Informe Final de Pasantias
Informe Final de Pasantias
Informe Final de Pasantias
CONSTANCIA DE ACEPTACION
______________________________________________
Nombre, firma y cedula de identidad del tutor acadmico
______________________________________________
Nombre, firma y cedula de identidad del tutor empresarial
JOSMIRE MARTINEZ
11003534
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTOS
A DIOS por darme la vida y mantenerme activa para recorrer cualquier camino
A mis Padres, por estar pendiente de todas mis necesidades
A toda mi Familia ncleo de amor y alegra donde me han enseado valores
importantes y la necesidad de superarme cada da
A mi Tutora, Ing., Estrella Granado por sus conocimientos y su tiempo compartido,
por cada una de sus enseanzas necesarias para elaborar el Informe de Pasantas
A mi tutor empresarial, Lic. Jos Ortega por brindarme la oportunidad de realizar
el Informe de Pasantas en su departamento de Administracin en la empresa Makro
Comercializadora, S.A. Valencia) y por darme su aporte en la realizacin del
Informe de Pasantas
A mis Compaeras de trabajo, por escuchar mis necesidades, debilidades y
fortalezas. Tenemos que luchar cada da por alcanzar nuestras metas
A mis Compaeras de la Universidad, compartiendo conmigo el da a da de ser
estudiantes y hacer lo necesario para formarnos como Profesionales Universitarias
INDICE
Pg.
INTRODUCCION...
CAPITULO I LA EMPRESA.
1.1.- Descripcin de la empresa
1.2.- Resea histrica.
10
10-11
1.3.- Misin. 12
1.4.- Visin. 12
1.5.- Valores 12
1.6.- Objetivos12-13
1.7.- Estructura Organizativa 13-14
1.8.- Descripcin del Dpto. Admn. de la empresa Makro Comercializadora, S.A.
(Valencia).. 15
1.9.- Organigrama del Dpto. Admn. de la empresa Makro Comercializadora, S.A
(Valencia)... 15
1.10.- Actividades desarrolladas durante el periodo de pasantas.. 16
CAPITULO II EL PROBLEMA
2.1.- Planteamiento del Problema. 17-18
2.2.- formulacin 18
2.3.- Objetivos;... 18
2.3.1.- Objetivo General. 18
2.3.2.- Objetivo especficos 18
2.4.- Justificacin... 19
CAPITULO III MARCO REFERENCIAL CONCEPTUAL
3.1.- Antecedentes de la Investigacin 20-23
3.2.- Bases Tericas 23-40
3.3.- Definicin de Trminos Bsicos 40-41
Pg.
CAPITULO IV FASES METODOLOGICAS
4.1- FASE I.. 42-43
4.2- FASE II
43
45
62
RECOMENDACIONES
63
REFERENCIAS BILIOGRAFICAS
64-65
REFERENCIAS DE INTERNET
66
Lista de Anexos
INTRODUCCION
CAPITULO I
LA EMPRESA
Entre los productos que se han logrado lanzar al mercado y distribuir a travs de su
propia red de establecimientos, se encuentran las marcas;
*- ARO, que abarca desde alimentos hasta productos de limpieza, con variedad de
presentaciones de alto rendimiento.
11
1.3.- Misin:
1.4.- Visin:
1.5.- Valores:
1.6.- Objetivos:
13
Gerente Regional
Gerente General
Gte.
Gte.
Gte .
Gte.
Jefe.
Gte.
Gte.
Gte.
Gte. No
Promociones
Atencin
Control
Logstica
Admn.
Personal
R.M
Alimentos
Alimentos
y ventas
al cliente
final
Asistentes
Asistente
Asistente
Jefe
Asistente
Jefa
Jefes
Ayudantes
Operadores
Jefes
Asistentes
Asistentes
Ayudantes
Promotores
Asistentes
Ayudantes
Asistentes
Ayudantes
Cajeros
Arqueadores
14
Jefe
ADMINISTRACION
Asistente
Pasante
15
*- Corte de documentos.
*- Elaborar Requisiciones.
