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Fundamentos de Los Sistemas de Costo
Fundamentos de Los Sistemas de Costo
Fundamentos de Los Sistemas de Costo
DE LOS
SISTEMAS DE
COSTO
Por:
Ing. Cruz Lezama Osaín
cruzlezamao@yahoo.com
Ingeniero Industrial - Especialista en Finanzas –Magíster en Gerencia,
Mención Finanzas
Especialista en Operaciones y Producción - Diplomado en Formación y
Desarrollo Docente
ASESORÍA TÉCNICA Y GERENCIAL ENTRENAMIENTO Y FORMACIÓN
Ciudad Guayana, Noviembre de 2007
1. Introducción
2. Costos y gastos
3. Clasificación de los costos
4. Importancia de la determinación de los costos
5. Elementos del costo de producción
6. Sistemas de costos
7. La industria, su clasificación y organización
8. Los costos de producción: fórmulas y cálculos
9. Cómo calcular los costos de producción
10. Análisis del punto de equilibrio
11. Costos por procesos
12. Costos indirectos de fabricación
13. Prorrateos de los costos indirectos
14. Organización de la producción y costos
15. Comportamiento y control de costos
16. Contabilidad industrial y el control de costos
17. Cuentas para el control de costos
18. Planificación de costos
19. Estructura presupuestaria
20. Sistemas de contabilidad y control de costos
21. Sistema de costos estándar
22. Gerencia estratégica de costos (GEC)
23. Conclusiones
24. Bibliografía
INTRODUCCIÓN
Cuanto mayor es una empresa más necesaria resulta la contabilidad de costos y más
importante aún definir de forma adecuada el tipo de información que se quiere obtener. Es
frecuente la tendencia a solicitar cada vez más información, lo que no tiene por qué ser
una política acertada. Si los gestores disponen de demasiados datos pueden encontrarse
en una situación en la que los árboles no les permiten ver el bosque, dedican demasiado
tiempo a 'mirar los árboles' descuidando el resto de sus obligaciones, o pueden perderse
en una enorme cantidad de cifras y no utilizar de modo adecuado la información, y si se
dispone de demasiada hay que analizarla a un costo mayor.
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1.- COSTOS Y GASTOS
Los costos representan una porción del precio de adquisición de artículos, propiedades o
servicios, que ha sido diferida o que todavía no se ha aplicado a la realización de
ingresos. El costo se puede definir como “el sacrificio económico que hace una
organización para obtener objetivos futuros”.
Costo también se puede definir como la “cantidad desembolsada para comprar o producir
un bien”. Otra definición de costo es la erogación o desembolso para producir un bien o la
prestación de un servicio, teniendo como elementos: Materia prima, Mano de obra y
gastos indirectos.
El cálculo del costo en una compra es inmediato, y consiste en el precio del bien más los
costos financieros de la compra (cuando se compra a plazos). El cálculo del costo de
producción es algo más complejo, porque hay que tener en cuenta el costo de las
materias primas utilizadas, el de la mano de obra empleada y la parte proporcional de los
costos de la inversión de capital necesaria para producir el bien o el servicio en cuestión.
De igual forma se puede definir gastos como “las erogaciones que se han aplicado contra
el ingreso de un período determinado”.
En el lenguaje común los términos costo y gasto se utilizan a menudo como conceptos
equivalentes. Expresiones tales como ¿cuánto te costó la entrada al cine? o ¿cuánto
gastaste en el supermercado?, son de uso común en el lenguaje cotidiano. En el mundo
de los negocios, sin embargo, aunque ambos términos comparten una raíz común,
apuntan a conceptos distintos. De hecho, en el desarrollo de sus actividades cotidianas
las empresas incurren tanto en costos como en gastos.
Las empresas comerciales, es decir, aquéllas que compran los productos que después
venden, como las empresas que prestan servicios o las que producen artículos tienen
gastos financieros y gastos de operación (gastos de ventas y gastos de' administración).
Asimismo, aunque no se realice ningún proceso de producción, todas las empresas tienen
costos. El costo de una empresa comercial es lo que le cuestan los productos que
compra. Mientras que el costo para una empresa que produce bienes es el costo de
producción. Para entender mejor:
• El costo de los artículos que vende una empresa comercial, está dado por el costo
de los artículos que compró.
• El costo de los artículos que vende una empresa de producción está dado por el
costo de producción, es decir por el costo de los materiales y el costo de la mano
de obra y los gastos generales de fabricación, necesarios para transformar los
materiales en artículos terminados.
Mientras que gastos, a diferencia de los costos, es el consumo de recursos requerido para
realizar actividades que apoyen la producción del bien o la prestación del servicio. El
sacrificio de estos recursos deberá cargarse al estado de resultados del periodo en el cual
fueron consumidos, por lo tanto, no se relacionan con la venta de los productos. Ejemplo.
El salario del personal administrativo.
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Gráfica Nº 1: Gastos y Costos
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2.- CLASIFICACIÓN DE LOS COSTOS
Factor de costo: Base de distribución para la asignación de costos, según sea el objeto de
costos.
Costo unitario o promedio: Surge de dividir el costo total por un número de unidades.
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De igual forma la determinación de los costos también servirá, en general, para tres
propósitos fundamentales:
1. Proporcionar informes relativos a costos para medir la utilidad y evaluar el
inventario (estado de resultados y balance general).
2. Ofrecer información para el control administrativo de las operaciones y
actividades de la empresa (informes de control).
3. Proporcionar información a la administración para fundamentar la planeación y
la toma de decisiones (análisis y estudios especiales).
• Materiales directos
• Mano de obra directa
• Gastos indirectos de fabricación.
Esquemas de costos.
1. Costo primo: o primer costo, compuesto por la suma: MATERIALES + MANO
DE OBRA.
2. Costo de conversión: MANO DE OBRA + COSTOS INDIRECTOS DE
FABRICACIÓN.
3. Costo de producción: MATERIALES + MANO DE OBRA + COSTOS
INDIRECTOS DE FABRICACIÓN.
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además de los materiales o insumos directos e indirectos requeridos para su elaboración,
preparación o montaje. Las asignaciones de los costos indirectos deben practicarse sobre
bases razonables que consideren la naturaleza del servicio adquirido o producido y la
forma en que sus costos se han generado. Esta definición supone adoptar el concepto de
costo integral o por absorción.
Tal como se mencionó anteriormente, los tres elementos del costo de fabricación son:
La suma de las materias primas y la mano de obra directa constituyen el costo primo.
La combinación de la mano de obra directa y la carga fabril constituye el costo de
conversión, llamado así porque es el costo de convertir las materias primas en productos
terminados.
El flujo de los costos de producción sigue el movimiento físico de las materias primas a
medida que se reciben, almacenan, gastan y se convierten en artículos terminados. El
flujo de los costos de producción da lugar a estados de resultados, de costos de ventas y
de costo de artículos fabricados. Este flujo y estados de resultados se logran a través de
los sistemas de costos, que no son más que un conjunto de procedimientos y técnicas
para calcular el costo de las distintas actividades. Los sistemas de costos se pueden
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1) Según el tratamiento de los costos fijos:
• Costeo por absorción: Todos los costos de fabricación se incluyen en el costo
del producto, así como se excluyen todos los costos que no son de fabricación.
La característica básica de este sistema es la distinción que se hace entre el
producto y los costos del período, es decir los costos que son de fabricación y
los que no lo son.
• Costeo variable: Los costos de fabricación se asignan a los productos
fabricados. La principal distinción bajo este sistema es la que existe entre los
costos fijos y los variables. Los costos variables son los únicos en que se
incurre de manera directa en la fabricación de un producto. Los costos fijos
representan la capacidad para producir o vender, e independientemente del
hecho de que se fabriquen o no los productos y se lleven al período, no se
inventarían. Los costos de fabricación fijos totales permanecen constantes a
cualquier volumen de producción. Los costos variables totales aumentan en
proporción directa con los cambios que ocurren en la producción.
La cantidad y presentación de las utilidades varía bajo los dos métodos. Si se utiliza el
método de costeo variable, los costos variables deben deducirse de las ventas, puesto
que los mismos son costos en los que normalmente no se incurriría si no se
produjeran los artículos.
