Necesidad. Esta necesidad (insatisfecha aún), provoca un estado de tensión.
d) Estado de tensión. La tensión produce un impulso que da lugar a un
comportamiento o acción.
e) Comportamiento. El comportamiento, al activarse, se dirige a satisfacer dicha
necesidad. Alcanza el objetivo satisfactoriamente.
f) Satisfacción. Si se satisface la necesidad, el organismo retorna a su estado de
equilibrio, hasta que otro estimulo se presente. Toda satisfacción es básicamente
una liberación de tensión que permite el retorno al equilibrio homeostático
anterior.
Tipos de motivación

 Motivación de logro
 Es el impulso que tienen algunas personas de superar retos y obstáculos para
alcanzar metas. Un individuo impulsado por el logro desea desarrollarse,
crecer y avanzar en la escala del éxito.
 Motivación de afiliación
 Consiste en fomentar relaciones sociales con la gente. Si se compara a los
trabajadores motivados por el logro con los motivados por la afiliación, se
observará cómo ambos patrones influyen en el comportamiento.
 La gente orientada al logro trabaja arduamente cuando recibe, por parte
de los supervisores, una evaluación de su comportamiento.
 Motivación por la competencia
 Se basa en realizar un trabajo de alta calidad. Los empleados motivados por la
competencia buscan la excelencia en su trabajo, desarrollan habilidades para
solucionar problemas y luchan por ser creativos.
 Lo más importante es que estos individuos se benefician de sus experiencias.
 Motivación por el poder
 Es un impulso por influir en los demás y modificar situaciones. Las personas
motivadas por el poder desean causar un impacto en su organización y están
dispuestas a correr riesgos para lograrlo.
 Una vez que obtienen ese poder podrán usarlo constructiva o
destructivamente.
COMUNICACIÓN

 Es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una

conexión en un momento y espacio determinados para transmitir,
intercambiar o compartir ideas, información o significados que son
comprensibles para ambos.
 Es utilizada para transmitir, intercambiar o compartir mensajes. Por tanto,
puede ser un proceso dinámico de ida y vuelta entre el emisor y el
receptor o solamente una transmisión del emisor al receptor.
 Hace que las ideas, información o significados que son comprensibles
tanto para el emisor como para el receptor fluya entre ambos.
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

a) El deseo de un emisor de
transmitir un mensaje a un
receptor
b) La codificación de ese
mensaje para que sea
comprensible
c) El envío del mensaje mediante
un canal
d) La recepción y decodificación
del mensaje por parte del
receptor
e) La respuesta o
retroalimentación del receptor
al emisor.
COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA

 David Issacs la define como:

“Un proceso dinámico de intercambio de acciones, pensamientos

y sentimientos entre las personas que componen la organización,
que tienden a compartir, proteger y reforzar algo valioso en las
relaciones, aumentando así la calidad y la unión de las mismas
durante el transcurso del tiempo".
 Robbins y Coulter
 "Comunicación es la transferencia y la comprensión de
significados".
 Idalberto Chiavenato
 “Es el intercambio de información entre personas. Significa
volver común un mensaje o una información. Constituye uno
de los procesos fundamentales de la experiencia humana y la
organización social".
PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN

 Especialmente, la comunicación es necesaria:

1. Para establecer y diseminar las metas de una empresa;
2. Desarrollar planes para su logro;
3. Organizar los recursos humanos y otros de la manera mas eficiente y efectiva;
4. Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización;
5. Liderar, dirigir, motivar y crear un clima en el que las personas quieran
contribuir, y
6. Controlar el desempeño.
TIPOS

Comunicación Comunicación
Diálogo
descendente gerencial
En las distintas
Es el tipo de empresas en muchas
Proceso de intercambio
comunicación que se ocasiones se descuida
de información
da cuando los niveles la comunicación con la
mediante la
superiores de la gerencia, pues se
comunicación en una
empresa transmiten piensa que esta no
relación entre dos o
uno o más mensajes a necesita de ser
más personas.
los niveles inferiores. atendida como el resto
de la organización.
 COMUNICACIÓN DESCEDENTE

 Desarrollar y mantener la confianza con los subordinados.

 CREDIBILIDAD DE LA FUENTE O EMISOR.
 Si no existe confianza entre jefe y subordinado el flujo de
información será muy limitado, ya que se tendrán muy pocos
deseos de enviar mensajes y muchas menos razones para creer
que se reciben.
NECESIDAD DE UTILIZAR LA COMUNICACIÓN DESCENDENTE.