16
CAPITULO II
EL PROBLEMA
los
2.2.- Formulacin:
2.3.- Objetivos
18
19
CAPITULO III
1*- Segn Cesar (2010), en su informe presentado a la Universidad Jos Antonio Pez
titulado Manual de Normas y Procedimientos en el Departamento de Admisin
de Pacientes del Centro Policlnico Valencia, para optar el titulo de Lic. en
Administracin de Empresas. El objetivo General es Disear un Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos en el departamento de Admisin de Pacientes, para
mejorar el ingreso de trabajadores en el Centro Policlnico Valencia. Las tcnicas a
utilizar El instrumento utilizado fue realizar una encuesta al personal involucrado en
el departamento. La finalidad de este informe fue dar a conocer una herramienta que
defina cada una de las actividades que realiza el empleado y nuevos ingresos al
Departamento de Admisin de Pacientes y estar al alcance de todos los miembros de
la organizacin y los que deseen ingresar a este como gua de consulta y apoyo, para
la realizacin de actividades dentro del mismo. El aporte del informe es que servir
de gua para mejorar el proceso de Induccin y para la creacin de manuales en otros
departamentos necesarios para el buen desarrollo de la organizacin.
2*- Entre los informes escogidos esta tambin el de Efran Reyes (2009), titulado
como Optimizacin del Procedimiento de las Conciliaciones Bancarias, en el
3*- El realizado por Arturo Vsquez (2008), el cual lleva como ttulo Diseo de un
informe COSO para mejorar los procedimientos Administrativos en el
concesionario Fiauto Carabobo CA, presentado ante la Universidad Jos Antonio
Pez, para optar el titulo de Lic. en Administracin de Empresas. El instrumento
utilizado fue de recoleccin de informacin, observando, entrevistando o
interrogando a las personas involucradas con el problema investigado. El objetivo
general es Estructurar las estrategias para aplicacin del COSO en el departamento de
administracin de Fiauto Carabobo, CA. El informe propuesto tiene la finalidad de
ofrecer grandes beneficios a la empresa, en el mbito informativo y de gua para los
empleados de dicha rea en base a los procedimientos, para realizar una optima
21
5*- Por su parte Moreno Jos (2008), presente un informe de pasantas titulado
Manual de Normas y Procedimientos en el Departamentos de venta, crdito y
cobranza de la empresa Ca-Ch Festejos S.R.L, desarrollado en la Universidad
Jos Antonio Pez. El instrumento utilizado fue la encuesta al personal involucrado
en el departamento y cuadros comparativos. El objetivo general es Elaborar un
manual de procedimientos administrativos en el departamento de ventas, crdito y
cobranza de la empresa Ca-Che festejos S.R.L. Su finalidad es unificar los criterios,
22
En esta seccin se basa en las Bases Tericas que sirven de aporte al Informe de
Pasantas
Administracin:
Puede definirse como una pieza importante para el buen manejo y control de los
recursos tangibles e intangibles. En primer lugar, Chiavenato I (1999) pg. 21, define
la Admn., en orientar, dirigir y controlar los esfuerzos de un grupo de individuos
para lograr un objetivo comn. El buen Administrador naturalmente, hace posible que
el esfuerzo alcance sus metas con la mnima inversin de recursos.
Procesos Administrativos.
23
24
objetivo.
*- Mantener informado al personal de los cambios por venir, sobre las polticas y
procedimientos en forma escrita y permanente.
Procedimientos:
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Seala Belisario Silvymar (2008), pg. 21, el principal objetivo del procedimiento es
de obtener la mejor forma de a cabo una actividad, considerando los factores del
tiempo, esfuerzo y dinero.
Movimientos Bancarios:
*- Rechazo de Cheques depositados; un cheque podra ser rechazado por el banco por
fondos insuficientes, firma diferente a la registrada en el banco, defectos formales,
etc. En estos casos renace el crdito que se tena contra quien entrego el valor y
corresponde realizar un asiento debitando la cuenta de Cheques Rechazados.
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*- Transferencia entre Bancos; son los movimientos de los fondos desde una cuenta
bancaria a otra cuenta que este abierta de otra entidad o la misma. Dentro de los
mismos Bancos se pueden realizar las Transferencias a travs de la banca telefnica,
internet, cajeros automticos, etc.