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Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que
es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta
manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es
obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas
efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus
funciones se relacionan unas con otras.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea
perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es
responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que
ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de
comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la
empresa.
Tipos de organización
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• Según Taylor (defensor de este tipo de organización) la organización debe
basarse en la división del trabajo y por consiguiente en la especialización del
obrero, pretendiendo una organización funcional superespecializada.
• Distribución de la autoridad y de la responsabilidad
2. Organización Lineal: Es la estructura más simple y más antigua, esta basada en
la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica
medieval.
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El campo de aplicación de la organización lineal:
• Máxima especialización.
• Mejor suspensión técnica.
• Comunicación directa más rápida
• Cada órgano realiza únicamente su actividad específica.
• Servicios
• Consultoría y asesoría
• Monitoreo
• Planeación y control
Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización
desde el más bajo al más alto.
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El departamento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados, y las
secciones toman la decisión final con base en aquella recomendaciones. Aquel
no puede obligar a los demás órganos a que acepten sus servicios y
recomendaciones, por cuanto no tiene autoridad de línea, sino de staff, es decir,
de asesoría y prestación de servicios especializados.
Coexistencia de las líneas formales de comunicación con las líneas directas de
comunicación, se produce una conciliación de las líneas formales de
comunicación entre superiores y subordinados.
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niveles departamentales complican la comunicación. Una empresa
con muchos niveles tiene mayores dificultades para comunicar.
Objetivos, planes y políticas en sentido descendente por la estructura
organizacional que aquella en que el gerente general se comunica
directamente con sus empleados.
Por último, la existencia de numerosos departamentos y niveles
complica la planeación y el control. Un plan que puede estar bien
definido y completo en el nivel superior pierde coordinación y claridad
a medida que es subdividido en los niveles inferiores. El control se
vuelve más difícil conforme se agregan niveles y gerentes, mientras
que al mismo tiempo las complejidades de la planeación y las
dificultades de la comunicación hacen más importante este control.
Así, el principio del tramo de control establece que tiene un límite el
número de subordinados que un gerente puede supervisar
eficazmente, pero el número exacto dependerá del impacto de los
factores subyacentes que afectan la dificultad y los requerimientos de
tiempo de la administración.
El costo es la suma de los gastos invertidos por la empresa. Para obtener los recursos
utilizados en la producción y distribución del producto o servicio.
Los costos de producción, tal como se mencionó inicialmente son directos e indirectos.
• Costo fijo
Se define como el grupo de gastos que la empresa desembolsa, aunque no
produzca ningún bien (Alquiler, sueldo de los vigilantes, etc.).
• Costo variable
Son aquellos costos que varían con él número de unidades producidas, los
componentes más importantes de estos son: la mano de obra y materia prima.
• Costos marginales o increméntales
Es la adición al costo total que se atribuye a una unidad más de fabricación.
Se define el corto plazo como un periodo de duración suficientemente largo para permitir
a una empresa hacer cambios en sus niveles de producción, a partir de su capacidad de
instalada; pero no lo suficientemente largo para permitir a la empresa hacer cambios en
esta misma capacidad.
Formulas:
Costo Variable Medio = Costo Variable Total / q
Costo Fijo Medio = Costo Fijo Total / q
Costo Total Medio = Costo Total /q
Costo Total Medio = Costo Fijo Medio + Costo Variable Medio
CTM/ q = CFT /q + CVT / q
Costo Marginal = CVT2 - CVT1 / q2 - q1
q = Cantidad producida
Ejemplo:
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A partir de los siguientes datos, obtenga los CT, CF medio, CV medio, CT medio y C
Marginal.
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9.- CÓMO CALCULAR LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN
Para obtener los costos de Fabricación de la Joyería, se deben considerar en el precio los
siguientes puntos importantes, los cuales se distribuirán de manera proporcional en el
número de piezas que un taller pueda producir en un mes.
Si sus diseños los vende directamente al público su nivel de ganancia será mucho mayor,
ya que no tendrá que dar porcentajes a personas intermediarias como son las tiendas y
los distribuidores.
EJEMPLO de como calcular el costo de producción Para una persona que trabaja sola en
un taller de joyería instalado en su casa.
COSTOS:
a) Alquiler: $ 50 /mes (renta aproximada del espacio que ocupa su taller dentro de su
casa).
b) Electricidad: $ 10 /mes (gasto promedio mensual de los equipos de joyería).
Si esta persona produce sin ayuda, 80 pares de aretes de plata mes, de 10 gr. el par.
Entonces los costos de los materiales serían aproximadamente:
c) Plata: 800 gr. de los aretes + 40 gr. de perdida de plata (5%) = 840 gr. de plata, el cuál
tendía un costo aproximado de $160 (Considerando el costo de la plata por kilogramo de
$190)
d) Materiales: Aproximadamente $ 60, por el costo de materiales necesarios para producir
los 80 pares de aretes. Estos materiales sor por ejemplo: soluciones, seguetas, pasta de
pulir, mantas, envolturas, etc.
Por tanto los costos mensuales para producir 80 pares de aretes de plata de 10 gr. cada
uno son de: $50 Alquiler + $10 Luz + $160 Plata+ $60 Materiales = TOTAL: $ 280.
e) Ganancia del taller (15 %) para que este crezca y/o pague reparaciones o
mantenimiento de los equipos. El 15 % de $280 es $ 42.
El costo de los aretes es de: $50 Alquiler + $10 Luz + $160 Plata + $60 Materiales +$42
Ganancia del Taller = TOTAL: $ 322.
Así, el costo de producción de los aretes sería de $ 4 por cada uno (se divide $ 322 entre
80 pares de aretes).
Si los aretes se venden a una tienda, se tiene que contemplar la ganancia del 50% para la
tienda y 50% para el/la artesano(a). Por tanto el precio de los aretes sería de: $ 16 cada
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par de aretes, En este ejemplo la tienda tiene una ganancia de $ 8, y el artesano(a) de $
4.
Como se observa siempre los intermediarios como son las tiendas ganan más que la
persona que fabricó la joya. Por esto es siempre más recomendable tratar de vender
directamente la joyería al público para que así la ganancia sea mucho más alta.
En el ejemplo, el precio al público del par de aretes vendido directamente sería razonable
a $12, lo cual representa aproximadamente un 30% de descuento del precio que se
pagaría por estos mismos aretes si se comprara en la tienda ($ 16); y la ganancia para
usted sería de $ 8 por cada par de aretes, lo cual representa el doble que si se vendiera la
joyería a una tienda.
Sin embargo la realidad es otra, el punto de equilibrio es una herramienta financiera que
permite determinar el momento en el cual las ventas cubrirán exactamente los costos,
expresándose en valores, porcentaje y/o unidades, además muestra la magnitud de las
utilidades o perdidas de la empresa cuando las ventas excedan o caen por debajo de este
punto, de tal forma que este viene e ser un punto de referencia a partir del cual un
incremento en los volúmenes de venta generará utilidades, pero también un decremento
ocasionará perdidas, por tal razón se deberán analizar algunos aspectos importantes
como son los costos fijos, costos variables y las ventas generadas.
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Ejemplo: Una empresa presenta los siguientes datos.
Punto de Equilibrio en unidades = Costo fijo total / Precio Unitario – Costo Variable
Unitario.
Cabe mencionar que la diferencia entre los ingresos y todos los costos variables se les
llama margen de contribución.
Punto de Equilibrio en dólares = Costo Fijo Total / (1 - costo variable / precio de venta)
Observaciones:
El análisis del punto de equilibrio es un modelo muy útil cuando se trata de un solo
producto. Pero generalmente supone condiciones de certidumbre, lo cual limita su
aplicación.
Supuestos.
Ventajas.
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Gráfica Nº 2: Punto de Equilibrio Operativo
$
2.500
2.000
Punto de Equilibrio
1.000
Ganacias
500
Pérdidas
5 10 15 20 25
Unidades
Para la determinación del punto de equilibrio debemos en primer lugar conocer los costos
fijos y variables de la empresa; entendiendo por costos variables aquellos que cambian en
proporción directa con los volúmenes de producción y ventas, por ejemplo: materias
primas, mano de obra a destajo, comisiones, etc.