Avisos a niveles inferiores.

Instrucciones.

Retroalimentación sobre el desempeño

INSTRUCCIONES DE TRABAJO.
COMUNICACIÓN ASCENDENTE

Sirve primordialmente como

Se refiere a los mensajes que vehículo de retroalimentación,
los empleados envían a sus cerrando el ciclo de la
administradores o a otros que comunicación descendente
ocupan puestos más altos para garantizar que se
dentro de la organización. codifique y decodifique
correctamente la información.
 Los medios típicos de comunicación ascendentes son:
 Sistemas de sugerencias
 Sistemas de quejas
 Sesiones de asesoramiento
 Reuniones de grupo

 Requiere de un ambiente donde los subordinados se sientan libres para

comunicarse
DIFICULTADES DE LA COMUNICACIÓN ASCENDENTE

Filtros en la •Los empleados tienden a enviar por las redes ascendentes aquellos
mensajes que aumentan credibilidad y mejoran su posición,
comunicación filtrando o bloqueando aquellos mensajes que pueden ser
ascendente negativos para su imagen.

El flujo de la •La dificultad de esta característica es de moverse con lentitud y

sufriendo muchas veces demoras, en los diferentes niveles de
comunicación organización, la personal que tiene la necesidad de enviar un
ascendente mensaje ascendente lo piensa siempre más de dos veces.

•Esta dificultad puede saltar niveles jerárquicos, con el objeto de que

Salto de niveles la información llegue más fresca y directa a los superiores, lo que
puede provocar diferencias o roces entre niveles.
Trampa de actividad
• Es la situación en la que el personal realiza
actividades que alguna vez tuvieron un objetivo
bien definido pero que al transcurrir el tiempo, el
personal trabaja sin saber claramente hacia
dónde va.
• Esto se da porque no se ha revisado los objetivos
o porque no han sido comunicados claramente.
 SUPERVISIÓN

La supervisión ayuda a obtener los

resultados previstos en el Plan Operativo, al
descubrir a tiempo los problemas en la
ejecución del plan relacionados con el
desempeño del trabajador, analizarlos y
elegir las soluciones adecuadas.
 SUPERVISION
La supervisión es una herramienta muy útil en
todas las fases de un Programa, especialmente la
de ejecución

Es muy importante para lograr la eficiencia,

eficacia y calidad de los servicios de salud.

Es una piedra angular para garantizar una

adecuada ejecución de los planes y programas.
 ¿QUÉ SUPERVISAR?

Las
actividades o • Ejemplo: Ejecución
tareas más defectuosa de la
importantes
inmunización para el
para el éxito
del programa, Sarampión en una
proyecto o población de niños de
servicio de un albergue
salud
Las actividades o tareas nuevas o
recién aprendidas por el personal.

Después de una capacitación

es muy conveniente supervisar
el desempeño del trabajador
capacitado, para reforzar los
logros o corregir los defectos.
 ¿CÓMO SUPERVISAR?

La entrevista con el
La entrevista con el usuario. Permite
trabajador. El conocer la calidad
La observación
diálogo permite sentida por los
directa de la
captar las opiniones usuarios de los
ejecución de las
y los conocimientos servicios. Puede dar
actividades.
que el personal información sobre
Permite evaluar el
tiene sobre las la accesibilidad y la
desempeño del
actividades o aceptabilidad de
trabajador.
tareas que forman los servicios o
parte de su trabajo. intervenciones de
salud.
La verificación del abastecimiento y
uso adecuado de insumos necesarios
para el desarrollo de las actividades.

El análisis de la información
estadística.
 ¿QUÉ ESTILOS DE SUPERVISIÓN EXISTEN?

Supervisión democrática (participativa)

 Orientada hacia el trabajador, considera que el personal es
bueno por naturaleza.

 Toma en cuenta la adaptación de los planes a la realidad

local y aprovecha la planificación y el trabajo en equipo.