27
28
29
CHEQUES:
Definiciones:
*- Un cheque es un documento contable de valor en el que la persona que es
autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra
persona una autorizacin para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta
la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la Presencia del titular de la
cuenta bancaria.
*- El cheque es un ttulo valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual
una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institucin de crdito
el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona
llamada beneficiario.
*- El cheque es el medio por el cual una persona tiene derecho a disponer de la
provisin de fondos que tiene en cuenta bancaria, bien a favor de s mismo o de un
tercero.
Condiciones para el pago de un cheque:
*-Debe estar bien emitido, es decir, estar fechado para el momento de la
Presentacin.
*- La cantidad en nmeros debe ser igual a la cantidad expresada en letras.
*- No debe tener enmiendas.
*- La firma del emisor debe ser igual a la que tiene registrada el Banco titular en su
espcimen de firma.
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*- La calidad del librado de ser una institucin de crdito la cual celebrar un contrato
con el librador: Los bancos reciben de sus clientes dinero que se obligan a devolver a
la vista, cuando el cliente lo requiera. Para documentar las rdenes de pago de los
clientes se utilizan los cheques.
*- Por el contrato de cheque, en consecuencia, el banco se obliga a recibir dinero de
su cuenta-habiente, a mantener el saldo de la cuenta a disposicin de ste, y a pagar
los cheques que el cliente libre con cargo al saldo de la cuenta. A la cuenta de
cheques se le denomina en la prctica bancaria cuenta corriente de cheques, porque
el cuenta-habiente hace entregas que se le abonan y libra cheques que se le cargan al
ser pagados; por lo que la cuenta tiene una secuencia indefinida.
*- La cuenta de cheques es un presupuesto de la normalidad, no de la esencia del
cheque. Puede una persona librar cheques y no tener la cuenta y el tenedor podr
ejercitar las acciones correspondientes contra los obligados, e incluso el librador
recibir una sancin. Y si el banco se negare a pagar un Cheque sin causa justa, a no
ser que este indispuesto u obrando, infringiendo sus obligaciones derivadas del
contrato de cheque, tambin deber pagar al librador una pena por el cheque
desatendido.
*- Los fondos disponibles: La existencia de fondos disponibles es tambin un
presupuesto de la regularidad del cheque; presupuesto cuya existencia no influye
sobre la eficacia del ttulo, y cuya ausencia es sancionada tambin.
*- Que el librador haya sido autorizado por el librado para expedir cheques a cargo de
la cuenta del librador.
Requisitos
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que dar explicacin al banco de por qu lo est cobrando. Esta caracterstica hace que
un cheque sea como un billete, que tiene un valor por s mismo mas el portador a la
causa validada en un solo cheque sea como un billete. Adems se llena un formulario
especial a travs del cual el librado le ordena al librador que dono todo o parte de los
fondos realizados en la entidad bancaria de manera conjuntiva y ordenada.
A la vista
Los cheques son siempre a la vista, es decir que no tienen fecha de cundo deben ser
pagados. La fecha que se plasma en el cheque slo cumple la funcin de dejar
constancia de cundo el emisor tena la intencin de que ese cheque se cobrase. No
obstante el banco est obligado a hacer efectivo un cheque el da en que se presenta al
cobro, sin importar que la fecha que aparezca plasmada en ste an no haya llegado.
Hay cheques pos-fechados. Hay que tener muy en cuenta que los cheques prescriben
y por ende caducan.
Otras caractersticas
Otra caracterstica del cheque como ttulo valor es que la ley le da una calidad tal, que
un juicio para hacer efectivo un cheque se desarrolla en plazos ms cortos, esto
jurdicamente se conoce como que los ttulos valores tienen fuerza ejecutiva, o que
conllevan aparejada ejecucin.
Seguridad
Los cheques pueden tener inscripciones o tintas de seguridad para verificacin y as
aumentar la prevencin de fraudes.