Tal como se mencionó anteriormente, se entiende por costos fijos, aquellos que no
cambian en proporción directa con las ventas y cuyo importe y recurrencia es
prácticamente constante, como son la renta del local, los salarios, las depreciaciones,
amortizaciones, etc. Además se debe conocer el precio de venta de él o los productos que
fabrique o comercialice la empresa, así como el número de unidades producidas.
Al obtener el punto de equilibrio en valor, se considera la siguiente formula:
Consideremos el siguiente ejemplo en donde los costos fijos y variables, así como las
ventas se ubican en la formula con los siguientes resultados:
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$ 295.000,00
P. E. ($) = = $ 572.440,00
$ 395.000,00
1
$ 815,000.00
El resultado obtenido se interpreta como las ventas necesarias para que la empresa opere
sin pérdidas ni ganancias, si las ventas del negocio están por debajo de esta cantidad la
empresa pierde y por arriba de la cifra mencionada son utilidades para la empresa.
Al ser los mismos valores se ubican de acuerdo como lo pide la formula para obtener el
resultado deseado:
$ 295.000,00
P. E. (%) = x 100 = 70 %
$ 815,000.00 $ 395.000,00
El porcentaje que resulta con los datos manejados, indica que de las ventas totales, el
70% es empleado para el pago de los costos fijos y variables y el 30% restante, es la
utilidad neta que obtiene la empresa.
Procesos de producción:
Un proceso es una entidad o sección de la compañía en la cual se hace un trabajo
específico, especializado y repetitivo. Algunos términos que se usan son: departamentos,
centros de costos, centro de responsabilidad, función y operación.
Requisitos:
Se aplica en industrias que trabajan en forma continua o en serie y en las que los artículos
demandan procesos similares, y en las que se van transformando por etapas la materia
prima hasta que alcanza el grado de producto terminado.
El costo unitario se calcula mediante un promedio entre la suma de los costos consumidos
por los departamentos o procesos en un período, y las cantidades producidas en el
mismo.
La imposibilidad de conocer los costos consumidos por cada tipo de trabajo, hace que las
erogaciones no se acumulen por elemento, por lo tanto no se utiliza la hoja de costos.
Los elementos se cargan a los departamentos o procesos, y se van transfiriendo de uno
a otro, determinando valores:
• Productos transferidos.
• Inventarios de producción en proceso.
Se hace hincapié en la acumulación de costos para cierto período de tiempo (por ejemplo,
un mes), por procesos, departamentos, funciones o centros de costos, por los cuales es
responsable un gerente.
Los costos que son directos con respecto a los procesos o departamentos son los que
tienen importancia a los fines del control. Los costos que se relacionan directamente con
el producto también se relacionan directamente con los procesos. Sin embargo, para
propósitos de costeo de los productos, los costos que tienen una relación indirecta con los
procesos se asignan a éstos sobre alguna base razonable.
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Después de acumular los costos para cada departamento o proceso, se preparan los
informes de control y la información para la gerencia. Los costos por los cuales es
responsable cada gerente de departamento o proceso, se comparan con alguna medida
de actuación (asignaciones presupuestales, costos estándar o resultados de períodos
anteriores).
Una vez que se ha obtenido la información de control de las cuentas de costos, todos los
elementos del costo de producción se "pasan" por las cuentas del proceso con el fin de
determinar el costo de fabricación total de los productos terminados. El inventario de
apertura de trabajos en proceso más los tres elementos del costo de producción que se
ponen en proceso durante un período de tiempo deben contabilizarse.
El costo unitario del producto se obtiene dividiendo las unidades de productos fabricados
o procesados entre el costo de los artículos fabricados o procesados. Estos costos
unitarios se van acumulando a medida que se pasan de uno a otro departamento en una
situación de proceso secuencial, de modo que el producto terminado soporta el costo
acumulativo de todas las operaciones realizadas. Estos datos de costo del producto se
usan luego para la determinación de la utilidad, costeo del inventario y en la toma de
decisiones administrativas, tales como la fijación de precios.
Deben calcularse los distintos inventarios y sumarse juntos para constituir el inventario
total de trabajos en proceso a usarse en el estado de costo de productos fabricados y en
el balance general.
Para poder asignar los costos de producción, ya sea a los artículos terminados y
transferidos de un proceso, o a aquellos que forman el inventario final de los trabajos en
proceso, se debe conocer la forma en que se agregan los materiales a la producción. En
general, los materiales pueden agregarse al producto al comienzo de la etapa del
procesamiento, continuamente a través de todo el procesamiento, en ciertas etapas de
terminación, o al final del proceso.
Generalmente se supone que los costos de mano de obra directa y los costos indirectos
de fabricación se asignan al producto uniformemente a través del procesamiento.
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Registro de Transacciones
Cada uno de éstos es debitado por el consumo de los elementos y acreditado por el costo
de las unidades trasladadas al siguiente o al almacén de productos terminados, según
sea el caso, representando su saldo – al fin del período – el inventario de producción en
proceso.
Costo unitario.
El cálculo del costo unitario se realiza, entre otros, mediante el método de los cinco
pasos, que sigue la secuencia:
• Costos incurridos: los consumidos por los tres elementos y durante un período.
• Producción procesada: cantidad de producción en elaboración en un período, en
términos de unidades equivalentes.
• Costos unitarios: cociente entre los costos del período y la producción procesada
computable.
• Producción procesada computable: se calcula por elemento y mediante la
siguiente fórmula:
Producción equivalente.
Como los elementos no se incorporan de la misma forma a los procesos, sino que lo
hacen en distintos tiempos y cantidades, surge una dificultad para el cálculo del costo
unitario, que se supera con el concepto de producción equivalente.
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La valuación de los inventarios de las cuentas de proceso se efectúa utilizando el
concepto de producción equivalente.
El cálculo de los costos finales depende de la forma de producción, ya que se presentan
muchas variantes:
Es indispensable conocer los costos unitarios del producto si se quiere hacer un costeo
del inventario, o medir las utilidades. Los datos de costos unitarios también pueden ser
útiles para el control de los costos y la toma de decisiones. Algunas compañías preparan
informes sobre un período regular, por ejemplo, meses, trimestres, etc., en los cuales se
compara la utilidad bruta real por unidad con la utilidad bruta estándar. Este tipo de
información puede conducir a que se tomen medidas en cuanto a los precios, o puede
concentrar la atención en las áreas potenciales de reducción de costos.
Son todos los costos que no están clasificados como mano de obra directa ni como
materiales directos. Aunque los gastos de venta, generales y de administración también
se consideran frecuentemente como costos indirectos, no forman parte de los costos
indirectos de fabricación, ni son costos del producto.
• Una parte importante de los CIF es de naturaleza fija. Como consecuencia, el CIF
por unidad aumenta a medida que disminuye la producción, y disminuye cuando
ésta se incrementa.
• A diferencia de los costos de materiales y de mano de obra, el conjunto de los CIF
es de naturaleza indirecta y no puede identificarse fácilmente con departamentos o
productos específicos.
Es el más complejo de los tres elementos. En general, incluye todos los costos indirectos
necesarios para el funcionamiento de una estructura fabril, y que no pueden asignarse
directamente a la producción.
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Se diferencia por:
• La cantidad de rubros que lo integran.
• La heterogeneidad de cuentas que incluye.
• El disímil comportamiento con relación al volumen de actividad.
• La falta o no conveniencia de su identificación en el producto.
• La necesidad de asignarlos mediante bases y prorrateos.
Conceptos integrantes
Algunos autores lo caracterizan por exclusión: todos los insumos que requiere la
elaboración de un producto y que no sean materiales ni mano de obra directa. Es decir,
incluyen:
• Materiales indirectos.
• Mano de obra indirecta.
• Otros costos de producción indirectos: energía, calefacción, alquileres, servicios de
comedor, sanidad, seguros contra incendio, depreciaciones bienes de uso.
Evolución.
Su evolución histórica refleja un pronunciado y continuo avance con respecto a los otros
dos elementos, por el elevado componente tecnológico de los procesos que economizan
materia prima y sustituyen mano de obra directa.