 La supervisión democrática o participativa motiva al

trabajador en la ejecución correcta de las actividades y
permite mejorar su autoconfianza y productividad.
 La supervisión
participativa
construye, no
conquista, está
Rescata su
dirigida
experiencia y La supervisión
fundamentalmente
sugerencias para democrática
a lograr una mejora
mejorar los consulta, no
del desempeño en
procesos. Por lo que impone.
forma concertada
es más eficaz.
y con la
participación
activa del
trabajador.
 Supervisión autoritaria o vertical

Busca el cumplimiento de las actividades sin importar la

participación del trabajador.

El supervisor establece y supervisa los métodos de

trabajo orientados a la consecución de objetivos y
establece procedimientos y directivas para el
cumplimiento de una tarea determinada.
No toma en cuenta la opinión del trabajador, su
percepción de la tarea, o si esta es posible desarrollarse
en el contexto o en el escenario cotidiano del trabajo
en el establecimiento de salud.
Este estilo de supervisión puede ser de
utilidad y estar justificado en varias
circunstancias:
• Una técnica de vacunación
• Un esquema de tratamiento
• El procedimiento de esterilización del material
quirúrgico.

El autoritarismo de la supervisión está dado

por la preocupación en el cumplimiento de
la norma, a como dé lugar.
CONTROL
CONTROL

 El proceso mediante el cual una persona, un grupo

o una organización vigila el desempeño y emprende
acciones correctivas es el control.

 Esta es la función de control y consta de tres

elementos primordiales:

1. Establecer las normas de desempeño.

2. Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con

las normas de desempeño.

3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas

 Los gerentes no
pueden saber en
realidad si sus
Todos los gerentes
unidades funcionan
deben participar en
como es debido
la función de
hasta haber
control, aun cuando
evaluado qué
sus unidades estén
actividades se han
desempeñándose
realizado y haber
como se proyectó.
comparado el
desempeño real con
la norma deseada
 Un sistema de control transmite
mensajes a los gerentes de que las
cosas no marchan de acuerdo con lo
planeado y la necesidad de que se
adopten medidas correctivas.

El control es importante, por que es el

enlace final en la cadena funcional
de las actividades de administración.
Es la única forma como los gerentes
saben si las metas organizacionales
se están cumpliendo o no y por qué sí
o por qué no.
Para efectos del control administrativo:
• Hacer notar que las desviaciones de lo realizado
con respecto a lo planeado, no son siempre o
principalmente causa de la ejecución; la falta de
conformidad con lo planeado.
• Puede ser resultado de planes mal formulados
• Organización inadecuada
• Dirección inapropiada

Y no, de una ejecución inadecuada.

El proceso administrativo debe estar bajo
revisión continua para determinar si:
• El bien o servicio se produce o presta oportunamente
• El bien o servicio cumple con las caracteristicas de
calidad deseadas
• El estatus del plan, programa o proyecto respecto a
tiempos y rendimientos es planeado
• Los costos del presupuesto original se mantienen
• Hay progreso en el cumplimiento del objetivo ultimo o
general
• El plan, programa o proyecto debe continuar,
rediseñarse o concluirse.
Es una función esencial a cualquier nivel de la
organización, ya que todos y cada uno de los
integrantes, cualquiera que sea su nivel jerárquico
dentro de la institución, juegan un papel importante en
la ejecución de actividades específicas y en la
producción de bienes y servicios y, por lo tanto, tienen
responsabilidades en el logro de objetivos y metas.
Características de un sistema de control.

Sujeto a
Costeable
verificación

Orientación al
Adecuado
futuro

Oportuno Flexible Comprendido

Equilibrio: Al delegar autoridad se han de establecer mecanismos suficientes para verificar que se está
cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada está siendo debidamente
ejercida.

Los objetivos: El control debe estar en función de los objetivos.

Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al error, de forma que se puedan tomar
medidas correctivas sin anticipación.

Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las causas y situaciones futuras de las desviaciones
para evitarlas.

De excepción: Se debe aplicar principalmente en actividades representativas a fin de reducir los costos y
tiempo.

De la función controlada: La función controladora debe ser separada de la función controlada. Esto es,
adecuada segregación de funciones para evitar actos fraudulentos.
 Recordemos que el fin
El énfasis del control debe
último del control es
ser en encontrar
rectificar las desviaciones
soluciones constructivas y
oportunamente, reducir
no en castigar errores del
sus efectos negativos o
pasado.
impedir que se repitan.
Clases de control

Control de
Producción.
Control de
Control de
recursos
Calidad.
Humanos

Control Control de
Contable Mercados

Control Control
Presupuestal Financiero
Factores

Comprende
cuatro factores
que son:

Cantidad Tiempo Costo Calidad.

evaluación
 Evaluación

Es la comparación de los objetivos con los resultados y la

descripción de cómo dichos objetivos fueron alcanzados

Una evaluación nos indica qué está funcionando y qué no lo

está, qué debemos mantener y qué debemos cambiar.