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*- Otra accin que podra ejercer la persona vctima por haber recibido un cheque sin
provisin de fondos: es la penal. El acreedor est legitimado en su condicin de
portador beneficiario del cheque sin fondos, para interponer una denuncia penal en
contra del deudor. Reiteramos, la emisin de un cheque sin fondos es un delito en
Venezuela, pero requiere que la vctima ejerza ante los tribunales penales la
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recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se
encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para
saber si los controles internos se estn llevando adecuadamente. Esta operacin es
realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello,
suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto
a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente
en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como
prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas
diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deber cancelar
contra la de "Prdidas y Ganancias".
La Conciliacin Bancaria
Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos, de
nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los
Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer
las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa. Esto se realiza ya
que es comn que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan
con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:
*- Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
*- Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr por
haber cerrado.
*- Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
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Cheque: es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador , ordena
a un banco el llamado girado que pague una determinada suma de dinero a la orden
de un tercero llamado beneficiario.
Factura; es un documento que sirve como soporte de las mercancas vendidas u otros
efectos, en el que se hacen contar las mercaderas vendidas, en cantidades, precios e
informar las condiciones de pago y otros datos relativos a la operacin.
Reporte; son documentos que sirven de soportes para sustentar la actividad que ha
sido realizada.
40
41
CAPITULO IV
FASES METODOLOGICAS
A continuacin se desarrollan las actividades que se pretenden cumplir para lograr las
propuestas; estas se establecen mediante fases alineados con los objetivos sealados
anteriormente en la investigacin.
que labora por lo tanto se tiene la Poblacin que es un conjunto finito o infinito de
elementos con caractersticas comunes para los cuales sern extensivas las
conclusiones de la investigacin y la Muestra es un subconjunto representativo y
finito que se extrae de la poblacin accesible.
Esta fase comprende las causas y los efectos que conlleva el problema. Lo que
permite determinar de manera general los procedimientos existentes, con la finalidad
de interpretar la situacin actual.El Diagrama Causa-Efecto es llamado usualmente
Diagrama de "Ishikawa" porque que creado por Kaoru Ishikawa, experto en direccin
de empresas interesado en mejorar el control de la calidad; tambin es llamado
"Diagrama Espina de Pescado" porque su forma es similar al esqueleto de un pez:
Est compuesto por un recuadro (cabeza), una lnea principal (columna vertebral), y 4
o ms lneas que apuntan a la lnea principal formando un ngulo aproximado de 70
(espinas principales). Estas ltimas poseen a su vez dos o tres lneas inclinadas
(espinas), y as sucesivamente (espinas menores), segn sea necesario.
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44
CAPITULO V
RESULTADOS
Ambiente Laboral
Comunicacin
Motivacin
Rendimiento Laboral
Resolucin de Problema
Calidad de respuesta
a travs del l
DIAGRAMA DE ISHIKAWA
Mal
elaborado
Mal impreso
Defecto de firma
Falta de firma
Cheques
devueltos
Sin fondos
Clave errada
Mal conformado
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medidas lineamientos para mejorar los procedimiento que con lleva a disminuir la
cantidad de cheques devueltos de en el Departamento de Administracin de la
empresa Makro Comercializadora, S.A. (Valencia).
Por consiguiente se presentan algunas estrategias que son apropiadas para mejorar el
proceso de los cheques devueltos, logrando dar respuestas a las debilidades y
evidenciadas en la fase I y II, es por ello que esta fase representa una solucin viable
y gran utilidad para la organizacin ya que con la puesta en marcha del manual
contribuir a el buen funcionamiento de la operatividad del personal que trabaja en el
rea de caja a fin de hacerlo ms eficiente y eficaz.
47
Elaborado por:
T.S.U. Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
Captulo I:
1. Instructivo para el uso.
2. Alcance y campo de aplicacin
3. Organigrama Especfico del departamento.
4. Funciones de los departamentos inherentes al manual
Captulo II:
5. Normas Generales del Departamento
6. Objetivo del procedimiento.
7. Alcance del procedimiento
8. Tcnicas, Medidas o parmetros para el procedimiento
9. Flujo grama
Elaborado por:
T.S.U. Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
Captulo I
Pg.: 3 de 14
Elaborado por:
T.S.U Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
Captulo I
Pg.: 4 de 14
Elaborado por:
T.S.U. Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
Captulo I
Pg.: 5 de 14
Jefe
ADMINISTRACION
Asistente
Pasante
Elaborado por:
T.S.U. Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
Captulo I
Pg.: 6 de 14
Elaborado por:
T.S.U. Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
Captulo II
Pg.: 7 de 14
Para proceder con la aceptacin del cheque tanto personal como jurdico
el cliente debe de tener tres (3) meses como mnimo de haber estado
afiliado.