Generalmente, los costos de materias primas y mano de obra directa son directos con
respecto a los departamentos y los productos. Los CIF normalmente son indirectos con
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respecto a los productos que se están fabricando. Sin embargo, ciertos CIF pueden ser
directos con respecto a determinados departamentos (capataz de un determinado
departamento, materiales indirectos).
Por conveniencia, ciertos costos de materiales directos y de mano de obra directa que
tienen importancia secundaria, se tratan como CIF. En tales circunstancias, técnicamente
esta porción de los CIF es directa con respecto al producto.
Todos los CIF son directos con respecto a la planta o fábrica. Sin embargo, algunos de
éstos pueden ser indirectos con respecto a los departamentos individuales dentro de la
planta (depreciación de la planta, sueldo del gerente).
La mayoría de los costos directos de departamentos son controlables por el supervisor del
departamento. Los costos indirectos generales del departamento generalmente no son
controlables por el jefe del departamento, porque la persona que los autoriza se encuentra
a un nivel administrativo superior.
Los CIF pueden relacionarse directamente con la planta en su integridad, con los
departamentos de servicios, o con los departamentos de producción.
Los costos indirectos de planta incluyen todos los costos relacionados con la fábrica en su
integridad, sin distinción de sus departamentos componentes.
Los costos de los departamentos de servicio son aquellos costos que pueden atribuirse a
la operación de los departamentos de servicio, costos tales como ingeniería industrial,
departamento de mantenimiento y departamento de compras. Puesto que la función de
los departamentos de servicios es la de prestar servicio a los departamentos de
producción, los costos de estos departamentos de servicios deben cargarse a los
departamentos de producción sobre alguna base determinada. Después de haber
asignado estos costos a los departamentos de servicios para propósitos de costeo de
productos, se les describe como "costos asignados a los departamentos de servicio".
Después de haber asignado los costos indirectos de planta y departamentos de servicio,
los costos indirectos de un departamento de producción constan de los siguientes rubros:
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1. Gastos generales directos de departamento:
Los costos de capacidad comprometidos son los costos generados por la planta,
maquinaria y otras facilidades empleadas. Los desembolsos para estos activos fijos se
hacen irregularmente y se supone que sus beneficios habrán de abarcar un período de
tiempo relativamente largo (depreciaciones y amortizaciones).
Los costos fijos de operación son costos que se requieren para mantener y operar los
activos fijos (calefacción, luz, seguros, impuestos a la propiedad).
Los costos fijos programados son los costos de los programas especiales aprobados por
la gerencia (programa de publicidad, para mejorar la calidad de un producto).
Hay muchos costos indirectos que no varían directamente y en proporción con los
cambios en la actividad de producción. Se conocen como semivariables o semifijos. Para
mayor facilidad, se los clasifica frecuentemente ya sea como fijos o como variables, hecho
que depende de sus características predominantes (salario de capataz).
La distinción entre los costos fijos y los variables depende a menudo de la definición de la
gerencia en cuanto a la naturaleza de las actividades de la empresa.
Generalmente, los costos fijos son indirectos con respecto al producto, pero pueden ser
directos con respecto al departamento o a la planta. Los costos variables tienden a ser
directos con respecto al producto, al departamento y a la planta.
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Importancia de las distintas clasificaciones de CIF
La clasificación de los costos según el departamento que tiene el control principal sobre
su incurrencia es útil para el control administrativo de las operaciones. La clasificación
según el objeto del gasto puede ser útil para analizar el costo de producción de un
producto en sus distintos elementos. La clasificación en costos fijos y variables es útil en
la preparación de presupuestos para operaciones futuras. Los costos clasificados como
directos o indirectos con respecto al producto o al departamento son útiles para
determinar la rentabilidad de las líneas de producto o la contribución de un departamento
a las utilidades de la empresa.
Para propósitos de costeo de los productos, todos los costos incurridos en la fábrica se
asignan eventualmente a los departamentos de producción a través de los cuales circula
el producto. La acumulación y clasificación de los costos por departamentos se llama
generalmente distribución o asignación de costos, que pueden atribuirse directamente al
departamento, se asignan directamente. Los costos indirectos de fabricación y los costos
de los departamentos de servicios se asignan sobre alguna base a los departamentos de
producción y se asignan también a producción a media que ésta pasa por los
departamentos.
Generalmente los costos que son directos con respecto a un departamento son
controlables, al menos en parte, por ese departamento, mientras que los costos que
tienen una relación indirecta con el departamento, no son controlables por el mismo. Por
lo tanto, la clasificación de los costos dentro de un sistema de contabilidad de costos
según su relación directa o indirecta con determinados departamentos, se acerca al
objetivo de clasificarlos de acuerdo con su grado de controlabilidad. De manera similar,
los costos que son directos con respecto a un departamento casi siempre son costos
variables, mientras que muchos de aquellos costos que tienen una relación indirecta, son
de naturaleza fija.
Clasificación
Según su variabilidad
• Fijos
• Variables
Según su aplicación
• Sobreaplicados
• Subaplicados
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Según el tiempo
Según el prorrateo
• Primario
• Secundario
• Terciario
Los CIF pueden acumularse según el objeto del gasto (materiales indirectos, depreciación
de planta) en un solo mayor auxiliar que respalda a una sola cuenta de control para toda
la fábrica. Sin embargo, generalmente la organización de la fábrica se divide en
departamentos, o centros de costos, sobre una base funcional. En tales circunstancias, es
útil mantener una cuenta de control de CIF y un mayor auxiliar para cada departamento
de producción y servicios dentro de la fábrica.
Es muy característico que cada departamento tenga cuentas auxiliares, en las que se
clasifican los CIF según el objeto del gasto.
Las personas a cargo de cada departamento son responsables por muchos de los costos
en que directamente se ha incurrido dentro de cada departamento.
Para propósitos de control, los CIF imputables a cada departamento se comparan con una
cantidad presupuestada estándar.
Las variaciones entre los costos reales y los costos estándar se analizan, y se toman
medidas correctivas cuando es posible.
Los costos indirectos de fabricación que tienen relación directa con el departamento de
producción o con un departamento de servicios se asignan a la cuenta de costos
indirectos de ese departamento. En el caso de accesorios cuyo consumo puede
observarse y calcularse, los costos pueden asignarse a los departamentos de servicios y
producción sobre la base de los registros de consumo de cada uno de ellos.
Sin embargo, el costo de mantener registros de consumo para estos artículos, puede
exceder el valor del mayor grado de exactitud que se obtiene. En tales casos, puede ser
económico tratar estos costos como costos indirectos y asignarlos entre los
departamentos que están utilizando los artículos, sobre alguna base razonable.
El prorrateo es la cuota parte que cada artículo fabricado debe absorber por este
elemento. Su ciclo contable comienza con el pago o desembolso de los rubros que lo
integran y que se imputan a cada cuenta en particular.
31
Finalmente, y ya con los costos indirectos concentrados exclusivamente en los
departamentos de producción son trasladados a los productos mediante el prorrateo
terciario o final.
Uno de los objetivos del sistema de información es calcular un costo unitario, y el camino
obligado es determinar el más razonable posible, en función de la característica del
problema a resolver (distribución) y de los alcances y confiabilidad de la información
disponible.
Horas máquina
TIEMPOS Horas de mano
de obra directa
Es un imperativo que el cálculo de una cuota CIF se determine por departamento para
que cada proceso o producto reciba el cargo que le corresponde según el uso que se
haya hecho de los mismos.
Cálculo:
32
Al proceso de realizar la distribución de costos entre las áreas productivas y de servicio,
se le conoce con el nombre de prorrateo primario.
Todos los costos que sean asignados o distribuidos deben aparecer en los reportes de
actuación como partidas no controlables, porque se supone que el responsable del área
no decidió la forma de la distribución y utilización de cierto servicio.
Un método adecuado para realizar la asignación o distribución de los costos de las áreas
de servicio entre los departamentos de línea es el siguiente:
Parte del supuesto que las causas que generan los costos son las actividades y no los
productos, y que éstos consumen a aquellas, constituyéndose las mismas en el factor
vinculante con la producción.
33
Desagrega todo el proceso fabril en el conjunto de operaciones que lo conforman y asigna
los costos indirectos a cada uno de éstas.
Luego, en función de las actividades que consumen los productos se le trasladan esos
costos.