Las evaluaciones constituyen una herramienta para tomar

decisiones, pero ellas por sí solas no toman decisiones ni hacen
los cambios.
 Evaluación

El proceso de evaluación comienza en la planeación. La

evaluación no es una actividad aislada que se lleva a
cabo después de iniciar un programa.

La clave radica en la selección apropiada de

objetivos y resultados.

La correcta aplicación de esos objetivos asegura que

los resultados se logren adecuada y eficientemente.
 Recursos
Comprometidos Beneficios Generados:
Problema Resuelto
Necesidades
Satisfechas
La evaluación del proyecto permite tomar una serie de recursos
escasos, entre ellos el factor humano y el tiempo, y con un proceso
lógico lograr:

Identificar
recursos

Asignarlos
en forma
optima
Organizar
recursos
 Fortalecer los
procesos de •Pre-Evaluación
planeación

Hacer más efectiva

la ejecución de las
•Evaluación de
acciones planeadas Seguimiento

Producir un
adecuado sistema •Evaluación
de retroalimentación
 Funciones de la evaluación

Proveer información.

Monitorear el desarrollo del Plan Operativo

Emitir juicios analíticos con el propósito de juzgar si los

esfuerzos desplegados han tenido o están teniendo éxito.

Fundamentar la toma de decisiones (actividad analítica).

Maximizar el éxito y superar las limitaciones.

Actividad Analítica

Comparación

Indicadores

Alternativas

Decisión
Un objetivo debe poder

• Ser medido, para que se pueda monitorear y evaluar.

• Ser Específico para evitar interpretaciones diferentes.
• Indicar el tiempo preciso.
• Ser Adecuado para los problemas, metas y estrategias.
• Ser sobre todo realista y viable de acuerdo a las
características y contexto del establecimiento de salud.
Objetivo de la Evaluación
 Modelo de Evaluación

La teoría de causa y efecto es una premisa

básica en la evaluación.
El momento de ejecutar la evaluación se
comienza a evaluar cuando el proyecto
está en marcha, por lo general, se inicia
Con fines de elaborar el Plan de
con la evaluación de las actividades
Evaluación se sigue la lógica de
(monitoreo) tanto administrativas como
Programación del Plan Operativo.
de los procesos en los que se desarrollan,
y al final se evalúan los efectos y el
impacto del Plan.
Tipo de evaluación
 Monitoreo

Todo con el próposito de

El Monitoreo es un proceso de
cumplir de manera óptima los
control gerencial destinado a
objetivos de la gestión,
observar sistemáticamente un
expresados en el Plan
conjunto de procesos de la
Operativo, con un manejo
gestión, con el fin de hacer los
adecuado de los recursos
ajustes necesarios en las
humanos, tecnológicos y
actividades y estrategias.
financieros.
Monitoreo Estratégico

Es un instrumento de información para poder implementar una

dirección estratégica del PO además de un instrumento de
coordinación e integración (económica, técnica y lo social).

Contribuir a crear una unidad en la gestión.

Proveer información para los procesos de evaluación de la

gestión.
 Plan de Monitoreo

Elaboración de la
Identificar las técnicas
matriz del plan de
Diseño y manejo de de observación a
Identificar las Monitoreo. La matriz se
Establecer la meta o sistemas de utilizar en el Monitoreo.
actividades a incluyen las
indicador, estándar a información definir la Establecer los
monitorear en función actividades, los
fin de evaluar el grado forma en que se instrumentos que
de los objetivos del indicadores, los
de cumplimiento. registra y se analiza la permitan obtener
Plan Operativo. responsables del
información. información para la
Monitoreo y la
toma de decisiones.
periodicidad.
EJEMPLO
REFERENCIAS

 Hernández Matajira B. Manual de procesos y procedimientos

administrativos y asistenciales del Hospital Integrado Sabana de Torres.
2005
 Chacón Sosa Fernando. Control administrativo del servicio de salud.
Salud Uninorte. Barranquilla. (Col), 6-7 (2): 93-98l, 1990.