El titular del cheque debe estar presente con su cedula laminada. En tal
caso de ser jurdico traer una autorizacin por escrito, la hoja debe estar
embretada, sellada, firmada y actualizada (no ms de un mes).
Una vez impreso el cheque, el cajero le da al cliente el mismo para que lo
revise todo, al estar de acuerdo lo firme.
Todos los cheques deben de estar conformes, a excepcin de algunos que
no son conformes pero son pasados con la autorizacin del gerente de
guardia, tomando en cuenta los paramentos (hoja 10 del manual)
necesarios (lo autorizan con su firma).
El cajero debe de notificar de inmediato al jefe o gerente sobre cualquier
anomala que se presente con esta u otra forma de pago
Se debe mantener un respeto mutuo con el cliente
Elaborado por:
T.S.U. Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
Captulo II
Pg.: 8 de 14
Elaborado por:
T.S.U. Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
Captulo II
Pg.: 9 de 14
Abarca el rea de caja, puesto que son los que reciben los cheques, se le trasmite
los requisitos que est en la hoja 10 del presente manual para aceptar el mismo.
El gerente de guardia sin importar a que departamento sea, se le notifica
cualquier irregularidad, tomando la decisin concerniente al caso.
El departamento de Administracin hace su monitoreo, para asegurar de que el
procedimiento se est cumpliendo.
Elaborado por:
T.S.U. Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
Captulo II
Pg.: 10 de 14
Elaborado por:
T.S.U. Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
Captulo II
Pg.: 11 de 14
Revisar si est
afiliado
Llamar al
Gerente
Solicitar otra
forma de pago
NO
A
se anula la
factura.
SI
Revisar si el monto es
mayor a 10000bs.
SI
NO Solicitar
otra
forma
de pago
SI
NO
Se
acepta
Se acepta
Elaborado por:
T.S.U. Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
Captulo II
Pg.: 12 de 14
Solicitar al
cliente otro
cheque
NO
A
En caso de que no
tenga, se pide otra
forma o se anula la
factura
SI
El cliente lo endosa
por atrs y lo firma
Procede con la
conformacin
Elaborado por:
T.S.U. Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
Captulo II
Pg.: 13 de 14
Se enva al
Departamento de
Administracin
Si tiene alguna
anomala
SI
A
NO
N0
Se procesa
Se enva a Caracas
Elaborado por:
T.S.U. Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
Captulo II
Pg.: 14 de 14
El Departamento de
Administracin recibe
los cheques devueltos
Se le hace un
monitoreo
Al culminar se enva a
Caracas
Elaborado por:
T.S.U. Josmire Martnez
Revisado:
Aprobado por:
CONCLUSION
en el
Ayudar a crecer, dar ventajas y oportunidades es uno de los objetivos que esta
empresa les ofrece tanto a sus clientes como a sus empleados.
De esta forma se presenta este manual para obtener ms control sobre los cheques
y contar con una valiosa herramienta administrativa para una organizacin tan
importante.
RECOMENDACIONES
*-Una vez aprobado por la gerencia, comenzar con la utilizacin del manual en el
menor tiempo posible. Ya que a travs de este estudio se evidencio la necesidad de
esta herramienta.
BIBLIOGRAFIA
administrativos
comerciales.
[Informe
de
Fernndez, (2010), Disear un manual que defina cada una de las actividades que
realiza el empleado y nuevos ingresos al Departamento de Admisin de
Pacientes del Centro Clnico Valencia [Informe de Pasantas] Universidad
Jos Antonio Pez.
planteados
en
materia tributaria
con
relacin
a las
REFERENCIAS DE INTERNET
ANEXO A:
CHEQUES
Cheques