Establecidas las actividades y sus costos, lo fundamental es determinar las causas que
los originan, para luego ubicar las bases de medición de su uso y en función a las
mismas, proceder a su distribución. Estos factores causales se denominan inductores de
costos (cost – drivers) que deben ser auténticamente representativos del motivo que
ocasionan los costos de las actividades.
En función de estos inductores, se establece el costo unitario que agrega cada actividad
al proceso productivo.
Este método permite calcular costos unitarios con un mejor grado de aproximación, dada
la gran gama en que los mismos se desagregan.
Puesto que una gran parte de los CIF es fija e indirecta con respecto tanto a los productos
como a los departamentos, su monto total tiende a permanecer constante a pesar de los
cambios en el nivel de las operaciones. Sin embargo, un cambio en el nivel de
operaciones puede tener un importante efecto directo sobre los CIF por unidad de
producto.
El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una
perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la
verificación a posteriori de los resultados conseguidos en el seguimiento de los objetivos
planteados y el control de gastos invertido en el proceso realizado por los niveles
directivos donde la estandarización en términos cuantitativos, forma parte central de la
acción de control.
Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sólo a nivel
directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organización
hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de medición
cualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace énfasis en los factores sociales y culturales
presentes en el contexto institucional ya que parte del principio que es el propio
comportamiento individual quien define en última instancia la eficacia de los métodos de
control elegidos en la dinámica de gestión.
34
Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto
social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el éxito
organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente técnico de
seguimiento, sino también como un proceso informal donde se evalúan factores
culturales, organizativos, humanos y grupales.
Definición de control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente
con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente,
el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional
para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara
algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Henry Fayol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin
señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan
nuevamente.
• Producción por montaje: Entre las industrias que trabajan por montaje se
cuentan algunas de las actividades productivas de mayor relevancia para la
economía actual, principalmente las mecánicas, automóviles, motores, tractores,
electrodomésticos, electrónicos, etc.
La producción por montaje se caracteriza por encadenar secuencias de procesos
que convergen hacia una línea continua en la que se ensamblan los productos
finales. Pero su primera parte agrupa operaciones de mecanizado en un sinnúmero
de piezas, las que tradicionalmente han sido elaboradas en talleres manejados bajo
una típica modalidad intermitente, ya sea en la propia empresa o por proveedores
fuertemente vinculados a ella.
El Control de Costos: Para este tipo de producción, se debe efectuar de forma
cuantitativa y el costeo de la producción por montaje es a través del sistema MRP.
Entre sus salidas se suelen contar informes para estos propósitos.
A corto plazo, los costos fijos usualmente no están sujetos al mismo grado de control que
los costos variables. Por su naturaleza, prácticamente todos los costos variables son
controlables en el corto plazo. Por otra parte, la depreciación sobre una base de
37
producción, por ejemplo, es un gasto variable que es no controlable en un corto plazo. Por
lo contrario, ciertos salarios son controlables en un plazo, aun cuando sean gastos fijos.
Los costos presupuestados son estimados de lo que se considera que serán los
costos. Los costos estándares son medidas de lo que se considera que deberían ser
los costos. Los costos reales representan lo que fueron los costos.
38
papel muy importante en el proceso de la toma de decisiones. Cuando se puedan
asignar valores cuantitativos a las opciones, la administración cuenta con un indicador
acerca de cuál es la opción más conveniente desde el punto de vista económico. Esto
no representa necesariamente la decisión final, puesto que los factores no
cuantitativos, como el prestigio en la industria, relaciones obrero – patronales, etc.
También pueden influenciar en la decisión.
La contabilidad de costos utiliza las siguientes cuentas para el control de los costos:
Para cada una de estas cuentas la contabilidad de costos lleva registros llamados Libros
Mayores Auxiliares.
39
El sistema de contabilidad de costos con sus respectivos asientos: Hojas de Costos,
Libros Diarios, Mayores Auxiliares y Mayor General, se muestra a continuación:
Contabilidad
Libro Diario
General
Cuenta de Materiales e Inventarios
40
Gráfica Nº 4: Sistema de Control de la Cuenta de Materiales
1
Almacén Compras
2
3 2
4
Nota de 2
Entrega
3
Proveedor Factura Contabilidad General
41
Cuenta de Mano de Obra
El concepto de mano de obra incluye las cantidades de bolívares, que una empresa debe
pagar a sus trabajadores por los servicios que le prestan. Es el costo del esfuerzo
humano utilizado en el proceso productivo. Al igual que el material, la MANO DE OBRA
puede también ser: Directa e Indirecta. Ya se indicó que la mano de obra DIRECTA es el
costo del salario de los trabajadores que intervienen directamente en la elaboración del
producto, o de un proceso determinado, y que puede FACIL y ECONOMICAMENTE
identificarse en cada unidad de producción.
42
Cuenta de los Gastos Indirectos de Fabricación
Son todas aquellas erogaciones, o simples ajustes en los registros de Contabilidad, que
son cargadas a la producción y que, además, NO se pueden IDENTIFICAR con algún
producto, o lote de productos, o con algún proceso determinado. Son los que más
problemas ocasionan en la Contabilidad de Costos.
Igual sucede con la mano de obra DIRECTA; la cual es fácil de calcular y cargar a cada
una de las órdenes de fabricación, mediante las HOJAS DE TIEMPO. No pasa lo mismo
con la mano de obra INDIRECTA; es decir: Los sueldos o salarios de aquellas personas,
quienes NO intervienen directamente en el proceso de manufactura; tal es el caso de los
vigilantes, personal de oficinas, mantenimiento, supervisión, etc.
Además, hay otros gastos indirectos de fabricación, los cuales NO están representados
precisamente, por materiales ni mano de obra, y que ofrecen verdaderos quebraderos de
cabeza al Contador de Costos, al tratar de asignarlos a las órdenes de producción.
Ejemplos de tales costos serían: Alquileres, pólizas de seguros, depreciaciones, pérdidas,
intereses, impuestos, reparaciones, etc.
Para agravar más la situación, surge el problema adicional de que muchos de estos
insumos, imputables a la producción, NO se conocen hasta el final del ejercicio. Además,
hay algunos gastos generales que son verdaderamente FIJOS, sea cual fuere el volumen
de la producción como el caso de los alquileres, y otros, que varían en proporción a la
cantidad de unidades de producción procesadas, como el caso de la energía, supervisión,
etc.
Una cuenta de gastos se puede cargar por los siguientes tres conceptos básicos
solamente:
Los PAGOS: Son todas aquellas partidas de costos de producción, que dan origen a una
erogación de dinero, tales como: Sueldos, salarios, materiales, etc.
Las VALUACIONES: Son cargos que se efectúan a las cuentas de gastos, sin necesidad
de desembolsar dinero, tal es el caso de la depreciación.
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Los AJUSTES: Son aquellos cargos que se hacen a las cuentas de gastos, al momento
de tener un cierre de libros, o corte de cuenta, por concepto de CARGOS DIFERIDOS;
como sucede con los seguros pagados por anticipados.
Unidades de producto
Los Gastos Indirectos de Materiales Directos
Fabricación, se Mano de Obra Directa en Horas -
Distribuyen de Acuerdo Hombre
a una Base de Mano de Obra Indirecta en Bolívares
Aplicación Horas - Máquina
•
Materiales Reales
Normal •
Mano de Obra real
•
Gastos Indirectos de Fabricación
Calidad del Estimados
Costo Real: Cuando los tres elementos del costo son
REALES
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18.- PRESUPUESTOS
Un presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en
valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organización.
45
Objetivos y Finalidades de los Presupuestos
Los presupuestos se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber: 1) Según
la flexibilidad, 2) Según el periodo de tiempo que cubren, 3) Según el campo de
aplicabilidad de la empresa, 4) Según el sector en el cual se utilicen.
Según la Flexibilidad
- A corto plazo
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Según el Campo de Aplicación en la Empresa
- De operación o económicos
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Según el Sector de la Economía en el Cual se Utilizan
- Presupuestos del Sector Público: Son los que involucran los planes,
políticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el
medio más efectivo de control del gasto público y en ellos se contempla las
diferentes alternativas de asignación de recursos para gastos e inversiones.
- Presupuestos del Sector Privado: Son los usados por las empresas
particulares. Se conocen también como presupuestos empresariales.
Buscan planificar todas las actividades de una empresa.
Principios de la Presupuestación
Es preciso tener en cuenta que el costo de producción es uno de los indicadores más
importantes a considerar en las instituciones para ejecutarla y realizarla. Por lo tanto,
mientras más eficiente sea la labor de planificación de los costos, menos recursos se
invertirán en su producción y, por consiguiente, menor será la cuantía de los gastos.
El costo de producción debe erigirse en un medidor fiel del aprovechamiento de los
recursos materiales, laborales y financieros en el proceso de producción, porque, además,
conjunta mente con los indicadores del volumen de realización, determina el nivel de
ganancia que obtiene la organización.
De igual forma el costo constituye, además, la base para la formación de los precios de
los productos elaborados. Por ello es tan importante la obtención del máximo de
producción, con el mínimo indispensable de gastos, para garantizar así el gradual
incremento de las ganancias o utilidades.
Mediante la planificación del costo de producción, se logra trazar las magnitudes óptimas
de gastos para acometer la producción, mediante los resultados operativos de la
empresa, los factores técnico-económicos y los indicadores establecidos.
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Todo lo anterior explica la importancia vital que reviste la planificación acertada del costo
de producción para el desempeño de la labor económica de las organizaciones, pues así
se conocen los gastos en los cuales la institución debe incurrir para elaborar su
producción y lograr un mejor control de lo que realmente está ocurriendo y así poder
delimitar quién responde por las desviaciones detectadas.
Es en este marco que la organización del trabajo relacionado con el costo por áreas o
niveles de responsabilidad se constituye en un resorte de gran interés, en la medida que
posibilita conferirle un carácter eminentemente activo a esta categoría, como herramienta
de singular utilidad en la dirección de los fenómenos económicos.
Un criterio determinante para la definición de las áreas, es que cada una cuente con un
jefe que pueda controlar los costos y gastos e influir con sus acciones sobre la magnitud
de éstos, de manera que pueda responder por su comporta miento durante determinado
período.
Las cuentas control constituyen cuentas de gastos donde se registran éstos, atendiendo
al uso que reciben los recursos según diferentes categorías. Por ejemplo, gastos de
dirección, de comercialización, productivos indirectos, etcétera. La planificación del costo
se lleva a cabo por áreas de responsabilidad y dentro de ellas se desagrega precisa
mente hasta el nivel de centro de costos.
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Un centro de costos es la unidad mínima de recopilación de gastos. Atendiendo al
carácter directo e indirecto de éstos, los centros de costos se clasifican en directos e
indirectos. Los centros de costos directos, son aquéllos en los que se registran los gastos
relacionados directamente con el producto.
Por su parte, los centros de costos indirectos son aquéllos en los que se registran gastos
que por sus características no pueden ser identificados directa mente con el producto. Los
gastos que se registran en los centros de costos indirectos se pueden clasificar en dos
tipos: gastos indirectos que se generan a nivel de la institución (generales), y aquellos que
se originan a nivel de cada área productiva.
Es así que los gastos indirectos generales son aquellos que se controlan por las áreas no
productivas y tienen incidencia común sobre todas las áreas productivas. Entre ellos
pueden citarse los gastos de administración, mantenimiento y control de la calidad.
Estos gastos se distribuyen de forma inmediata entre los centros de costos directos, sin
pasar por aquellos que agrupan los gastos indirectos propios, de manera tal que se evite
una innecesaria doble distribución para llevarlos a los centros de costos directos.
Los gastos indirectos generales se llevan por redistribución o prorrateo a los centros de
costos directos de todas las áreas que reciben servicios. En el caso específico de los
gastos de dirección de la organización, éstos se distribuyen entre los centros de costos
directos.
Los gastos indirectos propios son aquellos que controlan las áreas productivas, que se
cargan a centros de costos indirectos identificados con ellas, para evitar su distribución
entre áreas que no guarden relación con esos gastos y ganar así en precisión en el
cálculo del costo.
Dentro de estos gastos clasifican la energía consumida por el área, el gasto por consumo
de materiales auxiliares y la depreciación, entre otros.
Con la finalidad de garantizar la organización del registro, cálculo y análisis de los costos
de producción, de manera que se pongan de manifiesto las reservas para reducir los
costos y se facilite el cálculo económico en la organización, se hace necesaria la
agrupación de los gastos en grupos semejantes entre sí u homogéneos, partiendo de
determinadas características o parámetros.
Estas características encuentran su expresión en los principios que sirven de base para la
clasificación de los gastos, los cuales se detallan a continuación.
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Existen también dentro de esta clasificación los gastos parcialmente controlables
como son -en el caso de una institución- los gastos originados por concepto de
servicio de mantenimiento y control de la calidad, así como los gastos de dirección
que reciben las áreas que culminan el proceso de producción.
Se denominan parcialmente controlables, pues las áreas responden sólo por una
parte de la significación económica de las desviaciones entre la ejecución real y el
comportamiento presupuestado de los gastos.
Es necesario aclarar que, dentro de los gastos controlables por áreas, se han
incluido la depreciación de los medios básicos y el consumo de energía para el
alumbrado y como fuerza motriz de los equipos.
Por otra parte, para el control de los gastos de depreciación, los autores proponen
que esos gastos sean controlables a nivel de cada área de responsabilidad,
considerando la necesidad de garantizar la utilización y explotación óptima de los
equipos, con miras a evitar la subutilización de las capacidades, al influir ésta de
manera inversa mente proporcional sobre los gastos fijos unitarios. Dicho control
tiene como requerimiento proporcionarle al jefe de cada área la autoridad necesaria
para decidir sobre el destino de los medios básicos ociosos o subutilizados.
Los gastos indirectos son los que no intervienen directamente en la elaboración del
producto:
o Energía.
o Gastos de administración.
o Amortización.
o Reparaciones corrientes.
o Gastos de mantenimiento.
Los gastos fijos son aquéllos cuya magnitud total permanece inalterable con
respecto a las variaciones del nivel de actividad, y varían de forma inversa mente
proporcional a éste en su magnitud unitaria. Dentro de ellos se clasifican:
o Todos los gastos del área de administración, excepto los materiales para el
mantenimiento y la energía eléctrica.
o En las áreas productivas y de control de la calidad, los materiales auxiliares,
salario y seguridad social de los trabajadores y la depreciación de los medios
básicos.
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Materias primas y materiales:
Consumo de material productivo
Materiales de oficina
Otros
Recargos
Descuentos
Materiales auxiliares:
Para el mantenimiento
Para el aseo y limpieza
Piezas y repuestos
Otros
Recargos
Descuentos
Combustibles
Gasolina especial
Gasolina regular
Diesel
Lubricantes
Energía
Consumo de electricidad
Otros tipos de energía
Salarios
Salarios del personal
Descanso retribuido
Seguridad social
Contribución a la seguridad social
Pagos por seguridad social
Amortización
Otros gastos monetarios
Dietas de personal
Alimentos
Gastos de telefonía
Gastos de correo electrónico
Gastos de correo postal
Acceso a bases de datos
Adquisición de literatura
Servicio de reproducción de documentos
Servicios de traducciones
Servicios de impresión
Servicios de diseño
Servicios de edición
Reparaciones corrientes
Gastos de publicidad
Servicios de transporte
Gastos de viajes
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Por su Surgimiento y Destino
Posibilitan el cálculo del costo total y unitario, sea planificado o real, lo que permite
confeccionar la ficha de costo.
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21.- SISTEMAS DE CONTABILIDAD Y CONTROL DE COSTOS
Entre los sistemas de contabilidad y control de costos industriales se pueden encontrar los
siguientes:
• Diarios
Asientos • Mayor
• Auxiliares
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Sistema de Costos por Órdenes Específicas
En aquellas empresas que exijan un control más minucioso, se suelen subdividir las
órdenes de producción en:
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un sub-ensamblaje o ensamblaje parcial podría ser el motor eléctrico, del cual formarán
parte los carbones, el embobinado o inducido, etc.
Desde luego que, para conocerse el costo total de elaboración de cada orden de
producción habrá que sumar los costos de las PARTES utilizadas en la misma, más los
costos de los ENSAMBLAJES PARCIALES requeridos por ella, más los costos de los
ENSAMBLAJES FINALES que fueron necesarios para terminar completamente dicha
orden de producción.
El caso se complica un poco, cuando, como es lo corriente, al final del período quedan
aún unidades de producción en proceso; en cuyo caso habrá que hacer una
ESTIMACION del grado de terminación en que se encuentra la producción, en función de
UNIDADES EQUIVALENTES de productos terminados.
Esta estimación se hace con el fin de poder ASIGNARLE VALOR como producción
terminada, a la producción que todavía está en proceso al final de cada período, con el
objeto de elaborar el INFORME DE PRODUCCIÓN.
Los tres sistemas de Contabilidad de Costos indicados (por órdenes específicas, por
procesos y mixto) se conocen con el nombre genérico de SISTEMAS DE COSTOS
HISTÓRICOS, "POST-MORTEN" o "A POSTERIORI", por el hecho evidente de que sólo
dan a conocer la información de los costos de producción, después de haberse incurrido
en ellos, es decir, al final del proceso de elaboración.
58
obtener un control absoluto de todos los elementos de costos de producción, que
intervienen en el proceso de manufactura de la empresa.
Por otra parte, el sistema permite usar los datos con fines comparativos, y es aquí donde
puede utilizarse la técnica "ADMINISTRACIÓN POR EXCEPCIÓN” Dicha técnica no es
otra cosa que la determinación de los productos rentables y no rentables, lográndose así
que la gerencia concentre su análisis o estudio hacia aquellos procesos donde se están
ocasionando costos elevados con la consecuente pérdida, o motivar los procesos cuya
rentabilidad sea satisfactoria para la empresa.
El objetivo fundamental del Sistema de Costos Estándar es suministrar las bases para la
toma de decisiones y acciones efectivas a todos los niveles de la empresa; esto se logra,
proporcionando los datos indispensables para la planificación y control de los costos.
Características del Sistema de Costos Estándar
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Usos del Sistema de Costos Estándar
• Control y análisis efectivo de costos.
• Pronóstico de costos
• Adquisición de los insumos necesarios para la producción.
• Planificación de futuras instalaciones.
• Requisitos
o Se hace necesario delimitar las áreas de responsabilidad de cada unidad
(centro de costos), a fin de poder fijar y determinar los costos incurridos por
cada una de ellas. Un centro de costos es una unidad básica de recolección de
costos, donde se pueden desempeñar una o más actividades controladas por
un supervisor, quien es responsable de los costos allí incurridos.
o Se fijan los estándares de materiales y operación necesarios para producir cada
uno de los productos.
o Se establecen estándares para cada tipo de gasto (Materiales, Mano de obra,
Reparaciones y Mantenimiento, etc.) en cada centro de costos.
o Partiendo del Plan de Producción y Ventas de la Empresa, se calcula en cada
centro de costos la cantidad de producción a obtener o de servicios a prestar en
promedio mensual (volumen normal).
o Se calculan los precios unitarios de los materiales y servicios comprados a
terceros, necesarios para la obtención de lo deseado.
También el proceso revisión general muestra al final, los costos estándar de los
servicios internos de Planta; estos costos estándar se convierten al mismo tiempo en
"Precio de Venta", en la relación "Comprador-Vendedor", es decir, el costo estándar
de un servicio es el precio de venta unitario cuando el centro de costos comprador
hace uso de él, independientemente de los costos reales del centro de costos
vendedor.
Formas de Operar
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Se mide el rendimiento de cada centro de costos comparando él presupuesto
variable generado con lo realmente gastado. Si aparece alguna diferencia entre
estos, se le llama Variación por Uso.
Nos encontramos ante lo que se denomina la era del conocimiento y en donde el cambio
se vislumbra como permanente y duradero en términos de tiempos y resultados que
deseamos obtener.
Nuestro sistema contable tradicional tiene como principal objetivo el estar orientado al
tercero usuario de la información contable, llámese, bancos, DGI, inversores, etc. los
cuales se pueden nutrir, a partir de la información contable que surge de un balance, de
una serie de datos para la toma de decisiones. Pero esta información adolece de un gran
inconveniente, es relativa al pasado, lo cual en cierto sentido la inhabilita para tomar
decisiones relativas al futuro.
Es decir nos encontramos ante una disyuntiva, existen sistemas contables que registran el
pasado y con los cuales, debemos o intentamos nutrirnos para la toma de decisiones
futuras que, en el mundo actual de permanente cambio es, a criterio de los especialistas,
insuficiente para cumplir con esos objetivos, criterio al cual nosotros adherimos.
Las decisiones son acciones que se tomarán en el futuro, ya sea cercano o lejano, las
cuales deben estar sustentadas en información. Para ello debemos realizar la distinción
entre, dato información y conocimiento. El dato es hecho aislado que describen la realidad
y/o circunstancias tempo espaciales. La información es la sistematización de los datos en
forma lógica y ordenada. El conocimiento es el trabajo que se realiza sobre esa
información obteniéndose así un desarrollo posterior que lo valida como tal.
Puestas las cosas así, la toma de decisiones tanto a nivel gerencial como operacional
requiere de información obtenida de sistemas que permitan formular pautas y criterios los
que reunidos y sistematizados nos posibiliten orientar las acciones hacia el futuro.
A partir de esta idea macro se han desarrollado una serie de técnicas y enfoques que
vienen a solucionar, en parte, la disyuntiva planteada y nos orientan a la obtención de
información que se convierte en vital para la toma de decisiones. La gerencia Estratégica
de costos es una de ella y su enfoque es muy particular ya que sus autores han
incorporado el tema estratégico dentro del ámbito de los costos, lo cual desde ya es
novedoso.
Visión y Misión
Esto nos lleva a la tercera característica, que los líderes han de reconocer la complejidad
que implica cambiar una visión anticuada para que pueda reflejar nuevas realidades.
A partir de esta visión debemos determinar la misión de nuestra Organización y para ello
debemos contestar la pregunta: ¿cuál es nuestra razón de ser?, que implica tener un
sentido más amplio de la satisfacción de los interese de los accionistas e inversores, el
cual es la implicancia de la satisfacción del recurso humano y de los clientes de la
organización. Por lo tanta se busca contribuir de alguna manera en forma única, tanto a la
misma organización con sus intereses internos, como a los intereses externos de modo
de crear una fuente distintiva de valor.
Objetivos
Estrategias
En principio representa los esfuerzos que realiza la organización para materializar sus
sueños respecto del futuro, cómo posicionar sus productos en el mercado que
previamente ha definido, según las expectativas de la demanda y de sus competidores,
cómo satisfacer las necesidades del cliente, principal actor en el desarrollo estratégico,
cómo desarrollar competencias internas y esenciales, cómo construir efectos sinérgicos
para aumentar su potencialidad competitiva, etc. El término estrategia se refiere a ajustar
las actividades de la organización al entorno en el que opera, y a los recursos con que
cuenta.
Para ello debemos ubicarnos en tres NIVELES diferentes en los que las organizaciones
formulan sus estrategias. El primero en el ámbito empresarial, en donde se busca
desarrollar una ventaja competitiva sostenible en sus ramas especificas, comercio,
industria y/o servicios. Este nivel se enfoca al marco teórico de Michael Porter.
Cada una de ellas tiene sus características, debilidades y fortalezas que influyen en la
elaboración de una estrategia. Una vez establecido el mecanismo de análisis y tomando
en consideración el esquema presentado podemos analizar las distintas estrategias que
se presentan a fin de crear una ventaja competitiva sostenible en el tiempo:
1. El liderazgo en costos: Pone el acento en lograr un bajo costo con respecto a los
competidores. Este puede lograrse mediante sistemas tales como economías de
escala, efectos de la curva de aprendizaje, minimización en costos de desarrollo e
investigación, etc. Es apta en casos de gran volumen de producción y con cuotas
de mercado relativamente altas en sus industrias.
2. La de diferenciación: El principal acento es diferenciar o distinguir el producto que
ofrece la unidad de negocio, creando algo que los clientes perciban como distinto,
exclusivo o superior respecto de la competencia. En algunos casos la diferencia se
percibe por el cliente y posibilita precios con una prima, en su valor final.
3. La de enfoque: Esta busca segmentar los mercados y atraer solamente a uno o
unos de los grupos de consumidores o compradores de la organización. Este es el
ejemplo de los nichos de mercado.
A partir de los conceptos vertidos podremos inferir cual es la relación entre lo estratégico y
los costos a fin de poder elaborar lo que se denomina la Gerencia estrategia de costos.
Esta busca un nuevo enfoque respecto de la contabilidad tradicional, formulando una
visión estratégica cuyo objetivo es alcanzar un grado de integración entre los costos y la
cadena de valor.
Podemos realizar algunas preguntas a fin de darle un poco de color a esta explicación, a
fin de arribar a conclusiones de cuál es la utilidad de la contabilidad de costos y cuál la de
la gerencia estratégica de costos.
Debemos preguntarnos, ¿la contabilidad de costos tradicional cumple con los objetivos
del negocio claramente distinguidos?.
65
Lo primero es definirla, para lo cual expresamos que " la Gerencia Estratégica de Costos
es un proceso cíclico, continuo de formulación de estrategias, comunicación de estas
estrategias, desarrollo y utilización de tácticas para implementarlas, y el desarrollo y
establecimiento de controles para supervisar el éxito de las etapas anteriores. Por ello la
información contable sirve para cada etapa de este ciclo."
Podríamos definir de otra forma a la GEC como el área que tiene bajo su responsabilidad
la búsqueda del conocimiento sofisticado de la estructura de costos de la empresa, con la
finalidad de lograr ventajas competitivas sostenibles y continuas en el tiempo.
Cadena de Valor
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Las actividades las podemos dividir en dos tipos, las principales y las de apoyo. Las
primeras, son la logística interna, operaciones, logística externa, marketing, y el servicio.
Esta serie de actividades las podemos imaginar como una corriente de actividades
relacionadas, empezando desde la llegada y el almacenamiento de las materias primas o
insumos para los procesos de producción, su transformación en productos finales que se
expiden, las actividades de comercialización y venta para identificar, alcanza y motivar a
los clientes o grupos de clientes y las actividades de servicio para prestar apoyo al cliente
y/o al producto después de la compra.
Luego las actividades de apoyo, como su nombre lo indica prestan un respaldo general y
especializado a las actividades primarias.
La GEC, nos explica que al fijar un enfoque tan estrecho, como lo es el valor agregado, la
Empresa, pierde una serie de ventajas y oportunidades que comienzan antes de la
compra y terminan más allá de la venta al cliente. Como sostuvimos anteriormente al
analizar las estrategias, una unidad de negocios debe lograr desarrollar una ventaja
competitiva sostenible a través de una serie de estrategias, las cuales pueden ser de bajo
costo, diferenciación y/o enfoque.
Este cuadro nos ayudara a comprender el porque la cadena de valor es mucho más
comprensiva para el desarrollo de una ventaja competitiva sustentable y además como
puede incorporar los conceptos de Visión y Misión expuestos anteriormente.
67
3. Desarrollar una ventaja competitiva sostenible, bien sea desarrollando las causales
de costo mejor que los competidores, o bien reconfigurando la cadena de valores.
La ventaja competitiva no puede ser analizada dentro de una empresa como un todo, sino
que debe descomponerse la cadena de valores en sus diferentes actividades
estratégicas, ya que cada una incurre en costos, genera ingresos y está ligada a activos,
separándose en aquellas que representan un importante porcentaje de los costos
operativos, o si el comportamiento de costos de las actividades son diferentes, o si los
competidores las ejecutan en forma diferente o si tiene alto potencial para crear
diferenciación. A partir de este desarrollo se puede calcular el rendimiento sobre activos
para cada actividad de valor.
A partir del análisis anterior debemos identificar las causales de costos que expliquen las
variaciones de costos en cada actividad de valor. En la contabilidad gerencial tradicional
el costo tiene una sola causal, la cual es el volumen de actividad o de producción. En la
cadena de valores el concepto del volumen de producción, capta muy poco de la riqueza
del comportamiento de los costos. Coexisten múltiples causales de costos las cuales
además difieren a través de las actividades de valor. Estas pueden ser estructurales o
ejecucionales. Las primeras podemos definirlas como aquellas que al ser elegidas por la
empresa impulsan el costo del producto. Estas son: a. La escala, es decir la cuantía de la
inversión que se va a realizar en áreas de fabricación, investigación, recursos de
marketing, etc. b. Extensión, es decir el grado de integración vertical. c. Experiencia, se
refiere al número de veces que en el pasado la empresa ha realizado lo que ahora está
haciendo de nuevo. d. Tecnología, nos referimos a los métodos tecnológicos utilizados en
cada etapa de la cadena de valores. e. Complejidad, se refiere a la amplitud de la línea de
productos o servicios que se ofrecerán a los clientes.
En cuanto a las segundas, ejecucionales, son aquellas que son decisivas para establecer
la posición de costos de una empresa y que dependen de sus habilidades para
ejecutarlas con éxito. Dentro de la lista de estas causales podemos mencionar las
siguientes:
• Compromiso con el grupo de trabajo,
• Gerencia de calidad total,
• Utilización de la capacidad,
• Eficiencia en la distribución de la planta,
• Configuración del producto y
• Aprovechamiento de los lazos existentes con proveedores y/o clientes a
través de la cadena de valores de la empresa.
I. Controlando las causales de costos mejor que los competidores, es decir se puede
analizar las causales y mejorar el rendimiento de las causales de costos, se puede
emplear el Benchmarking, sobre los competidores, sabiendo que esta opción debe
ser siempre revisada y reconsiderada en el corto plazo, ya que el competidor
operará de la misma forma.
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II. Reconfigurando la cadena de valores: lo que implica que mientras se recompone
las causales de costos habrá que redefinir la cadena de costos en las actividades
en donde sea más necesario.
Existe una serie de dificultades para poder construir la cadena de valores, las cuales
mencionaremos. En primer lugar hay que calcular el precio ( ingresos) para los productos
intermedios, aislara las causales de costos claves, computar márgenes de proveedores y
clientes, y construir estructuras de costos de los competidores, por mencionar algunas.
Posicionamiento Estratégico.
Analizaremos aquí cual es el papel de la información contable dentro del negocio, el que
en principio es el de facilitar el desarrollo y la implantación de estrategias.
Las estrategias difieren en los diversos tipos de organización y los controles debieran
adaptarse a los requerimientos de las estrategias elegidas.
La ligazón entre los controles y las estrategias tienen su origen en las siguientes ideas:
El análisis estratégico se basa en los conceptos mencionados, relativos ala Visión, Misión,
Objetivos, y Estrategias que operan a modo de vértice principal en la elaboración de
controles y de la posibilidad de obtener ventajas competitivas sostenibles y cuidado en la
cadena de valor.
Es decir una empresa cuya misión esta definida dentro del marco de un mercado maduro,
con productos no diferenciados y con una estrategia de liderar en costos, los costos del
diseño del producto deberán ser una herramienta de importancia fundamental.
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Causales del Costo
El tercer elemento constitutivo de la GEC es el concepto de las causales del costo. Estas
toman un lugar preponderante en la GEC, debido al enfoque estratégico que se le da a
estas causales y por sobre todo por la unión, en la que se relacionan la cadena de valor y
el posicionamiento con este tercer elemento. Es así que en la GEC se acepta el hecho
de que los costos son impulsados por múltiples factores, esto también explica las distintas
variaciones de costos en cada actividad.
1. Causales estructurales
2. De ejecución
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CONCLUSIONES
En este sentido que una empresa tenga un control eficiente de los costos requiere
de una serie de herramientas para lograr este cometido, entre ellas se encuentra el
análisis del punto de equilibrio operativo, el cual sirve como base para indicar
cuantas unidades deben de venderse si una compañía opera sin perdidas. De igual
forma utiliza la contabilidad Industrial se utiliza en las empresas para determinar el
costo unitario y posteriormente a la venta de productos y recuperación de estos. En
la contabilidad industrial los costos de servicio se distribuyen en los departamentos
productivos, de la misma manera se procederá en la actividad bancaria con los
departamentos accesorios en relación con los operativos.
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BIBLIOGRAFÍA
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